中国石化青岛炼油化工有限责任公司管理体系
文件分类编号及编写规范管理规定
文件编号 QRC-T3.01.01.011.2010 版本/修改 A/0 第 1 页共 16 页
1 目的
明确公司体系文件结构和编写要求、内容和格式以及编号方法、命名原则、文本字体、字号等，包括有关表述的一些样式，以确保公司体系文件编制规范化，并具有简明性、可操作性。
2 适用范围
本规定适用于体系文件的编制，各单位编制、发布体系文件均应遵守本规定的规定，实验室认可体系文件参照本规定执行。
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本规定。
3.1 文件
信息及其承载的媒体，媒体可以是纸张，计算机磁盘或其它电子媒体，照片或样件，或它们的组合。本规定所称文件是指青岛炼化公司体系文件（下同），包括：手册、管理性文件、技术性文件、岗位说明书、记录格式（即表格）、模板格式、业务流程/工作程序图及相应的外来文件等形式。
3.2 记录格式和模板格式
记录格式：用于记录管理所要求的数据的文件。记录格式大部分为表格。
模板格式：用于规定文件（记录）格式的文件。
3.3 记录
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。当记录格式（即表格）填入数据后即成为记录。本规定所称的记录仅限于管理体系所要求的证据文件。
3.4 手册
本规定所称的手册特指公司管理手册、职责划分手册、测量管理体系质量手册和内部控制手册四大手册的总称。
管理手册是用来阐述并规定公司管理体系的方针、目标、基本结构、范围、过程/要素之间的相互作用等的纲领性文件。
职责划分手册是基于公司各项业务管理要求，明确责任部门、横向部门和执行单位（部门）的职责、权限及相互关系的文件。
测量管理体系质量手册是用来阐述并规定公司测量管理体系的方针、目标、基本结构、范围、过程/要素之间的相互作用等的纲领性文件，待公司一体化管理体系建成认证前，将测量管理体系质量手册并入公司管理手册中。
内部控制手册是按照中国石化股份公司内部控制手册要求而编制的本公司的内部控制手册。
3.5 外来文件
公司为了策划和运作管理体系而必须使用的由外部组织编制发布的文件，公司无权修订这些文件。它可能是顾客提供的产品图纸、规范、信息、数据，也可能是公司采用的各种标准、法规、条例等文件。本规定所称的外来文件仅指各类适用标准、适用的法律法规和其它要求等。
3.6 程序
为进行某项活动或过程所规定的途径。程序可以形成文件，也可以不形成文件，当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。“书面程序”可以用图形或文字予以表述。
3.7 程序文件
指含有程序的文件可称为“程序文件”。本规定所称的程序文件特指依据体系管理要求，用文本描述某些特定过程/要素的文本文件，通常是针对管理手册某过程/要素的进一步阐述，或针对某项复杂业务管理作概括性描述，其下还可有其它文件予以支撑。
3.8 程序图
用图形、文字、表单等形式将某项活动或过程表达出来的行为格式文本，就是程序图。程序图是程序最直观的表达方式。
3.9 工作程序/工作程序图
本规定所述的工作程序是为开展某项简单活动或过程所规定的途径；根据职责划分的权责指引，用图形、文字、符号等形式图形化表述的工作程序就是工作程序图。
3.10 业务流程/业务流程图
本规定所述的业务流程是指为开展某项复杂活动或过程所规定的途径。它内容复杂，很难用一个工作程序来充分表述，必须将两个或两个以上工作程序按一定的顺序组合起来，且工作程序间存在一定的逻辑性或规律性，只有遵循程序化的工作步骤，按一定的顺序完成每个工作程序，才能最后完成这项复杂的活动或过程；根据职责划分的权责指引，用图形、文字、符号等形式图形化表述的业务流程就是业务流程图。
公司用工作程序、业务流程来规定每项业务（即活动或过程）的操作过程，简单业务只需编制工作程序，复杂业务需要编制多个工作程序，并将其有机地结合起来形成业务流程，一项业务只有一个工作程序时，此工作程序又称独立程序。
3.11 控制点
是对活动或过程所完成的任务具有至关重要作用的工作行为点，即控制整个工作过程的管理点。
4 职责
4.1 企业资源部负责制（修）订本规定；负责公司管理制度（即T1、T2、T3等）审核；负责监督各单位执行本规定，负责指导各单位文件编写工作。
4.2 各部门负责组织本部门专业范围内公司级文件的制（修）订工作；负责本部门专业范围内公司级文件格式和内容的审查监督。
4.3 各单位严格执行本规定，并负责本单位职责范围内文件的制（修）订工作。
5 文件分类、分级及编写要求
5.1 文件分类、分级
5.1.1 按类型可将公司文件分为以下几类：
a）第一层次文件，主要指：
T1——管理手册、职责划分手册、测量管理体系质量手册和内部控制手册，其中管理手册是公司管理体系的纲领性文件，是管理体系的总纲；
b）第二层次文件，主要指：
T2——业务流程图/工作程序图；
T3——管理性文件，分类见附录A，在每类管理性文件中，编号在010以下的文件被认为是该类文件中的纲领性文件；
T4——技术性文件，分类见附录A；
T5——岗位说明书；
T6——管理记录格式；
T7——模板格式；
外来文件——指经识别需遵守的外来标准、法律法规和其它要求；
受控通知——用于发布短期有效、布置工作等内容的格式文件；
红头文件——特指直接影响管理体系运行的套红的公司公文。
5.2 编写要求
5.2.1 总体要求
针对某项活动或过程应编制一项单独的文件。文件所规定的条款应明确而无歧义，并且：——在其范围所规定的界限内按需要力求完整；
——清楚、准确、相互协调；
——能被未参加文件编制的人员所理解；
——应当确有需要，少而精，但必须清晰、明确地说明控制要求；
——文件中使用的词语应确定，尽可能不使用“一般应”、“原则上”等模棱两可的语句。
5.2.2 统一性
在每项文件或系列文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致。系列文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同。类似的条款应使用相近的措辞来表述；相同条款应使用相同的措辞来表述。
在每项文件或系列文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词。每个选用的术语应尽可能只有惟一的含义。
为了达到所有文件整体协调的目的，文件结构、格式、文体要求统一；所使用的名词、术语、量值单位及其符号、图形符号、缩略语、代号、公式和其它技术内容应保持一致；有模板格式的应使用格式模板。
5.2.3 相对稳定性
文件的名称、编号也应保持相对稳定，确保其它文件对其的准确引用。
5.2.4 安全性
公司发布的所有文件必须符合安全性管理要求，文件的保密范围、密级划分及保密文件的审批发放执行公司相关保密管理制度。在管理体系办公自动化系统上发布有安全性要求的文件时，应依据规定，选择相应的安全技术措施，并按《管理体系办公自动化系统管理规定》要求进行操作。
5.2.5 适用性
文件的内容应便于实施，并易被其它文件引用。
6 管理性文件
6.1 封面
6.1.1 格式
每项文件纸质发布时均可有封面，汇编文件应设置总封面及目录，但其中的单个文件可不需封面，电子发布时无封面。封面的内容包含中文名称、文件编号、发布日期、实施日期、文件的发布部门等。国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。
纸质文件、记录的封面，标准格式按通用模板的要求进行编制。非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。
6.1.1.1 A4纵向
参见《QRC-T7.01.00.017.2010-文件封面模板（A4竖式）》。
6.1.1.2 A4横向
参见《QRC-T7.01.00.016.2010-文件封面模板（A4横式）》。
6.1.2 封面名称
封面，标准格式文件应有文件名称，文件名称按本规定第八章“8文件的命名原则”给出。非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。
6.2 目次（目录）
6.2.1 标准格式文件
目次为可选章节。如果需要，可设置目次，置于文件正文前，单独成页，目次为黑体小四号。
在目次中应列出完整的标题。
目次的编排格式，目次中章、条的编号和前言、引言、附录均顶格排。
章、条编号后为标题，附录编号后为附录的性质，并加圆括号，其后为附录标题。
章、条的标题以及附录的标题与其前面的内容之间空一个字的间隙。与页码之间用“........”连接，页码不加括号，宋体五号。目次所列内容回行时顶格排。
6.2.2非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。
6.2.3 国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。
6.3 前言、引言和其它项目
6.3.1 标准格式文件
前言、引言和其它项目均为可选章节，均应另起一页，前言、引言和其它为黑体小四号，其它内容为宋体五号。
其它项目指编写页、批准页、引用文件等，通常只在手册、汇编文件中才选用。
6.3.2 非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。
6.3.3 国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。
6.4 正文
6.4.1 本条所有描述均是针对标准格式文件，非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一，国家、地方或上级部门有格式要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。
6.4.2 层次划分
文件的层次分为章、条、段、项等。具体文件的层次设置应视文件篇幅的多少、内容的繁简而定。本公司的文件通常分为七章，即：目的、适用范围、职责、文件主体部分（工作程序）、支持性文件、记录和附加说明，部分文件还有“术语和定义”、“附则”和“附录”等可选章节。
章：是文件内容划分的基本单元，每章标题为黑体五号。在每项标准或每个部分中，应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。编号应从“目的”一章开始，直连续到附录之前每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。
条：是章的细分。应使用阿拉伯数字对条编号，标题性条应为黑体五号，同时，还应考虑整个章中条的统一性。每条可再细分成几个层次，但最多不超过五层。同层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第3章的条文中，如果没有3.2条，就不应设3.1条。第一层次的条宜给出标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。第二层次的条可同样处理。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一，例如，3.1有标题，则3.2也应有标题。
段：是章或条的细分。段不编号。尽量不出现“悬置段”，以避免在引用这些段时产生混淆。
列项：可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。列项中每一项前应加破折号或圆点。如果需要识别时，则在每一项前加上后带半圆括号的英文小写字母序号。在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。
编号均为黑体五号。
6.4.3 目的
“目的”为必备章节。在标题下另起一行（以下各章相同）说明文件所控制的活动及控制目的；目的描述应准确、简练，且应与文件规定的内容相符，具有针对性。
6.4.4 适用范围
“适用范围”为必备章节。应明确表明文件所涉及的部门和活动以及相关人员和事物等各个方面，由此指明文件或其特定部分的适用界限。必要时，可指出文件不适用的界限。范围的文字应简洁，以便能作内容提要使用。
范围不应包含要求，范围的陈述应使用下列表述形式：
“本手册（程序、制度、规定、办法）
——规定了××××××；
——确立了××××××；
——给出××××××的指南；
——界定××××××的术语。”
文件适用性的陈述应由下述引导语引出：
——“本手册（程序、制度、规定、办法）适用于…”；
——“本手册（程序、制度、规定、办法）不适用于…”。
6.4.5 术语和定义
“术语和定义”为可选章节，它是为理解文件中某些术语所必下的定义。应使用引导语：“下列术语和定义适用于本手册（程序、制度、规定、办法）”。
6.4.6 职责
“职责”为必备章节。规定负责实施文件的各单位或岗位及其责任和权限，包括责任部门、横向部门、执行单位（部门）等各相关部门或岗位及其责任和权限；
编写该部分内容时，应以《职责划分手册》的相应业务职责为依据，但可按照文件管理要求对相关单位、岗位职责进行细化。
6.4.7 文件主体
按活动或过程的逻辑顺序编写，包括规定应做的事项（What）及其依据、标准，明确活动的实施者（Who）、实施时间（When）、实施地点（Where）、使用的设备/材料、引用的文件/记录、实施控制的方式（How）以及例外情况的处理方式等。本公司文件主体部分这一章通常称之为“工作程序”，为必选章节。
6.4.8 附则
“附则”为可选章节。对需民主表决程序方式等通过的文件，应进行特别说明，其标注格式如下：本手册（程序、制度、规定、办法）已经××××××表决（审议、协商）通过，自YYYY年MM月DD日起实施。
6.4.9 支持性文件
“支持性文件”为必备章节，只有确未引用相关文件时，此章节方可删减。作为支持性文件应于文末列出时，引用文件必须用带《××××》全称，且必须注明不带年代号的文件编号，文件名称与文件编号之间加一个全角空格。格式如下所示：
《××××》 QRC-T*https://www.doczj.com/doc/a017660817.html,C
6.4.10 记录
“记录”为必备章节，只有确未使用相关记录时，此章节方可删减。作为支持性记录名称应于文末列出时，记录名称不带任何符号，且必须注明不带年代号的记录编号；记录名称与文件编号之间加全角空格。格式如下所示:
×××× QRC-T*https://www.doczj.com/doc/a017660817.html,C
模板文件在文中引用时，在此栏目中也应将模板名称和编号一并列出。格式如下所示:
https://www.doczj.com/doc/a017660817.html,C-××××模板
6.4.11 附加说明：
“附加说明”为必备章节。包括文件提出部门、归口部门，起草部门，起草人姓名（最多不超过三人，特例需经得企业资源部同意），审核人、审定人（可选项目）及批准人姓名，文件解释归属部门。其表述格式如下：
本手册（程序、制度、规定、办法）由……提出，由……归口。
本手册（程序、制度、规定、办法）起草部门：……。
本手册（程序、制度、规定、办法）起草人：……。
本手册（程序、制度、规定、办法）审核人：……。
本手册（程序、制度、规定、办法）审定人：……（可选项目）。
本手册（程序、制度、规定、办法）批准人：……。
本手册（程序、制度、规定、办法）解释权归……。
6.4.12 附录
“附录”为可选章节。附录应在附加说明之后另起一页开始编排。
应按文件条文中提及附录的先后次序编排附录的顺序。每个附录应有一个编号。附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写英文字母组成，字母从“A”开始，例如“附录A"，黑体，五号居左。如果只有一个附录仍应标为“附录A"。每个附录中章、图、表和数学公式的编号应重新从1开始。
附录标题另起行，黑体，五号居中；附录内容本身应在附录标题下空一行另起行：格式同文件正文。
6.4.13 格式
6.4.13.1 要求
文件正文和记录格式按通用模板的要求进行编制。非标准格式则应比照通用模板编制，以确保格式统一。国家、地方或上级部门有格式等其它要求时，应遵循国家、地方或上级部门的要求。
6.4.13.2 文件正文A4纵向
参见《QRC-T7.01.00.019.2010-文件正文模板（A4竖式）》。
6.4.13.3 文件正文A4横向
参见《QRC-T7.01.00.018.2010-文件正文模板（A4横式）。
7 技术性文件
技术性文件要符合《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》的要求，在TCS 2009模板中进行编写。特殊文件可由各部门设置模板格式，并发布、实施，以确保格式统一。
8 岗位说明书
8.1《岗位说明书》包括岗位基本信息、职责描述、保密要求、工作权限、工作关系、任职资格、职业禁忌等内容。其中任职资格为胜任岗位工作的最低条件，包括教育水平、经验经历、资格证书、工作技能和职业素质。
8.2《岗位说明书》的编写坚持以下原则：
——客观公正的原则：《岗位说明书》依据岗位实际进行编写、描述或说明，不夸大或缩小岗位元素；
——统一规范的原则：使用规定的统一格式、规范术语和标准语言。
8.3 岗位说明书格式模板见《QRC-T7.01.00.015.2010-岗位说明书格式模板》。
9 管理记录格式
9.1 业务主管部门在开展业务工作时，对各单位使用的记录格式有严格要求的，应编制并发布共性记录格式，各使用部门可直接使用共性记录格式；业务主管部门在开展业务工作时，对各单位使用的记录格式只有一个总体要求的，应编制并发布模板格式，各使用部门可依据模板格式编制自己的记录格式。
9.2 记录格式使用的纸张规格采用A系列的A3、A4幅面，非标准格式的记录可采用其它规格纸张，但应优先采用A系列的其它纸型，如A5。非标准格式的记录仅指确实无法采用A3、A4规格纸张的记录或在内容上有特殊要求的记录，如对外的产品合格证、销售票证等。
9.3 管理体系记录需设置封面的，其样式分两种系列（封面纸型分A3、A4两种，纸型方向分横式、竖式），可根据需要选择使用。采用特殊纸张规格的记录格式在设置记录封面时，其样式应比照A、B系列的格式，并与其记录格式所采用纸张规格一致。
9.4 记录格式可采用EXCEL软件编制，以满足计算、统计等要求，但其在“管理体系办公自动化系统”上发布的记录格式应尽量采用WORD文档格式，以确保格式统一性。
9.5 记录格式表头文字居中，若在格内挤不下，可“字符缩放”：“90%”、“80%”等；或同时调整该单
元格左右“缩进”。表格内连续正文，调整该单元格行距为20磅。表格内文字通常为五号，也可用“小五号”，但应严格控制使用。
9.6 记录格式的表格行间距通常为单倍行间距。
9.7 外来记录格式由专业主管部门负责识别、更新和提供。
9.8 科研开发项目试验等有特殊要求的记录，其格式由主管部门负责制定模板格式或印发纸质记录册。
9.9管理记录格式模板见《QRC-T7.01.00.001.2010-记录封面模板（A3横式A）》、《QRC-T7.01.00.002.2010-记录封面模板（A3横式B）》、《QRC-T7.01.00.003.2010-记录封面模板（A4横式A）》、《QRC-T7.01.00.004.2010-记录封面模板（A4横式B）》、《QRC-T7.01.00.005.2010-记录封面模板（A4竖式A）》、《QRC-T7.01.00.006.2010-记录封面模板（A4竖式B）》、《QRC-T7.01.00.007.2010-记录格式模板（A3横式不分栏）》、《QRC-T7.01.00.008.2010-记录格式模板（A3横式分栏）》、《QRC-T7.01.00.010.2010-记录格式模板（A4横式）》、《QRC-T7.01.00.012.2010-记录格式模板（A4竖式）》、《QRC-T7.01.00.014.2010-记录格式模板（A5横式）》。
10 模板格式
10.1 模板格式是为规定同一类型但不同部门使用的文件、记录的通用格式而设。一旦在模板中填入内容，即转化为文件或记录格式。模板由职能部门编制，供各使用部门采用。模板格式包括： a）管理性文件、记录格式的通用模板；
b）各类技术性文件、特殊文件的模板。
10.2 为确保使用部门采用正确的模板格式，每个模板均有唯一的文件编号、版本号，但不在格式内出现，仅作为识别信息保留在“管理体系办公自动化系统”中。各使用部门按模板编制文件、记录格式时，应重新编号，其审核、批准、发放、作废等要求均按《文件控制程序》、《记录控制程序》执行。
11 业务流程图/工作程序图
11.1 业务流程图、工作程序图绘制格式要求
业务流程图、工作程序图绘制格式要求：
a）采用A4（210mm×297mm），纵向，打印缩放比例100%。页边距：左20mm，右20mm，上20mm，下20mm；
b）文本间距：正常，字符缩放比例100%；标题框文字：黑体，12pt；步骤框、程序框文字、说明框文字：宋体加粗，10pt；
c）步骤框的高度：一行、二行文字统一为10mm；三行文字为15mm，不允许超过三行，特殊情况可采用四行（高度20mm）；
d）步骤框的长度：对只有一列的，长度采用100mm，左右边距要对称；对只有二列的，长度采用80mm，左右边距要对称，两列之间空10mm；对只有三列的，长度采用50mm，左右边距要对称，两列之间空10mm；在同一文档中，所有单列的步骤框长度要保持一致，所有双列的步骤框长度要保持一致，三列的步骤框长度要保持一致；
e）多向盘：只有存在选择的情况下，才能使用多向盘。统一选用小多向盘（宽12mm、高7mm）。从多向盘同一点出来的多条线，水平方向要对齐（具体可通过复制粘贴方向线条来达到此要求）；
f）程序框：可选用三种规格。大程序框（宽40mm 、高18mm ）、中程序框（宽30mm 、高13mm ）、小程序框（宽25mm 、高12mm ），具体可依据文字多少进行选择，但同一程序、流程中的程序框的大小要保持一致；
g）方向线（包括箭头）的长短、大小、样式要求：箭头的长度控制在5mm 、10mm 、15mm 三种规格，具体可依据版面需要确定，但同一文档中所用箭头必须长短相同，保持一致。方向线（包括箭头）在步骤框中的接入点，要求在步骤框的中间位置，上下步骤框的箭头线要对齐。对侧面的方向线（包括箭头），与步骤框的间距为5mm 或10mm ，应尽量画在文档设置的边框以内（对存在三列的文档，允许画在阴影外5mm ）。绘图时，必须避免两条以上线发生交叉现象；
h）在一个业务流程/工作程序图中引用不属于本业务流程中的程序图时，应使用带斜线阴影的特殊程序框，并在适当位置注明该工作程序图的编制部门及程序图编号，通常放在特殊程序框的右下角，也可根据实际情况调整位置。
11.2 工作程序图的组成要素及编制要求
工作程序图的组成要素及编制要求： a）程序名称：程序所要规定的行为； b）主管部门：工作行为的主要实施部门；
c）岗位及单个工作步骤：岗位是指工作的执行者，单个工作步骤是指每步所做的事情；
格式为：
也可以不定岗，如： d）方向线：
指示工作的进行方向，表明工作程序内，从上一步到下一步的传递关系。如： e）工作结果：每一步工作达到的结果；
f）多向盘：两种以上的不同工作结果使工作向不同方向发展。如： g）串联通路：
工作步骤之间的串联关系意味着前一步工作的输出作为后一步工作的输入，最后一步工作的输出则为整个程序的输出；
串联通路图
h）并联通路：
工作步骤之间的并联关系表示两步或两步以上的工作是同时进行的，彼此独立，共同对输出产生直
接的影响。这些工作步骤之间不构成输入或输出的关系；
并联通路图
i）反馈通路：
工作步骤间相互输出、输入，即前一步工作的输出作为后一步工作的输入，而后一步工作的输出作为前一步工作的输入，两步工作的结果互相控制再产生一定的结果。这种工作步骤间相互控制的关系就是一种反馈关系；
反馈通路图
j）注：程序图上，不易表达的内容或者重要内容，用文字说明来表述，“注”的具体内容要求放在程序图的最后面；
k）附表：工作传递中使用的记录表单。原则上附表名称应直接体现在步骤框中，若附表名称过长或者有多个附表时，可以在步骤框右侧以“注”的形式进行标注。
11.3 制定工作程序图的注意事项
工作程序图的组成要素及编制要求：
a）必须结合工作的实际设计工作程序图；
b）对于每个工作环节来说，其工作标准必须明确；
c）必须保证工作程序图执行时各个环节畅通无阻；
d）每个岗位所需信息必须及时传送到位；
e）每个工作环节都应力求高效；
f）只在必要处设立控制点。
11.4 业务流程图图示方法
业务流程图编制要求简洁明了，不应太复杂，只用下列两种图形：
——第一种图形：椭圆，表示流程中的工作程序。加阴影的椭圆表示非本流程的引用程序，未加阴影的椭圆表示本流程中的工作程序；
——第二种图形：菱形，表示判定。
11.5 业务流程图的组成要素及编制要求
业务流程图的组成要素及编制要求：
a）名称：业务流程所表示的工作内容，包括流程名称及内含工作程序的名称；
b）方向线：“ ”，工作程序之间的连接线；
c）多向盘：，根据不同情况执行不同程序的指示标志；
d）程序框：，流程中的程序表示，程序名称在框内；
e）业务流程图：由以上要素组成的部门工作任务的程序组合；
f）注：业务流程图上，不易表达的内容或者重要内容，用文字说明来表述。
11.5 业务流程图、工作程序图编写格式模板
业务流程图、工作程序图编写格式模板以及模具由企业资源部提供。
12 外来文件
外来文件的管理，要求：
a）外来文件应上传至管理体系办公自动化系统；
b）纸质标准、法规类外来文件应扫描为PDF格式；
c）电子版标准、法规类外来文件必须与上级部门发布纸质版相同，并转化为PDF格式；标准、法规类外来文件未发布纸质的，标准应符合《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》，编辑为WORD格式文本，法规应按照“附录B”规定编辑为WORD格式文本；
d）顾客提供的资料，如有必要在公司办公自动化系统中发布时，纸质的应扫描为PDF格式，电子版应参照本条款c）项法规格式予以规范。
13 文件的编号
文件的编号格式为：QRC-T*https://www.doczj.com/doc/a017660817.html,C.DDDD
说明：在QRC与T*之间用“-”分开，AA、BB、CCC、DDDD之间用“.”分开。
其中：
QRC：中国石化青岛炼油化工有限责任公司的缩写；
T*：代表文件类型，T1为管理手册，T2为业务流程/工作程序图，T3为管理性文件，T4为技术性文件，T5为岗位说明书，T6为管理记录格式，T7为模板格式；
AA：代表单位代号，见附录C；
BB：文件类别代码：
——T1、T2、T5、T7类文件，“BB”为“00”；
——T3类文件，“BB”为文件的类别代码，参见附录B；
——T4类文件，“BB”为文件的类别代码，参见附录B，其中的“产品标准”、“产品内控标准”按照国家和上级的有关要求另外进行编号；
——T6类文件，标准记录格式“BB”为“00”，非标准记录格式“BB”为“88”，外来记录格式“BB”为“99”；
CCC：代表文件顺序号（即流水号），从“001”开始编号，同一类型（T*）、代码（BB）和单位（AA）下，不得有相同的体系文件顺序号，在每类管理性文件中，编号在010以下的文件被认为是该类文件中的纲领性文件；
DDDD：代表年代号，以四位数书写，如“2010”。
14 文件的命名
14.1 文件名称力求简练，并应明确表示出文件的主题，使之与其它文件相区分。
名称应由几个尽可能短的要素组成，其顺序由一般到特殊。通常，所使用的要素不多于下述三种：a）引导要素（可选）：表示文件所属的领域；
b）主体要素（必备）：表示在上述领域内所要论述的主要对象；
c）补充要素（可选）：表示上述主要对象的特定方面，或给出区分该文件（或该部分）与其它文件（或其它部分）的细节。
对于“模板格式”文件的名称，以编号与“***模板”组成，中间以“-”连接，名称不出现在模板
格式正文中，而只标识在文件夹中。
14.2 因公司文件格式中已体现公司名称，故公司文件的文件名称中不再重复使用公司名称，除非与公司的上级部门文件名称有冲突，但必须征得企业资源部审核同意。
14.3 管理性文件的名称应按手册、制度、规定、规范、程序、办法、细则、实施细则等名称予以规范，不得使用其它名称；管理性文件名称应优先使用“×××制度”、“×××规定”。其中：a）制度：就公司的某项工作的管理而制定的要求公司有关人员共同遵守的行为准则及办事规程。主要是就公司的某项工作的管理作出全面、系统的规定，且内容较为成熟；
b）规定：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为要求。可以是对某项工作的管理作出全面系统的要求，也可以是对某项工作的某个方面或某个局部问题作出的要求；
c）实施细则：对条例、办法、制度、规定等的细化，有较详细的操作要求。
14.4 技术性文件的名称按×××操作法、工艺卡片、规程、方案、预案等予以规范，必须符合技术管理要求。
15 有安全性提醒要求的文件记录管理
对有安全性提醒要求的体系文件和记录，编制单位应采用“背景”“文字水印”方式编制安全性提醒要求。其具体要求如下：
a）文件纸质输出，成册装订时，可只在文件正文的首页上显示安全性提醒要求；电子输出时，每页均应显示安全性提醒要求；记录格式采用套色输出，每页均应显示安全性提醒要求；
b）文件安全性提醒：
文件以A4竖式为准。
背景内容选项：字体“宋体”，尺寸“80”，颜色“橙色”、“半透明”，版式“斜式”，字数小于或等于8.5个汉字，即17个字符，文字内容可自选；
c）记录安全性提醒：
记录格式分为A5横式、A4横式、A4竖式、A3横式、A3竖式五种类型，背景内容选项： ——A5横式：字体“宋体”，尺寸“40”，颜色“橙色”、“半透明”，版式“斜式”，字数小于或等于8.5个汉字，既17个字符，文字内容可自选；
——A4横式、竖式：尺寸“60”，其余项目同A5横式；
——A3横式、竖式：尺寸“100”，其余项目同A5横式。
16 支持性文件
16.1《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》 GB/T 1.1—2009
16.2《管理体系办公自动化系统管理规定》 QRC-T3.01.22.001
17 记录
17.1 QRC-T7.01.00.001-记录封面模板（A3横式A）
17.2QRC-T7.01.00.002-记录封面模板（A3横式B）
17.3QRC-T7.01.00.003-记录封面模板（A4横式A）
17.4QRC-T7.01.00.004-记录封面模板（A4横式B） 17.5QRC-T7.01.00.005-记录封面模板（A4竖式A） 17.6QRC-T7.01.00.006-记录封面模板（A4竖式B）
17.7QRC-T7.01.00.007-记录格式模板（A3横式不分栏） 17.8QRC-T7.01.00.008-记录格式模板（A3横式分栏）17.9QRC-T7.01.00.010-记录格式模板（A4横式）
17.10QRC-T7.01.00.012-记录格式模板（A4竖式）
17.11QRC-T7.01.00.014-记录格式模板（A5横式）
17.12QRC-T7.01.00.015-岗位说明书格式模板
17.13QRC-T7.01.00.016-文件封面模板（A4横式）
17.14QRC-T7.01.00.017-文件封面模板（A4竖式）
17.15QRC-T7.01.00.018-文件正文模板（A4横式）
17.16QRC-T7.01.00.019-文件正文模板（A4竖式）
18 附加说明
本规定由企业资源部提出并归口。
本规定起草部门：企业资源部。
本规定起草人：曾道泳。
本规定审核人：雷平。
本规定审定人：沈辉、胡正海。
本规定批准人：王树德。
本规定解释权归企业资源部。
公司T3、T4类文件类别及其代码
类别 代码 类别 代码
T3类管理性文件
标准制度基础管理 01 计量管理 14 行政办公综合管理 02 能源管理 15 党群管理 03 设备管理 16 人力资源管理 04 工程管理 17 组织干部管理 05 安全环境卫生管理 18 审计管理 06 财务管理 19 纪检监察管理 07 产品销售管理 20 法务合同管理 08 一般物资采购管理 21 计划统计管理 09 信息管理 22 投资科研开发管理 10 档案管理 23 原料油采购管理 11 检查评价考核管理 24 生产工艺管理 12 其它管理性文件 25 质量管理 13
T4类技术性文件
技术基础标准 01 测量技术标准 08 产品标准 02 包装搬运储存标志技术标准09 产品内控标准 03 能源技术标准 10 采购技术标准 04 安全环境技术标准 11 工艺技术标准 05 职业健康技术标准 12 设备技术标准 06 信息技术标准 13 试验方法标准 07 其它技术性文件 14
法律法规和其它要求格式
××××××（法规名称，小四、黑体、居中）
××××（发布文号）
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
……。
注1：格式说明如下：
A.1法规的名称采用小四号黑体（12磅，无加粗、无倾斜，居中，章、条的编号及标题为五号黑体，文件条文为五号宋体。文件使用的纸张规格采用A系列的A4幅面（210mm×297mm），内侧边距2.5cm，外侧边距2.0cm，页眉距上边2.0cm，页脚距下边1.5cm，对称页边距。空格全部使用全角空格；禁止使用WORD的“自动编号”；禁止使用WORD 的“首行缩进”，改用“两个全角空格”。
A.2文件属性：应“菜单”-“文件”-“属性”-“摘要信息”-“标题”栏，填上法规名称。
A.3页眉：法规名称、黑体-小五号、居中对齐。
A.4页脚：页码：“第 * 页共 * 页”为宋体-小五号（9磅），右对齐。
A.5段落对齐、缩进和间距。对齐方式：两段对齐；大纲级别：正文文本；无缩进，即，左右缩进0字符，无特殊格式；间距：段前段后0行；行距：固定值18磅。正文采用五号宋体字。
青岛炼化公司单位代号
单 位 代号 单 位 代号 企业资源部 01 常减压单元 21 综合管理部 02 催化单元 22 发展计划部 03 重整单元 23 生产技术管理部 04 加氢单元 24 机动工程部 05 苯乙烯单元 25 HSE管理部 06 公用工程单元 26 财务管理部 07 储运单元 27 销售贸易部 08 检验中心 28 采购管理部 09 消防队 29 信息管理中心 10 30 苯乙烯项目部 11 31
SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 审批及颁发： 部门签名日期起草质量保证部 质量保证部 主审 质量总监 会审生产管理负责人 批准质量管理负责人 颁发质量保证部 分发： Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22 九车间十车间 文件再审记录： 第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审 第次再审 第次再审 一、目的
SMF-A001001-01 文件级别二级文件生效日期2013-08-15 依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。 二、范围 适用于文件分类与编码管理。 三、职责 1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。 2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规 定。 四、术语 无 五、内容 1 文件分类 1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。 1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。包括： a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。 b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。 c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。 d）工厂主文件。 1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。 1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。 2 文件编码 2.1 文件分类编码应遵循以下原则：
**有限公司档案分类及编号办法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置九个大类, 即: 党群行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类编号方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映九个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架, 按大类一年度一保管期限进行排列编号。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A 2007 永久 01 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷（件）顺序号 ┃┃┗━━━━━━━━保管期限 ┃┗━━━━━━━━━年度代号 ┗━━━━━━━━━━━━党群行政管理类
3.2.2 产品类（D）、科研类（E）、基本建设类（F）、设备仪器类（G）的案卷排架 a) 根据成套性原则,原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。 b)产品、基建、设备仪器、科学技术研究类档案的编号由大类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。（类号之间的标点什么时候用“·”或是用"-"请参照科技档案整理规范） 举例示意: G. C2000- 001 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━案卷顺序号 ┃┗━━━━━━━━━━━产品型号( 项目代号 ) ┗━━━━━━━━━━━━━━设备仪器类 3.2.3会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。 3.2.4特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录像片、光盘、实物分别编号，用特殊载体（IZ）?类别[照片（Z）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）]?顺序号标识。 示例：IZ?R?001； IZ?Z?001……。 4 案卷排架的基本要求 4．１企业档案按大类分别排架，要反映出《工业企业档案分类试行规则》设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。 4．２案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。 4．３各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。 5 附则 本办法由总裁办负责实施并解释。 附表：档案分类方案
工程档案分类编号规范 为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。 一、档案编号的原则 档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。 二、档案编号的方法 档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下： XX — XX — XX — XX — XX 一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号 分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号 1、一级类目 一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目 二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。 3、三级类目 三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。 B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。 C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。 D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。 综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。 各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目 四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分
产品图样和技术文件编号管理办法 1. 目的 1.1 为规范本公司产品设计管理，便于技术文件资料的标识、使用、表明技术文件和图样的不同类型和不同性质； 1.2 编号管理方法被有效地运用。 2. 范围 本公司所有的技术文件及图样，包括自行设计的产品图纸、零部件图纸、自行编写的技术条件、安装使用说明书、试制鉴定大纲、工艺文件，作业指导书等的编号。 3. 参考资料 JB/DQZ0133.9-1985 电工产品图样及技术文件编制导则产品图样及技术文件十进位分类编号法 4. 编号方法 4.1 图样和文件组成的形式 图样和文件的组成方式有两种：基本代号系统和补充代号系统。 4.1.1 基本代号系统：它由以下三部分组成，它适用于单一类型的产品或组成部分的图样或文件编号 a.企业代号 b.特征代号 c.序号 基本代号系统排列顺序如下： 序号 组 类特征代号 部 级特征代号 企业代号 4.1.2 补充代号系统：它由基本代号系统加上类型序号组成，它适用于具有多个类型的产品或组成部分的图样或文件编号 补充代号系统排列顺序如下
型序号 特征代号 特征代号 4.2 编号组成形式的确定原则 4.2.1 企业代号 本公司的企业代号为“YCD”。 4.2.2 特征代号 特征代号由四个阿拉伯数字组成，自左至右顺次表示级、部、类、组。为了能更明显地区分对象的级别，规定将级的代号与企业代号写在一起（产品及其组成部分以及技术文件的分级详见表1）。部、类、组的代号写在企业代号之右。 4.2.3 序号 序号采用四位阿拉伯数字，用以确定在该特征代号范围内的具体编号顺序，称登记序号。4.2.4 类型序号 对于某一产品或组成部分（组件、部件、零件）在确定其特征代号后，因又不是单一的类型（品种、规格），而是多个类型，在对图样或文件进行编号时，应采用补充代号系统形式，类型序号应按类型数量的多少而定，从阿拉伯数字“1”开始，按数字的连续、递增顺序编定。 4.2.5 编号时，应在企业代号、特征代号、序号、类型序号间用小圆点“．”隔开（小圆点点在右下角）。 4.2.6 每一产品及其组成部分都应以一物一号为原则绘成标准幅面的单份图样并编写代号。对不同对象的图样不得使用相同的代号，反之，相同的图样又不得使用不同的代号。也就是说每份图样或文件必须有其专用的代号。 4.2.7 两种编号形式的选择方法 4.2.7.1 单一类型的产品、组件、部件、零件的图样应单独绘制，这种图样的代号应按基本代号系统来编定。 4.2.7.2 对于一种产品，因具有多个类型的整件、组件、部件、零件，其外形完全相同，而尺寸却不一样，它们在绘制成单独的图样时常常绘制成表格图，这种图样应按补充代号系统来进行编号。 4.2.8 两种编号组成形式示例
审批及颁发： 分发： 文件再审记录：
一、目的 依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。 二、围 适用于文件分类与编码管理。 三、职责 1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。 2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规 定。 四、术语 无 五、容 1 文件分类 1.1 一级文件:阐明公司某一体系的方针，描述体系的文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。 1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。包括： a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。 b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。 c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。 d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。 1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。 2 文件编码 2.1 文件分类编码应遵循以下原则： 2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件的分类和编码系统。 2.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废，不得再次使用。 2.1.3 可追踪性：可查询文件的演变历史。 2.1.4 识别性：文件的编码可反映出文件的文本和类别。 2.1.5 稳定性：任何人不得随意变动文件，若需变动，应经批准，并随之变更相关文件的编码。 2.1.6 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给新的修订号，同时对其相关文件中出现的该文件编码进行修订。 2.1.7 发展性：考虑将来的发展及管理手段的改进。 2.2 全部文件均按编码管理，完整的公司文件编码系统格式如下： - + 顺序号+ 版本号 2.2.1文件类型号
无锡新大力电机有限公司 文件编号：XDL-QP-C01-01产品图纸、物料编号规定 2017-05-31发布2017-05-31实施
本规定由无锡新大力电机有限公司技术部发布 1. 范围 本文本规定了本公司产品图纸、物料的编号方法。 本文本适用于本公司产品图纸、物料的编号。 2. 引用标准 JB/T 5054.4-2000 产品图样及设计文件编号原则 JB/DQZ 0133.9 电工产品图样及技术文件编制导则产品图样及技术文件十进位 分类编号法 3. 一般要求 3.1 每个产品、部件、零件的图样和文件均应有独立的代号。 3.2 采用表格图时，表中每种规格的产品、部件、零件都应标出独立的代号。 3.3 同一文件使用两种以上的存储介质时，每种存储介质中的文件都应标注同一代号。 3.4 借用件的编号应采用被借用件的代号。 3.5 所有编号若无特殊说明，均应紧密书写。 4. 图样编号 4.1 图样编号采用分类编号的方法，即按对象（产品、零部件）功能、形状的相似性，采用十进位分类法进行编号。 4.2 产品组装表编号由产品类别号、产品系列号、中心高、流水号和派生顺序号五个部分组成。 4.3 产品零部件号由产品类别号、分类号、零部件特殊号、中心高和顺序号五个部分组成。 4.4 各级的内容规定见表1。 表1 产品类别号 级内容级内容 0 技术文件 5 部件【定子、定子铁心、定子线圈、转子、 转子铁心、转子线圈、刷握等 1 电机和变压器（总装配） 6 组件 2 电器7 （备用）外购件【制动器、编码器、超速开 关、测速发电机、旋转变压器、加热带、热
敏电阻PTC、热敏开关、PT100等 3 各种设备和产品（电机车、电炉等）8 零件【机座、端盖、轴、轴承盖、定转子 冲片、压圈、扣片、锁紧圈等 4 各种设备和产品（备用）9 （备用）标准件【螺栓、螺母、螺钉、平键、 挡圈、轴承、垫圈等 注：4、7、9级留给以后出现新类型的产品及其组成部分用。 表2 产品系列号 级产品类别名称顺序号可泒生系列 1 起重电机YZR起重及冶金用绕线转子三相异步电动机000 001 YZ 002 YZRE 003 YZE 004 YZRW 005 YZR + C 006 YZR + M 007 YZR + CS 008 YZR-H 009 YZRD 010 YZD … 2 变频电机YZP起重及冶金用变频调速三相异步电动机000 YTSZ、YG、YGP 001 YZPE 002 YZP + C 003 YZP + M 004 YZP + MC 005 YZPE + C 006 YZPE + M 007 YZPE + MC 008 YP2（YTSP、YVP、YVF2) 009 YP2E 010 YP2 + M … 3 防爆电机YBZ起重用隔爆型三相异步电动机000 YBZ、YBZS 001 YBZE、YBZSE
青岛市企业档案分类编号办法 第一条为科学地管理档案，便于档案信息资源的综合开发利用与交流，制定本办法。 第二条本办法规定了企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。 第三条档案的分类原则是以企业全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。 第四条档案的类目设置 （一）一级类目的设置 设置十个一级类目：即管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、声像类、实物类、职工类。企业亦可根据具体需要增减一级类目。 （二）档案二级及二级以下类目的设置 1、管理类、照片类档案按年度设置二级类目，按保管期限设置三级类目。 2、产品类档案一般按产品种类或产品型号设置二级类目；需设置三级类目的，一般按产品型号或产品结构设置。 3、科研类档案二级类目一般按课题性质设置，三级类目一般按课题设置；研究项目少，不需设置三级类目，其二级类目可直接按课题设置。
4、基建类档案二级类目一般按性质或用途（如生产设施、非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置；不需设置三级类目的，其二级类目可直接按建筑项目设置。 5、设备仪器类档案二级类目一般按使用性质（如专用、通用）或用途、种类设置，三级类目按设备仪器型号设置； 6、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。 7、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。 8、实物类档案按其种类或年度设置二级类目。按种类设置二级类目的，可按年度设置三级类目。 第五条档号的编制 档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。 （一）全宗号 全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。 （二）类目号 1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、CP：产品、KY：科研、JJ：基建、SB：设备仪器、KJ：会计、ZP（SP）：照片类、SX：声像类、SW：实物类、ZG：职工。 2、管理、会计、照片、声像、实物等类二级及二级以下类目号
文档索引：NIAT-GF-MM-1213-04 宁波东大智能 文档命名规范 宁波柴天佑院士工作室 宁波东大自动化智能技术有限公司 信息技术部 2010年12月13日
文档修订 抄送人：项目经理、客户经理、客户代表、项目组成员、SCCB（在项目实际应用时最好写明抄送人的姓名）
目录 一、部门规范 (4) 1.1数据库设计规范文档命名 (4) 1.2代码编写规范文档命名 (4) 1.3界面风格规范文档命名 (4) 1.4文档编写规范命名 (4) 1.4.1需求分析文档命名 (4) 1.4.2编码设计文档命名 (5) 1.4.3数据库设计文档命名 (5) 1.4.4操作需求文档命名 (5) 1.4.5功能设计文档命名 (5) 1.4.6软件详细设计文档命名 (6) 1.4.7软件测试文档命名 (6) 1.5软件视频命名规范 (6) 1.6用户手册文档命名 (6) 二、部门管理规范 (7) 2.1下厂任务单命名 (7) 2.2下厂总结报告命名 (7) 2.3软件功能验收文档命名 (7)
一、部门规范 1.1数据库设计规范文档命名 软件功能开发过程中，要遵循公司的数据库设计规范文档。数据库设计规范规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+数据库代号+编写日期+ 举例：NIAT-GF-SJK-121301 1.2代码编写规范文档命名 软件功能开发过程中，要遵循公司的代码编写规范文档。代码编写规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编号+代码代号+编写日期+序列号，中 举例：NIAT-GF-DM-121301 1.3界面风格规范文档命名 软件功能开发过程中，开发的软件要进行界面风格的统一，要遵循公司的界面风格规范文档。界面风格规范文档的命名，遵循以下格式：公司简称+规范编 举例：NIAT-GF-JM-121301 1.4文档编写规范命名 1.4.1需求分析文档命名 软件功能开发之前，要对用户的要求进行需求分析，编写需求分析文档。需求分析文档的命名，遵循以下格式：模块编号+需求代号+编写日期+序列号，中 举例：M2-XQ-1208-01
审批及颁发： 部门签名日期起草质量保证部 主审 质量保证部 质量总监 会审生产管理负责人 批准质量管理负责人 颁发质量保证部 分发： Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22 九车间十车间 文件再审记录： 第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期 第次再审 第次再审 第次再审 一、目的 依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围 适用于文件分类与编码管理。 三、职责 1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。 2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规 定。 四、术语 无 五、内容 1 文件分类 1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。 1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。包括： a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。 b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。 c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。 d）工厂主文件。 1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。 1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。 2 文件编码 2.1 文件分类编码应遵循以下原则： 2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。按照文件分类建立编码系统，由质量保证部建立公司管理文件的分类和编码系统。 2.1.2 准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦某文件终止使用，则该文件编码随即作废，不得再次使用。
公司图纸编号规定集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]
前言本标准为XXXXX制造有限公司企业技术标准。 本标准由技术质保部提出。 本标准主要起草人:XXX。 本标准由总工程师XXX审核、批准。 本标准自2011年12月起实施。 1.目的与范围 为规范产品图样编号的编制方法，统一编号形式，使图样编号具有隶属性，便于查询、使用，特制订本规定。 本规定适用于公司所有产品图样编号的编制。 2.引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效： （1）JB/T5054.1-2000《产品图样及设计文件总则》 （2）JB/T5054.4-2000《产品图样及设计文件编号原则》 （3）JB/T5054.8-2001《产品图样及设计文件通用件管理办法》 （4）JB/T5054.9-2001《产品图样及设计文件借用件管理办法》 3.名词术语 （1）借用件：借用件是在采用本企业已有产品隶属编号的图样中，使用已有产品的组成部分。。 （2）通用件：在不同类型或同类型不同规格的产品中具有互换性的零部件。 （3）外购件：外购件是本企业产品及其组成部分中，采购其它企业的产品。 （4）外协件：是本企业产品图样委托其他企业加工制作的零部件或整机。 4.基本要求 3.1每种产品、部件、零件的图样应遵循“一件一号”的原则，均应有独立的编号； 3.2采用表格图时，表中每种规格产品、部件、零件都应标出独立的图号。 3.3同一产品、部件及零件的图样用数张图纸绘出时，各张图样号应相同。 3.4同一CAD文件使用两种以上的存储介质时，每种存储介质中的CAD文件都应标注同一图号 3.5本公司出图的外购件、外协件，其图号由本厂给出；外购、外协件由外购、外协单位设计出图要由公司技术质保部给予验证确认，并给出公司内部图号。
附件三 档案实体分类编号办法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类标识方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大
类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。 档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A1. A12. 010 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷顺序号 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) ┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录） 3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
1.总则 1.1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各部门服务，特制订本管理制度。 1.2加强技术文件和资料的控制，防止失效或作废的技术文件和资料被误用。 1.3 定型技术文件原件及其他重要文件（如合同、协议、公司对外发放红头文件等）由综合部统一归档；技术部留存复印件，未定型技术文件由技术部统一管理。 1.4建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 2.技术文件资料的归档 2.1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，由技术部经理审查后及时向公司综合部移交归档。 2.2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理移交手续，签字归档备查。 2.3 归档文件和资料的种类
2.3.1产品文件和资料 开发协议/技术协议、设计任务书、产品图（包括二维、三维图）、清单（材料、采购、图纸）、包装图、技术标准、设计更改通知单、设备文件（说明书、操作规程）、试验大纲、实验报告等。 2.3.2外来技术文件和资料 外来技术文件和资料包括： a、外来标准（采用的企业、行业、国家、国际标准等）； b、顾客或供应商提供的资料（图纸、技术要求、顾客工程规范、清单等）； c、顾客提供的样件。 2.3.3工艺文件和资料 控制计划、过程流程图、包装规范、特殊特性清单、PFMEA/DFMEA、作业指导书（打标、装配、检验、包装）等。 2.3.4办公文件及资料 规章制度、通知、会议记录、培训资料等。 3.技术档案的保管 3.1 综合/技术档案室应对技术档案进行分类、编目、登记、统计，编制目录，注明移交文件/资料名称、份数、时间、交接人，并备注用途。做到定位存放，妥善保管，方便利用。 3.2认真执行技术档案的保管检查制度，综合/技术部应在每年年底对档案联合全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以
文件分类、编码及版本管理制度 1.目的 为规公司文件管理，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本管理制度，以达到信息资料有效分类管理及便于查找的目的。 2.适用围 本管理制度适用于公司文件体系。其他公司参照执行。 3.文件分类 公司文件体系依照容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。 4.1政策类 政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。 4.2制度类 制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规和准则，包括管理制度、规定、办法等。 公司制度一般包括以下几个方面：
（1）人力管理制度。容包括：员工守则及行为规、岗位职责、岗位说明书、考勤管理、招聘管理、人事档案管理、离职管理、培训管理、人员调动管理、奖惩管理、福利管理、工资管理、绩效考核管理等。 （2）安全制度。容包括：警卫人员值勤管理、防火安全管理、安全生产管理、安全保卫管理、事故管理、危险物品安全管理等。 （3）财务制度。容包括：资金预结算管理、资金管理、现金管理、财务审批管理、财务盘点管理、审计管理、固定资产管理、出纳管理、会计档案管理、统计管理等。 （4）行政制度。容包括：会议管理、文件管理、档案管理、出差管理、车辆管理、食堂管理、管理、环境卫生管理、值班管理、办公用品管理等。 （5）业务部门制度。指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力管理、安全、行政等通用容相关的一系列规和准则。 4.3流程类 流程类文件是符合一定格式规要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。重点强调时间性、逻辑性和规、维护业务的标准化运作。包括流程、操作细则等。 4.4其他类 其他类文件是指除了政策类、制度类、流程类以外的其他文件，例如：会议纪要、方案、计划、报告等。 4.5说明 （1）手册是公司或部门按实际需求，选择若干个有关联的文件汇编成册的文件。 手册的容不得与原有文件冲突。如《工管中心管理制度及流程手册》、《标准化建设体系管理手册》。
xx公司文件编号管理制度 1.目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求 接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员 执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。 4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件
3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称 公司全称：上海xx有限公司 简称：SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部 MD--市场部 OD--运营部 HR--人力资源部 IT--技术部5.1.3日期代号 统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。
5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本 (000-999) 日期代号(年) 部门代号 文件类型 企业代号 5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件 格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号
档案分类编号标准
XXXXX有限公司企业标准 档案分类编号标准 2012—1—1 XXXXX有限公司
前言 本标准依据DB37/T180—93《工业企业档案分类编号规则》、青岛市《企业档案分类编号办法》编制。 本标准的附录1《XXXXX档案分类及编号大纲》，附录2档号标识示意为本标准的附录。 本标准由XXXXX提出； 本标准由公司档案室起草； 本标准主要起草人XX； 本标准由公司档案室负责解释。 — 1 —
档案分类编号标准 1 范围 本标准规定了XXXXX档案的分类及档号编制的一般方法和要求。 本标准适用于XXXXX和所属部门的档案分类与编号。 2 规范性引用文件 本标准引用了DB37/T180—93《工业企业档案分类编号规则》、青岛市《企业档案分类编号办法》的有关内容。 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 档案分类是根据档案的共同特点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。 3.2 档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 4 档案分类 4.1 XXXXX档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据单位职能，按照档案形成规律，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。 4.2 一级类目设置 — 2 —
4.2.1 XXXXX档案设置9个一级类目，即管理类、基本建设类、产品类、科研类、设备仪器类、会计（审计）类、实物类、照片类、电子类。 4.2.2 职工档案按国家有关规定执行 4.2.3 一、二期基本建设档案按卷管理，管理类档案互有联系的文件按卷管理，其它按件管理。 4.3 二级及二级以下类目设置 除管理类、会计类外，其他类别的二级及二级以下类目根据公司各类档案形成特点设置。 4.3.1 管理类二级类目按年度设置；三级类目按保管期限设置。 4.3.2 基本建设类二级类目按工程项目(一、二、三期、食堂、研发)；三级类目按工程阶段（立项、设计、施工、竣工）。 4.3.3 产品类二级类目按盒型（条盒、小盒）设置；三级类目按品牌设置。 4.3.4 科研类二级类目按科研课题设置;三级科目按年度设置。4.3.5 设备仪器类二级类目按设备仪器种类（专用设备、通用设备、检测设备、其它）设置；三级类目按单台（套）设置。 4.3.6 会计类二级类目按其种类(凭证、帐簿、会计报表、其他) 设置；三级类目按年度设置。 4.3.7 实物类二级类目按其种类(产品样品类、实体性科技成果、证书类、印章类、牌匾类、荣誉类、纪念品类、书画类、其它类)设置；三级类目按年度设置。 4.3.8 照片类二级类目按年度设置；三级类目按保管期限设置。 — 3 —
装订线 1.目的 建立文件分类与编码管理规程，便于文件的分类、查阅、存档和使用。 2.范围 适用于公司所有GMP文件。 3.责任 各部门GMP文件起草者、审核者、批准者对本规程的实施负责。 4.内容 4.1.编码原则 书面文件应统一采用以下格式（表格、记录、标签、账、卡除外）。 4.1.1.系统性：统一分类和编码，按照文件系统建立编码系统。 4.1.2.准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不 得再次使用。 4.1.3.可追踪性：制订编码系统时，必须考虑到可随时查询文件的演变历史。 4.1.4.识别性：制订编码系统时，必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。 4.1. 5.相关一致性：文件一旦经过修订，必须给予新的版本号。 4.1.6.发展性：制订编码系统规定时，要考虑公司将来的发展及管理手段的改进。 4.2.文件系统的组成与分类 4.2.1.文件系统的组成。 GMP文件按其属性分为标准性文件和记录两大类。标准性文件可分为：管理规程 (SMP) 、技术标准（STP）和操作规程(SOP)。 4.2.1.1.管理规程(SMP)：是指经批准用于行使生产、计划、指挥控制等管理职能而制订的书面要求， 为一般的管理制度、标准、程序等。 4.2.1.2.技术标准（STP）：包括产品生产工艺，物料（原料、辅料、包装材料）与产品（中间产品、 成品）的质量标准。 4.2.1.3.操作规程(SOP)：是指经批准用以指示操作的通用性文件或管理方法。如按工艺流程制订生 产操作的标准规程，主要设备、检验仪器、检验方法的标准操作规程等。 4.2.1.4.记录（SOR）：括生产操作记录（批生产记录、批包装记录、生产操作记录）、质量管理记 录、物料管理记录、设备管理记录及各种台帐、凭证等。 4.2.2.文件系统的分类 按照《药品生产质量管理规范》(GMP)(2010年修订)的相关规定，将公司文件分为13大类，即：1.文件管理、2.机构与人员、3.厂房与设施、4.设备、5.物料与产品、6.卫生、7.确认与验证、8.生产管理、9.质量管理、10.投诉与不良反应、11.委托生产与检验、12.产品发运与召回、13.自检。 4.3.文件编码系统的组成 文件编码系统由前缀Q/HZYY(“海州药业”的管理文件)；后面由四部分组成： 第一部分文件属性类别代码，由SMP、SOP、STP和SOR四部分组成（详见4.5）。 第二部分文件管理类别代码，含2位汉语拼音字母（详见4.6）。 第三部分文件编号，含4位阿拉伯数字（详见4.7）。 第四部分文件版本号，含2位阿拉伯数字（详见4.8）。
标准管理规程 1 目的规范文件的分类和编号，便于文件管理的标准化。 2 适用范围本公司现有的文件。 3 责任者质量管理部。 4 内容 4.1 本公司GMP文件系统包括标准和记录两部分，分类如下： 岗位职责 技术标准——工艺规程、批生产记录、质量标准、验证方案 标准标准管理规程——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控 制、计量 标准操作规程——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控 制、计量 记录——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量、行政、财务 4.2 每一文件必须有一个确定的编号和版本号。文件的版本号用大写英文字母表示，新订文件的版本号为A，第一次修订则为B，照此类推。 4.3 标准类文件编号 4.3.1 组成 由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成，如X-Y-ZZZ表示，X为文件代码，Y为类别代码，后三位是流水编号，为001～999。例如：SOP-MF-101表示生产类标准操作规程，编号为101。 具体的文件代码、类别代码列表如下：
标准管理规程 4.3.2 类别项下的编号分类 4.3.2.1 岗位职责类文件（文件代码为RS），各部门流水编号均为001～999。 4.3.2.2 管理制度类文件（文件代码为SMP），各部门流水编号均为001～999。 4.3.2.3 标准操作规程类文件（文件代码为SOP），按以下分类： 类别代码为QA、MM，流水编号均为001～999。
标准管理规程 注：如增加产品，流水编号依次增加。
标准管理规程 4.4 记录类文件的编号 4.4.1 与标准类文件编号相同，由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成，如R-Y-ZZZ形式, R代表记录文件，Y为类别代码，后三位是流水编号，为001～999。 4.4.2 同一类别的文件所属的记录编号应连续。例如：R-MF-001表示生产类（类别代码MF）的第一份记录表格。 4.4.3 记录文件的编号在表格的右下角标注。 4.5 文件的格式 4.5.1 文件首页题头：具体样式见附表1、2；次页提头省略制订人、审核人、批准人、生效日期、颁发部门、分发部门等，具体样式见附表3。 4.5.2 项目解释：“目的”指制订该文件的宗旨、根源 “适用范围”指文件所要说明的主体范围 “责任者”指文件所涉及到的、对该文件的执行负责的各类人员 “内容”指文件包含的内容及程序。
档案分类编号方法为加强本行机关档案工作规范化、标准化建设,中国人民银行档案管理规定》(银办发[2004]259号),《机关档案工作业务建设》、《归档文件整理规则》等规定,结合本行档案工作实际情况,对本行形成的文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、设备档案、实物档案分别制定了分类与编号方案: 一、文书档案 1、 2001年前的文书档案,按保管期限——年度的方法进行分类,即: 永久 1997 1998 (2001) 长期 1997 1998 (2001) 短期 1997 1998 (2001) 排列与编号:排列在同一保管期限,同一年度内,按机构排列顺序进行,同一机构按事由结合时间排列,编号在同一保管期限内采用年度大流水编号。 2、2002年(含2002年)以后的文书档案采用《归档文件整理规则》的方法,对归档文件 以件为保管单位进行整理,采用年度——保管期限的方法进行分类,即: 2002年度永久 2002年度长期 2002年度短期 2003年度永久 2003年度长期 2003年度短期 排列与编号:件与件的排列次序按事由结合时间的方法排列。归档文件在相同保管期限内采用年度小流水的方法进行编号。 二、会计档案 会计档案分类方法按年度——类型进行分类。 会计档案按类型分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其她会计资料,设置分类号KJ,即:。 会计凭证——KJ-PZ 会计账簿——KJ-ZB 会计报表——KJ-BB 其她会计资料——KJ-QT 会计档案保管期限分永久与定期两种 排列与编号:会计凭证按会计科目结合时间顺序依次排列,编号采用年度小流水编号;会计账簿、会计报表、其她会计资料按类型——保管期限依照时间顺序依次排列,采用年度小流水混合编号,一个年度编制一个流水号。 三、基建档案 基建档案按工程项目进行分类,设置分类号JJ,即: 中国人民银行县支行办公楼 JJ01
文件编号： 文件编号及格式编制规定 版次： 受控状态：
1.0目的 对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。 2.0适用范围 适用于本公司所有部门 3.0职责 3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、 记录编号及格式规定。 4.0工作程序 4.1质量手册的编号规定 HC / QM 质量手册 XX 4.2程序文件的编号规定 HC / QP —×× 程序文件 XX 4.3管理及操作性文件编号规定 HCYL—×××—××—××× 文件流水号 职能代号（见4.3.1） 文件分类（见4.3.3） 医疗 4.3.1 职能代号 “JZ”——技术质量 “SC”——生产采购
“SB”——设备 “RL”——人力资源 “BG”——办公室 “YC”——营销 “JL”——计量（监视和测量设备） 4.3.2文件分类 “SOP”——标准操作规程 “SMP”——标准管理规程 “STP”——技术、质量标准 “SOR”——记录 “CE”——CE技术文件 “QR”——确认 “YZ”——验证 4.4产品确认资料编号 HCYL –YZ/QR /×××—××× 确认或确认流水号 产品名称首位字母（大写三位） 验证/确认资料 医疗 4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示 如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示 4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。 如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。 4.4.3验证/确认版次、修订按管理及操作性文件执行。 4.5外来文件的编号 如果原文件有编号，引用原文件编号，如无编号按下列编号格式执行。 ×××—××××—××× 流水号