集团公司行政综合管理实
施办法
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某集团有限公司
行政综合管理实施办法
第一部分总则
第二部分集团行政管理体系、职能及其工作制度
第三部分集团行政文书工作处理程序
第四部分档案工作管理办法
第五部分科技档案管理办法
第六部分附则
第七部分附件
第一部分总则
第一条为建立集团行政管理工作运行体系，明确集团行政管理工作职能，确保集团对各子公司的有效监控，使集团行政管理工作规范化、制度化，特制定本办法。
第二条某集团是某有限公司为母公司，以资本为主要联结纽带的母子公司为主体，以集团章程为共同行为规范的母、子公司及其他成员企业共同组成的，具有一定规模的企业法人联合体。
第二部分集团行政管理体系、职能及其工作制度第一条集团行政管理工作的原则和管理体制
（一）集团及所属公司（即子公司，下同）在集团理事会的统一领导下，以集团母公司为核心，实行重大行政经营管理事项集中决策、人、财、物统一管理、统一规划、安排和配置。
（二）根据《公司法》规定，母公司依法行使股东的权利和义务，向控股的各子公司派出董事和监事，通过股东会、董事会和监事会，参与所属公司经营方针、投融资方向、选择经营者及利润分配等重大经营管理事项的决策，对所属公司的经营管理活动进行监督管理。
（三）集团不另设办事机构。其日常管理工作由母集团的相关综合管理部门（总经理办公室、企业规划发展管部、人力资源部门、财务审计部、党群后勤部）承担。
第二条母公司与所属公司的关系
1、母公司是取得企业法人资格的集团控股公司，对所属公司拥有腔股权。
2、母公司是集团的管理、决策机构和行政、财务、投资中心，在集团中居于主导和核心地位，对外代表集团，并行使其管理职能。
3、母公司决定所属公司的经营方针和投融资计划，研究和确定发展规划、资本运营，对经营者进行考核和任命，监控经济运行情况等。
4、所属公司具有独立法人资格，实行经济独立核算，自负盈亏、分层管理、分层经营，依法独立承担民事责任，母公司对其实施目标经济责任制考核。
第三条集团所属公司重大行政、经营管理事项，需统一报经集团理事会研究决策和审定，对形成的文件、材料应抄报集团有关领导和相关的综合管理部门。其重大行政、经营管理事项包括：
（一）公司经营方针、发展规划、改革方案、年度生产经营及资金使用、资本运营、投融资计划、报告。
（二）公司财务预决算、资产收益、利润分配方案及弥补亏损方案。
（三）公司增减股本、扩大股份认购范围，增减注册资本方案。
（四）公司资产处置、抵押、出租、承包、转让和向其他企业投资或为他人提供担保。
（五）集团成员的加入和退出；公司章程修改；公司分立、变更、终止、破产、解散、清算方案。
（六）公司机构设置、人事任免；公司高级管理人员的报酬、责任制、奖惩考核。
（七）行政、财务、人事、劳资、审计、福利等各项重要管理决定及基本管理规章制度。
（八）公司对外重要行政、业务、财务文件等的上报。
（九）公司其他重大行政、经营管理事项。
第四条集团日常事务行政管理工作的范围及其职能
（一）集团各项方针政策、会议决定、决议和领导指示的贯彻落实与上传下达、督办考核。
（二）集团行政办公会议、全局性会议和日常行政、办公事务的组织与协调。
（三）集团文件传递及文件（稿）的审核、文电、保密、档案、印章的管理。
（四）集团对外沟通联络与协调等外事工作。
（五）集团重要来宾的接待、来信来访工作。
（六）集团及所属公司的登记、变更、年检、注销及备案等工商管理工作。
（七）集团本级员工社会保险、计划生育的日常管理工作及指导、协调所属公司的有关工作。
（八）集团及所属公司法律咨询、法律顾问服务工作。
（九）集团文化建设、宣传报道、大事记编写、文体活动、计划生育、福利等工作。
（十）向所属公司下达各项行政管理指标，对所属公司的行政管理工作运行情况进行监督、考核。
（十一）联络、协调集团所属公司及各部门之间的有关各项工作和关系，协调、处理无明确责任部门管理的问题。
（十二）其他行政管理工作。
第五条集团行政综合管理工作体系的建立
（一）建立现代企业制度、产权制度和产权代表报告制度。即所属公司的经营作为母公司的产权代表，要对其重大行政、经营、财务、人力资源管理等事项在决策前向集团理事会报告，对形成的文件、材料应报送集团有关领导和相关综合管理部门。
（二）建立集团各项基本管理制度。即行政管理、人力资源管理、财务管理、生产等企业基本管理制度。
（三）建立集团外派董事、监事工作责任追究制，落实各公司经理工作目标经济责任制，定期进行述职考核制度。
（四）建立财务经营监督、审计和经济责任追究，制度，对违反集团有关规定或造成重大经济损失的行为给予责任追究。
（五）建立人员、机构定员定编、人事录用、重要人事任免审批、人力资源培训、绩效考核制度。
（六）建立财务预算制度。对所属公司的财务预算、成本和利润计划进行审核、评价，协调所属公司的关系、监督其贯彻实施。
（七）建立重要经营指标考核体系。以盈利能力、偿债能力、运营效率等指标为重点设置量化经营指标体系，以基础管理等内部管理指标为重点设置定性管理指标体系。
（八）建立节约型企业。以强化经济核算为手段，充分挖掘各环节潜力，开展群众性的增收节资、节能降耗、挖潜增效、杜绝浪费、堵塞漏洞活动，以适应市场成本领先战略的需要。
（九）建立和完善民营企业的各项经营管理体系及机制（激励与约束机制，竞争与考核机制、用人机制与利益机制、技术创新机制等），真正做到责、权、利相统一。
（十）建立创新型企业。树立创新意识，努力构建体制创新、机制创新、技术创新、产品创新、自主创新、市场创新、管理创新建设体系。
（十一）建立和谐企业。探索和建立香菊特色的企业文化模式，实施员工关爱工程，增强全体员工的凝聚力，努力为员工营造良好的工作、生活和文化环境。
（十二）建立4小时工作任务完成情况回复制和工作结果问责制，提高工作效率。
（十三）建立员工与集团在合理化建议和日常工作中的水平沟通渠道和机制，加强相互团结和协作，提高整体团队的协调、统一和一致性，激发员工的工作积极性和创造性。
（十四）建立日常生产经营等情况报告制度。为强化集团对各公司的有效监控和指导，各分公司应定期、不定期对其生产经营情况、行政综合管理、人力资源管理及财务状况等情况向集团相关的综合管理部门报送有关文件、材料，以便集团了解、掌握各公司的整体运行情况，应上报的各类文件、材料和有关要求详
见第七部分附件1《各公司定期、不定期应向集团上报的有关文件、材料及要求》。
第六条集团行政综合管理工作制度总则
（一）集团全体员工必须遵守集团章程，遵守集团的各项规定制度及决定。
（二）集团倡导树立集团“一盘棋”的思想和大局、全局、服从意识，以及团结协作意识，做到令行禁止，政令畅通，一级服从一级，严禁任何部门、个人做有损于集团利益、形象、声誉或损害集团发展的任何事情。
（三）集团通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善集团的经营、管理体系，实行多种形式的目标责任制，不断壮大集团实力和提高经济效益。
（四）集团提倡和鼓励、支持员工刻苦学习专业技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
（五）集团鼓励员工积极参与集团的决策和管理，鼓励员工发挥聪明才智，向集团提出合理化建议。
（六）集团实行“岗薪制与效益挂钩”的分配制度，为员工提供基本收入及福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面的待遇；集团为员工提供平等、公正、公平的竞争环境和晋升机会；集团推行岗位责任制，实行考勤、绩效考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
（七）集团提倡求真务实、真抓实干、开拓创新、与时俱进的工作作风，提高工作效率；勇于承担责任，敢为人先，团结进取，无私拼搏奉献的工作精神；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团队的凝聚力和向心力。
（八）员工必须维护集团纪律，对任何违反集团章程和各项规章制度的行为，都要予以责任追究。
第七条建立健全集团各项基础管理工作制度
（一）建立健全本公司、本部门的各项管理制度、工作标准和岗位责任制。
（二）各项原始记录、统计资料做到齐全、准确、及时汇总填报。
（三）做好本集团、本公司、本部门在各自工作过程中形成的各种资料的建档工作，保持档案材料的完整、系统、真实和准确，及时整理归档。
（四）抓好信息管理，及时分析、传递、处理信息，做好信息的反馈工作。
（五）强化全员质量意识，努力提高工作质量和工作效率、水平，积极配合有关部门做好全面质量管理的各项工作。
（六）将集团各项管理目标、任务和工作职责分解落实到各集团、部门、岗位，认真组织实施和制订工作计划，并负责检查、落实和考核。
（七）按时保质保量完成集团布置的各项工作和集团安排的社会、集团全局性工作。
（八）按时完成本公司、部门承担的每月考核工作。
第八条组织观念、工作态度及工作作风
（一）认真贯彻执行集团的各项方针政策，在思想上和言行上始终与集团保持一致，同心同德，团结一心，把集团的各项工作做好。
（二）树立和强化市场营销意识，做到面向市场，面向用户和生产，切实为经营和生产一线服务，及时解决他们提出的有关问题。
（三）认真贯彻集团会议形成的各项决议、制度和规定，按时完成集团领导临时交办的各项工作任务，准时参加各种会议和活动，积极参加企业管理。
（四）服从上级领导指挥和安排。工作要顾全大局，通力协作，积极主动，相互配合，要不断开拓和创新，遇事不推诿、不拖拉、不扯皮，勇于承担责任，按时保质保量完成本职工作任务，杜绝重大责任事故的发生。
（五）办事主动热情，不发生无原则争吵，对兄弟单位、上级机关和群众来访、工作检查要主动配合，热情接待。
（六）坚持原则，秉公办事，加强工作责任心，努力提高工作效率。
第九条劳动、工作纪律
（一）加强法制教育和奉公守法、遵规守纪教育，遵守国家的各项政策法令，依法办事，自觉遵守集团内外各项规章制度。
（二）严格遵守劳动、工作纪律和财经纪律，管理教育好本集团、本部门员工自觉遵守纪律，与各种违纪现象作斗争，自觉抵制和打击各种歪风邪气。
（三）自觉维护集团信誉，不得损害国家和集团利益。
（四）不迟到、不早退、不窜岗、不脱岗、不打架骂人、不无理取闹，无停工、旷工等违纪现象，出勤率在90%以上。
（五）严格执行请休假制度，考勤做到公开、真实和实事求是。
（六）热爱集体，关心同志，勤俭节约，爱护公物，团结员工，讲究职业道德和社会公德。
第十条学习培训与教育
（一）建立学习型组织。定期组织员工学习集团的各项方针、政策，做好员工的思想宣传教育和形势教育、鼓劲工作，经常保持热烈紧张的工作气氛和振奋、旺盛、向上的工作干劲。
（二）合理安排和组织员工参加专业理论与实际操作方面的学习培训，组织员工学习现代企业管理方法和经验，努力提高员工自身业务素质和技术水平。
（三）加强员工爱厂敬业、无私奉献教育。发扬主人翁精神，热爱香菊事业，加强事业心和责任感，敢于同有损集团利益和形象的人和事作斗争。
（四）工作积极肯干，踏实向上，热爱本职，学赶先进，做到好人好事不断涌现。
第十一条其他工作
（一）做到文明办事。经常保持室内外清洁和卫生，检查落实本集团、部门的责任卫生区，做到包秩序、包卫生、包绿化，积极参加义务劳动。
（二）认真执行安全生产、防火、防盗、防污染、防虫鼠、防爆、保密等制度规定，对员工进行经常性的安全、保密教育，严守集团机密，搞好群众性的综合治安保卫联防工作，杜绝不安全事故发生。
（三）认真贯彻执行国家计划生育和各项政策规定，做到本集团、部门无计划外生育和超生超育，积极配合有关部门做好计划生育工作。
第十二条责任
（一）集团及所属公司董事长兼总经理为本公司行政综合管理第一责任人，为本公司的行政综合管理各项工作负责，同时所属公司的总经理为集团理事长负责。
（二）凡有下列形情之一的，除按集团有关规定给预处理以外，情节严重的，给予就地免职或解除劳动合同或交由司法机关处理。
1、对向集团提供虚假财务会计报告等材料或者隐瞒重要事实，或者提供有重大遗漏的计划、报告，造成集团决策失误的。
2、利用职权，玩忽职守，以权谋私，拉帮结派，打击报复，或徇私舞弊、谋取非法收入、贪污、行贿受贿等违规违纪行为，给集团造成恶劣影响和经济损失的。
3、工作不负责任，因渎职、乱指挥等而影响工作、生产、经营计划完成或影响产品质量或集团信誉，或泄露集团生产经营机密，或损害集团利益，造成事故和经济损失的。
4、违反集团政策规定及财经纪律，挥霍浪费集团资财，损公肥私，浪费原辅材料及能源等，使集团在经济上遭受损失的。
5、挑拨事非或无理取闹，或聚众闹事，或纠缠领导或骂人、打架斗殴，妨碍正常工作，影响团结和生产、工作秩序、社会秩序的。
6、工作中不服从大局，推诿扯皮，不配合工作，不服从正常工作分配、调动、指挥的。
7、发生案件或事故不报，故意隐瞒的。
8、妨碍公务，无理取闹，影响正常工作秩序的。
9、违反计划生育。
10、利用集团名义从事有损于集团形象或给集团造成经济损失的。
11、对违反本办法，给集团造成经营决策失误或经济损失的。
12、其他违纪违规行为。
第三部分集团行政文书工作处理程序
第一条目的。为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，记录企业的业绩，为企业开拓经营提供服务。
第二条收文
（一）上级机关下发的文件资料，应由集团或公司总经理办公室或综合部及时分类、签收、登记、编号。各部门直接收到和带回的文件，应及时送到总经理办公室或综合部统一登记处理，各部门和个人不得自拆、自收、自办，总经理办公室或综合部及时督促催收。
（二）总经理办公室或综合部收到文件后，应按照本办法的有关程序及时办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。
（三）文件由总经理办公室或综合部在《文件审批（办）传阅单》上提出承办意见，送交集团或公司有关领导批示后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反馈到总经理办公室或综合部，通过总经理办公室或综合部反馈到有关领导。总经理办公室或综合部做好督办事项的登记。
（四）文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件审批（办）传阅单》上签字，并及时送还总经理办公室或综合部。
（五）涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按集团或公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。
（六）严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。
第三条发文
（一）集团或公司公文文号主要有“××字”、“××党字”、“××工字”、“××团字”。
（二）行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。
（三）凡以集团或公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主办部门的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈集团或公司总经理签发。如需其他领导和部门会签的文件，由其他领导、主办部门会同相关部门会签，会签后再报集团或公司总经理签发。
（四）拟稿需按照集团统一要求的格式，使用集团统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经集团或公司总经理签发后，由主办部门送总经理办公室或综合部编发公文文号并打印分发。
（五）文件、资料、报表的打印，统一使用A4纸张，并严格按有关规定办理，主办部门负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。
（六）发文后，由主办部门的主办人员将原稿连同附件交还总经理办公室或综合部，由专人负责保存、催办、立卷和归档。
第四条归档
（一）集团或公司设立档案室，配备专、兼职档案管理员，其它各部门设立兼职档案人员（各部门资料员、内勤员），档案门归口总经理办公室或综合部。
（二）归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。
1、收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需归档的文件。
2、整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。档案室协助各部门对应归档文件进行分类，集团全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。
3、档案价值鉴定：对各部门分类后的文件，根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永久（Y）、30年（S）、10年（Sh）三种归档文件。
4、排列：部门同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列顺序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。
5、装订：文件按“件”装订，永久、30年保存的文件要去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。
6、编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、部门编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。
7、编目：归档文件以同一部门同一保管期限同一类文件按部门编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理或部长审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。
（三）归档范围内的文书、科技材料（详见第七部分附件3《文书档案保管期限表和科技档案归档的范围》和附件5《保管期限和归档时间表期限》），应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。
（四）由总经理办公室或综合部负责对集团或公司日常生产经营管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的文件、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥善保管证件及文件。
（五）重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，由总经理办公室或综合部负责收集并整理、归档。
（六）集团或公司在各生产经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围（责任分工详见第五部分《科技档案管理办法》第二条第（五）款），由各部门兼职档案人员按有关规定负责收集。
（七）行政文书工作处理程序详见第七部分附件1《文书处理程序及分工示意图》。
第五条其它相关归档具体规定详见本办法第四部分《档案工作管理办法》。
第四部分档案工作管理办法
第一条总则
（一）为进一步加强集团档案工作的科学管理，更好地为集团各项工作服务，根据《档案工作办法》和《科技档案管理办法》，结合本集团实际，制订本办法。
（二）集团档案工作是集团各项管理工作的一项基础工作，是提高集团经济效益和管理工作质量的必要条件，是反映集团历史真实面貌的一项重要工作。
（三）集团、各公司均应设立档案室，对生产经营管理活动中形成的具有查考、利用价值的各个门类和不同载体的文件、材料均实行集中统一管理。
（四）集团、各公司、各部门及人员在工作活动中形成的具有查考、利用价值的文件材料，由各部门按本办法规定收集齐全，定期交集团及各公司档案室集中管理，任何部门或个人不得据为己有或者拒绝归档，包括公司外派学习、培训外购的由公司报销的企业管理、专业技术方面的书籍、资料、碟、软盘、带、影像资料；该类资料的报销程序为：发票及资料经档案管理人员签字（收）、登记后，财务部门方可给予报销。
（五）档案工作的基本任务。档案室对本集团、各公司、各部门、车间、营销策划中心形成的文件材料的归档工作进行指导和监督；负责管理本集团和本公司的全部档案，制定相应的管理制度，积极提供利用，为本集团和本公司的生产经营管理活动服务，为集团和本公司积累档案史料。
第二条档案工作的体制和管理范围
（一）积极贯彻执行《档案法》《档案实施办法》和《档案管理办法》，做好档案的保密（开放档案除外）安全工作，制订切实可行的保密和安全管理制度，确保档案的完整与安全。
（二）档案室由配备的专职或兼职档案管理员具体管理档案，在分管领导的主持下，由总经理办公室或综合部直接管理。
（三）档案管理员应经过专业培训，能熟练掌握档案专业知识和档案管理规范要求，懂得档案保护与复制等现代化技术。遵守有关法律法规，恪守工作纪律和职业道德，热爱香菊事业，严守机密，保证工作任务的顺利完成。
（四）档案指：凡是具有查考保存价值的本集团收发文件、会议文件、内部使用的文件、会议记录、图纸、表格、登记簿册以及反映生产经营、科研开发、项目研究、基建技改等活动的文件字材料、图纸、表格、照片、录音、录相、影片等文件材料、资料。分为：行政档案、人事档案、技术档案、财务档案、其它生产经营档案。
（五）档案室由总经理办公室或综合部负责管理。行政档案由总经理办公室或综合部、企管部门负责收集、归档；人事档案分别由人力资源部门及总经理办公室或综合部汇集归档；技术档案分别由技术、设备工程、基建、质管部门收集归档；财务档案由财务部门整理归档；其它生产经营档案分别由企管、物管、生产、营销策划中心、技术、质管部门整理归档。
第三条档案的建立和归档
（一）集团及各公司档案室对各类档案实行分类管理。
1、行政档案：由集团、各公司档案管理员按立卷归档原则，分年度直接建档。
2、人事档案：人力资源部门、总经理办公室或综合部在每年三月份以前将上年度人事资料文件统一整理分类，在部门领导审核和主管领导复核后确定归档内容，立卷移交档案管理员。
3、技术档案：技术部门负责对新产品开发及其它科研项目、申报项目、产品工艺改进、标准提升等具有查考保存价值的文件材料进行归集整理、建档。产品开发、科研、工艺改进等阶段性工作完成后两个月内完成档案的归集，上交档
案管理员；基建技改工程完工后，由基建部门在工程决算结束后两个月内将全部图纸、隐蔽工程资料及各种工程文件归档、整理，上交档案管理员；重要设备改造和安装完成后，由设备工程部门负责在两月内将设备参数文件整理，上交档案管理员；质管部门对涉及的技术资料在使用完毕后，应向技术部门归档，由技术部门分类、分项目整理，一并上交档案管理员。
4、财务档案：由财务部门负责整理建档和保管，对超过十年以上的财务档案按档案移交程序转交档案管理人员保管。
5、其它生产经营档案：销售、供应、生产部门具有查考保存价值的文件材料及帐表、记录及有关部门规定有保存期限的材料，由其指定专人自行保管三年，期满后由部门负责人和主管领导审核，对继续具有查考和保存价值的相关帐表、记录等资料材料整理建档，上交档案管理员。
6、各公司参照集团档案管理规定自行归集整理、保管相应的档案资料。
（二）立卷的基本要求
1、必须将应归档的文件材料、资料收集齐全完整。
2、遵循文件材料、资料的形成规律，保持其之间的有机联系。
3、正确区分文件材料、资料的不同价值。
4、对各部门归档的文件材料、资料，除符合以上三条基本要求以外，还应符合以下要求：⑴归档文件齐全、完整；⑵分类清楚、科学系统；⑶组卷正确、保持联系；
⑷保管期限、划分准确；⑸卷内文件，排列有序；⑹拆除金属物，编写页码；⑺填写目录、备查表；⑻装订结实，整齐美观；⑼拟写标题，简明确切；⑽填写封面、清楚整洁；⑾排列案卷、编写目录；⑿制成材料，遵守规定。
（三）立卷的原则。保持文件材料、资料之间的历史联系，反映出本集团及公司生产经营活动的真实历史面貌，并便于保管和检索利用。
（四）立卷的办法。根据文件材料、资料的特征，分析文件材料、资料之间的主要联系进行组卷。
1、按作者（即文件的制发部门）特征组卷；
2、按问题（指文件材料、资料的内容所反映的主题词）特征组卷；
3、按名称（指文件材料、资料的名称）特征组卷；
4、按时间（指文件材料、资料所针对的时间或文件材料、资料形成的时间）特征组卷；
5、按通讯者（文件材料、资料收发文单位共同构成的特征）特征组卷；
6、按地区或地域（文件材料、资料的内容所针对或涉及的地区、作者所在地）特征组卷；
7、适当照顾文件材料、资料的不同保存价值分别组卷。
（五）集团及公司领导及承办人以及各部门在完成工作任务后，办理完毕的文件材料、资料应及时送交有关部门整理、立卷。
（六）集团及各公司、部门应在第二年的三月份将上年形成的、已经办理结束的各类文件材料（不包括某个单一的项目或单一、独立的课题、活动，单一的
工作任务，完成后即可归档），进行收集整理后向档案室归档。集团将对档案的收集情况每年组织一次检查。
（七）归档时，各部门与档案室应清查核对数字无误后，双方履行签字手续。
（八）档案室应将归档的案卷进行分类、排列，并编制出案卷目录。
第四条保管期限的划分及保管期限
（一）凡是记载和反映集团、公司的主要生产经营活动和基本历史面貌的，对于集团、公司的生产经营工作、科学研究、文化建设等方面具有长远查考价值的文件材料、资料，应当永久保管。
（二）凡是反映集团、公司生产经营工作活动，在相当长时期内本集团进行工作总结经验、研究问题等需要查考的文件材料、资料，应列为30年保存。
（三）只对集团、公司工作具有短期查考价值的文件材料、资料，应列入10年保存。
（四）在鉴别文件材料、资料的保存价值和划分保管期限时，还应注意不能孤立地从某份文件材料、资料考虑，应当结合文件材料、资料之间的联系，具体分析。
（五）文书档案保管期限表（详见第七部分附件3）。
（六）科技档案归档的范围、保管期限和归档时间表（详见第七部分附件5）。
（七）档案室应建立档案的借阅、登记制度，对档案的改进、转移、保管、利用等情况进行登记、统计。
（八）集团、各公司应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定的工作应在集团、公司行政总监的主持下，由档案室和各部门人员组成鉴定小组开展工作，鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行造册登记，经总经理批准后销毁。
（九）销毁的档案，应指定二人监销，以防遗失和泄密。监销人要同时在销毁清册上签字。
（十）档案库房应基本符合档案保管的条件，并逐步做到档案的防盗、防火、防虫、防尘、防鼠、防潮、防高温等工作。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它处理。
（十一）档案室根据工作的需要，编制必要的目录、索引等检索工具，编缉档案文件汇集和有关参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为集团各项工作服务。
（十二）档案室应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程序，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
（十三）集团将根据今后档案管理工作的需要，设立科技情报资料室，专门负责集团科技档案与技术资料的管理，并采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。
（十四）档案管理人员调动工作时，应在离职前办理结清有关交接手续。
第五条档案的移交、档案工作管理责任及考核办法
（一）各部门负责人是档案收集归档的第一责任人，负责贯彻本规定在本部门的贯彻执行。
（二）对在本集团、公司工作活动中形成的文件、资料（包括外购报销的资料），不移交集团、各公司集中管理的，应安排时间专项清理，拒不执行的，停工强制收缴。
（三）不按时归档，不按期移交档案的，处罚50－200元；拒绝归档、移交、将档案据为己有的给予行政处罚和经济处罚，并强制收缴；构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。
（四）其它工作人员或档案管理员，因工作失误造成重要资料文件丢失，视情节给予100－500元经济处罚，并责成补救；特别严重者，给集团、公司造成严重损失，解除劳动关系。
（五）档案管理员对档案管理不善，造成档案损失或违反档案管理规定，将档案资料私自借阅或抄录的，视情节扣5－20分；泄露集团、公司机密，给集团、公司造成重大损失者，解除劳动合同。
第五部分科技档案管理办法
科学技术档案工作是企业一项非常重要的技术基础和技术管理工作,各公司、各部门(车间、营销策划中心,以下简称各部门)要切实加强对技术档案的管理,从公司发展的高度引起重视,并积极开展技术档案交流利用工作,为公司各项工作服务。
第一条总则
（一）公司的科技档案是科研、技术、生产、经营、基本建设工作的历史记录,是科学技术资源贮备的一种形式,是广大工程技术人员和员工艰苦劳动的结晶。科技档案对于发展生产,提高产品质量,缩短科研、生产、基本建设周期,节约人力、物力、交流等都具有重要的作用。
（二）科技档案与资料实行集中统一管理
科技档案立卷归档是生产经营活动的最后一道工序,各部门和科技人员对生产、经营活动中形成的原始技术文件资料必须在完结后两个月内整理收集齐全,按归档要求交档案室归档,由公司档案室统一管理,保证科技档案的完整与安全。各部门如需经常翻阅或使用,可由档案管理员按管理办法和程序复印、登记,交由该部门使用。
（三）公司成立科技档案鉴定小组,人员组成由公司行政、技术负责人、有关技术人员、档案管理人员组成。具体负责技术文件材料的立卷、归档的鉴定工作。
（四）科技档案与技术资料
凡是记述和反映公司基本建设、技术改造、生产技术和产品开发、研究等活动的、文件资料必须,并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管(包括声像、照片、图纸、报表、文字材料、技术资料等)。凡是为了参考的目的而收集和复制的技术文件材料都属于技术资料。
（五）严格执行公司保密制度,任何人不得向外泄露公司的技术资料及相关信息,否则按公司相关规定进行严肃处理。
第二条技术文件材料的形成、积累和归档
（一）技术文件材料的归档原则
技术文件材料实行谁产生谁负责归档的原则。业务部门与科技人员在完成任务过程中,应注意技术文件的收集与管理,把需要归档的技术文件材料按项目、专题、型号分类收集起来,把有保存价值的按自然形成规律有机联系起来,组成保管单位(卷、册、袋、盒),参照科技档案归档范围、期限、归档时间(详见第七部分附件5),需通过科技档案鉴定小组鉴定,填写保管期限,由公司技术负责人签名,向公司档案室移交,交接双方在移交目录上签字。
（二）各公司、各部门和技术人员应把技术文件材料的积累、整理、形成、鉴定、归档和修改、补充等工作作为一项日常工作任务,纳入公司生产技术管理工作之中,纳入技术人员岗位责任范围,技术文件材料不完整的不能归档,即未完成工作任务,并将技术文件材料归档是否完整、系统,质量好坏作为考核技术人员的工作内容之一。
（三）对零星技术文件材料的收集,由项目技术负责人定期移交档案室保管,填写技术文件材料临时登记簿。积累的材料,定期通过鉴定小组鉴定,然后按归档手续归档。
（四）归档范围。凡具有工作查考、研究、经验总结、科技交流等作用的科技材料、资料均应整理归档。
1、产品档案
⑴产品研制(包括改进、改型)
①原始依据性材料、可行性报告书、任务书、协议书、专题会议纪要,来往函电,各种调研材料、工艺配方、研制计划、大纲、临床资料及总结、各种研发上报资料、批复、标准、证书等。
②中间性材料:设计计算文件(计算方法、程序、结果、报告等),关键技术问题,专题分析报告,技术总结等。
③成果性材料:全套工艺、配方设计定型文件材料、技术文件、定型验收、认证文件等。
⑵产品生产
任务来源、各种协议、报告、批复、全套产品试生产、正式生产及定型文件材料、批号、生产指令、记录、技术文件,更改单及更改、补充文件、工艺方案,工艺、产品说明书、工艺专题技术总结与工艺装备图样,原辅包装材料、产品的重要试验记录报告、检验、化验、质量报告、技术攻关记录、技术总结报告、生产定型报告与批复等。
2、科研专题档案
任务书、专题调研报告、研制计划、大纲、方案论证报告、计算、验收记录及报告,技术图样等有关成果性技术文件材料、技术鉴定、认证、专题研究工作总结,使用效果等。
3、设备仪器档案
⑴专用设备仪器随机的说明书、图样、履历表、照片、鉴定书等。
⑵通用、专用设备、检测设施和固定资产设备的调拨、停用、报废、新增、启用等情况的材料、报表。
⑶自行研制设备按科研档案进行归档,归档范围参照产品研制内容。
⑷各种设备在使用维护中形成的记录和其他技术文件,也应整理归档,由设备管理部门保存使用。
4、基本建设档案
会议记录、会议记要选址、地质、水文、土地征购报告、批复及协议、施工合同、协议或重要施工记录(地下情况、隐蔽工程),材料验收合格证,重要构件试验记录、报告,图纸（平面图、基础图、施工图、结构图、竣工图）设施安装调
试记录,设计更改单、通知单、全套施工、竣工图样(土建、管道、电气、上下水工艺布置)、竣工验收报告、工程概预算、决算报告和重要的大修、加固、改
建、扩建项目的科技文件材料。
5、其它档案
⑴质检:各类产品标准、考核指标,各级实物质量测试,产品关键项目合格率,原辅材料、产品化验报告,产品升级评定书,质量工作动态,事故分析处理,有关提高质量的会议记录,用户座谈会纪要和产品批号、注册商标照片,QC、QA小组活动成果等有关质量方面的技术文件材料。
⑵环保、计量方面:
本公司污染监测资料和本公司环保技术成果,治理项目验收等资料。对新开
箱启用的仪器、仪表相关的说明图册(表)、图纸、检测、鉴定书等资料。
⑶安全、能源等方面的图纸、图表、制度、办法、有关技术性的文件材料等。
⑷同外单位协作项目,只归档本公司承担任务部分的科技文件材料。
⑸公司通过文书渠道上报下达的技术性文件,应送交档案室归类科技档案并
存档两份;上级下达、兄弟单位发来有关技术性的文件,档案室应定期复制配套归类科技档案并存档两份。
6、归档的份数。归档两份,需增加时另行酌定。
7、归档的技术文件材料,要符合档案相关管理制度的要求,统一纸张、规
格、字迹、线条清楚、纸质优良,要用碳素墨水或兰黑墨水书写,粘贴不能用浆糊,装订不能采用金属物（不锈钢订书针除外）。
（五）科技档案分类、归档档案编号方法和科技档案分类、立卷、归档方法详见第七部分附件4和附件6。
第三条科技档案的管理
（一）为便于保管利用,对办理了归档手续的档案,应及时登记,并进行必要
的加工、整编入库。
（二）档案库房需保持清洁通风,做到防盗、防火、防霉、防潮、防虫、防晒、防鼠等。
（三）修改已归档的技术档案,必须履行手续,需经原归档部门(或个人)进行修改补充,经公司技术负责人批准方能进行。底稿(正本)修改后,必须对有关副本作相应的修改或者补入修改过的副本。
（四）科技档案管理人员,必须对自己所管理的科技档案进行定期或不定期的清点。在科技档案发生意外时,应立即进行部分或全部的检查,重点检查档案是否完整、准确、帐物是否相符等。管理人员工作调动时,应办理交接手续。
第四条科技档案的利用和交流
（一）科技档案利用是科技档案管理的根本目的,根据公司科研、生产、经营和建设对科技档案的需求情况,编制必要的检索工具,并积极有效地开展科技档案的利用工作。
（二）严格执行档案的借阅制度(借阅制度详见第七部分附件7)。
第五条科技档案的鉴定和销毁
对已失去利用价值的科技档案剔除销毁时,必须填写《技术档案销毁登记表》,经公司技术负责人批准后执行,执行销毁任务时,要与保安部取得联系,指定二人以上监销,并同时在销毁表上签字。
第六部分附则
第一条集团所属公司参照本办法制定出本公司的实施细则。
第二条本办法与集团章程有抵触的，按照章程有关规定执行。
第三条本办法由集团相关综合管理部门组织实施。本办法由集团总经理办公室负责解释，由企业规划发展部负责落实和考核，并制定出相应的考核办法。
第四条本办法自颁发之日起执行，在此以前有关规定及办法同时废止。
第七部分附件
1、《各公司定期、不定期应向集团上报的有关文件、材料及要求》。
2、《文书处理程序及分工示意图》。
3、《文书档案保管期限表》。
4、《科技档案分类、立卷、归档方法》。
5、《科技档案归档的范围、保管期限和归档时间表》。
6、《科技档案分类、归档档案编号方法》。
7、《档案、资料、书籍借阅制度》。
8、《档案室工作职责》。
9、《档案管理员岗位职责》。
10、《档案保密工作制度》。
某集团有限公司
二0一一年七月八日附件1: 各公司定期、不定期应向集团上报的有关文件、材料及要求
附件2: 文书处理程序及分工示意图
负责单位 外 收 发 内 收 发 办文部门
公司领导人 印刷厂
或人员： （专、兼职文书人员）
（承办人） 部门负责人
打字员