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档案管理制度

第二章文件材料的形成和归档

第九条各部门文件材料的形成、积累,应纳入到生产、经营、科研及基建等各项活动的工作计划和管理程序;纳入到各部门的职责范围和有关人员的职责中。

第十条凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的

文件材料都必须定期向档案室归档,任何部门和个人不得据为己有。

第十一条对归档文件的质量要求

(一)归档文件应全面系统地反映本部门的历史面貌;

(二)一份文件、一个事由其内容应完整无缺,已破损的文件应予以托被、修复;

(三)应永久、长期保存的文件,如用易于褪变材料书写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档;

(四)整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。

第十二条归档时间要求

(一)各部门在各项管理工作中形成的文件材料,须在次年五月份之前,将应归档的文件材料向档案室归档(重要文件实行随办随归档);

(二)基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,将应归档的文件材料向档案室归档;

(三)科技成果鉴定、基建工程验收必须有档案部门参加,文件材料不完整、不准确、不系统的,不能通过鉴定、验收;

(四)新购重要设备仪器(含进口)到货,有关部门应会同档案部门共同开箱,检查验收文件材料,并及时归档;

(五)会计档案由财务管理部门整理、立卷,利用两年