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钢铁集团有限公司ERP系统培训手册

湘潭钢铁集团有限公司ERP系统培训手册

总帐部分

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控制编码: 湘钢/ORACLE/MANUAL/GL

当前版本: 1.0

文件控制更改记录

审阅

分发人员

文件控制................................................................. I

更改记录.............................................................. I

审阅.................................................................. I 目录................................................................... II

编写说明 (1)

相关操作键说明

本文档的操作步骤中使用的菜单路径等按照以下方式标识：

N 应用产品路径

M 应用产品菜单

B 命令按钮

R 屏幕分区

职责菜单

本章明确在Oracle总帐管理系统中用户职责对应的菜单。

总帐系统基本业务流程

业务流程图

本部分用于说明根据湘钢的业务及Oracle系统的功能，由湘钢方面提供确定的业务流程。

凭证录入

操作说明

本操作适用于所有在总帐中直接处理日记帐输入的业务。

日记帐概念等同于凭证概念。

操作路径

日记帐\输入

操作过程

1. 进入日记帐\输入

定位至輸入日记帐屏幕，若要使用批组控制，选择：新建批按钮，新建一日记帐批，否则选择：新建日记帐按钮，新建一日记帐，进入日记帐输入屏幕。

说明：在一批下可以输入多笔分录。批组控制有助于查询在同一批下的若干分录。但即使没有使用批组控制，系统也会为单独的每一笔日记帐自动生成一个批名。系统过帐时可根据批名选择过帐。建议使用批组控制。

2. 输入以下批组信息:

批组：批名称，按财务部统一制定批名命名规则。

周期：输入批组内的日记帐所属的会计期。

余额类型：系统设置为实际的,实际是相对与预算而言。

说明: 批组的摘要,可以缺省。

总额控制：一批中借方或贷方金额总数（不输）

状态：过帐状态设置为未过帐，资金状态取决与是否在系统中启动了预算，启用则设置为必需，审批设置为必需。

创建日期：录入批组的创建日期。

输完如上内容后选择按钮：日记帐。

3.输入以下日记帐信息：

日记帐：分录名称。

期间：分录所在的会计期，与批组中的周期一致。

类别：可通过值列表选择记帐凭证的类型，人工日记帐的类别有内部银行凭证、现金凭证、银行凭证、转帐凭证四种。

余额类型：A，表示实际的。与批组中的余额类型一致。

说明：分录摘要。

总额控制:一张日记帐中包括的分录总金额(不输)。

有效日期：日记帐的有效日期，若选择的是上一会计期，则该日期缺省为上一会计期的最后一天。

来源:系统设置为手工。

折换：输入币种及外币的汇率类型。对于外币，需要选择汇率日期及汇率类型,系统设置为用户汇率,需要手工输入汇率。本位币可以缺省。

行：分录行的编号，如 1，2，3等。

帐户：分录行中的借贷帐户。

借项/贷项：输入分录行的借贷方金额。对于外币则录入原币金额，系统将自动根据汇率值进行换算。

3.保存日记帐信息

日记帐录入完毕后,可单击工具栏上“√”按钮，存盘并继续录入下一张凭证。

注：按钮其他明细、更改币种、其他活动为日记帐修改的选项，在输入日记帐时无须选择。

特殊说明

根据湘钢的整体解决方案，所有涉及应收账款科目的收款业务在应收系统中进行处理，所有涉及应付账款科目的付款业务在应付系统中进行处理。其他所有的凭证均通过总账系统将录入，其中包括：其他应收涉及的收款、其他应付涉及的付款、内部往来及一些日常的转账业务等。

凭证修改

操作说明

本操作用于在总帐中进行日记帐调整的业务。调整分为以下几种情况

若分录即未审核也未过帐，可以直接在分录上修改。

若分录已审核但未过账，可取消审核状态后直接在分录上修改。

若分录已过帐，则可补记一张凭证或将原分录冲回。

日记帐概念等同于凭证概念。

操作路径

日记帐\输入

操作过程

一. 对未审核且未过帐分录

1. 进入日记帐\输入

2. 查询

在查找日记账屏幕中输入查询条件，在输入日记账屏幕中根据查询条件选择要调整的分录。

3. 修改

特殊说明

因为凭证在保存时系统自动产生凭证号，为保证各单位的凭证号连续，尽管在审核前系统允许删除凭证，但根据湘钢的情况规定，所有凭证一旦输入并保存，如果有错只能修改不允许删除。

更改摘要、分类及来源：直接在说明上、分类上或来源上修改

更改会计期：选择其他活动按钮，选择更改周期，输入更改的会计期。

更改货币：选择更改货币，输入更改的货币币种。

4.保存

修改完毕后,可单击工具栏上存盘按钮，保存修改信息。

二. 对已审核但未过帐分录

进入日记帐\输入屏幕

查询出待修改凭证

取消审核

点击其他活动按钮，选择没有对批进行审批按钮，以取消本日记账批的审核状态。

修改

保存

三. 对已过帐分录

1. 进入日记帐\输入屏幕

2. 查询

在查找日记账屏幕中输入查询条件，在E输入日记账屏幕中根据查询条件选择要调整的分录。

3. 取消

3.1. 选择其他明细

3.2. 选择周期即冲回分录所在的会计期，一般为当期

3.3. 选择冲销方式

3.4. 点击取消日记帐按钮冲销凭证

4.运行

系统运行一后台进程，进程名为取消日记帐。进程运行完毕后，系统自动生成一冲回分录。分录批组名规则为：冲销+被取消的日记帐名称+取消时间+进程号。

同时原分录的状态变为已冲销。将该批过帐，则原分录得以冲回。

注：日记帐冲回的方法由日记帐类型中规定的冲回方法确定。日记帐类型的冲回方法可以选择，有以下两种：

更改标志：冲回的借贷方向不变，借贷金额正负变号。

转换借贷：冲回的借贷方向改变。

在设置\日记帐\分类中可进行以上选择。

凭证引入

本部分用于介绍在总帐系统中，如何从其他系统的接口表中引入凭证。

操作说明

上游模块在向总帐过帐后，当期业务产生的会计信息全部过到与总帐的接口表中，总帐通过该操作从接口表中抓取会计信息。

应收款、应付款、采购模块在向总帐过帐时既可将会计信息提交到接口表，也可直接提交到总帐，在会计信息直接提交到总帐的情况下，无须对之进行引入；库存模块必须在总帐进行引入。本操作适用于上游模块仅将会计信息提交到接口表的情况。

附：此章操作不属于一般GL业务人员操作范围。

操作路径

操作过程

进入日记帐/引入/运行

进入导入日记帐窗口

2、选择引入内容

来源：选择分录来源的模块：如应收款、应付款、采购、库存等。

组标识：选择引入的标识号。应收款、采购模块在向总帐每过一次帐，会产生一个标识号，总帐可以根据标识号引入。其他模块向过帐没有标识号时，可以根据日期范围来引入。

3、选择引入选项

创建汇总日记帐：选择该项，日记帐引入后，相同科目的余额会累计，没有明细。

日期范围：输入需引入会计信息的起始和终止的总帐日期。总帐将根据该总帐日期范围来引入数据。

导入说明弹性域：决定上游模块的其他有关信息是否需要引入。

4、引入

选择引入按钮，引入日记账。选择该按钮后，系统将产生一后台进程，进程完毕后，分录在总帐中自动生成。

各模块在总帐中的分录都带有具有一定特征的批名，并且一批下的每一笔分录均来自于某一总帐的

批名特征批组下的常见分录名

上游模

块

定义经常性分录

本部分用于介绍如何在总帐中定义经常性分录的公式。

操作说明

该操作主要适用于定期发生的一些重复性分录的处理，如费用的预提、待摊，税金的计提等分录的定义与生成等。总帐的解决方案是定义重复性分录公式，在定义之后，定期运行这些公式即可得到所要分录，避免了重复性的的手工录入工作。

总帐能提供三种类型的重复性分录：

框架分录：仅有分录的借贷方科目，金额需要手工补充。

标准分录：有借贷方及金额，但借贷方金额是固定数。

公式分录：有借贷方及金额，借贷方金额是变量。其值根据变量的值来定。

经常性分录是手工对分录的每一行都指定一公式，一个公式只能得到一个分录行金额。典型的业务根据收入计提税金等。可用于生成所有的重复性分录。

操作路径

日记帐/定义/经常性

操作过程

进入日记帐/定义/经常性

2、创建经常性日记账分录

批：批组名将作为生成的重复性分录批组名的一部分。

上次执行：标明该批组执行的最后一个会计期和日期，是不可输入的。

自动复制:若需用其他批组的经常性分录公式，则选择该批组名，将该批下的公式拷贝至当前批。

日记帐分录名称: 输入日记账分录名称，该名称将作为所生成日记账名的一部分。在一批组下可以定义若干日记帐分录。

日记帐分录分类：输入日记账分录类别：内银、现金、银行、转帐，分类将作为重复性分录的类别。

有效日期：定义公式的有效日期范围。

3、定义日记账分录行

栏目：进入公式编辑屏幕。每一栏代表一个分录行。

账户：输入栏目所在的行数及该行使用的账户。

输入该分录行的计算公式（或计算步骤）：

公式可以是常数，也可以是带变量的公式。变量为某帐户某期间的余额或本期发生净值，公式将决定该分录行是如何计算其金额的。如要定义框架分录，则只须输入该行的帐户既可，无须公式。

输入计算公式：A * B，则应输入如下几项：

步骤运算符金额帐户

1 输入A

2 * B

定义自动抵消行的帐户：当定义的分录借贷不平时，将差额记入自动抵消行帐户，该行不需要输入公式，行号必须为9999。

4、存盘

按保存按钮存盘。

实例

定义每月按其他业务收入余额的5%计提营业税，做凭证如下：

借：管理费用–税金

贷：应交税金–应交营业税

定义方法

1、定义第1行

在Line行中输入“1”，在账户中输入借方科目“管理费用–税金”。

定义第2行为抵销行

在行中输入“9999”，在账户中输入贷方科目“应交税金—应交营业税”。

生成经常性分录

本部分用于介绍如何在总帐中通过定义的公式生成一些常用的日记帐

操作路径

日记帐/生成/经常性

操作过程

进入日记帐/生成/经常性

2、选择要运行的会计期。会计期决定了系统生成的分录所在的会计期。

3、选择要运行的重复公式。

4、选择生成按钮，系统将产生一后台进程，自动生成经常性分录。

特殊说明

经常性分录一般应在月末过帐后或相关科目的余额已确定后提交运行。

凭证过账

本部分用于介绍如何对凭证进行过账。

操作说明

月末结帐时应确保当期发生的所有业务已正确，并将日记帐全部过账。日记账过帐后才影响本期的发生额及余额。

日记账可在月末一次性过账，也可在每天审核后进行过账。

可通过两种方式将日记账过账：

根据选定日记账批过账。

批量选择过账。

操作路径

日记帐/输入

操作过程

根据选定日记账批过账

1. 进入日记帐/输入

2. 查找并选定待过账日记账批。

3. 选择其他活动按钮，进入其他活动屏幕。

4. 选择过账按钮，系统自动提交一后台过账进程，进程运行完毕后，系统自动更改s批状态和其他明细中的日记账过账状态域为过帐的，完成对当前所选择日记账批的过账。

批量选择过账

进入日记账/过账

输入待过帐日记帐分录的选择标准，如周期、批组等，选择查寻按钮，进入日记账过账屏幕，显示所有符合条件的日记账。

3.选中所有待过帐分录批组左边的小方框。

4.选择过帐按钮，系统自动提交一后台过账进程，进程运行完毕后，系统自动更改所选日记账的批状态和其他明细中的日记账过账状态域为过帐的，完成对当前所选择日记账批的过账。

特殊说明

对于不满足过帐条件的日记帐，系统会以灰色标识，并显示不能过帐的原因，不能过账原因主要有以下几种：

控制总额和实际总额不一致

过帐期间是未打开的会计期间

分录借贷不平衡

手工填写的凭证未审核

对于这部分不能过帐的日记帐，应查明原因，修改相应错误后才能过账。

凭证打印

本部分用于介绍如何对打印凭证。

操作路径

Report/Request/Standard 报表/请求/标准

操作过程

1. 进入Report/Request/Standard 报表/请求/标准

2. 选择 Single Request 单个请求选项，提交一个请求.

在Submit Request 提交请求窗口选择请求“GL Journl Voucher”。在Parameter 参数窗口输入凭证号。

选择Submit Request提交请求按钮

请求运行结束后，查看并打印请求View Output输出结果。

会计科目

本部分用于介绍湘钢的会计科目结构及其值的维护方法。

湘钢会计科目结构

Oracle系统中会计科目是以分段式的形式来实现的，即将会计科目分为许多段，每段用于反应不同的核算分类。

湘钢目前采用的科目结构共有七个段，其具体内容如下：

湘钢的科目结构

公司段

长2位，用于表示湘钢管辖的所有公司。

成本中心段

长5位，用于确定湘钢的成本中心。

科目段

长7位，表示湘钢的科目,根据财政部新企业会计制度的规定进行设置。

明细科目段

长6位，表示湘钢的科目，根据会计核算要求设立。

项目段

长8位，表示湘钢的科目，根据会计核算要求设立

参考段

长4位。参考字段，目前用以表示施工单位。