物业档案资料的建立与管理制度
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学、规范的档案管理能有效的为各项管理工作提供指引和服务。根据金沙咀国际广场物业特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法、新手段，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。
所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。
部门架构
董事长
物业经理
档案管理员
档案资料建立、管理流程图
收集：工程技术、维修、改造资料；
智能化系统技术资料；
业主/物业使用人资料、证件、购/租房合同、装
修审批表；
历次管理活动书面、音像资料等
整理分类：技术资料；
业主/物业使用人资料；
管理规章及内部管理制度；
历次管理工作资料、记录；
业主文件、通知、活动记录；
财务帐表及分布方案
归档：按公司《物业档案资料的建立与管理制度》建立
建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库
利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还
一、档案资料的建立
（一）档案的建立与收集
1、设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相
应的规章制度，对所有档案进行严格管理。
2、坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作
中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。
3、办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。
4、后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到到一花一
木的养护都有详尽的档案资料收集。
（二）档案资料的整理与分类
整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
1、档案资料的整理
1 ）、各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积
累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作；
2 ）、各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有
关人员的职责范围，并作为考核的依据；
3 ）、应该充分利用原有资料作为整理的基础；
4 ）、档案的整理必须保持文件之间的历史联系；
5 ）、档案的整理必须便于保管和利用；
6）、收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。
2 、档案资料的分类
凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料
档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。
1）、移交资料
项目资料名称
1、批准文件
2、用地批准文件
小区规划资料3、投资许可证、规划许可证、开工许可证
4、拆迁安置资料
5、规划平面图
6、业主/ 物业使用人姓名、产权、居住办公位置、建筑面积清单
1、竣工图：总平面图、建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸
2、地质勘查报告、工程建设投标文件,工程前期基础性文件
3、工程合同及竣工报告
4、工程预决算
5、图纸会审记录
6、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）
7、隐蔽工程验收签证
8、沉降观察记录
工程技术资料9、竣工验收证明书
10、钢材、水泥等主要材料的质量保证书
11、新材料、构配件的鉴定合格证书
12、水、电、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
13、砂浆、混凝土试块试压报告
14、供水、空调的试压报告
15、园林绿化图纸和清单
16、设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明、质保书和保修单
17、工程监理报告
2）、日常物业管理档案资料
项目资料名称
物业管理小区基本资料
业主/物业使用人资料用户须知；用户基本资料；物品出入登记卡
用户装修申请表；报建批文；装修工程图纸；装修施工安全责装修资料任书；装修施工人员出入证；施工单位营业执照；装修巡查记
录；装修验收记录
维修资料修缮计划与方案；维修申报表；维修服务派工单；维修回访记录；公共设施维修记录
绿化养护资料绿化检查记录；绿化养护记录；礼仪摆花协议清洁、保洁资料清洁服务整改通知单；保洁日检记录
消防管理资料消防巡视记录；消防设施检查记录；动火作业审批表；消防设施运行记录；火灾隐患整改通知
日常巡查记录；交接班记录；查岗记录；闭路电视监控系统录
治安交通管理资料像带；紧急事件处理记录；车辆管理记录；护卫巡逻签到表；
安全隐患整改通知；车辆进出管理记录
设备管理资料设备台帐；设备维修保养计划与申请报告；设备维修保养记录；设备运行记录；设备维修分包协议；设备检查记录
员工管理资料员工个人资料；聘用表；员工培训计划；员工培训记录；员工业绩考核及奖罚记录；员工内务管理
服务质量反馈资料服务质量回访记录；用户意见调查、统计记录；用户投诉及处理记录
小区文化资料小区文化活动计划及实施情况记录；小区文化活动图片及录像记录；传媒报导资料；文化活动场所、设施台帐及使用记录
政府部门相关文件、法规、法律
办公大楼物业中心有关文件、通知、函件
行政文件资料办公大楼物业中心规章制度、通知、通报等文件
办公大楼物业中心接待、参观记录
办公大楼物业中心荣誉档案
附表一：建筑整体移交验收表
建筑名称物业管理单位
竣工验收日期开工日期
建设单位移交验收日期
监理单位占地面积
设计单位建筑面积
施工单位
附表二：建筑物及公用设施
工程名称
开工日期
竣工验收日期
移交验收日期
占地面积
建筑面积
移交内容
建筑物公用设施、设备及公共场所建筑物清单份张有线电视竣工图套张单体建筑竣工图套张公用设备清单份张
单体结构竣工图套张公用设施清单份张单体结构给排水竣工图套张电话系统竣工图套张单体电气竣工图套张公共场地清单套张
单体设备竣工图套张绿化工程竣工图套张
单体暖通竣工图套张室外工程竣工图套张中心规划图套张钥匙移交数套
竣工总平面图套张其他移交负责人：接收负责人：
备注：
(三)档案管理体系
图文介绍小区概况
及基本情况
办公区概貌
附属设施
房屋资料
建筑本体资料
接管验收资料
平面图
用户资料
用户资料金
沙
绿化工程资料咀
绿化人员资料
植被分布资料国
际
绿化管理资料
绿化养护资料广
场
档秩序系统资料
秩序管理资料秩序人员资料案
秩序巡查资料资
料
管
清洁保洁管理资料理清洁保洁资料
清洁保洁资料分
清洁保洁人员资料类
安全管理、设备管
日常管理资料理、环境管理、文档管理、日常工作计划
文件维护
数据库备份
数据库分析
系统维护管理
数据整理二、档案管理制度
档案管理制度是以金沙咀国际广场的特点为基础，根据国家、高要市有关物业管理法规，提
炼形成金沙咀国际广场物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。
档案管理制度框架
用户服务指南
公众制度
外部制度
政府法规文件
其他文件
档
案
管
员工守则
理
制
度
人力资源管理制度框
架
行政管理制度
内部制度财务管理制度
各部门管理制度
小区项目工程图纸
物品验收及移交管理
（一）档案资料的归档管理
1、文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：
凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。
l ）、文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；
2）、档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；
3）、专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；
4）、财务资料由财务部门归档管理。
2、归档要求：
1）、归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；
2）、归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；
3）、归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；
4）、是传真件的应复印后以复印件归档；
5）、归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；
6）、每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；
7）、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；
8）、档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；
9 ）、文件材料的归档必须办理移交手续；
10 ）、声像档案归档要求如下：
（1）、归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；
（2）、归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；
（3）、归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；
（4）、归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；
（5）、归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；
（6）、归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据
名称及备份时间。
3、归档时间：
1）、文书档案在第二年上半年内归档；
2）、建设项目在竣工验收后一个月内归档；
3）、各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能
部门负责人审定后，由档案部门归档。
4、归档份数：
1）、各类文件材料一般归档一式一份；
2）、重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
5、不归档文件材料的范围：
1）、重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；
2）、上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供参阅的文件材料；
3）、上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；
4）、未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿
（重要法规性文件、定稿除外）、影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
5）、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
6）、参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
7）、非本单位抄送的不需要办理的文件材料；
8）、下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。
6、经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
（二）档案资料的保管
1 、所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立电子档案库；实行原始档案和电脑数据
库存档双轨制。
2、存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录, 并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号, 登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。业主/ 物业使用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、每户按册建挡。
3、必须维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）、安全性（物质的安全和法律的
安全）。
4 、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底
图存放以平放为宜；
5 、存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盘和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片
柜或防火柜内。必要时采取译制、拷贝；
6、定期每半年进行档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，经常进行虫害消杀；
7、为保证档案的安全和完善, 档案室应随时保持干燥、通风、清洁, 并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等, 确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
8、声像档案的保管如下：
1 ）、按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存；
2 ）、照片档案一般放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒
中，竖放远离磁场。
（三）档案资料借阅和复制管理
物业中心所有工作人员都必须严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司档案秘密。物业中心所有工作人员都有保护档案权利和义务；经批准授权后都有借阅档案、复制档案的权
利。
1、档案资料的借阅
1 ）、借阅档案必须向领导审批；
2）、对业主/ 物业使用人和管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索, 对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅；
3）、严格档案的出、入室规定：出室必须由具备资格的人员经审批登记后方可借出；入室
时，须由专人进行检查，若有破损，立即修复，并按规定追究有关人员责任。档案管理人
员应及时收回在外文件，严防文件流失；
4）、物业中心人员查阅档案，都必须办理登记手续。档案管理员必须将借阅情况存档，同
时将其输入电脑中保存；
5）、在借阅档案时应做到以下几点：
（1）、按规定办理登记手续，定期归还，借阅时间不得超过10 天，确实因工作需要不
能按时归还者，应办理延期手续；
（2）、要爱护档案，不得丢失；
（3）、所借档案不得随意折叠和拆卸，不得对档案随意更改，涂写。
6）、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚；
7）、档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任；
8）、借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录；
9）、调离本部门的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续；
10）、出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借阅档案及时归还，每年春节前夕所有外
借档案一律归还档案室；
11）、因工作需要（如档案更改、报废）档案员通知归还档案时，应在24 小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由借阅人员负责。
2 、档案复制管理
1 ）、档案复制必须向领导审批；
2 ）、档案复制由借阅人员持有关批准到指定复印员处复印；
3 ）、未经批准的，复印员一律不得帮其进行复印。
（四）电脑化的管理
为保证电脑网络系统的正常运行，保证档案资料数据的安全、真实、可靠，采取如下措施进行
管理：
1、各主管部门，建立自身的网络管理制度，负责对其所属部门的档案工作实行监督、指导，
实行分级管理。
2、档案管理员必须做到档案信息录入化、档案智能检索化、利用光盘实现档案的全文存储。
3、对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，防止档案资料的流失；定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，制订严格的系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。
4、定期对系统使用人员进行培训最新的安全技术培训，实现安全管理，有效降低网络信息系
统的运行风险。
5、对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系
统的更新维护。
6、通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和档
案资料数据的完整。
（五）档案鉴定和销毁
1 、档案的鉴定
1）、档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经理、档案资料管理员和有关业务
管理人员组成。日常的鉴定工作由档案资料管理员负责；
2 ）、鉴定工作人员的任务：
（l ）、负责制订本单位档案保管期限表；
（2）、对到期档案提出存、毁意见。
3 ）、确定保管期限原则：
（1）、对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存；
（2）、凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期保存。
4）、鉴定工作应该定期进行；
5 ）、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定鉴定中发现
档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。
2 、销毁档案的程序包括：
l ）、鉴定工作人员应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告单位主管领导审批，销毁清单及报告由档案室保存；
2）、档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签章；
3）、销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。
（六）档案管理人员的岗位责任制
1 、档案管理人员工作守则
1 ）、热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案；
2 ）、坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献；
3 ）、要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神；
4 ）、要努力学习，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域；
5 ）、要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风；
6 ）、工作严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。
2、档案管理人员的工作要求
1 ）、资料归存、借阅、复印、保密的规范完善；
2 ）、贯切《物业档案资料的建立与管理制度》（文件资料的收集管理，归档范围，平平时归
卷、立卷）；
3 ）、应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都有卷内目录；
4 ）、对于公司档案所有内容均必须同时备份存档；
5 ）、档案管理人员均应与企业签订保密协议；
3、保密守则
1 ）、不该说的机密，绝对不说；
2 ）、不该问的机密，绝对不问；
3 ）、不该看的机密，绝对不看；
4 ）、不该记录的机密，绝对不记录；
5 ）、不在非保密本上记录机密资料；
6 ）、不在私人通信中涉及机密；
7 ）、不在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密；
8 ）、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
9 ）、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；
10 ）、带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
(11)文秘档案管理制度1 XX有限公司文件 2005（4） 文秘档案管理制度 一、目的作用： 公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，保证公司机密不外泄，特制定本制度。 二、管理职责： 1.管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的执行和 贯彻。 2.各部门所涉及的档案资料，有各责任担当负责，应执行本制度所规定的各 项条款要求。 3.管理部应对各职能部门文件资料归档进行监督指导。提高管理技能和工作 效率，使公司文秘档案资料能够得到充分利用，并能为公司的经营提供服务。
三、归档资料的范围和内容： 1.计划性文件资料。包括公司的战略规划、经营计划、各职能部门的工作规 划和计划等。 2.批示性文件资料。包括公司各种指示、指令、考核标准等。 3.法规性文件资料。包括各种需要贯彻的政府规定、要求、标准等文件，以 及公司制定的各类规章制度等。 4.公司的重要决议。包括公司总经理会议所作的决定、决议等。 5.总结性文件。包括公司所作的各类工作总结、月度的、季度的、年度的、 目标计划完成情况的、项目进度情况的等。 6.凭证性资料。包括各类产品销售定单、合同书、协议、契约书、台帐、单 证等原始记录和凭证。 7.汇报性材料。包括汇报材料、统计报表、汇总报表、财务报表等。 8.人事档案资料，包括员工登记表、工资核定发放表、人事考勤等。
9.证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、进出口企业资格证书 等。 10.馈赠性资料。包括各种领导、友人、名人、协作单位等赠送的题词、书画、 文献资料、有意义的工艺制品等。 11.协作性文件资料。包括客户技术文件资料、供应商文件资料、封样件、送 样件等。 四、文件资料的立卷归档： 1.档案的收集 凡属本制度第三项所涵盖的文件资料，均应归档统一管理。各部门应做好资料的分类立卷，会计归档类在年度终结后，由财务部编造清册。 1.2 银行票据有财务部立卷留存，各类报表（应收帐报表、销售报表等）报 总经理或其代理人阅后只保留在财务部立卷留存，电脑中的报表应保持 连续性。 1.3 采购合同定单、进舱单、箱单、报关单、保险单等有营
档案管理制度 为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。 第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。 第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。 第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。 第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。 第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。 第六条 档案管理体系规范如下： 办公室主任综合部经理 第七条 档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。 第八条 档案类别代号分 配规 最爱的人 最爱的人 [选取日期]
范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X 至02-X-X。项目三，03-1-X 至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。 第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。 第十条档案管理规定 （一）公司档案查/调阅 查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （二）项目档案查/调阅 查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （三）密件档案查/调阅 密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。 非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。 除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。
物业项目（住宅小区）档案管理制度(二) 物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：共用设施设备管理1.共用配套设施完好，无随意改变用途。2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录 第二节房屋管理与维修养护 1.主出入口设有小区平面示意图，主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。 2.无违反规划乱搭乱建，无擅自改变房屋用途现象。 3.房屋外观完好、整洁，外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。 4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观，无安全隐患或破损。 5.封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙面，除建筑设计有要求外，不得安装 户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。 6.空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀。 7.房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。 1)住户装修申请表、装修责任书（见业主分户档案） 2)装修现场巡查记录表（见工程巡查记录） 第三节共用设施设备管理
1.共用配套设施完好，无随意改变用途。 2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。 1)设备运行维修工作程序 2)设备巡查记录 3)设备保养记录 3.室外共用管线统一入地或公共管道，无架空管线，无碍观瞻。 4.排水、排污管道通畅，无堵塞、外溢现象。 5.道路通畅，路面平整，井盖无缺块，无丢失，路面井盖不影响车辆行人通行。 6.制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整，供电设备正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道等公共照明完好。 1)电室管理规定 2)配电系统工作内容及操作程序 3)路灯、楼道等公共照明设备完好 第四节安防、消防、车辆管理 1.小区基本实行封闭式管理 1)小区实行24小时封闭管理资料 2)治安管理规定 3)门卫管理规定 2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度，护卫熟悉小区的环境，文明值勤，训练有素、言语规范、认真负责。
档案管理制度大全 1 2020年4月19日
xxx公司 档案工作管理机构 2 2020年4月19日
xxx公司 档案收集工作制度 为了搞好档案接收、征集（以下简称收集）工作，不断丰富档案室的室藏，建成永久保管全公司档案的核心基地，具有独特内容和方式的历史记载基地，成为集团公司档案史料的管理中心，现根据《中华人民共和国档案法》、《档案室工作通则》及《山西省档案条例》，结合本档案室实际情况，特制定本制度。 一、档案收集工作由办公室主要负责，档案员以接收和整理汇总为主，根据档案目录分类与公司对档案工作的其它规定，进行及时、完整和系统的整理工作。 二、收集对象主要是依照档案分类表，对集团公司、各企业、各部门形成的各类档案资料。 归档范围： 1、公司及党委、工会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的一切文书等。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、财务统计、财务报表及简报等。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 3 2020年4月19日
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 7、各类基本建设资料、经营管理资料、生产技术管理资料、产品加工利用资料、会计档案（凭证、报表、帐簿等）等生产过程管理资料； 8、公司和董事长个人的各类荣誉证书、牌匾、奖杯、锦旗等实物资料； 9、公司各类党刊、内部资料、统计资料、报刊、图书等； 10、对公司宣传报道的各类社会资料如报刊、文件、刊物、专题报道、影视照片等资料；包括董事长先进事迹、社会责任、光彩事业等事迹的报道资料和材料； 11、散存在各单位或部门上、个人手中的历史档案资料，体现公司发展历程的笔记、信札、图象、照片、产品发展史等一切记述、反映我公司生产生活、经济建设和文化建设等发展变化的资料等。 三、档案室工作人员应该详细编制收集档案单位名册，制定接收工作计划，由不定期、定期接收，逐步实行每年定期接收，实现常态化和习惯化。 四、对撤销性的档案需及时接收。 五、坚持接收标准，按照档案接收要求接收档案，填写《档案资料移交表》（表格编号： 10/HFXYJT/DA4YJB），办好档案移交 4 2020年4月19日
档案管理建设 第一章总则 第一条为加强公司综合档案资料的科学管理，使公司档案资料管理规范化、制度化，充分发挥档案资料的作用，更好地为经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《电子公文归档管理暂行办法》等有关规定，结合本公司的实际，制定本规定。 第二条综合档案资料是指公司在日常工作和在开展经营业务、技术管理等各项工作中所形成的具有价值的文字材料、图纸、图表、技术资料、报表、凭证、帐册、照片、录音、录像、电子数据、光盘等。 第三条公司的档案是公司的历史记录，是公司宝贵财富的一部分。为维护档案资料的完整和安全，并便于利用，公司综合档案资料由公司办公室统一管理。 第四条综合档案资料管理工作是公司工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各级领导必须高度重视，并切实加强对综合档案资料管理工作的领导。 第二章档案管理机构和职责 第五条成立公司档案资料综合管理领导小组，由公司分管办公室工作的领导分管，并任组长；公司各部门负责人为领导小组成员。公司档案资料综合管理领导小组下设办公室，公司办公室分管文秘工作的副主任为办公室主任，成员由各部（室）资料（档案）员组成。 其主要职责是：
1、贯彻执行党和国家的档案工作方针、政策、规定、标准、制度和办法。 2、对公司的综合档案资料工作进行指导、协调、监督和检查。 3、组织交流档案工作经验和档案工作人员（含资料员）的培训。 第六条公司办公室下设档案资料室，配备兼职档案员。 其主要职责是： 1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《电子公文归档管理暂行办法》的有关规定和公司有关档案资料管理制度。 2、对各部门档案资料的收集、整理、立卷归档工作进行指导和监督。 3、组织对档案资料进行鉴定，按规定的程序及时对到期的档案资料进行销毁或处理。 4、办理档案资料的借阅、阅览，及对公司的档案资料进行汇总统计。 5、对查档人员热情服务，按章办事。 6、贯彻执行党和国家保密、保卫制度，确保档案和机密的安全。 7、组织档案（资料）人员参加各种形式的档案专业培训，不断提高档案人员的业务素质和工作能力。 8、做好档案库房的清洁和安全保卫工作，做到恒温、恒湿、防火、防盗、防虫、防尘、防霉变。 9、按规定定期向有关部门移交公司永久性档案。
物管从业二十年，本文极具参考价值，如若有用请打赏支持，谢谢！ 物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】 物业公司及项目档案管理制度 ●档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。 3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。 4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。 6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 ●小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。 6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
城开物业管理制度汇编一一档案管理制度 大同市城开物业有限责任公司 档案管理制度 为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本规定： 第一条公司设立档案管理室，由人事行政部负责管理。并有专人管理档案。 第二条文档管理员 1．文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。 2．文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得私自将公司文档借阅他人，不得擅自向外透露文档内容。 3．文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。 4．文档管理员不得损毁、丢失应保存的文档资料。 5．文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据 为己有，拒绝转交。 6．文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。 7．文档管理员不得涂改、伪造档案资料。 8．分类文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都
须在档案盒内清楚的标注。 第五条归档范围 1．公司对外的往来文件、资料由办公室归档。 2．公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由人事行政部归档，各部门备存。 3．各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由工程部归档，相关部门备档。 4．与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由人事行政部归档，相关部门因需要可存复印件。 5．上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由人事行政部归档，相关部门备存。 6．各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。 7．有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归。 8．关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。 第六条要求 1．归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。 2．归档的文件材料要完整、系统、准确。 3．归档的文件除特殊情况外，必须用原件。 4．归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。
内部管理制度系列 项目物业公司档案管理制 度 （标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-33916项目物业公司档案管理制度 Project property company file management system 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 物业项目公司档案管理制度 第一条管理原则: 一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。 第二条归集整理: 一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第三条分类编号 一、档案分类 (一)档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程维修保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。 7、重大采购合同。 (二)各部门档案范围 1、行政人事部行政 (1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。 (2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。 (3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。 (4)公司重大事投诉报告、处理决定。 (5)通报表扬。 (6)机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。 (7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。 (8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 (9)公司大事记。 (10)公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事 (1)中级职称、员工技工职称资料。
物业档案管理规章制度 档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对性的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作说实记录，以所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。 1、档案的建立与分类 小区档案指在建设及经营管理小区的活动中形成的全部文件和资料的总和。 ⑴小区管理档案室分类 ①业委会工作资料； ②委托管理合同及小工管理涉及的其他合同文本； ③住户管理：主要包括住户资料（住房登记表、住户证件等）、住户特殊要求记录、住户投诉与回访记录等； ④社区文化资料； ⑤清洁卫生管理记录资料； ⑥绿化管理记录及资料； ⑦车场、（车棚）管理记录及资料； ⑧文化娱乐场所管理资料； ⑨消防、治安管理记录及资料。 ⑵工程技术、设备管理档案 ①小区建设竣工资料； ②管理处接管小区的有关资料和协议； ③装修管理资料； ④房屋及公共设施维修（维护）资料； ⑤设备资料主要包括设备技术资料、设备运行资料、设备维修保养记录及资料； ⑥科技图书及资料。
⑶管理处内务管理档案 ①经营财务：主要包括经营管理资料、合同管理资料、财务管理资料； ②人事劳资：主要包括人事资料、员工培训、考核资料； ③规章制度及往来文件； ④管理及动作规章制度； ⑤政府、主管部门所发的法律、法规文件； ⑥物业管理有限公司文件； ⑦其他外来文件； ⑧本管理处发出的通知、公告、报告、信函等公文； ⑨质量管理文件及相应的资料、记录； ⑷其他文件 1、档案管理 ⑴管理思路 ①依照规定程序收集的各项工作的档案资料，按科学方法检索使用，机密文件加密， 专人管理。 ②档案管理除详细记录管理过程外，一个重要的是从中发现管理不足，改进管理工作，原始资料除收集、整理、编入档案的初步分析外，应形成各类人员定期、定项目有方向性 地进行统计、归纳，反映管理漏洞，提出报告和可行性整改意见，物业经理决策修正工作 规程。 ⑵档案管理的基本模式 ①采用多种形式的信息贮存方式，有计算机磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图 表卷宗等，分别采用相应的保管贮存方法。 ②采用科学检查及多媒体查询系统，文件目录条理清晰，方便档案使用、查询。 ③严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，专人负责保管，确保 文件的安全。 ④加强档案的安全管理，配置消防器材和防盗门，档案柜、锁符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。
公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 2.管理职责 2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。 2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。 2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为： 2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。 2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。 2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。 2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。 3.归档资料的范围、内容 3.1计划性文件资料 包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。 3.2批示性文件材料 包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。 3.3法规性文件 包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。 3.4公司的重大决议 包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。 3.5总结性文件 包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。 3.6凭证性材料 包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。 3.7汇报性材料
物业服务资料业主档案管理方案为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。 二、资料或档案的整理与分类 所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、
经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。 三、资料或档案的归档 对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。 1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。 2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在
物业项目公司档案管理制度 物业项目公司档案管理制度 第一条管理原则： 一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。 第二条归集整理： 一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。 二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第三条分类编号 一、档案分类 （一）档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程维修保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大采购合同。 （二）各部门档案范围 1、行政人事部行政 （1）通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。 （2）公司年度、季度、月份工作计划、总结。 （3）公司部门主管、系统工调函及任免报告。 （4）公司重大事投诉报告、处理决定。 （5）通报表扬。 （6）机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。 （7）公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。 （8）公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 （9）公司大事记。 （10）公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事 （1）中级职称、员工技工职称资料。 （2）员工培训计划、培训实施方案、考核规定。 （3）上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
物业项目(住宅小区)档案管理制度大全 （最新版） 1整体档案管理 档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。 第一节基础管理资料 1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用 1)工程规划许可证 2)施工许可证 3)工程总平面图 4)建设工程规划管理竣工验收合格证 5)国有土地使用证 2.办理接管验收手续 1)委托物业管理合同 2)工程建设施工建档移交清单 ⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料; ⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料(复印件); 3)商品房质量保证书
4)房屋移交验收资料 5)设施设备移交清单及档案资料 3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理 1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本) 2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本) 3)物管企业资质证书 4)物业管理有限公司税务登记证(正副本) 5)上级批文(文件) 4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明 1)物业委托管理合同 2)前期物业管理方案 3)物业移交及实施意见 5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于) 6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定 1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度 a)代管维修资金的使用范围 b)代管维修资金的来源和筹集方法
c)代管维修资金的管理与使用办法 d)代管维修资金的移交 7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善 1)房屋使用说明书 2)公共管理制度 ⑴治安管理制度 ⑵消防管理制度 ⑶门卫管理制度 ⑷机动车停车场管理制度 ⑸非机动车管理制度 ⑹装修管理规定 3)政府有关文件 8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责 1)业主委员会筹备工作资料 ⑴关于组建业主委员会实施方案 ⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表) ⑶业主委员会章程 9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意
一、物业管理公司档案管理规定： 1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。 2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。 3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。 4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。 6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。 8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。 9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 二、物业管理公司管理保密规定： 1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。 3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务 4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
物业公司档案管理制度范本1 济宁市鲁兴物业管理公司 档案管理制度 为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。 第一条适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。 第二条公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。 第三条办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。 第四条项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。 第五条档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。 第六条档案管理体系规范如下： 公司层面的档案客服中心档案 综合部经理
第七条档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。 第八条档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X至02-X-X。项目三，03-1-X至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X 至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。第十条档案管理规定 （一）公司档案查/调阅 查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。 （二）项目档案查/调阅 查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。
公司档案管理规定 为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制订本规定。 一．档案工作管理机构 档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。 公司档案主管部门：行政人事部 公司档案监管人员：行政主任/总经办秘书 公司档案管理人员：行政人事部行政助理 各部门档案管理人员：各部门文员、行政人事助理、结算员 二．档案工作管理职责 档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需的条件，全体员工都有维护档案完整和安全的义务。 （一）公司档案监管人员职责 1．贯彻执行国家物业管理相关的档案法规，制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。 2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，一年组织2次对各部门及公司档案检查。 3．定期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。 4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。 5．执行保密制度，确保档案的安全。
（二）公司档案管理人员职责： 1.严格执行档案管理有关规定，．定期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。 2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。检查、 3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。 4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 5.做好档案库房的管理 6.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。 7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。 8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。 （三）各部门档案管理人员职责 1．严格执行档案管理规定，切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。 2．认真履行所属部门档案工作的指导、监督和检查职责，定期向行政人事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。 3．编制各类档案的检索工具，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 4．做好本部门档案柜的管理。
公司文秘档案管理制度1 公司文秘档案管理制度 1.目的作用 公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 2.管理职责 2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。 2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。 2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为： 2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。 2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。 2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。 2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
3.归档资料的范围、内容 3.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。 3.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、 调度记录等。 3.3法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。 3.4公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。 3.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。 3.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。 3.7汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等3.8劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、
文秘档案工作管理 办法
驻马店市烟草商业公文处理实施办法 （征求意见稿） 第一章总则 第一条为促进全市烟草商业公文处理的制度化、规范化、科学化，加强公文处理工作的管理，依据《国家行政机关公文处理办法》和《河南省烟草行业公文处理实施办法》，特制订本管理办法。 第二条公文处理包括公文起草、签发、编号、印发和外来公文的收受、传阅、处理等工作。 第三条本办法适用于驻马店市局（公司）机关和各直属单位。 第二章公文种类 第四条全市烟草行业常见的公文种类主要有： （一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通告适用于在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。 （三）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任
免人员。 （四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。 （七）批复适用于答复下级单位的请示事项。 （八）意见适用于对重要问题提出看法和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级单位报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。 （九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函与其它主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。 （十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位和有关部门共同遵守和执行。
物业档案的建立与管理 一、物业管理档案的概念与分类 （一）档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。 （二）物业管理档案的含义物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案。工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。 （三）物业管理档案的内容物业权属资料、技术资料和验收文件业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录物业服务企业行政管理物业管理相关合同资料等。 （四）物业管理档案的分类方法 1．年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。2．组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。3．事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。4．流程分类法流程分类法：依据立档单位设立的流程进行分类，把档案按阶段性进行归集整理。特点：能够系统地反映立档单位的档案资料，保持立档单位档案资料全过程的连续性和全面性。有利于立档单位按设立流程系统全面查阅利用档案。 二、物业管理档案的建立
物业档案管理制度一1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管包括代理主管负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。物业档案管理制度二为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，
建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；3、客户信息档案的内容包括业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性； 5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象； 6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作； 7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。