供应商资料准备
JQBP050101
/
D
4
6
8
A
C
收集来访信息
开始
结束
2
3
5
9
谈判需求汇总
1
供应商到访汇总表
谈判资料表
采购协议谈判工作标准 任
务名称 节点
流程
步骤
责任人 任务程序、重点及标准 注意事项 时限
相关
资料 A2
收集来
访信息
责任采购
员
同上游客户厂家确认对方来公司参加协议
谈判的相关事宜；重点确认：对方抵达的时
间和准备会谈的时间、对方来访的人数、对
应的级别、具体的联系人以及是否需要接
送、是否需要安排住宿、是否需要代订返程
票等信息；
1、协议谈判信息的获得渠道有三类：一是对方公司业务人
员同我公司采购员联系，反馈协议谈判信息；二是对方公司
高层领导直接同我公司高层领导沟通确认协议谈判信息；三
是我公司根据工作需要，主动邀请对方公司过来商谈协议；
2、所有协议谈判信息均统一反馈到责任采购员处，由责任
采购员同对方公司相关人员联系确认后统一汇总到协议管
理员处安排相关会谈事宜；
3、重点需要注意：对方公司高层领导直接同我公司高层领
导沟通确认协议谈判信息后，我公司高层领导需要及时将信
息反馈到责任采购员处做好确认和安排；
即时 无
B3
谈判需
求汇总
协议管理
员
1、责任采购员将确认的协议谈判信息即时
反馈给协议管理员，由协议管理员制作《供
应商到访信息汇总表》（附表1）；
2、每天下午5点前，协议管理员根据采购
员交的汇总表制作《协议谈判审批表》（附
表2），送采购管理总部部长审批；
协议管理员及时催促采购管理总部部长反馈审批信息，通知
相关人员做好谈判前的准备工作；
当日
《供应
商到访
信息汇
总表》；
《协议
谈判审
批表》
采购协议谈判准备阶段
A3 供应商
资料准
备
责任采购
员
责任采购员准备相关协议谈判资料，并提出
个人建议，完整填写《谈判资料表》（附表
3），提交至协议管理员处；
当日
《谈判
资料
表》
C4 谈判讨
论与审
批
采购总部
部长/
相关谈判
领导
采购管理总部部长根据协议管理员提交的
《协议谈判审批表》，与相关领导共同商讨，
确定协议谈判相关事宜，并在《协议谈判审
批表》签字后反馈给协议管理员；
采购管理总部部长重点同领导确认参与谈判的领导、时间、
地点、接待人员、接待方案等相关内容及其他具体要求；
当日
《协议
谈判审
批表》
B5 确定并
下发通
知
协议管理
员
协议管理员根据《协议谈判审批表》和《谈
判资料表》，编制《协议谈判通知》（附表
4），并与《谈判资料表》一同发放至参与
本次谈判的所有人员；
1、通知人员包括：责任采购员、会务策划员、参与谈判领
导；
2、对于重点或非常规的安排，需要打电话再次提醒参会人
员，确保谈判会议准备充分，确认无误；
及时
A5&D5 &C6 接收通
知
责任采购
员/谈判
人员/会
务策划员
三方接收《协议谈判通知》与《谈判资料表》，
并按通知确定的内容，进行前期准备：
1、责任采购员接到通知后，与供应商联系
确认表示诚意，并沟通预定行程；
2、参与谈判人员接到通知后，充分了解《谈
判资料表》中内容，准备谈判思路；
3、会务策划员接到通知后，准备谈判会议
前期事宜；
会务策划员前期准备事宜如下：
1、谈判场地是公司会议室（接待室）或外部场所，如是其
他场所，需提前安排订位；
2、是否安排参观公司厂区、物流线等，如有，需提前与相
关接待人员说好，并预计参观时间；
3、是否需要安排聚餐，确定陪同人员与就餐人员，并订好
餐厅；
4、是否提供住宿，如需提供，需确定人数与提前订房；
5、是否需其他领导接见，需提前通知；
6、是否需要电子屏致欢迎词，撰写欢迎词，与行政处提前
通知并安排；
7、会议一天前，准备接待室钥匙、投影仪、座台、宣传片
DVD、合同、并打印《会议记录表》、《谈判资料表》；
8、会议当天开始前一小时内，布置接待室，准备接好投影、
茶叶、饮水机、空调、座台位置安排、点心、面巾纸、笔等；
及时
《协议
谈判通
知》；
《谈判
资料
表》
执
行阶段 C7
协议谈
判
责任采购
员/谈判
人员/协
议管理员
1、供应商到公司后，由责任采购员首先接
待，并带领来访人员到接待室入座。正式谈
判前，根据《协议谈判通知》放映我公司宣
传片和安排参观等；
2、谈判人员正式开始与供应商进行协议谈
判，责任采购员需及时提醒谈判需涉及问
题，避免漏谈等现象；
3、协议管理员负责全程准确、完整记录整
个谈判内容，重点为谈判达成情况以及供应
商意向等，填写《谈判资料表》，并传阅至
责任采购员与采购部长；
1、会务策划员在此时，按公司接待礼仪进行标准接待，对
有特殊行程的客人，应事前提醒时间安排；
2、谈判人员需人手一份《谈判资料表》，提前了解供应商
情况，并明确本次谈判目标。会前，各谈判人员应就促成的
协议目标进行碰头，明确谈判分工和谈判技巧；
即时
《谈判
资料
表》 A8
谈判跟
踪
责任采购
员
谈判结束后，责任采购员负责跟进谈判达成
的意向，填写《协议资料表》中的跟进信息，
并及时反馈至协议管理员；
各责任采购员在所管辖范围内，参照附表5《谈判统计表》
定期汇总所负责的供应商谈判情况,并按月反馈至协议管理
员处,方便协议管理员的总体情况汇总；
及时
《谈判
资料
表》
后期
跟
踪 B8 谈判情
况统计
协议管理
员
每月末，协议管理员统计本月谈判场次、达
到意向以及执行状况等信息，编写《谈判统
计表》（附表5），提交至采购管理总部部
长等相关领导查阅。
月末
《谈判
统计
表》
重点
1、充分做好谈判前的准备工作，做到万无一失；
2、谈判过程中，注意谈判的方式方法和谈判内容，确保对外形象与公司利益；
3、注重谈判结果的后期跟踪，保证达成意向的充分落实。
标准
签订采购协议的相关要求。
附表1：
供应商到访信息汇总表
序号 供应商名称
到访人员
（姓名/职务）
到访时间 来访目的 联系人及电话
责任采购
员
备 注
1
2
3
4
5
6
7
8
填写说明：责任采购员根据确认的供应商来访信息，填写来访的具体信息，并在备注栏填写派车接送、安排住宿、约见某领导、代订票务等具体要求；
附表2：
供应商协议谈判信息审核表
供应商到访信息 协议谈判审批信息
序号 供应
商名
称
到访人员
（姓名/职务）
到访
时间
责任采
购员
备注协议谈判时间参与谈判领导
会谈
地点
会谈准备内容
会谈前
准备人
1 点 分——
点 分
□刘树林 □陈应军 □陈波
□刘登攀 □刘辉 □杨菊美
□其他______
□派车接送 □LED欢迎词
□观看宣传片 □参观厂区
□打印座签 □宴请
□住宿 □订票
2 点 分——
点 分
□刘树林 □陈应军 □陈波
□刘登攀 □刘辉 □杨菊美
□其他______
□派车接送 □LED欢迎词
□观看宣传片 □参观厂区
□打印座签 □聚餐
□住宿 □订票
3 点 分——
点 分
□刘树林 □陈应军 □陈波
□刘登攀 □刘辉 □杨菊美
□其他______
□派车接送 □LED欢迎词
□观看宣传片 □参观厂区
□打印座签 □宴请
□住宿 □订票
4
点 分——
点 分
□刘树林 □陈应军 □陈波
□刘登攀 □刘辉 □杨菊美
□其他______
□派车接送 □LED欢迎词
□观看宣传片 □参观厂区
□打印座签 □宴请
□住宿 □订票
汇总人： 审批人：
填写说明：采购管理总部部长负责同公司领导商定参与谈判的具体人选及相关要求，并在备注栏填写会议准备内容外的其他具体要求。
附表3：
协议谈判通知 供应商 对方到访人员 谈判时间 谈判地点
主持人 责任采购员 谈判主题 会谈前准备人
参与人员 □董事局副主席刘树林 □集团总经理陈应军 □业务执行副总陈波 □采购总监刘登攀
□高级业务经理刘辉 □采购总部部长杨菊美 □责任采购员______ □其他________ 序号 内容 责任人 时限
1 双方人员介绍 10分钟
2 我公司介绍 放映宣传片 20分钟
3 供应商公司介绍 供应商人员 20分钟
4 商谈09年合作
5 参观我公司
议程
6 宴请招待
准备事项 □XX会议室 □投影仪 □合同及相关资料 □宣传片 □LED欢迎词 □座签 □参观厂区 □派车接送 □宴请 □住宿
1. 请参会人员提前5 分钟到场；
其他要求
2. 会议期间关闭手机或调整到振动状态。
附表4：
谈判资料表
供应商 到访人员
谈判时间 参与人员
谈判资料与纪要
谈判要点 要点分类 业务信息
07年 08年 09年目标（我方要求）单年销售金额
单年毛利润
单年回款金额
业务数据
单年购进金额
遗留问题 未解决并影响我司利益的一切合作问题；以及解决方式、时间
与目标（即结果）
□原料中药材合作 □总代理品种合作 □返利政策 □返利兑付时间及方式
□返利超期罚则 □付款方式 □资信情况 □渠道归拢 □医院招标 □低价回购 □信息服务 □帐目核对 □铺底 □分销 □促销
□户外/室内广告 协议政策与
支持
□配送车体广告
□商情杂志广告 □出库单广告 □参与业务会议 □拓展与培训赞助
各类型客户占比 □批发客户比例______ □零售客户比例______
□批发客户比例______ □零售客户比例______
到货规范性保证（单据、批号、税票等）
退换货、罚款、召回保证
货源保证（安全库存、紧缺品种优先）
供应商物流公司规范保证
我新开公司开户
其他信息与
支持
协议双方业务对接人 □供应商方对接人______ □我方对接人______
我方其他要
求
谈判达成结
果
（或供应商
意向与跟踪
要点）
跟踪时间： 跟踪进程
跟踪时间：
跟踪时间：
附表5：
协议谈判统计表
序号 供应商 到访人
员
谈判时间 责任采购员 谈判结果 合同到否 跟进安排与情况
1 2 3 4 5