船舶备用金使用管理规定
第一条为规范船舶备用金的申领使用及财务管理，确保船舶高效营运，特制定本规定。
第二条公司指派专人全面负责船舶备用金的审核、发放、使用审批等工作。财务部是船舶备用金的统计结算部门，负责船舶备用金的具体发放的操作，并协助分管副总定期汇总、统计船舶备用金的使用情况，在此基础上向公司有关部门及人员提交统计报告。船长是船上备用金管理的责任人，负责船上备用金的申请，使用的审核。
第三条船舶备用金按用途的分类和请示要求如下：
第一类：港口类
（1）安检（复查）费、安检交通费
（2）垃圾费
（3）残油接收证明费
（4）护航费----（须事前请示）
（5）停泊费、解系缆费
（6）治安费
（7）船舶港务费
（8）货物港务费（必要时）
（9）船舶代理费----（须事前请示）
（10）其他海事行政事业性收费
第二类：船员类
（1）劳务费----（须事前请示）
（2）重油奖----（须事前请示）
（3）伙食费
（4）高温费----（须事前请示）
（5）节假日加餐费----（须事前请示）
第三类：交通费类
（1）签证交通费
（2）船员交通费(船员的上、下船交通费和船员公务交通及食宿费) ----（须事前请示）
第四类：船舶自修类
（1）自购物料备件费----（须事前请示）
第五类：香烟类
（1）购香烟费----（须事前请示）
第六类：招待费类
（1）业务费----（须事前请示）
（2）招待费----（须事前请示）
使用前须请示的项目，须请示并经同意，方能以备用金支付，未经请示或请示不同意的，船长不得同意开支，凡开支的也不得报销；以上其它类项目，按实际发生的金额和规定程序从备用金中列支。对于本规定中未详尽的但确实需要发生的项目，船长未经请示不得先行同意支付。
第四条如下费用不属于船舶备用金用途范围：船员私事借款、船员工资、船舶外协修理费用等，未经公司同意，不能以备用金支付。
第五条船舶备用金的保管和账务，使用情况的审核分别由公司指定船上专人负责，在同一条船上不得由同一人担任。公司各船原则上指定二副保管备用金，并负责账务，船长负责备用金的申请和船上使用情况的审核。实际担任的人员，由公司确定。
第六条每港开航后船上应立即统计该港备用金的使用情况。由经办人填写《费用报销审批单》（贴附原始单据），报船长审核签字后，交二副做账并在二副处支取现金。二副根据《费用报销审批单》（附原始单据的）统计备用金的使用情况，填写《船舶备用金港口报表》，交船长签字后，与《费用报销审批单》（附原始单据的）及时地于下一港交公司业务人员。经办人可向船长申请预先从备用金中预借资金办理相关事务，经船长同意后，借款须写借条，待事务处理完后及时按本条规定在二副处报账。
第七条二副在每次领入和支出备用金时，及时在《备用金收支记录》上做好记录。
第八条对于由于航次较短，未能及时填写和公司未派业务人员到港口现场的情况，船上应通知公司分管领导，根据其指示，在下一港口报交或邮寄到公司。船上实际指定的担任备用金保管、账务和审核的人员不是二副和船长的，按实际情况，由指定的人员履行以上对应的职责。
第九条公司分管副总在收到船舶的报表及单据后，在5个工作日内，应及时审查，并在《费用报销审批单》上签字，及时将相关单据交财务部冲销备用金帐。
第十条财务部负责核实船舶备用金的收支情况，便于及时测算掌握船舶备用金的需求。分管副总当接到船方的申领请求或根据航次的实际情况认为有必要给予补充时，应在核实的基础上及时提供补充。
第十一条财务部在签发船舶备用金时，应记入《备用金发放记录》（见附表），标明发放时间、金额、途径并经相关人员签名，便于及时统计。
第十二条船舶备用金应严格按规定使用，未经公司批准，不得挪作它用。
第十三条备用金的支付应附相关单据，如发票、收据等。相关单据应由船上随《费用报销审批单》、《船舶备用金港口报表》寄回公司，每港的原始单据、《费用报销审批单》、《船舶备用金港口报表》上的用途项目、金额和时间应该相互吻合，用途项目按本规定第三条的规定填写。
第十四条船舶应使用公司提供的报表格式，《费用报销审批单》船上用完后，应及时向公司申请。任何申报的《费用报销审批单》均应附支持凭证。
第十五条船上报销必须凭正规发票，凡是出现白条的，应由船长事先向公司请示，并由船长本人亲自书写。
第十六条填写《费用报销审批单》应规范，单据张贴要美观，白条、收据和正规发票要求分别按不同的《费用报销审批单》填写和粘贴；按本规定第三条不同类别的项目也应分别按不同的《费用报销审批单》填写和粘贴。
第十七条寄给公司的报表和单据需经办人、审核人须亲笔签字，不得用电脑打印代替。
第十八条本规定自2009年1月1日起生效，未尽事宜，由公司讨论决定。
船舶备用金发放记录表
船名：编号：
注：1、在备用金申请经分管领导同意发放，船上经办人领取现金或财务部出纳汇款后，由公司财务部出纳负责登记此表，并交各相关人员签字，“收款人”栏填写船上负责备用金现金管理、领入备用金人的姓名2、编号有四未数值组成，如“0801”表示“08年第1张”表，前两位表示年，后两位为流水号。
船舶备用金港口报表
船名：第航次港口：
填表人：年月日船长：年月日注：1、本表每港填写一次，一份报公司，一份自存。项目为每笔费用的支付用途，如港口业务类的船舶港务费。单据数是每笔费用所附的发票或收据的数量。金额为每笔费用的金额。备注为特殊说明事项。2、每个港口开航后，船上应尽快填写该表。3、该表与与其对应的《费用报销审批单》及其所附相应发票或收据应尽快在下一港口交公司业务人员。
费用报销审批单
报销部门：年月日填单据及附件共页
会计主管复核出纳报销人领款人
费用报销审批单
报销部门：年月日填单据及附件共页
会计主管复核出纳报销人领款人
备用金收支记录船名：编号：
注：1、本表由船上现金保管人员填写，一月一份，每月月底统计完当月情况后，原件报公司，现金保管人员留存复印件；2、备用金领入和支出，发生一笔记录一笔，每记录一笔，记录人在“记录人”栏中签字；3、“项目”栏参看《船舶备用金管理规定》中第二条，对照每笔费用填报的《费用报销审批单》，各单据填写的项目应该一致；4、每月月底统计本月领入和支出情况，计算“本月月底结余”，直接转入下月的“上月结余”；5、编号为年数月数，入08年7月份记为0807；6、“本月领入”栏，记录公司每次支给船上的金额。
备用金交接记录
注：1、本表供船上备用金管理人员在交接时使用，交班人于交班前核查账目并填写，交接班时，交接班人双方核实，签字确认；2、交接班时双方应按项目清点，各凭证、单据一并交接；3、交接完后，本表原件交公司，船上存复印件，由备用金管理人员存档。
公司备用金管理办法 第一章总则 第一条为加强对公司各单位备用金的控制和管理，保证备用金使用的合理性与安全性，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计制度》以及公司备用金管理办法等相关规定，特制定本办法。 第二条本办法中所称的备用金是指公司各单位因工作需要借支给员工的个人款项或者给未设银行账户的项目经理部指定专人保管、支取的周转金。备用金必须用于与公司经营业务相关的事项。 第三条备用金以外的其他资金支付，必须由公司财务部资金中心严格按照公司资金预算管理办法及相关付款流程统一通过网上银行对外支付。 第四条本办法适用于公司各单位、各子公司、各项目经理部、机关各部门。 第二章备用金分类及管理 第五条备用金分为个人备用金和项目备用金两类。备用金借支实行最高限额内控制审批制。 1、个人备用金是指公司员工因公务需向公司借支的现金款项（包括现金支票），用于差旅费、招待费及其他一些零星支出，每次借支最高限额2万元。 2、项目备用金是指公司各级项目经理部在公司内部账户中支取的指定专人保管的周转金，用于因项目零星物资等小
额采购、临时人工费、临时机械使用费、房屋租赁费、水电费等无法使用网银系统转账支付的小额费用支出。 项目备用金应按各项目半个月使用现金预算额度在其内部账户中最高限额内控制支取，且每次支取最高限额和项目 第七条备用金借款人（以下简称借款人）应根据业务需要申请备用金，严禁任何人因私借支、挪用、长期占用备用金。 第八条公司各级财务部门负责监督、核算备用金。各单位负责人及财务部门应及时督促借款人按时核销备用金。 第三章备用金借支、核销流程及要求 第九条借款时，借款人应如实、规范填写《公司备用金借款单》（附件）。备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。 第十条个人备用金借支可由申请人本人或委托他人办理。
备用金管理制度 一、目的： 为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。 二、备用金定义： 备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。 三、备用金借款和报销手续 1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，（驻外人员发借款审批）财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，方可到财务部处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后办理付款手续。 2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”（驻外人员发报销审批），填写好“报销单”的各项规定内容，并经部门负责人和经理审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。 3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
四、备用金的管理 1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。 2 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时对账清理。 3 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。 4 跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销上年借款。 备用金申请流程如下 备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途部门经 理审批总经理审批财务复核、付款。 1、各部门备用金支出需取得相应发票和单据及时到财务部报销，如备用金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内报销，如备用金作为经常零星支出，部门备用金保管人需在每月月底前到财务部报销。如有需要，可再申请。 2、备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途和支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释），同时必须提供发票或原始票据。
1.总则 加强财务管理，规范财务备用金借支和报销，明确相关规定和手续，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》及公司《财务管理办法》制订本办法。 凡国家和上级有统一规定的，一律按国家和上级的统一规定执行。在不违反国家财政法规情况下，按公司规定执行。 本办法适用于公司各部门及全体员工。 2.管理职责 公司领导 负责按审批权限批准员工的备用金借支及费用报销。 各部门经理 负责本部门员工备用金借支及费用报销事项的审批； 其他部门员工经办属本部门职责范围内的事项借支及报销的审批。 财务部 负责员工备用金借支及费用报销的审核、支付； 负责员工备用金的对账及催收。 3.备用金借支规定 公司员工因公出差、购买物品、办理业务支付费用等需要可以借支备用金，但不得借支公款用于个人私事。 凡因公需要借支款项，必须符合财经办法，严格按财务审批程序办理借支支付手续。 备用金借支申请。公司有关部门或个人借支备用金时，应提前提交资金借支申请。在借支单注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明或批准文件。 凡大宗物品采购借支的，必须先送采购清单、采购合同，经部门负责人审签，提前二天交财务部审核。 凡因公出差借支差旅费，必须按实填写借款申请单，列明开支项目。
外业工作集体借支备用金的，必须以部门的名义指定专人借出，并且附有项目开支计划。 合作外包工程项目借支预付款，必须附合同、工程（概）预算、批准文件等资料送财务部审核后，按合同规定借支付款。 备用金借支审批。借支单先由部门负责人审批，财务部审核，公司领导批准后方能支付。 备用金报销冲账 借款人应按规定期限到财务部办理已借款项报销冲账、归还余款，特殊情况不能在规定时间内还款冲账的，应向借款批准人书面汇报并取得同意后，交财务部备查。 备用金报销冲账期限：采购物品借支的在采购验收完成后5天内, 会议借支的在会议结束后7天内，出差或外业借支的在出差回来或外业完成后10天内，其他业务借支的在业务办理完成收取发票后5天内到财务部报账。 借支款项无故逾期不结账不交还余款者，视情况给予处罚。 财务部每年12月底前组织对员工备用金的对账及催收。 4.费用报销规定 员工办理费用报销业务必须符合以下要求 报销的内容必须是真实合法的，不得弄虚作假以及违反财务会计制度。 报销的单据必须是发票或财政部门监制的专用收据等合法的报销凭证。发票或收据必须载明单位（个人）、日期、项目、金额，大小写金额必须一致；单据金额不得涂改，其它内容更改必须加盖收款单位公章。 报销人必须分类粘贴好发票、收据等报销单据，按要求填写相应的报销审批单，并按财务审批办法规定权限及程序由部门负责人、批准人签名批准，财务审核后方能报销。报销人在批准人审批签字后若有修改金额，须在修改处由审批人签字确认。 报销人必须及时办理报销事项，超过期限不予报销。 差旅费（包括补贴、交通费、住宿费等）、电话费、交通费有效期为半年。 其他业务发票有效期为一年。
备用金管理制度 为了加强备用金的管理，提高资金使用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。 1、备用金解释：备用金是各部门工作人员用作支付水电费、通讯费、办公费、过路过桥停车费等小额、经常性、消耗性、事务性支付项目等以现金方式借用的款项。某项费用不是经常发生或者不以现金结算或者费用的支付已经通过合同的约定明确了支付时间、支付方式的不在备用金定义的范畴，按现有制度的规定办理。 2、备用金核定与申请：（1）金额核定：各部门根据业务情况，需要借用备用金的，填写“备用金申请单”（见下表）先经部门经理、财务经理（超过5000元的报财务总监审批）审核，分公司总经理审批。财务部门应根据费用的实际发 备用金申请单.xlsx 生水平、费用报销周期、资金的周转次数等实际情况对申请人拟借备用金金额进行核定（详见备用金申请流程）。（2）资金申请：借款人根据财务核定后的金额通过“报账中心”借款。对事前没有填写“备用金申请单”而通过“报账中心”直接申请借备用金的，财务予以驳回。 3、备用金的使用和保管：实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须按照申请支付的项目专款专用，不得挪做它用。备用金使用部门应指定专人保管备用金，并按财务要求建立“备用金使用情况登记表”（见下表），逐笔登记备用金使用情况（自提点用于找赎的备用金可 备用金使用情况登 记表.xlsx 以不必登记，对于支付次数多、金额较小的重复性支出可按使用人每月合并登记一次）及收回情况，妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，及时办理报销手续。
4、财务监督：财务人员应对各部门备用金申请情况建立“备用金申请台账”(见下表)避免重复申请；财务部有权对各部门备用金的使用情况随时进行抽查，发 备用金申请台帐.xl sx 现未按规定使用、挪用、占用情况的，财务部有权收回借用的备用金；财务部对很少使用的备用金应予及时收回，对使用效率不高的备用金应重新核定备用金金额，并及时收回差额部分;如果根据业务的实际情况确需增加备用金额度的，使用部门按第一次申请时的流程办理；使用部门跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续。 5、其他：本制度未定事项，按惯例或财务部一般处理原则办理。 备用金申请流程见下页：
（最新）货币资金管理办法及备用金管理办法关于颁发《货币资金管理办法》和 《备用金管理规定》的通知 公司各部门: 经公司研究决定，现将《货币资金管理办法》和《备用金管理规定》予以颁发，请遵照执行。 特此通知。 附件:1、《货币资金管理办法》 2、《备用金管理规定》 二〇〇五年七月二十日 附件1 货币资金管理办法 第一章总则 第一条制定的目的和依据 为了规范和加强公司货币资金的内部控制和管理～保障公司资金安全～在保证基建及生产经营需求的前提下～合理调度资金～提高资金的综合使用效益～根据财政部《内部会计控制规范—货币资金》、中国人民银行《支付结算办法》、《现金管理暂行条例》及国家有关法律法规～并结合公司实际情况～特制定本办法。 第二条货币资金的内容 本办法所称货币资金是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金等。 第三条货币资金管理原则: 1. 合法规范、确保安全, 2. 保障需求、效益优先,
3. 预算控制、加强考核, 职责明确、合理授权。 4. 第二章现金管理 第四条现金使用范围 1.员工工资、津贴、奖金, 2.个人劳务报酬, 3.各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出, 4.向个人购买的农副产品和其他物资的价款, 5.出差人员应随身携带的差旅费, 6.紧急零星采购支出和其他零星费用支出, 7.确需支付现金的其他支出。 不属于上述现金结算范围的款项支付～一律通过银行转账结算。 第五条库存现金限额 库存现金的限额为人民币3万元～超过库存限额的现金应于当日银行营业时间内送存开户银行。 第六条现金支付申请及授权批准 1、从开户银行提取现金～应当写明用途～经审核批准后加盖预留银行印鉴送基本存款帐户开户银行提取。 2、员工借支现金应凭批准的出差申请、物资采购计划或签报填写“借款单”～经部门主管签字后送财务部审核、财务主管签字～借支金额在1万元以上的由总经理和财务总监联合审批～1万元及以下的由总经理、财务总监或总经理授权分管副总经理单独审批。 3、财务部经办人员凭审批生效的“借款单”办理现金支付手续。
xxx有限公司 备用金管理规定（试行） 第一章总则 第一条为加强公司备用金管理，进一步规范备用金的使用，保证公司各部门日常工作的正常开展，确保资金安全，根据《公司费用报销制度及报销流程》，结合公司实际情况，特制定本规定。 第二条本规定适用于公司各部门的日常开支或专项备用金管理。 第三条公司部门申请备用金后需指定专人存管，部门负责人对本部门申请的备用金负责。 第四条部门在使用备用金时，要完整和真实的记录备用金的支出项目、时间和金额，并保留好相应的报销发票；公司财务可依规对各部门备用金的使用和报销情况进行监督、审核。 第二章备用金申请 第一条备用金实行限额管理，单笔备用金申请不超过5000元；主要用于日常工作的零星支出或专项小额物品的采买，单次购买物品费用大于2000元时，应按公司采购流程进行支付。 第二条备用金申请须由部门申请人按规定填写《备用金申请表》，注明备用金开支项目、借款金额（大小写须完全一
致，不得涂改）。 第三条备用金审批流程：主管部门（经理）审核签字→财务部门复核→总经理审批（部门负责人申请时则直接填写申请单交由财务部门复核，再交总经理审批）。 第五条财务付款：申请人备凭审批后的《备用金申请表》到财务部出纳办理领款手续，领取备用金后，做好备用金领款登记。 第三章备用金的使用 第一条使用备用金需在备用金申请项目的范围内，不得将备用金挪做它用；未在申请项目内的费用财务可依规不给予核销。 第二条使用备用金时，要作好记录，并保留好报销凭据，以备核销。 第三条备用金作为专款由部门专人保管使用，不得转借他人；备用金申请人离职或调岗，须先到公司财部办理备用金核销手续，将备用金余额转回公司指定帐户。 第四条试用期内的员工（部门主管以上管理人员除外）不得作为备用金申请人。 第五条备用金的使用额度不得大于2000元，大于2000元的经费须从公司采购流程进行支出。 第四章备用金的报销 第一条由备用金申请人填写费用报销单，注明支出的项目、
XXXXXX科技有限公司 现金管理规定 编号：财字1.目的 为规范公司现金管理，防范出现舞弊、腐败行为，确保公司的现金安全，特制定本规定。 2.现金管理原则 公司所有经济往来，除本规定所规定的范围内可以使用现金外，其他均应当通过开户银行进行转账结算。公司的现金管理按照账款分开的原则，现金的收支由专职出纳人员负责。 3.适用范围 本规定适用于公司所有现金的管理与控制。 4. 现金收取、支付范围规定 4.1.现金的收取范围 4.1.1. 个人购买公司的物品或接受劳务。 4.1.2. 个人还款、赔偿款、罚款及备用金退回款。 4.1.3.无法办理转账的销售收入。 4.1.4.不足转账起点的小额收入。 4.1. 5.其他必须收取现金的事宜。 4.2. 在下列范围内可以使用现金，不属于现金开支范围的业务应当根据规定通过银行办理转账结算。 4.2.1. 员工薪酬，包括员工工资、津贴、奖金等。 4.2.2. 根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。 4.2.3. 各种劳保、福利费用及国家规定的对个人的其他支出。 4.2.4. 支付给公司外部个人的劳务报酬。 4.2. 5. 出差人员必须随身携带的差旅费。 4.2.6. 结算起点以下的零星支出。 4.2.7. 向股东支付红利。 4.2.8. 根据规定允许使用现金的其他支出。
5. 现金收取与支出 5.1.现金收支工作总体规定 5.1.1. 现金收支必须坚持收有凭、付有据，堵塞由于现金收支不清、手续不全而出现的一切漏洞。 5.1.2. 除财务部或受财务部门委托的出纳员外，任何单位或个人都不得代表公司接受现金或与其他单位办理结算业务。 5.1.3. 出纳员不准以白条抵充现金。现金收支要坚持做到日清月结，不得跨期、跨月处理现金账务。 5.1.4. 出纳员不得擅自将公司现金借给个人或其他单位，不得谎报用途套取现金，不得利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金，不得保留账外公款。 5.1.5. 出纳员因特殊原因不能及时履行职责时，必须由上级领导指定专人代其办理有关现金业务，出纳员不得私自委托。 5.2.有关现金收取工作的具体规定 5.2.1. 出纳员在收取现金时，应仔细审核收款单据的各项内容，收款时坚持唱收唱付，当面点清；应认真鉴别钞票的真伪，防止假币和错收。若发生误收假币或短款，由出纳员承担一切损失。 5.2.2. 因业务需要，在公司外部收取大量现金的，应及时向公司财务部和总经理汇报，并妥善处置，任何人不得随意带回自己的家中；否则，发生损失由责任人赔偿。 5.2.3. 现金收讫无误后，出纳员要在收款凭证上加盖现金收讫章和出纳员个人章，并及时编制会计凭证。 5.2.4. 公司每天的现金收入除留足正常支付外应及时足额送存银行；同时应及时入账，不得私设小金库，不得账外设账，严禁收款不入账。 5.2.5. 非现金出纳代收现金时，要及时登记《现金收付款项交接簿》，办理交接手续，《现金收付款项交接簿》要同现金日记账一起保管归档。 5.3.有关现金支付工作的具体规定 5.3.1. 公司支付现金，从本公司现金的库存限额中支付或者从开户银行提取。5.3.2. 对于需支付现金的业务，会计人员必须审查现金支付的合法性与合理性，对于不符合规定或超出现金使用范围的支付业务，会计人员不得办理。
备用金管理制度 一，目的 加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效监控资金。二，备用金使用范围 1，零星采购 2，差旅零星开支 3，经常性零星开支 4，专项开支，比如进出口报关 5，其他开支 三，备用金使用岗位及额度 1，具体可以借用备用金的岗位和额度见下表。不在表格中的岗位需要使用备用金的向部门经理提出书面申请，由财务部核定额度。2，备用金额度原则上不超过该岗位月报销额的三分之一。 3，表格中的备用金额度是参考2015年报销额制定，以后年度如需 1，备用金的借用填写借支申请单，借支申请单格式见附表。 2，流程审批： （1），使用人填写“借支申请单”：注明借支事由，借支金额，归还时间等 （2），部门经理审批：审核借支的真实性和必要性 （3），财务部审批：借支金额的合理性和单据的合法性 （4），总裁办审批：对借支进行整体审核 （5），出纳付款：对审批手续审核 五，备用金的借用期限 1，长期备用金：借用期限是一年内按实际借支时间。即年底（12月25日前）报销归还借支。归还借支后再重新申请借支。 2，临时备用金(一次性使用备用金)：针对单一事务，事前借支，事后归还。 六，备用金的报销归还
1，借用备用金应及时报销，方便财务及时监控备用金的使用情况。 原则上自业务发生之日起2个月内必须报销，如有特殊情况需要 超期报销的，要报财务部批准。不办理报批手续且超过3个月未 报销的，不再给予报销。 2，报销流程：按规定填写费用报销单，按公司报销流程审批（具体参考公司报销流程相关规定），长期备用金出纳见单报销付款， 不冲减借支款。一次性备用金出纳报销后不付款，冲减借支，不 够冲减的由借支人现金归还。 3，长期备用金每年年底（每年12月25日前）必须报销归还，报销额不够冲减借支款的，借支人现金归还。 4，财务每年12月20、 5，日前公布备用金借支情况并负责通知追收。 七，员工离职、退休时备用金的处理 1，员工离职、退休时必须先办理清账手续，归还备用金。 2，人力资源部有义务通知财务清账，待财务清账确认已办理备用金归还手续后方可办理离职、退休手续。 八，员工离职、退休等原因造成备用金责任人更换的，按“借还两条线”的原则处理即： 1，原借支人办理归还手续 2，新的接替人重新办理借支手续 九，本管理制度自签发之日起生效执行。 （学习的目的是增长知识，提高能力，相信一分耕耘一分收获，努力就一定可以获得应有的回报）
第一节备用金及借款管理规定
摘自《永2004财（规）字第04004号》 为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就集团备用金管理规定如下： 一、备用金 为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。 二、定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续 （一）定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续 1)借支：借款人填写《借款暂支单》申请签名——部门主管或经理审核——分公司总经理（职能中心总监）批准——财务经理（财务总监）审批——财务管理中心总监（超过限额或规定范围外）——总裁（超过限额或规定范围外）——出纳审核付款 注： A、在独立核算单位财务部借支的，还需独立核算单位会计审核（上 海分公司独立核算门店除外） B、会计核算设置科目：“其他应收款---定额备用金---部门/XX人”； “其他应收款---临时备用金---部门/XX人”
2)归还：借款人归还现款或以报销费用抵冲或工资奖金中内扣——出纳收款归还《借款暂支单》还款收据联。 注： 出纳收到还款后，必须在《借款暂支单》上加盖收讫章；出纳和还款人都必须在《借款暂支单》还款财务联和还款收据联上签字。（二）出纳备用金的申请审批手续 出纳填写《资金申请单》并签名——结算主管审核——财务部经理——财务管理中心总监（集团总部出纳，分公司超过规定限额）——填写基本户银行支票或经特批后至门店领取（限上海分公司和总部出纳） 三、定额备用金 1、定额使用备用金的对象、用途和金额限制 定额使用备用金 的对象 用途限制金额 门店收银收银找零周转使用1000元/人 门店财务主管临时急需费用类支出 使用 3000元/店 行政采购零星采购需要使用2000元/人非商业类零星材 料采购 零星采购需要使用2000元/人
备用金管理办法 目的： 明确备用金用途，规范备用金领用及清偿，保证公司资金有效运用，特制定本办法。 一、管理规范 备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金及因临时性的需要而借支的现金。主要包括：差旅费借款、项目借款、食堂周转借款、零星采购借款和其他临时性借款（如临时性活动的借款、理赔等事故性质的借款、押金等性质的借款、生活补贴为食堂周转借款，不在备用金使用范围）。 二、借款程序 1、借款人填写《请款单》 差旅费借款填写《出差申请单》、项目借款填写《项目请款单》、零星采购借款和其他临时性借款填写《请款单》；必须真实、详细地注明借款事由、金额、归还时间，属出差行政的必须注明出差事由及地点。 2、部门经理审核 借款人所在部门的经理就其借款事由的真实性、必要性进行审核。 3、总经理审批 总经理对借款必要性及金额的合理性进行审核、批准。 4、到财务部办理借款。 5、借款不等于报销。相关人员在借款事由消失后必须及时填写报销单，按费用报销程序经相关人员签字审批后到出纳室冲销借款，实际产生的费用金额与借款不相符的多退少补。 三、借款原则 前账不清、后账不借。 四、借款限额 1、项目借款、食堂周转借款、零星采购借款可领取定额备用金，定额标准由各部门经理拟定，报总经理批准。 食堂周转借款是指设食堂的项目部或办事处食品采购周转借款，月底根据签名的用餐人数、补贴标准核定报销。
项目借款由项目部申报项目资金计划，报分管领导，财务审核，总经理审批，核定备用金使用限额。 项目部备用金使用主要用于办公费、修理费、运杂费、电话通讯费，房租水电费、业务费、1000元以下零星采购费等。特殊情况需请示公司总经理批准方可开支。 2、差旅费借款，执行《出差管理制度》。 3、其他临时借款，根据事由控制借款限额。 4、个人临时性借款： （1）原则上不予借给，特殊情况需经总经理批准；有借款尚未还清者，一律不准进行二次借款。 （2）个人借款一般不能超过其2个月工资额，特殊情况超额时须有公司担保人。 五、备用金借款支付方式 备用金借款可使用现金、支票或汇票等方式予以支付，视不同情况和公司财务规定。对经常性需要借款的人员，经批准，财务部可统一为其办理银行储蓄卡。 六、备用金还款、报销期限 1、对出差人员，按照《出差管理制度》执行，备用金多退少补清账。 2、对领用定额备用金的部门和个人，实行定期报销，即于每周二到财务部办理报销手续（项目部可根据作业情况灵活处理）。 3、对个人借款，还款期限不得超过2个月，超过规定时间在工资中扣除，遇特殊情况由总经理批准。 七、监督和处罚 1、备用金实行专人借支专人负责的办法，严格按照备用金范围使用，不得挪作它用，否则不予报销冲账；不得转借他人，转借他人自行负责追收，财务不接收任何白条和借条冲账。 2、备用金管理人员由项目部确定，未转正员工不得担任备用金责任人，备用金限额原则不超过备用金管理人员两个月工资，超过限额需项目部主管或经理作担保。 3、因人员调动或离职等原因造成定额备用金管理员更换的，必须办理变更
备用金管理规章制度 为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度. 一、本制度适用于公司各部门及所有项目部. 二、备用金范围 1、采购员零星采购备用金； 2、个人因公出差零星开支备用； 3、经常性的零星开支备用金； 4、项目兼任财务人员备用金； 5、其他备用金. 三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理. 四、备用金借款和报销手续程序 1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续.财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续. 2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续. 3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款. 4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出.经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款.对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期. 五、备用金额度 1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续.单笔超过10000元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购. 2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度. 3、各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万.特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批. 4、其他借款，根据实际情况核定金额. 六、备用金使用审批权限 备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人. 七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理. 八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知. 九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用.对因特殊原因必须
备用金管理制度 财务部 2018 年07 月 一、目的 为了加强公司各部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。但必须做到专款专用，专人专账管理，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。二、范围 备用金是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、招待费、临时网费及日常性费用之类的借用款项。
三、职责 1、由财务部负责备用金的审核、发放和收回； 2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回； 3、由总经理负责备用金的审批。 四、备用金分类 为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备 用金、出纳备用金三种： 1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特 点； 2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金，具有一次性、时间较短的特 点； 3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一 般不超过规定限额。 五、管理要求： 1、备用金帐户由专人负责，实行专帐管理。各部门需将备用金帐户管理人员的情况报 财务中心备案； 2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录，备用金帐户按周结清，备用金管理 员应于每周一12 点前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心； 3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查，备用金的支出要严格遵
守公司的制度，不得出现白条抵帐，未经同意任何人无权转借备用金； 4、备用金归还后如需要继续借用，其借款审批手续需重新办理。 六、备用金的使用程序： 1、定额备用金和临时备用金的使用： 1）借款部门（负责人）填写《备用金申请表》一一部门经理签字一一财 务中心核签备用金额度一一总经理审批一一出纳审核付款； 2）各部门内部使用备用金，备用金专管员应查阅“备用金”台账，查明 报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于 备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款； 3）备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出，每周一备用金专管员汇总清理备用金帐 户，并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查； 4）借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金专管员发出催办通知后还不办理者，备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵 扣。 5）定额备用金配备表:
两种备用金管理制度 1）.随借随用、用后报销 预借备用金350元，实际支出200，经审核应予以报销，剩余现金150元交回财会部门预借时借：备用金350 贷：库存现金350 报销时借：管理费用200 贷：备用金200 剩余现金交回财会部门借：库存现金150 贷：备用金150 2.）定额备用金 对供应部门实行定额备用金制度，付给定额备用金2000元 借：备用金——供应部门2000 贷：库存现金2000 备用金报销 借：管理费用 贷：库存现金 取消定额备用金 借：管理费用 库存现金 贷：备用金 其他货币资金外阜存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证金存款、存出投资款 借：其他货币资金——银行汇票存款 贷：银行存款 材料运达并验收入库，结算凭证未到达，对该批材料按暂估价值入账 借：原材料 贷：应付账款——暂估应付账款 应付款项93600元，现金折扣1600元，实际应付金额92000元 借：应付账款93600 贷：银行存款92000 财务费用1600 委托加工的存货 发出材料物资的实际成本 借：委托加工物资 贷：原材料、库存商品 支付加工费和往返运杂费 借：委托加工物资 贷：银行存款 由受托加工方代收代缴的增值税 借：应交税费——应交增值税（进项税额） 贷：银行存款、应付账款 由受托加工方代收代缴的消费税 1）委托加工存货收回后直接用于销售，消费税计入委托加工成本
借：委托加工物资 贷：银行存款 2）委托加工存货收回后用于连续生产应税消费品，消费税准予抵扣的 借：应交税费——应交消费税 贷：银行存款、应付账款 发出存货的计价方法课本P57 周转材料摊销方法 一次转销法 管理部门某月领用一批低值易耗品（包装物），账面价值为1000元，采用一次转销法，当月，报废一批管理用低值易耗品，残料作价50元，作为原材料入库 1）领用低值易耗品 借：管理费用 贷：周转材料 2）报废低值易耗品，残料作价入库 借：原材料 贷：管理费用 五五摊销法 领用一批全新的包装箱，无偿提供给客户周转使用，包装箱的账面价值50000元，采用五五摊销法摊销，该批包装箱报废时，残料估价2000元作为原材料入库 1）领用包装箱并摊销其账面价值的50% 借：周转材料——在用50000 贷：周转材料——在库5000 借：销售费用25000 贷：周转材料——摊销25000 2）包装箱报废，摊销其余50%的账面价值并转销全部已提摊销额 借：销售费用25000 贷：周转材料——摊销25000 借：周转材料——摊销50000 贷：周转材料——在用50000 3）报废包装箱的残料作价入库 借：原材料2000 贷：销售费用2000 4）分摊材料成本差异 应负担的成本差异=计划成本×50% 借：制造费用 贷：材料成本差异——周转材料 分次摊销法 某期周转材料摊销额=周转材料账面价值÷预计可使用次数×该期实际使用次数 领用一批定型模板，账面价值2000元，预计可使用6次，采用分次摊销法摊销。领用当月，实际使用2次；领用第二个月，实际使用3次；领用第三个月，该批模板报废，将残料售出，收取价款1000元存入银行 1）领用模板 借：周转材料——在用12000
目录 第一章总则....................................................................... 1.目的........................................................................ 2.适用围.................................................................... 3.职责........................................................................ 第二章备用金的申请............................................................ 第三章备用金的归还........................................................ 第四章定额备用金的管理................................................................ 第一节定额备用金使用围规定...................................................... 第二节定额备用的日常管理........................................................... 第五章临时备用金的管理................................................................. 第一节临时备用金的使用围规定..................................................... 第二节临时备用金的日常管理......................................................... 第五章出纳备用金的管理................................................................. 第一节出纳备用金的申请........................................................... 第二节出纳备用金的日常管理........................................................ 第六章罚则............................................................................ 第七章附则.............................................................................
备用金及现金管理规定 一、实行店长负责制 （一）店长负责备用金的领用和使用管理，并对公司负责。 （二）店长负责监督收银员收银、核实收银款项与电脑账是否吻合，负责交接班的管理和监督。 （三）店长负责门店现金缴存银行、与公司财务部的对账工作。 （四）店长负责门店的所有资金安全，负责留存现金的保管，门店保险柜钥匙和密码的保管与使用。 二、备用金管理 （一）备用金领用 门店备用金限额人民币1000-2000元整（根据门店营业额大小确定），门店开业前一天，以店长借款的方式到公司财务审计部借支。 兑换零钱后，根据单班营业额大小拿出300-1000元交接给收银员作为收银备用金，并由收银员填写《备用金明细交接表》，签字确认后用于门店收银找零使用。（二）备用金兑换 门店备用金需进行兑换时，收银员不得私自兑换备用零钱，须由店长或店助进行兑换，可视情况处理： （三）备用金交接 门店收银备用金实行轮转制，收银员进行交接时，应扣除规定限额的备用金，并在《备用金明细交接表》上注明，签字确认。 （四）备用金使用范围 门店备用金仅用于顾客找零时使用，不得挪用，不得用于门店其他开支或费用。 三、收银管理 （一）基本工作要求 1、收银人员上岗时严禁携带私人物品（私款）和私换钱币。 2、收银员在收银前应整理好收银工具，检查钱箱是否有遗漏钱币，核对备用金数额，然后输入密码，进入销售状况，打开钱箱，放入备用金。 3、收银人员在收银时不得离开收银台，当特殊情况需要离开收银台时，应退出收银系统账户，并请店长或店助予以代班。 4、收银员严禁将营业款带出收银台，不得随意打开钱箱查看数字和清点现金。 5、收银员要熟悉便利店内的特色服务和商品，了解商品信息和促销活动，主动进行二次推荐。 6、严格依照收银员基本服务用语规范，做好唱收唱付：您好！收您多少，总共
项目部员工备用金管理制度 1 总则 1.1为了加强对个人因公借款管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用情况，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。 1.2备用金是公司内部各部门工作人员因公用作零星开支、业务采购等借用的款项。 1.3实行备用金制度有利于公司各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用，公款丢失，由本人承担。 2 职责与权限 2.1公司财务部负责对备用金进行核算与监督。 3 管理内容 3.1备用金分类：公司备用金分个人备用金和业务备用金两类。 3.1.1个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项，主要是指定额备用金、招待费及其他一些零星支出。 3.1.2业务备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修等支出，材料员、食堂人员属于此类备用金。 3.2备用金核算 3.2.1财务部在“其他应收款---备用金”科目核算备用金款项。个人备用金计入备用金个人账户，在“个人备用金”下，按照公司员工名字设置明细项目核算个人借支业务；业务备用金计入“采购员备用金”及“食堂备用金”下，按照部门和员工名字设置明细项目核算借支业务，同时备查计入付款单位。 3.3备用金借支额度： 3.3.1个人备用金根据公务需要，由分管领导确定借支额度，个人定额备用金暂按以下限额执行，每次借用不得超过相应的限额。个人定额备用金限额如下： 1 区域经理20000 （总经理审批） 2 项目主管10000 （区域经理审批） 3 采购员10000，食堂人员5000，核销表登记 4 其它人员根据实际情况借支（项目主管及区域经理审批） 3.4备用金借用： 3.4.1备用金借用必须事先报批资金计划，事由依据资金计划费用项目填列。 3.4.2借支原则： 3.4.2.1前款不清，后款不借。 3.4.2.2备用金借款要一事一单，以保证专款专用，除业务备用金外不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。 3.4.2.3备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理。由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。 3.4.3借款人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。 3.4.4对于伪造篡改的备用金借支申请单，项目财务部应立即扣留并及时向公司领导报告，请求查明原因，追究当事人的责任。 3.4.5借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到项目财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。 3.5备用金日常管理： 3.5.1分管会计对个人备用金实行月末核对销账、年终清理的管理方式。
备用金管理制度及规范 为了加强公司对有关部门备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。 一、本制度适用于公司各部门。 二、备用金范围 1、采购员零星采购备用金; 2、个人因公出差零星开支备用; 3、经常性的零星开支备用金; 4、财务人员备用金; 5、其他备用金。 三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。 四、备用金借款和报销手续程序 1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。 2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报
销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。 3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;备用金使用人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。使用人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。 五、备用金额度 1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。 2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。