Excel 操作技巧Skills About Excel
版本:A Rev.20120820 (2012-8-20初版)
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1 操作技巧 (1)
1.1关于换行A LT+E NTER (1)
1.2快速在多上合计行中求和 (1)
1.3不复制隐藏的行或列 (1)
1.4查找通配符 (2)
1.5文本处理 (2)
1.5.1 等长文本的分割 (2)
1.5.2 不等长文本的分割 (2)
1.5.3 文本的合并 (3)
1.5.4 文本转数值的10种办法 (3)
1.5.5 把引号中的字符串“.Trends in Genetics 23 (4): 192–9“中的前半部分
英文提取出来 (3)
1.5.6 使用分列更改文本为数值 (4)
1.6高级筛选 (6)
1.6.1 如何将一列数据中在另外一列出现过的项目筛选出来 (7)
1.7条件格式 (7)
1.8数据透视表 (8)
1.8.1 应用数据透视表进行各类数据分析 (8)
1.8.2 同时显示数据与百分比: (10)
1.8.3 筛选数据: (10)
1.8.4 显示明细数据: (11)
1.8.5 自动更新: (12)
1.8.6 透视图 (12)
1.8.7 多重合并计算数据 (13)
1.9名称的引用 (15)
1.10自定义格式语法: (16)
1.11动态表头: (17)
1.12行与列的合计有时出现不相等的情况。 (17)
1.13表格的几种类型及其处理技巧 (17)
1.14快速删除工作表中所有的文本框 (18)
2 函数数组 (20)
2.1函数宝典 (20)
2.2自定义函数157个 (20)
2.3 V L OOKUP (20)
2.4O FFSET (20)
2.5IS函数 (20)
2.6数组公式特征 (21)
2.7SQL语句在EXCEL中的典型用法 (22)
3 图表 (23)
3.1复合饼图 (23)
3.2图表组合 (26)
3.3甘特图 (30)
3.4带滚动条的图表 (34)
3.5动态图表的制作 (36)
4 数据分析 (39)
4.1数据有效性 (39)
4.1.1 防止重复录入 (39)
4.1.2 只能输入日期 (40)
4.1.3 输入的内容中必须包括某字符 (41)
4.1.4 制作二级选项菜单: (41)
4.2整合数据表 (41)
4.3自定义数字格式的实用案例 (46)
4.4批量取消合并单元格并使用C TRL+E NTER填充数据 (47)
4.5隐藏小于3000的数值 (48)
4.6将一列数据转化为多列数据 (48)
4.7将多列数据转化为一列 (48)
4.8合并计算汇总多表数据 (49)
4.9利用合并计算核对数值型数据 (50)
5 实例技巧 (51)
5.1各种各样的排名汇总 (51)
5.2资产折旧 (51)
5.3巧设单元格格式打印席卡 (53)
1 操作技巧
1.1关于换行 Alt+Enter
同一单元格内,有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时,系统会同时选择自动换行功能)。
1.输入数据随时换行
用户若要在输入数据时换行,只要通过Alt+Enter组合键即可轻松实现。此方法同样可使已输入内容的单元格在光标所在处换行。
2.单元格区域内换行
将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如:A10内容很长,欲将其显示在A列至C列之内,步骤是:选定区域A10:C12(先选A10),选择“编辑→填充→内容重排”,A10内容就会分布在A10:C12区域中。此法特别适合用于表格内的注释。
3.调整单元格格式换行
选定单元格,选择“格式→单元格”,在弹出的对话框中单击“对齐”,选中“自动换行”复选框,单击[确定]按钮即可。
4.录制一个宏,定义快捷键
1.2快速在多上合计行中求和
选择区域---按F5---选择“空值”---按“Alt+="快捷键。
快速在多上合计行中求和.gif
1.3不复制隐藏的行或列
a 首先选中需要复制的被隐藏了一些行或列的表格区域;
b然后点击“编辑”-“定位”-“定位条件”,在其中选择“可见单元格”;
c 复制表格区域,粘贴即可。
1.4查找通配符
在Excel中,如何替换单元格中的*、?号呢?由于二者在“查找和替换”对话框中扮演通配符的角色,代表多个、单个任意字符,而要替换这两个符号本身,需要在前面增加一个~符号,如附图所示。同理要替换“~”符号时,也需要在其前面增加一个“~”符号。
1.5文本处理
1.5.1等长文本的分割
从字符串的左边取字符:=Left (字符串,文本长度)
从字符串的右边取字符:=Right (字符串,文本长度)
从字符串的中间取字符:=Mid (字符串,文本起始位置,文本长度)
1.5.2不等长文本的分割
第1步:选中要进行分割的字符串区域。
第2步:点击“数据”-“分列”,在文本分列向导中选择适合的分隔符。
第3步:设置需要导入的列以及放置该列的位置。
1.5.3 文本的合并
=Concatenate(文本1,文本2,…) 使用连接符&:
1.5.4 文本转数值的10种办法
文本转数值的10种方法.gif
,文本转数值的10种办法.xls
1.5.5 把引号中的字符串“.Trends in Genetics 23 (4): 192–9“中的前半
部分英文提取出来
使用数组公式=LEFT(A1,MIN(FIND(ROW(1:10)-1,A1&1/17))-1)
也可使用公式=LEFT(A1,MIN(FIND(ROW(1:10)-1,A1&"0123456789"))-1) 说明:1/17是一个包含了0到9的数字小数。目的是在原数据的后面连接上“0123456789",以避免find 时出错。这是简化公式的常用手法,与此类似作用的还有5^19。
1.5.6使用分列更改文本为数值
如果你发现在Excel中输入的公式计算结果不正确,也许是单元格中保存的数字被保存为文本类型的原因。这时需要将文本类型的数这转为数值,方法如下:
1.6高级筛选
由于自动筛选只能筛选出简单条件的数据,因此如要在复杂条件下进行筛选就需要采用高级筛选的方式。
在需要进行筛选的数据表外设定筛选条件。
在对话框中设定:列表区域为数据表区域;条件区域为刚才在数据表外部设定的条件区域,要包括字段名称和条件所在的单元格区域。
1.6.1如何将一列数据中在另外一列出现过的项目筛选出来
1.7条件格式
条件格式可以使得符合特定条件的记录按照某种设定的格式显示。
选中要进行条件格式设定的单元格范围,执行【格式】【条件格式】
在条件格式设置界面进行条件的设定:
1.8数据透视表
1.8.1应用数据透视表进行各类数据分析
选择“数据”-“数据透视表和数据透视图”,进入透视表设置向导。
点击“下一步”,选择正确的数据范围。
点击“下一步”,选择“布局”按钮。
在如下图界面上,将右侧的字段拖入左侧相应区域内。
形成如下图的布局,点击确定按钮。
生成如下的透视表后,将鼠标悬停在想要移动的字段上,鼠标左键按下,将字段拖放到其他区域,生成自己需要的数据显示。
数据百分比显示:右键菜单-字段设置-选项,将数据显示方式改为“占同列数据总和的百分比”
1.8.2同时显示数据与百分比:
1)在【布局】里将销售收入两次拖入数据区域
2)将其中一个销售收入改为百分比显示
3)在报表项目上输入新的名称可以修改项目名称
4)将报表项目拖拽到列标题位置,可以将数值和百分比改为按列排列
1.8.3筛选数据:
点击字段名称后面的下拉菜单,可以对字段内容进行筛选。
1.8.4显示明细数据:
双击需要查看明细的数据,在新的工作表上将显示构成此汇总数据的所有明细数据。
1.对数据进行排序:
把光标放在行位置的报表项目上,【右键菜单】【字段设置】,【高级】按钮,左侧可以进行排序设置。
2.按照日期分组:
1)将日期放入行区域,【右键菜单】【组及显示明细数据】【组合】
2)在【步长】中选择需要的分组标准
3.按照数值分组:
1)将销售收入放入行区域,【右键菜单】【组及显示明细数据】【组合】
2)在【步长】中选择需要的分组标准
4.插入计算字段:
在【名称】后给计算字段定义名称
在【公式】后输入计算字段的计算公式,可以引用下面的字段
1.8.5自动更新:
【右键菜单】【表格选项】【打开时刷新】可以让报表始终有更新后的数据显示。
1.8.6透视图
可以单独生成数据透视图,也可以基于现有的透视表生成透视图。如果已经有现成的透视表,通过点击数据透视表工具条上的图表按钮可以生成一个透视图。
通过拖动透视图上的各个字段到右侧或者底部的位置,可以方便地改变图表组织数据的方式。
隐藏透视图字段按钮:
把光标悬停在任意字段上,右键菜单,选择【隐藏数据透视图字段按钮】,即可以将字段按钮隐藏;
再次显示字段按钮:
点击透视图工具条上第一项,在出现的下拉菜单中选择【隐藏数据透视图字段按钮】
如果有些数据无法在数据透视表内部分析,可引用透视表的数据作为分析基础。
1.8.7多重合并计算数据
如下图格式的即为二维表:
现在我们需要将数个格式相同的二维表汇总为一张表格,且可以区分不同表格属性进行分析,比如三张表分别为北京,上海,深圳分公司的表格。我们使用的方法是利用透视表多重合并计算数据区域的功能。
选择数据-数据透视表和数据透视图
选择第3个数据源类型:多重合并计算数据区域,点击下一步按钮:
在出现的界面上选择:自定义字段
选择需要被合并的表格区域,点击添加将其添加到所有区域;将页字段数据改为1,在项标志处输入该表格的标志,使用相同的方法将其他需要合并的表格全部添加。
透视表生成后如下图所示,已经将多个表格合并成一个:
双击字段名,可以对字段名进行修改:
1.9名称的引用
名称
名称可以代表一个单元格或者一个单元格区域,或者是常量,公式。
名称的定义:
选中需要命名的单元格或区域,在界面左上角名称框中输入名称后回车;名称的删除:
插入-名称-定义,选中需要删除的名称点击删除按钮,点确定;
名称的引用:
需要引用某单元格时输入该单元格的名称:=名称
第1步:选中需要命名的某个单元格或单元格区域。
第2步:在左上角名称框输入命名后回车。
删除已有命名:选择“插入”-“名称”-“定义”;选中需要删除的名称,点击“删除”按钮。
名称命名的优点:
1)避免绝对引用的错误
2)对公式进行文字化表述,让公式更加容易理解
3)可以在整个工作簿中通用,引用方便
1.10自定义格式语法:
大于条件值]格式;[小于条件值]格式;[等于条件值]格式;文本格式
1.11动态表头:
"ABC公司"&YEAR(NOW())&"年"&MONTH(NOW())&"月报表"
1.12行与列的合计有时出现不相等的情况。
选择“工具”-“选项”-“重新计算”-“以显示精度为准”,选中该选项。
1.13表格的几种类型及其处理技巧
数据表类型操作目标汇总方法是否需要重复
制作
是否与数据源
有链接关系