企业ERP系统管理
制度
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企业ERP系统管理制度
1、总则
第一条为了加强XX公司信息系统的管理, 确保信息数据的安全性和准确性, 促进XX公司管理信息系统工作持续健康的发展, 满足领导决策信息和信息披露的需要, 根据公司相关管理制度, 结合管理信息系统工作的特点, 特制定本办法。
第二条管理信息系统是指在XX公司管理工作中, 运用通信技术、网络技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。
第三条XX公司管理信息系统工作的目标是: 以会计核算为基础, 逐步建立全行业统一的、科学的、经济合理的, 并具有辅助核算、支持决策和办公自动化功能的信息网络系统。
第四条XX公司XX部负责管理全行业的管理信息系统工作。基本任务是:
( 一) 研究制定管理信息系统发展规划, 并组织实施;
( 二) 根据集团公司新的需求组织相关部门、人员对管理信息系统进行改进和完善;
( 三) 制定管理信息系统的管理办法和规章制度;
( 四) 组织制定管理信息系统行业标准、规范, 并组织实施;
( 五) 组织和管理管理信息有关人员的培训工作;
( 六) 总结、交流推广管理信息系统的经验, 指导各单位开展管理信
息系统工作;
( 七) 建立集团公司”技术支持热线”和”项目管理网络系统”, 负责协调各种同信息系统相关的技术服务和相关技术问题的解答。
第五条各下属单位部门, 应根据集团公司的各项规定、标准和规范来开展本单位的管理信息系统工作。
第六条管理信息系统是集团公司管理工作的发展方向和重点, 各单位应当充分重视这一工作, 把它做为建立现代企业制度、提高信息质量, 满足报告流程, 加强企业内部管理的一项重要工作来抓, 为决策者和管理者提供高质量的信息服务。要把管理信息系统工作同其它工作有机地结合起来, 逐步过渡到以管理信息系统为基础和手段的工作方式上来。要重点做好普及工作, 使绝大部分企业办公人员了解和掌握管理信息系统。
本信息化规范当前适用于XX集团公司总部, 下属各级单位。本规范既是保证系统正常运行的规范, 也是XX集团部考核各单位部门工作情况的重要依据。
2、岗位及岗位责任
随着XX集团管理信息系统应用层次的不断深化, 计算机应用在核算和管理方面无论在范围上还是在层次上都有了很大的发展, 为了使我公司信息化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高, 确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性, 特制定如下管理信息系统的岗位及岗位责任, 各单位要根据实际情况进行设置并进行相应的考核。
2.1 系统管理岗位
为更好地发挥信息系统为管理服务的原则, 在公司的领导下, 根据的生产管理特点和生产管理岗位设置的要求, 以实现信息系统替代手工管理的顺利过渡, 设置专职系统管理岗位。
2.1.1 系统管理员岗位
2.1.1.1 岗位要求
系统管理员是系统的维护和管理人员, 是一个技术性较强的岗位。经过培训, 此岗要求具备计算机软硬件及数据库知识, 有维护系统环境的经验。
2.1.1.2 岗位职责
a) 负责系统应用软件、硬件的日常维护工作, 例如软件补丁更新、网络环境配置等, 并登记相应的维护记录;
b) 参加相关的系统业务联络员培训, 解决软件操作过程中出现的技术问题, 并在必要时向相关部门或软件公司反映;
c)按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作, 根据实际工作需要经生产主管批准后合理分配系统操作员的使用权限;
d)负责系统数据库的备份, 系统及系统数据、档案安全保密工作;
e)负责公司下发的数据采集系统的维护、使用, 并按照公司的要求按时连通网络上报数据, 如果遇到问题应及时与公司联系;
f)严格遵守公司其它关于安全性.保密性的规章制度, 对于违反规章制度, 进行泄密的行为, 有举报的义务。
2.1.1.3 岗位权限
a) 负责整个系统的用户、数据信息的安全, 根据公司的有关制度, 保证数据的准确;
b) 有对整个系统软件进行系统升级的权限, 负责系统环境的搭建问题;
c) 有对数据管理员、各单位系统业务联络员进行督促的权利, 并指导她们完成本职工作;
f) 遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。
2.1.2 系统业务数据管理员
2.1.1.2.1 岗位要求
数据维护员是系统中基础数据的主要操作人员, 主要负责物料主文件, 部门, 往来单位, 人员, 仓库, 物料与采购员的关系等数据的维护; 负责本单位系统操作人员的培训及业务联系。经过培训, 此岗要求具备计算机操作的基本知识, 熟练使用OFFICE办公软件。
2.1.1.2.2 岗位职责
a)对即将进入系统的物料主文件, 必须严格按照软件要求, 进行核实后,
在核对好物料主文件的基本信息、物流属性、生产属性后录入系统, 并做好记录;
b)核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并
及时录入系统, 保证系统的正常运行;
c)对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数
据按照规定格式进行录入、维护;
d)各数据管理员必须对自己所维护的数据负责, 在系统中查询、修改
自己负责维护的基础数据, 对维护的数据做好文字记录;
e)遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度;
f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
g)协助系统业务主管部门, 负责落实工作安排, 发放相关文件、会议
通知、资料等, 及时配合完成系统相关工作;
h)熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况,把握操作人员动态,及时向
系统的主管业务部门反映系统使用中出现的各类问题;
i)熟悉软件的安装调试及计算机、网络等硬件设施的维护工作, 并按
系统数据管理小组要求及时更新软件;
j)督促本单位操作人员遵守操作规范和及时、准确地录入生产数据。及时向系统数据管理小组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资料;
k)加强行业队伍建设, 做好本单位操作人员的培训工作。
l)协助系统数据管理小组开展业务调研。
2.1.1.2.3 岗位权限
a)数据管理员拥有自己的独立帐号和密码, 只允许进入系统中相关维
护数据的模块和功能; 数据管理员必须对自己的帐号和密码进行安全设置, 做到各负其责;
b)数据管理员在系统只能看到本人负责的相关业务部门, 相关模块, 相
关数据维护的界面, 只能看到本人拥有操作权限的模块和功能;
c)数据管理员在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限, 并对所
维护的数据进行查询和修改;
d)数据管理员在系统中所维护的数据能够在系统中打印, 也能够导出
为电子格式, 但需要填写操作记录;
e)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
f)有查询系统本单位的数据权限, 并根据公司的有关制度, 检查数据的
准确性;
g)负责系统环境的搭建, 有对本部门系统软件进行系统升级的权限;
h)有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制
度的行为, 进行监督的权利;
i)遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。
2.2 物流系统岗位职责
2.2.1 销售员岗位
2.1.2.1.1 岗位要求
销售员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员,主要负责制定销售预测模型及收集各销售工作站的销售预测、销售订单及零星需求并进行汇总后及时进行录入, 录入时必须做到数据准确、及时。经过培训, 此岗要求具备计算机操作的基本知识, 熟悉系统生产计划的业务流程, 熟练掌握系统的操作方法。
2.1.2.1.2 岗位职责
a) 负责制作销售计划。
b) 及时办理物料的销售订单业务, 及时开制销售提单。
c) 调整产品的销售价格。
2.1.2.1.3 岗位权限
a) 销售员拥有自己的独立帐号和密码, 只允许进入系统的销售管理模块及库存管理模块; 销售员必须对自己的帐号和密码进行安全设置, 做到各负其责;
b) 销售员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料, 只能看到本人拥有操作权限的模块和功能;
c) 销售员在系统有制作销售计划、销售订单、销售提单、内部零星需求及对应的单据审批权限, 及相应单据的查询权限。
d) 销售员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限。
e) 销售员在系统中制作的单据和帐表, 能够在系统中进行打印, 也能够导出为电子文档;
f) 遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.6 库房管理员岗位
2.1.2.6.1 岗位要求
库房管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员, 主要负责物料收发业务, 库房管理在企业实际管理中业务复杂, 因此系统中库房管理人员需要了解企业实际业务流程, 并按照流程在系统中体现, 及时进行系统数据的录入, 做到数据的准确性和及时性。经过培训, 此岗要求具备计算机操作的基本知识, 熟悉系统库存管理的业务流程, 熟练掌握系统的操作方法。