论全球化语境下秘书
应变能力的形成及意义
摘要：在改革开放深度和广度不断深化的背景下，错综复杂的秘书实务处理对秘书的能力提出了更高的要求。通过研究分析秘书所具备的知识能力、个性心理，进而得提高秘书的应变能力，既要从知识理论中来挖掘提升应变能力的方法，又要利用理论来指导实践，在实践中不断来提升秘书的应变能力。秘书应变能力的提升不但能提高秘书人员的整体素养以及行业竞争力，同时可以在市场化不断深化的大背景下，更好地发挥秘书对经济发展和领导服务的作用，从而实现秘书人员的价值，对现实社会的发展具有深远意义。
关键词：秘书；应变能力；素养 ；形成；意义
On the formation and significance of secretary of resilience in the context of Globalization
Chen Xiaobin
(Major in Secretarial education in the College of Humanity of Gansu Agricultural University，Gansu Lanzhou，730070 )
Abstract: The depth and breadth of reform and opening deepening background, secretarial practice in complex processing ability secretary put forward higher requirements. Through research and analysis capability secretary with knowledge, personality psychology to explore how to improve the resilience of the Secretary. Both from theory to tap the knowledge to enhance the resilience of the Secretary of the method, but also through the use of theory to guide practice, in practice, continue to enhance the resilience of the Secretary. Enhance the resilience of the secretary can not only improve the overall quality and competitiveness of the industry secretarial staff, and can better play the secretary of economic development and the role of leadership services market in the face of the continuous deepening of the development background, in order to achieve the secretarial staff value. Efforts on the development of social reality have far-reaching significance.
Key words: Secretary；Resilience；Accomplishment ；Take shape; significant
前言
应变能力是秘书人员在秘书工作中，尤其是在事务性工作中，所需要具备的一项重要的能力。指在特殊的时间、地点、条件下，常常会出现意想不到的情况，秘书人员在这种情况下，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。这就需要遇急不慌、临危不乱、处事冷静的应变能力作为保障[1]。良好的应变能力是秘书处理日常事务、顺利完成工作所必须具备的能力。本文将从秘书良好素养的形成、稳定的心理素质和在实际工作中的锻炼这几个方面对如何提高秘书的应变能力这一问题进行深入的探讨。
一、 良好素养是应变能力形成的条件
秘书，在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位。在世界范围来看，它是最广泛的社会职业之一，对社
会的发展起着不可替代的作用。秘书人员在工作中不可或缺的就是灵活的应变能力，而良好的素养是应变能力形成的条件。
( 一 )多元化知识结构是基础
现代社会对秘书的要求不仅是一个会写作，会处理日常事务的服务型、文字型秘书，更需要的是通才、杂家，懂得多种知识、具备多种功能的复合型人才。因此，秘书要具备丰富的知识和扎实的理论基础，也是秘书应变能力形成的基础。
1、秘书人员必须掌握宽广的文化基础知识 21世纪是一个信息爆炸的时代。信息化增长速度加快，知识新陈代谢速度剧增，所有这一切对秘书提出了更高的要求，秘书要与时俱进，不断丰富自己的知识，扩宽知识面，增强终生学习的意识。首先，秘书人员要有一定的文化底蕴来做基础。其次，由于秘书工作具有综合性，所以要求他们具备综合知识，不但要有一定的文学知识，政治、经济、哲学、历史地理等相关社会学科知识，还需要掌握一定的自然知识，比如：物理、生物、化学等。[2] “冰冻三尺，非一日之寒”，基础知识的学习是一个不断学习而且长期积累的过程，这就要求秘书人员需要有持之以恒的学习态度。
2、秘书人员必须有夯实的专业知识 “闻道有先后，术业有专攻”。秘书人员要想做好自己的本职工作，不但要有扎实的文化基础知识作为前提，还必须精通自己的专业知识，夯实的专业知识是秘书知识结构的核心。一个秘书人员能否成为秘书工作的骨干在很大程度上取决于他们是否精通文书学、档案管理学、调查研究知识、秘书理论等专业知识。这些专业理论知识贯穿于整个秘书专业知识体系，相互融通，不可缺失，任何专业知识的欠缺都会阻碍到秘书人员整体专业能力的提高[3]。因此在实际工作中，秘书对专业知识掌握和运用的程度决定着秘书工作质量的高低。
3、秘书人员必须有精湛的业务知识 秘书职业存在于社会的各种领域之中。针对不同的行业，秘书都需要掌握相应行业的系统的业务知识。精湛的业务知识是秘书适应不同行业的敲门砖。使秘书能很快的适应新的工作环境变化。比如对于一个生产企业，秘书就需要掌握该企业的组织结构、领导组成、业务情况、生产经营状况等等相关的业务知识。假如秘书不了解企业的这些相关情况，就会造成如写不出总结报告的一系列相关后果，由此可见，业务知识对秘书工作的重要性。由于秘书的工作任务和重心相对于其他职业的差异，他们对业务知识必须做到广泛了解，但不需深入掌握。
4、秘书人员必须具备相应的辅助知识 在当前市场经济条件下，各项改革措施不断深化，为秘书工作
开拓了广阔的前景。他们的工作也逐渐向管理型、复合型甚至更高层次的方向发展。为适应时代和自身发展的需求，秘书要不断拓宽自己的知识面、更新自己的知识结构。在掌握自己专业知识的同时，他们还需要掌握一些与本职工作相关的一些知识，比如：秘书学习一些经济合同法的知识，可以使其在商业活动中起到好助手作用，他们可以为领导出谋划策，防止经济诈骗，从而使商业活动公平、顺利地进行；学习一些社会学的知识，有助于秘书从更深的层次认识自己的社会地位和社会价值；学习一些心理学知识，有助于秘书更好的调整自己的心态，控制自己的情绪，运用科学的方法更自觉、更有效 的适应秘书工作和秘书活动；学习一些管理类的知识，可以帮助秘书更好地为领导服务，成为领导的智多星。总之，相应的辅助知识是对秘书知识结构最高层次的要求，也是秘书适应时代需要，向更高更远的方向发展的条件。
（二） 过硬的思想道德是原则
秘书人员在实际工作中会面临一些突发性的事件。在处理危机事件时，秘书如何能在迅速处理事件的同时，又能坚持原则，不违背职业道德，不触犯规章制度，甚至法律法规，这就需要过硬的思想道德来对其进行相应的约束要求。
1、秘书人员必须有坚定的政治立场和政治态度 我国秘书在国家机关，企事业单位等工作中担任着辅助、服务的角色。为社会主义事业的发展而服务，就要求秘书人员必须树立社会主义理想信念；坚持走马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、三个代表重要思想和科学发展观的政治路线；维护中国共产党的领导；在处理问题时坚持集体主义，维护国家集体的利益[4]。其次，秘书还必须具有较高的觉悟性，能正确领悟党和国家的方针政策、法律法规。在处理事情时，能够找准正确的方向，并具有明辨是非的能力。这样秘书才能遵纪守法，合法、合理的处理好工作事务。
2、秘书人员必须树立无私奉献的价值观 秘书的职业性质决定了秘书在工作中处于助手的地位，主要起辅助的作用。秘书人员应该认清自己的从属地位，甘愿为领导服务，听从领导指挥，不能凌驾于领导之上，滥用职权，发号施令，武断专权。秘书必须要有甘愿做领导的配角，树立无私奉献的意识。只有这样在处理日常和突发事件中保持平和积极乐观的心态。
3、秘书人员要培养崇高的职业道德 秘书要应对多变的环境，要有高尚的职业道德。所谓职业道德是指社会各行各业人员所必须遵守的道德准则。秘书的职业道德要求秘书人员要做到忠于职守、服从领导安排、当好助手、待人谦和、热情服
务、敬业奉献、严守机密、办事公道、勇于创新，还需要具有博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感[5]。
秘书人员只有良好的思想道德作为处事原则，严格要求自我，深入到自己的日常工作中，经过长期的实践磨练，才能做到，在面对异常事件时，有条不紊灵活应变。
（三）理论运用实践是重要环节
实践是检验真理的唯一标准，秘书人员在具备一定的知识和理论的基础上，还要将理论知识运用于实践之中，在工作实践中加深体会、巩固、完善和提高。只有在理论的基础上，加以实践，才能形成真正的能力。
1、在人际交往中锻炼 人际交往有一定的灵活性和艺术性，秘书人员要对内协调好与本单位领导、同事之间的关系，以及与其他部门之间的关系。对外要与客户或其他人进行良好的交往。在人际交往中秘书要灵活运用所储备的知识，将理论知识运用于沟通交流中，做到活学活用，练就良好的交往能力，这样一来，在遇到突发性事件时，才能做到触类旁通，从容应对。
2、在日常事务中通达圆润，灵活应变 秘书人员在日常工作中要加群应变能力的培养。日积月累地对应变能力做到有意识地培养，才能达到在工作中处变不惊、遇难不乱、临危不乱的最佳状态。比如在办公室工作中，秘书起承上启下的中枢纽带作用，秘书在工作中讲究圆润，减少工作中与上下级之间的隔阂和摩擦，营造良好的办公室环境氛围，这样可以提高工作效率。秘书在受领导授权独立处理事情时，要学会通达，从一切有利于工作的角度出发，运用科学合理方法，可以摆脱很多不必要的麻烦[6]。
3、公关危机是考验应变能力的试金石 公关危机是指组织或机构为避免或减轻危机所带来的威胁，从而有组织有计划的学习、制定和实施一系列的管理措施和应对策略，包括危机的规避、控制以及危机解决后的复兴的不断学习和动态过程。秘书人员危机事件的处理效果，是真正衡量秘书是否具有良好的应变能力的标尺。一个应变能力强的秘书在面对公关危机时，首先要保持沉着冷静的心态，其次要迅速地分析危机出现的原因，判断危机的严重性，以及判断出对组织可能会造成的影响。最后能及时做出化解危机的策划方案。危机事件的处理是秘书应变能力的综合考验，这个处理过程中的每一个环节都需要秘书具有认真的态度和灵活的应变能力。因此秘书人员要有危机意识，要积累危机处理的方法，提高处理危机的应变能力。
（四）能力结构互相补充强化应变能力
秘书工作的复杂性、综合性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，使得秘书在工作中形成了多种能
力。秘书的其他能力和应变能力是相互促进，共同提高的 。应变能力的提高离不开其他能力的发展，其他能力的应用中也体现着秘书的应变能力。比如：秘书娴熟的写作能力，它不仅仅是驾驭文字的一种能力，也是秘书人员的思维过程，观察能力和语言组织能力的体现，这个过程也渗透着应变能力的提高。秘书的口头表达能力也是秘书应变能力的体现，秘书对外是一扇窗口，代表集体的形象，这就要求他们对外发言必须有条有理，触类旁通，所有的这些都需要敏捷的应变能力。因此，应变能力的高低是多种能力的综合体现，同理，应变能力的提高也有助于其他能力的灵活运用。如在秘书工作中形成的应变能力会贯穿于秘书整个事务之中，在处理机关和机关之间、机关与基层之间，善于发现问题，积极的应对，灵活的沟通，化解矛盾，解决问题，利于提高秘书的协调能力。
二、稳定的心理素质是应变能力形成的内部机制
一个应变能力强的秘书，不仅要具有较高的理论知识修养和思想修养、职业道德和广博的知识作为前提，还需要形成稳定的心理素质来作为保障。
（一）培养成熟的个性心理
秘书有良好的心理素质才能有健康的心理，才能在各种环境中都能保持良好的心理状态。心理健康才能够随环境的变化及时调节心理结构，才能对社会做出积极的贡献，才能形成社会需要的健全的人格[5]。
1、秘书要有正确的思想认识，避免心理障碍 秘书人员应善于自我剖析，认识到自己在工作中的配角角色，只有这样清楚全面的认识，秘书才能保持一颗平常的心态。首先可以避免秘书的自卑心理，秘书在工作中处于从属地位，自己的劳动成果归属于集体。在工作中容易受到上级的批评和员工的猜测，易产生自卑的心理。其次，秘书避免产生高傲的心理，领导会将好多工作授权给秘书完成，秘书应避免以权谋私，居高临下，甚至取代领导的地位。最后，避免盲目服从领导，秘书要做到忠诚，并不是愚忠，应以集体利益为出发点，理性地做好领导的参谋助手，要摒弃盲从心里，勇于大胆提出自己的建议[7]。
2、秘书要有开阔的胸怀 秘书是领导的一面旗帜，形象的代言。因此他们应有宽容的胸怀为领导分忧。为了工作的需要，秘书对下要要容，对上要忍让，容则能合众，忍则能抗压。秘书的胸怀是长期处理复杂的人际关系的综合体现。一个秘书如果能够拥有开阔的胸怀，他们看待问题会看的更深，思考会更严密，更严谨，从而能够妥当地处理好问题。
（二）自我控制的情绪调适能力
秘书人员在日常事务的处理中，常会因事务的复杂性、繁琐性
，地位的附属性而产生厌烦和消极的情绪，他们要学会调整自己的心态，保持稳定、乐观，健康的心态。
1、学会心理调适法 秘书人员要保持积极乐观向上的心态，不为小事所困扰。遇到问题能够沉着冷静，处事不惊，善于分析，积极的寻找解决问题的办法，养成自己独立解决问题的好习惯，每天以平和的心态对待自己的工作。秘书还应培养丰富个人兴趣爱好，如：练习书法来修身养性，广泛阅读以达到心如止水的境界。这样当遇到不顺心的事情，或者产生厌烦情绪时，可以采用情绪转移法，将烦躁的情绪转移到自己感兴趣的事情上来，以此来消除自己的不良情绪。
2、善于换位思考，自我反省 秘书人员要有将心比心，自我反省的工作态度。在工作中要善于站在对方的立场上思考问题，要先以别人的思维方式考虑问题，再从自身的角度出发，客观地、冷静地寻找原因和教训，学会安慰自己，说服自己，从而获取力量和信心。
三、出色的应变能力对秘书发展的重要性
（一）对秘书自身发展的重要性
1、提高职业竞争力 面对日益激烈的社会竞争，知识飞快地更新换代，人才市场对秘书的要求也越来越严格。在秘书素质上已经从以往的“打杂”“花瓶”向职业化秘书转变。对秘书的能力也有了更高的要求，尤其是在复杂的商业活动中，秘书的应变能力越来越重要。一个应变能力强的秘书不仅善于发现问题，而且能够及时灵活应变，更好地发挥秘书的经济价值和领导助手作用，这样的人才能成为领导的得力助手，才能提高自己在本行业的竞争力，从而不被社会所淘汰。
2、加强自我保护 秘书工作的性质决定了秘书只能处于领导之下，受领导之命，服从领导的安排。这份职业从表面上看起来是一项很体面的工作，但事实上也存在一定的风险性，尤其是对年轻的女性秘书来说，在现实工作中常常会出现性骚扰等负面的社会现象[8]。这就要求秘书在待人接物时应当具有策略意识和技巧，灵活应变，就能化险为夷。这样做不仅能有效的保护自己，做到自尊、自爱、自重，还能赢得对方的尊重，而且能够获得较长远的发展。
3、实现职业理想 职业理想是人们在职业中，依据社会需求和个人条件，借助想象而取得的奋斗目标，即个人渴望达到的职业境界。自古以来出现了很多流传千古的职业秘书：姜尚助武王成就霸业，管仲辅佐齐桓公开创春秋伟业等，他们都是秘书的楷模，在他们的身上我们也感受到他们那处事不惊，灵活的应变技巧，正是他们卓越的才能成就了他们的辉煌。作为当代秘书也应该树立心中的榜样，有远大的职业理想，在坚持社
会主义价值观前提下，不断提高自己的专业素质和综合能力，进而实现自己的职业理想。
（二）对秘书工作的重要性
改革开放以来，在市场化不断深入发展的背景下，我国秘书工作也随之有了很大的发展和变化，国家、企事业单位对秘书工作也越来越重视，相应的对秘书工作也提出了新的要求。秘书应变能力的提高有助于秘书综合能力的提高，从而紧跟时代发展的潮流，更好地应对新的要求，应对社会的改革发展[9]。对于我们即将毕业从事文书相关工作的学生来说，一方面可以轻松的适应自己的工作岗位，在面对的职场中能从容的应对。另一方面作为走出校门的年轻的秘书人员，我们自身应变能力的提高，可以优化整个秘书群体的智能结构，一个具有合理结构的秘书群体，它并不仅仅是单一的秘书人员的简单组合，它是一个有机整合。秘书群体的整体智能结构能力的提高，不仅仅使秘书个体人尽其才，发挥自己在秘书岗位上的真正价值。而且能激发出新的力量，以集体的力量带动整个秘书工作的发展，使秘书工作走向更高的台阶[10]。
四、总结
综上所述，秘书的应变能力在当代秘书能力的要求中的地位越来越重要，在现实社会中秘书事务工作中也更加凸显。秘书应变能力的形成并非一蹴而就，它并不是简单得在秘书工作岗位上的实践就可以提升。“皮之不存，毛将焉附”。秘书的应变能力形成的形成不仅要把实际工作的实践作为提升的必要过程。更重要的是要有理论基础。需要以优化秘书的智能结构作为基础，将完美的心理素质作为内部机制的保障，过硬的思想道德修养作为处事的准则。在理论的基础上用于实践，在长期的实践中才能形成成熟的应变能力。只有这样秘书在实际工作中体现自己灵活的应变能力，才能更好、更快地适应社会主义发展的新体制、新形势、新变化、新要求。
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