第一章工作簿和工作表
一总序
（一）工作簿和工作表疑难解答
——工作簿标题中出现“:1”或“:2”
这说明为活动工作簿打开了多个窗口。切换至需要关闭的窗口，然后单击工作簿窗口右上方的“关闭窗口”。
注释如果在打开多个窗口时保存并关闭工作簿，当下次打开工作簿时这些窗口仍会自动打开。如想下次打开工作簿时只有一个窗口打开，请先关闭除一个以外的其余所有窗口，然后保存并关闭工作簿。
——模块工作表丢失
工作表来自早期版本的Microsoft Excel Excel 2000 及Excel 更高版本保留了Excel 4.0 版的宏工作表和Excel 5.0 版的对话工作表。模块工作表将转换成工作簿的Visual Basic for Applications 工程中的模块。
运行、查看和修改这些工作表若要在Excel 2000 或Excel 的更高版本中编辑转换的宏工作表和对话工作表，请运行“Visual Basic 编辑器”（Microsoft Visual Basic 编辑器:一种环境，可编辑已录制的宏并编写新宏和Visual Basic for Applications 程序。）。
——无法重命名工作表
显示工作表标签如果未显示工作表标签，请单击“工具”
菜单上的“选项”，单击“视图”选项卡，再选中“窗口选项”下的“工作表标签”复选框。
缩小水平滚动条工作表标签可能被滚动条覆盖。若要缩小滚动条区域，请查找屏幕最左边滚动条旁的选项卡分隔栏。
1.指向标签分割条。
2.当指针变为分割指针时，可将标签分割条向右或向左拖
动。如果想将标签分割条返回到初始位置，请双击标签分割条。
提示通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，并从快捷菜单上选择所需工作表，可激活工作表。
指向标签分隔栏，当鼠标指针变为拆分指针时，向右拖动
标签分隔栏，直到出现工作表标签为止。
——检查工作簿是否被保护
若要重命名工作表，请先关闭保护。
1.在“工具”菜单上，指向“保护”，再单击其中的“撤消工作簿保护”命令。
2.如果提示输入密码，请输入在保护工作簿时设置的密码。请注意：密码是区分大小写的。因此，一定要严格按照当初创建的格式键入密码，包括大小写字母。
——在屏幕底部没有出现工作表标签
显示或隐藏所有的工作表标签
1.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“视图”选项卡。
2.选中或清除“工作表标签”复选框。若要显示工作表标签，请扩展标签滚动区域。
——增减标签栏上显示的工作表标签
1.指向标签分割条。
2.当指针变为分割指针时，可将标签分割条向右或向左拖
动。如果要将标签分割条返回到初始位置，请双击标签分割条。
提示通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，并从快捷菜单上选择所需工作表，可激活工作表。
——工作表名称被切断或难以读取
增加滚动条的高度。在Microsoft Windows 的“控制面板”中，双击“显示”图标，再单击“外观”选项卡，然后单击“项目”列表中的“滚动条”，最后增加“大小”框中的数值。
（二）关于文档工作区
文档工作区网站是Microsoft Windows SharePoint Services 网站，可集中一个或多个文档。不管是通过直接处理文档工作区副本，还是通过处理自己的副本，同事们都可以很容易协同处理文档，他们可以使用已保存到文档工作区网站上副本的更改定期更新他们自己的副本。
——文档工作区的创建
通常，使用电子邮件将文档作为共享附件发送时，会创建文
档工作区。作为共享附件的发件人，您将成为该文档工作区的管理员，而所有的收件人都会成为文档工作区的成员，他们会被授予参与该网站相关讨论的权限。
创建文档工作区的另一种常见的方法是使用Microsoft Office 程序中的“共享工作区”任务窗格（“工具”菜单）。也可使用Windows SharePoint Services 网站上的命令来创建文档工作区。
从共享附件创建文档工作区时，网站会使用与它所基于的文档相同的名称。从“共享工作区”任务窗格或通过使用Windows SharePoint Services 网站上的命令创建文档工作区时，则可为网站指定任何名称。
注释使用“共享工作区”任务窗格时，仅可在Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003、Microsoft Office PowerPoint 2003 和Microsoft Office Visio 2003 中创建文档工作区。
创建文档工作区时，您的Office 文档会存储在新文档工作区中的文档库（文档库:在其中共享文件集合的文件夹，这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联，这些信息显示在为该库列出的内容中。）中，在该工作区中成员可以通过在Web 浏览器（Web 浏览器:解释HTML 文件、将其设置为网页格式并加以显示的软件。Windows Internet Explorer 等Web 浏览器可以访问超链接、
传输文件并播放嵌入到网页中的声音或视频文件。）或某Microsoft Office 程序中打开您的文档来访问它。
——文档工作区功能
因为文档工作区是Windows SharePoint Services 网站，所以成员可以使用Windows SharePoint Services 功能，如使用“任务”列表来彼此分配待办项目，使用“链接”列表来创建指向资源相关材料的超链接，以及在文档库中存储相关或支持文档。
在Web 浏览器中打开文档工作区时，可以像自定义任何Windows SharePoint Services 网站一样来自定义它。
——文档更新
注释文档更新仅对于Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 和Microsoft Office PowerPoint 2003 中的文档和单个文件网页(MHTML) （单个文件网页(MHTML):以MHTML 格式保存的HTML 文档，其中集成有嵌入式图片、Java 小程序、链接文档以及文档中所引用的其他支持项目。）、Microsoft Office Visio 2003 中的文档以及Word 和Excel 中的XML 文件可用。
使用Word、Excel、PowerPoint 或Visio 打开文档工作区所基于的文档的本地副本时，Microsoft Office 程序会定期从文档工作区获取更新并使它们对您可用，例如，如果其他成员已编辑他们自己的文档副本并已将那些更改保存到文档工
作区中。
如果对工作区副本的更改与您对您的副本所做的更改有冲突，您可以选择保留哪个副本。
当完成编辑您的副本时，您可将更改保存到文档工作区，在那里其他成员可获取这些更改并将它们合并到他们的文档副本中。
注释对于Word、Excel、PowerPoint 和Visio，在文档的副本之间合并更改和解决冲突的详细方法会有所不同。二按视图显示和打印设置
（一）创建或删除自定义视图
在创建视图之前应将工作簿设置成所需的显示和打印格式。如果视图中包含打印设置，则该视图中将包含所定义的打印区域（打印区域:不需要打印整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容。），或者当工作表中没有定义打印区域时，则打印区域包括整张工作表。
——创建自定义视图
1.更改要保存在视图中的设置？。
2.在“视图”菜单上，单击“视图管理器”。
3.单击“添加”。
4.在“名称”框中，键入视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作
簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）的名称。请确保视图的名称里包含活动工作表的名称以便于识别。显示视图时，Microsoft Excel 会切换到创建视图时的活动工作表中。Excel 在“视图管理器”对话框里列出了工作表中的所有视图。
5.在“视图包括”框中，选择所需的选项。
——删除自定义视图
1.在“视图”菜单上，单击“视图管理器”。
2.在“视图”框中，单击所需的视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）名称，再单击“删除”。
（二）打印自定义视图
1.在“视图”菜单上，单击“视图管理器”。
2.在“视图”框中，单击要打印的视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）的名称。
3.单击“显示”。
4.单击“打印”。
注释Microsoft Excel 在视图中保存了以前为工作簿中的每张工作表定义的打印区域（打印区域:不需要打印整个
工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容。）。如果工作表中没有定义过的打印区域，那么Microsoft Excel 会打印整个工作表。
（三）显示自定义视图
1.在“视图”菜单上，单击“视图管理器”。
2.在“视图”框中，单击所需的视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）名称。
3.单击“显示”。
三排列窗口和查看工作表
（一）并排比较工作簿
1.打开要并排比较的工作簿
2.在“窗口”菜单上，单击“并排比较”。
3.在“并排比较”工具栏（工具栏:包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按Alt 然后按Shift+F10。）上，执行下列任何操作：
?如果要同时滚动工作簿，则请单击“同步滚动”。
?如果要将工作簿窗口重置为您最初开始比较工作簿时所在的位置，则请单击“重置窗口位置”。
4.单击“关闭并排比较”，停止比较工作簿。
注释如果打开两个工作簿，“窗口”菜单上的命令将包括这些工作簿中的其中一个文件名。例如，打开“workbook1.xls”和“workbook2.xls”。当查看“workbook1.xls”时，“窗口”菜单会将命令显示为“与workbook2.xls 并排比较”。
提示如果已经关闭“并排比较”工具栏，但需要它再次显示，则可在“工具”菜单上单击“自定义”，单击“工具栏”选项卡，然后在“工具栏”列表中选择“并排比较”。（二）更改新工作簿的工作表数量
1.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“常规”选项卡。
2.创建新工作簿时，在“新工作簿内的工作表数”框中，输入在创建新工作簿时要添加的默认工作表数。
（三）关闭工作簿窗口
单击工作簿窗口右上角的“关闭”（四）关于查看工作簿和工作表
Microsoft Excel 工作簿是包含一个或多个工作表（工作表:在Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。）的文件，该文件可用来组织各种相关信息。可同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。在创建图表时，既可将其置于源数据所在的工作表上，也可将其放置在单独的图表工作表（图表工作表:工作簿中只包含图表的工作表。当希望单独查看图表或数据透视图（独立于工作表数据或数据透视表）时，图表工作表非常有用。）上。
通过单击工作簿窗口底部的工作表标签，可从一张工作表或图表移动到另一张工作表或图表上。还可以用不同的颜色来标记工作表标签，以使其更容易识别。活动工作表的标签将按所选颜色加下划线，非活动工作表的标签全部被填上颜
色。
——同时查看工作表的不同部分
拆分工作表要单独查看或滚动工作表的不同部分，您可以将工作表水平或垂直拆分成多个单独的窗格（窗格:文档窗口的一部分，以垂直或水平条为界限并由此与其他部分分隔开。）。将工作表拆分成多个窗格后，您就可以同时查看工作表的不同部分。这种方法有时非常有用，例如，当您需要在较大工作表中的不同区域间粘贴数据时。在下面的示例
中，您可以在上面的窗格中查看不同城市的行，而在下面的窗格中始终显示二月份的汇总。
就像下面的两个窗格一样，右边的两个窗格也会一起滚动。保持标志或数据可见为了在滚动工作表时保持行或列标志或者其他数据可见，您可以“冻结”顶部的一些行和/或左边的一些列。当您在工作表中的其他部分滚动时，被“冻结”的行或列将始终保持可见而不会滚动。
垂直滚动工作表中的其他部分时，第一行的标志保持固定。您不能同时拆分工作表和冻结工作表中的部分数据。
注释打印工作表时，拆分或“冻结”的窗格不会自动打印在每一页上。您必须指定要打印的标志。
——创建自定义视图
可将一组显示和打印设置保存为一个自定义视图，然后即可随时应用该自定义视图。例如，您有一张包含四个不同地区
销售额数据的工作表，则可为每一地区的数据设置一个视图并将其保存。这样，只要打开该工作表，即可选择某个视图来显示数据。
视图管理器存储的内容可存储的设置包括显示选项、窗口大小及窗口在屏幕中的位置、窗口拆分或冻结窗格、活动工作表以及创建视图（视图:视图是一组显示和打印设置，可对其进行命名或将其应用于工作簿。同一个工作簿可有多个视图，而无需将其保存为单独的工作簿副本。）时选定的单元格。也可以有选择地保存隐藏的行、隐藏的列、筛选器设置以及打印设置。
视图管理器包括整张工作簿。如果在添加视图前隐藏了某张工作表，那么每次显示该视图时，Excel 都会隐藏这张工作表。
——隐藏工作簿的一部分或全部
如果您隐藏了工作簿的一部分，则数据将从视图中移走，但并不从工作簿中删除。如果保存并关闭了工作簿，下次打开它时隐藏的数据仍然会是隐藏的。打印工作簿时，Microsoft Excel 不会打印隐藏部分。为避免其他用户显示隐藏的工作表、行或列，可以使用密码保护工作簿或工作表。
隐藏工作簿和工作表为避免屏幕上的窗口和工作表数量太多，并防止不必要的更改，您可以隐藏工作簿和工作表。例如，您可以隐藏包含敏感数据的工作表，或隐藏包含宏
（宏:可用于自动执行任务的一项或一组操作。可用Visual Basic for Applications 编程语言录制宏。）的工作簿，而隐藏宏将使得该宏可以在不出现宏工作簿窗口的情况下运行。隐藏的工作簿或工作表是可以访问的，其他文档可以使用其信息。
隐藏行和列您可以隐藏未被使用或不希望其他用户看到的行和列。
隐藏窗口元素为了尽可能多地利用屏幕显示工作表数据，您可以隐藏大多数窗口元素。这些窗口元素包括Microsoft Windows 任务栏和Excel 的标题栏、工具栏、公式栏和状态栏。只要工作簿是打开的，这些元素就会保持隐藏状态。当您关闭该工作簿并再次打开它后，这些元素又会重新显示。
（五）还原最小化的窗口
请执行下列操作之一：
?在Windows 任务栏上，单击要还原的窗口名称。
?从程序内，单击要还原窗口的标题栏（标题栏:窗口、对话框或工具栏顶端的水平栏，显示文档、程序或工具栏的名称。）上的“最大化”按钮。
提示若要快速还原可见的最小化窗口，请双击最小化窗口的标题栏。
（六）切换到全屏显示视图或普通视图
切换到全屏显示视图
在“视图”菜单上，单击“全屏显示”。
切换回普通视图
在“全屏显示”工具栏（工具栏:包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏，请按Alt 然后按Shift+F10。）上，单击“关闭全屏显示”。
注释如果隐藏了“全屏显示”工具栏，则可以通过单击“视图”菜单中的“全屏显示”来还原工具栏和隐藏元素。（七）删除窗口中的拆分或撤消窗口冻结
?若要恢复已拆分为两个可滚动区域的窗口，可双击拆分窗格（窗格:文档窗口的一部分，以垂直或水平条为界限并由此与其他部分分隔开。）的分割条的任意部分。
?若要删除非滚动“冻结”窗格，可单击“窗口”菜单中的“取消冻结窗格”。
（八）缩放显示范围
在“显示比例”框中，单击所需的显示比例，或键入从10 到400 之间的数字。
如果要将选定区域扩大至充满整个窗口，请单击“选定区域”。
注释缩放操作并不影响打印。除非更改了“页面设置”对话框中（“文件”菜单）“页面”选项卡上的缩放比例，否则工作表将按照100% 的比例打印。
（九）通过拆分或冻结窗格查看工作表的两个部分
拆分窗格
1.在垂直滚动条的顶端或水平滚动条的右端，指向拆分框。
2.当鼠标变为拆分指针后，将拆分框向下或向左拖至所需的
位置。
冻结窗格
冻结窗格（窗格:文档窗口的一部分，以垂直或水平条为界限并由此与其他部分分隔开。）使您得以选择滚动工作表时始终保持可见的数据。在滚动时保持行和列标志可见。
1.若要冻结窗格，请执行下列操作之一：
2.在“窗口”菜单上，单击“冻结窗格”。
（十）同时显示多张工作表或工作簿
1.打开需要同时显示的工作簿。
若要在活动的工作簿中同时显示多张工作表，请单击“窗口”菜单上的“新建窗口”。切换至新的窗口，然后单击需要显示的工作表。对每张需要显示的工作表重复以上操作。
2.在“窗口”菜单上，单击“重排窗口”。
3.在“排列方式”下，单击所需的选项。
如果只是要同时显示活动工作簿中的工作表，请选中“当前活动工作簿的窗口”复选框。
提示若要将工作簿窗口还原回整屏显示，请单击工作簿窗口右上角的“最大化”。
（十一）重置工作簿和工作表设置
1.如果需要保存Book.xlt 或Sheet.xlt 文件，请将其重命名并保存到Templates 文件夹中，该文件夹通常位于：
C:\Documents and Settings\user_name\Application Data\Microsoft\Templates
2.请执行下列一项或多项操作：
?在Microsoft Windows 资源管理器中，删除XLStart 文件夹下的所有模板文件。XLStart 文件夹通常位于：
C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\XLStart
?如果这些文件不在XLStart 文件夹下，请打开“选项”对话框（“工具”菜单），在“常规”选项卡上“启动时打开此项中的所有文件”所指定的文件夹中查找。
?若要恢复工作簿的原始设置，请删除Book.xlt。
若要恢复工作表的原始设置，请删除Sheet.xlt。
（十二）最小化Windows 桌面上的所有程序窗口
请执行下列操作之一：
?在Windows XP 中，右键单击Windows 任务栏的背景，再单击快捷菜单（快捷菜单:显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单，请用右键单击某一项目或按下Shift+F10。）中的“显示桌面”。
?在Windows 2000 中，右键单击Windows 任务栏的背景，再单击快捷菜单中的“最小化所有窗口”。
（十三）最小化窗口或文档
?单击活动窗口标题栏（标题栏:窗口、对话框或工具栏顶端的水平栏，显示文档、程序或工具栏的名称。）上的“最小化”按钮。该程序窗口将最小化为Windows 任务栏上的按钮。
注释以下是可用来操作窗口或Microsoft Office 文档的键盘快捷方式。
Alt+空格键+N 最小化窗口
Windows 徽标键+M 最小化所有窗口
Ctrl+F9 最小化Office 文档
四设置工作表的格式
（一）插入新工作表
——添加单张工作表
?单击“插入”菜单上的“工作表”。
——添加多张工作表
确定要添加的数目或工作表。
1.按住Shift，然后在打开的工作簿中选择要添加的相同数目的现有工作表标签。
示例：如果要添加三个新的工作表，则可选择三个现有工作表标签。
2.单击“插入”菜单上的“工作表”。
——插入基于自定义模板的新工作表
首先必须创建所需的自定义工作表模板。
操作方法
1.请确定要创建的模板类型：
工作簿模板
创建作为模板的一个工作簿，该工作簿中要包含以后新建工作簿中所需的工作表、默认文本（例如页标题、行标和列标）、公式、宏（宏:可用于自动执行任务的一项或一组操作。可用Visual Basic for Applications 编程语言录制宏。）、样式（样式:字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。）和其他格式。
工作表模板
创建只包含一张工作表的工作簿，该工作表中含有与之同类
型的所有新建工作表的格式、样式（样式:字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。）、文本和其他信息。
?若要创建默认工作簿模板（默认工作簿模板:用户创建的Book.xlt 模板可更改新建工作簿的默认格式。在启动Excel 或没有指定模板而新建工作簿时，Excel 用该模板创建一个空白工作簿。）或默认工作表模板（默认工作表模板:即创建的Sheet.xlt 模板，该模板用于更改新建工作表的默认格式。向工作簿添加新的工作表时，Excel 用此模板创建空白工作表。），请选择“XLStart”文件夹或替补启动文件夹（替补启动文件夹:XLStart 文件夹之外的文件夹，该文件夹包括在启动Excel 时要自动打开的工作簿或其他文件，以及在新建工作簿时可以使用的模板。）。“XLStart”文件夹通常在：C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\XLStart
?若要创建自定义工作簿或工作表模板，请选择“Templates”文件夹，该文件夹通常在：
C:\Documents and Settings\user_name\Application Data\Microsoft\Templates
6.在“文件名”框中输入模板的名称。请执行下列操作之一：工作簿模板
?键入“book”以创建默认工作簿模板。
若要创建自定义工作簿模板，请键入任何有效的文件名。
工作表模板
?键入“sheet”以创建默认工作表模板。
若要创建自定义工作表模板，请键入任何有效的文件名。7.单击“保存”，再单击“文件”菜单上的“关闭”。
1.用鼠标右键单击工作表标签，再单击“插入”。
2.双击包含所需类型的工作表的模板。
（二）更改单元格网格线的颜色
1.请选中需要更改其中的单元格网格线颜色的工作表。
操作方法
当您输入或更改数据时，将会影响所有被选中的工作表。这些更改可能会替换活动工作表和其他被选中的工作表上的数据。