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补充内容

同志们:

我讲的题目是公文规范,公文规范内容丰富,概念宽泛,由于时间关系,今天只能选一些与我们实际工作关系相对密切的方面与同志们一起交流学习。公文对办公室工作的同志来说按触得多些,从事业务工作的管理人员也要经常办文,撰制公文,办文并不是办公室一个部门的事。随着办公条件的改善和办公自动化的进步,普及公文的基本常识和规范要求成为必然。考虑到大家主要从事业务执法工作,有些内容可作为了解,但有些内容还是要求我们必须掌握的。

国家行政机关公文主要有13种:

1、命令(令):是法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。除军事部门外,国家主席、国务院及其所属各部、委、地方各级人民政府,以及特殊情况下由县级以上政府受权的机构(如防汛指挥部),才可以在法律规定的权限内发布命令。

2、决定:是领导机关对重要事项或者重大行动做出安排和决策所使用的一种下行公文。适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告:是较高级别的国家行政机关、法定机关向国内外宣布重大事项或者法定专门事项的周知性公文。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告:是行政机关、企事业单位用于在一定范围内公布应当遵守或周知事项的周知性公文。适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知:是上级向下级传达指示、布置工作、知照事项时所使用的一种下行公文。它是一种应用范围极广、使用频率最高的公文。适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。如布置工作通知、召开会议通知、转发文件通知、任免通知、事项通知。

6、通报:是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况,以推动面上工作的一种下行公文。通报具有知晓性的指导性特点,它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用,主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用,具体说,一是嘉奖和告诫作用;二是交流作用。

7、议案:是各级人民政府或法定的机构、组织、有关人员,按照法律程序向人民代表大会或常务委员会提请审议事项的公文。根据制发议案作用的不同,分为政府议案、组织议案和代表议案。

8、报告:是用以向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的一种上行公文。报告可用于陈述以下几方面事项:一是定期或不定期地向上级汇报工作;二是向上级反映情况;三是答复上级机关的查询;四是说明向上级机关报送文件、物品的情况。

9、请示:是用于向上级机关请求批准或指示的一种上行公文。凡是下级机关无权解决、无力解决以及按规定应经上级决断的问题,必须正式行文向上级请示。

10、批复:是用于答复下级机关、单位请示事项的一种下行公文。它总是针对下级机关、单位呈请的请示被动行文。

11、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见最具兼容性,体现在以下几方面:一是内容的多样性,它既可以对工作作出指导,提出要求,又可以对工作提出建议,或者对工作作出评估,提出批评,既可用于党政领导机关,也可用于人民团体、企事业单位,既可用于上级,又可用于下级甚至基层组织。二是行文方向的多

向性,可用作下行文,表明主张,作出计划,阐明工作原则、方法和要求,可用作上行文,提出工作建议和参考意见,用作平行文,就某一专门工作向平行的或者不相隶属的有关方面作出评估、鉴定和咨询。三是作用的多用性,有的意见具有指导、规范作用,有的具有建议、参考作用,有的具有批评作用。

12、函:是不相隶属机关单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项所使用的一种公文。函属平行文,主要用于平行机关之间或不相隶属机关单位之间。特殊情况下,也可用于上下级机关之间以一些事务性的具体问题的联系,还可用于机关单位与个人的公务联系。函可分为公函和便函,公函的格式正规,便函的内容多涉及事务性的具体事项,格式更为灵活、简便,写法较自由,可不写标题、不编文号。便函常不列入正式文件处理。

13、会议纪要:用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。有如下特点:一是内容的纪实性,它是根据会议记录和会议材料整理而成的,注重真实、客观、准确,全面反映会议情况和会议精神,不得随意深化、拔高。二是表述的纪要性,它不像会议记录那样对会议发言和会议内容逐一记载,它是对会议结果的择要归纳。三是作用的限定性,它只对与会单位、与会人员有约束力,要求他们共同遵守、执行会议议定事项,若需在更大范围内发挥作用,则要由领导机关用“通知”下发执行。

公文处理程序

1、收文处理程序

签收—登记—审核—拟办(机关、单位文秘部门对需要办理的公文,提出初步处理意见,供领导审批时参考)—分发—批办—承办—催办—注办(公文处理完后,对办结情况简要注明)。

收文机关如分了内、外收发的,外收发签收一般不拆封,内收发才拆封。密件交机要人员启封,领导亲启件交本人启封,其余件均由指定文秘人员启封。重要信封(如上访信件)可将原封附在来件后一并处理。

对于下级上报需要办理的公文,审核的重点是:是否应本机关办理,则否符合行文规则,内容是否符合法律法规和有关规定,文种使用、格式是否规范。对不符合规定的公文,可以退回呈报单位并说明理由。

承办是公文处理的中心环节。承办的方式一是以具体贯彻、落实、办理的方式承办;二是以行文方式承办;三是会议、电话、面谈、复印批文批语等方式办理。

2、发文处理程序

拟稿(起草公文)—审核(由办公室对送交领导签发的文稿进行审核与修正)—签发—复核—缮印、校对—用印—分发—传递。

撰写公文要符合下列要求:(1)符合国家的法律法规、党和国家的方针政策;(2)实事求是,从客观实际出发,切实解决实际问题,所提工作原则、方法措施切实可行;(3)遵守行文规则及有关公文处理的规定;(4)完整、准确体现机关、单位领导意图,重点突出,观点明确;(5)语言做到准确、规范,简洁、精练,质朴、得体。

核稿时把好三关,做到三查:(1)查内容,一查是否需要行文;二查内容是否合法;三查内容是否可行,措施是否明确、具体、可行,有无与上级、同级和过去的规定相矛盾、抵触之处;四查内容是否可信,事实、数据、引文是否真实、准确;五查是否符合保密规定。(2)查语言,一查中心是否突出,观点是否正确,层次是否分明,条理是否清楚,文字表达是否简明、准确、朴实、规范;二查人名、地名、时间、数字、引文是否准确;三查标点符号是否正确;四查行文语气是否得体,措词是否恰当。(3)查格式,一查所用文种是否恰当;二查公文格式是否规范;三查主抄送机关是

否准确,有无多头主送、越级行文、滥抄乱送情况;四查是否符合行文规则;五查文稿书写材料是否符合规定。

3、办结文件处理程序

办结暂存—立卷—归档(个人不得保存应当归档的公文)—清退(按规定要退回发文机关的文件,以机密、绝密文件为清退重点)—销毁。

公文写作规范

(一)公文的特点

1、明确的工具性

这既是公文的基本特点,也是它的基本性质。公文是各级各类机关、团体、单位等组织行使管理职能和业务职能的重要工具,是为国家政务、社会公务和公众事务服务的。

2、直接的实用性

公文是根据公务活动的实际需要,为解决实际问题,为达到某一具体目的而撰写的,是直接用来处理公务的。它的内容总是有特定的指向,总是直接针对某一具体、现实的公务活动,并对处理这一事务有直接的实用价值,或指挥指导,或反映情况,或商洽工作,或沟通信息等。公文在法定的时间、空间范围内,对受文对象的行为能产生不同程度的强制性影响,具有强制阅读、强制执行、强制复文等执行效力。公文的实用性还体现在它的时效性,时间就是效率,公文撰写、处理,都要求迅速。

3、客观的真实性

真实是公文的生命,实事求是是公文写作的基本出发点。失实是行文的大忌,会给指挥、决策造成失误,给工作带来损失。公文的真实,不同于文艺作品那种“艺术的真实”,它必须是客观的真实,观点必须正确、鲜明;材料、情况必须真实准确;用词必须贴切,不能虚饰。

4、极强的法规政策性

5、特定的程式性

(二)公文写作的特点

1、写作主体的服从性、被动性

文艺创作总是体现着作者个人的意志,写作是主动进行的。而公文写作通常是代机关立言,应领导之命而作,撰写者是服从于、服务于领导意志,被动接受写作任务。这是公文写作的基本特点。

2、写作活动的群体性

公文写作从交拟、构思、拟稿到修改、定稿,需要撰写者、领导和群众等许多人的共同参与,是群体思维的结果、集体智慧的结晶。要求公文的撰写者要处理好个人与群体的关系。

3、写作过程的及时性

4、构思行文主要运用逻辑思维

逻辑思维,是一种舍弃具体表象,依靠概念、判断、推理而进行的思维活动。它要在思维过程中实现由形象到概念,由具体到抽象的转变,并以抽象的概念来揭示事物的本质,表述认知的结果。

在公文写作中,选题立意、筛选材料、安排结构、落笔行文等过程,主要靠逻辑思维来完成。要提高公文写作能力,必须“学点逻辑”(毛泽东语),懂点逻辑。

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