网络环境下高校档案管理工作创新途径分析
发表时间：2019-07-24T11:56:40.820Z 来源：《基层建设》2019年第10期作者：李葱葱[导读] 摘要：近年来，随着信息时代的到来与互联网的渗透式普及，电子档案与网络信息资源异军突起，无论数量还是质量都呈现出了极为猛烈的发展态势，作为一种信息记录，高校学生档案蕴含着丰富的价值，如何在网络环境下正确认识并改善高校档案管理工作是我们亟待解决的问题。
陆军勤务学院训练基地湖北襄阳 441000摘要：近年来，随着信息时代的到来与互联网的渗透式普及，电子档案与网络信息资源异军突起，无论数量还是质量都呈现出了极为猛烈的发展态势，作为一种信息记录，高校学生档案蕴含着丰富的价值，如何在网络环境下正确认识并改善高校档案管理工作是我们亟待解决的问题。
关键词：网络环境；档案管理
引言：
高校档案工作的最终目的是利用档案，档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为学校的教学与科研管理服务。学校档案工作要通过计算机网络为学校不同层次的用户提供创新服务。 1网络环境下高校学生档案管理工作的内容一般而言，高校学生档案是学生在校期间学习、工作等活动的真实记录，反映了学生的各个方面，具有重要的凭证和查考作用，其内容较为丰富，从录取入学开始的学生登记表，到学期成绩档案，毕业生登记表、学位审批表和论文审议材料等以及在校期间所获奖惩、入党及综合测评等材料都属于学生档案的范畴。相对于传统高校学生档案管理工作，在网络环境下，其管理可以分为对正在形成的电子学生档案的管理和对已有学生档案的数字化整理及开发，其内容主要包括学生档案的数字化，档案信息的网络化管理以及利用服务。就其管理环节而言，并未发生本质改变，但是在具体的收集方法、保存方式、信息载体及利用途径上发生了一些新的变化，且笔者认为，其管理变得更为复杂，一方面其管理对象——档案，从主要以纸质档案为主体演变为主要以电子档案为主体；另一方面，因电子档案不可脱离必要的软硬件设备，故在传统管理的基础上又增加了电子档案传递、保管、开发等一系列因素。 2面对挑战所应采取的战略措施 2.1进行管理体制改革
档案室是为广大师生提供教育材料、学习材料的地方，其管理工作的发展动向及体质观念直接影响到档案室的工作、运行效率。所以，针对档案室的档案管理，相应的管理体系及管理人员也应根据社会、科技的发展速度，迎合如今网络环境，通过提高发展模式的建设能力，进而改变传统管理方式，提高档案室高效运行效率，且建立相应的管理制度及长期的管理体制改革，只有根据实际情况对档案室的管理模式进行更新及创新，才能够保证它的服务质量及服务水平。而且相应的管理人员还要改变对过去传统老旧的管理模式的认知，树立一个更加符和现代化潮流的服务理念，探究一个更加适合网络环境发展下的管理模式。当然，在进行创新管理模式时，也可以通过网络技术对高校档案室进行管理，将档案室的书籍进行联网统计，在档案室的书籍借阅及归还时都直接在管理员处进行提醒或是直接登记，详细登记图书的借出时间及归还时间，并在相应的档案室专属网站上制定相应的档案管理制度规则，对档案数据进行实时更新，让师生在第一时间知道自己所需要的书籍的库存情况或是归还日期，也可以让他们第一时间了解到书籍的更新时期，最大程度上方便了学生或教师的学习生活及学习时间。以免出现学生或教师急需图书，但在档案室却找不到相关书籍的情况，提高档案室的工作效率，也提高师生们的学习效率。
2.2加快现代化教学档案资源库建设
高校教学档案管理工作的信息化建设的核心应是资源的建设，将信息网络作为建设工作的重要前提，有序开展各项工作，主要内容有：
（1）高校教学档案信息化建设，开发与高校教学档案管理系统相适应的综合性管理软件，该软件具有收纳、整理、分类、归档、保存、统计、搜索、编制、使用等功能，能够充分的对教学档案进行管理与把控，制定出标准化的制度体系，充分实现档案管理的智能化。
（2）加强信息资源库建设，是档案信息资源能够进行网络化的保存于传输，高校教学档案信息资源的网络化主要是由管理部门中资源的网络化及新生资源网络化两部分构成的。
（3）加大对教学档案的开发与利用力度，储存档案的最终目的是能够对其有效利用，高校教学档案管理部门想要最大化体现出档案的重要价值，就应编订好各类别档案的卷宗目录、按照类别制作卡片，以及开发更为便捷的搜索工具。应全面了解档案使用时的具体规律，分析用户的实际需求，加强对主题的跟踪搜集，研制出教学档案中的服务信息项目，比如可以制定具体章程，干部评选、职位评定、硕士论文等资料的信息库，团队共同编写出科研项目等方面的材料，便于使用者随时上网查询。
2.3建立高校档案馆（室）网页
在各高校档案馆（室）内部局域网的建立过程中，高校档案管理部门可以借助于学校自身的网站把自己的网页建立起来，以便在服务过程中对自己的网页进行充分利用，通过对上网数据和信息的组织工作，确保能让高校档案管理服务系统与企事业单位网站联接起来，使档案信息的网上检索获得实现，以便更好地服务于档案用户。高校档案工作者应建设好自身的电子文件全文数据库，让电子文件的实时管理与利用在网站上得到实现，把档案资料网上利用服务尽快开展起来，为查询检索提供方便条件。不仅如此，高校档案馆（室）还可与宣传部门建立密切关系，积极配合，把学校在重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，为以后的宣传和利用建立起数字化视频档案数据库。
2.4管理技术并举，保障档案信息安全
网络环境下，高校学生档案具有更大的安全隐患，因此，必须重点抓安全问题，这是我们的底线，不可动摇。一方面我们要借助新技术加强高校学生电子档案的安全及其管理系统的稳定；另一方面通过管理手段保障技术手段的实施效果，通过档案工作人员的培训教育提高其相关知识与技能，并进而通过规章制度的建设，规范工作，保障档案信息安全。 3拓展服务领域
3.1信息服务的社会化、多主体