XXX 集团
XXX有限公司（通知）
XXX字〔2018〕05号签发人：
关于下发《XXX会议管理制度》的通知
公司各部（室）：
为更好落实行政办公“精细化”、“标准化”，加强会议管理，通过合理组织来规范会议流程，提高会议室使用效率，提升会议效率和质量，保障各项会议高效高质的开展，特制定《XXX集团XXX 有限公司会议管理制度》，自下发之日起请遵照执行。
特此通知。
附件:1、XXX会议管理制度
2、会议纪要模板
3、周例会汇报模板
4、会议纪要解决事项统计跟进表
XXX集团XXX有限公司
二○一八年九月十二日XXX集团XXX有限公司 2018年9月12日印发
校队：打印：共印三份
附件：1
XXX集团XXX有限公司会议管理制度
为更好落实行政办公“精细化”、“标准化”，加强会议管理，通过合理组织来规范会议流程，提高会议室使用效率，提升会
议效率和质量，保障各项会议高效高质的开展，特制定《XXX集团XXX 有限公司会议管理制度》，请遵照执行。
第一部分会议类型
第一条目的
1.1 会议是一种形式和手段，是工作方法而不是目的。会议围
绕某一特定目标而展开，通过信息的上传下达、相互沟通、讯息传递、和交换，从而达到预期效果。比如：决策决定、解决问题、方案改善、各部门紧密协作等。
第二条会议主要类型
2.1 总经理室办公会议
原则上至少每月召开一次。由总经理召集和主持，总经理室成员参加，综管办负责人及与会议议题相关的部门负责人列席。
会议主要讨论决定本单位重要工作事项，内容包括：传达事业部最新精神及重要工作部署，研究决策经营管理中的重大事项，讨论决定本单位发展规划、计划，重要人事任免，制度流程建设，表彰或处罚，阶段性工作布置，有关情况通报以及其他需要会议研究、共商、通气的事项等。
总经理室办公会议纪要要经总经理签发后，应及时抄送公司分管领导及公司相关部门负责人。
2.2 经营管理例会
原则上每月召开一次。由总经理召集和主持，总经理室办公会议成员、各部门负责人参加。
会议主要内容包括：总结上阶段主要工作，部署下阶段重点工作；开展工作交流、通报相关事项；营销、工程、合约、技发、前期等生产部门汇报重点工作推进情况；研究资金安排，统筹月度资金投放、融资及回款等工作。
2.3 季度工作会议
原则上每季度召开一次。公司总经理室及部门负责人参加。会议主要内容包括：传达集团、事业部最新精神及重要工作部署；总结上阶段主要工作，部署下阶段重点工作。
2.4 业务专题会议
由总经理或分管领导根据工作需要适时召开，相关部门负责人参加。
会议内容主要为本单位对有关事项的决策做准备，或研究协调落实有关工作，或就某一项目的工作进行专题交流、研究和部署等。按照《XXX集团房地产开发项目全景计划经营管理办法》要求，结合项目开发建设全周期运营计划节点管理，围绕立项启动、产品定位、规划设计、资金平衡、施工销售、项目开盘、验收交房、后评估、年度预决算等重大节点和事项，组织召开相应的专题会议。
2.5 项目周工作例会
原则上每周二上午召开项目工作周例会。公司分管领导及营销、工程、合约、技发、前期等生产部门参会，汇报上周重点工作推进情况及本周重点计划，包括需要协调配合事宜。会上项目负责人牵头对会议纪要进行记录，形成会议材料并流转各部门。
2.6 其他会议
结合实际工作需要，适时组织召开各部门交流会议、各类专题会议、党工团会议以及交流培训会议等。
第二部分会议流程
第一条组织会议的规定
1.1事业部工作会、公司重要会议及综合性会议会务工作由公司综管办负责；专题性会议会务由相关部门负责；专题培训讲座由发起部门进行负责。
1.2各部门向事业部条线汇报及提交会议讨论决定的事项，一般要有书面汇报材料，并提前 1 至 2 个工作日送至事业部办公室，同时抄送公司综管办。
1.3各类会议需要明确主题，充分准备，注重实效，有条件的要尽可能运用现代通信和技术手段召开视频、电话会议。
1.4举办会议要认真执行集团及事业部规定，厉行节约，反对铺张浪费。
1.5 会务工作示意图
会 前
会 中
会 后
1.6 会议坐席安排：
会议室门
（图一）
会议室门
（图二）
会议室门
客方主方
（图三）
（图四）
（注：图 1-4 均为中国政府惯例，为右高左低；如遇商务国际会议，则按国际惯例，为右高左低。）
第二条会前准备
2.1 会场落实
应按会议日期提前落实会场。在综管办提前 1-2 天报备会议使用时间、主题、参会人员。需要视频连接的会议可申请视频会议室，其他各类会议的可根据情况另行选定会场。
2.2 会议通知
会议至少提前 1-2 天确定会议时间、地点、会议主持、参会人
员名单、明确会议主题，综管办将确认会议事项后及时用微信/短信
/电话通知参会人员参会，如有需要发言汇报工作的，明确汇报内容
及发言顺序。
2.3 会议材料准备
会议材料由参会部门/人员按照议程要求及时间要求准备。汇报材料以 PPT 形式准备。涉及领导讲话稿，凡专业性的文稿一般由各部室待拟，交综管办核改后报领导审定。
2.4 会前会场布置
2.4.1提前半天将会议室桌签（如需）、桌椅按参会人员级别和人数进行摆放。
2.4.2会场物品准备。相机、电脑、视频、投影、话筒、电源
连接、录音笔、激光笔、茶水、抽纸、烟灰缸、笔、纸等物品按需摆放并启用。
2.4.3预先协调公司与事业部、各城市公司视频、话筒等连接是否顺畅，确保投影清晰度及画面效果最优。
2.4.4会场灯光、空调提前半小时开启调试。
2.4.5综管办会议管理人提前 10 分钟进行参会人员催场，如重要会议综管办做好会议记录拍照或摄像留念工作。
第三条会中管理
3.1重要会议期间茶水由综管办行政人员负责，每 20 分钟进行沏水工作，原则上参会人员需自带水杯。
3.2视频会议需信息化管理人员密切关注会议室动态，及时排解视频会议过程中出现的画面声音不流畅、无画面无声音等突发状况。
3.3 文字及归档处理
总经理召开专题会议记录由综管办指派专人记录，经营类或业务专题会议由发起会务人员根据会议召开情况拟写会议纪要，会议纪要需在 24 小时内出具，相关部门会签，交由上级领导审核后做好存档工作。
第四条会后处理
4.1会议结束后，综管办会议管理人员应立即进行清场工作。做好关闭视频设备、灯光、空调，投影、录音笔、桌椅还原、清洁会场工作。检查会场内是否有其他物品遗留并迅速交还失主。
4.2会后反省。如有不足，及时总结、完善及改进。
第三部分会议室管理
第一条目的
1.1 加强会议室管理，提高会议室使用效率，避免资源浪费，保障各部门正常使用。
第二条对接事业部会议，实行OA预定制度
2.1会议申请提前1-2天在事业部OA会议室预定栏中申请或请事业部条线对接人员申请。
2.2预定内容尽量精准详细：会议日期、起止时间、视频/非视频、会议名称、会议地点、参会人员、参会领导、会议发起人、发起部门等。
2.3“参会领导”务必写全，“会议室申请时长”不得与实际
情况相差过大，一般情况下严禁单个会议占用一整天。
2.4 会议预定提交申请后，由事业部办公室进行审批后方可使用，并做好视频提前试连接工作。
第三条会议室预定及使用安排
3.1一般情况下，以会议室预订的先后顺序安排会议室的使用。
3.2如遇特殊情况，如集团/事业部视频会、公司重要紧急会
等，
按照“集团/事业部会议优先于公司部门会议”的原则协调会议室使用安排。
3.3 部门会议之间如需协调会议室使用安排的，由部门之间本
着重要、紧急优先的原则，经办公室与会议部门协商后，调整使用顺序。
第四条会议道具做好申请登记
4.1借用电脑笔记本、激光笔、录音笔、桌签等道具以及开通会议视频等事项必须提前与办公室信息化管理员申请。
4.2借用道具必须登记借用人信息及借/还时间，严禁随意取用。
第五条会议室的使用管理
5.1会议室使用期间，会务工作由会议发起方或参会的主要部门安排人员负责。主要包括场型摆设、人员催场、茶水、投影播放、会议记录等。
5.2重要会议可联系综管办做好会务工作的配合。
5.3参会人员应自觉保持会议室清洁。
5.4会议用水方面，一般会议均由会议发起方负责，参会人员
自带水杯；特殊重要会议，请联系综管办做好相关配合工作。
5.5 会议时间请按预约时间使用，尽量不占用后面其他部门开
会预约时间。
第六条会议室设备管理
8.1禁止使用部门及个人擅自挪用会议室各种音像设备。
8.2因擅自更改、拆装设备造成损坏的部门及个人应照价赔偿。
8.3如发现音像设备有故障不能正常使用，请提前告知办公室信息化管理人员进行维护维修，确保会议正常进行。
第四部分会议纪律
第一条目的
1.1 为严明会议记录，维持会场秩序，保持会议的质量和效果。
第二条会议纪律
2.1参会人员必须提前 5-10 分钟进入会场，做好会前准备。
2.3会议迟到人员处罚 100 元，综管办人员迟到处罚 200 元，会后将处罚金交至综管办负责人，综管办负责人做好登记及现金保管。
2.4因特殊情况确实无法参会人员，应提前向总经理请假，经批准后方可视为请假，同时告知综管办负责人，出具请假批准信息。
2.5会议通知明确要求着装及佩戴司徽的，应遵照会议通知要求进行。
2.6会议期间要认真聆听，不得做与会议无关的事情，不得无
故中途退场，有紧急特殊事宜须向总经理室成员请示，方可离开会场。
2.7会议期间请将手机调整到静音或震动状态，如需接听电话，应当走出会场外接听。
2.8发言人员在会前做好准备工作，发言要简明扼要，不讲与
主题无关的内容，尽量在规定时间内汇报工作。
2.9如有保密会议，未经会议组织者许可，严禁随意将会议内
容外泄，否则将视情节程度酌情给予一定的处罚。
第三条本规定适用于各类会议和培训。
第五部分会议纪要
第一条、会议纪要归档范围、会议分类及责任部门
1、由公司综管办负责出具会议纪要的会议：公司总经理室
办公会、公司年度、季度、月度工作会、项目投资决策会。
2、由公司项目、技发、合约、前期、财务等部门发起会务的部
门负责出具会议纪要的会议：各类专题工作会，如立项启动、项目周
例会、产品定位、规划设计、动态成本分析、资金平衡、营销策划、
销售排布、项目开盘、验收交房、后评估、年度预决算等运营专题管
理类会议。
3、由公司总经理室参加的专题会议纪要移交综管办归档，
职能部门内部组织的会议纪要自行归档，抄送综管办报备归档。
第二条、会议纪要管理及跟进办法
1、要及时出具会议纪要，会议召开完毕 1 个工作日内出具会议
纪要，2 天内会签完毕，3 个工作日内移交综管办统一归档。
2、依据《XXX集团西北事业部文件保密制度》相关规定，公司综管办须对会议纪要进行密级划分，根据会议纪要安排专人督办会议事项的落实情况。
3、会议成果由综管办绩效运营专人定期跟进，定期出具解决事项统计表，强化节点执行情况，确认成果落实到位。
本制度自 2018 年 9月 12 日起执行。
XXX集团XXX有限公司
2018 年 9月 12 日
附件2：
X X X控股集团
X X X X X X X X X会议纪要
2018年第XX号
XXXX会议纪要
时间：
地点：
主持：
出席：
议题：1. ……
2.……
3.……
4. ……
议定事项
一、关于……相关事项
二、关于……相关事项
……
五、督办情况反馈
1、……
2、……
附件3
16
附件4
会议纪要解决事项统计跟进表日期：年月日
（可自行增加）
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