当前位置:文档之家 > 事业单位档案管理信息化建设再思考

事业单位档案管理信息化建设再思考

事业单位档案管理信息化建设再思考

作者:张玉红

来源:《办公室业务(下半月)》 2019年第2期

【摘要】事业单位要积极开展档案管理信息化建设工作,促进事业单位档案管理工作健康、有序、规范发展,本文对档案管理信息化建设进行分析并提出措施。

【关键词】档案管理信息化建设;再思考

计算机技术、网络技术、信息技术等不断发展的新形势下,档案管理信息化建设也成为发展的趋势,只有档案信息化建设与社会现代化需求、市场经济发展需求相适应。才能够有效共享档案信息资源,促进事业单位的工作效率不断提升。

一、事业单位档案信息化管理的主要优势

档案管理信息化建设是应用技术生成、管理、开发利用档案的过程。是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则和新理论。确立网络环境下档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。在之前传统的档案管理过程中,其存在着较多的问题,如管理工作十分繁琐,管理人员的工作量十分大,并且由纸张进行管理的方式十分落后,在保存的时候较为费力,很有可能造成信息资源的损坏。但是,采用信息化管理方式能够有效地改善传统管理方式所存在的问题,并且优势也十分的明显,具体表现在以下几点:

一是档案的管理优势。传统档案管理模式下,采取纸质资源和人工录入,纸张容易遭到损坏,增加了信息资源采集、存储和管理的难度。而通过信息化建设,则可以将电子、网络平台构建起来,采取电子录入的方式,可按文件形成的先后顺序排列打印,运用电子磁盘对档案进行存储管理,增加了档案的储存空间,并能较方便地对档案进行调阅与使用,对有价值的历史资料方便利用,恢复其历史资料的使用价值,信息化档案管理水平的提升有着十分显著的作用。

二是档案的查询优势。1.提高经济效益,数字化管理档案使传统纸质为载体档案的信息对象转化为机读档案,节约了保管费用及空间,查阅方便迅速。2.提高办公效率,真正让办公人员足不出户知晓任何事,为领导决策提供服务,数字化档案管理使查询变得简单。3.增强档案原件保护,使档案更加安全,防止部分档案篡改的行为。

三是档案的利用优势。档案信息化管理,有利于事业单位实现对档案的分类管理,帮助有需要的人快速查找所需要的材料和信息。传统的档案管理是人工完成,查找时费力、费工,容易混淆档案资料。而加强档案信息化管理能解决这些难题,依托计算机和网络检索关键词,提高了档案的利用率。

二、事业单位档案管理信息化建设的主要措施

一是要大力提升档案管理人员的综合素质。《档案法》第九条对档案工作人员的要求只是“应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识”。档案管理人员是档案信息化建设的重要基础,只有大力提升管理人员的综合素质,才能不断推进档案信息化建设进程。首先,让档案管理人员从思想上重视档案工作,把握工作开展过程中的注意事项。其次,要定期培训档案管理工作人员,积极开展档案管理讲座,深入讲解档案工作信息化、档案管理常态化,努力培养网络服务需要的设计人才,不断提高档案管理人员的工作技能、计算机技术水平等;同时,积极引进优秀人才,减少工作人员因操作不熟练而产生错误档案信息的情况,从而提高档案管理工作效率,实现档案管理信息化目标。

TOP相关主题