第六讲商务报告
第一节商务报告的内容与特点
如果说商务便函与便条是企业内部员工之间的书面联系手段，商务信函是企业对外进行书面联络的手段，那么，商务报告的功能则是兼而有之。换言之，商务报告既适用于企业面向外界机构与人员进行业务往来，例如向公司股东们呈交的年度报告、分红配股报告等，亦适用于企业内部上下级之间、员工之间的信息沟通，例如市场调查报告等。
商务报告应用广泛，内容包罗万象，涉及了财务（Finance）、审计（Audit）、损益（Profits & Losses）、投资（Investment）、年度（Annual）、生产（Production）、销售（Sales）、市场分析（Market Analysis）、人事（Personnel）等。一般将商务报告的写作目的归纳为：
?提供信息 (Information)
这一般是下级向上级报告有关的活动安排、企划方案及遇到的困难等，使之能及时了解和掌握最新动向，并再次基础上作出相应的决策。如：有关办公大楼工程建设的进度报告。
?记录备查
越来越多的企业倾向于把获得到的情报和信息进行永久性归档保存，以备将来查阅。例如：有关考察投资的可行性报告。
?提出建议 (Recommendation)
报告人再对提交的数据或信息进行分析和说明的基础上，提出自己的看法和建议，供决策人斟酌、采纳。
?说服劝导
BEC写作测试中有关商务报告的题目分类：
?文字类的题目
?图表类的题目
第二节商务报告的结构
I. 商务报告的标题
1. 标题应写为 Report on …，不能写为Report :…
2. 应遵循以下原则：
?标题应涵盖面小 (narrow)
? 标题应具体适中 (specific)
?标题应突显报告的重要性 (significant)
II. 商务报告的结构及常用句型
1. Introduction
介绍写作背景，阐明报告要讨论的问题。
常用句型
The aim/purpose/objective of this report is to…
This report sets out to /aims to…
Mr. X has asked me to report to investigate / evaluate / study / recommend / analyze / give feedback / estimate / assess …
As requested by/ Upon request of某人/某部门, I am submitting the following report about…
As某人/某部门requested on November 12, I am submitting the following report on …
Here is the report concerning …
We have done a survey showing that …
2. Findings
常用句型
According to the recent market research / investigation / survey / the chart above / the table above / undertaken, …… ,
The recent visit/investigation/survey showed that ……
The table/chart above tells us that ……
From the chart shown, we find/learn/notice that ……
The table/chart above is showin g that……
3. Conclusion
常用句型
It was decided/agreed/felt that…
No conclusions were reached regarding…
也可直接陈述结论，例如：
According to the findings above, it can be concluded that ……
From the table shown, it can be concluded that……
Therefore, it can be concluded that
4. Recommendations
1) 写作中注意事项
建议必须是建立在结论的逻辑基础上，是结论的合理引申。
注意建议的合理性与层次性
?言之有据，前后呼应。
?言之有理，言之可行。
?数码标段，层次分明。
2) 常用句型
注意: recommendation以及recommend后面要用动词原形（虚拟语气）。
We would recommend that…
It is suggested/ recommended that…
The following are the recommendations ……
Based on the conclusion / analysis above, we recommend that / it can be concluded that ……
With reference to the facts /advantages stated above, the following recommendations can be made…
Something is recommended. eg, A change of attitude is recommended. A more professional attitude will need to be encouraged through training.
On the basis of the results, I have the following recommendations:
On the basis of the analysis, it is reasonable to have the following recommendations:
如果需要进一步拓展，可以描述一下建议实施后可预期的进展或者景象。具体说法是，建议结束之后，so that … 或者thus …
3) 请看下面的范文，注意里面所提出的建议。
[例题]
You work for Tomatsu, a company which produces video recorders. You are responsible for Product Development.
Read the following table showing the results of a survey of video recorders. The recorders are rated from * (POOR) to * * * * * (EXCELLENT). Column A shows the ratings for your company's products. Column B shows the ratings for the products of Shikei, your main competitor.
Use the information in the table to write a short report (about 100- 120 words) recommending ways of improving the quality and the marketing of your company’s
[
该题首先假设考生是一家录像机公司的产品开发部负责人，接着考题提供了一张调查结果表，该表格比较了本公司产品与竞争对手的产品在性能价格、质量稳定性、售后服务、市场份额及广告宣传等方面的优势与不足，考题最后要求考生根据这张表格所反映的信息，撰写一份报告，就提高产品的质量，加强市场营销等问题提出建议。考生在动笔前一定要认真仔细地阅读考题提供的原始图表，力求看懂并吃透原文精神，然后准确地把图表信息转换成语言文字，在分析数据的基础上再根据考题要求，有的放矢地提出建议。显然这题的难度相当大，因为它要求考生首先应该具有阅读和解释视觉信息的能力，并在此基础上发表观点，提出建议。
【范文】
Report
The results of the market survey are dissatisfying. Therefore effective measures must be taken immediately.
Discussion of Facts
From the table shown, it can be concluded that our efforts in such fields as 'Value for
Money', 'Reliability', 'After-sales Service' and 'Advertising' are less successful than those of Shikei.
Recommendations
On the basis of the results, I have the following recommendations:
1. To organize quality circles to study and supervise every sector in our production so that any quality problems can be discussed and solved in the course of production.
2. To give the marketing manager more power to make his own decisions so that he can respond to the changing business situation timelier.
III.常用句型
1．描述现象
In the past few decades, there is a marked increase/decrease in…
In recent years there has been a dramatic change in …
In the past few months, there has been a boom in …
In the past few years, … has been on the rise/decline.
With the rapid development of…
With the remarkable improvement of…
With the amazing advance of …
Recently, the issue of … has been in the limelight.
Recently, the problem of … has become the focus of the public concern.
Recently, the question of … has crept into the public attraction.
2．陈述观点
It is commonly thought that … It is a common sense that…
It is generally accepted that … It is a popular belief that…
It is universally believed that … It is a common misconception that…
It is widely conceived that … It is a widely acknowledged point that…
It is prevalently assumed that … It is an extensively held opinion that…
Nowadays, a great many of people believe… In the popular view,…
Nowadays, an overwhelming majority of people think that… To the general public,…
Nowadays, an increasing percentage of people hold that … In most peoples mind,…
3．分析原因
Many factors have converged to create the crisis/disaster.
The change/phenomenon is attributable/ascribable/due to…
There are a number of reasons responsible for the phenomenon in question.
Reelecting on the problem/ under discussion, we can say for certain that it results from/cab be attributed to…
We can regard/perceive the change as a mark/consequence/reelection of …
4．举例说明
This assertion can be tellingly有效地 documented用文件证明 by…
The opinion/claim is persuasively supported by many instances in our daily lives.
A case in point is…
Take the case of …
5．得出结论
Considering the phenomenon and the different attitudes, it’s rational/natural for us to conclude…
In conclusion/In summary/To sum up/In a word/In short, we should/must do…
Taking all these factors into consideration, we may sensibly arrive at the conclusion that…
6．提出建议
Considering the problem, it is apparent that … measures should be taken.
It disturbs me to learn that …
It pains me to think that…
It tortures me to find that…
第三节解读商务图表信息
I. 图表类题的分类
1．分类
?
?饼状图 (pie chart)
?柱形图 (bar chart)
?曲线图 (line chart/graph)
2．写作注意事项
2．写作注意事项
1）在看图表作文写作时，作者要仔细分析图表的文字说明和数字表述，在完全理解的基础上，对其进行归纳总结，从中发现要说明的问题。
语言表达要准确、精炼，用词要恰当，文章要有较强的逻辑性。
对图表中给予的繁多的资料数据勿需全部予以描述，而是要选择有典型性，代表性的重点。
2）图表作文可以细分为表格，曲线图、柱形图和饼形图。除了上述共同要点，考生还应了解这四种图在写作方面的不同特点。
——表格可以表示多种事物的相互关系，所以考生要对表格中所给出的大量数字进行比较分析，从中找出其变化规律。
——曲线图常表示事物的变化趋势，考生应认真观察坐标系所显示的数据信息，并且密切注意交汇在坐标横轴和纵轴上的数字及单位。
——柱形图用来表示各种事物的变化情况及相互关系，要求考生通过宽度相等的柱形的高度或长度差别来判断事物的动态发展趋势，因此考生应密切关注坐标线上的刻度单位及图表旁边的提示说明与文字。
——饼形图表示各事物在总体中所占的比例及相互关系，旨在要求考生准确理解并阐述一个被分割成大小不等切片的饼形图所传达的信息。考生应清楚掌握部分与整体，部分与部分之间的相互关系，这种关系通常是以百分比的数字形式给出的。
II. 概括图表信息的常用词组和表达方式
1．上升趋势
to increase / an increase
to go up
to grow / a growth
to jump / a jump
to leap / a leap
to reach a peak / a peak
to soar / a soar
to skyrocket
to rise / a rise
to upsurge / an upsurge
to upswing / an upswing
2．下降趋势
to collapse / a collapse
to decline / a decline
to drop / a drop
to decrease / a decrease
to fall / a fall
to go down
to reach a low point / a low point
to reduce / a reduction
3．程度
升降程度较大
a great deal /big/a lot
apparent / apparently
clear / dearly
considerable / considerably
important / importantly
dramatic / dramatically
great /greatly
drastic / drastically
marked / markedly
much
obvious / obviously
fast
quick / quickly
rapid / rapidly
remarkable / remarkably
sharp ,/sharply
significant / significantly
strong / strongly
sudden / suddenly
升降程度较小
a bit
a little
fractional / fractionally
gentle / gently
gradual / gradually
hardly
little
slight / slightly/marginally
slow / slowly
small
steady / steadily
4．平稳状态
to be hardly changed
to have little change
to keep steady
to level off
to remain constant
to remain unchanged
例句
Truck sales rose steadily from October to December.
A steady fall in sales during November and December followed the sharp increase in
October.
Truck sales dropped during November but increased again in December to exceed
October sales.
Truck sales hardly changed throughout the period, except for a slight increase in November.
A slow but steady increase was followed by a sharp fall and an increase towards the
end.
Truck sales dropped down in October, but remained unchanged for the rest of the
period.
5．描述饼图的句型模版
x% of the 比较主体is / has / are / have ……
比较主体中的一部分 is / constitutes / accounts for ??% in the whole pie chart.
比较群体中的一部分 is / are ??% in the pie chart
做出比较
The 比较主体 doubled / tripled in 时间 compared with those in 时间.
A在XX期间增长了一倍/
两倍。
The 比较主体 in 地点 in 时间is …… in contrast to …… in 地点 in 时间.
A在XX期间的数量是XX，然而/同时，B在XX期间的数量
是XX
A is in direct proportion to B=A is directly proportional to B. AB成正比
A is in inverse/reciprocal proportion to B=A is inversely/reciprocally proportional to B.
AB成反比。
A has 倍数 as many/much 比较主体 as B. A是B的多少倍
A has the same 比较主体 as B. AB相同/相等
6. 其它参考句型
1. At a slower rate…
2. It reflects the great differences that exist between…
3. These figures wer e overwhelmingly greater than the corresponding figure of…
4. It can be seen from the chart that significantly…~er…than…
5. In all locations, A outnumbered B…
6. These two pie charts show the differences between two groups of…
7. The first point to not e is the huge increase (in the number of)…
8. A is more than ***times (bigger) than B
9. The biggest loss was to A, which decreased from***to ***of the whole.
10. The biggest gains (in graduate numbers) were made by A which, as a group, have increased by over **%
11. To sum up, …
12. This bar chart displays the numbers of…
13. The chart reflects several trends.
14. But……We see a different trend emerging.
15. When we compare…,we see…
16. This suggests increased educational opportunities for women in higher education.
17. According to the graph, …
18. The proportion of…
19. There was a slight recovery…
20. ……has dropped dramatically
21. The general trend appears to be increases.
22. There were approximately…
23. …had jumped four fold to**
24. …rose sharply from** to **
25. Remained constant at **
26. The overall trend for…
27. The graph shows the percentage of…
28. We can see that…swell膨胀/增大 during the …hours, peaking at**am.
29. Although the raw data does not provide an explanation for these trends,
30. When coupled with the graphic information, leads to some possible conclusions.
31. This may serve to explain, at least in part, the mirror image of the two lines.
32. Perhaps the most telling显著的 feature of the chart is the dominance of…
33. The graph relates the percentage of…
34. Rise gradually to about 10%
35. After a slight drop around lunch time, audiences begin a fairly steady climb towards the peak viewership in the hours form 6pm to 10pm at some 40—45%.
36. A sharp decline follows to…
37. Listenership drops steadily from this peak, crossing the line for television views at
around 2pm.
38. It continues to decline throughout the evening until reaching a low point at 2am.
39. The graph proves the dominance of…
40. During t he peak period of…, But during the peak period of…
41. The diagram unfolds a clear comparison between…
42. The United States as a whole in four aspects, namely,***,***,***,***,
43. Obviously, in every aspect,
44. …had a much higher growth rate than… a s a whole during that period.
45. The number of … increased by %
46. The most rapid increase of all the four aspects… As to the other three, though the growth rates were not so high, they were indeed remarkable and impressive.
47. The number of… dropped by %
48. From the diagram it can be safely concluded that (in the years)…
49. There were many significant changes (in modes of transport)
50. The following paragraphs will identify and discuss the trends in the accompanying graph.
51. A very noticeabl e trend was the steady decrease in…
52. During the same period, there was a large increase…
53. This increased again…
第四节总结&例题
I. 商务报告的结构呈现如下特点：
description & analysis of people, places, institutions
criticism &blame
offering assessment of worth or value
recommendations, suggestions & advice I’d recommend/suggest that…
I’d recommend/suggest people to …
….
II. 注意四个方面：
1. 内容上，要选取重要信息，要导入数据
2. 结构上，要按照上面的套路，不要写流水账
3. 语言上，要多变，句式和选词都要多变
4. 语法上，要注意时态，一般现在时、一般过去时和现在完成
III. 例题
例题A：文字类题目
You work for a company that sells electrical goods. You have recently visited a potential supplier in Slovakia. Look at the memo and your handwritten notes.
Write a 120 - 140 word report recommending whether your company should deal
例题B
You work for Marks & Spencer, Britain’s leading retailer. Your company plans to invest in a local retail market. You are asked to assess the local purchasing power.
Read the following pie chart which demonstrates the local family income after taxes.
Use the information in the chart to write a report (about 100 - 120 words) interpreting the chart, discussing the prospects of your company’s investment in the local retail market, and explaining the conclusion you reach from the information in
the chart and how the chart supports your conclusion.
Local Family Income After Taxes
例题C
You are a social investigator and are required to carry out a survey on the average family expenses in the United States.
Read the following chart showing the results of the survey of the expenses in 1990 and 2000.
Using the information in the chart to write a short report (about 100 - 120 words), analyzing the changes in the average expenses and making some recommendations to the Americans.
例题D
You are a clerk in Lucky Tourism Company. You are responsible for arranging travelling lines. One day, you received the data as follows:
Read the following table which shows the changes in the way people spend their holidays. The table divides the tourism business into four parts, telling the different percentages in 1980 and in 1990, from which you will notice the trend of current tourism business.
Use the information in the table to write a short report (about 120 - 140 words) emphasizing changes of the main business for your company.
商业调查报告范本 商业调查报告要怎么写?下面我整理了商业调查报告范本，欢迎阅读! 商业调查报告范本一 一、现状分析 近年来，随着芗城区旧城改造、城市扩容步伐的加快，城市居民居住环境有了较大变化，社区服务功能大幅提升，社区商业得到了较快发展，社区商业网点数量不断增加，经营业态和服务领域进一步拓宽。从调查看，目前，芗城区共有社区69个。各类社区商业网点近1000个，经营方式有餐饮、超市、各类中介、便利店、物流、食杂店、洗衣店、维修店、回收站、书店、冲印店、药店、家庭服务站、大众浴池等。社区商业发展主要呈现以下几个特点： 1、社区商业网点发展迅速，双进工程服务对象不断扩大。随着经济的发展和中心城区的不断扩大，社区商业服务对象也不断拓展，服务对象不仅面向广大居民，更侧重于为老人、儿童、残疾人、优抚等社会弱势群体服务，以及为下岗、失业人员的提供再就业服务。 2、社区商业网点呈多业态发展趋势。社区商业过去
以商业零售业网点为主，仅限于食品、日用百货、美容美发等行业，近年来，一批新兴业态的社区商业网点应运而生，现已发展到几十个服务项目，如保姆、清洁维修、物业绿化、家教、技能培训、网络服务、婚庆礼仪、餐饮、保健、社区医疗、代理、中介服务等多个门类的便民利民服务项目。 3、新社区的各项配套服务设施、功能较为齐全。随着中心城区范围不断扩大，加速了新社区的建设，新社区的建设又带动了社区商业的发展以及周边商业中心的发展，其商业设施、网点分布、商品结构与服务功能均较为齐全，明显优于老社区。 4、传统商业和服务业在社区商业建设中得到了充分发展。近年来，流通领域的市场化进程不断加快，社区商业应市场需求得到快速发展，大大小小的商业网点渗透到社区的大街小巷，并在社区内及其周边形成一定规模。同时，社区沿街各类小型商品市场得到发展，有蔬菜市场、干果市场、水产品市场等，为社区居民消费购物提供了便利。 二、存在的主要问题 1、社区商业发展缺乏科学规划和有效指导。目前，社区商业在发展中较多的商业网点与社区住宅混在一起，严重影响了居民的正常生活，并造成安全隐患和环境污染。其中建在居民楼底层或楼内的餐馆、酒店以及各类服务机构影响较大，形成的民企纠纷较多。社区商业与区域性商业中
工程 投标商务标书分析报告 一、基本情况简介 1、工程简介 （1）、整体项目基本特征说明/本次招标项目基本特征说明：如面积、结构类型、产品类型等。 （2）、本次招标工程范围说明：包括但不限于对各专业各系统说明，甲供设备/材料简要说明，暂定价材料/设备简要说明，指定分包工程说明等； 2、招标情况 （1）招标方式，邀请单位、弃标单位及原因，开标时间、地点、人员等； （2）投标符合情况说明； 二、评标原则 (1) 家选家； (2)经评审后的合理低价中标； (3)标书经分析后予以确认； （4）投标上限说明（如有）； （5）经审批通过的特殊评标原则说明。 三、标书分析（分标段的按标段分别填写） （一）、各公司投标报价情况表： 详细情况说明，自补； *（二）、各投标单位报价的差异性分析,找出差异凸现的分项进行重点分析，找出差异原因、异常情况、问题;[从直接费及管理、利润率 等间接费两方面分别作分析，要求投标单位对主要单价进行分析； 主要材料含量及单价的对比分析(与市场成交价、本区域项目近期 招标单价)],找出差异并分析其合理性; ）
1、分部分项工程报价分析表或单体工程报价分析表（格式供参考） 对上表情况进行分析说明 2、主要分项综合单价分析表（格式仅供参考） 4、措施费分析表
5、综合费用或管理费、利润分析 分析说明 6、人工等费用分析表（总包必须分析，其余分包视情况选择分析） （三）、与技术结合的总的容量或效果要求的分析(如有). (注:本分析应有明确结论,统计的比较数据或差异率应是为支持分析结论而必要的，不能成为统计员！而要有专业的分析条理性！) *四、与本区域招标类似项目经济实物量指标比较 拟中标单位的报价与最近招标类似项目经济指标进行比较（表格）及合理性分析（产品不同类别的请分别填写），各指标统计详见附件说明，特别强调附件中相关经济指标必须填写，其余可由标书分析人根据实际情况分析。 *五、对不平衡报价策略的分析 对拟中标单位单价偏高项则提出合理单价进行变更签证结算，对于单价异常低的项特别提出并进行询标承诺。并对不平衡报价情况进行小结。（以下格式供参考）
出差工作商务总结报告写作范例Take a report by the academic department of an association.Follows should be pay attention to： 1)the immediate schemes 2)detailed information such as dates，related persons and numbers WORK-IN-PROGRESS REPORT FOR THE MONTH OF MARCH，2002 From：Anny lee，Head ，Academic Department To：Mr Ng sik-hung，Chairman Shang Hai Evergreen Association Ref：0091963 Date：2 April 2002 Ⅰ.Shang Hai Secondary School 1.The number of students for the month is：Form 1：329，Form 2：300，Form 3：500，Form 4：238，Form 5：234 2.The week starting from 17 March 2002 was scheduled as a week 。 3.Mental consult was scheduled to be March offered 2002 in the School Hospital within the period 29 to 1 May 2002.The persons in charge of the program would be staff of the Mental Health Society. Ⅱ.Academic exchange 1.As one of the initiators，the Association has agreed to host the seminar The fostering of talented personnel in Mainland China ，to be held on 3 May 2002 in Shang Hai.
竭诚为您提供优质的服务，优质的文档，谢谢阅读/双击去除 商务应用文书写作学习心得 商务应用文书写作学习心得 文／苏砚 本学期学习了《应用文写作》这门课程，在“于老师”的精心指导与悉心身教下，使我对应用写作有了一个初步的了解，提高了我的写作能力，增进了我的写作素养。受益匪浅，感受颇深。在此，衷心的感谢于老师对我的教导，将会对我终身受用。下面以自己对这学期“应用文写作课”的一些感受、认识、心得，因我涉世未深、才疏学浅、才思不畅、笔力不济，借微薄、苍白文字流露一点真情实感，聊表心意。
一、羡煞于老师讲课幽默的风趣又博学又有思想，以及不失亲和力的风度。他实行独特新颖、别具一格的授课方式。在每一堂课的执教过程中，他亲切朴实、匠心独特的教学风格，对公文写作的精辟解析，独到的见解和大量的旁征博引，无不体现出他对教材深入透彻的理解，以及深厚的教学功底和高超地驾御课堂教学的能力。听他课的那种舒畅之感，就像一块干涸已久的土地被一阵绵绵甘霖漫漫滋润一样。他常搞一些与应用文写作有关方面的实践活动，形成课堂互动。增加学生活动在课堂所占的比重，把课堂交给学生，让学生成为课堂的主人。不但不会浪费上课时间，反而极大地活跃了课堂气氛。给予学生表现自我的机会，使学生的表现欲得到满足，增进了学生之间的理解，促进师生之间情感的交流。同时，他又用具有感染力的语言和恰如其分的语调，把枯燥的变得生动些，把抽象的变得具体些，把纷杂的变得规律些，把被动的变得主动些。他的课堂里总流淌着真诚，流露着真情、氤氲着智慧、充盈着幽默、弥漫着诙谐、浸润着理性、放飞着梦想、绽放着奇葩。这种奇异的、行之有效的教学方式、方法，让我耳目一新，感到震撼，无比叹服。再多么华丽的词藻优美的语句也述不尽我对他的羡佩、崇敬、感激。真正的感受到当今的教育不仅是心上的对话，更是一种爱的
商务报告的结构及常用句型 1. Introduction 介绍写作背景，阐明报告要讨论的问题。 常用句型 The aim/purpose/objective of this report is to… This report sets out to /aims to… Mr. X has asked me to report to investigate / evaluate / study / recommend / analyze / give feedback / estimate / assess … As requested by/ Upon request of某人/某部门, I am submitting the following report on… As某人/某部门requested on November 12, I am submitting the following report on … 2. Findings 常用句型 According to the recent market research undertaken / investigation / survey undertaken / the chart above / the table, …… . The recent visit/investigation/survey showed that …… The table/chart above tells us that …… From the chart shown, we find/learn/notice that …… The table/chart above shows that…… 3. Conclusion 常用句型 It was decided/agreed/felt that… No conclusions were reached regarding… According to/ Based on the findings above, it can be concluded that …… From the table shown, it can be concluded that…… Therefore, it can be concluded that 也可直接陈述结论。 4. Recommendations 1) 写作中注意事项 建议必须是建立在结论的逻辑基础上，是结论的合理引申。 注意建议的合理性与层次性 ? 言之有据，前后呼应。 ? 言之有理，言之可行。 ? 数码标段，层次分明。 2) 常用句型 注意: recommendation以及recommend后面要用动词原形（虚拟语气）。 We would recommend that… It is suggested/ recommended that… The following are the recommendations …… Based on the conclusion / analysis above, we recommend that / it can be concluded that …… With reference to the facts /advantages stated above, the following recommendations can be made… Something is recommended. eg, A change of attitude is recommended. A more professional attitude will need to be encouraged through training. On the basis of the results, I have the following recommendations: On the basis of the analysis, it is reasonable to have the following recommendations: 如果需要进一步拓展，可以描述一下建议实施后可预期的进展或者景象。
摘要 商务英语应用文在外贸业务和商务活动中使用越来越广泛而频繁，它在互通商业信息，联系商业事务及促进贸易关系等方面起着重要作用。了解和掌握商务英语应用文写作对国际商务、外贸业务从业人员来说是非常重要的。商务写作的语言具有专业术语丰富性、商务文体多样性、缩略词常用性等特征。因此，商务英语写作需要坚持生动具体、内容完整、清楚简洁、有礼有节等原则。文章重点探讨了商务信函的写作技巧，即选用四部式结构（引言、详情、应答、结束语）、遵循语言原则、注意信函语气等，期望有助于商务写作能力的提高。 关键词：商务写作；商务信函；原则；方法 第2/13页 目录 摘要 (1) 目录 (2) 引言 (3) 1 商务英语写作概述 (3) 1.1 商务英语写作的种类 (3) 1.2 商务英语写作的语言特点 (3) 2 商务英语写作原则 (5) 2.1 生动具体 (5) 2.2 内容完整 (5) 2.3 准确无误 (5) 2.4 清楚简洁 (6) 2.5 有礼有节 (6) 3 商务英语写作基本策略 (6)
4 商务英语信函写作技巧 (7) 4.1 选用四部式结构 (7) 4.2 遵循语言原则 (8) 4.3 注意信函语气 (9) 结束语 (9) 致谢................................................................... 10 参考文献................................................. 错误！未定义书签。 第3/13页 商务英语的写作技巧 引言 随着对外开放的不断扩大和外贸体制改革的不断深化，特别是中国加入WTO后，我国的对外贸易取得较快的发展，国际商务和对外贸易活动日益频繁。对国际商务活动从业人员来说，英语能力是最基本的，也是最重要的。而商务英语应用文在外贸业务和商务活动中使用也越来越广泛而频繁，它在互通商业信息，联系商业事务及促进贸易关系等方面起着重要作用。了解和掌握商务英语应用文写作对国际商务、外贸业务从业人员来说是非常重要的。 众所周知，要写好商务英语应用文，首先要具有一定的英文写作水平与经济贸易知识[1]。其次，应熟悉和掌握各种应用文的写作格式和特点，特别是掌握商务英语的语汇、句型套语和谋篇布局的写作技巧[2]。除此之外，更要了解商务写作和一般性写作的区别，以及商务写作的原则[3]。经过反复地学习、模仿和套用商务英语应用文范例，才能掌握商务英语应用文的书写规律、要求与方法技巧，逐步学会写各类商务英语应用文。 1 商务英语写作概述 1.1 商务英语写作的种类 广义的应用文(Applied writings in broad sense)泛指一切应用文字，文体大致有别于记叙文、抒情文和论说文，界限不太明显；狭义的应用文(Applied writing in narrow sense)，主要指政府、机关、群众团体或企业法人间用于交往的文字，如公文(official documents)、函电(1etters or correspondences)等。而随着社会经济的发展，英语应用文的应用范围越来越广泛，以商业为主体的和为商务活动服务的各类实用文体都应包括在英语应用文范畴之内，例如，请柬、
商务文书写作考试要点 1.商务文书行文方向一般分为下行、平行、上行三种。行文的主体意图：主 动行文、被动行文。 2．商务文书的特点：商务、时效、通用、实用、精确。 3.商务文书写作原则： ①主旨表达明确集中；②信息材料处理科学；③结构布局完整协调；④形 式表现手法合理；⑤语言风格平实准确。 4.公文制作格式要求：公文三要素：眉首、主体、版记。 ㈠眉首：“发文机关全称+文件”或“发文机关规范简称+文件” ①公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行②秘密等 级和保密期限：3号黑字体，顶格标识在版心右上角第一行两字之间 空一字。 5．批复的特点：被动行文、目的明确、指示的权利。为下行文 6. 批复的种类：可分为指示性批复和批准性批复。 7.办公事务文书特点：多样性、公务性、程式性。定义为：处理日常办公事务的 应用性文体。 8. 计划的特点： （1）预见性。通过以往的经验，按照工作的发展趋势，在行动之前先预期，按照实际情况安排，做到有的放矢的工作。 （2）针对性。为了特定的目的，完成某项确定的任务而制定。 （3）约束性。制定计划是要根据以往的经验和现有的实力制定适度的工作量，提出合理的要求。 9.总结与计划的区别： （1）写作时机不同。计划是事先，总结是事后或事中。 （2）性质不同。计划是工作蓝图，总结是对工作的检验完成情况。 （3）内容不同。计划是做什么、怎么做、什么时间做什么，总结是做了什么、怎么做的和做的怎样。 10. 请示的特点：针对性、强调单一性、注重实效性。请示定义是下级部用于向 上级请示、批准的行政公文。 11.会议简报：写作要项：报头、报核、报尾。 ①报头：由简报名称、期数、编发者、编发日期、保密提示。 ②报体：一般包括目录、编者按、主体内容三部分。 ③报尾：与报核间用横线分开，主要写明报，送，发的有关单位。顶格 写 12. 13种行政机关的公文⑴命令⑵决定⑶公告⑷通告⑸通知⑹通报⑺议 案⑻报告⑼请示⑽批复⑾意见⑿函⒀会议纪要 13.会议纪要： ①用于记载、传达会议情况和议定事项的文书。 ②决定性纪要、交流性纪要、总结性。 ③文体特点：概括性、权威性、纪实性。 ④写作要项：标题、发文时间、正文（导语、主体，结尾）、落款。 14.会议记录与纪要的区别：
商务报告的结构及常用句型1. Introduction 介绍写作背景，阐明报告要讨论的问题。 常用句型 The aim/purpose/objective of this report is to… This report sets out to /aims to… Mr. X has asked me to report to investigate / evaluate / study / recommend / analyze / give feedback / estimate / assess … As requested by/ Upon request of某人/某部门, I am submitting the following report on… As某人/某部门 requested on November 12, I am submitting the following report on … 2. Findings 常用句型 According to the recent market research undertaken / investigation / survey undertaken / the chart above / the table, …… . The recent visit/investigation/survey showed that …… The table/chart above tells us that ……
From the chart shown, we find/le arn/notice that …… The table/chart above shows that…… 3. Conclusion 常用句型 It was decided/agreed/felt that… No conclusions were reached regarding… According to/ Based on the findings above, it can be concluded that …… From the table shown, it can be concluded that…… Therefore, it can be concluded that 也可直接陈述结论。 4. Recommendations 1) 写作中注意事项 建议必须是建立在结论的逻辑基础上，是结论的合理引申。 注意建议的合理性与层次性 言之有据，前后呼应。 言之有理，言之可行。
《国际商务写作》教学大纲 一、课程基本信息 二、教学内容及基本要求 课程主要内容包括五部分：课程介绍（4学时），一般商务写作（20学时），商务报告（8学时），简历及面试（6学时），复习（2学时）。 1. Course Introduction：介绍课程的主要内容、要求及考核方式。 2. Understand Business Communications：组织沟通的类型，沟通过程，沟通障碍类型和克服， 如何提高沟通技能。 3. Plan Business Messages：理解商务写作的三个步骤，分析写作目的和读者，调查必要信息， 调整信息以适合读者和目的。 4. Organize Business Messages: 准备清楚的大纲，根据大纲安排内容。 5. Draft and Revise Business Messages to Make Them Complete: 撰写草稿，修改完整。 6. Revise Business Messages to Make Them Cohesive：定义并撰写紧凑的段落。 7. Revise Business Messages to Make Them Clear and Concise 8. Revise Business Messages to Make Them Courteous：撰写优雅的语句并加以完善。 9. Edit Business Messages：最后完善以确信使用了正确的词句。
10. Write Routine, Good-news, and Goodwill Messages：用三步法写日常信息，发送日常请求， 发送日常反馈和正面信息。 11. Write Bad-news Messages：使用三步法写坏消息，发送坏消息。 12. Write Persuasive Messages：使用三步法写劝说信息，发送劝说信息，发送销售和集资信息。 13. Plan Business Reports and Proposals & Questionnaire design：商务活动需要报告的原 因，商务报告类型，商务报告准备的三过程——分析，调查和调整，调查中重点强调问卷的写作。 14. Write Business Reports and Proposals & Organize Visual Aids：组织商务报告和计划书， 组织可视化的帮助信息，写作商务报告和计划书。 15. Complete Formal Reports and Proposals：改写正式报告和计划书，打印正式报告和计划书， 详读正式报告和计划书。 16. Give Speeches and Oral Presentations & Design and Produce Visuals：口头陈述三步骤 ——计划，写作和完成。 17. Write Resumes and Application Letters：计划简历，写作简历，完成简历，写作其他类型 的聘用信息。 18. Interview for Employment and Following up：理解面试程序，准备面试，成功的参加面试， 面试的后继程序。 19. Resumes and Interview Exercise：选择面试官和被试，训练面试能力和对面试的评价能力。 20. Reviews 基本要求： 1.了解商务沟通的特征和方法； 2.掌握商务写作的三个步骤：计划，撰写和完成； 3.熟悉日常信息、坏消息和劝说信息的写作； 4.掌握商务报告的写作和口头陈述的要求； 5.了解简历写作方法和面试技巧。 三、教学安排及方式 总学时40 学时，讲课40 学时，实验0 学时。 学时分配表：
本科学生综合性实验报告项目组长张梦瑶学号0141262 成员 专业国际经贸班级国贸142 实验项目名称商务数据分析报告 指导教师及职称李虹来 开课学期2015 至2016 学年下学期 上课时间2016 年 6 月16 日
1.商业理解阶段 网上销售与传统的店面销售不同，没有售货员提供现场咨询服务。但是，网上销售可以利用互联网的优势，为用户提供更优质的服务。由于服务器会记录用户在浏览电子商务网站时的所有行为，因此，企业很容易收集用户的浏览记录、交易信息及偏好数据。 在个性化推荐技术的关联规则分析中，最典型的例子是购物篮分析，其目标是发现交易数据库中不同商品之间的联系强度，挖掘用户潜在购买模式，并将这些模式所对应的服务或产品展示给用户，为其提供参考，从而提高用户的满意度及购买率。 2. 数据理解阶段 本案例采用淘宝网的用户交易数据进行分析，每条交易记录包括记录号和顾客购买的商品，表1给出了数据集中各属性名及意义，表2为部分交易实例数据示例。 3. 数据准备阶段 原始数据集可能包含了一些冗余的数据、空值和零值等，这种格式不能作为关联规则分析算法的输入，需要对数据进行预处理。本案例的预处理中包括过滤掉原始数据集中的商品数量和单价这两个属性。同时为了保护顾客的隐私，过滤了用户名属性，并且用交易号来唯一表示顾客的每一次交易。处理后的数据集如表3所示。
在Clementine软件进行关联规则挖掘时，必须把数据格式转换成Clementine软件能处理的格式。通常有两种格式：一种是布尔矩阵形式，即每行表示一条交易记录，列中的T/F值表示该商品是否有在相应的交易记录中出现，T表示有出现，F表示没有出现（表4列出转换后的前3条记录信息）；一种是事务处理格式，即每行对应一个交易号和一个商品项（表5列出了前3个事务对应的事务处理格式）。 4. 数据建模 利用Clementine中的Apriori算法进行关联规则分析，设定最小支持度1%，最小置信度50%，输入为布尔矩阵格式的交易数据（如表4），输出商品的关联规则及相应的支持度、置信度和提升度信息（如表6）。表中显示“高跟鞋”和“洗发水”、“童装”和“玩具”、“文具”经常被一起购买。 表6 Apriori算法运行结果 5. 模型评估 我们选取以下的关联规则向顾客进行推荐。 规则1：（玩具、文具）=>童装 规则2：洗发水=>高跟鞋 规则3：玩具=>童装 规则4：地毯=>家具 规则5：（短裙、高跟鞋）=>女装T恤 规则6：（童装、文具）=>玩具 再结合规则和实际经验知识，可以对规则进行进一步优化处理。在本案例中，可以对规则1{（玩具、文具）=>童装}和规则3{玩具=>童装}进行合并，以规则3的形式呈现。 6. 模型发布 通过建模分析由得出的关联规则，企业就可以得到商品销售的一些合理搭配，进而设定相应的推荐策略。如在顾客购买了地毯后，可以向其推荐家具类商品；或者当顾客购买了童装后，可以向其推荐玩具和文具类商品；这些都可能是顾客感兴趣或需要的商品。
正式商务报告写作 一、Format To: From: Date: Title Introduction （The introduction might be a summary of the report and the circumstances or conditions that initiated it. It could also lay out the objectives and limitations of the enquiry. In most cases, a report must give a background to the subject of the study. This allows the reader to see how the situation arose, and how it can be corrected, improved on, or changed.） Findings （This section is essential to all reports as it explains the situation that exists and offers evidence to support the statements that the writer is making. If the reader is to be convinced that changes in a situation are necessary, well-selected and well-presented facts will influence him.） Conclusion(s) (Conclusions are the ideas you have formed from the evidence you have looked at. Whereas facts are objective statements, conclusions draw together as aspects of the situation as you see it.) Recommendation(s) (These follow from conclusions and are the suggestions that you are making to improve, or change, the current situation.) INTRODUCTION首句 1、The purpose of this report is to… 2、The objective of this report is to… 3、The aim of this report is to… 4、This report aims/sets out to… 5、Mr. X has asked me to report to investigate / evaluate / study / recommend / analyze / give feedback /estimate / assess … 6、A s requested by 某人/某部门/Upon request of 某人/某部门，I am submitting the following report on 重复题目中的目的。 7、As you 或者某人，某部门requested on November 12, I am submitting the following report on重复题目。 8、Here is the report concerning重复题目要求 9、We have done a survey showing that 重复题目要求，或者直接开始阐述数据或者信息。 10、The report is based on… FNDINGS 首句 1、According to the recent market research/investigation/survey/the chart above/the table above/undertaken,…
Report on Simulation Practice of Business Negotiation Name: No. (学号) Date:2011-3-20
1.Brief Description of the Case（罗马小三加粗）
2. The Target of the Negotiation（另起一页，字体同上） 3. Division of Work in This Group（罗马小三加粗）
4. The Procedure of Negotiation（另起一页，字体同上）
5. Conclusion（另起一页，字体同上） 英文译本的缩进格式，参照平时英语写作课程的缩进要求！字体大小使用统一使用罗马小四不加粗！保持1.5倍行距。 另外，除了2和3部分，每一项新内容都要分页！1就不能与2的内容混成一页，必须分页！
模板说明：以英文撰写，第一部分Brief Description of the Case 包括双方公司的名称，交易商品的描述，谈判的内容（包括价格、付款方式、装运时间地点、贸易术语、保险险别、产品数量、质量、包装等，各组可任选其中几项进行谈判），谈判人员的分工、谈判过程的大致计划安排等，大约150-200个单词；第二部分The Target of the Negotiation是写你所在谈判方（公司）所设定的谈判目标，50-100字；第三部分My Task in This Group写你个人在谈判中所承担的角色和任务，50-150字；第四部分The Procedure of Negotiation写你所参与的那个或那些环节的全过程，以对话为主，字数不限(参与的越多写得越多，如果你的部分使用中文，也可用中文写出)；第五部分Conclusion共三个内容：一是对谈判过程和结果的总结，二是对自己在谈判中的表现和所起作用的评价；三为自己在整个商务模拟实习过程中的总结和心得，共约300-500字。
名词解释 写作目的(writing purpose) 受众/读者(audience) 构思过程(thought process) 演绎式组织模式(deductive organizational patterns) 归纳式组织模式(inductive organizational patterns) 直接组织模式(direct organizational patterns) 间接组织模式(indirect organizational patterns) 写作修改的3个步骤(three distinct stages of revision: adding on; moving around; cutting out) 管理沟通(managerial communication) 组织沟通(organizational communication) 人际关系与团队建设(human relationships and team building) 销售沟通(sales communication) 商务文件(business documentation) 国际交流（跨文化交际）(international communication/ intercultural communication) 表达式写作(expressive writing) 沟通式写作(communicative writing) 简洁风格(clarity) 简易风格(the plain style)
简明风格(concision) 附件说明信函(cover letters of résumé) 3类求职信函(three general types of cover letters for job applications: the application letter; the prospecting letter; networking letter )后续询问信函(follow-up letter) 致谢信函(thank-you letter) 谢绝工作回复(job rejection letter) 接受工作回复(job acceptance letter) 辞职信函(resignation letter) 告别信函(farewell letter) 常见履历表格式(common résumé formats)：按年月顺序(chronological résum é format) 按任职顺序(functional résumé format) 复合式(combination résuméformat) 简短文件(short document) 信息咨询函(message to obtain information) 谈判便函(messages that negotiate) 说服沟通便函(persuasive messages) 商务便函的特征（8C）：清晰性（clarity）正确性（correctness）具体性（concreteness）完整性（completeness）周到性（consideration）礼貌性（courtesy）简洁性（conciseness）一致性（coherence） 商务备忘录版式(format of a business memo) 商务备忘录功能(function of a business memo)
商业报告结果模板的格式 篇一：大型商业项目投资报告范本 江苏某某地下商城项目投资分析报告提纲 第一章概要 一、商城项目简介 （1）项目背景 （2）项目SWOT分析 （3）选址分析（生活机能、交能动线、地铁概念等）（4）商城总体规划介绍 （5）商城首期工程介绍 （6）项目运营规划 二、投资方基本情况 （1）公司现状 （2）公司核心竞争力 （3）远景和发展战略 （4）商城投资目标 三、江苏市商业项目市场背景分析 （1）江苏市商业项目市场发展概况 （2）相关行业政策分析 （3）宏观经济及项目区域经济分析（收入水平、消费指数、市场消费心理、区域价格及决定因素、配套市场需求
等） （4）相关社会文化环境分析 （5）经营发展及服务模式分析 四、行业与市场分析及预测 （1）市场规模现状及预测 （2）市场需求分析与预测 （3）竞争结构（市场份额）分析 （4）主要竞争对手分析 （5）竞争预测 第二章商城的定位开发分析 一、项目总体资金预算 二、首期资金投入计划 三、进入市场时机建议 （1）规划总图设计审核 （2）招商管理团队组建 （3）商场项目市场营销计划及策略（销售渠道与伙伴、销售周期、定价策略等） （4）组织管理（核心管理团队、组织架构及管理机制、管理绩效等） 四、项目开发策略定位（主力店、次力店选择） 商业业态包括百货店、超级市场、大型综合超市、便
利店、专业市场（主体商城）、专卖店、购物中心和仓储式商场等 五、商城定位策略 （1）业务策略 （2）服务宗旨 （3）优质服务体系 （4）高效运营体系 （5）常客计划 （6）竞争优势 （7）前景展望 六、目标客户群锁定及分析 （1）目标客户群定位 （2）目标客户群描诉 （3）项目辐射区域定位 （4）招商比例定位 第三章商城投资效益分析 一、项目投资收益分析 （1）项目建设进度情况分析 （2）项目资金投入情况分析 （3）项目首期工程市值及收益预测 二、项目敏感性分析
美式论文、报告写作技巧 编者按：美式教育的特点即是课程内容强调学生参与及创新运用，因此，报告便成了常见的考核学生学习成果的方式，比如实验报告、学期报告、专题报告、研究报告及论文（含毕业论文）等。研究生presentation 及seminar 的机会更是占很大的比重，有些甚至占学期成绩很大比例。如何完成报告、论文同时得到良好的成绩，是本文提供给有志留学的有心人参考的目的。 美国大学生由於自小已养成自动寻找答案习惯，在启发式的教育环境下，写报告、论文对他们来说比较不陌生，虽然专业知识上美国学生不见得比外籍学生强，但是表达能力由於自小培养，加上英语能力的优势，常比外籍学生在报告、论文方面有较隹的利基。反之中国学生比较缺乏报告写作的训练，因此如果在留学过程中无法适应美式教育会比较辛苦，其实论文、报告的写作要领其实不难，只要把握技巧就可水到渠成。 通常论文由篇首(Preliminaries)，本文(Texts)以及参考资料(References)三部分构成；而这三大部分各自内容如下： (一) 篇首： 封面(Title) 序言(Preface) 谢词(Acknowledge) 提要(Summary) 目录(Tables and Appendixes) (二) 本文： 引言(Introduction) 主体，含篇(Part)、章(Chapter)、节(Section) 、以及注释(Footnotes) (三)参考资料： 参考书目(References or Bibliography) 附录资料(Appendix)。 进行论文或报告写作之前，先要确定想要表达的主题，主题确定后，将其具体表达，即为题目。题目可以提供研究者： 一.研究的方向 二.研究的范围 三.资料搜集的范围 四.预期研究成果 通常在确定题目之後就开始找资料从事研究，建议在找资料之前最好去问教授有哪些参考资
商务英语可行性报告写作格式及要求 一、商务英语可行性报告写作要求 选择一个商务项目，对该项目的可行性进行调查研究与分析，直至确定实施该项目并撰写项目计划，是工商组织经常进行的商务活动。 二 英语商务报告的文体结构： 一：Title (题目) 二：Transmittals (报告传达书，包括作者姓名和单位、呈送对象、日期) 三： Contents (目录) 四： Summary (总结、提要、摘要、概要) 五： Introduction (引言、导言、导语、序言) 六： Findings (body) (正文) 七： Conclusions (结论) 八： Recommendations (建议、意见) 九： References (参考资料) 十： Appendices (附录、附件) 三、商务英语报告的写作语气 一般而言，报告大多由下属写给上司，使用的语言多为正式。此外，报告的内容和篇幅也决定了其写作语气比商务信函要正式的多。在撰写商务英语报告的过程中，可以适当多使用一些能提高语言正式度英语语法结构。具体而言如下： 使用被动语态，如：The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues.
使用复杂词汇，如：The training system incorporates (includes) many visual aids. 使用长句子，如：The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette (软（磁）盘). 使用名词短语，如：The rectification(矫正;改正) of this problem can be achieved by insertion of a wedge(三角木). 使用非人物主语，如：Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store. 使用分词短语，如：Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agency’s goals. ·使用动词不定式，如：To streamline (使成流线型; 使效率更高) the internal approval process, we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval. ·使用介词短语，如：With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System, customers can generate sales and service reports upon demand.