完整的沟通过程：信息发送、接收、反馈
【管理名言】
面对面的沟通是最好的沟通方式
沟通的过程是一个完整的双向沟通的过程：发送者要把他想表达的信息、思想和情感，通过语言发送给接收者。当接收者接到信息、思想和情感以后，会提出一些问题给对方一个反馈，这就形成一个完整的双向沟通的过程。在发送、接收和反馈的过程中，我们需要注意的问题是：怎样做才能达到最好的沟通效果。
有效发送信息的技巧
在沟通过程中，首先，看一看信息的发送。请注意，这里指的信息，包括信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。在发送信息的时候，需要注意以下几个问题：
问题1 选择有效的信息发送方式（How）
当你在工作中要发送一个信息，首先要考虑到用什么方法去发送，而这些发送方法是我们在工作中经常用到的方法。
想一想，你在工作中，经常通过哪些方法与别人沟通？有电话、E-mail、传真、也有面对面的会议沟通等方式。
◇发送信息首先要考虑选择正确的方法
在我们沟通的过程中，我们为了完成一个良好的沟通效果，首先要选择正确的方法，因为不同方法之间的差距是非常大的。在任何一次沟通的过程中，我们都会发送信息、思想和情感。
◇发送方式要根据沟通内容偏重度来选择
例如：你的一份报告传给你的同事或交给你的上级，更多的是一种信息的沟通；我们在和客户一起沟通的过程中，更重要的是为了增加你和客户之间的感情和信任，这个时候，信息是次要的，情感是主要的。所以说，在我们选择方法的过程中，首先要考虑到我们的内容本身是以信息为主还是以思想和情感为主，根据这两个不同内容来选择合适的方法。
【自检】
在日常工作中，你常用哪些方法传递信息？
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____________________________________________________________________请考虑，如果改用其他的方式是否会带来好的效果？
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介绍几种常用的信息发送方式：
(1)电子邮件
现在越来越普及的一种方法就是E-mail（电子邮件）。电子邮件日益得到了最广泛的应用，已经成为一种非常流行并且常用的沟通方式。现在许多员工上班的第一件事就是打开电脑，看一看自己的电子邮件。那么电子邮件是属于语言沟通还是肢体语言沟通呢？回答是电子邮件是一种典型的书面语言沟通。
◇电子邮件的优势。可以传递大量的、准确的信息，甚至很多动画片都可以通过电子邮件来传递。在沟通大量信息的时候，用电子邮件是非常好的一种方法。
◇电子邮件的不足之处。一个非常重要的不足之处是：不可能很好的传递你的思想和情感。当你和对方要交流的是情感的时候，电子邮件这种方式就不利于去沟通情感。以前很多人同朋友沟通时都使用电话，而现在用电子邮件沟通的时间多了，朋友逐步变成了陌生的人。如果你和你的亲人长期不见面，采用电子邮件来沟通，时间长了，你的感情也会慢慢地淡化。现在流行一句话：你在网上聊天时，你不知道对方是人还是鬼。
(2)电话
电话是我们传统而常见的一种沟通方式。我们知道电话的沟通也是语言沟通的一种，但是电话的语言沟通里不仅仅包含你说的内容，也包含了一些你说话的抑扬顿挫的语气，这也是一种肢体语言的表现，这种肢体语言能够传递给对方一定的情感和思想。所以说电话包含一定的信息，也包含一定的思想和情感，对信息和思想、情感两者之间都有所包含。
◇电话与电子邮件的比较。电话包含的信息量和E-mail的信息量，当然电话的信息量会更少一些，有时候可能会更不准确一些，因为口头语言不如书面语言准确。由于在电话沟通中，对方不可能一下子记住太多的信息，他会遗忘，所以说电话是一种对一些短小的信息、简单思想情感传递的有效方式。如：“你是否能够开会”、“明天你是否来办公室”等，工作中在确认某件事情的时候，用电话是非常好的。同时，我们还注意到电话有一个特别好的优势，就是它的速度快，能够及时地做出某一个决定。当我们当发生紧急情况，首先会想到是拨打110、119电话而不是发E-mail。
(3)开会或者面对面谈话
上面两种方式，你认为哪种方式是最好的沟通方式呢？回答是面对面的方式是最好的沟通方式。当有可能选择的时候首先选择面对面谈话。但是，现在的通讯设备发展迅速，很多员工在沟通的过程中，由于习惯，他首先会选择电话或者选择E-mail，而忘了最好的方式是面对面谈话。
【事例研究】
一家著名的公司为了增进员工之间的相互信任和情感交流，规定在公司内部200米之内不允许用电话进行沟通，只允许面对面的沟通，结果产生了非常好的效果，公司所有员工之间的感情非常融洽。同时，我们也看到，很多的IT公司和一些网站公司，它有非常好的沟通渠道：E-mail、电话、英特网，但忽略了最好的沟通方式：面谈。致使在电子化沟通方式日益普及的今天，人和人之间的了解、信任和感情已非常非常的淡化了。所以，不论作为一个沟通者或者作为一个管理者，你一定不要忘记使用面谈这种方式进行沟通。
【忠告】
最好的沟通方式是面对面的沟通。
问题2 何时发送信息（When）
要选择合适的时间。
【自检】
设想你与别人沟通时，如果没有注重时间的选择（包括：时间长短），会产生哪些不好的后果？
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【忠告】
选择恰当的沟通时间，应充分考虑对方的情绪。
问题3 确定信息内容（What）
发送传递信息内容的两种方式：一种是语言，另一种就是肢体语言。在同别人沟通的时候，你说什么话是很重要的，但只有加入相应的肢体语言，你所要传递的信息内容才会更加确切。只注重语言却不注重肢体语言，沟通效果会非常不好的。就像我们每一个人每天都会听到很多的口号，如：欢迎光临。是否让你感觉到真正的欢迎光临呢？很少感觉到。我们接受到的仅仅是“欢迎光临”这四个字带给我们的信息，却没有通过她喊这句话时肢体语言传递给我们顾客的情感。所以说，在选择具体内容的时候，我们一定要确定要说哪些话，用什么样的语气、什么样的动作去说，这些在沟通中非常重要。
【自检】
传递信息时，有效利用语言和肢体语言两种方式来明确信息的内容：
问题4 谁该接受信息（Who）
我们在发送信息的时候还需要考虑以下问题：
◇谁是你的信息接受对象？
◇先获得接受者的注意
◇接受者的观念
◇接受者的需要
◇接受者的情绪
问题5 何处发送信息（Where）
发送信息时，还需要考虑在什么样的环境和场合下发送给对方。
【自检】
你认为什么场合下发送信息的效果会好一些呢？
到：环境对沟通效果的影响非常大。但在我们工作中，特别是上下级之间的沟通，通常是在上级主管的办公室中进行，在这样的环境下进行沟通达不到好的效果。
【事例研究】
一家网站公司由于受全球经济危机的影响，公司经营受到严重打击，最后公司决定裁员。第一次裁员，地点选在公司的会议室，通知全部被裁人员到会议室开会，在会议上宣布被裁员，并且每一个人立即要拿走自己的东西离开办公室，公司所有被裁员工都感到非常沮丧，甚至包括很多留下的人也感到沮丧不已，极大地影响了公司的士气。第二次裁员的时候，公司接受上次的教训，不是把大家叫到会议室里，而是选择了另外一种方式：单独约见被裁人员到星巴克咖啡厅。在这样的环境里说出公司的决策：由于公司的原因致使他暂时失去了这份工作，请他谅解，并给他一个月的时间寻找下一份工作。这次裁员的效果和上一次相比有天壤之别，基本上所有的员工得知这个消息后，都会欣然地去接受，并且表示，如果公司需要他的时候随时可以通知，他会毫不犹豫地再回到公司。那么，这样一种方式无论是给被裁者还是仍然留在公司的员工，他们得到的不仅仅是裁员这个信息，而是感受到公司对每一位员工的情谊。两次裁员，由于选择了不同环境，所得到的效果是截然不同的。
【自检】
发送信息时需要注意哪几个问题？
关键的沟通技巧——积极聆听
发送完信息后，对方就要去接收信息，即聆听。发送信息和聆听信息哪一个更重要一些呢？冷静地思考后你会发现，其实在沟通中听比说更重要，我们平时听别人说了很多的话，却没有认真去聆听对方真实传递的信息，导致沟通失败。所以说聆听是一种重要的非语言性沟通技巧。
【自检】
请你做一个练习，测试一下你的非语言交际能力如何。
按照下列标准，给每个句子打分：
1.从不；
2.有时；
3.通常是这样；
4.总是这样
◇如果你的得分大于15，则你的非语言性技巧非常好；
◇如果你的得分在10-13之间，说明你处于中间范围，应该有一定的改进；
◇如果你的得分低于10，那么请学习聆听技巧。
(一)聆听的原则
在聆听的过程中，我们需要注意聆听的原则：
◇适应讲话者的风格
◇眼耳并用
◇首先寻求理解他人，然后再被他人理解
◇鼓励他人表达自己
◇聆听全部信息
◇表现出有兴趣聆听
(1)聆听者要适应讲话者的风格。每个人发送信息的时候，他说话的音量和语速是不一样，你要尽可能适应他的风格，尽可能接收他更多、更全面、更准确的信息。
(2)聆听不仅仅用耳朵在听，还应该用你的眼睛看。你耳朵听到的仅仅是一些信息，而眼睛看到的是他传递给你更多的一种思想和情感，因为这是需要更多的肢体语言去传递，所以听是耳朵和眼睛在共同的工作。
(3)首先是要理解对方。听的过程中一定要注意，站在对方的角度去想问题，而不是去评论对方。
(4)鼓励对方。在听的过程中，看着对方保持目光交流，并且适当地去点头示意，表现出有兴趣的聆听。
(二)有效聆听的四步骤
步骤1 备聆听
首先，就是你给讲话者一个信号，说我做好准备了，给讲话者以充分的注意。其次，准备聆听与你不同的意见，从对方的角度想问题。
步骤2 发出准备聆听的信息
通常在听之前会和讲话者有一个眼神上的交流，显示你给予发出信息者的充分注意，这就告诉对方：我准备好了，你可以说了。要经常用眼神交流，不要东张西望，应该看着对方。
步骤3 采取积极的行动
积极的行为包括我们刚才说的频繁的点头，鼓励对方去说。那么，在听的过程中，也可以身体略微地前倾而不是后仰，这样是一种积极的姿态，这种积极的姿态表示着：你愿意去听，努力在听。同时，对方也会有更多的信息发送给你。
步骤4 理解对方全部的信息
聆听的目的是为了理解对方全部的信息。在沟通的过程中你没有听清楚、没有理解时，应该及时告诉对方，请对方重复或者是解释，这一点是我们在沟通过程中常犯的错误。所以在沟通时，如果发生这样的情况要及时通知对方。
【自检】
想一想，你在工作中，哪些聆听行为是单向的？原因是什么？
单向聆听行为：
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原因：
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当你没有听清或者没有听懂的时候，要像很多专业的沟通者那样，在说话之前都会说：在我讲的过程中，诸位如果有不明白的地方可以随时举手提问。这证明他懂得在沟通的过程中，要说、要听、要问。而不是说，大家要安静一定要安静，听我说，你们不要提问。那样就不是一个良好的沟通。
沟通的过程是一个双向的循环：发送、聆听、反馈。
【自检】
请对照下列表格，看看你自己在聆听中是否遵循了聆听的步骤，查看沟通失败的原因是不是因为没有掌握聆听技巧。
聆听技巧的四步骤
具体步骤检查要点改进步骤1 准备聆听◇给发出信息者以充分的注意
◇开放式态度
◇先不要下定论
◇准备聆听与你不同的意见
◇从对方的角度着想
步骤2 发出准备聆听的信息◇显示你给予发出信息者的充分
◇注意（如延缓接听电话）
◇若不想现在谈，提议其它时间
◇不要东张西望，注视着对方的眼睛
步骤3 在沟通过程中采取积极的行动◇尝试了解真正的含义
◇有目的地聆听
◇集中精神
◇继续畅开思想
◇不断反馈信息的内容
步骤4 通知对方如果你——◇没有听清楚
◇没有理解
◇想得到更多的信息
◇想澄清
◇想要对方重复或者改述
◇已经理解
(三)聆听的五个层次
在沟通聆听的过程中，因为我们每个人的聆听技巧不一样，所以看似普通的聆听却又分为五种不同层次的聆听效果。
1 听而不闻
所谓听而不闻，简而言之，可以说是不做任何努力的去听。
我们不妨回忆一下，在平时工作中，什么时候会发生听而不闻？如何处理听而不闻？
听而不闻的表现是不做任何努力，你可以从他的肢体语言看出，他的眼神没有和你交流，他可能会左顾右盼，他的身体也可能会倒向一边。听而不闻，意味着不可能有一个好的结果，当然更不可能达成一个协议。
2 假装聆听
假装聆听就是要做出聆听的样子让对方看到，当然假装聆听也没有用心在听。在工作中常有假装聆听现象的发生，例如：你和客户之间交谈的时候，客户有另外一种想法，出于礼貌他在假装聆听，其实他根本没有听进去；上下级在沟通的过程中，下级惧怕上级的权力，所以做出聆听的样子，实际上没有在听。假装聆听的人会努力做出聆听的样子，他的身体大幅度的前倾，甚至用手托着下巴，实际上是没有听。
3 选择性的聆听
选择性的聆听，就是只听一部分内容，倾向于聆听所期望或想听到的内容，这也不是一个好的聆听。
4 专注的聆听
专注的聆听就是认真地听讲话的内容，同时与自己的亲身经历做比较。
5 设身处地的聆听
不仅是听，而且努力在理解讲话者所说的内容，所以用心和脑，站在对方的利益上去听，去理解他，这才是真正的、设身处地的聆听。设身处地的聆听是为了理解对方，多从对方的角度着想：他为什么要这么说？他这么说是为了表达什么样的信息、思想和情感？如果你的上级和你说话的过程中，他的身体却向后仰过去，那就证明他没有认真地与你沟通，不愿意与你沟通。所以要设身处地的聆听。当对方和你沟通的过程中，频繁地看表也说明他现在想赶快结束这次沟通，你必须去理解对方：是否对方有急事？可以约好时间下次再谈，对方会非常感激你的通情达理，这样做将为你们的合作建立基础。
【自检】
你学习聆听的技巧后有何收获？
有效反馈技巧
(一)反馈的定义
在沟通过程中，最后一个步骤是：信息反馈。什么是反馈？反馈就是沟通双方期望得到一种信息的回流。我给你信息，你也要给我信息反馈。
反馈信息，是人所做的事，所说的话，这一信息旨在使行为有所改变或加强。
【自检】
对照下表，看一看你是否在最适当的情况下反馈：
(二)反馈的类型
反馈有两种：一种就是正面的反馈，另一种叫建设性的反馈。正面的反馈就是对对方做得好的事情予以表彰，希望好的行为再次出现。建设性的反馈，就是在别人做得不足的地方，你给他一个建议。请大家注意建设性的反馈是一种建议，而不是一种批评，这是非常重要的。反馈有正面的和建设性的两种，有没有负面的反馈呢？在工作中，我们也会经常接收到一些负面的反馈，说你做的事情没有做好。那么，在接收的过程中，我们的心情会是什么样呢？心情就会不愉快。负面的反馈你接收完了以后不仅没有帮助你，反而给你带来了很多负面的影响。所以只有正面的反馈和建设性的反馈，没有负面的反馈，不存在负面的反馈这个定义。在沟通过程中，没有反馈的信息，沟通就不完善，因为信息过去了却没有回来，是一种单向的行为。所以说，没有反馈就不能称为完整的沟通。反馈，就是给对方一个建议，目的是为了帮助对方，把工作做得更好。
在反馈的过程中，我们一定要注意有的情况并不是反馈：第一，指出对方做得正确的或者是错误的地方。反馈是你给对方的建议，为了使他做得更好。第二，对于他人的言行的解释，也不是反馈。例如：我明白你的意思，你的意思是什么、什么、什么——这不是反馈，这是聆听的一种。第三，对于将来的建议。对于未来和将来的建议也不是反馈。反馈就是对刚才你接受到的这些信息给对方一个建议，目的是为了使他做得更好。
反馈不是：
◇关于他人之言行的正面或负面意见
◇关于他人之言行的解释
◇对将来的建议或指示
【忠告】
永远不要使用负面认知！
无认知比负面认知更糟糕！
【本讲总结】
这一讲学习了沟通过程中的三个步骤：一是发送信息、接收信息、反馈信息。发送信息中要注意五个问题：选择合适的方法、正确的时间、正确的内容、信息发送给正确的对象以及选择一个好的地点发送。二是接收信息，即聆听。聆听分为五种不同的层次，我们需要的聆听是设身处地的聆听，是为了更好的理解对方。三是提供反馈，给对方的信息提出你的建议，目的是为了帮助对方把工作做得更好一些。
沟通是管理者必备的一项能力，希望你通过对有效沟通技巧的学习，提高你的沟通能力。
【心得体会】
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信息沟通与交流控制程序 1目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。 2适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3权责 3.1 管理部为本程序的归口管理部门； 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息； B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息； C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息； D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等； E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、 制订日期：2005.09.10 修订日期：发行日期：2005.09.20
内审和管理评审等信息； B 试验信息：包括试验计划、试验方案、检验报告等； C 重大环境因素、重大危险因素信息； D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息； E 相关法律、法规及其他要求信息； F 紧急信息：包括事件、事故等信息； G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息； H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息； I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论； J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头； B 电话； C 会议； D 书面形式：文件、报表、信息交流单； E 板报； F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 管理部负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。 C 质量部负责外部体系认证审核，生产负责有关环境保护和职业健康安全机构的外部检测或检查结果的接收与反馈，并传递到相关部门； D 生产部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。 4.3.3 内部信息的传递与沟通 A 职能部门按《方针目标制定与管理程序程序》要求向管理部传递管理目标完成情况的自检结果。 B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向管理部传递、沟通有关信息； C 管理部按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审有关信息；信息沟通与交流控制程序受控状态：
信息沟通控制程序 PD-553 1.0目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 2.0范围 适用于本公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。 3.0职责 3.1各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存，及相关紧急信息的处理。 3.2质保部负责统筹与质量管理体系各类相关信息的传递与处理；负责保存和管理相关的信息。 4.0程序内容 4.1信息的分类 1外部信息包括： A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及 反馈的信息；
B、政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、 产品标准等； C、相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的 信息及其投诉等； D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量 改进技术，质量管理、质量培训等方面的信息。 4.1.2内部信息包括： A、正常信息，如质量方针（目标）之完成情况、测 量和控制记录、内部审核与管理评审报告以及体 系正常运行时的其它记录等； B、（潜在）不符舍信息，如制程中的不合格品通知 单（FM-830-01）、内部审核中的不合格品专题报 告（FM-830-03）、等； C、紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息 与记录； D、其它内部信息（如员工的建议等）。 4.2信息的收集、处理与沟通工具 信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、影像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 1外部信息的收集与处理 A、质保部负责质量技术监督局、认证机构等监测、
检查结果及反馈信息的收集，由质保部传递到公 司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况 时，按照改进控制程序（PD-850）的要求进行处 理。 B、政策法规标准的资料信息由行政部、质保部等部 门负责收集、更新、整理交文控中心保存，详见 文件控制程序（PD－423）。 C、各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量改 进技术，质量管理信息等，应及时反馈到质保部， 由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.2.2内部信息的收集与处理 A、正常信息的处理：各部依据相关文件的规定直接收 集并传递日常正常信息；质保部按照相应程序文件 的规定向有关部门传递质量方针、目标信其完成情 况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 B、（潜在）不符合信息的处理详见改进控制程序 （PD-850）。 C、紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅 速传递给行政部和质保部组织处理，可采用电话， 传真等方式紧急沟通。 4.3信息的汇总和管理应用 1质保部不断汇总各方面反馈的质量信息，按照信息载体的
一、部门之间沟通障碍存在的原因 1. 企业专业化的分工导致的各部门工作目标的差异。分工的专业化是提高效率的有效途径，也是各部门进行划分的标准。企业的经营活动往往需要经过多个部门、环节的处理。虽然企业有整体上的目标，但划分到各个部门时，会因不同的侧重而致使目标的差异性，如公司的销售部门侧重于市场需求，愿意卖有大量需求的产品；但对于公司的生产部门来说，侧重于产量，需求大产品的可能在生产上有一定的困难，不利于产量的提高。由此可见，部门之间由于绩效考核的不同产生目标的不同，会存在一定的矛盾性，成为部门之间沟通有效性的障碍。 2. 公司内部没有形成有效沟通的机制。公司内部的沟通缺乏一个平台，各部门之间的沟通大部分是临时性的、个人性的，而不是一种有规律的集体的行为，由于受到部门内部各项繁琐事物的牵绊，部门之间的沟通往往就不受到重视，产生一系列的问题，可以说，建立一个有效的沟通机制是克服沟通障碍的根本的方法。 3. 沟通意识和沟通氛围的缺乏。企业中的部门之间、甚至是在部门的内部，由于成员缺乏沟通的意识，从来不主动寻求沟通，比起与其他部门合作解决问题，更倾向于孤军奋战，而这种有个人沟通意识上的缺乏往往造成企业整体上沟通氛围的缺失，从而不利于跨部门的有效沟通的开展。 4. 沟通能力欠缺。在很多时候，遇到问题时，缺乏通过沟通来解决的观念，往往会搬出上司，甚至是上司的上司来进行协调，绕了很大的圈子，也耽误了自己和上司的时间，导致沟通成本的高昂。这就是由于员工沟通技巧上、能力上的不足，并且不能换位思考造成的。当员工不了解其他部门运作时，只从自身部门的角度考虑问题，一旦其他部门不配合就产生抱怨的情绪，由此更引发了沟通的障碍。 二、部门之间如何提高沟通协作的效率 1. 明确各部门的职责范围。分工在企业中是需要的，各部门职能的划分也是必须进行的。明确部门所属的职能范围，并同时分清楚哪些属于部门之间协作的范畴，从而更有针对性地解决问题，同时会在部门之间形成合作的观念，而不只是单单强调自己部门的重要性。 2. 有效整合各部门目标。由于各部门职能的划分致使其目标在整体上的不一致性，甚至会出现矛盾。是由于部门利益、小团体利益的存在而产生的。由此，应该整合各部门各自为政的目标，在整体利益最大化的前提下，合理去调整各个部门的目标，保证符合企业的大方向，达到各部门相协调的效果。同时改变相应的绩效考核的标准，与整体的目标相一致，不是在一个割裂的环境下进行绩效标准的制定，从而达到部门之间有效的协调和协作，有利于沟通的顺利进行。 3. 改变绩效管理模式。将在部门之间经常出现的一些协作性的问题，纳入到考核中来，完善绩效考核的体系，从而有利于各个部门之间沟通的加强，协作问题的改善。 4. 提倡沟通文化，建立沟通机制。员工沟通意识的缺乏很重要的原因来自于企业对于沟通文化的重视性不高。没有在企业内部形成有效沟通的机制和倡导沟通的文化。从公司的主管开始以身作则，可以有效引导员工对于沟通的重视，形成沟通的氛围；在员工培训中，强调有效的沟通，不论是在部门内部还是部门之间；还可以通过建立“客户”意识，来提高沟通的效率。每一个需要进行协作的部门都当成是“客户”，把客户的满意，当成工作的职责，可以形成制度上的约束，并在未来成为员工的习惯，真正融入到企业文化中来。并通过有效沟通机制和平台的建立，使员工在进行部门之间沟通时有有效的途径。 5. 提高沟通技能。沟通被成为是一项艺术。部门之间的沟通，作为组织内部最难的沟通方式，更要重视沟通的艺术。沟通技能的提高，包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。在公司内部各部门之间的沟通中，往往急于表达而疏于倾听，更重视自己部门的要求而不考虑协作部门的诉求。如果双方或至少一方多一些专注倾听，适时复述、提问以确认关键信息，并予以适当的反馈，沟通的准确、省时、较少冲突性，也就是沟通的有效性会大大提高，沟通的效率也会有所改善。 6. 提高沟通意识。企业中的员工往往在遇到问题时更愿意自己解决，而不是靠部门之间的协作，主要是沟通意识上的缺乏，其中最重要的原因是嫌麻烦。部门之间除了在开会中进行沟通之外，还要时刻保
内部信息反馈及重大事件处理制度 第一条为加强集团内部信息沟通与交流，及时应对已发生的重大事件及其他突发事件，确保生产经营等各项工作的顺利进行，结合集团公司实际，制定本制度。 第二条对于上级领导、有关职能部门布置的工作，接受工作任务的单位或个人应当在规定的完成任务的期限届满后1日内，就该工作任务完成情况向上级领导、有关职能部门进行反馈。其中重要工作其成果以非文字形式体现的，应当以书面形式作出反馈。 集团办公会布置的工作由接受工作任务的单位于每周六上午前将工作的落实执行情况报人力资源中心，人力资源中心收集汇总后在下次办公会上对工作完成情况进行通报。 集团公司月度重点工作计划上布置的工作由各项工作的监督考核人负责监督检查工作的开展和工作进度情况，每月月底集团召开月度重点计划完成情况汇报会，各责任单位责任人汇报重点工作完成情况。 第三条各级管理人员对于已发生的非职责范围内可以处理的事件，或者在本单位或本部门（包括班组、车间、公司各职能部门以及各公司、集团各中心）管辖围内发生的其他重大事件，应当逐级上报。其中属于突发事件不作紧急处理可能导致更大损失的，应当在事件处理完毕后的1小时内逐级上报。 第四条各级管理人员及集团所有员工从客户处得知的有关质量、产品交付等有关信息，应当逐级上报。（对于客户重大质量、停线等问题，各单位在接收到客户的质量、停线等问题的投诉考核单后应在第一时间报人力资源中心，人力资源中心送呈集团有关领导批示，并将批示意见反馈至有关单位、部门，有关单位、部门按照集团领导的批示意见组织对问题的调查及原因分析，向客户作出意见反馈。）第五条各级管理人员及集团所有员工对于已发现的各种安全隐患，包括在集团范围内的公共食品卫生安全隐患，应当在2小时内逐级上报。 第六条凡在公司范围内发生的工伤事故、火灾事故、打架斗殴及盗窃等事件，应当向所在公司总经理办公室（综合办公室）报告。所在公司总经理办公室（综合办公室）能够处理的，应当立即处理并于事后按前述规定分别向公司主管领导和人力资源中心报告；不能处理的，应当分别报公司主管领导和集团人力资源中心处理。 公司主管领导和人力资源中心接到报告后，应当向集团领导汇报。 第七条凡涉及到产品质量问题，应当向所在公司质量主管部门报告。所在公司质量主管部门能够处理的，应当立即处理并于事后按前述规定分别向公司主管领导和集团主管质量工作的有关领导报告；不能处理的，应当分别报公司主管领导和集团分 1
1.0目的 为了保证质量、环境和职业健康安全管理体系信息交流的及时性、有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。 2.0适用范围 本程序适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系信息交流的传递和处理。 3.0职责 3.1行政部是信息的综合管理部门，负责与上级主管部门的有关信息的接收、传递和处理。 3.2各相关部门负责相应业务范围内的内部信息交流。 4.0工作程序 4.1总则 4.1.1信息交流的途径以书面文件为主，以及其他可利用的通讯和宣传工具。 4.1.2信息交流包括内部信息和外部信息两个方面。 4.1.3信息的内容应及时、准确、可靠。 4.1.4信息交流要做好信息交流记录。 4.2内部信息交流的主要内容： a.法律法规和其他要求的遵循情况； b.目标指标管理方案完成情况和效果； c.内审、外审、管理评审结果； d.监测结果； e.不符合与纠正情况； f.相关培训情况； g.运行控制程序执行情况； h.应急准备与响应情况。 4.3外部信息交流的主要内容： a.来自相关方的投诉和抱怨； b.来自供方的信息；
c.来自上级部门的信息； d.公司管理体系向外部传递的信息。 4.4内部信息交流 4.4.1定期召开质量环境安全例会 4.4.2公司的质量环境职业健康安全方针、管理体系的有关要求，由行政部向有关单位宣传。 4.4.3管理体系运行产生的信息由产生单位及时传递到有关部门，接收信息单位做好接受工作。4.4.4紧急状态下信息具体执行《应急准备与响应控制程序》。 4.4.5实施不符合、纠正和预防措施的单位必须在整改过程中将信息传递到有关单位。 4.5外部信息交流 4.5.1相关方要求提供信息时，各有关单位负责质量/环境/安全方针及有关要求传递给相关方。 4.5.2各部门收到有关法律法规标准规范和其他要求时执行《法律法规识别、合规性评价控制程序》。 4.5.3相关方抱怨及其他信息，由各单位分别接收，要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。 4.5.4公司每年的内审、管理评审及例行的质量/环境/职业健康安全体系工作检查（含针对重要环境 因素的信息）均已有明确的交流渠道，如内审报告的传递、法律法规及其他要求等信息的沟通。 4.5.5管理者代表每年召集各部门主管对重要环境因素和重大危险源是否与外界进行交流和如何交 流进行讨论，并做出决定。对于服务现场，应在清洁前和清洁过程中按法律法规和其他要求，由工程部决定对外交流所涉及的重要环境因素、生大危险源和交流方式。 5.0支持性文件 5.1《应急准备与响应程序》 5.2《法律法规识别、合规性评价控制程序》 6.0记录 相关会议记录
1目的 建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本总经办整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 3定义和术语 无 4 职责 4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.3 市场部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.4 综合部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.5 协助总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存 5.1 沟通内容（信息）之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息 a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 b.产品标准类信息。 c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。 d.供应商的质量信息及投诉等。 e.其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息 a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。 b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。 c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 5.2 信息的收集
酒店信息反馈沟通协调制度 一、宾客信息反馈制度（制度编号：JB075） 1、信息反馈的原则 （1）及时 要求对宾客信息的反馈具有高度的敏感性，善于发现问题，及时反映问题，保证信息集散渠道畅通，尽可能减少不必要的传递层次，使酒店领导及有关部门能及时掌握客情及服务工作情况，以便迅速作出处理、调整、控制及改进。 （2）准确 坚持实事求是，注意信息反馈的准确性，确保反馈信息的真实性和可信性。要求有关资料、统计数据、原始记录齐全、完整、无误。 （3）适用 要善于对信息进行过滤、分类和综合，分清主次，区别急缓；善于在纷纭繁多的各类酒店信息中找出带根本性的内容，既要避免信息匮乏，缺乏全面性，又要防止事无巨细，不加筛选，缺乏系统性，造成不必要的浪费。应适合本酒店的实际。 2、宾客信息反馈系统的组织机构及管理职能 （1）宾客信息分二级管理，各级信息管理中心必须指定一名信息员（质检员兼职亦可），负责宾客信息的处理工作。 （2）酒店信息管理店级中心设在总经理办公室（质量管理部），主要负责： ①建立和健全宾客信息反馈系统（见附表一），确保信息传送渠道畅通，反馈快捷、准确。
②指导、检查、督促并考核宾客信息管理部级中心的工作。 ③做好宾客信息的整理、分析、传送、统计等方面的工作。 ④做好宾客信息资料的归档、台帐登记工作。 ⑤做好宾客信息汇总工作并及时将有关信息向酒店领导作汇报。 ⑥为处理好宾客信息所反映的事件或情况及提高酒店服务质量提供意见或建议。 （3）宾客信息管理部级中心分别设在客房部、餐饮部、前厅部、销售部、保安部、旅行社等直接为宾客提供服务的部门，主要负责： ①按宾客信息反馈的原则和要求，做好本部门的宾客信息的收集、分类、整理及归档等工作。 ②按不同信息的处理要求，设立宾客信息传送台帐，把本部门收集到的信息及时、准确、完整地传送到信息管理店级中心。 3、宾客信息反馈的途径和方式 （1）酒店前台管理人员要定期保持与各类型客人的接触，或者在酒店客人活动的各种场所与客人直接交谈，了解客人的意见和反映，掌握第一手资料。 （2）酒店大堂设立大堂副理，其作用一方面是处理好宾客投诉；另一方面是具体了解宾客对酒店服务的意见、感受及改进的建议，并以此写成书面报告。及时做好信息的反馈工作。 （3）每间客房内设置《宾客意见征询表》，征询表详细开列客人所接触的酒店各个部门和服务设施，征询客人对其服务满意是否；询问客人为何选择在本酒店住宿，对本酒店最感满意的是什么，最感需要改进的是什么，下次是否再选择本酒店等等。
虎拜公司内部信息沟通反馈管理制度 一、目的 1、为了更好的了解并满足客户的需求，发掘各类有利于公司业务管理的可行性改善建议，树立起全员持续以客户需求为导向，打开信息通道满足客户需求的意识，不断的推进企业管理创新，以提高公司系统管理水平，提升市场竞争力； 2、为了机构间的纵向、横向的沟通、协调与联系，通过畅通高效的沟通渠道和方法，使信息在各部门间得到及时传递，建立预警和快速反应的机制，确保政令及信息畅通，存在问题得到及时处理和解决，在内部形成团结协作，目标一致，和谐融洽的经营氛围。 二、类别与内容 内部信息反馈分为五个类别，具体如下： 1、公司下达的政令、决议、计划、精神等； 2、生产经营中的各种问题难题； 3、内部员工合理化建议、投诉、举报及重要问题反馈； 4、客户的建议、意见与投诉，包括合作客户及消费客户； 5、客户体验测试，包括网站平台功能、各项服务流程及标准； 三、信息管理机构设置与职责
公司内部信息沟通反馈管理由总经办统筹，各部门负责人、客服部及人力部、总经办各岗位负责具体执行，分工如下： （一）总经办 1、负责建立信息沟通反馈管理标准并监督执行； 2、负责建立总经理信箱（并开通电子邮箱），对内部员工合理化建议及重要问题；的收集、传递、审核、督办、存档； 3、负责落实各项流程、标准、功能的体验测试及整改跟进； 4、负责各部门反馈问题的分析与解决。 （二）人力资源部 1、负责内部合理化建议、投诉、举报信息中反馈问题的审查、督办及部分整改意见的执行工作； （三）各部门负责人 1、负责各项政令、决议、计划、精神等的下达与执行； 2、负责职责内部门各项难以解决问题的呈报； 3、负责本部门员工合理化建议、投诉、举报及重要问题反馈的分析应用及必要信息的下情上传； 4、负责落实本部门各类客户的建议意见、投诉的收集、传递、处理及反馈；（四）网络客服部
工作反馈制度 为完善公司办公机制，满足工作效率要求，确保公司各岗位工作能够在统一计划、部署的原则下达到沟通及时、理解一致、解决有效、执行畅通的目的，特制定工作沟通反馈制度。 一、反馈的基本要求： 1、反馈沟通的原则：沟通保密原则，沟通意会原则，沟通私人空间原则。 2、时段沟通：公司要求员工在工作中及时做好事前沟通、事中沟通、事后沟通。 3、量化沟通：公司各级别员工在工作中对某项具体事务产生不同意见、建议、理解、观点、认识等，如不能及时达成一致的，需要通过量化沟通与反馈进行解决，量化标准应不少于3次，通过3次相互耐心沟通后，应愉快的达成一致意见。对经过3次沟通后仍不能达成共识的，当事人须及时逐级上报领导裁定解决。 4、限时反馈：24小时回复制 1）员工必须做到笔记本不离身，上级安排的任务、同事的委托、外来人员的需求等均需记录。信息接收后以该员工为中心与本部门或其他部门联系、询问、协调、解决，形成对信息的闭环管理。在此过程中涉及到的部门或个人应积极配合、迅速响应。结果由该员工在24小时内回复给信息源，决不允许中途推给其他人回复。杜绝问题石沉大海、有始无终。 2）涉及到紧急重大、对公司造成一定影响的事件应第一时间向校区校长报告，由校长召集各主管共同商议解决方案. 3）在执行任务时如确实存在无法克服的困难，执行人无法按时按标准完成，应立即向分管领导反应并说明不能完成的困难或原因，请求上级给予支持或提供资源。 4）在执行任务中如因不可抗拒的外在因素而不能按时完成的，应及时将事情处理的进度反馈给领导或校长，并作出相应的说明。
5）工作职责内的事务，应日事日清日反馈. 6）对于没有明确完成时限的工作任务，无论当日是否完成都应对事情的处理进度作出回复。 7）对于有明确完成时限的工作任务，要依据工作重要程度及时间顺序,在规定时效内完成并回复。 二、反馈种类 1、会议通报与反馈 1）总裁召集的会议、公司例会形成的决议事项，由行政部负责追踪落实，涉及部门和相关负责人须及时将进展情况反馈； 2）其他人员召集的会议，由会议召集人指定人员负责会议决议事项的追踪落实。 2、命令下达与反馈 主要适用于机动、重要、紧急的工作。公司管理层可以打破常规工作流程，以口头或书面形式直接将工作任务下达到具体岗位工作人员，执行者须在最短时间内作出反应，并将结果尽快反馈至下达人，同时抄送或转达具体部门负责人。 3、日常工作部署与反馈 日常工作事项，凡具互动性的，都须进行及时反馈。必要的报告、请示、下达、执行等事项，通过《工作联络单》进行，申请方和承办方要根据工作事项的轻重缓急在规定的时间内及时进行处置与反馈，必要时上报公司高层。工作部署下达至相关部门后，部门负责人要迅速传达到具体承办人员。 4、提案与反馈 公司倡导鼓励员工积极提出建设性意见和建议，为公司经营建言献策，提出更好的建设性议案。提案部门或提案人，按照统一提案文本格式，向公司高层递交提
1. 目的 规范信息沟通程序，使相关信息及时有效地传递、交流、沟通，确保管理体系有效运行。 2. 范围 适用于公司内、外部对质量与食品安全管理体系有关信息及其它信息的传递、沟通和处理。 3. 职责 质量部负责统筹质量与食品管理体系相关信息的交流。 各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。 3. 程序 》 信息分类 质量与食品管理体系的信息沟通；其他信息沟通。 信息沟通的方式 口头、书面文件、会议、内部报刊、公告栏、网络或利用其他通讯及宣传工具进行沟通。 信息的内容 内部信息： 公司的质量方针、目标、经营方向、业绩等； 管理体系运行的情况、内审、管理评审、监督检查的反馈情况； · 体系运行中产生的信息（如不符合信息，重大事故、事故调查和处理信息，培训等）。 其他信息（如员工的建议等） 外部信息： 法律法规和其它要求的获得和更新； 网络信息的获取； 与政府机关职能部门的信息联络； 顾客的需求； 外部审核、检查、参观、访问； ： 相关方投诉、抱怨和处理信息。 信息沟通的实施 内部信息: A 由质量部组织，人力资源部负责将公司的质量方针、质量目标等以简报、标语等宣传形式公诸于众；管理体系运行过程中产生的各种信息由信息产生部门通过企业邮箱或其他相关邮箱传递到责任部门及其他相关部门且同时抄送总经理及副总以上人员；邮件内容应体现时间、信息内容、联系人、联系方式等；主要责任部门及其他相关部门在收到邮件时应在1个工作日内回复邮件并给出建议、处理意见。 B 紧急状态下的信息由信息产生部门使用最为快捷的通讯方式迅速传递到主要责任部门及相关部门、总经理以及有关的政府机关； C 对不符合项实施纠正与纠正措施的部门必须在整改过程中将有关信息及时传递到相关部门； 各部门的应积极参加每周一的生产例会，沟通工作情况，解决存在问题，处理争议和纠纷； :
过学习本课程，你将能够： ●认识沟通过程中的常见问题； ●学会选择合适的沟通渠道； ●掌握倾听的技巧。 沟通的过程（new） 一、发送者常见的问题 在沟通过程中，将信息发出去的人称为发送者。 一般来说，发送者常见的问题有两个：一是听众错位，二是表达不当。 1.听众错位 听众错位主要表现在应该与上司沟通的，却与同事沟通，这也称为传递负面信息。 传递负面信息 在组织沟通中，负面信息不能对同事以及下属传递，不能向他人传递，而应该是向上级传递。 【案例】 卡住参战消息 中美朝鲜战争期间，麦克·阿瑟在东京有个幕僚。前线告诉幕僚，在战争中抓住了中国志愿军，说明中国已经参战了。然而该幕僚通过使用各种谎言，卡住这一 信息，防止往上传。最后战争惨败时，上级都不知道突然冒出的三十多万志愿军战 士来自哪里，造成了非常严重的后果。 判断一个组织是否高效，一个很重要的标志就是坏消息向上传的速度。只有以最快的速度向上传递，上级才能在得知坏消息后及时做出反应。 一个人在组织中不传递负面信息，很重要的表现是政治素质。这里的政治素质不是指爱党爱国，而是领导人的政治素质。 在组织中，传递负面信息往往会带来严重的后果。 【案例】 寇准的政敌 北宋名将寇准有一个政敌A。寇准失去宰相头衔后，其朋友B想帮寇准把政敌A杀掉，让寇准重新当宰相，这让寇准很高兴。在B准备杀A的前一天晚上，
寇准不小心酒醉，将这件事告诉了别人。第二天早晨，B还没动手，A就先动手杀 掉了B，寇准也因此一辈子都没有再当上宰相。 在团队当中，引发团队混乱的一个重要源头，就是负面信息随便传递。 【案例】 八年的交情 A、B、C是某企业的三名员工，A是B的上级，B是C的上级，其中，A和 B共事已有八年，关系一向很好。最近两人闹了点小误会，B在家里面生闷气，C 跑来向B咨询问题，见B不高兴，就问原因。B说：“那还不是因为A。”C问：“A 怎么了？”B给A搜集了三大证据罪状，C边听边点头，并又给A加了七条罪状。 C的理解让B感觉舒畅很多。 然而，没过多久，A在半夜给B打电话：“我听说你在背后给我罗列了十大罪状，有这么回事吗，咱们俩关系这么好，有什么事你不当面跟我讲，在背地里给我 胡说八道。”就这样，A和B的八年交情告吹了。 在上面的案例中，B对A有意见应该直接对A讲，而不该对C抱怨，结果将两人多年的交情破坏。 总之，任何负面问题都应当往上找，而不是往下找，这是非常重要的组织原则。 听众错位的其他表现 听众错位的其他表现： 第一，应该与同事沟通的，却与上司沟通，即告黑状。事实上，小的事情双方沟通就可以，无需去告黑状。 第二，应该与自己上司沟通的，却与旁部门上司沟通。 第三，越级汇报。 第四，应该对内的沟通变成对外沟通，即家丑外扬。 2.表达不当 表达不当有很多表现，如有些力量型的人态度张狂具有侵略性、说话咄咄逼人，有些和平型的人过于谦虚、无法传递信心。 事实上，正确的沟通应该是在时间和重要性分配上呈现出倒三角形：
公司信息沟通管理制度 本文是关于范文的公司信息沟通管理制度，感谢您的阅读！ 为了加强市场信息沟通工作，对市场信息进行有效的管理，使公司对市场的动态变化做出迅速反应，特制定本工作管理制度。 一、市场信息沟通方式 信息沟通管理工作由市场部负责，销售分公司协助完成。市场部及销售分公司要严格执行信息反馈制度。销售人员在日常工作中发现的问题及时反映到市场部，以便公司针对市场动向做出迅速调整。 (一)日常情况：口头、电话、传真。 (二)紧急情况：口头、电话。 (三)定期沟通：依照《销售人员信息反馈表》、《顾客意见征询表》、《客户回访记录表》填写相关内容。 二、信息反馈制度 1、《销售信息反馈表》 针对整个市场的调查，由销售分公司协助市场部完成。分为周、月、季度进销售信息反馈。营销人员在各阶段中定期进行数据整理统计及信息搜集，如实填写相应表格，按要求送交市场部。市场部在一周内将信息分析汇总，上报主管副总经理,下达上级批示的执行意见。 2．《顾客意见征询表》 针对一般顾客的调查，由销售分公司协助市场部完成。每季度进行一次。在各季度中不定期进行调查，并于每季度末前一星期内送交市场部。（重大问题须随时报告）。专卖店及商场销售人员将以书面或口头提问的方式知道顾客填写《顾客意见征询表》后传递给市场部。市场部在一周内将信息分析汇总，填写《顾客意见处理报告》上报主管副总经理，下达上级批示的执行意见。 4、《客户回访征询表》 针对代销商以及酒店客户的调查，由市场部完成。每季度进行一次。定于一月、四月、七月、十月的月末5日内完成。市场部人员可以通过登门、电话或信函等方式对客户进行回访，填写《客户回访征询表》，并在一周内将信息分析汇总，上报主管副总经理，下达上级批示的执行意见，填写《客户意见处理报告》。
编号：CX-07 第A版0次修改1 目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。 2 适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3 职责 3.1 办公室为本程序的归口管理部门； 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4 工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息； B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息； C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息； D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等； E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。
编号：CX-07 第A版0次修改 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息； B 技术开发信息：包括开发计划、设计方案、设计变更、检验报告、试用报告等； C 重大环境因素、重大危险因素信息； D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息； E 相关法律、法规及其他要求信息； F 紧急信息：包括事件、事故等信息； G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息； H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息； I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论； J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头； B 电话； C 会议 D 书面形式：文件、报表、信息交流单； E 板报； F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 办公室负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。 C 质管部负责外部体系认证审核，办公室负责有关环境保护和职业健康安全机构
完整的沟通过程：信息发送、接收、反馈 【管理名言】 面对面的沟通是最好的沟通方式 沟通的过程是一个完整的双向沟通的过程：发送者要把他想表达的信息、思想和情感，通过语言发送给接收者。当接收者接到信息、思想和情感以后，会提出一些问题给对方一个反馈，这就形成一个完整的双向沟通的过程。在发送、接收和反馈的过程中，我们需要注意的问题是：怎样做才能达到最好的沟通效果。 有效发送信息的技巧 在沟通过程中，首先，看一看信息的发送。请注意，这里指的信息，包括信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。在发送信息的时候，需要注意以下几个问题： 问题1 选择有效的信息发送方式（How） 当你在工作中要发送一个信息，首先要考虑到用什么方法去发送，而这些发送方法是我们在工作中经常用到的方法。
想一想，你在工作中，经常通过哪些方法与别人沟通？有电话、E-mail、传真、也有面对面的会议沟通等方式。 ◇发送信息首先要考虑选择正确的方法 在我们沟通的过程中，我们为了完成一个良好的沟通效果，首先要选择正确的方法，因为不同方法之间的差距是非常大的。在任何一次沟通的过程中，我们都会发送信息、思想和情感。 ◇发送方式要根据沟通内容偏重度来选择 例如：你的一份报告传给你的同事或交给你的上级，更多的是一种信息的沟通；我们在和客户一起沟通的过程中，更重要的是为了增加你和客户之间的感情和信任，这个时候，信息是次要的，情感是主要的。所以说，在我们选择方法的过程中，首先要考虑到我们的内容本身是以信息为主还是以思想和情感为主，根据这两个不同内容来选择合适的方法。 【自检】 在日常工作中，你常用哪些方法传递信息？ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 请考虑，如果改用其他的方式是否会带来好的效果？ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
工作沟通反馈制度 一、基本要求 （一）基本原则沟通保密，沟通意会，沟通私人空间。 （二）时段沟通工作项目中相关人员做好事前沟通、事中沟通、事后沟通。 （三）量化沟通具体事务产生意见、建议、理解、观点、认识等，如不能及时达成一致，需通过量化沟通与反馈进行解决，量化标准应不少于3次，通过3次相互耐心沟通后，应愉快的达成一致意见。对经过3次沟通后仍不能达成共识的，及时上报领导裁定解决。 （四）限时反馈（24小时回复制） 1、员工必须做到笔记本不离身，上级安排的任务、同事的委托、外来人员的需求等均需记录。信息接收后以该员工为中心与本部门或其他部门联系、询问、协调、解决，形成对信息的闭环管理。在此过程中涉及到的部门或个人应积极配合、迅速响应。结果由该员工在24小时内回复给信息源，决不允许中途推给其他人回复。杜绝问题石沉大海、有始无终。 2、涉及到紧急重大、对公司造成一定影响的事件应第一时间直接向总经理报告，由总经理召集各主管共同商议解决方案. 3、在执行任务时如确实存在无法克服的困难，执行人无法按时按标准完成，应立即向分管领导反应并说明不能完成的困难或原因，请求上级给予支持或提供资源。 4、在执行任务中如因不可抗拒的外在因素而不能按时完成的，应及时将事情处理的进度反馈给领导，并作出相应的说明。 5、工作职责内的事务，应日事日清日反馈。 6、对于没有明确完成时限的工作任务，无论当日是否完成都应对
事情的处理进度作出回复。 7、对于有明确完成时限的工作任务，要依据工作重要程度及时间顺序,在规定时效内完成并回复。 二、反馈种类 （一）会议通报与反馈 1、总经理召集的会议、公司例会形成的决议事项，由责任人负责追踪落实，涉及部门和相关负责人须及时将进展情况反馈； 2、其他人员召集的会议，由会议召集人指定人员负责会议决议事项的追踪落实。 （二）命令下达与反馈 主要适用于机动、重要、紧急的工作。公司管理层可以打破常规工作流程，以口头或书面形式直接将工作任务下达到具体岗位工作人员，执行者须在最短时间内作出反应，并将结果尽快反馈至下达人，同时转达具体部门负责人。 （三）日常工作部署与反馈 日常工作事项，凡具互动性的，都须进行及时反馈。必要的报告、请示、下达、执行等事项，申请方和承办方要根据工作事项的轻重缓急在规定的时间内及时进行处置与反馈。工作部署下达至相关部门后，部门负责人要迅速传达到具体承办人员。 （四）提案与反馈 公司倡导鼓励员工积极提出建设性意见和建议，为公司经营建言献策，提出更好的建设性议案（每周五例会提案）。提案部门或提案人，按照统一提案文本格式，向公司高层递交提案。具有合理、先进、有效、可行的提案经过评估予以采纳的，公司将予表扬。对能够给公司带来实际效益的提案，公司将给予一定的提案奖励。
[分享] 高效沟通的六大步骤 前言 【管理名言】 运用换位思考，可以使沟通更有说服力，同时树立良好的信誉！ 在工作中我们要完成一次有效的沟通，我们会把它分为六个步骤： ◇第一个步骤是事前准备。 ◇第二个步骤是确认需求。确认双方的需求，明确双方的目的是否是一致的。 ◇第三个步骤是阐述观点。即如何发送你的信息，表达你的信息。 ◇第四个步骤是处理异议。沟通中的异议就是没有达成协议，对方不同意你的观点，或者你不同意对方的观点，这个时候应该如何处理。 ◇第五个步骤是达成协议。就是完成了沟通的过程形成了一个协议，实际在沟通中，任何一个协议并不是一次工作的结束而是沟通的结束，意味着一项工作的开始。 ◇第六个步骤是共同实施。 【自检】 请列举出你向上级汇报工作情况的几个步骤。 ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 对照有效沟通六步骤，你缺少了哪些步骤?为什么? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 你认为这六步骤是如何影响沟通效果的? ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 高效沟通的六大步骤 步骤一事前准备 步骤二确认需求 步骤三阐述观点 步骤四处理异议 步骤五达成协议 步骤六共同实施
沟通反馈制度一、总则 1、制定目的 1.1建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并形成制度。 2、适用范围 2.1公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通时均适 用。 3、管理权责 3.1总经理室权责 3.1.1总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集， 会议资料的准备,会议记录，会议决议追踪及呈报； 3.1.2总经理信箱（传统信箱以及电子信箱）的管理，定期收、 呈； 3.1.3企业制度、正式文件的颁布、发行； 3.1.4公司决议事项和总经理指令的通知、传达； 3.1.5有关事务的联络、协调、催办。 3.2各部门主管权责 3.2.1出席要求参加的会议、执行会议决议； 3.2.2根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、员 工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等； 3.2.3定期或不定期向总经理或分管副总作述职汇报，及相关 业务状况的呈报； 3.2.4部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决议追踪 及呈报； 3.2.5有关事务的联络、协调、催办。 二、内容 4、规定 4.1总则 公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式： 4.1.1正式的文件(含文书)沟通 4.1.2会议沟通(例行会议、临时性会议) 4.1.3非正式场合、形式的沟通(总经理信箱、个别交谈等) 4.2文件(含文书)沟通
4.2.1规章、制度类文件 A、规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准 并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主 题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体 时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度； B、公司制订的制度规章，由（总）经理室颁布、发放。 4.2.2联络、通知类文书 A、进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等 文书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后， 多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或 试行性制度也可采用此类形式。 B、各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知 会等事宜办理都可用《联络单》形式体现、传递。 C、上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布, 也都可用《联络单》形式体现。 4.2.3签（呈）、报告、报表类文书 A、下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门、主管部 门向公司或总经理的述职报告，专项工作汇报、签呈 及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递； B、须定期呈报有： a.生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利 预算表、财务收支预算、采购资金计划表等； b.业务部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分 析报告等； c.财务部的财务报表、财务分析报告、责任单位成本 绩效报告； d.下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。 C、不定期呈报 a.专项工作报告； b.具体事项呈报核准的签（呈）。 4.2.4会议记录类文书 A、各类会议由主持人指定人员做《会议记录》，（副）总 经理主持召集的会议原则上由（总）经理室负责《会 议记录》；