档案管理规定
1、目的
为保证本部门计算机所保存的数据和信息安全，加强和规范公司计算机数据和信息管理，特制定本规定。
2、职责
各项目负责人是本项目数据备份管理、信息安全管理的第一责任人。各项目负责人要了解本部门需要备份的数据内容与类型，落实备份要求，防范可能出现的数据风险，对本项目数据备份情况要进行不定期抽查，对不按规定备份情况要立即予以纠正。各项目数据保管员需具备工作细心，办事稳重，具有高度的责任心和全局观念。讲原则，坚持按制度规章行事，为人严谨正直，不徇私情不谋私利等优良品德。
3、数据备份管理
3.1 备份方法及要求
3.1.1数据备份采用人工备份的方式，所有备份工作必须由操作人员做详细记录，制作电子文件登记表，以记录备份的内容、时间及次数等。每份电子文件均需在电子文件登记表中登记并与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
3.1.2各部门需配备两台移动硬盘，每周至少备份一次。硬盘A每奇数周（第1周，第3周）进行备份存档，硬盘B每偶数周（第2周、第4周）进行备份存档并保证一台进行异地存储（上交综合事务部），每月轮换一次，以保证数据安全完整。
3.1.3每年一月，各部门将上一年的所有数据分类，完整、真实、准确地以刻录光盘的形式存档，然后交由综合事务部存档保管。并进行定期检查备份介质的可用性，若发现介质已经不能使用，应及时更换新介质并对重要数据进行转存处理。保管地点必须满足防火、防热、防潮、防尘、防盗等条件。
3.1.4移动硬盘需要格式化时，必须自行确认其资料所在硬盘中重要数据有异地备份，以防止意外发生（有少数计算机会因病毒、硬盘损坏或是磁盘分区问题，存在重装系统后若干磁盘打不开提示格式化现象）。
如涉及重要文件，请使用PDF格式进行存档备份。
3.2 关于数据丢失
3.2.1数据保管员在对各部门备份数据核查的过程中，发现数据未备份或是备份不及时、不完整的情况，应及时指出，并向综合事务部进行通报。
3.2.2因可控的人为原因造成重要数据（例如行政办公、技术、经营、人事及财务等）遗失的，公司根据损失情况将对责任人进行严厉处罚，涉及到企业安全的，依法追究刑事责任。如因违反计算机数据备份管理规定，造成备份数据不完整或丢失，由此造成的损失及数据恢复费用由各部门自行承担。
3.3 数据保密
3.3.1根据公司保密要求，严禁外泄备份的数据，否则以故意泄露公司商业机密论处。除公司数据备份管理人员外，任何人无权询问、刺探、破解其他部门数据备份的信息内容。员工离职时，必须将重要数据与本部门相关人员交接清楚。3.3.2归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明一同归档。
4、归档文件的借阅管理
4.1档案归档后，需查阅或借用项目资料时，必须经项目经理批准并办好登记手续后，方可在资料保管员处查阅或借用。若需借阅公司级档案资料，必须经公司总经理助理批准并办好登记手续后，方可至综合事务部资料保管员处借阅；
4.2查阅档案资料只限所查范围，不得翻阅无关内容，对档案资料必须注意爱护，不得损坏，如发现上述情况，档案员有权立即制止，停止查阅；并按有关规定予以处理；
4.3对批准摘抄、复制和借出的档案资料，必须妥善保管，不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围；
4.4利用档案资料完毕后，要亲自送还，经审查无误办理归还手续。
5、相关文件
无
6、相关记录
6.1 《文件备份登记表》
6.2《电子文件借出登记表》
6.3 “数据备份相关记录”
1 范围 本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。 本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。 2 引用标准(略) 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 电子文件Electronic Records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。 3.2 电子档案Electronic Archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据 3.3 逻辑归档Logical Filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 3.4 物理归档Physical Filing 指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。? 4 总则 4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。 4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。 4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。 4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度 和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。 4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件 的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文 件或缩微品一并归档。? 5 电子文件的收集与积累 5.1 收集范围 电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。 5.2 收集积累要求 5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作， 则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或 需要,确定是否保留。 5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。 5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的 安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。 5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料：读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。
档案管理办法 目录 第一章总则 第二章归档 第一节归档范围与保管期限 第二节归档时间及程序 第三章档案整理 第四章保管利用 第一节保管 第二节利用 第五章销毁 第六章其他 第七章附则
第一章总则 第一条为了规范和加强档案管理，有效保护和利用档案，保障企业安全规范高效运行，制定本办法。 第二条本办法所称档案，是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。 第三条档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。 第四条公司档案根据管理职能，结合档案内容及其形成特点，分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。 第五条公司档案实行集中统一管理。 （一）秘书处为档案工作管理部门，内设文印档案管理科，负责管理集团公司和下属单位档案（员工档案除外），并对部门、单位档案工作实施督导。 （二）人力资源处负责管理员工档案。 （三）财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年，2年后移交秘书处文印档案管理科管理；下属单位（包括视同单位管理的部门，下同）负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。 第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员，其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员（财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任）。
（一）专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。 （二）兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。 （三）兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理，部门、单位负责行政管理，秘书处负责业务培训与工作督导等。 第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人，负责安排督促做好档案管理工作。 第八条员工为档案工作直接责任人，负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。 第九条本办法适用于集团公司各部门、单位。 第二章归档 第一节归档范围与保管期限 第十条下列具有保存价值的文件材料均须进行归档： （一）公司内部形成的文件材料； （二）公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料； （三）需要公司执行、办理的外来文件材料； （四）其他有保存利用价值的文件材料。 第十一条档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 （一）凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；
施工企业档案管理制度 1.档案管理目的 为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规规定，制定本公司的档案管理制度。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工、经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
公司电子文件归档与电子档案管理办法 Company's electronic file filing and management measures
公司电子文件归档与电子档案管理办法 前言：合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。本文档根据合同内容要求和特点展开说明，具有实践指导意义， 便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件 的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理 工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指 定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1．收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 2．具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
公司工程档案管理实施细则
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公司 工程档案管理实施细则 第一章总则 第一条为规范股份公司工程档案的归档及管理工作，根据国家档案局《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》（DA/T28-2002）、北京市建设委员会、北京市规划委员会联合发布《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01-71-2003）及《公司档案管理办法》，结合股份公司实际，制定本细则。 第二条本细则适用于股份公司各单位。托管企业执行本办法，参股企业按投资管理关系实行管理。 第二章管理职责 第三条股份公司总经理办公室统一管理股份公司的工程档案，并对下属各单位工程档案归档情况进行指导与检查。 第四条二层级单位综合办公室负责所属各项目工程竣工档案的收集、整理、立卷与移交工作，并与工程管理部门、三层级单位有关部门配合，随时对工程资料制作情况进行指导、监督与检查。 第五条竣工档案预验收作为竣工备案的重要环节之一，各单位必须高度重视。竣工备案前，二层级单位要组织施工单位、监理单位对竣
工档案完成情况进行检查，保证预验收工作的顺利进行。 第三章归档要求 第六条股份公司各单位所有开发建设项目（包括改扩建工程），均由二层级单位负责项目工程档案的收集、整理、立卷、归档工作，并按要求向股份公司档案室移交一套齐全、完整的工程竣工档案。 第七条各单位与监理单位、施工单位在签订监理合同、施工合同时，应对监理文件、施工文件的编制和移交期限做出明确规定。 第八条二层级单位在工程施工期间应定期抽查工程资料的情况。工程竣工前，二层级单位应组织、督促监理单位、施工单位检查工程技术资料的质量，不符合要求的，应限期整改，直至达到要求。 第九条所有工程竣工档案均应在预验收前完成分部验收与资料汇总工作，其中规程中D表5、D表6要全部完成，所有工程档案要按规定整理、组卷；在取得预验收合格证和竣工备案表六个月内，所有竣工档案要按规定完成移交工作。 第十条工程竣工档案须移交股份公司档案室一套，移交物业管理单位一套。对城建档案馆要求归档的项目需加做一套，并向其移交。 第十一条工程竣工档案必须真实地反映工程建设过程及竣工后的实际情况，文件材料必须完整、准确、齐全，签字盖章手续齐全，文件字迹清楚。 第十二条工程竣工档案要使用原件，因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位的公章，注明原件存放处，并有经办人
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
ＸＸＸＸ有限公司电子档案管理办法（暂行） 第一章 总 则 第一条 为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共 有限公司档案管理办法（暂行）》有关 和国档案法》、《ＸＸＸＸ 规定制定本规定。 第二条 本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部（以下简称各单位）。 第三条 基本术语解释 （一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和 输出，也称数字式文件。 （二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。 （三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。 （四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存
放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章 管理体制和职责 第四条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。 第五条 各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。 第六条 在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。 第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文
档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。 第二条本办法适用于公司本部及项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归 档、保管等。 第三条职责分工 （一）办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的 施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培 训。 （二）财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受办公室的监督、 检查。 （三）各部门应指定本单位的档案管理人员（兼）并报公司办公室备案。 （四）各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。 第四条档案的分类 公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工 程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的具体 管理见附件一至附件七。 第二章档案立卷、归档
第五条办公室及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。 第六条立卷归档的时间 （一）各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交办公室，由办公室负责外来文件的 统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可 留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在 成稿后，原稿由公司办公室归档。 （二）凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应 把整理审定完毕的档案资料移交办公室保管。 （三）在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计部保存外，公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等） 应在7日内交办公室保存。项目的各类批文、证照原件，在 办理结束后三日内移交办公室保存。 第七条立卷归档的要求 （一）归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。 （二）案卷要求 1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明 确切，保管期限要准确，装订要整齐。 2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案 卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并 履行签字手续。 3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌， 便于保管和利用。 4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字 迹应清楚、准确。 （三）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 （四）影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、
针对项目开发公司工程资料管理制度 第一条：为了规范公司工程档案管理工作，充分发挥工程档案、技术文档在整个工程建设质量及成本控制方面起到积极的作用，制定本管理制度 第二条：工程资料管理员职责 2.1负责项目建设工程技术资料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 2.2、坚持平时整理。根据工程项目的不同阶段所形成的资料文件，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 第三条：工程资料归档管理范围 凡是工程项目建设过程中所形成的资料，包括以下几方面 3.1工程项目前期立项报建批文 3.2各专业设计施工图、设计修改变更图纸或通知单 3.2工程施工图预算、招投标资料 3.4工程建设过程中形成的工程签证、涉及质量及变更的工程管理函3.5各专业工程施工合同、协议 3.6相关的会议纪要及内部联系单 3.7各专业工程竣工图、竣工资料 3.8各项目工程竣工验收资料，各种政府部门验收批文 第四条：工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度做好工程文件的提供利用，特制定本条规定。 4.1 工程文件接收 4.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料员统一接收 4.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的具有保存价值的工程文件，一律交档案资料员。 4.1.3档案资料员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知移交单位补发。 4.1.4档案资料员对接收工程文件应及时建立工程文件接收登记帐4.1.5登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 4.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。 4.2 工程文件资料发放 4.2.1关于工程文件资料发放，由档案资料员根据上级领导审定的资料分发表进行发放，如对外单位，则根据相关合同规定的份数分发，如施工单位，不足部份由施工单位委托资料员向设计单位提出增加施工图供应数量，费用由施工单位自理。 4.2.2分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。
电子档案管理制度 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3 4、学习资料：读书 三 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资
料交管理负责人进行归档储存。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。
上海市电子档案移交和接收管理办法 第一章总则 第一条为了规范电子档案移交与接收工作,确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用,根据《上海市档案条例》和国家档案局《电子档案移交与接收办法》,制定本办法。 第二条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存 价值并归档保存的电子文件。 本办法所称电子文件，是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、 办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。 第三条凡本市立档单位向国家综合档案馆移交电子档案及 档案馆接收电子档案适用本办法。 第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接 收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。 第五条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和 安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安 全的要求。
第六条国家综合档案馆接收电子档案的范围，参照国家和 本市有关档案进馆范围的规定，包括记录各单位核心业务和重要 工作成果的文书、科技、专业、音像等类电子档案。 第七条属于接收范围的电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。 第二章电子档案的移交 第八条电子档案的移交应当符合以下基本要求： （一）电子档案的元数据和目录文件应与电子档案一并移 交，并与电子档案建立关联关系，电子档案的存储结构见附件1。 （二）电子档案有纸质等异质载体的，应当在目录文件中记 录相关信息，异质载体的移交时间、整理要求按照国家和本市现 有的档案移交规定执行。 （三）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案一般应当解压缩后移交。 （四）移交单位应当将已移交的电子档案在本单位备份保存 至少5年。
档案管理办法及实施细则（带表格） 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料
由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。
工程资料管理规定 第一章总则 第一条工程资料是工程施工的记录与总结，是工程验收、使用、维护的重要依据。为确保工程资料的真实完整性，根据北京市地方标准《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01-71-2003）（以下简称规程）、北京市城建档案馆及上级有关规定，结合我公司的实际情况，特制定本规定。 第二条本公司在北京地区从事的市政基础设施工程的资料管理应遵照本规定执行。外埠工程、业主及监理有特殊要求的工程，除应符合本规定外，还应满足相应要求。 第二章资料管理体系与职责 第三条在总工程师的领导下，公司技术质量部负责工程资料编制的综合管理工作，对我公司承担施工的市政基础设施工程施工、竣工资料实施指导、检查、监督、审核及移交工作。 第四条各项目经理部（分公司）的项目经理、项目总工为工程资料的第一责任人，资料员、质量员、试验员、材料员、测量员、工程技术人员为相关责任人。 各项目经理部（分公司）必须设1名专职资料员，并经培训取得上岗证。其职责是： 1、负责施工组织设计中资料目标设计的编写工作。 2、在施工过程中，随工程进度按资料目标设计内容督促相关专业人员及时提供有关技术资料，经核实后按类别妥善保管，发现问题，责成相关人员及时修正。 3、工程竣工后，汇同资料管理相关责任人负责竣工资料的整理、组卷、报公司技术质量部验收及向相关方移交工作。 第五条实行总承包（或设指挥部）的工程项目完工后，由总承包（指挥部）负责组织、汇集、组卷和移交工作。 第六条市场营销部门及有关单位与业主签订施工合同时，应对工程资料的编制责任、编制份数、移交期限做出明确规定。 第七条为保持技术资料的完整和工作的连续性，未报经劳人部与技术质量部协商同意，各单位不得随意变更资料员的工作，确需调出时，应在项目总工的主持下办理书面移交手续。
公司档案管理制度 修订记录
目录 第一章总则 ............................................................................................................................. - 3 – 一、目的 .................................................................................................................................... - 3 – 二、释义 .................................................................................................................................... - 3 – 三、管理原则 ............................................................................................................................. - 3 – 四、适用围 ............................................................................................................................ - 3 – 五、管理职责 ........................................................................................................................... - 3 –第二章工作程序 ...................................................................................................................... - 4 – 一、档案资料的收集 ................................................................................................................. - 4 – 二、档案资料的标识： ............................................................................................................... - 5 –
欢迎阅读 电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有 3 抽存) 4 1 2 3 4、学习资料：读书 三 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。
四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、 B.1)， 3 4 (二) 1 2—非 3）—— (三) 1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。 2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。 3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。 4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。 (四) 注意事项 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别 2、归档的文件材料均应齐全完整。 3、 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2 3 1、(见附录D 2 借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。 3、档案不准转借，必须专人专用。 七、档案的安全管理 1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录E的表E.1),并提交总经理备案。
档案管理办法 Pleasure Group Office【T985AB-B866SYT-B182C-BS682T-STT18】
1.目的 为加强集团档案管理，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、立卷、归档等各个环节工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和海尔地产（集团）有限公司的有关规定，特制订本管理办法。 2.适用范围 本制度适用于海尔地产（集团）有限公司系统内文书档案的管理。 3.术语和定义 档案系集团在实际工作和社会活动中形成的、具有保存价值的、以备查考的各类（种）文字、报表、图纸、帐簿、照片、录音、录像等不同载体的原始历史纪录。 鉴定档案管理中所指的鉴定，是对工作活动中所产生的文件材料的保存价值和保管期限进行评定。 立卷亦称“组卷”。将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。 归档总裁办公室、职能部门将工作活动中处理完毕的有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程。 4.职责 总裁办公室 4.1.1根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的方针、政策，制定或修正公司的档案规章制度。 4.1.2负责收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全、保密等档案工作的各个环节。 4.1.3配合各职能部门制订部门立卷类目，指导、督促和检查各部门文件材料的归档。 4.1.4采取各种措施，确保档案的安全和延长档案的寿命。
4.1.5指导、督促和检查各下属公司文书档案管理工作。 各职能部门 负责做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。 5.工作要求 档案的接受 集团实行档案预立卷制。各部门要指定一名兼职立卷员，会同档案管理主管部门实施文 件材料的归档。立卷员应认真负责地做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值 的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。 5.1.1归档的文件材料应齐全、完整、准确。 5.1.2热敏纸传真件和字迹易（或已严重）褪化的文件材料（用圆珠笔、铅笔书写）应 附上复印件。 5.1.3归档的文件材料应保持其有机联系，区别保存价值，分类整理、立卷；案卷标题 要简明、确切；案卷要做到整齐、美观，便于保管和利用。 5.1.4案卷卷皮及卷内目录表采用档案专用的统一规范样式。 5.1.5财务管理中心每年向总裁办公室移交前一年度的财务档案。移交档案时应编制移 交清单一式二份，一份交总裁办公室，一份本部门留存。 档案查阅、利用 5.2.1查阅利用档案必须在总裁办公室办理借阅登记,填制《查阅涉密档案和借用档案 审批表》；查阅涉密档案必须经部门领导和集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人 确认。 5.2.1查阅利用档案必须在公司内查阅，并于当日归还。