编号：FS-QG-69346办公室内部管理规定办法
Office Internal Management Regulations
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
办公室内部管理规定
2.1严格遵守办公室作息制度，做到不迟到，不早退;
2.2不准在办公室内大声喧哗、闲聊、吃东西、做私事、打私人电话;
2.3准在办公室内接待亲戚朋友;
2.4公事，不准到其他部门闲聊;
2.5随时保持办公室的清洁卫生，下班时办公室必须保持清洁状态;
2.6公室设备、用品要定期进行保养，确保完好;
2.7公室的设备、摆设不许随便移动或添置;
2.8重要文件、档案一定要放在档案柜里面，妥善保存，不能随意放在桌面上;
2.9爱护公司财物，如有遗失或损坏照价赔偿，并予以
记录;
2.10班时间必须穿着工作服，并保持干净整洁，以维护公司形象;
2.11何人不得无故请假，如有特殊情况需请假者严格按照酒店的请假规定办理;
2.12严格遵守保密制度，不得向外界透露机密，违者严肃处理;
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提升办公室文书档案管理工作的思考 摘要：在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料，其中大部 分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，事业单位中 的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。基于此，以下对提升办公室文书档案管理 工作的思考进行了探讨，以供参考。 关键词：办公室;文书档案管理;思考 引言 从表面上看，办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档，但是，其 实质上与办公室各个工作细节息息相关，既关乎大局，又强调细节落实。在社会 不断进步中，办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度，其涉及的内容 更加复杂。为此，要全面落实文书档案管理工作，充分发挥其在整体管理中的作用，实现有效对接，发挥文书档案的价值，创设更加优质的发展氛围。 1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义 首先，随着现代档案工作理念、技术的发展，档案载体向数字化介质的转变 以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，这同时也使得 其包含的内容越来越广泛、复杂。其次，当前事业单位的运行和发展对于文书档 案的价值体现十分重视，档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例， 各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非 常重要的意义，能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下，文书档案 收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规 范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于 充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。 2办公室文书档案收集和归档问题 2.1文书档案管理模式滞后，制约管理效率的提升 基于当前办公室文书档案管理工作，深受落后观念的制约，加之整个专业素 质的落后，档案管理模式仍以手工方式为主，忽视业务类型的差异，尚未认识到 归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工 作的现代化进程，尤其是依托先进的信息技术，电子化档案管理成为趋势。在这 种情况下，如果文书档案管理模式仍停滞不前，采取落实的传统模式，管理效率 无法提升，文书档案管理质量很难得到保障，势必影响信息资源的可靠性，阻碍 档案利用效率的提升，制约档案价值的实现，很难有效服务于办公室以及单位的 发展。 2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视，档案管理制度不完善 多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现，而对于档案管 理工作则没有进行重视，认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处， 多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想 观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着 较多的困难。另外，对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善，使得档案管 理的职责没有落实到每个部门和个人，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着 档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。
办公室日常管理制度 目录 总则…………………………………………………… 第一条办公秩序…………………………………… 第二条考勤制度……………………………………. 第三条办公室卫生规章制度……………………….. 第四条 IT类设备使用规范………………..……….. 第五条办公室用电安全…………………………… 第六条档案管理…………………………………….. 第七条印鉴管理…………………………………….. 第八条办公用品管理………………………………... 第九条会议制度……………………………………… 第十条罚则…………………………………………… 总则 1. 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规定，明确要求，规范行为。创造良好的企业文化氛围。 2. 本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、办公室卫生规章制度、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。 第一条办公秩序 （一）基本准则 1. 不的大声喧哗、打闹，不利用计算机、CD等高声播放音乐或歌曲影响他人工作，也不许谈论与工作无关的事及公开对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论和牢骚； 2. 个人通讯方式要留存公司，如变动及时通知行政部进行更新，如有急事须及时回复，以免耽误工作； 3. 保持办公区域环境清洁：不得在办公区域内吸烟；不得在办公区内堆放纸箱、书籍或其他杂物；不乱仍杂物、随地吐痰；不得在办公区内用餐；保持电话、电脑等办公设备清洁；不得在室内摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁、座椅归位。 4. 不得在公司电脑上玩游戏、下载电影、游戏（包括下班后）。 5. 不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容，。 6. 未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件、资料、报告等材料，废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随便传阅泄密。重要文件存放应注意保密，不得随意摆放。 7. 不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件。 8. 工作期间私人手机一律调整为震动或无声，不得在办公区接打私人电话，确有需要时间
办公室管理规定 第一章总则 为给员工营造整洁、舒适的工作环境和改进工作状况，使公司各部门形象提升一个层次，提高工作效率，特制订本制度。 第二章管理内容 管理即：整理、清洁、素养、安全。 （一）整理 1、定期整理即将过期、无用的办公用品。办公桌上只允许放一个水杯，其他必要的办公用品要归类整理、摆放整齐、保持整洁。 2、禁止在办公桌下张贴、悬挂、放置任何不必要的办公用品和私人物品。除一条毛巾和坐垫外禁止在座椅上张贴、悬挂、放置任何不必要的办公用品和私人物品。 3、保持电脑、电脑连线、网线、电话及电话线、打印机等各类办公设备的有序、安全工作。离开座椅时应调正座椅，离开30分钟以上的应关闭电脑、电灯，将座椅放回桌前并放齐。 4、对办公室物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等。对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使办公现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱。每天下班后整理好自己的办公桌再离开。 （二）清洁 各办公室的卫生，由使用人员负责清理。公共办公区卫生按部门轮
流值日，每周一交接。每月最后一个星期六下午不办公，对所在办公室进行一次大扫除（投标除外）。 1、确保地板无污渍、无纸屑、无灰尘；垃圾筐无腐烂、腐蚀、异味物品。禁止用未拧干的拖布清洁地板，造成地板进水变形的责任人给予赔偿。 2、确保门窗、空调、暖气等无污渍、无灰尘等，确保塑钢窗滑道、纱窗、窗边没有灰尘、污渍。禁止在门窗、墙壁、办公桌、地板等区域乱涂乱画。 对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污。维护清扫后的整洁状态。保持良好环境的工作作风、持之以恒的执行工作制度。 （三）素养 1、考勤纪律 为了照顾员工接送孩子，从2012年1月份开始，工作时间正式改为早9晚5，中午12：00-13:00为吃饭时间，每天的工作时间由原来的8小时改为7小时，每天打4次卡。要求早8:45前到岗打扫卫生，9点正式开始工作。为了保证工作效率，中午时间尽量不外出，饭后为休息时间，个人问题在工余时间办理。在规定时间没有到岗且没有请假的一律按旷工处理，双倍扣除工资，全年累计2次予以除名。具体规定如下：在一个月内累计迟到（早退）5次（含5次）不扣，5次以上迟到（早退）一次扣20元以此类推。工作外出不能在工作时间内返回，不能打卡的报考勤员（杨丽芳）登记，否则以早退处理。
办公室档案管理工作总结 办公室档案管理工作总结范文 本人多年来，一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习，使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验，逐渐成长为业务骨干，受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下： 一、加强政治业务学习不断提高自己的素质 多年来，我始终认真学习党的精神，同党中央保持高度一致，认真学习业务知识，从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任，深学理论、精学业务、博学相关知识，坚持理论学习与指导实践相结合，把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力，努力使自己的本职工作做的更好。 二、突出档案规范管理，提高档案管理、服务能力《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范，贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策，是档案管理工作人员应有的责任。 多年来，我忠于职守，并根据《档案管理条例》，统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度；加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、
借阅制度，无泄密及损害单位利益事件发生；完善特种载体档案的管理，加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利，做到及时准确，对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设，全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。 多年来，为了更好的服务于公司事业，在工作中，我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统联系，合理、规范组卷使档案，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用，又使我公司的.档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率；重要基建项目、设备档案按归档范围完整率；查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作，为有效发挥档案的功能，促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。 三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章 印章管理工作同档案管理工作一样，是一个既枯燥无味，又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性，只有严谨、认真；没有业绩，只有平凡与责任。在多年来的工作中，我甘于寂寞和平凡，始终把强烈的责任心，认真、严谨的工作态度放在首位，在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠，从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度，严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出，必须经公司主要领导批
青岛粥全粥到伟业管理有限公司 办公室制度管理规范 一、公司办公室卫生管理规定 1 二、公司各室部工作行为规范 3 三、公司室部人员仪容仪表规范 4 四、公司办公人员通用礼貌规范 5 1、礼仪规范 5 2、礼待用语 6 五、公司电话管理规定 6 六、公司室部职责规范7 七、公司室部工作秩序规范8 八、办公室管理制度8 人力资源部编制 2008年4月7日 公司办公室卫生管理规定 1．总则 1)为使公司卫生管理工作有所遵循，建立并保持整洁的办公、经营、生活环境，特制 定本规定。 2)本规定适用于公司全体员工及公司有关卫生工作事宜。 2．环境卫生管理 1)环境卫生的优劣反映了一个集体的人员素质状况，保持环境整洁是公司每一个员工 的责任和义务。公司员工应相互尊重别人的劳动成果，共同创造一个清洁、优美、
舒心的工作环境。 员工负责搞好个人工作周围的环境卫生，卫生区域由负责划分办公室主任安排值日人员打扫。 2)卫生标准要求如下： A.办公桌椅干净无污点（包括表面、背面、腿），办公用品摆放要有序，杯壶摆放整 齐。 B.门、窗、玻璃、门框应按时擦洗，做到干净无浮尘。 C.墙壁应干净，墙角应无灰尘，未经许可，任何人不准在墙壁上乱钉钉子、乱挂杂 物。 D.室内文件框及其它物品应摆放整齐，保持干净。下班后桌面整洁、桌椅摆放整齐。 E.地面应天天拖洗，保持干净，垃圾应倒在指定地点。 3)卫生间的卫生管理： A.卫生间： a)不得在卫生间内乱泼乱倒、乱丢杂物。 b)不得在卫生间内放置杂物。 c)不得在卫生间内乱涂乱画。 d)使用卫生间后，及时冲水、拖地。（全员可共同监督） e)值日人员必须保持卫生间干净整洁，做到无异味、无积水、无杂物。 B.卫生间的清扫、保洁工作，作到无积垢、无异味、干净清洁； C.负责将垃圾送到公司内指定堆放处，并定期将其清除出公司区。 D.完成上级领导交办的各项清洁工作。 4)行政部门指定专人每天9：30分对公司的环境卫生进行检查，卫生间一天检查2
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
（篇一） 党政办公室是党委、政府的综合性、服务性、行政事务性综合办事机构，是“忠诚为党委、政府中心工作服务”的参谋和助手，是党委、政府的喉舌和司令部，其工作的好坏直接体现全镇工作面貌和工作水平。 党政办公室要把创新理念与机制贯穿于镇机关的各项活动安排布置、后勤服务、文秘工作、办公用品管理、文件管理、公文归档、信访接待、综合信息、会议记录、来人接待等日常工作，努力做到事事有记录，件件有回音，工作井井有条，办事热情主动、廉洁高效。 党政办公室的三大职责：办文、办会、办事；三大职能：为领导服务，为基层服务，为群众服务。党政办公室全体工作人员要树立热心、细心、耐心的工作作风，不断提升自己的业务素质和理论素养，做到办文规范，办会精细，办事严密。 一、坚持周例会制度 每周一下午为党政办公室例会日（遇有不可抗拒原因后推），例会内容为集体学习和周工作小结。重点学习党的理论、现行各项方针政策和上级有关文件精神等，提升办公室人员的文字水平和处理实际问题能力，为领导和群众做好服务。简要总结上周工作，明确当周工作要
点。 二、工作纪律制度 遵守工作作息时间，无故不得迟到、早退。工作人员因病、因事请假，1天以内由办公室主任审批，2天以内由分管领导审批，3天以上（含3天）由主要领导审批，并以假条为准，不允许请霸王假，如不请假，一律视为缺席。不准上班时间在计算机上玩游戏、聊天或做与本职工作无关的事情。工作人员要求衣着整洁、举止端庄、言语文明、礼貌待人。办公室要求保持整洁干净，布置合理，办公桌上文件、材料放置整齐有序，桌上无杂物。遵守保密纪律，严守党和国家机密。对自己联系的工作和领导交办的工作要认真负责，不推诿，不扯皮。对人态度和蔼，一视同仁，树立良好的服务态度。热情接待来访人员，询问其来访事由，引导其去综治维稳信访中心，并与接待领导汇报。维护工作秩序，不越级、越权行事，指导协调工作措施有力，处理解决问题果断。树立大局观念，相互支持，相互配合，自觉形成合力，齐心协力做好各项工作。凡党委、政府议事议定的事项，无条件执行。要注意办公室安全，下班前关好门窗，锁好办公桌和文件柜，关好电源等。办公用品要注意节约，不得随意浪费。积极参加党委、政府安排的各项集体活动和中心工作。 三、公文管理制度
文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总
办公室工作及档案管理 1、档案由档案管理员统一进行整理、归档，管理应做到科学、合理、规范、有序。 2、收文 收到来文之后，按其内容和要求，请示部门负责人提出拟办意见，送相关领导阅批。然后按领导批示及时办理。 3、行文 制发文件的十项要求： 1）文稿首页要使用发文稿纸、主办部门、拟稿人、核稿人、签发人等逐一签署意见、姓名、日期; 2）文稿书写、修改和核签必须用深蓝或碳素墨水，禁止纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔及复写纸; 3）稿纸使用A4纸，禁用方格纸、信纸及其他类别纸张; 4）文稿中修添的文字不得写在稿纸左边； 5）文稿应标明抄报抄送单位; 6）需保密的应标明密级; 7）有附件要附上附件; 8）需电脑贮存的要标明主题词。 9）对不符合的上述要求的，原则上要说明理由退给拟稿人。但紧急情况下，适当放宽。 10）文稿符合要求的由办公室主管人员编号、登记，与拟稿人或领导商定报送范围，确定打印份数。 4、文件打印与复印 日常需打印、复印的公文，须有领导签字，特殊急件也可以先打（复）印，但事后要补上签字。铅印的文件要事先请示领导，签字批准后方可办理。 5、文件校对 文稿校对由总裁办人员及时校对，文件一经定稿，不能随意改动。如有改动，需经文件签发人同意方可进行。文件底稿与印好的一份文件一同存档。
6、文件保管 文件办完后要妥善保管，上级发的文件要求回收的要及时收回。机要文件的起草、打印、发送要有专人负责，文件一经签发，密级即正式生效。制作时要按批准数量、不得多制、私留，清样、半成品、印版要及时销毁。此类文件严禁外借、丢失，个别外借要经领导批准，2日内及时送回。专管人员调离，要办好移交手续。 7、本单位各种门类和载体的档案均由综合部档案管理员集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。 8、存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜，并进行科学分类、排列、编目，便于查找。归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。 9、定期检查档案保管状况，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。 10、档案室钥匙由综合部档案管理员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房。 11、档案管理人员和提、调档案人员，对所提档案要做好保密工作，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。
公司办公室管理制度 公司办公室管理制度 办公室的规章制度都是为了能给我们一个好的工作环境，所以我们都要自觉遵守规章制度。 (一)总则 l.为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 2.本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。 (二)档案管理 3.归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 4.档案管理要指专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 5.档案的借阅与索取： (1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档; (2)公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续; (3)借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 6.档案的销毁： (1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料; (2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 (3)经批准销毁的公司档案， 档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
(三)印鉴管理 7.公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。 8.公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可 盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 9.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号、登记、存档以备查询。 10.公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。1l.盖章后出现的意外情况由批准人负责。 (四)公文打印管理 12.公司公文的打印工作由决经理办公室负责。 13.各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。 14.公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。 (五)办及及劳保用品的管理 15.办公用品的购发： (1)每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室; (2)总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副 总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室。由各室主任签字领回; (3)除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的，须经总经理办公室主任批准方可领用; (4)公司新聘工作人员的办公用品， 办公室根据部、室负责人提供的名单和和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作; (5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好; (6)负责购发办公用品的人员要建立账本，办好人库、出库手续。出
第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
办公室管理制度 第一节总则 第一条为加强园林局行政事务管理，理顺部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作效率，特制定本制度。 第二条本规定所指行政事务包括印章管理，公文管理，办公事务用品管理，公务车管理，邮发管理、档案管理等。 第二节印章管理 第三条单位印章包括：园林局公章、财务专用章、法定代表人私章、合同专用章、非税专用章、等涉及对外交往使用的印章。 第四条单位印章由局办公室主任或指定专人负责保管。 第五条印章的使用一律由各单位负责人及局领导签字许可后，管理印章人方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接责任人负责。 第六条所有需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存盘。 第七条任何科室和个人不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经局领导或分管领导批准后方可开出，并做好登记。
第三节公文管理 第八条单位的公文格式应化，公文处理程序应严肃、正确。 第九条公文的发行由办公室负责。包括各类红头文件、办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。 第十条各科室自行打印的涉及外发文稿必须经本部门负责人签字，办公室审核后发送。 第十一条各科室所有打印成文的部规章制度和下行文稿必须报办公室留底存档。 第四节办公用品的管理 第十二条办公事务用品类别： 1、办公用品（桌椅、活页夹、专业器具等）； 2、印刷品； 3、纸（复印纸、传真纸、打印纸等）； 4、杂物器具（杯子、茶叶及办公用相应物件等）； 5、办公自动化用品（计算机、打印机、复印机、等） 6、其它 第十三条办公用品的购发： （一）办公用品的购发由各部门在每月1—5日间造好用品需求计划，由部门负责人签字后报办公室负责人，办公室根据实际工作需要有计划购买、分发给各部门，由部门负责人签字领回。低值易耗办公用品可由办公室确定购买。单件价格超过1000元以上的物品必须由分管领导批准报局领导同意后方可购买。 （二）计划外办公用品的申请领用，必须经分管领导与
浅谈办公室文书档案的收集与归档工作 发表时间：2018-08-06T11:17:22.493Z 来源：《文化研究》2018年第6月作者：彭福锋[导读] 本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状；提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。 广东鼎华科技股份有限公司 528300 摘要：档案作为一种重要的信息资源，记载着文字、声音、图像等重要的信息，档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要，办公室文书档案的收集和归档工作是行政管理工作重要的组成部分之一，本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状；提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。 关键词：办公室；文书档案；收集；归档一、引言 文书档案的收集和归档工作是办公室工作中非常基础和重要的工作内容，只有做好文书档案的收集和归档工作，才能为其他工作的顺利开展提供基础性保障。随着社会的不断发展，办公室中的文档数量和种类都越来越多。因此，文书档案的工作也更加复杂，做好档案收集和归档工作面临着一定的困难。文书档案是单位进行重要决策的科学参考依据，它包括了请示、会议记录、谈话、审批情况、决议等文档资料。文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作，我们应尽可能确保文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性，提高档案管理质量，有效开发与利用档案信息资源。 二、办公室文书档案收集和归档工作管理现状 1、文书档案管理人员缺乏专业的管理意识 就目前情况来看，现阶段管理人员对于文书档案的收集与归档的重视程度不够，使得工作态度不积极，工作落实不到位。很多文书档案管理人员的管理意识淡薄，没有培养出专业的管理意识，事业单位的管理人员只重视一些红头文件，对于一些普通编号文件不够重视，容易忽略对于普通编号文件的收集与归档的工作，使得文书档案管理工作的效率与质量持续下滑，经常出现档案失真、档案缺损、归档档案时间不能连贯等情况。他们认为文书档案收集和归档工作是一件最普通的文件资料整理，这样不仅导致工作人员在进行文书档案收集和归档时粗心大意，注意力不集中，减低工作效率和准确性，而且还会影响文书档案收集和归档本应具有的效果和辅助功能。 2、收集与归档文书档案的力度不强。 首先收集归档的方式不合理。目前大部分的文书档案管理采用的是传统的档案信息管理模式，这种模式通常依赖于纸质的存储方式，不仅繁琐，而且需要很多的空间来对这些档案进行存放。计算机技术可以使所有的纸质档案转化为电子版本，然后再将这些电子档案录入到相应的计算机系统中进行存储。在进行电子版本的转化时，不仅可以通过人工录入的方式，同时还可以使用扫描仪、照相机、传真机等各种各样的先进设备，这样可以使档案信息整理变得更加快捷简便。同时计算机技术的使用可以使在今后档案查阅的时候，方便查找、方便检索、方便整理。 其次收集与归档文书的流程不够规范。很多文书资料虽然分类但归档不及时，没有及时地摆放在柜文件中，导致查阅不方便。最后，文书档案欠缺完整性与连续性。由于文书档案收集与归档工作不够规范，造成文书档案资料出现断页、断章、缺乏有效的单位落款的时间与盖章等，都是比较常见的现象。 3.文书档案的真实性、准确性有待提高，有些文件资料都是为了应付上级检查而制作的，这样的文件资料往往缺乏真实性和准确性，在后期工作中没有什么利用价值，对于这样的文件资料进行归档不仅浪费人力、物力、时间，同时还会影响今后工作中文件参考的正确性。 3、收集与归档文书档案工作不全面。 文书档案材料收集不够全面是办公室文书档案管理工作中的一个常见问题，很多企业的工作人员由于在思想上对文书档案的收集工作不够上心，因此在实际的工作中，常常会出现文书档案文件遗漏在别的部门或者无法收回的情况。文书档案包含的内容非常多，很多材料的来源渠道都非常多，并且体现着很重要的价值，如果文件收集不够全面，或者将文件遗漏在别的部门，就会造成信息的泄露，严重影响文书档案材料的归档工作。在很多企业中，档案管理部门的地位都普遍比较低，因此部门的工作人员很多都不是专业的档案管理方面的人才，甚至还有一些为兼职人员，这也严重影响了收集和归档的效率、质量。 二、提高办公室文书档案收集与归档工作水平的策略 1、建立完善的档案管理制度 为了有效地加强办公室文化档案的收集工作和归档工作，建立完善的档案管理制度是非常必要的。从现在的情况来看，之所以在文书档案收集和归档过程中出现各种问题，最直接的原因就是在实际的工作过程中过于随意，工作内容和方式没有制度可循。因此，不同的工作人员会采用不同的方式工作，对不同的档案材料的重视程度也不一样 [2]。针对这种情况，就必须要建立完善的档案管理制度，确定文书档案的收集范围和时间等，同时还应该将档案文件在收集过程中应该注意的事项也详细的列出来，这样才能够让档案收集和归档的工作实施得更加有序。在制定档案管理制度时，企业可以参考知名企业的成功经验，但是也应该在此基础上结合企业自身的发展情况来进行修订，不能完全照搬，否则将不能发挥作用。 2、加强对档案管理人员的培训 档案管理工作人员的管理水平和文书档案的收集、归档效率以及归档质量之间具有紧密的联系。因此，要想加强文书档案的收集和归档效率，就应该加强对档案管理人员的培训。一个优秀的档案管理人员应该具备厚实的管理能力和档案知识。因此，企业应该鼓励和监督档案管理人员不断提升自身的业务水平，学习档案管理的最新知识，掌握资料管理的最新技术 [4]。另外，企业还可以组织工作人员到省内的档案局参加培训，让每一个档案管理人员都能够掌握专业的档案管理知识，对档案收集和归档有更深了解，熟悉掌握文书档案收集和归档的范围以及流程，并严格按照规定的流程进行工作，从而在工作中取得更高的效率。对于文书档案的整理、分类、编号和保管等都应该采用最合理的方案，才能提高档案管理的整体水平。在收集和归档的过程中，如果发现工作存在不足或者问题，也应该及时指出，并及时修改。 3、创新文书档案收集与归档的方式。
十二、公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本 办法。 第二条公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： 1．收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2．积极开展档案的提供利用工作； 3．进行档案鉴定； 4．进行档案统计； 5．保管部分科技档案； 6．认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档 归档的文书包括： 1．公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2．公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 3．公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 4．公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5．国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6．公司各部门的发文。 7．其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8．外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求 1．归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2．在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。 3．案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。 4．按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5．全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。 第六条档案借阅 1．借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。 2．借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。 3．借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、 画线和涂改，未经批准不得复印档案。
办公室管理制度范本 办公室管理制度(一) 加强办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，掌握各项工作进展状况，制定本管理工作制度并随时总结推广好的经验做法，提出改善的意见或推荐，根据形势和任务的需要，不断充实和完善。 1、办公室主要职责 1、1负责公司内部的后勤管理及相应服务工作。 1、2负责文件的收、发管理及存档工作。 1、3负责公司会前准备及会议记录的整理、传达。 1、4负责办公用品的购买登记和发放管理。 1、5负责办公设施的维修管理。 1、6负责外来人员接待、登记、管理。 1、7负责大型检查、活动的准备工作。 1、8负责策划并组织公司的大型活动。 1、9负责企业文化的宣传。
1、10负责车辆管理工作。 1、11负责员工福利的发放。 2、文件管理职责 2、1办公室确定专人负责文件收、发管理工作，并规定相应的职责。 2、2收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急状况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。 2、3收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理助理处，介绍清楚紧急状况、时限要求等有关事宜，然后由总经理助理做出审验签收。 2、4收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。 2、5办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。 2、6收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。
2、7收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。 2、8收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。 2、9失去存档好处或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交办公室主任签字批准后，由两人以上销毁。 3、会议职责 3、1参与公司召开的各种会议，承办公司召开的综合性会议的会务工作，做好公司各种专业会议的会务服务。 3、2传达总经理下达的会议通知及有关部门的会议通知时，要明确会议时光、地点及参加人员。如有事应先请假，同时推荐所属部门人员参会。 3、3负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。 3、4严肃会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议资料，以免影响决议实施。
办公室文书档案保管期限规定 一、本机关召开工作会议、专题会议形成的文件材料 1、重要的永久 2、一般的10年 二、机关联合召开会议的文件材料 1、本机关为主办的 （1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久（2）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报10年 2、本机关为协办的 （1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本永久（2）典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年 三、上级机关、上级领导检查、视察本机关工作时形成的文件材料 1、重要的永久 2、一般的10年 3、本机关工作汇报材料10年 四、本机关的业务文件材料 1、本机关制定的方针、政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久 2、本机关的请示与上级机关的批复、批示 （1）重要业务问题的永久（2）一般业务问题的10年 3、同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 （1）重要业务问题的永久（2）一般业务问题的10年
4、机关联合行文的文件材料 （1）本机关为主办的 1重要业务问题的永久 2一般业务问题的10年（2）本机关为协办的 1重要业务问题的10年 2一般业务问题的10年 5、本机关编辑、编写的文件材料 （1）大事记、组织沿革等永久（2）简报、情况反映、工作信息等10年 6、行政管理、执法活动中形成的文件材料 （1）行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久（2）执法检查情况汇总、通报、整改通知等永久（3）行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料永久（4）行政管理工作中形成的备案文件材料10年 7、计划、总结、统计、调研等方面的材料 （1）年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久（2）年度和年度以下的计划、总结、统计材料10年（3）重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久（4）一般活动的总结、一般问题的调研材料10年（5）外出考察、参加会议、接待来访等外事活动形成的文件材料30年五、本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料 1、机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久 2、人事工作制度、规定、办法等文件永久 3、人事任免文件永久 4、先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料永久 5、对本机关有关人员的处分材料永久
公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本办法。 第二条公司档案工作的基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： （1）搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。 （2）积极开展档案的提供、利用工作。 （3）进行档案鉴定。 （4）进行档案统计。 （5）保管部分科技档案。 （6）认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档的文书包括： （1）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （2）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、
机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 （3）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （4）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 （5）国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 （6）公司各部门的发文。 （7）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 （8）外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求。 （1）归档的文件材料，应按照“自然形成、保持历史联系”的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 （2）在一卷内要按材料或文件形成的时间，系统地排列。 （3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15 年以上）、短期（15 年以下）三种。 （4）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 （5）全部案卷组成后，要对案卷统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。