档案管理规定
目录
1. 目的 (3)
2. 范围 (3)
3. 职责与权限 (3)
4. 相关文件 (3)
5. 术语定义 (3)
6. 管理规定 (3)
7 附件、记录 (6)
1. 目的
为规范公司的企业档案管理，确保企业档案信息的安全，特制定本规定。
2. 范围
本规定适用于公司的企业档案管理。
3. 职责与权限
3.1 综合部
综合部是全公司档案管理工作的指导部门，负责全公司档案工作的检查、监督和指导，统一负责全公司档案管理的统筹、协调、组织和管理工作。
3.2 各部门
做好与本部门业务有关的文件材料的形成、积累、整理、保管工作。
4. 相关文件
无
5. 术语定义
企业档案：指我司在各项活动中形成的全部档案，包括行政管理、经营管理、财务审计、人事劳资等方面。
6. 管理规定
6.1 文件档案管理
6.1.1 文件材料的归档范围包括：
a)重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发
言、会议简报、会议记录等。
b)本公司对外的正式发文与有关公司来往的文书。
c)上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划
等文件材料。
d)本公司的请示与上级单位的批复。
e)本公司反映主要职能活动的报告、总结。
f)本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简
报。
g)本公司与有关公司签订的合同、协议书等文件材料。
h)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
i)本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像、内刊等。
6.1.2 文件材料整理：
6.1.2.1 采用保管期限--年度--组织机构分类法，将文件区分保管期限、年度并集中
排放在一起登记保存。
6.1.2.2 归档文件以“件”为整理单位，即进行文件整理。由各部门或经办人员负
责整理，一般以每份为一件，如原件与复制件，正文与附件，转发与被转发、来文与复文为一件、报表、名册、图册各自为一件。
6.1.2.3 归档文件分年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准，来确定
文件所属年度。组合为一件的日期，应以装订排列在前面的文件的日期为准。
6.1.2.4 文件材料的件号在分类方案最低一级类目内按文件材料时间的顺序排列。
按文件材料的排列顺序编制，件号流水编排。
6.1.2.5 本公司档案保管期限各部门应参照相关文件要求的保管期限，未标明保管
期限的按照7年保存期执行。
6.2 声像档案管理
6.2.1归档范围：
a)上级单位领导视察、检查工作的照片、声像资料。
b)其他同行或企业来参观学习、检查指导等活动形成的照片、声像资料。
c)本公司重要活动、事件的声像资料、有纪念和凭证性的照片、录音、录像资料。
d)本公司召开董事会、监事会、股东会等重要会议所形成的照片、录音、录像资
料。
6.2.2 声像档案整理：
6.2.2.1 经办人员在照片冲洗加工后、录音录像结束后一周内及时整理归档。
6.2.2.2 录音带、录像带必须声音清楚、图像清晰，并加以备注说明（事由、时间、
地点、人物、背景）。
6.3 档案保管
6.3.1 档案保管应做到防火、防盗、防渍、防有害生物等方面工作。
6.3.2 对发现的载体破损、霉变、字迹褪色的档案及时进行修复、复制或作其他技
术处理。
6.4 档案迁移
6.4.1 档案原则上不外借，查阅者可到相关部门查阅。如有特殊情况需要外借时，
经部门经理或总经理审批后，在《借出登记表》中登记。外借档案必须及时交还。退回档案时，文书应当面核对无误后注销。若发现遗失，应由借阅部门写出书面报告，由领导决定处理。借阅人员在使用时应爱护相关资料，并遵守下列规定：
a)不得泄露应保密的档案内容，维护国家安全、本公司利益和他人合法权益；
b)不得圈注、涂改、损毁、丢失、伪造档案；
c)未经批准，不得抄录、复制、转借或公布档案。
6.4.2 如果需要迁移时，需要经部门经理，机密文件以上的需经总经理批准方可进
行迁移。
6.4.3 为便于档案检索利用，除纸质文件档案外，将归档文件录入电子表格。
6.5 档案销毁
6.5.1 对已过保存期档案需要销毁时，需要经总经理及相应负责人鉴定后，记录在
《档案销毁清册》上销毁。
6.5.2 对批准销毁的档案、资料要按规定处理，销毁时必须由两人监督。
6.6 档案检查
每半年各档案保存部门应进行档案检查，出现档案丢失、损毁的情况应尽可能找回或修复，不能找回或修复的应填写《丢失、损毁档案清单》。
7 附件、记录
7.1 《借出登记表》
7.2 《档案销毁清册》
7.3 《丢失、损毁档案清单》