信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新

信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新摘要：在信息时代，人们的生活和工作方式都发生了重大改变。

将现代信息技术应用于办公室文书档案工作中，不仅大大提高了办公室文书档案管理工作效益，也有利于推进企业的信息化管理和发展。

文书记录了事业单位的发展、业务开展情况、人事变化等多方面的信息，是事业单位开展工作计划的重要凭据，其管理内容是事业单位管理中非常关键的部分。

一般事业单位的发展状况、企业的形象等在办公室文书档案管理工作中都会有所体现，文书档案管理工作是一项繁复的工作。

而传统的办公室文书档案管理工作，存在一定的局限性，有的甚至和现代社会的需求相去甚远。

长此以往，会制约企业的发展进步。

所以，我们要重视计算机技术和现代信息技术在办公室文书档案管理工作中的应用。

关键词：信息时代；办公室文书档案管理；改革和创新引言在企业的发展运营过程当中，文书档案是重要的历史记录。

为了保证文书档案能够更加有效地发挥其实际价值，企业必须重视办公室文书档案的管理工作。

办公室文书档案的管理是企业整体管理的一个重要组成部分，在企业开展管理事务的过程中，办公室将事务过程中产生的文书进行归纳整理，形成档案，是事务办理完成后的必要步骤。

随着社会经济的发展和企业改革的推进，文件档案管理工作成为关系企业利益，制约企业决策的重要依据，面对愈加复杂的经济发展形势，企业必须增加对文书档案管理的重视，不断提高文书档案管理工作的效率和质量，这样做能够促进企业整体管理水平的提升。

1办公室文书档案管理基本特征办公室文书档案管理区别于一般管理活动，其包含多方面特征，主要表现为：第一，以资料的收集与保存为重点。

办公室文书档案中，包括的内容较多，如关键文件、物品存档、人事书报、过程记载、事件发生等为主。

一般文书档案记载形式以纸质或电子版形式为主，在管理中应包括收集、管理、编册编目以及保存等。

第二，文书工作部分。

文书档案管理中，将文书工作作为重点，其涉及的内容有文件登记、立卷、归档与运转，这一过程实质也为档案形成过程。

档案工作archives work第 98 页2019/2 工作指导 总第309期信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新文/佛山市禅城区祖庙街道公有资产管理委员会办公室　张慧慈【摘要】随着国民经济水平的不断提高及科学技术的发展进步，现代信息技术得到快速发展和传播，在信息化背景下，办公室文书档案管理工作既面临着重大发展机遇，又面临着一定问题。

我们要重视信息技术在文书档案管理工作中的应用，加强文书档案管理，促进企业发展。

同时，我们要关注办公室文书档案管理中存在的问题，寻找解决问题的有效措施。

笔者根据多年相关工作经验并结合广泛的社会实践调查，就文书档案管理工作的改革和创新展开相关探讨，望能提供借鉴。

【关键词】办公室文书；档案管理；改革及创新伴随着信息技术在人们生产生活中的应用，人们的日常生活更加便捷。

将现代信息技术应用于办公室文书档案工作中，不仅大大提高了办公室文书档案管理工作效益，也有利于推进企业的信息化管理和发展。

文书记录了事业单位的发展、业务开展情况、人事变化等多方面的信息，是事业单位开展工作计划的重要凭据，其管理内容是事业单位管理中非常关键的部分。

一般事业单位的发展状况、企业的形象等在办公室文书档案管理工作中都会有所体现，文书档案管理工作是一项繁复的工作。

而传统的办公室文书档案管理工作，存在一定的局限性，有的甚至和现代社会的需求相去甚远。

长此以往，会制约企业的发展进步。

所以，我们要重视计算机技术和现代信息技术在办公室文书档案管理工作中的应用。

一、办公室文书档案信息化管理的现实意义首先，要知道办公室文书档案管理直接关乎事业单位的发展进步，关乎企业的发展成效。

一般机关事业单位办公室文书档案是对事业单位建立、发展、人力资源利用变更以及其生产活动开展的重要记录，它是事业单位日后开展工作的重要依据，其在事业单位发展中所占据的重要地位不言而喻。

此外，文书档案和相关资料，也可以为党和国家开展政治经济活动提供资料支持。

浅谈信息时代办公室档案管理工作的改革与创新随着科技的飞速发展，信息时代已经成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。

在这个背景下，企业的办公室档案管理工作也面临着巨大的变革和挑战。

传统的纸质档案管理方式已经难以适应现代企业的高效运作和大规模信息化需求，办公室档案管理工作的改革与创新势在必行。

本文将从数字化档案管理、智能化办公设备、安全保密措施等几个方面进行探讨，以期为办公室档案管理工作的改革和创新提供一些启示和思路。

一、数字化档案管理随着互联网和云计算技术的普及和发展，数字化档案管理已经成为现代企业不可或缺的一个重要环节。

数字化档案管理能够帮助企业实现档案信息的高效分类、存储、检索和共享，大大提高了档案信息的利用价值和工作效率。

企业可以通过扫描和数字化处理原始纸质档案，建立起电子档案库。

这样既可以减少纸质档案的占用空间，降低了存储成本，也能够避免纸质档案遗失、损坏的风险。

通过数字化档案管理系统，可以对档案信息进行全面管理和控制，包括权限管理、检索、备份等功能。

这不仅提高了档案信息的使用效率，也加强了档案信息的安全性和可控性。

数字化档案管理系统还支持多种方式的档案信息共享，可以极大地促进企业内部信息的交流和协作。

二、智能化办公设备在信息时代，办公室档案管理工作也需要与时俱进，引入智能化办公设备将成为必然趋势。

智能化办公设备包括智能彩印机、智能文件柜、智能扫描仪等，它们能够有效地辅助办公室档案管理工作，提升工作效率和质量。

智能彩印机可以通过内置的扫描和打印功能，直接将纸质文件转换为电子文档，并实现定位打印和文档管理。

通过智能文件柜，可以实现档案的智能分类、存储和检索，大大简化了档案管理的流程和环节。

而智能扫描仪则可以将纸质文件快速、高效地转换为电子文档，大大提高了数字化档案管理的效率和速度。

智能化办公设备还可以通过互联网和云端平台，实现远程控制和监控，提高了办公设备的灵活性和可管理性。

它们也更适应于虚拟化办公环境，满足了企业日益多样化、高效化的办公需求。

信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新在对办公室进行人事管理的过程中，办公室文书档案管理是一个比较重要的方式，做好办公室文书档案管理工作有利于办公室的管理。

本文对信息社会背景下办公室文书档案管理工作出现的问题进行了一定的分析，同时提出了相对应的解决措施。

标签：信息社会；办公室文书档案管理；改革；创新随着我国经济的发展，科学技术的不断提高，从而促使我们进入信息社会。

在信息社会的背景下，对办公室的文书管理工作提出了一定的要求。

以往的办公室的文案管理方式不能满足时代的发展，工作方式比较落后，这就要求办公室文书管理工作要进行一定的改革和创新。

办公室文书档案管理工作的改革和创新对提高公室人事管理的工作效率和提高工作质量，具有非常大的积极意义。

一、信息社会背景下办公室文书档案管理工作出现的问题其实信息社会下办公室文书档案管理工作并没有人们想象中的那么美好和便利，发生这种状况的原因不是因为信息社会的问题。

最大的原因是因为，在信息社会的背景下，进行办公室文书档案管理的工作时，并没有对信息技术进行充分的利用。

换一种说法就是，办公室文书档案管理并没有有效的结合信息化社会的优点。

出现这种问题，也不能把所有的错误都归结于办公室工作的不当。

现在的经济不断的发生变化，时代进行着飞速的改变，办公室的性质属于一个职能部门，需要对新人进行技术的培养和综合素质的提高，同时还要引进一些先进的管理技术，在这个过程中，需要花费一定的时间。

虽然办公室文书档案管理工作具有一定的问题，但是部分办公室的管理者的认识程度较低，没有对出现的问题进行一定的改进，而是认为办公室文书档案管理的体系已经非常的完善。

由于存在这种意识，在实际工作的过程中，办公室的工作人员没有一定的上进心，自由散漫，按部就班。

这就导致了办公室在设备更新速度上偏慢，也导致办公室难以接受新的文书档案管理理念。

除此之外，社会的不断进步，使不同种类的文书档案也逐渐出现。

而在之前的办公室文书档案管理中没有这些新的种类，这对办公室工作人员来说就如新生的事物一样。

在信息化时代，各领域都面临着更高的标准和要求，这也为各种工作的进行开辟了新的路径和方式。

办公室文书档案的管理调 研术已经发展得较为成熟，能够显著提升工作效率和质量。

利用云计算技术，可以在文书档案的管理流程中，高效解读并总结相关信息，从而缩短计算处理的周期，降低员工的压力与负荷。

云计算包含众多计算方法，它在数据处理上具有很高的效率和速度，所以需要充分发挥其优势，以增进对数据的深度解读。

尤其是现在需要处理的文书档案数据也在不断增加，因此，采用云计算可以显著提升处理效率和质量，从而推动文书档案管理的进步和发展。

构建管理体系。

需要建立一个完善的管理体系来强化文书档案的管理工作。

只有通过优化管理体系，才能在工作进行时更具针对性和目标性。

首先，确保所有需要管理的文件和资料都能被整合到管理系统中，防止资料遗失，以免影响后续工作的进行。

其次，确立管理流程和体系，设定严格的管理规定和准则，妥善处理文书档案的管理任务，防止出现推诿或效率低下的情况。

最后，应优化和刷新管理系统。

对于文件资料的处理，应该根据社会的进步来持续调整，以适应社会的进步，以此来提升处理文件资料的效益与品质。

增强风险意识。

需要在强化文书档案数字化管理的同时，提升对风险的认知，确保信息的安全，防止其被盗取或损坏，以此来提升文书档案管理的安全性。

必须高度关注风险预防的任务，并且提升对风险的预防意识，尤其是在管理层面，需要增加对人员和物资的支援，以此来提升信息化管理的安全性和科学性。

为文书档案信息化系统配备必要的拦截软件或杀毒软件，并根据实际情况进行调整。

通过提高密钥等级等多种手段，有效确保数据的安全性和可靠性。

建立专业的技术团队，并持续提升其技术素质和能力，对信息化管理系统或平台进行实时更新，及时审查和保养管理系统，增强系统的稳定性和可靠性。

同时，也可以增进与相关科技单位的交流和协作，利用其技术实力和水准来确保信息化系统的安全。

构建共享系统。

在处理办公室的文件时，不能只是简单地进行储存和管理，而是要深入探索其实际应用的价值，并通过数据的解读与分享，提升文件的价值。

百家论坛钟州信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析余毅广西钦州市灵山县灵城街道卫生和计划生育服务所

摘要：在信息社会的背景下，办公室文书档案管理工作是 非常重要的一项工作，它涉及到办公室的人事管理，并且对办 公室的人事管理起着非常重要的作用，本文从办公室文书档案 管理工作的现状入手，针对完善办公室文书管理工作提出建议。关键词：信息社会；文书档案；管理工作弓I目：在信息化的社会中，办公室文书管理工作面临的挑战会加 大，要想让办公室文书管理工作能够适应不断变迁的社会，应 该对其进行改革和创新，这对办公室工作效率的提高和人事管 理水平的提高均有所帮助。一-办公室文书档案管理中存在的问题在信息社会中，办公室的文书档案管理工作不是人们想象 中的那样轻松，这是因为办公室的文书档案管理并没有充分利 用好信息社会中种种便利的手段，即办公室文书档案管理与信 息化社会发展存在严重脱节[1]。这种情况的出现，责任不能全 推到办公室工作能力不强上面，毕竟在快速发展的时代中，仅 作为一个职能部门的办公室在招聘和培养人才方面都需要一段 时间，但是很多管理人员认为办公室内部管理体系已经很完整， 不需要多做变动，这是不对的，也正是因为这种意识的存在， 导致办公室工作人员日常工作中循规蹈矩、按部就班、不懂创 新，并且在工作中得过且过、漫不经心，这导致了了办公室工 作气氛的散漫，导致办公室文书管理工作难以接受信息时代的 新理论。此外，在不断进步的社会中，出现了不同种类的文书，这 是之前所没有的，这是一种新兴的事物，因此对很多工作人员 来说，有些不知所措、无从下手，这种情况会导致文书工作的 工作难度增加，导致办公室职能的发挥受限。二、对办公室文书管舡作进行改革与创新的建议(一） 对管理方式进行改革从之前的文书档案管理工作看，其中常常存在着档案登记 不清的情形，这对办公室中的档案安全和个人信息安全都造成 了很大的威胁，并且不利于办公室发挥职能，因此，在文书档 案管理方式上，应该进行改革和创新[2]。在工作中，应该将责任落实到具体的人头上。在办公室接 收一份档案后，要知道这份档案的流动经手人员，对这份档案 的安全负责，在办公室中也应该建立分工体系，这样能够更好 地实现职责明确，使得办公室工作中减少不必要的麻烦，能够 让办公室的管理工作逐步走向规范化，使办公室的职能得到最 大限度的发挥。办公室档案管理工作的创新与改革，能够很大 程度上解决办公室中存在的问题，这也能提高办公室人员的工 作效率，这是未来办公室发展的必由之路。(二） 创新保障工作办公室文书档案管理的主要作用是方便查找信息和保障信 息安全，因此在办公室文书档案管理过程中还要注重保障工作 的进行，因此，应该在条件允许的情况下，安装值得信任地安 保系统，对于这一系统的引进，并不是仅仅在形式上对保障方 式进行创新，而是通过这一系统的引进能够切实保障办公室内 所有文书档案的安全，办公室文书档案管理工作不是孤立存在的，它与企业中很多部门的运行存在着很大关系，也与办公室 职能的发挥有着很大的关系。(三） 建立档案检索系统正如上文的所说，办公室文书档案管理工作的职能住了保 障信息安全，同时也是为了方便信息的査找，因此建立文件检 索系统能够实现信息的快速查找，完善办公室文书档案管理工 作。文件检索系统可以根据文件的重要程度划分为两个层次， 即普通程度和重要程度，其中普通档案检索系统中可以只录人 文档名称、建立时间、关键人姓名和经手人姓名以及文档存放 地点等，在查找时，可以根据编号来找出对应的柜门号实现快 速查找，而对于重要档案建立检索系统，除了要记录上述信息 外，还要进行更加详细的记录，并对电子档案和纸质版分别进 行备份，重要档案除非特殊情况以及管理人员签字批准，不然 不得外借，应该保存在保险箱内[3]。(四） 定期清理过期文档办公室档案中通常会存在一些时效短的过期文件，文件一 旦过期就如同废纸一张，不但浪费办公室的资源空间有时还易 于与其他重要文件混淆，因此应该对其进行定期的清理，这可 以很大程度上提高办公室的工作效率，如果被清除的文档是纸 质文桂，可以进行废物再利用，如果是电子文档，则可以直接 从磁盘中清除。对于重要文档来说，也存在失效的问题，并且 对其进行无限期的保存，始终存在着潜在的风险，因此，应该 在领导审批后，协同单位相关管理人员，一同对纸质版进行销 毁，对电子版及备份进行删除[4]。(五） 加强对工作人员的培训在信息社会下，发展速度越来越快，信息量不断增大，并 且这种趋势越来越明显，办公室文书档案管理工作是信息化社 会的一个缩影，同样存在着这种趋势，这就对办公室文书档案 管理人员提出了较髙的要求，相关的人员应该从自身技能出发， 对照现代社会中所需的技能，在欠缺的地方加紧努力，单位也 应该对员工进行定期培训，做到哪方面短缺就在哪方面培训， 这样才能不断适应信息化社会的要求，摆脱办公室文书档案管 理工作与信息化社会脱节的困扰。结论：在信息化发展非常快速的时代，办公室文书档案管理工作 也应该随着社会进步而进步，而不是单纯的进行档案的分类或 者是汇总。这使得办公室文书档案工作面临很多挑战，并且从 现实情况中可以看出办公室对于这种转变还不能很好地适应, 但是这种环境下的办公室应该怀揣着挑战的心态来积极主动的 进行改革，而不能安于现状。参考文献：[1] 栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作 的改革和创新[J].中国培训，2015, 20(01): 209.[2] 聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改 革和创新[J].城建档案，2016, 03(01): 57-58.[3] 陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的 改革与创新[J].办公室业务，2013, 01(07): 191+194.[4] 张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改 革和创新[J].办公室业务，2017, 02(02): 108.

浅谈信息时代办公室档案管理工作的改革与创新随着信息化时代的到来，办公室档案管理工作也迎来了新的挑战和机遇。

传统的档案管理模式已经无法满足现代办公环境的需求，因此办公室档案管理工作必须进行改革与创新，以适应信息时代的发展需求。

本文将从几个方面对信息时代办公室档案管理工作的改革与创新进行浅谈。

信息化技术的运用是信息时代办公室档案管理工作改革与创新的重要方向之一。

随着电子化、数字化技术的发展，传统的纸质档案管理已经难以满足办公室的需求。

电子档案管理系统的应用已成为了办公室档案管理的新趋势。

通过建立电子档案管理系统，可以实现档案的数字化存储、查阅和管理，大大提高了档案管理的效率。

利用信息技术手段建立起电子档案管理系统，不仅可以节省大量的物理空间，减少了纸质档案的管理成本，还可以实现档案信息的快速检索和共享，提高了工作效率和信息利用率。

信息时代办公室档案管理工作的改革与创新还需要加强规范化管理。

传统的档案管理常常存在着管理混乱、档案丢失、信息泄露等问题，对于办公室的正常运转造成了一定的影响。

建立完善的档案管理制度和规范，加强对档案管理工作的监督和检查，是信息时代档案管理工作改革与创新的重要环节。

制定档案管理规范和流程，明确档案管理的责任人和管理权限，规范档案管理的各个环节，对档案的存储、利用和处理进行严格的管控，有助于避免档案管理中的风险和问题，提高了档案管理的可靠性和安全性。

信息时代档案管理工作的改革与创新还需要加强档案信息资源的利用。

档案不仅仅是用来存储和管理的载体，更应该被充分利用起来。

在信息时代，档案不仅是过去的回忆，更重要的是对未来的指引。

加强对档案信息资源的开发和利用，可以帮助办公室更好地开展工作。

建立档案信息资源库，对档案信息资源进行分类、整理和开发，使得档案信息资源得以利用。

通过对档案信息资源的挖掘和开发，可以为办公室的决策提供重要的参考依据，还可以为工作开展提供必要的支持和保障。

信息时代办公室档案管理工作的改革与创新还需要加强档案管理人员的专业素养和技能培训。

浅谈信息时代办公室档案管理工作的改革与创新信息时代的到来，彻底改变了办公室档案管理的方式。

在传统的档案管理中，工作人员需要花费大量的时间和精力去整理、归档和查找文件。

在信息时代，电子化、数字化的档案管理系统极大地简化了这一过程，提高了工作效率，使得办公室档案管理工作更加便捷、高效。

本文将就信息时代下办公室档案管理工作的改革与创新进行浅谈。

1. 电子档案管理系统的应用信息时代下，办公室档案管理不再是传统的纸质档案管理，而是发展成了电子档案管理。

电子档案管理系统是一种基于计算机技术的档案管理系统，它可以实现档案的电子化存储、检索和管理。

通过电子档案管理系统，可以将档案资料以电子形式进行保存，方便使用者进行快速的检索和查阅。

伴随着信息技术的飞速发展，电子档案管理系统正在得到越来越广泛的应用。

利用云存储技术，可以将档案资料进行在线存储，不受地域限制，实现多地点的共享和协同办公。

而且，电子档案管理系统还可以实现对档案资料的全面智能化管理，包括对档案的分类、标记、整理、检索等功能，极大地提高了档案管理的效率和便捷性。

2. 信息化办公室的构建信息时代下的办公室档案管理工作改革与创新，还体现在信息化办公室的构建上。

信息化办公室是指通过信息技术手段，实现办公室各项工作的数字化、网络化、智能化。

信息化办公室的构建，不仅改变了传统的办公方式，也对档案管理工作提出了新的要求和挑战。

信息化办公室的构建改变了档案管理的模式。

以前，办公室档案管理需要大量的纸质文件，占用大量的空间。

而在信息化办公室下，可以实现对档案资料的数字化存储，大大减少了对空间的需求，也方便了档案的长期保存和保护。

信息化办公室也可以通过网络进行协同办公，让档案管理工作更加高效。

信息化办公室的构建提高了档案管理工作的安全性和保密性。

通过加密技术、权限管理系统等手段，可以对档案资料进行安全保护，避免信息泄漏和损坏。

这对于一些重要的机密文件来说尤为重要。

信息化的档案管理系统也提高了档案的可追溯性和可监控性，使得管理者更加方便地进行监管和控制。