党政办公室借阅文件流程

档案借阅及归还
1范围
适用于公司档案室为各部门提供档案资料的借阅和查阅服务
2控制目标
2.1确保档案借阅使用过程中公司机密文档的安全
2.2确保档案借阅手续的规范与完备
2.3确保所归还的档案资料的完整
3主要控制点
3.1档案主管部门审批密级档案的借阅或外单位借阅
3.2机要管理员检查归还档案的完整情况
4特定政策
4.1逾期未归还档案者按违纪处理
4.2凡借阅档案者，外单位人员须持有单位介绍信，经档案主管部门批准后方可借阅或
查阅
4.3借阅者要爱护档案，不准在档案上涂改、圈划、折叠等
4.4档案利用者必须严守党和国家的机密，借阅档案不准转借，不得丢失，不得将档案
内容向无关人员泄露。

借阅和归还档案时，双方要当面点清。

如发现损坏、遗失等情况，除积极追查补救外，应及时向领导报告，并视情节轻重进行处罚
5档案借阅及归还流程C-15-03-002。

档案查阅借阅审批流程
1. 提出申请
需查阅或借阅档案的个人或单位向档案馆提交书面申请。

申请应包括以下内容:
- 申请人姓名或单位名称
- 申请目的
- 需要查阅或借阅的档案名称或编号
- 预期查阅或借阅时间
2. 初步审核
档案管理人员对申请进行初步审核,判断申请是否合理合法,所需档案是否可以提供查阅或借阅服务。

3. 资格审查
对申请人的身份、资格和目的进行审查,确保其有合法的查阅或借阅需求。

4. 档案准备
经审批后,档案管理人员准备好相关档案,做好借阅登记。

5. 查阅或借阅
申请人前往指定场所查阅档案,或按规定办理借阅手续后借出档案。

6. 归还和归档
借阅人按时归还档案,档案管理人员核对档案完整性后进行归档。

7. 复印和收费
如需复印档案,按照规定的收费标准缴纳费用。

注意事项:
- 严格遵守保密和安全制度
- 不得损坏或遗失档案
- 借阅期限一般不超过一个月
- 查阅和借阅需事先预约,避免扰乱馆内秩序。

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一、借阅范围。

全体员工均可根据工作需要借阅档案。

档案借阅申请审批流程规定一、申请人提出档案借阅申请申请人需要向相关部门提出档案借阅申请。

申请时应提供相关身份证明，包括姓名、部门、职位等信息，并明确所需借阅的档案名称和目的。

二、档案管理员接收申请并核实信息档案管理员收到申请后，首先核实申请人的身份信息。

确认申请人的身份后，档案管理员将进一步核对所需借阅的档案是否符合借阅要求，是否已经在馆内。

三、审核借阅申请审核借阅申请的工作需要由负责审批的主管部门或相关领导进行。

该部门需要核准申请人的借阅权限，并根据借阅目的进行综合评估。

四、审批结果通知审批结果通知由档案管理员向申请人发送。

如果申请被批准，通知中将包含档案借阅的时间、地点等详细信息。

如果申请被拒绝，通知中将注明具体原因，并提供申诉渠道。

五、档案借阅操作申请人根据通知中的信息前往指定的档案馆或相关部门进行借阅。

在借阅过程中，申请人需要遵守档案馆或相关部门的借阅规定，注意档案的保护和安全。

六、归还档案借阅期限届满或申请人不再需要借阅的档案时，申请人需要按照规定将档案归还到指定地点。

在归还时，档案管理员将核对档案的完整性和状态。

七、档案借阅记录管理档案管理员需要对所有借阅申请进行记录，并确保记录的准确性和完整性。

借阅记录应包括申请人姓名、档案名称、借阅时间、归还时间等关键信息。

八、档案借阅申诉处理如果申请人对借阅申请的审批结果有异议，可以向相关部门提出申诉。

相关部门将根据申请人的申诉内容进行再次审查，并及时给出答复。

九、档案借阅流程的优化与改进为了提高效率和提升服务质量，相关部门和档案管理员应定期评估和改进借阅流程。

根据借阅申请的实际情况，优化流程，并及时修订相关的规定和管理制度。

结语：档案借阅申请审批流程规定旨在确保档案借阅的安全性和便利性。

通过明确的流程和规定，可以使借阅者在遵守规定的前提下获得所需档案的借阅权限，并保证档案的完整性和安全性。

相关部门和档案管理员应积极贯彻执行，不断完善档案借阅申请审批流程，以提升档案管理的效率和服务水平。

档案借阅流程档案借阅是指将档案移交给借阅人使用并有返还的过程。

档案是组织的重要财产，借阅档案能够提高工作效率，但也需要制定一套科学合理且安全可靠的借阅流程。

档案借阅流程一般包括以下几个环节：1. 登记：用户向档案管理部门提出借阅申请，填写借阅申请表，包括个人信息、借阅目的、借阅时间等。

档案管理员负责核对信息的真实性和完整性。

2. 审批：档案管理部门对借阅申请进行审批。

审批包括对借阅目的的合理性和必要性的评估，以及对借阅人身份的核实。

如果审批通过，则继续下一步操作；如果未通过，则向借阅人说明原因。

3. 调阅：档案管理员按照借阅申请的要求，在档案库中查找借阅档案，并记录借阅档案的详细信息，如档案编号、档案名称、借阅人等。

4. 出库：档案管理员将借阅档案从档案库中取出，并填写出库单，确保借阅档案的完整性和可追溯性。

出库单上应明确登记借阅档案所属部门、借阅日期及期限等信息。

5. 使用：借阅人拿到借阅档案后，根据借阅目的进行查阅、研究或使用。

借阅人必须爱护档案，不得私自拆卸、篡改或外借他人使用。

6. 归还：借阅人在档案借阅期限到达之前，必须将档案归还给档案管理员。

档案管理员核对归还档案的完整性，并记录归还档案的信息。

7. 更新档案状态：档案管理员根据归还的档案，更新档案库中的档案状态，并将借阅档案重新放回档案库中，以便其他借阅者使用。

8. 档案归档：当档案的使用周期结束或不再需要借阅时，档案管理员将档案归档，即重新将档案放回归档位置，并进行入库备案，等待下次借阅。

在实施档案借阅流程时，需要注意以下问题：1. 安全性：要建立健全的档案安全措施，保证档案的安全可靠。

2. 保密性：要对涉密档案进行严格的管理，确保档案内容不外泄。

3. 档案准确性：要做好档案的质量管理，确保档案的准确性和完整性。

4. 制度规范性：要确定明确的政策、制度和操作规范，对档案借阅流程进行规范化管理。

5. 档案保管期限：要明确档案的保管期限，及时归档和清理过期无效档案。

档案借阅流程总结档案借阅是组织内部信息共享和管理的重要环节，合理规范的借阅流程对于保护档案的安全性和提高工作效率至关重要。

本文将对档案借阅流程进行总结，并探讨如何提高档案借阅的效率和安全性。

1. 档案借阅流程概述档案借阅流程包括以下几个主要步骤：申请、审核、借阅、归还和记录。

申请：用户需要填写借阅申请表格，包括借阅目的、所需档案的名称、数量和借阅期限等信息。

审核：档案管理员会对申请进行审核，核实申请的合理性和借阅权限，并记录审核结果。

借阅：审核通过后，用户凭借阅凭证前往指定的档案室，由管理员提供所需档案，并确保借阅人员仔细阅读相关规定和注意事项。

归还：借阅期满或需提前归还时，用户将档案归还给管理员，管理员核对归还档案的完整性和数量。

记录：管理员将借阅信息记录在借阅登记簿中，包括借阅人、借阅时间、借阅档案等信息，以便于跟踪和统计档案的使用情况。

2. 提高档案借阅效率的措施为了提高档案借阅的效率，可以采取以下几个措施：2.1 简化申请流程：借助信息化平台，建立在线申请系统，用户可以通过电子方式填写借阅申请，简化申请流程，提高办理效率。

2.2 自助借还设备：引入自助借还设备，借阅人员可以根据指引自行借取和归还档案，减少人工操作，提高借阅效率。

2.3 定期归还提醒：设立档案借阅期限，并在借阅过程中通过短信、邮件等方式提醒用户归还档案，避免超期借阅。

2.4 合理规划档案室布局：合理规划档案室内档案的存放位置，将常用档案放置在易取易还的位置，减少用户查找和借阅时间。

3. 提高档案借阅安全性的措施保护档案的安全性是档案管理的核心任务，以下是提高档案借阅安全性的措施：3.1 借阅权限管理：建立档案借阅权限管理制度，明确借阅人员的权限范围，根据不同岗位和需要进行权限划分。

3.2 借阅凭证管理：为每位借阅人员发放个人借阅凭证，凭借凭证才能进行借阅操作，确保档案借阅的可控性和追溯性。

3.3 监控设备安装：在档案室内安装监控设备，记录档案借阅过程中的情况，防止档案的滥用和损毁。

严格落实收文,登记,借阅
一、收文办理
收文的办理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、回复、归档等。

具体办理规范如下：
（一）办公室文秘工作人员每天负责对全部来文（纸质、电子）进行签收、登记，收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期、办理意见等情况逐项填写清楚。

登记后由办公室主任阅文并提出拟办意见后呈送校领导阅批。

（二）阅办文件由办公室文秘人员按下列程序处理：
1、校长阅示。

所有来文一律先呈送校长阅批。

党务来文由党委书记阅批。

2、分管校领导阅处。

根据校长或党委书记的批示，按照分工送有关校领导阅处，有关校领导要当日阅处（如需传阅，应交由文秘送下一位校领导阅处）。

急件即送批办，校长外出遇有急办件时可由办公室主任先送分管领导阅处并说明情况。

3、有关处室阅办。

根据校领导的批示交有关处室办理，有关处室负责人应按时完成公文办理工作，并及时将办理结果反馈给办公室。

4、存档。

有关处室办结后，应将文件送办公室文秘人员。

文秘人员将文件交办公室主任签字确认后按规定存档。

（三）传阅件原则上按校领导的排序由前向后递送，传批件按校领导的排序由后向前递送。

遇有领导出差，可先送下一位阅文领导。

文秘人员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。

（四）文秘人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时办结。

（五）文件传阅过程中不准横传，一律由文秘人员负责传递。

（六）文秘人员必须高度重视网发文件的收文工作，每个工作日不定时浏览市教育局办公平台及时收发文件，急件要做到随收随送。

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1
现有业务流程及改进优化表
流
程
编
号

行政-12

流
程
名
称

图书借阅

流
程
描
述

完成图书借阅工作

相
关
岗
位
职
责
分
工

创建人 提出申请
档案专员 查找仓库内是否有书，并告知借阅人

流
程
详
述

1. 创建人在OA上查找图书编号并告知档案专员所需图书的名称、编号和借阅目
的；
2. 档案专员查询仓库内是否有书，并告知借阅人；
3. 如有，借阅人来档案专员处借阅，并确认拿到书，档案专员在其归还后，确
认归档；
4. 如没有，退回借阅人并归档。
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2
流
程
图

相
关
表
单

无

借（查）阅、复印、领用文件资料的有关规定
一、借（查）阅、领用（复印件）及复印文件资料通用审批程序图
★★★
★★
★
★★★机密文件★★秘密文件★公开密文件
二、有关规定：
1、严格遵守公司保密制度，实行文件复印、领用、查（借）阅审批、登记制度。

2、查阅文件资料，在给定的权限范围内利用计算机进行查阅，如需查阅原件，需填写《xxx公司
查阅文件资料申请表》，经批准后在档案室进行；
3、查阅文件资料者，不得随意圈点、勾画、摘录、复印；
4、原则上不得跨部门查（借）阅文件资料。

5、借用文件资料原件，需填写《xxx公司借阅文件资料申请表》，需带出公司的，须由档案管理人员陪同。

6、复印秘密以上合同、协议以及领用密级在秘密（含）以上的文件资料原件，需填写《xxx公司领用文件资料申请表》，并需总经理批准；
7、凡因工作原因，需复印非档案类资料，须部门负责人或办公室主任批准。

档案借阅流程档案借阅一、流程（一）借阅人所在部门和归档部门不是同一部门时：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→归档部门审核→档案管理部门审核→借阅办理。

（二）借阅人所在部门和归档部门是同一部门：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→档案管理部门审核→借阅办理。

（三）归档部门为空或归档部门就是档案管理部门，这种情况多为历史数据导入造成：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→档案管理部门指定档案审核部门→所指定的档案审核部门审核→档案管理部门审核→借阅办理。

二、电子档案借阅具体操作步骤（一）借阅申请（档案借阅人员）1.档案借阅人员进入E6系统，点击“档案利用”—“我的借阅”，点击“档案借阅申请”，打开“借阅单”界面。

2.档案借阅人员在“借阅单”界面点击“添加档案”，打开档案搜索界面。

3.档案借阅人员在E6搜索界面搜索目标档案。

（可用普通搜索、高级搜索两种方法），并在档案条目的尾部点击“借阅”。

待借阅档案全部选定后，点击“待借阅列表”，回到“借阅单”界面。

4.档案借阅人员在“借阅单”界面依次填写：证件名称、证件号码、联系方式、借阅方式（选定借阅电子文件）、申请权限（选定阅读）、借阅期限、利用目的、事由。

全部填写完成后，在“借阅审批”栏中将表单“本部门领导审核”给XXX人（注意：审核人员不能是全局角色，而应该落实到具体个人），点击“提交审核”。

至此，由档案借阅人员操作的档案借阅申请工作完成，下面进入领导审核流程。

（二）领导审核流程（部门领导、档案部门领导）5.档案借阅人员部门领导点击“工作助理”—“工作提示”，在“借阅流程待办任务”中审核办理借阅表单。

（档案借阅人员部门领导也可在“档案利用”—“借阅审批”，“借阅流程待办任务”中审核办理）。

（注意：“档案管理部门审核”不能是全局角色，而应落实到具体个人。

）如果如果档案借阅人员部门领导审核不同意，借阅表单移交给档案借阅人员；如果档案借阅人员部门领导审核通过，借阅表单移交给档案管理部门审核人员，从而进入下一流程。