昭通市档案干部短期业务培训教材
归档文件整
理
方法步骤
昭通市档案局编印
2007年2月修订
前言
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22一2000《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)。
《规则》从我国机关档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定。《规则》的实施，是我国机关档案工作的一次改革。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作，降低了劳动强度。《规则》兼顾了计算机和手工两种管理方式，兼顾了机关档案室和档案馆的管理需要，为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础，也将有力地促进机关文档一体化管理。
2002年,为配合《规则》的贯彻实施，在全市推行实施新的归档文件整理规则，市档案局组织业务人员对《规则》进行了学习，通过考察、参观，借鉴了许多地方的先进经验和成功做法，结合昭通实际，编写了本教材。该教材阐述了《规则》的主要原则和精神，概述了归档文件整理的操作步骤和具体方法，是各级档案部门、广大档案工作者研究、教学、学习、推广、实施《规则》的重要参考材料和培训教材。
2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），1987年颁布的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档的范围》同时废止。《规定》的发布施行，标志着我国档案法制化建设取得了新的成果，对正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保档案资料的齐全、完整将起到积极的推动作用。
为做好《规定》的推行实施和业务培训工作，市档案局业务骨干对教材进行了修订和完善，以适应广大档案干部学习《规定》的需要。
编写：昭通市档案局
修订组成员：易正春陈光德杨应焦
朱兰
审定：易正春
统稿：杨应焦朱兰
执笔：杨应焦朱兰
修订时间：2007年2月修订
目录
1. 第一讲归档文件的收集 (1)
2. 第二讲归档文件的价值鉴定 (1)
3. 第三讲归档文件的装订 (4)
4. 第四讲归档文件的分类 (4)
5. 第五讲归档文件的排列 (8)
6. 第六讲归档文件的编号 (10)
7. 第七讲归档文件的编目 (11)
8. 第八讲归档文件装盒 (13)
9. 第九讲《规则》与计算机档案管理 (15)
10.归档文件整理流程图 (18)
11. 附件1: 归档文件目录的式样及填写 (19)
12.附件2: 盒内备考表式样及填写 (20)
13.附件3: 档案盒盒脊式样 (21)
14.附件4: 归档文件目录封面式样及填写 (22)
15.附件5：文书档案保管期限表
第一讲归档文件的收集
一、收集概述
归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种方字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。
收集工作是档案整理、保管、利用的基础，是其他业务环节的前提条件，是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径，是衡量档案室工作的重要标尺。
二、收集文件
收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体
的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录的收集。收集方法上要注意两点：
一是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；平时注意将单位领导或同志外出开会、出差、商定事项所带回的文件、材料收集起来；平时注意将报刊杂志直接反映本单位人和事的篇目剪辑收集起来。二是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；年终还要注意把那些虽没作收发文登记，但仍属本单位形成的文件、材料、图表、声像、实物全部收集起来；年终还要做好财会、基建等专门档案和科技档案的收集。
第二讲归档文件的价值鉴定
归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个方面。
第一，凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料和重份文件，作勿需归档处理，按规定手续予以销毁，防止有文必档现象发生。按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第二，对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。各机关应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。一般说，本单位形成的文件、材料最为重要，绝大多数都属永久。
文书档案保管期限表。（见附件5）
第三讲归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
归档文件在装订前对不符合要求的归档文件进行必要的修整，如：对破损文件的修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，对超大纸张的折叠，去除易锈蚀的金属物等。
归档文件装订前必须按顺序进行排列。一般顺序如下：正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。
装订时应将“件”内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的，将左、上侧对齐；采用左侧装订的应将左、下侧对齐。装订材料采用符合档案保护要求的不锈钢订书针，较厚的文件也可采用钢夹、塑料夹或线进行装订。采用不锈钢订书针装订的，一般只订一颗针。
第四讲归档文件的分类
《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。《规则》虽然对归档文件整理工作的许多环节进行了简化，但分类仍然作为必不可少的基本步骤留了下来。
一、分类方法
分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”或“分类原则”。《规则》选择年度、组织机构(问题)和保管期限作为通用的分类方法，这三种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了档案管理的基本规
律和要求。
(一) 年度分类法
年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用得最广泛的分类方法。
运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。这里有几种情况需要注意：
1、文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。分年度时，一般来说应以文件签发日期(即落款日期)为准,据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。例如：1995年形成的《1996—2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。
2、跨年度形成的文件
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。
4、文件没有标注日期
文件没有标注日期的，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。
5、有专门年度的分类方法
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就应按照专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进行工作，形成的文件应按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来，依次划分年度类别，如1995年与1995—1996学年归入同一类。
(二)、机构(问题)分类法
1、机构分类法：
采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如，先排办公室，后排业务处(室)、后勤部门等。
采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定，有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，归入有关机构类中。业务部门起草，以机关或办公(室)名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，应归入负责起草文件的机构类，否则归入负责发文的综合机构内。
机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归类文件归入该类保存。如临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
2、问题分类法
问题分类就是按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。运用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件
划为“行政类”等等。文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年应归入同一类中。
(三) 保管期限分类法
保管期限分类法，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。
二、复式分类与分类方案
复式分类法也称组合分类法，就是将年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法组合运用的分类方法。在机关档案室档案整理中使用较多。如“年度－机构(问题)—保管期限”或“保管期限－年度－机构(问题)”分类法等。下面列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以说明。
(一) 年度——机构——保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
(二) 保管期限——年度——机构分类法
即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
(三) 机构——年度——保管期限分类法
即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。
(四) 年度——问题——保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之
间分工不明确，文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。
(五) 保管期限——年度——问题分类法
即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。
与此类似的还有保管期限——问题——年度分类法。
(六) 问题——年度——保管期限分类法
即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作。
与此类似的还有问题——保管期限——年度分类。
(七) 年度——保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关。
(八) 保管期限——年度分类法
即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成的文件数量少的机关。
第五讲归档文件的排列
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
一、排列方法
排列的实际操作体现为两步，即先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。
(一) 同一事由内的归档文件排列
同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，先产生的排列在前，后产生的排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。
(二) 不同事由间的归档文件排列
不同事由归档文件的排列可以有多种方法，包括时间、重要程度等。
1、按不同事由形成时间的先后顺序排列
事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他因素。这种方法比较简单，更适用于实行“随办随归”的机关。一般同一事由的文件办理完毕后，就可以将相关文件整理完毕归档保存。这样，不同事由的归档文件自然就按照形成时间的先后排列起来。采用年终集中整理的机关，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。
2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局法规处，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料。
3、按事由具有的共同属性分别集中排列
(1) 按责任者或承办部门分别集中排列。例如设处的机关，一般以处为单位整理归档，不同事由的归档文件进行排列时，可以将不同科(室)形成的文件分别集中排列。
(2) 按照不同问题分别集中排列。采用此方法，一般都是为了在手工管理条件下为检索提供更多的方便。这里的问题是指小问题，与文书立卷时分类方案中的细类比较相似，比如同一机构的不同职能。此类问题相对固定时，机关档案部门可事先规定各问题间排列的先后顺序。例如，机关人事部门，可以将干部调配、职称评定、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
第六讲归档文件的编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后面的编目工作及将来查找利用时的实体存取提供条件。
件号即文件排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。室编件号应在分类方案的最低一级类目内按文件排列顺序从“１”开始标注。
盖章：要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。
归档章的项目包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、室编件号、页数、馆编件号、盒号等项目。归档章式样如图：
归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中空白位置，如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也放在前面作为首页加盖归档
无盖章位置或重
要文件须保持原
貌的，可另附纸页在文件前面加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文件和收文章等交叉。
第七讲归档文件的编目
编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。
编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。
一、归档文件目录的项目填写
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
1、件号：指室编件号。
2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者一个人或若干人。填写时，一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”等含义不明，难以判断的简称；也不能打点或用“同前”、“同上”等字样代替。联合发文，责任者过多时可以省略，但立档单位是责任者的必须抄录。对白头文件，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
3、文号：填写文号时应照实抄录，字号齐全。
4、题名：即文件标题，完整的题名由责任者、问题、文种3个部份组成，例《市档案局关于加强档案安全保管的通知》，也有的直接由问题和文种组成。
一般情况下，文件只有一个标题，填写时照实抄录，有的文件还有副题名或并列题名，正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需抄录，并列题名需要时与正题名一并抄录。
有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写和补充标题。
些归档文件的附件独立性强，也可在正件题名后抄录附件题名，外加“( )”号，例“关于进一步加强我市城市建设的意见(附：城市建设管理规划)”
5、日期： 即文件的形成时间，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如： 2001年3月24日，标注为 20010324，也可填成两行（ ）。 对未注明日期或日期不清的， 应根据文件内容加以考证填写。
6、页数：填写一件文件的总页数，用以统计和核对。
7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“＊”，将具体内容填入备考表中。
在表格右上方设置有归档文件所属“机构(问题)”和“盒号”，便于
准确查找和归位。
归档文件目录的式样、填写参见附件1。
填写归档文件目录项目时应采用符合档案保护要求的字迹材料(碳素墨水或蓝黑墨水)。已采用计算机档案管理的单位，可直接录入计算机，使用档案管理软件自动生成并打印出目录。
二、归档文件目录装订
归档文件目录应单独装订成册并编制封面，一式二份。
归档文件目录装订可以按机构(问题)、年度、保管期限等分类装订，
并用口取纸或文字注明，以便管理、查找利用。
归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项
目，式样及填写见附件4。
第八讲 归档文件装盒
装盒是归档文件整理工作中的一个重要环节，它包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊等工作内容。
归档文件应严格按照排列编制好的件号先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中的相应条目排列顺序完全一致，保证检索到文件条目后能对应
20010312
地查找到文件实体，当利用完毕后能及时准确放回原位。否则，该文件就可能成为“死档”。
装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。如果不同类别的归档文件混装在同一盒中，必然会造成盒脊项目设置的混乱，同一栏目填写时内容也会杂乱不堪。
装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。
装盒时应注意以下问题：应视文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损；依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。
档案盒封面填写。封面上应在已有的双横线下填写全宗名称，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。
档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，竖式与横式格式基本一致。盒脊式样及盒脊上各项的位置及栏目见附件3。
各项目的填写要求整齐、划一。具体填写要求如下：
全宗号全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。
年度年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。
保管期限保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”、“定期”。
机构(问题) 机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。
起止件号起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件
号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。
盒号盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。
备考表填写备考表印在档案盒封三上，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，各项的填写要求如下：
1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等，整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
2、整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，谁整理就填谁，以明确责任。
3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
备考表的样式及表中各项目的具体位置(见附件2)。
归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。
第九讲《规则》与档案计算机管理
一、《归档文件整理规则》与档案现代化管理
信息时代，人们要求全面、迅速、准确地获取信息，那种传统的、手
工的、落后的档案管理方法，已远远不能适应时代发展的需要。制定推行《规则》，改革归档文件整理方法，是国家档案行政管理部门的应对措施之一。
(一) 为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。诸如计算机一次输入、多次输出，随机生成各类目录，强大的文件级检索功能，全文扫描，网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利。
(二) 促进机关文档一体化管理的实现。文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两个环节之间的关系，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。逐步实现“随办随归”。
(三) 为设计合理的电子文件整理方法打下基础。
二、计算机辅助归档文件整理
计算机辅助档案管理是档案管理现代化的核心。档案管理各个环节全部或部分依靠计算机完成，是计算机辅助档案管理的主要内容。由于《规则》同时适用于手工管理方式和计算机管理方式，使计算机全面介入归档文件整理工作，提高归档文件整理工作的效率。
(一) 计算机辅助进行归档文件整理工作
计算机辅助进行归档文件整理工作的前提是计算机能够处理机关全部归档文件的自身数据。在文档一体化管理条件下，无论是在收集齐全完整的基础上进行整理，还是在手工整理后全部录入，都要求计算机实现对全部归档文件数据的管理。
计算机辅助归档文件整理的实现可以分为单机运用方式和网络运用方式。
在网络运用的条件下，档案部门或人员应确保能够以事先预定的分类方案处理收发文部门和各业务部门形成的归档文件信息数据。在分类的基础上，档案人员应通过网络，协助文书、业务部门人员或单独对归档文件数据进行排列、编制件号和编目工作，并随时监控文书或业务部门文件运行和整理情况。在进行最终整理时，档案人员应将打印完毕的归档文件目
归档文件整理十步骤 2010-04-22 17:36:08| 分类：默认分类| 标签：|字号大中小订阅 （适用于纸质文书档案） 第一步：确定归档和不归档范围 为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局2006年12月18日发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定归档的范围。 第二步：分年度 严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。 第三步：确定分类法 第一步骤可视机关的大小决定档案的分类方法。机关大，内设机构多的可采用保管期限——年度——机构（问题）分类法，如区国税局、区教育局、区卫生局等。机关小，内设机构少的可采用保管期限——年度分类法，如区档案局、区 总工会、区妇联等。 第四步：划分保管期限 这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。我们应该认真学习国家档案局2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永 久、定期（30年、10年）保管期限。 第五步：归档文件的排列 归档文件应按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出 发，不宜按收发文顺序排列归档文件。 第六步：盖归档章及填写其项目 归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。各机关单位还可根据各自的情况和需要在归档章上增加其他选 择项目，如：页数、盒号等。 盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成的年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化。保管期限应填为“永久、30年、10年”。室编件号即归档文件的顺序号，
归档文件整理标准 （天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布，2001年6月5日起实施） 1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。 2定义 本标准采用下列定义： 2.1归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。 3整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。 4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。5整理方法 5.1分类 归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限——年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。 5.1.1按年度分类 将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。 5.1.2按保管期限分类
文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订
一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。 （2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容： 第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。
归档文件整理规则DA／T22-2015 前言 本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。 本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改； ——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； ——调整归档文件分类方法； ——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； ——增加归档文件档号结构和编制要求； ——将室编件号、馆编件号统一为件号； ——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。 本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌 本标准于2000年12月6日首次发布。 归档文件整理规则 1 范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他
特殊规定的，从其规定。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件 archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 3.2 整理 arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 3.3 件 item 归档文件的整理单位。
归档文件整理规范 ( —) 1 范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。 本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 电子文件归档与管理规范 档案工作基本术语 档号编制规则 归档文件整理规则 档案修裱技术规范 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件 () 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 件 归档文件的整理单位。 3.2 整理 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。 4 整理原则 4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 5 一般要求 5.1 组件（件的组织） 5.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 5.1.2 件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 5.2 分类 5.2.1 立档单位应按归档文件的某些特征对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限分类法进行三级分类。立档单位内设机构比较健全，职责分工比较明确的，采用年度—机构—保管期限分类法；内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度—问题—保管期限分类法；规模较小，年度形成归档文件数量少的或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限分类法进行两级分类。 a)按年度分类
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法
保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列
归档文件整理细则 一、目的 为统一档案归档整理标准，做到文件收集齐全，分类合理，规范编号，同时便于保管和利用，特制订本细则。 二、适用范围 适用于中南置地集团各中心（部门）、战区（项目）公司及各专业公司的档案管理工作。 三、术语定义 1、归档文件 立档单位在其职能活动中形成的应作为实体（电子）档案保存的各种文件材料。 2、件：归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件；营销项目续销类文件一户材料为一件。 3、全宗号 为方便档案管理工作，本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号，不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号，战区的档案以全宗号进行区分；公司对各级公司设立了统一的全宗代码（详见附件三），不得随意修改。 4、分类号 分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。 5、项目代码 项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目（含合作项目），为此项目编制的代码即为项目代码。 6、案卷号 同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中，一盒即为一个案卷（法律诉讼文件应按照相关性进行组卷）；案卷按照有序排列所形成的顺序号，即为案卷号。 7、件号 件号即案卷内文件顺序号，反映文件在该卷的位置，第一卷内的文件件号从1 开始编写，之后的文件件号按顺序编写。 8、档号 档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用于反映文件排列顺序。本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。
归档文件整理 归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、收集文件。收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。 做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。 “归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件
材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（6月30日前）。 归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。 平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。 从档案的形成来看，档案是由文件材料转化而来的，文件转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文件要保证齐全完整、准确系统。 平时收集，要做好零散文件、“帐外”文件、专门文件（如特殊载体）等的文件的收集。（1）按照收文登记薄收集（2）按发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简报不能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相
浙江省实施《归档文件整理规则》办法 浙江省实施《归档文件整理规则》办法 1.引言 1.1 为了适应计算机管理档案的需要，简化文件归档整理程序，提高档案工作效率，根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》，特制定本实施办法。 1.2 本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理工作。 1.3 本办法实施的前提条件是使用计算机和有关适用的档案管理软件。 1.4 本办法所称归档文件是指各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。 1.5 归档文件整理的单位是件。一般以自然件为一件，逐件整理归档。 1.5.1 单份文件，一份为一件。 1.5.2 文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。 1.5.3 报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。 1.5.4 同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各为一件。 2. 归档文件整理原则 2.1 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.2 归档文件整理原则 遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。 3.归档文件质量要求 3.1每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 3.2 归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。 4. 归档文件整理方法 4.1 装订 4.1.1 归档文件应逐件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 4.1.2 使用装订的材料应符合档案保护的要求，且简便易行、成本低廉。每件归档文件可用缝纫踏线（沿装订线或左上角斜角踏线）或使用文件存档固定套固定归档文件，页数多的装订可采用三孔一线。装订应不影响归档文件的阅读和复制。 4.2 分类 分类方案可以结合年度、保管期限、机构（问题）制定。同一全宗内档案的分类应尽可能与实施本办法前保持一致，以保证分类方案的稳定。 4.2.1 按年度分类 将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的文件，应在办结年度整理归档。 4.2.2 按保管期限分类 将文件按永久、长期、短期三个保管期限分类。 4.2.3 按机构分类 将文件按形成或承办的机构分类。 4.2.4 按问题分类 将文件按其内容所说明的问题分类。 4.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作（活动）、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。
档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。 二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。 三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。 四、装订 用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。 五、排序 对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。
六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。 七、著录 著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。 八、装盒 即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。 九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。 十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。
甘肃省档案干部培训系列讲座之二 《归档文件整理规则》 讲座 第一讲《归档文件整理规则》的 出台背景编制原则和我 省的实施情况 一、《归档文件整理规则》的出台背景 《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文
件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。 我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
档案员培训班讲义 第一讲：归档文件整理规则 一、概述： 《归档案文件整理规则》是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。《归档文件整理规则》规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。因此，实行了几十年的案卷级整理方法，完成了它的历史使命。归档文件的整理单位由“卷”改为“件”，档案界称为“文书立卷改革”。 下面，我们来了解一下几个基本定义： 二、基本定义： 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 同学们要注意，这个定义是由三个要素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3、件：归档文件的整理单位。一般以一份文件为一件。 但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。 三、整理原则：P111 1、遵循文件的形成规律。 2、保持文件之间的有机联系。 3、区分不同价值。 4、便于保管利用。 四、质量要求： 1、归档文件应齐全完整。 2、破损的文件应予以修整。 3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。 4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。下面，我们重点来学习“归档文件的整理方法”。 五、整理方法、步骤： 整理方法、步骤我们分10步来讲。 1、分清文件材料的年度（在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。按照档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，）。 2、清除不须归档的文件材料 主要有以下四种情况： （1）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等 （2）重份文件。是指同一字号、内容的双份或多份文件。 （3）同级机关文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料），。 （4）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。
1 总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 说明：1.0.3 建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技术制图复制的折叠方法》（GB/10609.3-89）等规范的规定。 电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。 2 术语 2.0.1 建设工程项目（construction project） 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。 2.0.2 单位工程（single project） 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3 分部工程（subproject） 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4 建设工程文件（construction project document） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5 工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project） 开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6 监理文件（project management document） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7 施工文件（constructing document）
机关文书档案的整理归档方法和要求 （2008年4月2日） 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
浅谈如何做好文件整理归档工作 内勤工作是一项综合协调、综合服务的工作，具有协调上下、联系内外的纽带作用。平日要完成文件收发、整理、装订、归档等工作，还要完成内勤职务内的事务管理，文件处理，填写报表，材料打印，会议纪要等日常工作及领导交办的其他工作。现结合自己工作实际情况，谈谈如何做好文件整理归档工作。 一、文件的整理归档工作是至关重要的一个环节 文件的整理归档工作一般按年度进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。 （1）、严格登记 收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对区委区政府、建设局及其他单位下发文件等逐件登记，做到有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要对文件下发单位、文件名称、时间及文件名称、文件要求进行详细登记。 （2）及时收集 及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，
可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行收集。 （3）、认真检查 对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、附件等是否齐全完整。 （4）随办随归 这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：上报文件，下发文件、会议资料、信息简报等，分类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。 （5）、妥善保管 管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件盒。进行分类标
中国石油天然气集团公司 建设项目文件整理与归档操作指南 （试行） 办公厅 二○一一年十二月
编制说明 为规范建设项目文件的整理与归档要求，提高建设项目档案质量，集团公司办公厅根据国家及集团公司有关标准规范，结合集团公司档案工作实际，在2010年11月《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档要求与档案整理操作指南》（征求意见稿）的基础上，总结了近几年来建设项目文件、档案管理的经验，并征求了有关油气田、炼化、管道储运等单位的意见，编写了《中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南》（试行）（以下简称《指南》），供各单位档案管理人员和项目文控人员在工作中参考。 《指南》共分为八部分，第一部分规定了《指南》的适用范围；第二部分为规范性引用文件；第三部分为术语和定义；第四部分规定了各参建单位对项目文件编制、收集、整理等工作职责；第五部分规定了项目文件的收集范围；第六部分规定了项目文件编制、整理、归档要求；第七部分为附录，对招投标文件排列顺序、建设项目竣工文件等常见问题进行了例举；第八部分为附表。 《指南》在编写过程中，虽经反复斟酌，疏漏之处在所难免。希望各单位在使用过程中，对《指南》提出宝贵意见，以便今后修订和完善。
目次 1 范围 (1) 2 规范性引用文件 (1) 3 术语和定义 (1) 4 职责 (3) 5 项目文件的收集范围 (5) 6项目文件编制、整理、归档要求 (5) 6.1项目文件编制要求 (5) 6.1.1 项目文件质量要求 (5) 6.1.2 项目施工文件主要内容、格式、编制要求 (6) 6.1.3 项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用 (6) 6.1.4 项目监理文件编制要求 (10) 6.2项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求 (10) 6.3项目竣工文件整理要求 (13) 6.3.1 组卷原则、方法及排列顺序要求 (13) 6.3.2 案卷编目要求 (15) 6.3.2.1 卷内文件页号的编写 (15) 6.3.2.2 案卷外封面的编制 (16) 6.3.2.3 案卷内封面的编制 (19) 6.3.2.4 卷内目录的编制 (21) 6.3.2.5 卷内备考表的编制 (21) 6.3.3“案卷/件”装订要求 (22) 6.4项目文件归档要求 (23) 6.4.1项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求 (23) 6.4.2 项目竣工文件的归档审查程序 (24) 6.4.3 项目竣工文件的归档要求 (25) 6.4.4 设备随机文件的整理、归档要求 (25)
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。 2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求
4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法 5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2 分类 归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5.2.1按年度分类 将文件按其形成年度分类。 5.2.2按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号
疏管局档案工作培训班讲稿 大家好。很荣幸能和大家一起来探讨档案工作中文件整理的一些问题。如果有讲得不到之处希望大家批评指正。大家都是来自疏管局基层管理处、所的文档工作人员，这就要求你们要掌握文件整理工作中的一些最基本的方法和步骤就可以了。 第一步：收集应该整理的文件材料 收集应整理的文件材料主要是以能不能反映本处、所工作活动、具有查考利用价值为依据来确定的，其收集范围包括以下几个方面： （一）本处、所的文件材料： 1、本处、所党支部、行政领导班子会议记录、纪要； 2、本处、所召开的工作会议、专题会议文件材料； 3、本处、所的请示与疏管局的批复、如果有下级的话，那就还有下级部门的请示与本处、所给予的批复； 4、本处、所及其内部职能部门形成的工作计划、安排、总结、报告； 5、本处、所业务活动和科技管理工作而形成的文件材料； 6、本处、所汇总的统计报表和统计分析材料； 7、本处、所党支部、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； 8、反映记载本处、所房地产权益和有关纠纷处理的文件材
料； 9、本处、所成立、合并、撤销机构、更改名称、启用印章、人员编制方面的文件材料； 10、本处、所制定的工作条例、规章制度等文件材料； 11、本处、所干部任免、调配、培训、专业技术职务评聘、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、评残、抚恤、死亡、表彰奖励、违纪处理的文件材料； 12、本处、所及本处、所办理的干部职工调动转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根； 13、本处、所财产、物资、档案等的交接凭证和清册； 14、本处、所与其他单位或个人签订的各种合同、协议； (二)应整理的上级下发文件材料 1、疏管局召开的需要本处、所贯彻执行的会议的主要文件材料； 2、疏管局颁发的属于本处、所主管业务并要执行的文件材料； 3、疏管局转发本处、所的文件； 4、疏管局对本处、所的所有批复、指示、通知、安排； （三）应整理的下级机关的文件材料 1、下级站、所报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；
归档文件整理规范(DB36/T 380—2016) 1 范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。 本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 22-2015 归档文件整理规则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件 archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 3.2 件 item 归档文件的整理单位。 3.3 整理 arrangement
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 3.4 档号 archival code 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。 4 整理原则 4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 5 一般要求 5.1 组件（件的组织） 5.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 5.1.2 件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 5.2 分类 5.2.1 立档单位应按归档文件的某些特征对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限分类法进行三级分类。立档单位内设机构比较健全，职责分工比较明确的，采用年度—机构—保管期限分类法；内设机构比较简单或职