地质资料档案管理规定
1.0 目的
为加强科技档案管理，使其规范化、制度化，根据国家有关法规，结合本队实际情况，制定本办法。
2.0适用范围
凡是记录和反映本队勘查、设计、施工活动，具有保存价值的技术资料和技术成果，以及以队名义收集的科技资料，都属于归档范围。具体内容如下：a）勘查：包括地质勘察、水文地质勘察、水资源论证、岩土工程勘察、地质灾害评估、物探、测量等项目的原始资料、质量记录和成果资料；
b）设计：包括地基加固、基坑降水、水井论证等项目的原始资料、质量记录和成果资料；
c）施工：凿井、桩基、地基处理、基坑降水、基坑边坡支护、管道、土石方等。凿井工程归档资料包括施工组织设计、班报表、成井资料、测井资料、洗井、抽水试验资料、水质分析报告、验收单、施工报告、成井柱状图等原始资料、质量记录和成果资料；基础施工归档资料包括设计图、设计变更单、施工记录、验收报告、完工报告等与质量有关的原始资料、质量记录和成果资料。
3.0 管理规定
3.1主要工作内容
3.1.1在总工程师的领导下，队总工办负责全队技术资料的管理工作。队资料室具体负责地质资料的归档立卷、保管、借阅和对外交流工作。
3.2管理办法
3.2.1地质资料档案的分类
3.2.1.1原本档案（原始资料），指设计、编录、报表、观测记录、计算原稿、分析图表、成果原稿和质量记录、计算机源程序、审核（审查）意见等；
3.2.1.2复制档案，指印制出版的技术成果，复制的计算机软盘、光盘。
3.2.2地质资料档案的归档程序
3.2.2.1工程项目结束后，应由项目技术负责指定专人对原始资料进行整理、分类，经科技资料档案室清点查收无误后办理移交手续。
3.2.2.2复制档案出版后由项目负责人到资料室办理入库归档手续。需按合同送交业主的成果资料，需由专人在资料室办理移交单，送交业主，经业主签字确认后，移交单交资料室保存。
3.2.3地质档案的归档要求
3.2.3.1归档资料应经过系统归纳整理、分类、装订、装袋，保持清晰、完整、准确，不得丢失、遗漏、混杂和损坏；
3.2.3.2归档期限：单井或中小项目，应在向业主提交报告之前办理完资料归档手续；原则上讲，大型项目向业主提交报告之前应办理完资料汇交手续，如确有困难需经质量科技办批准可适当推迟归档时间，但最迟不超过25天；
3.2.3.3归档数量：原本档案1套。复制档案，向外单位提交的勘察、设计、施工技术成果：小型报告2份、中型报告4份、大型报告8份（含附件、附图、附表），各类技术论证材料、立项报告2份随技术成果报告存档；
3.2.3.4向资料室提交勘察、设计、施工技术成果报告纸介质的同时，对于重要的和有特殊要求的还应向资料室提交该成果的光盘2套。要求光盘内容与纸介质内容完全一致。电子文档体文件格式如下：
类别文字图件水文地质勘察、地
doc、xls格式mdb、dbf格式质灾害评估报告
岩土工程勘察报告doc、xls格式dwg、dxf格式
施工技术报告、生
doc、xls格式dwg、dxf格式产井竣工报告
3.2.4科技资料借阅制度
3.2.
4.1本队技术人员借阅科技资料，应由借阅人填写资料借阅申请表（格式见附表），由所在单位实体领导签字，主管领导批准，经队总工程师或队长签字批准，资料主管部门确认后，方可到资料室办理借阅手续。
3.2.
4.2外单位来队借阅资料，应带介绍信和相关证件，经队长或总工程师批准后，方可借阅并适当收取费用；
3.2.
4.3任何人不得替外单位和他人代借或转借资料，亦不得擅自把资料向外单位泄露，因泄露或转借给队造成损失的，除赔偿经济损失外并受纪律处分；
3.2.
4.4收集的各种比例尺地形图，须到资料室办理借阅手续后，方可借出。地形图属国家机密资料，借阅人应定期向资料室报告地形图的保管和使用情况并按时归还；
3.2.
4.5借阅的资料，不能在文字或图上注记号、画点线，更不允许将资料丢失、损坏。
3.2.
4.6 为使资料能发挥更大的作用，资料借阅时间原则上不超过15天。特殊情况，经总工程师批准后，可适当延长借阅时间，但最长不超过30天。否则，将给予一定的经济处罚；
3.2.
4.7 原始资料、软盘、光盘、仅存一份的复制资料仅供在资料室查阅，一律不外借。
3.2.5科技资料定期清还制度
3.2.5.1每年年终前，资料室管理人员应清查、统计年内外借资料及应归档资料情况，对于超期未还或未归档的资料应通知其本人或部门进行督促，如仍不能按期收回，则给予张榜公布限期归还（档）；
3.2.5.2对于经资料室张榜公布并反复督促仍不能按期归还（档）的资料，队可视不同情况给予不同程度的处理，具体办法如下：
3.2.5.2.1确因工作需要，需超期借阅的，应到资料室先办理归还手续，再办理续借手续，特殊情况应经队总工程师或队长批准后长期借用；
3.2.5.2.2用于以队名义申报奖项、办理资质或清欠工程款而不能归还的资料，需经队总工程师或队长批准，方可借阅或消帐；
3.2.5.2.3对于长期在外地工作和出国人员借阅的资料，资料室应根据其工作进展和回归情况及时通知其尽早清还所借资料；
3.2.5.2.4借调和调出本单位的人员，应先清还完所借资料后，资料室方可签字盖章，否则不予办理相关手续；
3.2.5.2.5如因借阅人不慎，造成资料丢失、损坏而不能归还或长期占用资料不愿归还者，队可根据借阅人所借资料的重要程度给予一定的行政或经济处罚；
3.2.5.2.6对于当年内所有应归档而不能及时存档的工程项目竣工资料，在取得资料主管部门的认可后，经营核算管理部门将不对该工程项目进行核算。
4.0 管理记录
科技档案管理有关记录见质量体系程序文件HZGEI/QP4201-2006《文件和资料控制程序》和HZGEI/QP-4202-2006《质量记录控制程序》。
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 安全档案资料管理制度(最新 版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
安全档案资料管理制度(最新版) 为加强集团公司安全档案资料的统一归口管理，使各项目在生产经营过程中的各种安全管理资料完整保存，为职业安全健康体系的监督审核、安全生产许可证的审验及日常安全生产管理工作的改进、更新、查阅、事故调查处理等诸多问题提供依据，特制定本制度。 第一章安全档案资料管理人员岗位责任 第一条积极学习安全生产法律、法规知识，掌握安全生产技术规范，熟悉安全资料管理业务，了解集团公司、单位安全生产业务范围。 第二条用科学的方法管理安全资料，熟悉各项方针政策和各项规章制度。 第三条具体监督和指导项目做好安全资料的整理、接收、归档工作，检查资料是否齐全，各种报表是否符合要求，不同项目分别
保管，不断提升管理水平。 第四条做好各种安全资料的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等工作，熟悉资料保管情况。采用适用的查阅方法，迅速准确的查调资，做到积极、主动、为生产一线服务。 第五条保护安全资料的完整齐全，未经批准不得擅自销毁。 第六条对一些有利用价值的安全资料，不得擅自处理。 第七条创造条件，做好安全资料的编制研究工作。 第二章安全档案资料的接收 第八条安全资料实行统一管理，服务于各项目安全生产工作。 第九条凡属集团公司内的一切安全资料均由归口部门统一监管、审核，任何人不得以任何借口拒绝进行移交。 第十条项目安全处负责人按已完工程汇总整理后报公司安全保卫科，安全保卫科审核合格后交公司资料室管理人员分类存档。 第十一条各单位完工项目的安全资料必须由该项目安全处负责人整理，并在一个月内交单位安全保卫科审核移交资料室。 第十二条安全资料交接必须建立清单，材料齐全，由交接双方
单位档案资料管理规定
单位档案资料管理规定 一、目的 为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。 四、档案归档 1．归档要求 归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。 归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。 对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。 凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
（1）
（2）凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。 （3）研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。 （4）档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。 五．档案和资料的保管 1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产 的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。 2.管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文 件与资料必须编号。 3.档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资 料室必须确保安全。 (1)健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不 得复制、使用保密档案。 (2)做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。 (3)档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。 (4)室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。 (5)工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。 六、档案资料的使用 1.公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有 严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、
设备档案管理制度（试行） 第一章（目的） 第一条 设备档案是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 第二章（管理职责） 第二条 设备档案对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是大唐呼伦贝尔能源开发有限公司（以下简称公司）机电管理部，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 第三条 设备的档案应分三级保存。分别为机电管理部、使用设备的项目单位、使用设备的车间。机电设备管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 第三章（主题释意与说明） 第四条 有关设备档案是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理员负责将本部门（单位）机电设备逐台建立设备档案及设备档案的管理工作。
第五条 设备档案包括如下内容： 1、制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 2、设备安装验收移交书。 3、设备附件及工具清单。 4、设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 5、精度校验及检验记录。 6、设备改装、更新技术。 7、设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 8、设备技术状况鉴定表。 9、安装基础图及土建图。 10、设备结构及易损件、主要配件图纸。 11、设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、 维护保养项目等）。 12、设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及 验收规范等）。 13、其他资料。 第六条 设备档案管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用等。 第四章（设备档案资料的收集） 第七条 设备管理部门（单位）负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、
档案资料管理办法 为规范深圳分公司各监理部的管理，确保监理数据管理有序，提高监理质量，对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。 项目监理部成立后，为了便于日常管理、检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行。 1、合同类 施工合同；委托监理合同；分包单位资格报审表及分包相关资料；与工程建设有关的其它合同文件。 2、监理工作日志类 监理日志簿；监理文件；监理规划；监理实施细则；监理公司营业执照、资质等级证书（副本复印件）；监理工程师上岗证等；总监授权书；见证单位及见证人员授权书；关于更换监理工程师的通知；监理公司其它文件。 3、监理通知及月（季、年）报类 监理工程师通知单；监理工程师通知回复单；监理工作联系单。监理月（季、年）报。 4、进度控制
施工组织设计（方案）报审表及施工组织设计（方案）。工程进度计划（含周、月计划）；工程监理延期申请表；工程最终延期申请表；工程暂令；工程开工/复工报审。 5、质量控制 （1）质量控制（验收资料） A 检验批报验资料； B 分项工程报验资料； C 分部工程报验资料； D 单位元工程有关资料。 （2）质量控制（隐蔽工程验收资料）； A 隐蔽工程报验申请表及建筑物测理定位放线（复核）记录。 B 基槽（坑）开挖验槽记录。 C 隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D 职工工资工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E 旁站监理记录表。 （3）质量控制（材料报验）； A 工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。 （4）质量控制（见证取样及试验检验报告）； A 见证取样单。 B 施工单位试验资质、试验设备计量检定证明、试验人员资格证书。
精选文档 档案室管理制度 一、档案室的设置及基本要求 为建立、健全项目部档案的管理工作，科学完整的保护、保存工程施工的资料，特制订本管理制度 1 、项目部设立档案室，并设置管理员。管理员负责与各部门对接，各部门档案的收集，整理以及分类存档由各部门指派专管员负责。 2 、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由管理员保管。 3 、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 4 、管理员应做好文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。 二、档案保管制度 1、项目部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便 精选文档
于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必须图物相符，帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 8 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 二、档案借阅制度 1 、档案未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。 5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标 明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 精选文档 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否
设备档案资料管理制度 1.目的作用 设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 2.管理职责 2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是公司设备动力科，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作；归集记录工作；资料加工分析工作；归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料（主要应为复制件），凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 3.主题释意与说明 3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。 3.2 设备档案资料应包括如下内容： 3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 3.2.2 设备安装验收移交书。 3.2.3 设备附件及工具清单。 3.2.4 设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 3.2.5 精度校验及检验记录。 3.2.6 设备改装、更新技术。 3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 3.2.8 设备技术状况鉴定表。 3.2.9 安装基础图及土建图。
地质矿产调查部分 1∶500、1∶1000、1∶2000地形图平板仪测量规范GB/T16819—97 地质矿产勘查测绘术语GB/T17228—98 岩石分类和命名方案火成岩岩石分类和命名方案GB/T17412.1—98 岩石分类和命名方案沉积岩岩石分类和命名方案GB/T17412.2—98 岩石分类和命名方案变质岩岩石分类和命名方案GB/T17412.3—98 区域重力调查规范DZ/T0082—93 地下水动态监测规程DZ/T0133—94 航空磁测技术规范DZ/T0142—94 卫星遥感图像产品质量控制规范DZ/T0143—94 地面磁勘查技术规程DZ/T0144—94 土壤地球化学测量规范DZ/T0145—94 侵入岩地质数据文件格式DZ/T0146—94 水文地质钻探规程DZ/T0148—94 区域地质调查中遥感技术规定(1∶50000)DZ/T0151—95 物化探工程测量规范DZ/T0153—95 地面沉降水准测量规范DZ/T0154—95
区域地质及矿区地质图清绘规程DZ/T0156—95 1∶50000地质图地理底图编绘规范DZ/T0157—95 浅覆盖区区域地质调查细则(1∶50000)DZ/T0158—95 1∶500000、1∶1000000省(市、区)地质图地理底图编绘规范DZ/T0159—95 1∶20万地质图地理底图编绘规范及图式DZ/T0160—95 区域地球化学勘查规范(1∶20万) DZ/T0167—95 浅层地震勘查技术规范DZ/T0170—97 大比例尺重力勘查规范DZ/T0171—97 垂直地震剖面法勘探技术标准DZ/T0172—97 煤田地质填图规程(1∶500001∶250001∶100001∶5000)DZ/T0175—97 石油、天然气地震勘查技术规范DZ/T0180—97 水文测井工作规范DZ/T0181—97 石油天然气地球化学勘查技术规范DZ/T0185—97 地学数字地理底图数据交换格式DZ/T0188—97 同位素地质年龄数据文件格式DZ/T0189—97 区域环境地质勘查遥感技术规程(1∶50000)DZ/T0190—97 1∶250000地质图地理底图编绘规范DZ/T0191—97 物探化探遥感勘查技术规程规范编写规定DZ/T0195—97 测井仪通用技术条件DZ/T0196.1～9—97
公司档案资料管理制度 第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。 2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。 第三条归档制度 1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备
查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。 6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。 7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。 第四条档案资料保管制度 1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。 3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
内部资料 注意保存 有限公司管理文件 文件编号：第1版签发： 设备技术档案管理规定 1目的和适用范围： 1．1 为建立、健全公司设备技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的设备技术档案，充分发挥技术档案在公司生产和发展中的作用，更好地为生产服务。特制订本规定。 1．2 本公司设备技术档案是指与本公司设备相关的所有应当归档保存的设备图纸、设备使用说明书、电子文档、照片等技术资料。1．3 按照集中统一管理设备技术档案的基本原则，生产部设立专门的文件柜统一放置，有设备管理人员兼职管理。 1．4本规定适用于公司内部。 2设备技术文件资料的归档： 2．1 每一台设备安装竣工验收完毕，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并以每台设备为单位，将所有的技术文件资料进行整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由设备主管审查后及时放入相应的文件柜内。 2．2 项目部向生产部移交设备技术档案或技术文件资料时，交接双方应形成技术资料交付清单并签字确认，交付清单归档备查。
2．3 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，须通知生产部设备管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。 3设备管理人员的职责： 3．1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证设备技术档案工作任务的完成。 3．2．科学地管理公司的设备技术档案，负责设备技术资料和技术文件的收集，进行分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。 3．3 遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。 3．4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。 3．5对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。 4设备技术档案的鉴定和销毁： 4．1 认真做好设备技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。 4．2 凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经生产部部长审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。 5设备技术档案的保管和借阅：
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行） 江西省档案局 二〇一一年十一月
目录 一、适用范围 (1) 二、著录项描述 (1) 三、著录项目 (2) 四、著录项定义与著录格式 (2) ㈠标识项 (2) ㈡内容描述项 (4) ㈢形式特征项 (5) ㈣管理与权限项 (6) ㈤附注项 (7) 五、文书类电子档案著录项简表 (7) 六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (8)
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行） 为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。 一、适用范围 本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。 本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。 本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。 本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。 本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。 确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。 二、著录项描述 本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括： 定义：对著录项含义的描述。 著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。 约束性：该著录项或由著录项创建的数据库字段是否采用的强制程度，分“必选”、“可选”、“条件选”。“必选”表示必须采用此著录项，“可选”表示此著录项目为可选项，“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用该著录项。著录项的约束性对相应的数据库字段是否不能为空不作要求。 数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数字型、日期时间型等。
生产设备档案资料管理制度 1.目的作用 设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 2.管理职责 2.1 设备档案资料对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是公司设备动力科，主要应做好的工作是：资料来源的组织工作;归集记录工作;资料加工分析工作;归档审定工作以及资料使用过程的管理工作。 2.2 设备的档案资料应统一存放于公司档案室。除了设备动力科可保留部分常用设备资料(主要应为复制件)，凡是需用资料的部门均应到档案室借用。公司档案室管理员应严格按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。 3.主题释意与说明 3.1 有关设备资料是指从设备规划、设计、制造(购置)、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责将全公司生产设备逐台建立设备资料袋及设备资料的管理工作。
3.2 设备档案资料应包括如下内容： 3.2.1 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 3.2.2 设备安装验收移交书。 3.2.3 设备附件及工具清单。 3.2.4 设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 3.2.5 精度校验及检验记录。 3.2.6 设备改装、更新技术。 3.2.7 设备缺陷记录及事故报告单(原因分析处理结果)。 3.2.8 设备技术状况鉴定表。 3.2.9 安装基础图及土建图。 3.2.10 设备结构及易损件、主要配件图纸。 3.2.11 设备操作规程(包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等)。 3.2.12 设备检修规程(包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等)。 3.2.13 其他资料。 3.3 设备档案资料管理的范围包括公司内机械、电气、动力设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用原始等。 4.设备档案资料的收集
项目档案资料管理制度 第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。 第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任 1、项目准备阶段 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 2、项目施工阶段 项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3、项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。 第三条、收集范围 1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。 2、项目文件归档范围和保管期限见附表1 第四条、收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。 第五条、项目文件质量要求
1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。 2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性。 5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 项目文件的整理与归档标准 第一条、项目文件的整理 1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理 3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。 4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。 第二条、项目文件的组卷 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系;分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
福建省地方标准 DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则 2002-01-25发布 2002-03-01实施 福建省质量技术监督局发布
前言 本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。 本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。 本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。 本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。 本标准从2002年3月1日开始实施。 本标准由福建省档案局提出。 本标准由福建省质量技术监督局批准。 本标准由福建省档案局负责起草。 本标准主要起草人：刘虹黄建峰。
文书档案目录数据交换格式与著录细则 1 范围 本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。 本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为 编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其 他专门档案目录数据库的参考。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB／了1988—1989 信息处理信息交换用7位编码字符集 CB 2312—1980 信息交换用汉字编码字符集基本集 GB／T 3469—1983 文献类型与文献载体代码 GB／T 7156—1987 文献保密等级代码 CB／T 7408—1994 数据元和交换格式信层、交换日期和时间表示法 GB／T15418—1994 档案分类标引规则 DA／T1—1992 档案工作基本术语 DA／T13—1994 档号编制规则 DA／T19—1999 档案主题标引规则 DA／T 22—2000 归档文件整理规则 档案出版社中国档案分类法(1997年) 档案出版社中国档案主题词表 国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发[1991]20号) 国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则(国挡发[198714号]
档案材料收集管理制度 一、为对化工企业各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司管理服务，特制定本制度。 二、本制度所称的档案，是指本公司在日常管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。 三、根据来源、内容和密级的不同公司档案可分为以下类别： 1．A类文件 1）公司设立公文：公司章程等； 2）相关证件：法人年检执照正副本；组织机构代码证正副证、统计证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等； 3）各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等；4）上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求； 5）获准设立的立项报告、可行性分析、批复、批文、章程、 6）教职员工人力资源档案、劳动合同书及各类资料 7）经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要； 8）重要会议资料、采购资料； 9）公司财务资料； 10）领导特别要求的各种等资料； 11）其他要求归档的重要文件； A类文件仅限校长和副校长和职责范围内工作人员使用或借阅。 2．B类文件 1）按内容传阅到部门的红头文件； 2）各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等； 3）公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外）。 4）公司部门各级会议纪要。 B类文件可由部门主任或职责范围内工作人员使用或借阅。 3．C类文件 1）各类普通通知、通告等； 2）各项规章制度。 C类文件直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。 以上是对公司档案的大致分类列示，但本公司档案并不仅限于此。 四、档案的管理部门 1．条中列示的档案公司档案管理员负责妥善保管。。 2．公司发生的档案由教务处留存原件，指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。 3．财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。 4．公司档案管理员、部门档案管理员档案管理职责： 1) 教务处为公司档案的管理部门，负责公司档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。 2) 做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
设备档案资料管理制度 一、设备档案资料管理总则设备档案资料是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，特制定本制度。 二、有关设备档案资料的说明 1. 有关设备资料是指从设备选型（设计）、购置、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料，设备管理部门负责全公司生产设备的资料整理、存档。 2. 设备档案资料的内容 ⑴. 厂家的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。 ⑵ . 设备安装、记录、调试记录验收移交书。 ⑶. 设备附件及工具清单。 ⑷ . 设备大、小修理记录，竣工验收单，修理检查记录。 ⑸ . 精度校验及检查记录。 ⑹. 设备改装、更新技术。 ⑺. 设备缺陷记录及事故报告书（原因分析处理结果）。 ⑻. 设备技术状况鉴定表。 ⑼. 安装基础图及土建图。 ⑽. 设备结构及易损件、主要配件图纸。 （11）.设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）。 （12）.其他资料。 三、设备档案的管理由公司电气部负责统一集中管理，保证设备档案资料。 四、设备档案的收集整理 1. 新设备进公司，采购部及相关部门管理人员负责收集整理设备文件资料，并移交公司设备管理部门，且在移交单上共同签字。 2. 设备检修与维修期间，由设备管理部门组织工程技术人员及有关人员对设备的易损件、传动件等进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档保管。 3. 原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借或带出设备管理 部门。 五、设备档案资料管理的具体要求
目次 前言 1、范围 2、规范性引用文件 3、定义 4、著录要求与数据库交换格式 5、机读目录数据组织与交换要求 前言 本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。目前，国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要，为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。 本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则，结合四川省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。 本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。 本标准由四川省档案局提出。 本标准由四川省质量技术监督局批准。 本标准由四川省档案局起草。 本标准主要起草人：李仕根马小彬彭哲张路生。
1、范围 本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。 本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。企事业单位可以参照执行。 2、规范性引用文件 下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T18 档案著录规则 DA/T19—1999 档案主题标引规则 DA/T22—2000 归档文件整理规则 档案出版社《中国档案分类法》（1997年版） 档案出版社《中国档案主题词表》 3、定义 本标准采用DAT1和下列定义： 3.1、档案著录 建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。 3.2、机读目录 将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机读取、管理检索的档案目录信息。 3.3、著录项目和数据字段 3.3.1、著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、成文时间、保管期限等。 3.3.2、数据字段 DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集合。 3.4、著录条目和数据记录 3.4.1、著录条目 档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。 3.4.2、数据记录 DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或一卷案卷著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。 3.5、DBF数据库文件
运营部资料、信息档案管理办法 为了加强档案资料工作的科学管理，逐步实现档案工作规范化，不断提高档案科学管理水平，更好地为本部门各项工作服务，根据工作的具体要求，结合本部门工作实际，制定本管理办法。 本管理办法共七部分： 一、资料、信息档案管理归档范围 二、归档文件的整理原则及质量要求 三、归档文件的整理方法 四、立卷程序 五、归档案卷的整理程序 六、资料档案管理的档案利用 七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责 《运营部资料、信息档案管理办法》 一、资料、信息档案管理归档范围 凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围；涉及到保密的资料和信息档案，归档范围依照《内部保密管理制度》第二条保密范围实施。 二、归档文件的整理原则及质量要求 1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2、归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。 3、己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4、归档的文件材料应完整、系统、准确，必须是原件。 5、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、编目编号。
6、档案目录应确切反映文件内容，并区分保管期限。 7、文件材料的归档必须办理移交手续。 8、归档时间 8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。 8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料，应先办理档案借阅手续，使用完毕，及时归还。 8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。 9、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。 三、归档文件的整理方法 为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点： 1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。 2、及时收集: 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必须向内勤人员交纳全部的文件资料。 3、随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。 4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管安全。 四、立卷程序 1、立卷的原则 1.1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内