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文件材料处理办法
第一章总则
第一条为使集团公司（以下简称集团）的文件材料处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
第二条本办法适用于集团文件材料的处理工作。
第三条文件材料处理是指文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条集团办公室、组织人事部、群工部分别负责集团经营类、*务类和群团类文件材料的处理工作。
第五条文件材料的处理必须做到及时、准确、安全、保密，保证处理工作的效率和质量。行文应少而精，注重效用。
第六条文件材料处理工作应贯彻“**分开”的原则。
第二章文件材料种类
第七条文件材料主要包括：公文和一般性文件材料。
第八条集团公文是指传达方针政策、发布规章制度、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要文件材料，由文件管理部门进行收发、传递、用印、立卷、归档等管理。
集团公文种类主要有：
（一）决定、决议。
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
决议适用于经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。
（二）公告、通告。
公告适用于对外宣布重要事项或者法定事项。
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事件。
（三）通知。
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布制度；传达要求下级单位办理和有关单位周知或者执行的事项，任免聘用干部。
（四）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要会议、文件精神或其他情况。
（五）报告。
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
（六）请示。
适用于向上级单位请求指示、批准。
（七）批复。
适用于答复下级单位的请示事项。
（八）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函。
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要。
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条集团一般性文件材料是指集团非公文性的文件材料。
第三章文件材料格式
第十条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、印章、成文日期、抄送单位、印发单位、印发日期、
附件等部分组成。
（一）涉及集团商业秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级分“秘密”“机密”和“绝密”，其中，“绝密”“机密”级公文还应当在页面左上角标明份数序号。标注密级和保密期限一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别注明“特急”“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。标注紧急程度，一般用三号黑体字，定格编排在版心左上角。
（三）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文的，主办单位排列在前，只标明主办单位发文字号。如需标注份号，一般用6位三号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
如需同时标注份号、密级和紧急程度，按照份号、密级和紧急程度的顺序在版心左上角自上而下分行排列。
集团发文字号中的年份、发文顺序用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即１不编为０１），在阿拉伯数字后加“号”字。例如：集团经营发文统一用***字〔年份〕××号；**发文统一用****字〔年份〕××号；纪委发文统一用***纪字〔年份〕××号；工会发文统一用***工字〔年份〕××号；团委发文统一用***青字〔年份〕××号。
（四）上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一
个签发人姓名对齐。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般用二号小标宋（GBK），编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
（七）公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋（GB2312）体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体（GB2312）加粗、第三层和第四层用仿宋（GB2312）体字标注。
正文应当使用国家法定计量单位。正文中如使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件顺序号后不加标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件
顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（九）“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。
（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（十二）公文页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（十三）其他要求。
1.文字从左至右横写横排。
2.公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
3.如无特殊说明，公文格式各要素一般用三号仿宋（GB 2312）体字。特定情况可以作适当调整。
4.一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
5.如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
6.公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。
第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条一般性文件材料根据内容、性质的不同，参照公文的格式制作，在形式上可以简化，但文件标题、主送单位、正文、印章、发文时间等事项必须具备。
第十三条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）；一般文件材料和张贴的文件材料用纸大小，根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十四条行文应当确有必要，注重效用。
第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。特殊紧急事项及上级交办指定直接上报的事项，可以越级行文。
越级行文时，应抄报或抄送越过的单位。
第十六条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，不主送个人，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。对下级单位的重要行文，应抄报直接上级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
第十七条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”“意见”和“报告”。
第五章发文办理
第十八条发文办理指以集团或部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。其程序一般是：
主办单位或部门承办人拟稿，单位或部门负责人审核、签字，集团主要负责人审批、签发。组织人事部、集团办公室和群工部分别对*务类、经营类和群团类公文进行编号、打印、校对、盖章、分发、存档。
第十九条草拟文件应当做到：
（一）符合国家的方针、政策、法规和集团的规章制度。如提出新的政策、规定等，应切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、行文对象确定。
（四）拟制紧急文件，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）拟制文件，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位或部门应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位或部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位或部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位或部门会签后报集团分管领导协调或裁定。
第二十条以集团名义制发的公文送主要负责人签发前，根据公文性质分别由组织人事部、集团办公室或群工部审核。审核的重点为：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件格式是否符合本办法的规定等。
第二十一条以集团部门名义向集团各单位、各部门制发的公文，根据公文性质分别经组织人事部、集团办公室或群工部审核、编号，由拟稿部门的集团分管领导签发，审核部门制发。
第二十二条文件制发前，制发人员应当进行复核，查看审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经
复核需要对文稿进行实质性修改的，应按签发程序复审。
第六章收文办理
第二十三条收文办理指对收到文件的办理过程，包括登记、拟办、承办、催办等程序。
第二十四条收到上级机关下发或交办的文件，由公文管理部门负责人提出拟办意见，送有关领导批示后办理。
第二十五条文件办理中遇到涉及其他单位职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位主要负责人应出面协调。
第二十六条交有关单位办理的文件，应根据文件性质和要求，确定文件处理期限。文秘人员应负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。
第七章文件归档和销毁
第二十七条文件办理完毕后，根据集团《档案工作管理办法》《文件材料归档范围》等有关规定，各承办单位将归档范围内的文件整理、归档；不在归档范围内的文件材料由各承办单位自行留存。涉密公文按集团《保密工作办法》执行。
第八章附则
第二十八条本办法由集团办公室负责解释。
第二十九条本办法自发布之日起施行。