厦门中启海外装饰工程有限公司
档案管理制度
XHZ-01 A004
为使公司档案管理科学化、规范化、现代化，参照国家档案管理的有关规定并结合公司实际，特制定本制度。
第一章档案管理范围
凡公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的文件、资料、图纸、录音录像带、磁盘、光盘及有关实物等，均属于档案管理的范围。它包括公司在政务综合、行政管理、经营管理、工程项目、规划设计、法律事务、财务管理、人事管理、采购管理、安全生产管理、客户管理等方面的证照、方案、决议、计划、总结、通知、报告、纪要、请示、报表、账簿、凭证、批复、图纸、合同、协议书、说明书等。
第二章档案管理分工
一、公司档案实行“集中管理、分级负责”的原则。
二、总经办公室为公司档案的主管部门，负责对公司档案的统筹管理及档案系统的维护工作。
三、因档案类别不同，公司档案按以下办法分工管理：
1、总经办公室行政主管负责公司综合档案的管理（包括收集、分类整理、编目、保管、提供利用及对过期或无保存价值的档案提出销毁建议等，下同），另有规定的密级档案除外。
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2、财务部会计负责会计档案的管理，具体办法按公司《财务管理制度》的有关规定执行。
3、总经办公室人力资源主管负责人事档案的管理，具体办法按公司《人事管理制度》有关规定执行。
4、营销部负责公司客户档案的管理。
5、安全生产部负责公司安全生产、安全监控、消防安全等档案的管理。
6、采购部负责市场询价、供应商比选等档案的管理，具体办法按公司《采购管理制度》执行。
7、除上述档案资料外，其他档案资料由各部门行政主管负责前期管理并定期向总经办公室行政主管移交档案。
四、未经总经室批准，任何个人不得将公司或关联单位涉及机密的文件、资料等向他人传阅或向外传播。
第三章档案移交
一、档案移交期限
1、部门当年的报批文件，由各部门行政主管暂行保管，并于次年三月份一次性移交档案室。电子报批文件由总经室指定人员列明清单后刻录成光盘，随同书面报批文件移交档案室。
2、公司在工程项目和经营管理中形成的重要文件资料，包括各类证照、上级主管部门的批文及各种合同、协议等，经办人应及时整理，于签订或审批后三个工作日内移交档案室，部门可复印备份存查。
3、公司在项目管理中形成的项目综合资料，于相关业务办理完
毕后5个工作日内移交档案室。
4、《项目设计委托书》及设计单位提交的项目工程设计方案等规划设计档案在项目完成后两个月内，一次性移交档案室。
5、项目工程结算或竣工档案在项目完成后二个月内，一次性移交档案室。对于后续签订的零星工程结算或者竣工档案，应于签订后十五个工作日内移交档案室。
二、档案移交要求
1、各部门向档案室移交的纸质文书档案必须字迹清楚工整，使用公司正式文件的纸张、格式，须符合公司规范化文件管理要求，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔书写。归档的文件材料要完整、系统、准确，一般应为原件。特殊情况只有复印件的，归档复印件需注明原因，并保证该复印件的清晰以及内容与原件的一致性。
2、各部门向档案室移交的照片档案和实物档案，都应附有相应的文字说明。
3、各部门向档案室移交的电子文件必须真实、完整、有效，载体应清洁、无划痕、无病毒，并为加密状态，载体或包装盒上应贴有标签，标明内容、密级、目录等需要说明的资料。
4、各部门向档案室移交合同或协议时，移交部门须同时移交合同或者协议签订对方公司的营业执照（年审有效期内）、企业资质证书（如有）、法定代表人身份证等复印件（须加盖公司公章），法人代表证明书原件。属委托授权人签字的，还须移交法人代表授权委托书原件，受托人身份证复印件（须加盖公司公章）。
6、设计部须在项目完成后，由行政主管将完整的资料移交档案
室，所移交的档案须经设计部的相关专业设计师及规划设计部负责人签字确认。
7、工程管理部须向政府城建档案管理部门移交工程项目竣工档案的，应按其要求办理档案移交。
8、工程管理部须在办理工程竣工结算后,由行政主管将两套完整的工程竣工图移交档案室，所移交的每张竣工图都须经工程管理部的相关专业工程师及工程管理部负责人签字确认。
三、档案移交程序
1、各部门向档案室移交档案时，应将所有移交档案资料汇总齐全，经办人应填写《档案移交表》（见附件一）经部门负责人签字确认后办理移交手续，并由总经办公室主任负责监督移交。
2、公司向外单位移交档案时，经办人应填写移交清单，经部门负责人、总经办公室主任、分管副总经理审核，报总经理审批后，方可办理移交手续，并由总经办公室主任负责监督移交。
第四章档案分类整理与编目
一、公司及各部门负责档案管理的人员应将归档的资料及时进行分类整理。档案的整理应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，做到分类科学，划分保管期限准确，便于保管和利用。
二、档案分类
1、公司档案根据其重要程度和保存价值，分为永久和定期（30年、20年、15年、10年等）两种保管期限；
2、根据密级程度，分为绝密、机密、秘密、普通四种密级；
3、根据档案产生的业务范畴或载体形式，分为13大类，采用统一的分类编号。具体参照《档案分类表》（见附件二）执行。
4、公司档案采用8位字符编号，具体规定如下：
X—XX—XX—XXX
编号举例：
“K-02-05-001”指“声像档案类目下的第一次文体活动的录音录像档案。”
“C-02-00-008”指“经营管理类目下的第8份合同协议档案。”
三、总经办公室行政主管负责将整理完毕的档案用标准装具进行装订、排列、装盒后，编制案卷目录、卷内文件目录。
四、总经办公室行政主管负责将电子版档案的光盘磁盘进行防磁化及防病毒处理，粘贴《光盘磁盘类档案标签》（见附件三），并在专门的装具中依序存放后，填写《光盘磁盘类档案登记表》（见附件四）二份，一份随光盘磁盘保存，一份备查。
五、为实现档案管理现代化的目标，总经办公室行政主管应将所有目录录入“文档系统——公共文件柜——项目文档系统——共享信息——档案目录”中。
第五章档案保管
一、档案室应保持整洁，严禁存放易燃易爆物品、食品和其它杂物，杜绝一切不安全因素。
二、档案装具应符合有关标准，案卷应按一定规律分门别类进行存放、排列，做到整齐有序，并建立标识和索引。
三、档案保管应采取防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫等
保护措施，最大限度地延长档案的寿命。
四、密级档案须置于专用的档案柜并上锁，档案柜钥匙由专人负责保管。
五、档案的定期检查
1、总经办公室行政主管每年12月30日对所有档案检查清点一次，内容包括档案总数、每份档案、附图、附件是否齐全，摆放顺序是否正确，装具是否完好，有无霉变、虫蛀现象等。
2、检查完毕，填写《档案定期检查清点登记表》，并形成年度《档案定期检查清点报告》，报总裁审阅。
3、电子版档案每年抽查一次、每2年复制一次，以保证存储数据的可靠性。
第六章档案借（查）阅及复制
一、公司员工借（查）阅档案时必须填写《借（查）阅档案审批表》（见附件五），经审批后方可借（查）阅：
1、普通档案，经总经办公室主任批准后可借（查）阅；
2、秘密档案（会计档案除外），由总经办公室主任审核签字，经分管副总经理批准后可借（查）阅；
3、机密或绝密档案（人事档案除外），必须经负责此类档案的部门负责人初审并加签意见，总经办公室主任、分管副总经理审核，总经理批准后方可查（借）阅或复制。
4、人事档案、会计档案的借阅，分别参照公司《人事管理制度》、《财务管理制度》中相关规定执行。
二、归还档案时，总经办公室行政主管必须认真检查、核对，确认无损坏后方可履行归还登记。
三、其他关联公司一般情况下只可查阅档案，不可借阅。若特殊情况需借阅，须填写《借（查）阅档案审批表》，按本章第一条要求完成审批手续后方可借阅。对于电话查询档案的情况，总裁办公室行政主管应对查询内容进行权衡后视情况给予答复，如有疑问可向相关上级请示后，再予以回复。
四、当员工需要复制档案资料时，对普通档案的复制，总经办公室行政主管应对档案内容进行权衡后予以把关，对秘密级及以上档案的复制，经部门负责人、总经办公室主任、分管副总经理审核，报总经理审批后予以办理，并做好相关记录。
五、员工借（查）阅档案时，必须确保档案的安全与秘密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借，不得损毁或遗失，不得电传档案。
六、员工借阅档案必须及时归还，借出时间一般不超过两周。若借出档案到期未归还，总经办公室行政主管需及时催还；需继续借用者，必须办理续借手续；归还时，总经办公室行政主管须当面核对签收。对借阅时间超过拟归还日期，经口头或电话催还后仍未归还或仍
未办理续借手续的情况，总经办公室行政主管应填写《档案室档案资料催还单》（见附件六）给借阅者所在部门（单位），由部门（单位）负责督促其办理归还或续借手续。
七、员工借出重要档案原件时，须将借出的档案资料复印一份，交档案室备查。员工如需取走不再返还档案室的档案资料时，必须填写《取用档案申请表》（见附件七），经分管副经理审核后，报总经理批准，并将此档案资料复印一份交档案室后，方可取走原件。
八、调离公司或申请离职的员工，须清理归还所借的档案资料，并经总经办公室行政主管签字后，方可办理调离或离职手续。
九、如档案发生遗失，遗失人应填写《遗失档案处理审批表》（见附件八），经部门负责人和总经办公室主任审核后，报总经理批示。
第七章档案的鉴定与销毁
一、每年12月，总经办公室行政主管对已过保管期限或确无留档必要的档案资料提出销毁申请，由总经办公室组织各部门相关人员对拟销毁的档案资料进行鉴定后，将拟销毁的档案资料名称以书面形式经总经办公室主任、分管副总经理审核后，报总经理审批。
二、总经办公室行政主管根据总经理审批意见，将批准销毁的档案资料进行清理、汇总，并在总经办公室主任的监督下进行销毁。会计档案、人事档案的鉴定与销毁按公司相关制度规定执行。
第八章附则
一、本制度经公司董事长批准后生效，自公布之日起执行。
二、本制度修改权归公司董事会，解释权归公司总经室。
附件一
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档案移交表
备注：该表格原件由接收单位档案管理人员存档，复印件由移交部门/单位经办人或档案管理人员存档。
附件二
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档案分类表
附件三
厦门中启海外装饰工程有限公司
光盘磁盘类档案标签
备注：此标签直接黏贴于载体上。
文件编号：XHZ-01 A004 厦门中启海外装饰工程有限公司规范化文件
附件四
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光盘磁盘类档案登记表
备注：光盘磁盘登记表一式两份，一份随光盘磁盘存档，一份总经办公室行政主管存档备查。
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厦门中启海外装饰工程有限公司借（查）阅档案审批表
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厦门中启海外装饰工程有限公司
档案室档案资料催还单
部门：
贵部员工__________借阅的以下档案资料已超过档案资料归还期（两周），请贵部督促其办理归还或续借手续。
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取用档案申请表
填表日期：年月日
文件
附件八
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遗失档案处理审批表
填表日期：年月日