《零星后勤物资采购管理制度》

【零星后勤物资采购管理制度】制度概况

制度编号版本编号

生效日期2015-01-01 密级程度■普通□秘密□机密□绝密

目的

为指导日常后勤物资采购，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请

需求，特制定本制度。

适用范围集团总部、各省公司、各分拨中心。

版本优化原因

与内容

新制订

主送抄送

主送抄送部门/区域岗位部门/区域岗位

总部各中心/负责人总部各中心/全体人员

各省公司、各分

拨中心

负责人

各省公司、各分拨

中心

全体人员

相关制度或流

程

拟制部门人力行政中心--行政部拟制人邓亦云

目录

一、制度正文 (1)

第一章总则 (1)

1.0 目的 (1)

2.0 范围 (1)

3.0 定义 (1)

3.1 采购 (1)

3.2 供应商 (1)

3.3 零星后勤物资 (1)

4.0 职责 (1)

4.1 使用部门 (1)

4.2 采购专员 (1)

第二章具体内容 (1)

1.0 采购申请 (1)

2.0 采购审核 (2)

3.0 采购办理 (2)

4.0 入库办理 (2)

5.0 物品领用 (2)

6.0 盘点 (3)

第三章授权事项 (2)

1.0 零星后勤物资采购事项授权 (3)

2.0采购费用报销授权 (4)

第四章附则 (4)

二、例外 (4)

三、解释 (4)

四、引用 (4)

五、附录 (5)

零星后勤物资采购管理制度

一、制度正文

第一章总则

1.0 目的

为指导日常后勤物资采购工作，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请需求，特制定本制度。

2.0 范围

适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。

3.0 定义

3.1 采购：指通过市场或其他渠道，以货币或其他交易形式购买产品、服务或其他资源，以

满足自身需求的活动。广义的采购活动包括寻价、比价、订单确认、供货、款项支付、安装、调试以及售后服务等多个环节。

3.2 供应商：指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。它可以是企业、

个人或以其他形式存在的机构。

3.3 零星后勤物资：在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、

行政车辆、文娱活动、电工电料或设施/设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金额小的物资，包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、维修件等。

4.0 职责：

4.1 使用部门：负责填写后勤物资采购申请单，按规定办理领用手续。

4.2 采购专员：负责供应商甄选、寻价、比价，按采购申请实施采购行为、办理入库及财务

报销手续等。

第二章具体内容

1.0 采购申请

1.1 使用部门有后勤物资需求时，首先在SOA系统中提交“物料领用流程”，经批准后到物

料仓库领取。一般情况下，省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统统一配发。

1.2 对于无法通过仓库直接领用的后勤物资，由使用部门填写《后勤物资采购申请单》（须

注明用途、数量、要求到货日期等），经部门领导批准后，递交给行政部（综合管理部）申请采购。如使用部门对所申请的物资有特殊要求的，应明确其具体要求或提供样品给采购人员作为参照。

1.3 对于属于固定资产类、备品备件类的零星物资，应分别通过SOA系统提交“资产申请流

程”、“备品备件申购流程”办理，而不能按后勤物资采购申请流程办理。

1.4 原则上，公司不得未经申请而擅自采购，严禁“先斩后奏”的行为。如遇紧急情况可通

过电话说明原由提出口头申请，但在事后必须及时补充提交采购申请单。

2.0采购审核

2.1 总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核；省公司、分拨中心的“后

勤物资采购申请单”审核参照授权文件执行（《关于人力行政费用申请与报销对分子公司授权的通知》）。

2.2 审核关键点主要为：正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等，对审核有异议的，

应及时与申请人沟通、说明，并达成一致意见。

3.0 采购办理

3.1 采购人员应具备良好的职业操守，秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。3.2 在实施采购时，应本着5R（适质、适量、适价、适时、适地）的原则，确保采购的物资

质量可靠、物美价廉。

3.3 对于采购频率较高、用量较大的后勤物资，应采取选择固定供应商作为合格供应商的方

式进行合作。对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货方式、供货周期、售后服务等多个方面。

3.4 合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定，并定期对

其进行再评估。对出现重大质量问题或不符合时，应对其资格重新评审或者取消其合格供应商资格。

3.5 对于已确定合格供应商资格的，可以签订采购合同。对于供应商的报价，应定期进行再

评估。

3.6 对单个金额≥500元、或批量金额≥3000元的后勤采购事项，应以比价表的形式进行会

签，最终按会签结果执行（在同等条件下，以最具优势的价格采购）。

4.0 入库办理

4.1 所有经采购的后勤物资，必须由采购人员办理入库手续，入库经手人必须按照采购申请

单、发票、实物进行核对、验收，在确保一致时才能办理入库，并如实登记“后勤物资采购入库/领用台帐”。

4.2 入库经手人在办理物品入库验收时，如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量

问题时有权拒收，同时及时告知采购人进行调换或退货。

4.3 办理入库时，必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。最后由入库

经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。

5.0 物品领用

5.1 所有物资必须办理领用后手续才能使用，严禁“未入库、先领用”的现象。

5.2 在办理领用时，领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是

否符合，确认无误后，领用人在“后勤物资采购入库/领用台帐”上签字确认。

5.3 对于“以旧换新”的物品，在领用时必须“交旧领新”，否则相关人员有权拒发。

6.0 盘点

6.1 所有的物资，应按月进行盘点，具体参照“后勤物资盘点表”。

6.2 对于盘点中出现的盘盈、盘亏，应由盘点人进行书面的说明。当盘盈、盘亏金额≥1000

元时，必须上报中心负责人。

6.3 对于重大盘亏事件，应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。

第三章授权事项

1.0 零星后勤物资采购事项授权

申请事项采购要求流程审批节点

1.伙食类(含食材/调味品/燃气) 1.各省每月10日前提交伙食费计划总额，按

11元/人/天*用餐人数*天数计算，计划由省总

审批，报总部备案；

2.超标/例外情况提交总部审批；

3.采取备用金形式(按11元/人/天*用餐人数

*3天) 。

分拨/省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案

省/分拨：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负

责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总

超标准/例外情况：省总-总部分子公司综合管理部负责人

-人力行政中心负责人-副总裁

2.福利及员工奖品类(含部门活动经费类物品采购) 1.制度标准内由省总批；

2.超标准提交总部批准 (最高需副总裁或以上

领导批准)。

3.员工奖品类别：文娱颁奖、体育竞技奖、培

训(评优)达标、其他；

4.奖品单笔≤2000元由省总批准，全年不超出

四次，超额或超次数向总部申请。

福利及活动经费类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分

拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人

-省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力

行政中心负责人-副总裁-总裁（省总权限范围签批的申请

报总部分子公司综合管理部备案）

员工奖品类：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务

负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-

（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中

心负责人-副总裁-总裁

3.后勤基建维修类(含工具、配件) 1.单笔≤1500元由省总批准；

2.1500<单笔≤5000元由人力行政中心负责人

批准；

3.总价超出5000元的按流程提交至“工程项目

部”或管理工程中心“办理；

4.总部巡查核实同类维修多次发生的真实性。

分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负

责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总(≤

1500) -总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负

责人(1500

（M>5000）（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综

合管理部备案）

4.消防类配置标准（器材、面积、数量）报总部分子公

司综合管理部批准备案。（消防配备标准：25

平米1组灭火器2个，4KG干粉）

分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负

责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总

-（备案）总部分子公司综合管理部

5.后勤物资(含外协维修配件/操作/办公/物业/文体/宿舍配置等）1.单笔≤1000元由省总批准；

2.1000<单笔≤5000元由人力行政中心负责人

批准；

3.总价超出5000元的按采购资产中心管控模

式办理；

4.总部巡查核实分子公司后勤物资“收发存“真

实性及大数据管控。

分拨/省：分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负

责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总(≤

1000) -总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负

责人(10005000）（省

总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）

员工食堂菜金1、费用报销单；2、伙食费采购明细单；

3、涉及油、米等大金额需要开具发票

说明：（1）报销需在申请的月度总额内。

（2）超出总额，由经办部门补申请，总部签批

后做附件。

分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-(分

拨中心负责人)-省总

总部：人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责

人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人

节假日福利1、费用报销单；2、标准文件；3、合同/协议；

5、普通发票；

6、如涉及福利采购，还需提供相

关清单明细；7.员工福利品领用签收单

说明：（1）事项申请需有申请额度,报销额度需

在申请范围内。（2）超标准，由经办部门补申

请，总部签批后做附件。

分拨/省：申请部门经办人-提交部门负责人-财务负

责人-（分拨中心负责人）-（单次≤50000）省总-

（单次＞50000）总部对应职能部门负责人（一级部

门）-高级副总裁

总部：申请部门经办人-提交部门负责人（三级部门）

-提交部门负责人（二级部门）-（单次≤20000）提

交部门负责人（一级部门）-（单次≤2000）人力行

政中心负责人-（20000＜单次≤50000）财务副总裁

-（单次＞50000）高级副总裁

奖励员工的奖品1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值

税专用发票（此处应按照实际业务性质，区分发

票性质）；4、采购清单；5、需求部门签收单。

说明：

（1）报销需在申请范围内,超出申请范围,需补

申请

（2）超标准，由经办部门补申请，总部签批后

做附件。

分拨/省：申请部门经办人-提交部门负责人-财务负

责人-(分拨中心负责人)-（单次≤2000）省总-（2000

＜单次≤5000）总部对应职能部门负责人（一级部

门）-财务副总裁-（单次＞5000）高级副总裁

总部：申请部门经办人-提交部门负责人（三级部门）

-提交部门负责人（二级部门）-（单次≤2000）提

交部门负责人（一级部门）-（2000＜单次≤5000）

财务副总裁-（单次＞5000）高级副总裁

后勤负责办理的维修

（＜5000元）1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值

税专用发票；4、维修清单；5、需求部门验收单

说明：（1）报销需在申请范围内。

（2）申请范围外，由经办部门补申请。

（3）超5000元，按“工程”模式管理

分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-(分

拨中心负责人)-省总

总部：人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责

人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人

后勤物资采购（＜5000元）1.除伙食费小额的厨房用品

2.零散劳保用品

3.纯净水

4.鲜花、水果1、费用报销单；2、需求部门申请单；3、增值

税专用发票；4、采购清单；5、需求部门签收单；

6、合同(租赁费支付需附)

说明：（1）报销需在申请范围内。

（2）超标准，由经办部门补申请，总部

签批后做附件。

（3）超出5000元，按采购中心管控办理。

分拨/省：综合管理员-综合负责人-财务负责人-(分

拨中心负责人)-省总

总部：人力行政中心经办人-提交部门（三级）负责

人-提交部门（二级）负责人-人力行政中心负责人

第四章附则

二、例外

此项无内容

三、解释

本制度由人力行政中心-行政部负责解释并修订，自发布之日起生效。

四、引用

此项无内容

五、附录

《行政后勤物资采购申请表》

《后勤物资采购验收入库/领用台帐》《后勤物资盘点表》