展会管理规范
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参展管理规范
一、总则
为了规范公司参展操作流程，确保参展效果,经过参展提升公司的知名度,持续改进和完善公司展会的组织、参展和管理工作,特制定本规范。
二、适用范围
本规范适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。市场策划部为参展工作的牵头部门，总经办为最高决策机构。
三、展会操作规程
（一）参展操作规程
第一步：收集资料。市场策划部负责收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；
第二步：确展。市场策划部对展会资料评估后，以报告形式报战略总监，确定参展计划。
第三步:筹备。确定参展后,市场策划部确定展会负责人，制定参展计划、选择展位及人员分工；
第四步：签订合同。商务公关部与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜；
第五步：签订广告合同。如需广告宣传，与展会组委会联系，经战略总监批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；
第六步：办理参展商证、参观证。展位确认后，市场策划部向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；
第七步：预订房间。展位确认后，如需预订房间，市场策划部负责预定，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；
第八步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；
第九步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；
第十步：参展总结。参展结束后，参展人员均需撰写汇报材料，展会负责人将各人汇报材料归纳，整理并撰写参展报告，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；
第十一步：存档。按照公司的档案工作要求完成存档；
第十二步：落实政策补贴。商务公关部根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。
四、展会管理实施细则
（一）参展目的
企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。
（二）参展原则
1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原
则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；
2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；
3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；
4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象；
5）展会应与市场拓展紧密集合，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作；
6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。
（三）年度展会计划
市场策划部应在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，呈报战略总监。
1）信息调研
市场策划部应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。
2）价格及优惠政策落实
商务公关部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好关系，以获得优惠的参展价格，好的
展位和相关待遇。
3）参展财务预算
在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、展示布置费用、广告费用、宣传物料及赠品费用、人员差旅费用等其它可预见费用；
参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。
（四）参展筹备工作
1）订立合同
决定参展后应与主办方或组展单位订立合同。
2）展会策划
市场策划部针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。
①展位选择
展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位；
展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位、特装展位以适合品牌形象策略；
选择展位前，应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整。
②展台布置和展品陈列
展台布置的基本原则：