1．目的
为进一步规范项目工程资料管理，标准化，根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准，特编制本标准。
2．适用范围
本指导书适用于杭州捍联臵业有限公司的工程资料管理。
3．定义
3.1工程资料：指工程营造过程中涉及的所有资料，包括建筑安装、景观、精装修、成本等各个专业的工程资料。
3.2工程档案资料员：指项目公司工程管理部负责施工工程资料管理的人员，为项目工程类文件资料收发的统一窗口。
3.3内部台账：指项目公司工程管理部工程资料员自行编制的各类文件台帐，仅限内部查阅、使用。
4．归档范围
在项目工程中产生的所有过程记录。
5．工程档案收集及传递流程原则
5.1对外上级主管部门工程文件具体由前期负责人收集，包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件等，在文件办理完毕预整理后立刻交工程部资料员归档。其中《土地出让合同》、《立项文件》、《土地证》、《规划用地许可证》、《规划许可证》、《施工许可证》原件由办公室行政专员存档，工程资料员留存复印件，由相应人员整理、登记、编号后归档、发放、移交。
5.2对设计院和集团内部相关工程文件由各相关专业工程师负责签证完毕并加盖公章（集团内部文件不需加盖公章）后，立刻移交工程部资料员，由工程资料员负责整理、登记、编号后归档、发放、移交。
5.3对监理单位、承建商和供货商的工程文件由工程部资料员接收，工程部资料员负责整理、登记、编号后交相关专业工程师负责签证办理，各专业工程师办理完毕后，交工程资料员负责整理、登记、发放、移交。
5.4对内公司内部流转的工程文件包括联系单、合同、通知等由各相关经办人负责完成本部门内容后，交工程资料员统一登记、编号后送交公司各相关责任部门会签，回收办理完毕的正式文件整理后归档、发放、移交。
5.5工程文件经工程资料员整理分类归档后，编制台账，并录入电脑。
5.6作废的图纸、文件应及时销毁，部分需留做凭证的，需在明显位臵加盖作废章后予以保留，确认销毁的，须经相关人专业工程师签字确认。
6．工作程序
6.1工程资料统一编号，编号原则按第七节《归档分类编号》。
6.2所有的工程文件必须满足第八节规定的《归档文件要求》，否则工程资料员不予接收。
6.3工程部资料员在文件归档时需检查文件是否与相关移交人的移交内容一致。
6.4各专业工程师在移交需要OA审批的工程文件时必须附有审批单，留底的资料中必须有专业工程师、工程部经理、工程副总和项目总经理的签字。
6.5各图纸修改的图纸会审纪要、设计修改联系单，各专业工程师在移交相关资料时必须将相关的修改内容修改到工程部资料员相关留底的图纸上，并同时注明修改的图纸会审纪要或联系单的编号和修改日期，并在该图纸上附《上图确认单》（见9.3.1），各专业工程师未完成相关图纸修改，工程部资料员不得发放相应的联系单。
6.6重新出图的图纸，各专业工程师在取得图纸后，在留底的图纸上，需注明修改原因，原作废图纸的图号或编号，由工程资料员负责在发放新图的同时，收回作废图纸，并在明显位臵加盖作废章保留两份，其他作废图纸，经相关人专业工程师签字确认后销毁。
6.7工程资料员每月10日前，完成上月联系单签证情况的统计工作，完成《联系单数量统计表》（9.3.10），交工程部经理和成本部经理，并抄送工程副总。
7．归档分类编号
各方的工程文件必须有自己的统一编号原则，不得产生重号。在收发过程中，做好收发记录工作、签收姓名和日期，以便日后查阅和追溯。建立收发文台账、合同台账、图纸台账、联系单台账、工程报告及相关资料台账、借阅台账等各类文件台帐，并跟踪记录文件流转动态。资料归档的原则，有原件的只写原件并写清原件份数，复印件可省略；没原件的写复印件。资料存取的原则，必须本人手签、姓名完整、日期完整、外部人员单位注明。
7.1工程文件统一编号方法：
***-****- 12-001#
年份
文件分类缩写
项目名称缩写
7.2编页号
对文件逐一编号，以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。
7.3联系单编号说明：
***-JSLX(TJ)-201101-001#
流水号Array年月份
文件分类缩写
项目名称缩写
8．归档文件要求：
8.1归档文件应为原件，需齐全完整、字迹清晰，已破损的文件应予修整。书写部分一律使用蓝黑墨水或碳素墨水的钢笔、签字笔，严禁用圆珠笔、铅笔书写。凡由易褪色书写材料（如复写纸、热敏传真纸等）形成的文件资料，应附复制件。
8.2归档的图纸反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，图面整洁、反差良好、规格统一、签字手续完备。
8.3归档照片、音像带需附说明，其中照片、录像带说明内容包括事由、时间、地点、人物、背景，摄影者等；录音带说明内容包括录制日期、讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间等。重要的声像档案尽可能采用存储空间小、稳定性好，利于长久保存的电子档案形式。8.4归档的电子档案内容应准确、完整，文件名称应与内容一致。文字、图片类的电子档案要求有对应书面文件存档。
8.5归档的实物档案要求附有说明，并有对应数码照片。
9．档案过程管理
9.1合同管理
9.1.1督促专业分管人员起草合同，并根据集团审批权限要求进行审批，附上OA审批单。建立健全合同台帐，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并进行归档。借阅需办理借阅手续。
9.1.2编制《合同相关目录》，具体格式为：
9.2工程图纸管理相关规定
9.2.1工程图纸在整理完毕并按规定发放后，档案室保存一份以上正式文本，分类按编号顺序存放。
9.2.2图纸提供给日常施工参考使用，非项目部人员借用、调用、查阅要填《图纸借阅登
记表》，经有关领导批准并办理借阅手续后，方能借出。
9.2.3工程竣工后对图纸进行归档。
9.2.4编制《工程图纸相关目录》，具体格式为：
9.3工程联系单管理相关规定
9.3.1对工程联系单进行统一编号、汇集、整理、保管，应建立好联系单管理目录。档案室存档联系单的原件份数做到至少保存有二份，所以各分管人员必须上交七份以上。
9.3.2建设单位联系单发放前检查签字、审批流程是否齐全，督促施工单位对联系单内容在规定日期内进行反馈，提醒分管人员进行最终的结果验证。
9.3.3及时归档设计、勘察、监理、施工单位上报的联系单，要督促各分管人员在规定期限内进行审批，并及时收集相应的通知回复单。
9.3.4督促各分管人员在所有工程变更联系单下发后立即修改上图，并检查完成后签字确认。
9.3.5工作联系单一般使用于内部联系单，包括集团下发的联系单。
9.3.6临时联系单指未经最终确认、或还未经各个单位部门签章认可的联系单，单独建立临时联系单台账。
9.3.7编页号
对文件逐一编号，以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。
9.3.8编制《联系单目录》，具体格式为：
9.3.9变更联系单及图纸会审上图确认单，具体格式为：
浙江万翔房地产有限公司
联系单及图纸会审上图确认单
NO：
9.3.10每半月对联系单进出做好汇总工作，具体日期为每月1日和每月15日。
9.4工程过程中的报告及相关资料管理
9.4.1报告及相关资料管理相关规定
工程过程中所有的报告及相关资料，除合同台账、图纸台账、联系单台账等外的资料均存入此目录下，按入档时间进行统一分类、编号、登记，并归档。建立工程报告及相关资料目录，存、取均登记。借阅需办理借阅手续。
收集每周／月的报告、纪要、进度计划等文件，建立会议纪要台账。
9.4.2编制《工程报告及相关资料目录》，具体格式为
9.5档案的借阅的相关规定
9.5.1档案只供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
9.5.2档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借。
9.5.3对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
9.5.4借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
9.5.5借阅登记
9.5.5.1借阅必须及时登记，表格中的原编号表示在合同台账、图纸台账、联系单台账、工程报告及相关资料台账中的编号（包括归档编号），备注表示还阅情况。
9.5.5.2编页号
以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。
9.5.5.5编制《图纸借阅登记表》，具体格式为：
9.6工程竣工档案移交档案馆管理
督促各分管人员组织检查、监督施工单位、监理单位安装工程竣工验收资料的整理，将竣工档案移交城建档案馆。
9.6.1工程档案归档要求
工程档案按三套归档，工程竣工后一套移交城建档案馆，一套移交物业公司，一套由项目公司保管（项目公司注销后移交集团公司综合管理部保管）。
平时积累工程相关档案归档，有归档编号的资料按归档要求存放，并用铅笔在文件的左上角按附录A编号，同时在内部台账归档编号栏注明，一个月整理归档编号，并每月5日前及时上报集团公司。
9.6.2工程档案移交档案馆
9.6.2.1移交档案时间
工程经质监站竣工验收后，档案验收可以与规划、消防、环保验收同时进行。档案符合要求后到档案馆领取《城建档案认可意见书》。
9.6.2.2移交流程
在项目开工阶段，与城建档案馆签订《建设工程竣工档案移交承诺书》→竣工档案验收申报（移交档案馆前先进行网上申报，在移交资料同时进行现场申报）→初审→复审→科室审核→馆长签批→发放《建设工程竣工档案认可意见书》（参考杭州地区移交流程制定，其他地区请根据当地城建档案馆要求实行）。
9.6.2.3建设工程文件归档整理规范
详见国家标准《GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范》、各个地区的《建筑安装工程竣工档案移交书》（附录A）（若有相关规定）。
9.6.2.4归档内容
文字资料、图纸资料、各类表格、声像材料和其他应当归档保存的文件。
9.6.2.5归档资料要求
9.6.2.5.1真实、准确、完整、与工程实际相符合。
9.6.2.5.2原件。
9.6.2.5.3耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
9.6.2.5.4本人手工签署各类签字，盖章手续完备。
9.6.2.5.5工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。
9.6.2.5.6归档时应剔除重复文件。
9.6.2.5.7符合要求的声像档案（杭州地区具体要求详见《杭州市建设工程声像档案归档
整理规定》，其它地区参照执行）。
9.6.2.6整理汇总好《建筑安装工程竣工档案移交书》（附录A），督促监理、施工及安装、
消防等分包单位的资料员参加档案馆归档整个移交流程，直至馆长签批结束。
附录A
建筑安装工程
竣工档案移交书
规划许可证号：
施工许可证号：
工程项目名称：
单位工程名称：
监理单位：（盖章）接收单位：（盖章）
移交单位：（盖章）
移交人：接收人：
移交日期：接收日期：
人事档案管理制度和操作流程 1、人事档案管理基本要点 保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。 动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。 2、人事档案管理主要规定： （1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。 （2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。 （3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。 （4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证
明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。 （5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。 （6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。
档案管理实习报告 档案管理实习报告 档案管理实习报告 大二新学期的第二周我们就开始了我们的地一次实习，也就是认识实习。为了让我们对所学的专业有更深入的了解，提高对档案及档案 管理的认识。以及对我们将深入学习的有关档案方面的知识进行初步的了解和认识。为以后的学习有更直观的认识，便于我们对将学习的专业课有更深入的了解。更扎实的掌握所学的知识。 一、参观我院档案室的认识认识实习的第一天我们就来到了我们学校自己的档案室，这毕竟是我们第一次进入档案室，心中无比的兴奋和激动。以前在书本上看到的和课堂上老师的口中听到的，今天都见到了，不紧看到了我们还可以用手亲自接触到。听了蒋主任的介绍我知道了: 档案室总面积为415平方米，三室分开(即阅档室、库房、办公室)，集中统一管理全校的所有档案。现室藏档案15092卷，其中延续冶专档案全宗6402卷、原高职专3767卷、师专4923卷。档案整理采用实体分类法，档号模式按照年度号、分类号、案卷号三部分组成。听完了主任的介绍我们就自由的参观了，走进库房，看着那些看这陈旧的档案和那墨绿色的档案柜，好奇的摸着那些发黄的档案。档案管理不是那么简单的，学习档案都知道那“八大环节”。学习的时候看着好像很简单，但今天看到了才知道并不是那么容易的。档案室积极开发档案信息资源，通过编写目录、汇编、检索工具、大事记等编研产品。这些信息资源的建立，大大提高了档案的利用率，收到了良好的社会效益和经济效益。快要进入尾声阶段，蒋主任还对档案工作进行了简短的介绍。他认为从事档案事业的人都是那些能忍耐寂寞的，甘于默默奉献的。做幕后英雄的人。喜欢安定的工作环境。
二、走访专业档案馆----本溪城建档案馆城建档案馆的建立还有个小插曲，从1976年唐山地震后，人们找水源解决饮用水的问题意识到了城市建设方面的档案很重要性。开始建设城建档案馆。城建档 案是指进行城市建设规划管理等工作中形成的具有保存价值的图表、数据、文字材料等;是进行城市规划、勘测、设计、管理、抗灾、战备等工作的重要凭证、依据。作为专业档案城建档案他的分类也是很复杂的，共十三大类、七十二属类、若干小类。其中大多数是建设工程档案，他是指整个建设项目从酝酿、决策到建设投产使用全过程中 形成的应归档保存的各种载体的档案。其包括工程准备阶段的文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件。本溪城建档案馆的建筑外形古朴，庄重。圆拱的门。在那里我第一次看见了密集架。但没有机会亲手摇开它。负责接待我的人给我们看了一卷工程档案，给我们演示了图纸的折叠方法。参观之后我们对专业档案尤其是城建方面的档案有了新的认识。 三、走进企业档案馆-----本钢档案馆企业档案馆是档案馆家族中 的一员，是企业设置的管理本企业档案的档案馆。本钢档案馆是本溪刚特集团的档案馆负责本钢的档案方面的协调和指导工作，其下多个二级单位设归档点，负责本单位归档档案的整理。馆藏6000万卷档案，有从19XX年日本在华进行资源掠夺时期在本溪设立的本溪煤铁公司时起的日伪档案，及大量的技术档案。作为企业档案馆的本钢档 案馆馆藏了大量的技术档案利用频率高，但技术档案利用后的效果不易量化，作用不是很明显。但这不能抹杀了技术档案的保存的价值。企业档案馆保存的档案也是为现行工作提出依据，为纠纷提供依据。现代计算机技术大发展，给企业档案管理带来了新的管理手段。办公自动化的实施带动了企业档案的数字化，进而带动了档案信息社会化的道路。现在企业档案馆面临的问题就是解决档案数字化。现在
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
杭州科技职业技术学院 《建筑工程资料管理实训》指导书 学习目标 1. 了解建筑工程资料的分类、组成、熟悉工程资料管理的基本流程，掌握建筑工程资料的编写方法，了解工程资料归档的程序。 2. 了解地基与基础分部、主体分部、建筑装饰装修分部、建筑屋面分部、建筑节能分部工程等资料的组成，了解各个分项工程和检验批的表格，能熟悉各个分部工程质量控制管理资料工作。 第一部分开工前准备资料 1.1办理施工许可证资料清单
1.2开工前建设工程安全生产备案内容
第二部分建筑工程管理与技术资料基本知识 1.1工程施工管理资料的填写 工程施工管理资料是施工单位依据企业的管理制度实施工程管理过程中，控制投资、质量、安全、工期措施，对人员、物资组织管理活动所形成的资料。 （1）施工现场质量管理检查 本表由施工单位填写，施工单位、监理单位各执一份。建筑工程项目部应建立质量责任制度及现场管理制度；健全质量管理体系；制定施工技术标准；审查资质证书、施工图、地质勘察资料和施工技术文件等。施工单位应该按规定填写施工现场质量检查记录，报项目总监理工程师（或建设单位项目负责人）检查，并做出检查结论。检查记录表应附有关文件的原件或复印件。 1）现场质量管理制度； 2）质量责任制； 3）主要专业工程操作上岗证书； 4）分包方资料与分包单位管理制度； 5）施工图审查情况；
6）地质勘察资料； 7）施工组织设计、施工方案及审批； 8）施工技术标准； 9）工程质量检验制度； 10）搅拌站及计量设置； 11）现场材料、设备存放与管理。 施工现场质量管理检查记录表1-1。 （2）施工日志 施工日志记录项目实施过程中技术质量管理和生产经营活动的日记，要求从工程之日起至竣工之日止逐日记录，内容完整，能全面反映工程情况，由专人负责填写。施工日记主要内容如下： 1）生产情况； 2）技术质量安全活动。 施工日记1-2。 （3）开工报告 开工报告由总承包单位在完成施工准备并取得施工许可证之后填写，具备开工条件，由监理单位总监理工程师签字并加盖公章后即可开工。由建设单位直接分包的工程，开工时也要填写开工报告。 开工报告1-3。 （4）工程竣工报告（施工单位、监理单位） 竣工报告是指单位工程具备竣工条件后，施工单位向建设单位报告，恳请建设单位组织竣工验收的报告。 工程竣工报告1-4。 （5）工程竣工验收备案文件（五方验收） 1）房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表
档案管理实训报告 班级：中文文秘111 姓名：瞿晨智 学号：1101022001
一、实训目的 档案管理学是我们文秘班的专业课，为了加深我们对于这部分知识的掌握，档案管理实训活动要将我们的理论付诸实践。通过对本课程的学习，要求掌握档案分类、整理、档案登记与估计以及计算机管理档案的基本方法和工作程序。从而提高档案管理的操作技能和理论素养。 这次实训，我们要能了解并且初步掌握档案管理工作的一般过程和基本方式方法，提高独立操作能力。树立热爱档案管理工作的专业思想，全心全意服务于工作单位，提高本专业同学的操作技能和分析能力；从具体实践上加深对档案学基础知识和操作流程的认识；培养我们认真踏实、实事求是的态度与作风。 二、实训时间 2014年3月26日 三、实训单位 南通大学文学院文秘实训基地 四、主要内容 （一）、熟悉文件样式；公文收发登记样式；类目样式等等。 1、在实训课上我们所熟悉的文件样式是国务院的一份红头文件，内容如下： 国务院文件 国发﹝2010﹞10号 国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各单位、各直属机构： 正文 国务院 2010年4月17日说明：1、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999） 2、《国务院办公厅关于实施<国家行政机关中文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函﹝2001﹞1号） 这是一份具体的国务院下发的通知，课件上还详细注明了边距、要素名称，对于公文的格式又再一次的深入学习和复习了。 2、公文收发样式： 公文收发样式这一块的实践确实是我们比较欠缺的，而实训中所展示色则是一份文件办
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
仪器设备档案管理 按每台套仪器设备进行建档，档案应包括以下内容： ①仪器设备履历表，包括仪器设备名称、型号或规格、制造商、出厂编号、仪器设备唯一性识别号、购置日期、验收日期、启用日期、放置地点、用途、主要技术指标等; ②仪器购置申请、说明书原件、产品合格证、保修单; ③验收记录; ④检定/校验记录及检定证书; ⑤校验规程(必要时); ⑥保养维护和运行检查计划; ⑦定期归档的使用记录; ⑧保养维护记录; ⑨运行检查记录; ⑩损坏、故障、改装或修理的历史记录。 仪器设备标识与随机资料 ①编号标识 所有仪器设备均应进行标识，且每台仪器设备的标识必须是唯一性。 ②状态标识 根据检定/校准、比对或验证结果对仪器设备粘贴可用性识别标识。可用性识别标识分为合格证、准用证和停用证。 a)凡符合下列条件的仪器设备，使用合格证 ●计量检定结论为合格者;
●经符合程序的校准，其校准结果均在规定的技术要求范围内; ●上述条件由于各种原因不能实现，经过比对验证证明其技术性能符合规定要求; ●不需检定的，经检查合格的辅助设备。 b)凡符合下列条件的仪器设备，使用准用证 ●多功能检测某些功能已丧失，但检测工作所用功能正常，且经检定/校验合格; ●经检测设备某一量程准确度不合格，但检测工作所用量程合格; ●计量器具获准降级使用。 c)凡符合下列条件的仪器设备，使用停用证 ●超过检定/校准有效期限; ●已损坏或功能不正常; ●计经检定/校准不符合要求。 仪器设备状态标识信息应包括以下内容： ●设备编号; ●证书批准日期; ●有效期; ●对仪器状态进行技术确认的机构名称; ●负责对仪器设备受控状态进行确认的检查人员姓名; ●对准用证应有准予使用的范围、等级或功能; ●对停用证应有开始停用日期和停用状态正式确认日期; ●随机资料 随机资料包括操作规程、仪器说明书复印件、在用的使用记录等。 仪器设备异常情况控制
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序与方法,确保公司档案的完整性、准确性与系统性。提供符合公司需求与保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语与定义 1、档案:指公司过去与现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中 所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部: 1）负责公司档案的集中管理与制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2）建立健全公司档案管理制度,指导、监督与检查执行情况; 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案与其她资料; 4）负责公司档案的利用与销毁管理,监控档案利用与销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5）提高档案信息的利用效率,促进信息传递与沟通; 6）负责组织学习与培训档案管理办法、使用知识。 2、其她各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部; 2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门档案主管人员 1)负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1)负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间:每季度结束后次月25日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 c)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其她需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面 点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、 翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门总经 理批准,批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上 签字。最后,把销毁目录与批准手续文件,一并存档永久保存。 2、档案管理细则
档案管理专业实习报告 档案管理专业在参加实习的时候完成了实习报告，下面跟各位分享一些档案管理专业实习报告。 档案管理专业实习报告(一) 20XX年的暑假，我有幸来到xx市档案馆实习。档案馆座落法政路30号大院内，是一座不起眼的十层楼房，比起别的机关，这里更为安静。本次实习，馆内各个工作环节：整理档案、缩微操作、修复资料、借阅服务等我都轮流体验了一遍，学到许多在课堂上学不到的知识和技能，思想深处仿佛经受了一次洗礼。 一、xx市档案馆概况 xx市档案馆和档案局合署办公，“两个牌子，一套人马”，档案馆负责全市档案的保管利用，档案局实施行政管理职能。xx 市档案馆1995年被评定为“国家一级档案馆”。xx市档案局(馆)1994年起，连续六年被xx市委、市政府授予“xx市突出贡献先进(表扬)单位暨机关为基层服务最佳(表扬)单位”，1995年被评为“全国档案系统先进集体”。他们的工作人员每隔若干时间轮岗一次，或在部门内换位，或在处室间调职，因此，每个工作人员对“馆”和“局”的工作业务都能熟悉和掌握。 xx市档案馆建筑面积3800多平方米，其中库房建筑面积2520平方米。馆内设有办公室、接待阅览室、电脑室、缩微室、冲洗
室、裱糊室、档案库(3个)、声像档案库(1个)、资料库(2个)。 接待阅览室可供60多人同时查阅档案。电脑室安放数据库服 务器，为档案馆的数据管理提供强大的支持。缩微室内置缩微机 一台，把建国后纸质档案内容缩微拍摄存储在胶卷上。冲洗室内 设冲洗机一台，专门用于冲洗拍摄了档案内容的胶卷。资料库存储：综合、组织人事、宣传、纪检和监察、统战、群众工作、政法、经济计划、工业、交通、邮电、城市建设、农林水产、财政 金融、商业、文教卫生、科学、外事、军事、年鉴与史志、报纸 与公报资料;这些资料有的通过收集、征集、交换、赠送而来，有 的从书店、图书馆以及废品收购站、纸厂购买而来的。裱糊室可 容纳十多个人同时工作，室内有冰箱、电热器、用于煮制和存放 浆糊。 至1999年底，该馆馆藏档案有*百多个全宗，*十多万卷(册)，排架长度*千多米，档案形成时间为上世纪初至上世纪末。其中中 华人民共和国建立前的档案*万多卷(册)，包括清代档案、民国档案、日伪档案及新民主主义革命时期革命历史档案;中华人民共和 国建立后的档案*十多万卷(册);此外，还有录音、录像、照片、 缩微片、光盘以及实物档案等。馆藏档案资料*万册，形成时间为 十九世纪至上世纪末。 该馆的声像档案库和母片室收藏有1900～1999年间形成的有 保存价值的照片、录音带、录像带、影片。录音带、录像带、影
企业档案管理办法及实施细则 为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、具体内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。 2.3 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本具体要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸
企业战略管理实务实训指导书 实训一 一、实训内容： 结合第二章外部环境分析的教学内容，组织安排学生到当地企业进行一次实训，让学生做到理论与实践相结合，并撰写一份企业环境分析报告。本次分析报告可以通过各种途径收集资料，可以查阅有关文献，咨询一些专家，也可以到网上搜索一些资料来佐证你的观点。要求注明资料来源，凡资料详实、来源清楚者符合要求。 二、实践方式 撰写一份企业环境分析报告 三、实践组织方式 本课程的实训要求在教师指导下，由学生独立完成。 四、实训教学要求 通过本课程的教学实训内容要求，充分利用所学专业知识并获取有关资料，写出本课程的实训报。报告要求语言简、准确、调查的资料可靠。 选择一个你比较熟悉的企业，对其外部环境进行分，主要是从宏观环境产业环境和竞争对手三个方面进行分析。应用PEST模型从政治、经济、社会和科技四个方面进行宏观分析；利用五种力量模型进行产业环境分析，分析的重点集中在与企业直接竞争的主要企业身上. 对实训企业在以下几方面作一个详细调查和说明 1、企业的名称，住址，主要业务内容(简单介绍) 2、今后几年该企业所面临的宏观环境可能有什么变化，对该企业会产生什么影响，该企业的机会和威胁有哪些 (重点写) 3、对该企业进行产业环境分析(详写) 4、企业的主要竞争对手有哪些？对它们的竞争能力进行分析(重点写) 写一份不少于2000字的分析报告. 五、实训管理方面的要求
1、任课教师按照课程实训方案的要求及时进行实训的安排，并在实训过程中给予学生必要的指导，并认真批改课程实训计划，给出学生实训成绩，按、良、及格与不及格四个等级。 2、学生应在教师的指导下认真完成一份2000字左右的企业外部环境分析活动报告。 六、实训单位： 1、保定多喜食品饮料有限责任公司 2、保定新天香乳业有限责任公司 3、河北宝硕集团股份公司 4、天威英利绿色能源股份公司 5、保定乐凯集团股份公司 6、保定大宇衡器厂 实训二 一、实训内容： 结合第三章内部环境分析的教学内容，组织安排学生到当地企业进行一次实训，让学生了解当地该企业的优势、劣势，做到理论与实践相结合，并撰写一份企业环境分析报告。 二、实践方式 撰写一份企业环境分析报告 三、实践组织方式 本课程的实训要求在教师指导下，由学生独立完成。 四、实训教学要求 通过本课程的教学实训内容要求，充分利用所学专业知识并获取有关资料，写出本课程的实训报。报告要求语言简、准确、调查的资料可靠。 选择一个你比较熟悉的企业，对其内部环境进行分，应用SWOT分析从优势、劣势、机会和威胁等四个方面进行分析。 对实训企业在以下几方面作一个详细调查和说明
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
Through the joint creation of clear rules, the establishment of common values, strengthen the code of conduct in individual learning, realize the value contribution to the organization.制度执行及档案管理正式 版
制度执行及档案管理正式版 下载提示：此管理制度资料适用于通过共同创造，促进集体发展的明文规则，建立共同的价值观、培养团队精神、加强个人学习方面的行为准则，实现对自我，对组织的价值贡献。文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用。 （一）安全生产管理措施 1、全面贯彻执行国家有关安全生产的方针、政策和法律、法规，自觉接受行业管理、国家监察和群众监督。 2、落实生产经营单位安全生产主体责任，建立健全安全管理机构，配备安全生产管理人员。 3、结合自身实际，制定和完善安全管理规章制度、安全管理目标及阶段性安全控制指标，量化分解，落实到人，并签订安全生产目标责任书，对安全生产情况实行阶段性定量控制和考核。
4、强化安全生产技术培训和岗位培训，认真做好安全教育、培训。 5、定期组织开展安全检查，及时排查各类安全事故隐患。 6、公司每周召开一次安全生产例会，分析安全生产形势，安排下一步安全生产工作意见。 7、落实安全经费，保证安全生产事故的抢险救灾和善后处理工作等安全投入资金的稳定来源。 8、建立健全安全管理信息系统，利用GPS全球定位系统、车辆行驶记录仪等安全管理设备，不断改善安全生产条件，提高安全管理技术水平。 9、抓好车辆安全技术管理和驾驶员管
系（部）教学档案建档范围案例3 综合类： 一、××系规章制度汇编 1、××系岗位责任制 2、××系系务会议议事规则 3、××系教学管理办法 4、××系科研工作管理办法 5、××系2000年---2002年年度教学改革思路 6、××系教学工作规程 7、××系本科毕业论文指导工作实施细则 8、××系关于实行教考分离的有关规定、规划与措施 9、××系创收分配条列（修改稿） 10、××系学生干部管理条列 11、××系下班党员联系制度 12、对各项管理制度执行情况总结 二、××系各学期工作计划、工作总结 1、××系概况 2、××系1999年度工作计划 3、××系1999年度工作总结 4、××系2000年上半年工作计划要点 5、××系2000年下半年行政工作计划 6、××系1999--2000学年度下学期工作总结 7、××系2001--2002年度第二学期工作行政工作要点 8,××系2002--2003学年第二学期工作思路 9、××系党总支2000年第二学期工作思路及计划 10、××系对各项管理制度执行情况总结 三、××系设备、图书资料等材料 1、××系计算机台数统计表 2、××系相关设备分户明细表 3、1999--2000学年政经系电教设备使用总结 4、××系系部资料室藏书统计表 5、××系网页登记表 6、部分购买设备、借用设备收款收据 7、××系音像资料统计 8、关于我系近三年来多媒体环境建设情况总结报告 9、部分上机培训登记薄
四、××系部分大事记、1999-2002年会议记录 1、××系1999年大事记 2、××系1999年会议记录（复印件） 3、××系2000年会议记录（复印件） 4、××系2001-2002年会议记录（部分复印件、原件另存） 5、××系2001-2002年大事记（部分复印件、原件另存） 教师科研类: 一、科研管理相关文件 1、××系实施科研启动工程责任书 2、××系科研工作管理办法 3、××系科研工作考核办法 4、××系1996-2000年科研工作总结（含2001-2005年的“十五”规划） 5、××系主任在2002年学院科技工作大会上的科研总结发言 6、学校科研工作量计算办法 7、学校学术著作出版基金管理办法 二、教师科研成果等情况 1、××师所承担的国家社会科学基金、青年项目相关材料 2、××老师所承担的国家自然科学基金资助项目、广西哲学社会科学“十五”规划研 究课题相关材料 3、××老师所获批的国家社会科学基金项日(2002年度)的相关材料 4、××老师的1998-1999年的课题研究证明及2000年参与的教育部人文社会科学研究 “九五”规划基金项目证明 5、××老师参与的项目合同 6、××老师“十五”规划研究课题立项通知书及获教材基金资助出版的教材通知 7、××老师所获的2项高校课题立项材料 8、××老师所获广西哲学社会科学“十五”规划研究课题立项通知书 9、××老师的广西教育厅科研项目材料 10、“关于表彰、奖励2001年度科研立项和科研成果的决定 11、教学成果立项建设项目表 12、关于确定我院基础教育改革实验研究项目的通知（院教字[2000]45号） 13、关于确定我院第二批基础教育改革实验研究项日的通知。（院发[2002]71号） 14、2001年××系科研成果公布 15、2001年××系下半年科研成果发放奖励名单 16、其他科研项目材料 教学类： 一、师资队伍建设
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
档案管理暑期社会实习报告 作为一名大三学生，这个暑假是我大学的最后一个暑假。为了让这个暑假过得充实，过得有意义，我报名参加了学院团委与xx区团委合作的暑期实习活动。 7月10日，也就是我从家里赶回学校的第二天。这天早上八点多我们便跟着许老师，来到了xx区团委。正式开始了我们的暑期实习。 首先，xx区团委给我们举行了一个简短的开幕式，简单地介绍了xx区的区情和实习要求。接着就给我们分配实习单位，让各个单位的负责人带到各个工作地点。 我和奕君被分配到xx区建设和市政局。 我们的实习内容是在档案室帮忙整理档案和资料(material)。档案室的负责人是一个很爽朗、平易近人的女人，大约30来岁，我们叫她琼姐。实习的这个月里琼姐就是我们的负责人。 整个档案室只有琼姐一个工作人员。工作量很大，因此据琼姐说，这里一年到头实习生不断。我们的日常工作主要包括了： 1. 整理文书档案 其实一个月下来，具体什么是文书档案，什么是科技档案我实在分不太清楚。从我的理解来看，文书档案就是纯文本的资料(material)档案，而科技档案就是带有设计图、施工图的档案。 文书档案的整理听起来很简单，但是其实并不容易。 一份文书档案从收集到归档完毕需要一系列的工作流程。 第一步，我们从其他科室收集纸质和电子版的文书档案，一式两份。 第二步，我们要把文书档案进行分类，按保存期限分为三类，即12年的，30 年的，还有永久的。 第四步，给文书档案编上件号。编号工作，实际上就是给文书的第一页打印年度，保存期限，馆室编号等等。接着还得打上归档的日期。 第五步，把文书档案拆成两份，一份存入档案库，一份进行电子归档。进行电子归档前，还需给文书打上页码。 电子归档完毕，一份文书档案才算完成。这个过程是十分繁复的，很考验我们的耐心和细心。 2. 整理科技档案 科技档案和文书档案的整理差不多，它们最大的差别在于，科技档案中有许多工程施工图和设计图，还有施工证明书等等资料(material)。施工图很多，也很大张，我们的工作就是叠图纸。即把一张大大的施工图或设计图折叠成a4纸大小，留下一边以便和其他a4资料(material)一起装订。 这是档案室所有工作中最花时间的，也是比较有技术含量的。虽然叠图纸的工作很机械也很费时，但看着我们把一份份资料(material)叠得整整齐齐的，心里还是十分开心的。琼姐也十分肯定我们的工作，对我们叠的图纸赞不绝口。 3. 收文归档 我们的另一项主要任务就是收文。即把收文资料(material)进行电子归档。这项工作比较简单，用六个字概括就是“输入、复制、粘贴”，但由于收文量多，因此细心显得十分重要。 这三项工作是我在档案室中做得最多的工作。说实话，它很繁琐，但却很能磨篇二：暑假档案管理工作实习报告 暑假档案管理工作实习报告 摘要：通过本次实习，本人对xx市的档案管理工作有了一次直接而全面的认识，加深了对档案事业重要性的理解；在对档案管理流程的接触体验中，促进并强化了本人档案学理论
档案管理实习报告小结 大学的最后一个暑假，我到广州市xx区建设与市政局实习，时间 是从xxx年七月十日至八月七日。实习期间努力将自己在学校所学的 理论知识向实践方面转化，尽量做到理论与实践相结合，在实习期间 能够遵守工作纪律，不迟到、早退，认真完成领导和负责人交办的工作，得到负责人的好评，同时也发现了自己的很多不足之处。 此次实习，主要岗位是档案整理，因为之前没有接触过此类的工作，所以在刚刚着手的时候显得有些生疏，但是经过一段时间的学习，也能够很熟练地展开工作。档案整理工作主要有两种，一种是将文本 档案实行归档，一种是将电子档案实行归档，在实习的过程中，我参 加了整个档案的整理过程，并掌握了档案整理的相关知识要要点，同 时在电子档案的整理过程中，结合自身所学知识，对原先的方法实行 了改革，同时也得到了负责人的赞同。 实习期间，我利用此次难得的机会，努力工作，严格要求自己， 虚心向领导和负责人求教，同时利用空余时间认真学习一些课本内容 以外的相关知识，不但仅掌握了一些基本的资料整理方法，还进一步 巩固扩展了自己所学到的知识，为以后真正走上工作岗位打下基础。 “纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”在短暂的实习过程中， 我深深的感觉到自己所学知识的肤浅和在实际使用中的专业知识的匮乏，刚开始的一段时间里，对一些工作感到无从下手，茫然不知所措，这让我感到非常的难过。虽然在学校所学专业不是档案整理，但是在 这过程中，刚开始却不能将自己所学知识使用在实际的工作上，这时 才真正领悟到“学无止境”的含义。但是在实际的工作过程中，要求 的是一种快速的学习方法与探究的水平，通过与另一位实习生的合作，我们慢慢地学会用探索的方法实行学习，不但仅是按照原先的方法依 葫芦画瓢，而是在专业知识的基础上，对我们的工作实行了一定水准 的改进与创新。通过一点点的探索与变化，逐步地我们悟出了在工作 学习上，我们要处理好的“三个关系”：即课堂教育与社会实践的关