WORD实用奇招妙技大荟萃
1 在表格中巧输文字
要想在表格中随心所欲地输入文字，而不影响表格大小，其实这操作起来很简单。只需要在绘图工具栏上选择文本框(竖排或横排均可)，然后在表格上拖出一个文本框，在其中输入文字，再在表格上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“设置文本框格式”，再单击“颜色与线条”标签，把“填充”颜色及“线条”颜色均设为无颜色线条，最后确定即可。
2 把页码插入到Word文档页面外侧
你用Word编辑了一篇文档，将它按双面打印出来后，你有没有想过将页码放置在页面的外侧，这样你的文档看起来就有些与众不同了。要将页码插入到页面的外侧，方法如下：在“插入”菜单中，单击“页码”；再在“位置”框中，选择“页面纵向中心”；然后在“对齐方式”框中，选择“外侧”；最后单击“确定”按钮。实际上，在“位置”和“对齐方式”框中，你还可以选择其他的组合方式，把页码放置在页面的其他位置呢。就试试吧！
3. 为Word文档添加行号
首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的“页面设置”窗口中单击“版式”标签项，然后在“应用于”框中选择是整篇文章还是文章的某一部分，接下来单击“行号”按钮，选择“添加行号”复选框，然后设置好“起始编号”、“行号间隔”和“编号方式”等选项，最后单击“确定”按钮即可。须要注意的是，只有在“视图”菜单中将文档设置为“页面”模式才可以看到我们刚才插入的行号。
4. “逆打”有妙用
点击“文件→打印”，在弹出的“打印”窗口左下方点击“选项”按钮，在上面选中“逆页序打印”，这样Word在打印文件时就会先打印最后一页，直至第一页，免去了我们动手分页重新排序的麻烦。
5. 更快捷的全部保存
在Word 2000、Excel 2000中要想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可。其实有更快捷的方法：可以先按住Shift键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，观察按钮的图形是否改变？对了，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即全部保存完毕。是不是更快捷？
6. 扩展单元格
如果用Word设置好的表格，有时在单元格中多输入了一两个字符就不能容纳进去，可又不想改变原有的字体、字号或列宽等风格。这里有个简便的方法来解决这个问题：选中该单元格，在格式菜单中选“段落”→“缩进与间距”选项卡，将左、右缩进栏内的“0字符”改为“-1字符”，加以确认，这时，未显露的字符就纳入格内了。
7. Word中特殊字符的快速输入
办公录入时，特殊字符输入通常由“插入”菜单，选择“符号…”，再在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入。这种方法并不理想，频繁使用鼠标降低了录入速度，查找符号也浪费了不少时间。最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键。例如经常输入字符α、β、γ，通过“插入”菜单中“符号…”找到相应的字符，点“快捷键…”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内(通常为“Alt+某字符”组成组合键)，再点“指定”按钮即可。
8. 快速进行线条修改
在Excel中一张表格画好后，如果想对其中几根线条进行修改，怎样快速做到呢。单击“视图”菜单，选择“工具栏”下的“自定义”，在“自定义”窗中单击“命令”标签，在“类别”中选择“格式”，然后在右窗格中拖动垂直滚动条，找到“绘图边框”，最后把它拖至格式工具栏上。在要修改表格时，单击该“绘图边框”按钮，对弹出的小窗感到熟悉吧，在Word中画表格时常用到的，在其中可选择线条样式及颜色，然后在想修改的表格线上再画一次即可。
9. F8：谁说选中要按左键拖动？
在Word中，如果要快速选中好几段文字，可以用扩展功能。先将光标定位在需要选中的开始处，按下F8键(或双击底部状态栏中“扩展”字样)进入扩展状态，此时移动鼠标至结束处单击，即可快速选中。省去了拖动鼠标到处跑而且不太容易准确选中的麻烦，快来试一下吧：)如要重新选择，可再次双击“扩展”退出扩展状态。
10. Word2000下的数学运算功能
要在Word中进行数学运算，首先要进行简单的设置。在Word界面下，点击“工具”，选择“自定义”，在打开的“自定义”窗口中点击“命令项”，在“类别”窗口选择“工具”，在“命令”窗口找到“工具计算”选项，按下鼠标左键，将“工具计算”拖到Word界面上方的工具栏中，接下来就可以进行计算了。
例如，用公式计算的方法如下：⑴列公式，如1+2+3*4-10/5(即1加2加3乘4减10除以5)；⑵选中整个公式，⑶点击工具栏上的“工具计算”；⑷同时按下“Ctrl+V”键或用鼠标点击工具栏上的“粘贴”图标，根据运算法则计算的结果就会出现在光标所在位置。
11. F4、F5和F7也有妙用
在Word中执行过某一命令后，按F4键可再次重复这一操作。如果按下“Shift+F5”后，光标在最后三个编辑处循环，可帮你快速修改前三个编辑，让你知道自己最后做了什么改动。F7键最省事了，按一下全文拼写查个遍。
12. 快速改变Word文档的行距
在编辑Word文档时，要想快速改变文本段落的行距，可以选中你需要设置的文本段落，按“Ctrl+1”组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。
13. 巧使表格旋转
首先选中整个表格，然后单击“绘图”工具栏上的“阴影效果”(如窗下绘图工具栏没有，可从“视图/工具栏”下选取)，并任选一种阴影效果。然后在表格阴影效果上单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“设置自选图形格式”，再在自选图形格式窗中单击“大小”标签，然后在“旋转”栏输入旋转的角度数，重复这些操作便可。
14. 在Word中速查上次修改的位置
经常处理长Word文档的朋友都会有这种经历：对一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或校对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要查找很久。其实有一个简单快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”快捷键，即在打开上次修改过的文档时，按下“Shift 键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你马上又可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。
15. Word下的运算符号
Word下的键盘输入“加”、“减”、“乘”、“除”，分别显示为“+”、“-”、“*”、“/”。其中“-”、“*”、“/”并不为大家所熟知。这些符号在有些具体使用场合会让人费解。如笔者所教授的小学算术。可用以下方法更改设置，得到大家都习惯的相应计算符号。先在Word界面下点击“插入”选择“符号”，再在字体(标准字体)栏内选择大家习惯和熟悉的运算符号，做以下变更：以减号为例，键盘“-”号比常用“—”号略短。首先选取栏内“—”号，然后点击左下角“自动更正”，进入选项设置后在左边替换栏填上键盘符号“-”，替换为现在已经自动设置为你所选择的常见运算符号，单击“添加”然后“确认”。你就完成了替换符号“-”的设置。现在你在键盘上输入的减号就是“—”了。符号×的设置和减号基本相同。而除号键盘键“/”是常用字符之一，可在替换栏内填入“。”“/”两键，同时敲击所设置的两键就可出现大家习惯的“÷”号。
16. 解决图形对象随段落移动的问题
一般在默认情况下，插入到Word中的图片的位置不是相对固定的。它会随着段落的移动而移动。若我们要让图片不动，那就要用图片格式来实现了。
在图片上双击，屏幕上出现格式设置窗口，打开其中的“版式”，选择“衬于文字下方”然后再点击“高级”，打开“图片位置”，将其中的“对象随文字移动”的选择项取消掉并单击“确定”。这样问题就解决了。 ##1 在Excel中快速输入分数通常在Excel单元格中直接输入分数如“6/7”，会显示为6月7日。如何快速输入分数“6/7”，其实只需在输入分数“6/7”时在它前面添加一个“0”和一个空格即可，但是用此法输入的分母不能超过99(分母超过99就会变成另一个分数)。
17. 缩放显示比例的快捷键
我们大家在用Word进行文档编辑时，经常会调整显示比例来观察文档整体的布局，但如果每次都要去点击工具栏中缩放按钮的话，实在是有点麻烦，其实只要你有个滑轮鼠标，按住Ctrl键并且使滑轮向上或向下滚动，这样就可以放大或缩小显示的比例。
18. 用鼠标在Word中精确移动表格线
在Word中编辑表格很方便，但用鼠标左键移动表格线时往往由于移动量大，而不能随意移动表格的列宽和行宽。其实这可以用2个简单的方法实现。方法一：选中要改变宽度的行或列，单击菜单栏中的“表格”项，在下拉菜单中选中“表格属性”，在出现的对话框中选定行或列选项，可以精确设定行或列宽。方法二：将鼠标放在要改变宽度的表格线上，当箭头变成移动形状时同时，按下鼠标的左右任意键，即可精确移动表格的列或行宽。
19. 输入循环小数的技巧
要输入形如0.1(?)2(?)的循环小数，在WPS 2000中，将数字上面的小圆点称作顶标记，采用插入数学公式的方法输入。将光标定位在要插入对象的位置，点击“插入→数学公式→顶标记式-单点”，然后在对象框内输入数字“1”，重复操作插入方法，输入数字“2”。在Word 2000中，我们先输入数字“12”并选取它，用鼠标点击“格式→中文版式→拼音指南”，弹出“拼音指南”编辑框，可见“基准文字”为1和2，我们在“拼音文字”框内输入小圆点，点击“确定”，大功告成。这里输入小圆点有点麻烦，使用键盘上是小句点不行，要使用中文标点的间隔符，方法有两个：1.打开输入法的软键盘，选择“标点符号”，按数字键“9”；2.工作前先在文档空白位置上插入一个“?”，将它剪切到剪贴板，在输入“拼音文字”时按快捷键“Ctrl+V”粘贴它。
20. 文档页面自行滚动
在电脑上阅读较长的文档，如果鼠标没有滚动功能，看起来非常不方便。实际上这个功能，在Word2000中，通过简单的设置，完全可以实现。具体步骤是：1)打开“工具──自定义”菜单，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，点击“类别”中“所有命令”，在“命令”对话框找到“Autoscroll”命令。然后把“Autoscroll”拖动到工具栏的合适位置放下，放手后会出现“自动滚动”按钮。以后在阅读文档的时候，只要单击这个按钮，上下移动鼠标，页面就会自行滚动。鼠标上下移动的幅度可以调节页面滚动的速度。再次单击左键，鼠标回到正常状态。
21. Word中快速查找内容
单击“编辑”菜单中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入要查找的内容，即可。当单击“取消”按钮回编辑窗口之后，还可以通过按“Shift+F4”键来完成重复查找的工作。利用此快捷键继续查找时，Word不再显示“查找与替换对话框，而是按照上次查找的内容来搜索，并反白显示搜到的文本。用查找中的“高级”查找选项设置，还可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等内容。
22. 罗马数字转换为大写汉字
在Word中，有时作合同或协议文件时，金额需要汉字大写，这时从千元或万元依次录入就比较麻烦，并且容易出错。这里一个简单的办法，先按罗马数字输入后，选中要转换的数字，单击菜单“插入→数字→选中选择框中的大写的壹、贰、叁……”最后按“确定”即可。
23. 精确移动Word中的对象
使用Word时一定会遇到插入“图形符号、表格、公式”等对象的各种操作。如果按住Alt键，再移动对象，会更加地精确。例如要完成将四个点用一条线串起来，当然这在绘图软件中不难实现，但在Word中如不使用Alt键，恐怕就很难完成。在Word中，精确地使某对象进行移动，在其他方面也可实现，如表格的行列大小的调整，按住Alt键后再进行标尺或表格的行列大小操作(如：拖动、移动时)会显示出表格行、列的实际尺寸和标尺的实际尺寸，并且调整的大小是可随便选择的
24. Word小技巧：快速找到上次修改的位置
相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift 键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了
25 自定义中文Word的快捷键
告别DOS时代，尽管有使用十分方便的“小老鼠”为我们在Word中提供各种菜单、窗口间的操作，但对于熟练的用户来说，键盘快捷键显然速度会更快，操作更方便。比如我们处理好一篇文档并要将其存盘，我们只要按“Ctrl+S”，这比用鼠标单击文件栏中的保存要快得多。所以我们就要善于使用Word的键盘快捷键，这对于我们日常操作的速度有十分重大的影响。默认情况下，Word向用户提供的一套快捷键操作方案，这一点我们可以从它的菜单上查得。不过，有时这些默认的快捷键不一定符合用户的操作习惯，有些用户可能会因自己的特殊情况，希望对它加以适当的调整，如添加新的快捷键、删除原有快捷键等。其实这是十分容易的一件事。
指定新的快捷键
1.打开“工具”菜单中的“自定义”命令。在命令选项中选取“键盘”(如图)。
2.定位好将这个快捷键修改后的模板；在“将修改保存在”下拉菜单框中选择一个用于保存对快捷键所作修改的文档或模板(自定义的快捷键只对那些模板生效)。
3.选取所要命令的类型，和要自定义的命令。原命令的快捷键将出现在“当前快捷键中”。将光标移到请按新快捷键一栏，并指定好你的快捷键。完成后按“指定”，关闭自定义快捷后，这些命令的新快捷键方式即可发挥作用。
二、修改、删除和恢复快捷键的设置
如果你会自定义快捷键了，那这一步是非常的简单。同样当你打开自定义快捷键的窗口。选择要更改的命令，这时，它的快捷键就会出现，我们只要按“删除”即可。或者亦可用类似的方法修改它的设置。当然你感觉自己的设置不好，又想更改成默认的状态时，只要按“全部重设”即可。
26 中英文引号替换技巧
我们在编辑文章时，可能会遇到使用英文标点符号的文章。为了规范文件编排，常常需要将此类文章放在Word中进行编辑处理，并把所有的英文标点符号转化为中文标点符号。利用Word的替换功能，可以轻松转换大多数标点符号，但要将英文引号("")替换为中文引号(“”)，由于Word分不清英文引号(")哪个是上引号，哪个是下引号，因此替换起来非常麻烦。笔者经过多次实践分析之后，终于找到了分步替换的简单办法。
1.将指定的文章复制到Word中，将文中的任意一个英文引号复制到剪贴板中(编者注：用鼠标选中任意一个英文引号，然后按“Ctrl+C”组合键即可，此步一定不要省略)。
2.打开Word替换对话框，在查找框内输入("*")(英文引号和*号。注意只输入括号内的符号，括号本身不要输入，下同)，选中“使用通配符”，然后在替换框内输入(^&^c)，C要小写。把光标放在文档的开始处，单击“全部替换”，经过替换之后，我们看到文中所有的英文下引号都由单个(")变为双个("")了，这是为后面Word区分英文上引号和下引号打基础。
3.再次打开Word替换对话框，在查找框内输入("")，在替换框内输入中文下引号(”)，把光标放在文档的开始处，单击“全部替换”。
4.在文档中输入一个中文上引号(“)，并将其剪切到剪贴板中。打开Word替换对话框，在查找框内输入
(")，在替换框内输入(^c)，单击“全部替换”。至此，完成了英文引号("")替换为中文引号(“”)的工作。英文单引号替换的原理与双引号替换一样。
友情提示：如果你经常需要做这项工作，可以用Word的“宏”把整个过程记录下来。具体步骤为：点击菜单栏“工具→宏→录制宏”，在宏名中输入“引号替换”，单击“确定”，然后开始上述替换操作，完成操作后单击“停止”。以后每次要进行引号替换时，只要运行一下“引号替换”宏就可以了。
27 智能五笔中英文快捷输入
笔者平常都是用智能五笔输入法5.0的，经常要按“Shift”键切换输入英文总觉得很麻烦。想到我们在中文输入时会用到的英文单词其实并不多，而且重复几率很大，像笔者写稿件时常用的也就是Microsoft、WPSOffice、Excel、Windows、Photoshop等有限的几个词。如果能给这些词指定编码的话，就不必再来回切换了，只要键入1～4个编码就可直接输入单词，还可以大大减少击键次数。事实证明这是可行的。
启动智能五笔输入法后，右击智能五笔输入法状态栏，在弹出快捷菜单中依次选择“辅助功能→自定义字词符号→自定义字词”。将光标移到编码管理窗口编辑区内第一行的末尾，回车插入一行，然后依次输入“编码+半角空格+英文单词”，回车进行下一个词输入，完成后确定退出。例如：我输入“wps WPSOffice”确定，以后只要输入wps就可以像输入中文一样直接调用WPSOffice了。建议取单词前4个字母或常用缩写为编码会比较好记。注意：对于由空格分隔的一串单词短语，单词间的空格必须使用全角空格(从右键菜单中的“参数设置→主参数设置”选中最后一行的“汉字空格”按“确定”，然后在中文输入状态下键入的空格)，否则只会输入第一个单词。
如果一定要用半角空格，可考虑使用“辅助功能→自定义字词符号→定义编辑短文”功能，规则是以“$$$$$$$$$$$$$”作为不同段短文的分隔行，每段的第一行为编码。不过调用时要先按“分号”再按“引号”然后才输入编码，那要麻烦多了。
经试验，这个方法在智能ABC中同样可行，而且智能ABC的定义新词功能可以支持由半角空格分隔的一串单词(30字以内)，只是输入时要以u开头，比如设定的编码是wps，调用时则要输入uwps才行。
28 在Word中输入数学公式
很多老师学生经常需要在计算机中输入各种数学公式，然而很多专业的符号在大家常用的Word文档里却没有办法输入，有时候还必须借助一些第三方软件来完成。其实Word 2000已经为我们提供的公式编辑器可以方便地生成各种公式，下面便将介绍如何利用公式编辑器建立和编辑公式。
1.公式的建立
选择菜单栏的“插入→对象”，弹出“对象”对话框，选择“新建”标签，在“对象类型”框中选择“Microsoft 公式3.0”，点击“确定”关闭对话框。窗口中弹出“公式编辑器”工具栏。
例如：在文档中插入公式S(t)=，步骤如下：
(1)输入“S(t)=”，将光标移到“=”后。
(2)选择菜单栏的“插入→对象”，弹出“对象”对话框。在“对象类型”框中选择“Microsoft公式3.0”，点击“确定”，弹出“公式编辑器”工具栏。
(3)在“公式”工具栏单击，在下拉符号栏中选择，则在插入点后出现求和符号。
(4)插入点放入求和符号后的虚线公式框中，单击“公式”工具栏中的，在下拉符号栏中选择。在分母位置输入“x”，单击“公式”栏中的图，在下拉符号栏中选择图，在下标位置输入“i”，光标定位在xi后，输入“+2)”，平方的设置如上，不再赘述；在分子的位置输入2。
(5)在“图”后输入“(t)”。
(6)单击求和符号下边的虚线框，输入“x=0”。
(7)单击求和符号上边的虚线框，在“公式”工具栏上单击图中的图。
(8)公式输入完毕，单击文档任意位置，退出公式编辑器，返回文档窗口。
2.公式的编辑
如果对已建立的公式不满意，可重新编辑公式。用鼠标双击要修改的公式，则又进入了公式编辑状态，利用“公式”工具栏对公式进行进一步编辑工作。我们还可以利用公式编辑状态中提供的菜单栏对公式的“格式”和“样式”进行设置。在建立公式的过程中，我们可以对公式进行嵌套，完成一个复杂公式的建立。提示：如果你的机器中没有“Microsoft公式3.0”，则需要用到Office安装盘。在安装过程中选择“添加或删除功能”，单击下一步，在“Office工具”中的“公式编辑器”上击左键，在弹出的菜单中选择“从本机运行”，即可安装“Microsoft公式3.0”。
29 在Word中建立常用文件索引
如果你和别人共用一台电脑，而且习惯用Word“文件”菜单的“最近常用文件”来快速打开自己要编辑的文章，就会出现这样的情况：由于各人处理的文章不同，“最近常用文件”经常变换。一位用过后，往往另一位就找不到自己要的文件了。增加“最近常用文件”的数目，菜单又太长，不大方便，而且也不能确保自己常用文件每次都在菜单上。此时我们可以利用索引文件来解决这个问题。
一、建立索引文件
在Word中新建立一个文件，例如index.doc(也可用其他名)，然后在“插入”菜单中选“超级链接”，弹出如(图1)所示的对话框。
你可以在“当前文件夹”、“浏览过的页”、“近期文件”等项目中选定自己要建链接的常用文件。选中其中的一个文件后，在“要显示的文字”中修改显示的文字，如去掉路径和扩展名；“屏幕提示”项相当于网页中的“title=”，即鼠标经过链接时就会显出提示语句，默认的语句就是文件名，你可以将它改成你需要的说明；当然也可以不管屏幕提示，直接在新建立的index.doc文件上，插入表格，设立“文件名”、“备注”等提示项目，便于经常修改和添加。
用上面的方法为常用的其他文件添加链接，完成后保存该索引文件。打开索引文件，点击上面的某一个链接，相应的文章就会被打开。
二、让Word自动打开索引文件
先为Word的执行文件Winword.exe建立一个快捷方式，然后用鼠标右键点击该快捷方式，选择“属性”，在属性页面中选择“快捷方式”选项卡，出现如(图2)所示的对话框。
在“目标”框中，移动光标到Winword.exe后，先加入一个空格，然后输入/mFile "d:\doc\index.doc"(注意：/mFile后还有一个空格，另外引号请使用英文状态的双撇号。此处假设index.doc的保存路径为d:\doc，你可根据具体的保存路径修改)。
以后点击该快捷方式时，会自动打开所建立的索引文件。
30 在Word中调用外部程序两法
你有没有想过，在编辑Word文档的时候，直接从Word中调用外部程序呢？其实这并不难，下面笔者就以在Word中调用计算器程序为例，简述具体的操作方法。
一、利用宏命令
1.点击“工具→宏”命令，在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文档”选项，以便在任何时候都可以使用这个宏。
2.单击“创建”按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：Shell "C:\Windows\CALC.EXE"(假设计算器的路径为C:\Windows)，然后点击“文件→保存”命令，退出宏编辑状态，回到Word中。
3.点击“工具→自定义”命令，选择“命令→宏”类别，找到刚才编辑的“计算器”宏，把它拖到工具栏上，以后我们要调用计算器的时候，只须单击该按钮即可。
二、利用分配超链接
1.点击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框打开的情况下，用鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其他按钮，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接”中的“打开”命令。
2.在打开的“分配超链接”对话框中，按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:\Windows\CALC.EXE，按“确定”按钮退出。
以后要调用计算器的时候，只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击“确定”按钮即可启动计算器程序。
注意：
①在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会替换当前分派给该按钮的命令。
比如我们上面的例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，那么以后单击“插入超链接”按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了。
②如果想要撤消分配超链接的话，只需选择“重新设置”命令，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能。
③分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹；如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件。
以上两种方法不但适合Word，而且也适合Excel、PowerPoint等其他Office组件。
31在Office组件中快速切换
一、从Word切换到其他Office程序
1.点击菜单“工具→自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击“新建”命令，在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击确定。
2.在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”、“MicrosoftFrontpage、”等Office 程序命令，将它们一一拖到我们新建的工具栏上，单击确定即可。
二、其他Office组件之间的切换
由于在Word以外的其他Office组件中的“自定义对话框”中，没有提供“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”等命令，所以无法像Word一样直接完成，但我们可以通过以下办法来实现。
1.先新建一个工具栏，并给它命名。打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡中的“类别→窗体”，从右边的“命令”列表框中拖动若干个“按钮”命令到新建工具栏中。
2.不要关闭“自定义”对话框，用右键单击我们刚刚插入的按钮，在弹出的快捷菜单中执行“分配超级链接→打开”命令。在“分配超级链接”对话框的“地址”一栏输入Office其他组件执行程序的路径，单击确定。
3.用同样办法为每个按钮分配超级链接。
4.最后给按钮指定一个漂亮的图标。由于“更改按钮图像”中没有我们熟悉的Office程序图像，所以我们先切换到Word中，打开“自定义”对话框，右键单击我们插入的Office程序按钮，在弹出的快捷菜单中执行“复制按钮图像”，然后再返回到Office其他程序，进行同样操作，最后执行“粘贴按钮图像”命令就可以了。
32用一个文档保存多个版本
因工作的关系，我经常要为单位起草一些规范性的文件，这些文件在正式出台前都要经过多次修改，在最后定稿时，领导常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先将文档另存一份后，再进行修改。这样做既占用了大量的硬盘空间，以后查找起来也不方便。
其实，我们可以利用Word的“版本”功能，将多次的修改稿(多种版本)用一个文档保存起来，这样既节省了存储空间，又方便了查找和打印。
1.启动Word XP(Word 2000也可以)，新建一个文件，并取名(如A.DOC)保存，输入起草文件的第一稿内容。
2.执行“文件→版本”命令，打开“版本”对话框(如图)。选中其中的“关闭时自动保存版本”选项后，按“关闭”按钮退出。
3.以后每进行一次修改并保存，退出Word时，系统会自动将本次修改前的版本内容全部保存一份下来。
4.如果对编辑过程中的某个版本想作即时保存的话，可以先打开“版本”对话框，然后按“现在保存”按钮，打开“保存版本”对话框。在“版本备注”中输入一些关键词(这只是为了今后查找的方便，也可以不输入)后，按“确定”按钮即可。
5.以后需要查阅、打印某个版本的文稿时，启动Word XP，打开A.DOC文档，执行“版本”对话框，选中需要查阅或打印的版本后，按“确定”按钮，系统会在一个新窗口中(通常位于原窗口的下方)打开该版本的文稿内容，即可进行正常的查阅和打印。
特别提醒：①如果你一时记不清所要查阅或打印的版本是其中的哪一个，按下“查看备注”按钮，通过版本备注内容(如果备注内容不多时，其内容在版本对话框窗口中就直接显示出来了；如果太多，就不能全部显示)的提示来帮助你选定。②如果你确定某个版本的内容不再需要时，打开“版本”对话框，选中不需要的版本后，按下“删除”按钮，再确认一下就可以了。③如果你需要将某个版本的文稿另行保存为一个独立的文档，先按上述的操作，打开相应的版本，然后在窗口中，按工具栏上的保存按钮(或执行“文件→保存”命令)，像保存正常文档一样操作就行了。④如果按上述第2步的操作启用了“关闭时自动保存版本”功能，这样的文档最好不要经常打开，因为每打开(关闭)一次系统会保存一个版本，使文档的容量增大。建议不启用“关闭时自动保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要时即时“保存版本”。
⑤经笔者测试发现，尽管Word 2000与Word XP文档之间可以相互兼容，但用Word XP保存的版本内容，Word 2000不支持，请大家小心使用。
33用好Word的状态栏
在Word中使用一些常用命令的时候，我们习惯于通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能，不过你知道吗？利用Word的状态栏，我们也可以快速完成多个常用命令的执行。(图)
1.打开“查找和替换”对话框
在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，可以打开“查找和替换”对话框，而且Word会自动为我们选择“定位”选项卡，方便了我们操作。
2.快速打开“宏录制”对话框
双击状态栏上的“录制”按钮，可以打开“宏录制”对话框，这比依次执行“工具→宏→录制新宏”命令来打开“宏录制”对话框要方便多了。
3.快速执行修订功能
对于文档的初稿，我们往往要进行多次修改。对此，我们可以利用Word的修订功能来帮助我们进行修改。双击状态上的“修订”按钮即可快速打开或关闭修订功能。
在未处于修订状态时，“修订”按钮显示为浅灰色。而且当我们在状态栏上的“修订”按钮上右击鼠标时，会出现快捷菜单，方便我们操作。
4.选取连续的文本
大家都知道，当我们按F8键后，可以使文本的选取模式处于扩展状态(状态栏上的“扩展”按钮会变得有效)，我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。而要取消扩展模式，则只要按下Esc键。其实，我们双击状态栏上的“扩展”按钮时可打开或关闭该模式，显然来得更加方便。
5.切换“插入/改写”状态
一般情况下，我们可以按键盘上的Insert键来切换“插入/改写”状态。但如果我们已经将Insert键的默认功能修改为粘贴功能(执行“工具”菜单中的“选项”命令，选择“编辑”选项卡，选中“用INS键粘贴”复选项可将Insert键作为粘贴键来使用)时，我们就只有在状态栏上双击“改写”按钮来切换“插入/改写”状态了。
6.快速修改拼写和语法错误
在编辑文档时，如果Word正在检查拼写和语法的错误，状态栏上的“拼写和语法状态”指示器图标将在书上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，就显示一个对号。如果找到了错误，就显示“×”，这时你可以根据需要修改错误或忽略错误。
7.取消后台打印任务
当我们给打印机发出打印任务后(一般我们都将打印任务设置为后台打印)，会在状态栏上出现打印机图标，说明Word正在后台打印你的文档。打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务。
以上在Word 2000/XP中测试通过。
34用好Word的目录提取功能
在使用Word 2000自动提取目录功能时，随着目录的生成，文章原来的版式和页码均发生了变化，而且目录的页码和原文档的页码是连续的，这与我们的日常排版有所不同。那么，如何正确使用Word 2000 的目录提取功能呢？下面分为四个步骤谈一下目录的提取方法。
1.作为插入目录的前提，就是将文档中的相关标题信息按照级别用相应的标题或目录样式进行格式化。
2.在文件首字符前插入分节符，使用“插入→分隔符...”命令，弹出窗口(图1)，点选“分节符”中的“下一页”。
3.将插入点移至分节符的后面(即文档部分的第一页)，执行“插入→页码...”命令，在图2中点选格式按钮，在新弹出的窗口中选取“页码编排”中的“起始页码”选项。
4.将插入点移至分节符前面，执行“插入→索引和目录”命令，完成目录的插入。
至此，完成了目录的自动提取，将目录页码进行单独编排，符合我们的日常习惯。
35用好Word XP中的样式和文本框
一、用好样式
所谓样式，就是字体、段落、标题、正文等文档格式的集合。合理地使用样式，可以一次性对部分或整篇文档的格式进行快速设置。
1.使用样式
(1)选中需要使用某个样式的文本(或者将光标定在该文本所在行)。
(2)用“格式→样式和格式”命令，打开“样式和格式”的任务窗格。
(3)在“请选择要应用的格式”下面的列表中，用鼠标左键单击所需要的样式(如“标题1”)，则该样式即应用于所选的文本上。
友情提醒：①直接按“格式”工具栏上的“样式”(位于“字体”设置框的左边)框旁的下拉按钮，选中一种样式，也可快速给选定的文本设置样式。②如果觉得格式太少，可以按“格式和样式”任务窗格最下端的“显示”右边的下拉按钮，选中“所有样式”选项后，样式就多了。
2.修改样式
(1)打开“格式和格式”任务窗格，选中需要修改的样式。
(2)按右边的下拉按钮，选中“修改”选项，打开“修改样式”对话框。
(3)对选定样式的格式进行重新设置后，按“确定”按钮完成对样式的修改。
友情提醒：①如果希望更改的样式能永久使用，可以选中上述对话框中的“添至模板”选项。②修改Word 内建的样式时(如“标题2”)，不能更改其样式名称，但可以在其名称后面加一个逗号后，添加一个别名。
3.新建样式
(1)在Word XP文档中，对一段文本进行格式化(设置好格式)，并选中它。
(2)打开“样式和格式”任务窗格。
(3)按上部的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。
(4)在“名称”栏中输入一个名称后，按“确定”按钮即可。
4.删除样式
打开“样式和格式”任务窗格，选中需要删除的样式，按其右边的下拉按钮，选中“删除”选项，即可删除该样式(Word内建的样式不能被删除，此时“删除”选项是灰色的)。
二、用好文本框
我在单位负责一个内部刊物的编辑工作，常常想把一些报刊的排版样式移植到自己的刊物上，利用Word XP 的文本框可方便地达到这一目的。
1.插入文本框
(1)选择“插入→文本框→横排(竖排)”选项，系统在文档中插入一个图形框。将鼠标移至该图形框内，光标变成一个细十字形，按住左键在图形框中拖拉，即可将文本框插入文档中。
(2)如果插入的文本框大小不合适，用鼠标在文本框中单击选定文本框，再将鼠标移到文本框边缘或四角成双箭头时(←→)拖拉，以改变文本框的大小。
(3)如果插入的文本框位置不合适，将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，按住左键拖移到合适位置后，松开左键即可。
(4)将文本输入文本框中。
2.设置文本框格式
(1)可以将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，双击(或右击并选“设置文本框格式”选项)，打开“设置文本框格式”对话框。
(2)单击相应的卡片，对相应的格式进行设置。如单击“颜色和线条”卡片，将“颜色”设置为白色，则文本框外框将不“显示”，看起来像普通文本一样。
(3)如果要设置文本框中文字的格式，可以单击文本框成选中状态，再选中文字，设置其格式。
3.让文本框中的文本流动起来
将鼠标移到第一个文本框边缘成梅花状时，右击并选“创建文本框链接”选项，此时鼠标变成茶杯状，将它移到第二个文框内单击左键(就像将茶杯中的茶水倒入第二个文本框一样)。仿此操作可以将多个文本框链接起来。
文本框被链接起来后，当向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动流动到第二个、第三个…文本框，若删除前面文本框中的部分文字时，后面文本框中的文字会自动倒流回来(这对
报刊的编辑非常有用)。
友情提醒：横排和竖排文本框之间不能链接。
三、文本的选择
我们用Word XP来处理文档时，在编辑的过程中，当然少不了要选择文本，下面的选择功能你可一定要掌握。
1.单(多)个文字的选择
(1)将光标移到要选择的文字左(右)边，按住左键拖到该文字的右(左)边即可；
(2)将光标移到要选择的文字左(右)边，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键选择。
2.词的选择
将鼠标放在要选择的词的任一字上双击。
3.一行文字的选择
(1)将鼠标移到要选择的行左边成空心箭头时，单击左键；
(2)将光标移到行首，按“Shift+End”键；
(3)将光标移到行尾，按“Shift+Home”键；
(4)光标移到行首(尾)，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键至行尾(首)。
4.多行文字的选择
将鼠标移到要选择的第一行左边成空心箭头时，单击左键并拖动至要选择的最后一行。
5.一句话的选择
将鼠标放在该句中(句号与句号之间)任一位置，按住“Ctrl”键后单击鼠标左键。
6.一段文字的选择
将鼠标移到要选择的段左边成空心箭头时，双击左键。
7.多段文字的选择
将鼠标移到要选择的第一段左边成空心箭头时，双击左键并拖动至要选择的最后一段。
8.任意文本的选择
将光标移到要选择的文本起始处，再将鼠标移到要选择文本的结束处，按住“Shift”键后单击鼠标左键。
9.整个文档的选择
(1)将鼠标移到文档左边成空心箭头时，三击左键；
(2)用“编辑→全选”命令；
(3)直接按“Ctrl+A”组合键；
(4)将光标移到文档开头，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Down”键至文档结尾；
(5)将光标移到文档结尾，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Up”键至文档开头。
10.特定字(词、短语)的选择
用“编辑→查找”命令(或按“Ctrl+F”键)打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入要选择的字(词、短语)后，点击“查找下一处”按钮后，再点击“取消”按钮即可。
11.竖块文本的选择
将鼠标移到起始列左上角，在按住“Alt”键的同时，按住鼠标左键拖至结束列右下。
友情提醒：F8的使用：按一下F8功能键，激活“扩展”功能，按二(三、四、五)下F8功能键，选中一个词(一句话、一段文本、全文)。按“Esc”键，关闭“扩展”功能。
36用好Word XP中的模板
模板是一类特殊的文档，是某种文档的样式和模型。利用模板可以快速新建一个含有特定格式的具体文档。
1.模板的使用
我们以加载“稿纸模板”为例，看看如何使用模板。
①启动Word XP，在其右边出现“任务窗格”(如图1，如果没有，可以执行“视图→任务窗格”命令打开它)，点击“根据模板新建”栏目下面的“通用模板”选项，打开“模板”对话框。
②单击对话框中的“报告”卡片，选中“稿纸向导”模板，按“确定”按钮。
③在随后弹出的“稿纸向导”中，一步一步对稿纸样式进行适当的设置后，即可产生一个空白的稿纸文档。
④将文本内容输入空白稿纸中，即可打印出带稿纸格式的文稿(如图2)。
提示：
●不能直接用工具栏上的“新建”命令，否则打开的是默认模板(Normal.dot)。
●Word XP为了节省空间，一部分模板在用默认方式安装时没有加载，第一次使用某个模板时，在上述第②步的操作中，系统要求你插入Word(或Office)XP安装光盘，用于加载该模板。
●以后再使用该(稿纸)模板时，只要点击“任务窗格”中相应模板(稿纸向导)即可。
●你还可以通过登录微软网站，下载一些特殊的模板。
2.模板的修改
如果你对某一个模板的样式不满意，可以对它进行修改。
①用“文件→打开”命令，打开“打开”对话框。
②从“文件类型”下拉列表中选择“文档模板(.dot)”。
③在文件名列表中选中需要修改的模板文件(通常位于C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中)，单击“打开”按钮，打开该模板。
④修改普通的Word文档一样，修改模板的样式，直到你满意为止。
⑤保存你所做的修改即可。
3.模板的新建
如果你经常须要处理一种特定格式的文档(如单位下发的文件)，你可以自己新建一个模板。方法如下：
①新建一个空白文档。
②输入一些固定的文本，设置好相应的字体、字型号、颜色、页面等格式。
③用“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框。
④从“文件类型”下列列表中选择“文档模板(*.dot)”。
⑤在“文件名”后面的方框中输入一个便于记忆的名称(如“常用文档.dot”)，按“确定”按钮。
⑥以后要使用该模板时，仿照上面“模板的使用”操作，在“常用”卡片下选择到该模板(常用文档)即可。提示：如果你经常要使用上述新建的模板(常用模板.dot)，你可以将它设置成“默认模板”：进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹，将其中的Normal.dot模板改名备用，再将“常用模板.dot”改名为“Normal.dot”，以后再次启动Word XP时，系统自动按你上述新建模板的格式要求建立一个空文档供你使用。
37用好Office的协作功能
利用Office各个组件之间的协作功能，可以大大简化信息的处理过程，提高工作效率。让我们来看看如何用协作功能来实现Word与Powerpoint两种文档的迅速转换(以Office XP为例)。
一、用Word文档创建演示文稿
当用Word文档创建Powerpoint演示文稿的幻灯片时，Powerpoint将使用Word中的标题样式来决定每一张幻灯片的标题和正文。通常在Word中设置为“标题1”格式的那些段落将成为即将创建的Powerpoint 演示文稿中每一张幻灯片的标题，而设置为“标题2”格式的文本将成为相应标题下的幻灯片中的第一级文本，依此类推。
此外，设置为“标题”样式的段落和设置为“标题1”的效果是一样的，均用于幻灯片的标题。在Word 文档中，设置为“正文”样式的段落将不作为创建的幻灯片的内容。
要转换成功，首先要在Word中将这篇文稿的一些段落按照在幻灯片中出现的角色(标题、一级正文、二级正文等)进行格式的设置。
1.在Word中设置文档格式
①通过“格式”工具栏设置
在“页面”视图方式下，选择要设置标题样式的段落(可以将光标定位在段落的任意位置，或选中整个段落)。然后单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，选择相应级别的标题样式即可。
提示：选择“样式”下拉列表中的“其他”项，在右侧的“样式和格式”任务窗格中，单击“显示”下拉列表并选择“所有样式”，可以选择更多的标题样式。
②通过“大纲”工具栏设置
在大纲视图方式下，选择要设置标题样式的段落，然后在“大纲”工具栏中，单击“大纲级别”下拉列表并为该段落选择一个级别。可选级别为1到9，和标题样式的9种形式是一一对应的。
设置级别的段落会按照级别的高低构成一个树形结构，级别为1的段落作为树结构的主干，其他级别的段落则分别作为相应主干的子分支出现，非常直观。
提示：这种方式适用于设置一个文档的大纲，对于级别为“正文文本“的段落最好全部删去，否则，转换为演示文稿时，会创建一些以这些段落为标题的垃圾幻灯片，影响转换的效果。
2.转换和插入
设置好格式后，在当前的Word文档窗口中，点击“文件→发送→Microsoft Powerpoint”。这时会自动启动Powerpoint程序，并以“普通”视图方式显示创建的第一张幻灯片。至此，就完成了Word文档向Powerpoint演示文档的转换。
如果在现有的Powerpoint演示文稿中，插入由Word大纲文档创建的幻灯片，可以进行如下的操作：
在Powerpoint中，打开想插入幻灯片的演示文稿，并将要在其后插入新幻灯片的幻灯片设置为当前显示，然后选择“插入”菜单中的“幻灯片(从大纲)”项，在弹出的“插入大纲”对话框中选择所需的设置为大纲的Word文档。点击“插入”按钮后，Powerpoint就会自动地将由Word大纲文档创建的幻灯片插入到演示文稿中。
二、将演示文稿转换为Word文档
在当前的演示文稿窗口中，点击“文件→Microsoft Word”，在弹出的“发送到Microsoft Word”对话框中，选择你希望的Word文档的版式，如图所示。
各选项含义如下：
①备注在幻灯片旁和空行在幻灯片旁：转换时，Word会自动创建一个包含3列隐藏表格的文档，表格行数为演示文稿所包含的幻灯片的数量。第一列为幻灯片的名字，第二列为幻灯片的实际样式。如果选择的是“备注在幻灯片旁”，则第三列为幻灯片的备注说明；如果选择“空行在幻灯片旁”，第三列则出现几行空行，可以手动为幻灯片添加一些说明。
②备注在幻灯片下和空行在幻灯片下：与前两种版式图不同的是，Word将按照幻灯片名、幻灯片实际样式、备注或空行从上到下依次将幻灯片进行排列。初始状态下，一张幻灯片将占用一页文档的空间，可以通过手动调整，将几张幻灯片排列在一页文档中。
③只使用大纲：在生成Word文档时，Word将按照幻灯片的主题、一级正文、二级正文等构成一个大纲，没有幻灯片的实际样式和备注。对于只想了解整个演示文稿的大纲结构，使用这个选项还是很有用的。
④粘贴：只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将每一张幻灯片都粘贴到Word文档中。在生成的Word文档中，双击文档包含的幻灯片对象可以激活Powerpoint对幻灯片进行修改。
⑤粘贴链接：同样只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将幻灯片插入到Word文档中，并建立到演示文稿源文件的链接，每次打开生成的该Word文档或当演示文稿修改时，文档中包含的幻灯片会自动更新。
选择好合适的选项后，点击“确定”，会自动运行Word程序，并将演示文稿按照要求的格式进行转换。至此，完成了Powerpoint向Word文档的转换过程。
38用Word制作复杂的表格
专业的表格如果用统计、财务类专业软件制作，不仅操作复杂，而且软件难寻，人们往往只能望而却步。其实，用Word 2000同样可以制作出精美、复杂的表格。
表格的框架可以用两个方法来形成，一是“手工法”：通过“绘制表格”用鼠标一行一列地绘制，这个方法有点儿原始，不仅太慢，而且行与行、列与列的距离不容易协调。二是“自动法”：通过菜单栏上“表格”下的“插入”选择“表格”(图1)，在弹出的“插入表格”选项中修改列数、行数，点击“确定”之后，一个粗略、简单的表格就形成了。这个方法的优点是快捷、简明，表格中行与行、列与列的距离自动等距。
如果表头有斜线，就在菜单栏“表格”项下选“插入斜线表头”，在“表头样式”下选出自己所需的表头就行了，如图2所示。在出现的表头中插入所需的文字并调整好位置，轻轻松松就可得到图3所示的表格。表格内的文字(不含表头)排列方式可以通过“表格和边框”工具栏上“单元格对齐方式”按钮，然后在出现的九种格式中选择所需的格式。也可以将鼠标移至表格内空白处，单击右键，在弹出的菜单中点击“单元格对齐方式”，在展开的子菜单中，也会出现九种备选的格式。图3的表格选取的是“中部居中”的格式。
如果我们在“插入表格”选项框，点击“自动套用格式”按钮，就会看到在“表格自动套用格式”选项中有很多的格式任你选用。可按你的需要选择一种而制作出如图4“预览”框中所示的立体表格了。
在使用Word时，为了让它操作起来更为方便，有时候我们需要更改他的一些基本身置，但首先在你尝试改变Word2000的工具栏或者菜单的时候，第一个考虑的应该是备份你的Normal.dot文件，该文件保存着Word的基本设定。Normal.dot通常的位置在：C:\WINDOWS\APPLICATIONDATA\MICROSOFT\TEMPLATES目录下，建议你安装完Office2000之后，立刻将该文件做一个备份，可以在需要的时候，将备份的Normal.dot
重新拷贝回最初的目录，可以完全恢复最初的设定，这样可以省去很多的麻烦。
Word2000有2种保护文件的方法。第一种方法是选择菜单工具－－>选项－－>保存，按需要输入保存和修改的密码，按确定，系统提示再次输入密码，确认无误，文件将被加上密码保护；第二种方法是利用操作Windows2000操作系统的文件加密保护功能，选中要加密存储的文件，用右键按菜单→属性→常规→高级，选择"加密内容以保护数据"即可。需要提醒您的是，如果你采用Word自带的加密码保护功能的话，建议密码位数至少10位以上，因为现在已经有专门***Word加密文件的工具，如果密码位数很少，其安全性就会很差。
Word极其容易受到宏病毒的攻击。宏病毒由Word自身的宏语言创建。在Word2000中，选择菜单"工具－宏－安全性"，然后选取您需要保护级别，默认的"高"安全性保护和真正的杀毒软件的安全级别还是由一定差距，建议选择一款实时病毒监控软件。
在Word可以使用的菜单选项里面没有包括Word的所有命令，有一些被隐藏了。要得到一个完整的Word 命令列表，可以采取下列步骤实现：选择菜单工具→宏→宏，在"宏的位置"下列表中选择"Word命令"，在"宏名"中输入"ListCommands"命令，然后点"运行"按钮，在新弹出的对话框中选择"全部Word命令"，然后点"确定"，你将得到一个超过30页的Word命令列表。
如果你对Word默认字体不满意的话，可以用格式→字体来选择你喜欢的字体，然后按"确?quot;按钮完成设定。如果按左边的"默认"按钮，你将会得到一个提示问你是否用你设置的字体替换模板里面的默认字体，待你确认后所有使用默认模板的文档的字体都将改变。
单倍或者双倍行距。按"CTRL＋2"组合键可以快速的将选中的文本行距改变为当前行距的2倍，要改回原来的单倍行距，按"CTRL＋1"组合键就可以。如果需要1.5倍行距，按"CTRL＋5"组合键。如果需要对行距更多的控制，选择格式→段→缩进和间距→行距，可随心所欲控制你的行间距。
对于不习惯使用鼠标的朋友来说，Word还准备了几个简单的不使用鼠标快速选中文本的方法是使用→SHIFT"和方向键的组合。把光标停留在需要开始(或者结束)选择的文本前(或者后)，然后按下"SHIFT"键后使用方向键选中你希望选中的文本。
Word字处理中光标所在的位置对我们来说很，否则我们不知道我们当前的编辑位置。使用"Home"或者"End"按键可以快速移动到行首或者行末；使用"CTRL＋HOME"、"CTRL＋END"可以快速的将光标移至文档的开头或者结尾。
你是否注意到Word软件"文件"、"编辑"、"查看"等下列菜单有一个小的下划线？那是提醒你这项功能可以使用ALT键的快捷方式，举例来说，"F"是文件(File)。下划线提醒你按下"ALT"后再按下该键将激活该菜单。在下列菜单中，我们依然可以看到有下划线的字符，但此时无需?quot;ALT"键就可以使用该命令，直接按有下划线的字母就可以了。举例来说，在文件菜单里面，如果你要用键盘关闭当前正在编辑的文件，按下ALT－F，C，三个键即可。
Office助手是微软花费巨资来完成帮助系统。实际上，按照统计数据，仅仅有25％的用户需要这项功能。你可以在编辑文稿的时候按"F1"键呼出Office助手(如果在屏幕上可以通过双击调出来)。那是什么？Word有一个非常棒的？！命令！试着按下"SHIFT－F1"组合键(或者选择菜单"帮助"，选择"这是什么？"命令)，你可以看见一个光标加大而且多了一个大问号。现在，在屏幕上的任意位置点击，你就可以看到提示了。
39驯服“捣乱”的输入法
Windows XP或Office XP的用户，在使用智能ABC输入汉字的时候，会发现要输入汉字的地方没有出现汉字提示框，打了几个字符也毫无反应，真让人上火。不过，细心的用户就会发现：在屏幕的底下，有一条字符提示框，但是很小，不容易被发现，而且，只有在输入某个汉字的全拼时，才会出现汉字，你若用鼠标把它移到你方便看到的地方，当你再输入字符时，它又会回到底下，真是拿它没办法，这是为什么呢？
想想以前使用智能ABC时，每输入一个字符，在要输入汉字的附近，就会出现一个字符提示框，让你随时选择所需要的汉字，就像你的影子一样，总是跟着你。会不会是你的影子没有了？当然不会，只不过它隐藏起来了。为了找到它，我试着单击输入法工具栏的小三角，点击“设置”，出现了“文字服务与输入语言”对话框，单击选中“中文(简体)→智能ABC”，激活“属性”按钮，单击“属性”，出现“智能ABC输入法设置”对话框。“风格”中有两个选项，一个是“光标跟随”，一个是“固定格式”(默认为“固定格式”)，我想都没想，就单击选中“光标跟随”，然后一路“确定”退出，打开记事本一试，奇迹出现了，熟悉的字符提示框又回到我身边了！
40修复Word文档一法
近日，朋友在打开软盘中的DOC文档时，出现如图所示的错误，按“确定”后文档无法打开，于是向笔者请教。
笔者首先观察该文档属性，但没发现任何问题，确认软盘并没有问题后，将该文档复制到硬盘上，双击后仍出现上述提示，无法打开。将文档扩展名修改为TXT(文本格式)，双击后，文档竟然打开了，但美中不足的是，TXT文本只支持文字，文字排版格式以及表格都没有了。
笔者又将该文档扩展名修改为WPS(WPS文档)，然后用WPS Office打开修改后的文档，发现表格、格式都找回来了。但朋友又提出排版页数(页面)跟原来不同，重新排版很困难。抱着试一试的态度，笔者在WPS Office中将打开的文档另存为RTF文件(另存文档与改扩展名有本质的差别)，然后用Word打开，发现格式好多了，页数(页面)跟原来的基本吻合。至此，问题已经解决。
值得一提的是，我们在存盘时可能会出现这样的情况：明明已将Word文档存进软盘，但在另一台电脑上却找不到。这可能是保存时出了意外，原文档变成了“~WRL0002.tmp”之类的挽救文档(文件名常为~WRL000X.tmp，TMP为临时文件扩展名)，文件属性为“隐藏”。只要在“文件夹选项”中去掉“显示所有文件和文件夹”前面的钩，就可以找到这个临时文件。为安全起见，可用Word打开该文档后将它另存。
41文稿自动签名五法
辛辛苦苦写好文稿，别忘了签上自己的大名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……为了偷懒和不忘记签名，我想了几个办法，签名非常快捷，今天教给大家，以后可不要忘记签名了。
一、自动图文集法
先在Word中输入自己的“姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……”，再将这段文字选定，然后点击“工具”菜单下的“自动更正”项，在弹出的“自动更正”对话框中选择“自动图文集”选项卡，在“请在此键入自动图文集词条(U)：”下面的文本框里输入该自动图文集的名字，如你自己的姓名(图1)。下面的“预览”框里有你所选定的签名内容，确认无误后，点击“添加”按钮再点“确定”退出。以后当你写完稿要签名时，只要在签名处输入刚才设定的自动图文集名，然后按下F3键即可出现你的姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……等全部你设定的信息，方便吧！
二、文档碎片法
先在Word里制作好自己的签名内容(姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……)。然后让Word以还原的方式显示，最后用鼠标选定签名内容，将它拖到桌面或某个文件夹下。放开鼠标后，桌面上或某文件夹内会出现一个“Document碎片……”的图标(图2)。下次写完稿后，把该图标直接拖入文档签名处即可。
三、手工造词法
手工造词这个功能相信大多用户都用到过。以王码五笔4.5为例，先用鼠标右击输入法状态栏中间部分，在弹出的菜单中选择“手工造词”项，弹出“手工造词”对话框，在这个框里输入你的“签名”，然后在“外码”中为“签名”定义一个好记且方便输入的外码，当你写完稿时只要在五笔输入状态下输入刚才“签名”的外码即可。(注：这个方法只能定义一个20字的词语)
四、录制“宏”法
运行Word后执行“工具/宏/录制新宏”命令，会弹出“录制宏”对话框，在“宏名”框里输入“宏”名字，如自己的名字或签名等(图3)，再点击“键盘”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，在“请按新快捷键”框内定义此宏的快捷键，如“Alt+1”，按下该快捷键，即可执行宏命令，然后单击“指定”按钮。接着在文档中输入自己的签名内容，完成后按下“工具/宏/停止录制”命令或点击“宏”工具栏里的“停止录制”按钮，大功告成！当你写完稿后，按下刚才的快捷键“Alt+1”即可出现你的“签名”了。（注：定义“宏”的快捷键时不要与Windows和Word中已有的快捷键相同，否则将不起作用。）
五、保存模板法
先运行Word，输入你的“签名”后点击“文件/保存”，弹出保存对话框，在“保存类型”下拉选框里选择“文档模板”(图4)，然后为模板文档起一个名，保存到某文件夹下。当你下次写稿时只要双击这个模板写稿即可，不需要再录入签名了。
此五法中，数第一法与第四法较为方便。若签名内容较少则第二法为好；若你经常忘记签名则建议使用第五法，一打开就已经输好了，不用你再手工输入。大家可以根据自己的喜好进行选择。
42文稿校对轻轻松松
作为文字工作者，遇到最头痛的工作之一莫过于校稿。笔者这里为大家介绍一款用电脑帮助文稿校对的工具──即时语音提示&校对软件。
一、软件的下载和安装
该软件可以从https://www.doczj.com/doc/9f17086678.html,处下载，文件名为instalk271sp2.exe，软件大小8.34MB，本软件是共享软件，免费试用期为30天。它的安装非常简单，只要一路点击“Next”就可以完成。完成安装后会自动在开始菜单建立一项名为“即时语音提示&校对软件”的文件夹，运行其中的“InsTalk”即可启动程序，软件启动后界面如图1所示。
二、软件的设置
该软件的界面非常简单，仅由三个按钮组成。在使用前需要进行一番设置，首先用鼠标右键单击程序运行界面，在弹出的菜单中选择“设置...”选项，这时会出现设置窗口图2，这里共有四个标签可以进行设置。
1.窗口：在这里可以设置软件运行时的窗口模式。选中“自动定位窗口”可以根据当前的活动窗口自动确定位置，使用起来非常方便。
2.提示：这里设置的是键盘提示速度和提示方式等相关信息。如果希望电脑朗读语速慢一些可以将“提示速度”的滑块向左拖动，反之则向右拖动。“提示方式”中可以设置是否让程序读出英文字符，以及使用相关的输入方法在汉字上屏后是否朗读等。选中“无读音字报警”还可以使程序对不能识别的字发出声音。
3.朗读：“朗读速度”和刚才提到的“提示速度”的功能差不多，只不过它是设置机器连续朗读文本的速度。“朗读对象”设定程序识别的不同区域，在这里我们可以指定剪贴板、文件或编辑窗口。
4.语音库：这是一个非常重要的选项，单击“设置”按钮弹出“语音库设置”对话框。我们可以选择是否让程序读出标点以及特殊的符号。如果是通常校稿，则建议将所有复选框选中。如果想用它来读电子书，就将复选标志去掉。
三、软件的使用
完成设置以后就可以使用它进行文稿校对了。首先打开需要校对的文档，右键单击本程序的界面，选择“朗读→编辑窗口”，然后使需要校对的文档作为当前窗口，单击软件上带有“停”字的按钮，程序就会自动
朗读。如果中途需要暂停，只要单击右边的播放按钮即可，再次单击则继续朗读。
我们还可以让程序“念”出剪贴板上的内容，先将需要校对的内容复制到剪贴板中，然后在程序右键菜单中选择“朗读→剪贴板”，再单击“停”字按钮即可。
这款软件操作方便，功能非常实用，对于经常要校稿以及喜欢看电子书的朋友帮助很大，你不妨下载一试。
43为你的文稿“化妆”──页眉、页脚及图表的典型应用
前提：文稿的内容已输完，字体、字号、段落等都已排好。
目的：突出版式风格，扮靓文稿。
一、添加页眉和页脚
我们把页眉的内容设为文稿的标题，页眉的右上角加上企业的标志；由于文稿首页就有标题，因此首页页眉最好与次页不同。
1.在Word XP中打开文稿，执行“视图/页眉和页脚”。
2.弹开页眉和页脚工具栏上的“页面设置”对话框(图1)，在“页面设置/版式”对话框中，选中“首页不同”复选框。然后根据所设定的“页边距”大小设定页眉和页脚的“距边界”。
3.借助工具栏的“显示上(下)一项”按钮分别在首页页眉和次页页眉中输入内容，并插入企业标志。
4.在页脚区域，输入页脚内容，并将“页码”置于页面的右下角。
为使页面美观，我们可以在页脚和页眉区域分别画一条直线来修饰(图2)。如果不想在首页使用页眉或页脚，可将页眉或页脚区保留为空白。
当光标在页眉、页脚区域时，可在该区域内任意插入文本或图形，其编辑与普通文本相同。如果文稿要双面打印，可选择图1中的“奇偶页不同”来实现奇、偶页页眉的变化。如果要为文稿的某部分创建不同的页眉或页脚，文件必须首先分节，如果未进行分节，可在希望开始包含不同页眉或页脚的新节位置插入分节符后再添加。
二、添加图表
Excel XP的图表功能可以方便地制作像电视、报纸上类似的柱形图、折线图等图表。图表的最大优点是：能使表格中的数据更直观的显现出来。在Word XP中，执行“插入\图片\图表”也可调出Excel XP的图表，为了方便对图表的编辑，在Word XP中把欲用图表表示的表格复制到Excel XP工作区中(图3)，把该图中各园区的“起步价”、“最高价”、“平均价”用柱形图表示出来，便于直观比较。
1.在Excel XP中选中欲用图表表示的内容，点击工具栏“图表向导”按钮。
2.在图表向导“步骤之一──图表类型”中选用“柱形图”，“步骤之二──图表源数据”中选择“系列产生在行”，其他选默认值，确定后即可生成如(图4)所示的图表。
图4生成的柱形图显然不完全符合我们的使用及视图习惯。
调整柱形图的“系列”柱颜色。大多数公文都用黑白打印，图4柱形系列为彩色，若用单色不加修饰打印将影响识图。单击一个柱形系列，在右键“数据系列格式”中选择“内部”，用适当的灰度颜色填充，然后在“填充效果”中选择适当的图案来填充。依次格式其他“系列”柱。
由向导生成的图表(图4)“数据轴”(y轴)刻度单位较大，各“系列”生成的“柱”不太容易比较。由于柱形图只需表示不同部分，相同部分可以截掉，以免影响识图。单击图4“数据轴”(y轴)弹开右键“坐
标轴格式”。按(图5)设定值即可调整为(图6)所示的明晰、易比较的柱形图。
此外，还可对“图例区”、“绘图区”等进行格式化。图表格式化完毕，选中“图表区”，将它复制到Word XP 文稿中即可。
Word XP的页眉和页脚将会使你文稿版面的视觉效果提升一个档次，而Excel XP的图表运用更会使你的文稿更形象直观。
44让文档图片编号自动化
图片是增强文档说服力的重要手段，给它们编号是文档编辑必不可少的工作。多数用户采用手工方法给图片编号，其缺点是显而易见的。一旦文档中增加或删除了图片，你必须从头对编号进行修改。这对含有大量图片的文档来说工作量很大，操作枯燥、极易发生错误。为此，图片编号的自动化显得非常重要。本文以Word XP为例，介绍图片编号自动化的实现方法。
一、定制图片编号
实现图片编号自动化的工具是“题注”。假设我们要在图片下方插入“图1”、“图2”这样的编号，由于Word XP没有提供这种标签(即编号前缀)样式，必须通过手工定制满足上述要求。
1.新建标签
单击Word XP“插入”、“引用”子菜单下的“题注”命令，即可打开图1所示对话框，其中内置的“标签”仅有“表格”、“公式”和“图表”。假如我们需要的标签是“图”，可以单击图1中的“新建标签”按钮，在对话框(图2)中输入“图”，确定以后即可在图1的“标签”下拉列表中看到它。
提示：如果你不再需要“标签”下拉列表中的某一项，只需让它在“标签”框中显示，单击“删除标签”就可以将它删除。
假如你的图片编号(后缀)需要采用其他格式，如一、二、三等类型。可以单击图1中的“编号”按钮。打开图3所示对话框，在“格式”下拉列表中选择你需要的编号样式。如果你的图片编号需要包含章节号，只需将图3中的“章节号”选中，然后在下面的列表中选择“章节起始样式”和分隔符样式。
2.自动插入题注
为了提高工作效率，Word XP提供了自动插入功能。当你在文档中插入图片(或其他对象)以后，它就会根据设置自动将题注(图片编号)放到指定位置。
启用这种功能的方法是：单击图1中的“自动插入题注”功能，打开图4所示对话框，根据需要复选其中列出的若干对象(例如“Microsoft Word图片”)。然后打开“使用标签”和“位置”下拉列表，选择自动插入题注时使用的标签和题注所在位置。完成后单击“确定”按钮退出。
二、插入图片编号
1.自动插入
假如你选中了图4中的“Microsoft Word图片”，只要在Word文档中插入图片。Word XP就会按照图4的设置自动将编号放入特定位置。当你再次执行图片插入操作以后，图片编号的前缀不变、后缀顺序增加，并按原来的设置自动插入文档。一般来说，此法适用于直接插入图片的文档。
2.手动插入
如果你没有设置“自动插入题注”(即图4中什么也没有选)，可以在文档中找到插入图片编号的位置。然后单击“插入”、“引用”子菜单下的“题注”命令，打开图1所示对话框，选择好“标签”样式后单击“确定”按钮，图片编号就会插入光标所在位置。再次执行上述操作，编号同样按前缀不变、后缀顺序增加的原则插入。此法比较适用于图片没有插入文档，但是需要在文档中标注图片编号的场合。
三、调整图片编号
文档插入图片以后，增加或删除图片是“家常便饭”。这种情况下可以按以下原则操作：
1.插入编号
如果你在原来的编号之间插入了新的图片编号，Word XP会自动进行调整，使编号符合顺序排列的原则。假如你的“图16”后面插入了一幅新图片，则Word XP自动将它命名为“图17”，并将原来的“图17”修改为“图18”，以此类推自动完成编号的整体调整。
2.删除编号
假如你删除了文档中的某幅图片，只需将对应的编号删除。然后按以下方法调整后续编号：首先选中已删除编号前后的某个编号，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“选择格式相似文本”，将文档中的所有图片编号选中。再次单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“更新域”命令图5，所有图片编号就会自动顺序调整。
提示：使用上述方法时，图片应该直接插入文档。而不要放入文本框，否则不能采用“选择格式相似文本”的方法选中图片编号。
3.修改编号的字体和字号
如果你要调整所有图片编号的字体和字号，可以按上面介绍的方法将它们全部选中。然后使用“格式”工具栏中的“字体”和“字号”工具进行修改。如果你想单独修改编号的某个部分，可以将需要修改的部分选中，然后使用相同方法进行修改。
45让Word自动去掉文档最后一页
你编辑了一篇较短的Word文档，在第2页也就是最后一页上，仅有一两行文本。这样的文档打印出来后，看上去一定比较别扭。以下的方法可以让Word自动减少文档页数，以防止将文档的一小部分单独排在一页上。
一、预览法
1.在“文件”菜单上，单击“打印预览”命令。
2.在预览状态下，在工具栏中，单击“缩小字体填充”按钮。
此时，Word将自动缩小文档中所用的每种字体的字号，以使文档少去最后一页，而且恰好能够容纳文档的所有内容。
二、快捷法
如果你觉得上述方法需要切换视图模式，稍嫌不便，那么可以把这个“缩小字体填充”按钮添加到Word 常用工具栏中，方法是：
1.在“工具”菜单上，单击“自定义”命令。
2.单击“命令”选项卡，在“类别”框中，单击“工具”，然后在“命令”框中，找到并单击“减少一页”，并左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。
此时，“缩小字体填充”按钮就出现在常用工具栏中了。以后，要让Word自动去掉最后一页，你就只须单击常用工具栏中的“缩小字体填充”按钮就万事大吉了。
46让Word正确显示英文音标
当你把“金山词霸”为英文单词标注的音标复制到Word文档后，却发现Word并没有正确显示出音标来。这是为怎么呢？
一、探源
原来英文音标被定义为一种特殊的字体即“Kingsoft Phonetic Plain”字体，要让Word正确显示音标，你只需要选中音标，然后在格式工具栏“字体”列表框中选择“Kingsoft Phonetic Plain”即可。
二、替换
如果你的文档中有许多未被正确显示的音标，可以用下述的方法快速地将它们修改为正常显示。
1.在“编辑”菜单中，单击“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。
2.英文音标都被半角的“[]”括起来，我们首先将这个半角的“[]”更改为全角的“[]”，方法是：单击“查找内容”框，并输入一个半角的“[”；单击“替换为”框，并输入一个全角的“[”；单击“全部替换”按钮。同样，也把半角的“]”替换为全角的“]”。
3.单击“查找内容”框，并输入“[*]”。需要注意的是：在此输入的“[”和“]”为全角，“*”为半角；选中“使用通配符”复选框(如果看不到该框，请先单击“高级”按钮)，实际上，我们之所以把半角的“[]”替换为全角的“[]”，就是因为半角的“[”、“]”和“*”全部为通配符；单击“替换为”框，然后单击“格式”按钮，再单击“字体”，打开“替换字体”对话框，在“西文字体”下拉列表框中，单击“Kingsoft Phonetic Plain”，单击“确定”按钮；单击“全部替换”按钮。
怎么样，文档中所有的音标都正确显示出来了吧！当然，如有必要，你可以再把全角的“[]”替换回半角的“[]”。
47巧用Word修改图片
平时工作时我经常要对图片进行一些加工处理，所以在我的计算机里有好几种图片处理工具。但是在公用机房里，因为很少安装有这些软件，使用起来就不那么得心应手了。有什么解决的办法吗？
其实图片处理最常用的不外乎是更改图片格式(将BMP格式改成JPG格式使图片个头变小)、更改图片的分辨率、改变亮度、改变对比度、剪裁多余部分等等，而这一切我们常用的Word绝对可以胜任，甚至还会给你带来意想不到的惊喜。
运行Word XP，执行“插入→图片→来自文件”，在弹出的对话框中选择你希望加工的图片。我在这里插入了一张动物的壁纸“animal.bmp”。
然后单击插入的图片，将会弹出一个“图片工具”浮动面板(图1)。如果没出现，可执行“视图→工具栏→图片”，即可出现。
图片工具从左到右依次是：“插入图片”、“颜色”(可将图片改成“灰度”、“黑白”、“水印”效果)、“增加对比度”、“降低对比度”、“增加亮度”、“降低亮度”、“剪裁”、“向左旋转”、“线型”(为图片添加边框)、“压缩图片”、“文字环绕”、“设置图片格式”、“设置透明色”、“重设图片”。
1.改变图片的大小(分辨率)
将光标放在图片的四个顶角之一，在出现双向箭头后，移动鼠标，便可更改图片的大小。
2.更改图片的亮度、对比度
如果要想增加图片的亮度，只须在图片选中的情况下点击“增加亮度”即可。
3.旋转图片
执行“向左旋转”，每次点击，图片都要逆时针转动90°。如想旋转任意角度，先点击“文字环绕”，任意选择其中的一种方式(比如四周型环绕)，再将光标放在绿色的圆圈上，拖动鼠标，图片就跟着旋转。
4.为图片添加艺术字
(1)点击“插入→图片→艺术字”，在弹出的艺术字库中，选择适合的样式。确定后进入艺术字编辑窗口，输入文字，调整字体和字号，确定退出。
(2)选中艺术字，设置为“文字环绕”方式(比如四周型环绕)，将艺术字移动到图片上的适当位置。
在执行这一步骤前，必须确认图片也已进行了“文字环绕”方式的设置。如果发现图片将艺术字覆盖，则选择图片，单击右键，在弹出的菜单中执行“叠放次序→置于底层”，这样艺术字就显露出来。
(4)选定艺术字，在按下“Shift”键的同时选中图片，击右键，在弹出的菜单中执行“组合→组合”。艺术字就和图片形成一个整体(图2)。
5.裁剪图片
选中图片，点击图片工具栏中的“裁剪”，图片四周会出现几条黑线，将光标放在黑线上向图片里拖动，这时将有一条虚线跟着移动，释放鼠标后，光标经过区域的图片即被裁剪掉。
当然使用其他选项还能将图片设置成水印效果和设置透明色等等。刚才所进行的设置也可以在点击“设置图片格式”出现的窗口中进行操作。这些大家动手试试就知道了。
6.导出图片
执行“文件→另存为Web页”，在弹出的“另存为”窗口中选择文件夹，填入文件名，如“巧用Word修改图片.htm”，确定后打开对应的文件夹，发现除了刚才这个htm文件外，还有一个名为“巧用Word修改图片.files”的文件夹，打开这个文件夹你会看到还有两个图片文件image001和image002(如果你只插入一张图片)，当你插入的文件是bmp文件时，会生成一个保持原分辨率和原图像品质的png图像，不过个头却小多了，像我插入的这个BMP图片现在只有区区145KB的容量。这还不是最神奇的，它还会生成一个image002.jpg文件，其分辨率就是调整后的分辨率，文件竟只有7.84KB。当然由于调整时图片缩放程度不同，大小也有差别，这个图片现在的分辨率为544×435，原图片为1280×1024。另外，如果你执行了旋转操作，生成的会是一个gif文件。
如果插入的是jpg文件，则会生成一个同样大小的image001.jpg和压缩后的image002.jp2。另外你所添加的文字、做的修改都在新图片中实现了。怎么样，Word在处理图片时的功能是不是也非常强大呢！
48巧用Word文档打印Excel数据
在我们实际应用中，为了方便数据的管理(如数据查询、排序、分类、汇总等)，常常将一些数据源放在Excel 工作表中(图1)，而有些时候需要将这些数据源逐一用Word文档(图2)打印出来以便于实际工作的需要。下面笔者以实例来介绍这一问题的解决方案。
1.创建打印文档
在一张A4纸上创建图2所示的文档，必须通过调整页边距等方法将文档刚好排版成一页后保存。
2.邮件合并
①点击“工具”菜单栏→“邮件合并”→在弹出“邮件合并帮助器”对话框内单击“创建”下拉箭头，选定“套用信函”，在弹出对话框内单击“活动窗口”。
②单击“获取数据”下拉箭头，选定“打开数据源”，弹出对话框，在“查找范围”下拉框内选定Excel 数据源所在的位置，在“文件类型”下拉框内选定“所有文件”。单击“打开”按钮，在弹出对话框中选定“整张电子表格”后确定。此时窗口内多了一个“邮件合并”工具栏(图3)。
③单击工具栏上“插入合并域”下拉箭头，便可出现文档内各项目对应的域名，然后将这些域名逐一添加到文档中相应的位置上。
不收藏不行的史上最全word用法 三招去掉页眉那条横线 1、在页眉中，在“格式”－“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，应用于“段落” 2、同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了，呵呵） 3、在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了——强烈推荐！ 会多出--(两个横杠) 这是用户不愿看到的,又要多出一步作删除-- 解决方法：替换时在前引号前加上一个空格问题就解决了 插入日期和时间的快捷键 Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间 批量转换全角字符为半角字符 首先全选。然后“格式”→“更改大小写”，在对话框中先选中“半角”，确定即可 Word启动参数简介 单击“开始→运行”命令，然后输入Word所在路径及参数确定即可运行，如“C:\ PROGRAM FILES \MICROSOFT Office \Office 10\ WINWord.EXE /n”，这些常用的参数及功能如下： /n：启动Word后不创建新的文件。 /a：禁止插件和通用模板自动启动。 /m：禁止自动执行的宏。 /w：启动一个新Word进程，独立与正在运行的Word进程。 /c：启动Word，然后调用Netmeeting。
/q：不显示启动画面。 另外对于常需用到的参数，我们可以在Word的快捷图标上单击鼠标右键，然后在“目标”项的路径后加上该参数即可。 快速打开最后编辑的文档 如果你希望Word在启动时能自动打开你上次编辑的文档，可以用简单的宏命令来完成： (1)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框； (2)在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”； (3)从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名；并“停止录制”。保存退出。下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。 格式刷的使用 1、设定好文本1的格式。 2、将光标放在文本1处。 3、单击格式刷按钮。 4、选定其它文字(文本2)，则文本2的格式与文本1 一样。 若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷(或按Esc键)为止。 删除网上下载资料的换行符（象这种“↓”） 在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内不输任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦。 选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷方式。 工具→选项→常规把“列出最近使用文件数改为0”可以全部删除，若要选择性删除，可以按ctrl+Alt+ -三个键，光标变为一个粗减号后，单击文件，再单击要删除的快捷方式就行了。 建立一个矩形选区：
Word文档处理技巧及方法 1、Word打印设臵技巧六则 一.逆页序打印 如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设臵总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。 二.打印同一文档时使用不同的页面方向 如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向，我们可先选中需要改变方向的文档内容，然后选择“文件”-“页面设臵”命令，在弹出的“页面设臵”对话框中的“纸型”选项卡中设臵所需的页面方向，并在“应用”选项栏中选中“所选文字”即可。其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节符，并仅对这一节中的内容进行页面方向更改，从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。 三.避免打印出不必要的附加信息 有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”— >“选项”—>“打印”选
项卡中的“打印文档的附加信息”下不选中相应的项即可。 四.打印含窗体的格式化文档 利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档，其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信息，而不能更改其他处于非填写区的内容。如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档（即在填写区还没有填写内容）来打印多份不同的统计信息，我们可以在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“仅打印窗体域内容”，这样当在窗体中填写完信息后，打印出来的将仅仅是所填写的信息，而不是将整个统计表格文档打印出来。 五.打印到文档 如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打印，而正好这台电脑又没有配备打印机，我们可以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项，在输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，在其他配备打印机的电脑上用这个打印机文件即可将文档进行打印，即使那台电脑上没有安装Word也行。 六.在打印预览界面下编辑文档 我们一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果，其实只要点击打印预览工具条中的“放大镜”按钮（使按钮处于不按下的状态），就可以在打印预览界面中直接编辑文档了，而不用关闭打印预览。
[文字处理的基本方法（Word）] 一、初识Word2003 1、Word2003的特点：集成化、智能化、网络化。 2、Word2003的启动/退出：①启动：方法一：单击“开始菜单”→程序→Microsoft Office→Microsoft Word2003;方法二：双击桌面上的图标； ②退出：方法一：“文件”→“退出”；方法二：单击关闭按钮；方法三：“Alt+F4”。 二、文章的输入、修改与保存 1、保存：“文件”→保存（或）→选择保存位置和文件名→保存 2、另存为：“文件”→另存为→选择保存位置和文件名→保存 注1：第一次保存时会弹出对话框，提示输入保存位置和文件名，以后则不会，只把最新的内容按原位置和原名保存起来。 注2：如果需要更改保存位置或文件名，则需使用“另存为”，会弹出对话框，要求输入更改后的位置和文件名。注3：Word2003 文件的类型为.DOC文件，即扩展名为.DOC。 3、文档的编辑 a、打开：“文件”→“打开” b、选定文字 选定指定内容：拖动左键。 ㈡、选定一句：双击左键。 ㈢、选定一行：鼠标移到左侧空白处，单击左键。 - 1 -
㈣、选定一段：①鼠标移到左侧空白处，双击左键；②在段落中三击左键。 ㈤、选定全文：①Ctrl+A或“编辑”→“选择全文”②鼠标移到左侧空白处，三击左键。 ㈥、撤销选定：在文本区任何位置单击左键。 4、Word2003有两种编辑方式：插入（增加内容时原文不减少）和改写（光标后的原文被新增内容所替代）用Insert键切换。 5、文字的移动 ①用鼠标：选定，拖放到目标位置。 ②用菜单或工具栏：选定→“剪切”→移动光标到目标位置→“粘贴” 6、文字的复制 ①用鼠标：选定，按住Ctrl键拖放到目标位置。 ②用菜单或工具栏：选定→“复制”→移动光标到目标位置→“粘贴” 7、查找/替换：“编辑”→“查找”/“替换” 8、插入图像：“插入”→“图像”→通过“搜寻”找到要插入的图象→“打开”。 ①、改变图像的位置：拖动图像 ②、改变图像的大小：选中（单击）图像，拖动边框 ③、改变绕排方式：选中图像，单击右键，选择“绕排方式”→两边绕排／只绕排一边／两边不绕排………
Word文档使用技巧方法大全 Word2000、2003、2007、2010快捷键使用大全总结常用快捷键 快捷键作用 一、字体类 Ctrl+B 使字符变为粗体 Ctrl+I 使字符变为斜体 Ctrl+U 为字符添加下划线 Ctrl+Shift+D 双下划线 Ctrl+Shift+< 缩小字号 Ctrl+Shift+> 增大字号 Ctrl+] 逐磅增大字号 Ctrl+[ 逐磅减小字号 Ctrl+Shift+F 改变字体 Ctrl+Shift+P 改变字号 Ctrl+D 改变字符格式（"格式"菜单中的"字体"命令） Shift+F3 切换字母大小写(一次首字母变成大写，两次单词变成大写) CTRL+SHIFT+A 将所选字母设为大写 二、格式类 Ctrl+Shift+C 复制格式 Ctrl+Shift+V 粘贴格式 Ctrl+1 单倍行距（1为主键盘的数字键）
Ctrl+2 双倍行距 Ctrl+5 1.5 倍行距 Ctrl+0 在段前添加一行间距 Shift+F1（单击）需查看文字格式了解其格式的文字 Ctrl+E 段落居中 Ctrl+J 两端对齐 Ctrl+L 左对齐 Ctrl+R 右对齐 Ctrl+Shift+J 分散对齐 Ctrl+M 左侧段落缩进 Ctrl+Shift+M 取消左侧段落缩进 Ctrl+T 创建悬挂缩进 Ctrl+Shift+T 减小悬挂缩进量 Ctrl+Shift+S 应用样式 Ctrl+Shift+N 应用"正文"样式 Alt+Ctrl+1 应用"标题1"样式 Alt+Ctrl+2 应用"标题2"样式 Alt+Ctrl+3 应用"标题3"样式 三、编辑和文字移动 Backspace 删除左侧的一个字符 Ctrl+Backspace 删除左侧的一个单词 Delete 删除右侧的一个字符 Ctrl+Delete 删除右侧的一个单词 F2（然后移动插入移动选取的文字或图形点并按Enter键）
答:分节,每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同 2.问:请问word中怎样让每一章用不同的页眉?怎么我现在只能用一个页眉,一改就全部改了?答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一页改页眉前,按一下“同前”钮,再做的改动就不影响前面的了。简言之,分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了 3.问:如何合并两个WORD文档,不同的页眉需要先写两个文件,然后合并,如何做?答:页眉设置中,选择奇偶页不同/与前不同等选项 4.问:WORD编辑页眉设置,如何实现奇偶页不同? 比如:单页浙江大学学位论文,这一个容易设;双页:(每章标题),这一个有什么技巧啊 ?答:插入节分隔符,与前节设置相同去掉,再设置奇偶页不同 5.问:怎样使WORD文档只有第一页没有页眉,页脚?答:页面设置-页眉和页脚,选首页不同,然后选中首页页眉中的小箭头,格式-边框和底纹,选择无,这个只要在“视图”——“页眉页脚”,其中的页面设置里,不要整个文档,就可以看到一个“同前”的标志,不选,前后的设置情况就不同了。 6.问:如何从第三页起设置页眉?答:在第二页末插入分节符,在第三页的页眉格式中去掉同前节,如果第一、二页还有页眉,把它设置成正文就可以了 ●在新建文档中,菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0,确定; ●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同,确定;
●将光标放到第一页末,菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后,确定。第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档,第3步应用于插入点之后。这样,做两次首页不同以后,页码从第三页开始从1编号,完成。 7.问:WORD页眉自动出现一根直线,请问怎么处理?答:格式从“页眉”改为“清除格式”,就在“格式”快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头,格式-边框和底纹-设置选无 8.问:页眉一般是---------,上面写上题目或者其它,想做的是把这根线变为双线,WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?答:按以下步骤操作去做: ●选中页眉的文字,包括最后面的箭头 ●格式-边框和底纹 ●选线性为双线的 ●在预览里,点击左下小方块,预览的图形会出现双线 ●确定▲上面和下面自己可以设置,点击在预览周围的四个小方块,页眉线就可以在不同的位置 9.问:Word中的脚注如何删除?把正文相应的符号删除,内容可以删除,但最后那个格式还在,应该怎么办?答:步骤如下:1、切换到普通视图,菜单中“视图”——“脚注”,这时最下方出现了尾注的编辑栏。2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”,这时那条短横线出现了,选中它,删除。3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”,这是那条长横线出现了,选中它,删除。4、切换回到页面视图,尾注和脚注应该都是一样的
Word2010使用技巧大全 在默认情况下，我们用Word打开WPS文档时，系统提示打不开，这是不是就代表Office 不能读取WPS文件呢？其实不是，只要你经过一些简单的操作，就能达到目的，下面就是具体的方法。 在默认情况下OfficeXP并没有安装转换器，我们可以在安装时安装WPS文件转换器，这样就可以打开WPS文件了。在光驱中放入OfficeXP安装光盘，运行安装程序，并选择“添加或删除功能-更改已安装的功能或删除指定的功能”按钮，接着选择“Office共享功能→转换和过滤器→文本转换器”中的“中文WPSFORDOS”和“中文WPS97/2000FORWindows”选项即可。这样再在Word中单击“文件→打开”命令时，在打开对话框中的“文件类型”中就可以看到打开“WPSDOS导入”和“WPS文件”两个选项，分别对应DOS版的WPS文件和WPS97／WPS2000/WPSOffice文件，选中文件就可以在Word中打开。 Word2002在新建文档任务窗格中显示了你最近打开的4个文档的列表，用这种方式可以非常轻松地打开文档，不过你可能常常会感觉只显示最近的4个文档有些不够用，想在该列表中看到第5个或更多打开过的文档吗？方法如下:单击“工具→选项”命令，打开对话框，然后单击“常规”选项卡，在“列出最近所用文件”框中指定你想在新建文档任务窗格中显示的最近所用文档的数量，这个数字最高可以指定为9，单击“确定”按钮即可。 方法一:单击“文件→打开”命令下的“打开”对话框，选中要打开的多个文档，若文档顺序相连，可以选中第一个文档后按住Shift键，再用鼠标单击最后一个文档，若文档的顺序不相连，可以先按住Ctrl键，再用鼠标依次选定文档;单击“打开”按钮即可。 方法二:在“资源管理器”中，选中要打开的多个Word文档，按下回车键，系统会自动启动Word2002，并将所选文档全部打开。在选择文档时，如果是要选中多个连续文档，可以按下Shift键再用鼠标单击相应的文件名;如果要选中多个不连续文档，就按下Ctrl键再用鼠标单击相应的文件名。 方法三:如果文件在不同的目录中，可以在“资源管理器”的相应目录中，选中要打开的文档，按下鼠标左键，将文档拖到任务栏中的Word图标上（注意:此时的Word中没有打开的文档），所选文档就被打开了;再找到其它目录，用同样方法将所选文档拖到Word图标上。 选择“文件”菜单，在菜单最下方会出现最近编辑过的4个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。 如果希望Word每次启动时都能自动打开某个文档，可以通过简单的宏命令来实现这个功能，方法是 2.在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入要建立的宏的名称，如“auto”，点击“确定 3.从菜单中单击“文件”，点击最近打开文件列表中显示的某一个文件名 在Word2002中想保存多篇打开的文档，可以先按住Shift键，然后单击“文件”菜单，这时原来的“保存”命令就变成了“全部保存”命令，单击它就可以保存所有打开的Word 文档。也可以先按住Shift键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。 你可以一次性关闭所有打开的文档，方法是:按住Shift键，单击“文件”菜单，在“文件”菜单中将出现“全部关闭”选项，单击该命令即可一次性关闭所有打开的文档，且在关
1 常用快捷键 Ctrl+C 复制所选文本或对象 Ctrl+C连续2次调出剪切板 Ctrl+X 剪切所选文本或对象 Ctrl+V 粘贴文本或对象 Ctrl+] 逐磅增大字号 Ctrl+[ 逐磅减小字号 Shift+Enter 换行符 Ctrl+Enter 分页符 Ctrl+A 包含整篇文档 F1 显示当前程序或者winodws的帮助内容。 F2 选中一个文件“重命名” F3 在桌面时打开“查找：所有文件”对话框 ALT+TAB 切换当前程序 ALT+ESC 切换当前程序 PRINTSCREEN 将当前屏幕以图象方式拷贝到剪贴板ALT+PRINTSCREEN 将当前活动程序窗口以图象方式拷贝到剪贴板 winodws键或CTRL+ESC 打开开始菜单 Windows徽标键+TAB键在任务栏上的按钮间循环 Windows徽标键+E键启动“我的电脑” Windows徽标键+D键快速显示桌面 Windows徽标键+R键执行“运行”命令 Windows徽标键+F键搜索文件或者文件夹 Windows徽标键+F1键显示Windows帮助 Windows徽标+PRINTSCREEN 将屏幕复制到剪贴板（包括鼠标光标）Windows徽标+SCROLLLOCK 将屏幕复制到剪贴板（不包括鼠标光标）
2 图形技巧 2.1 绘制图形的技巧 2.1.1 画直线 画直线的同时按着Shift键，将可以画出15°、30°、45°、60°、75°等具有特殊角度的直线。按住Ctrl键可画出自中间向两侧延伸的直线，同时按住这两个键则可画出自中间向两侧延伸的具有特殊角度的直线。 2.1.2 画弧 按住Shift键的同时可画出45度圆弧（画圆弧方法：打开绘图工具栏，单击“自选图形/基本形状/弧形”），按住Ctrl键可画出自中间向两侧延伸的圆弧，同时按住这两个键则可画出自中间向两侧延伸的45°圆弧，按住Alt键可画出一端固定的圆弧，同时按住Ctrl和Alt键则可画出一端固定的45°圆弧。 2.1.3 画矩形 按住Shift键可绘制出一个特殊的矩形——正方形，按住Ctrl键可绘出自中间向四周延伸的矩形，同时按住这两个键则可画出自中间向四周延伸的正方形。画圆时与此类似。 由此可见结合键盘画图的奇妙效果。 2.2 选择图形的技巧 如果需要选择部分图形，则可在按住Shift键的同时依次进行选择或单击绘图工具栏上的“选择对象”按钮，然后用鼠标画出一个框将所需要的图形罩住即可。 如果是各图形层叠在一起的情况，则可以首先选中最上面的图形，然后按Tab键或“Shift+Tab”组合键依次选择即可。 小提示：如果你发现某图形选择起来很困难（鼠标变不成十字形状），这种情况常发生在多个图形混杂在一起的情况，同样点击“选择对象”按钮后你会发现选择很容易。
word，作为日常工作中最经常使用的软件之一，word的一些功能如快速输入数字小数点、首行自动缩进两个字符、插入正反页码等等功能，可以帮助用户更快的完成工作内容，却并不为人所知，今天小编就整理了12个比较常用又鲜为人知的功能，希望对大家有所帮助。 word界面 一、运用编辑--选择性粘贴功能，方便编辑复制文本资料 我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在Word中采用粘贴，往往会将原有的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或数据后，在Word中粘贴，则会将表格格式复制过来，而不是纯文本形式;在浏览网页时选好区域复制后，在Word中采用粘贴，则会将网页形式复制下来，使你无法进行文字编辑。如果你采用编辑--选择性粘贴--无格式文本，则一切问题可以解决了，复制过来的是纯文本格式，你可对复制过来的文本自主编辑了。 二、不切换输方式，快速输入数字中的小数点 审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量的审计数据，你如果是用安装office时携带的五笔字型或拼音输入法，会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼(使用陈桥五笔不会出现这些问题，它会输入数据后接着数据时自动将数据间的句号修改为小数点)。不过利用Word工具中的自动更正可解决此问题，让你一劳永逸。方法：打开工具--自动更正--自动更正，在替换替换为中分别填上。。、.(小数点)，点击确定，回到Word输入界面，在输入数据后输入两个。，再输入数据，看看.是不是变成了小数点.。这一方法会让你在输入小数点是多输入一个。，不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了。按此办法进行后，你在Excel中用同样的输入方法，就可以快速输入数字中的小数点。此法可用于文字材料中的序号更正、如将1、改⒈，年份中零的更正、如将二00改为二○○;公文年份中括号的更正、如将([改为〔。 三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目 我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，Word中虽然为修订提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，其实这是一个很麻烦的事情。在Word中版本功能，对上述问题迎刃而解，用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一个Word文件后，首先选择一下文件--版本--现在保存，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的事项，当审稿人修改时打开文档后先打开文件--版本--现在保存，再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项，然后进行文件处理，最后保存文件，至此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。 四、解决WINDOWS XP/2000环境下Word中仿宋、楷体_GB2312等三号字体显示模糊的办法
Word操作技巧大全（转） Word操作技巧大全（64页） 摘录者 https://www.doczj.com/doc/9f17086678.html,/shufayan Word中的―选中‖方法知多少？ 一、常见的―选中‖方法： ü全选（快捷键Ctrl+A）：就是全部选中文档内的所有内容。这所有内容包括：文字、表格、图形、图像等可见的和不可见的标记。 ü按住Shift＋Page Down从光标处向下选中一屏，Shift＋Page Up从光标处向上选中一屏。ü按住Shift+左选中光标左边第一个字符，Shift+右选中光标右边第一个字符，Shift+上选中从光标处向上到同列的字符，Shift+右选中从光标处向下到同列的字符。(注：此处的?、à、á、a表示：上、下、左、右光标键) üCtrl+Shift+á从光标向上选中光标所在的一段，Ctrl+Shift+a从光标向下选中光标所在的一段。 ü扩展选中（快捷键F8）：按一次打开扩展功能；再按一次选中光标所在的位置的单词（若是中文的话选中光标所在的后一个字）；再按一次选中光标位置所在的一句；再按一次选中光标位置所在的一段落；再按一次则相当于全选。取消扩展功能，按Esc键。 ü把光标放到页面的左边，出现形如―?‖，点击就选中一行。上下拖到就选中若干行。 ü Alt＋鼠标拖动：选中矩形区域。 ü按住Shift选中多个对象（非嵌入型的），也可以用绘图工具栏第二个按钮的―选择对象‖（―?‖）来选择。 对于Word2003可以把光标放到任一位置，点右键/―选择格式相似的文本‖功能，这个功能有点类似于F4，比较―另类‖。―相似‖两字很值得玩味，多试几遍，其意自现。 二、―不常用‖的―选中‖方法 说他―不常用‖并不真的是不常用，而是对于新手而言的不常用。 ü通过菜单格式/样式和格式（Word2003版，别的版本类似），点击要选择的样式，点右边的下拉框，出现―选择所有XX实例‖、―修改‖、―删除‖等。此处的XX代表使用这种样式的段落是多少，点选―选择所有XX实例‖就选中了所有应用了此样式的段落。（注：对于规范的排版，这个是最好用的，可能我们只要四五个样式就把一篇小册子搞定。） ü不得不提到的替换(快捷键Ctrl+F)：在查找内容中输入要选中的文字、或点格式、高级等设置，再点选突出显示所有在该范围找到的项目，在选查找全部、关闭，这就就选中了你可以想到的任意的内容。这个看似简单，其实是所有技巧中伸缩度最大的一个。 三、一种类似于图形软件方面的选中技巧： 在Photoshop中，有一个命令叫―保存选区‖非常好用，在Word中也可以找到类似的方法，这就是书签。利用书签―存储选区‖也是很好的方法，但要注意，他必须是连续的区域。 方法是：先选中要定义的区域，插入/书签，输入书签名，定义一个书签。使用时：插入/书签，找到想选中的书签，点―定位‖就选中了书签所代表的选择。这个功能在后台VBA中也很好用，制定特定模板的首选。 特例：对段落进行样式时，不需要选中段落的，只要把光标放到段落中就行了。
文字处理──Word字体设置-- #TRS_AUTOADD_1221632169087{ MARGIN-TOP:0px;MARGIN-BOTTOM:0px } #TRS_AUTOADD_1221632169087P{ MARGIN-TOP:0px;MARGIN-BOTTOM:0px } #TRS_AUTOADD_1221632169087TD{ MARGIN-TOP:0px;MARGIN-BOTTOM:0px } #TRS_AUTOADD_1221632169087DIV{ MARGIN-TOP:0px;MARGIN-BOTTOM:0px } #TRS_AUTOADD_1221632169087LI{ MARGIN-TOP:0px;MARGIN-BOTTOM:0px } /**---JSON-- {"":{"margin-top":"0","margin-bottom":"0"},"p":{" margin-top":"0","margin-bottom":"0"},"td":{"margi n-top":"0","margin-bottom":"0"},"div":{"margin-to p":"0","margin-bottom":"0"},"li":{"margin-top":"0
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实用Word使用技巧大全 目录 第一、WORD问答 (1) 第二、论文WORD技巧小结 (13) 第三、用WORD排论文的技巧 (14) 第四、用WORD编辑论文的几个建议 (15) 第五、快捷键 (18) 第六、功能键 (20) 第七、WORD表格处理技巧 (21) II
第一、Word问答 1.问：Word里边怎样设置每页不同的页眉如何使不同的章节显示的页眉不同 答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同。 2.问：请问Word中怎样让每一章用不同的页眉怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了 答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了。 3.问：如何合并两个Word文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做 答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项。 4.问：Word编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同比如：单页浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：（每章标题），这一个有什么技巧啊 答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同。 5.问：怎样使Word文档只有第一页没有页眉，页脚 答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。 6.问：如何从第三页起设置页眉 答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了。 1
1.问:WORD里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同? 答:分节,每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同 2.问:请问word中怎样让每一章用不同的页眉?怎么我现在只能用一个页眉,一改就全部改了?答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一页改页眉前,按一下“同前”钮,再做的改动就不影响前面的了。简言之,分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了 3.问:如何合并两个WORD文档,不同的页眉需要先写两个文件,然后合并,如何做?答:页眉设置中,选择奇偶页不同/与前不同等选项 4.问:WORD编辑页眉设置,如何实现奇偶页不同? 比如:单页浙江大学学位论文,这一个容易设;双页:(每章标题),这一个有什么技巧啊?答:插入节分隔符,与前节设置相同去掉,再设置奇偶页不同 5.问:怎样使WORD文档只有第一页没有页眉,页脚?答:页面设置-页眉和页脚,选首页不同,然后选中首页页眉中的小箭头,格式-边框和底纹,选择无,这个只要在“视图”——“页眉页脚”,其中的页面设置里,不要整个文档,就可以看到一个“同前”的标志,不选,前后的设置情况就不同了。 6.问:如何从第三页起设置页眉?答:在第二页末插入分节符,在第三页的页眉格式中去掉同前节,如果第一、二页还有页眉,把它设置成正文就可以了
●在新建文档中,菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0,确定; ●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同,确定; ●将光标放到第一页末,菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后,确定。第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档,第3步应用于插入点之后。这样,做两次首页不同以后,页码从第三页开始从1编号,完成。 7.问:WORD页眉自动出现一根直线,请问怎么处理?答:格式从“页眉”改为“清除格式”,就在“格式”快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头,格式-边框和底纹-设置选无 8.问:页眉一般是---------,上面写上题目或者其它,想做的是把这根线变为双线,WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?答:按以下步骤操作去做: ●选中页眉的文字,包括最后面的箭头 ●格式-边框和底纹 ●选线性为双线的 ●在预览里,点击左下小方块,预览的图形会出现双线 ●确定▲上面和下面自己可以设置,点击在预览周围的四个小方块,页眉线就可以在不同的位置
word文档处理小技巧 1、在文字处理中可不可以仅清除用户设定的文本格式，而不删除该文本？ 答：可以，您只要选中想要删除文字属性的文字，选择“编辑”菜单下“清除”中的“格式”命令即可，这样文字的格式就被删除了。 2、如何在页眉位置加入图片？ 答：选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令或者直接在页眉处双击，将光标定位在页眉处，点击“插入”菜单下的“图片”命令，插入所需的图片即可。 3、如何将文档中某一页上分栏而下一页不分或者在同一页面中应用多种分栏效果？ 答：只要分别选中需要分栏的内容，选择“格式”菜单下的“分栏”命令，在“分栏”对话框中设置不同的栏数即可。 4、我在制作公文时，每页都有规定的行数和字数，应该怎么办？ 答：选择“文件”菜单下的“页面设置”命令，在“页面设置”对话框的“文档网格”选项卡中，“网格”项选中“指定行和字符网格”，然后可根据需要设置每行字符和每页行数。 5、在文字处理应用中输入“1、无锡”，然后敲一下回车，发现“1、”和“无锡” 之间的距离变大了，怎么解决此问题？ 答：遇到这种情况，选择“工具”菜单下的“自动更正”命令，在“自动更正”对话框“自动套用格式”选项卡中，将应用中的“自动项目符号列表”和“自动编号列表”这两个复选框前面的勾去掉即可。 6、我今天在排版时，发现文档中有某个段落中有几行很难实现1.5倍的行距，该怎么进行设置？
答：经过对该文档进行分析后发现，用户在操作时将部分段落设置为“如果定义了文档网格，则对齐网格” ，但是有的段落却没有设置，所以导致部分段落无法排版。 全选文本，点击“格式”菜单下的“段落”命令，在“段落”对话框中可以看到“如果定义了文档网格，则对齐网格” 的复选框呈现灰色的状态，这就说明整个文档中有的地方是设置了对齐网格，有的地方没有设置对齐网格。把那个复选框设为选中的状态后再设置段间距即可。 7、如何设置打印内容，使得一页纸张可以打印6个幻灯片？ 答：选择“文件”菜单下的“打印”命令，在“打印”对话框的“打印内容”中选择“讲义”，再选择“每页幻灯片数”为“6”；或者进入打印预览视图后，在“预览”工具栏中选择“讲义（每页6张幻灯片）”即可。
找工作,上东莞英才网 1.页面设置快速进行调整 问:要对 Word 进行页面调整,通常大家采用的方法是选择“文件→页面设置”选项的方法进行,请问有没有更快速方便的方法呢? 答:有,如果要进行“页面设置”,只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。 2.Word 中巧选文本内容 问:在 Word 文件中进行编辑操作时,经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理,请问有没有快捷的方法进行选定? 答:在 Word 中要选中文件内容时,有一些快捷的操作方法,掌握好它们可以大大提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法: ( 1 字或词的选取: 将指针移到要选的字或词后,双击鼠标左键即可选定。 ( 2 任意连续的文字选取: 将指针移到要选取的文字首或末,再按住鼠标左键不放往后或往前拖动,直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。如果采用键盘上“ Shift ”键配合鼠标左键进行选择,可这样进行:将光标移到要选取的文字首(或末,再按住“ Shift
”键不放,然后将鼠标指针移到要选取的文字末(或首并单击,此时也可快速选中这段连续的文字。 ( 3 一行文字的选取: 将指针移到该行的行首,在光标指针变成向右的箭头时,单击鼠标左键即可; ( 4 一段文字的选取: 将指针移到该段第一行的行首,同样在光标指针变成向右的箭头时,双击鼠标左键即可。 ( 5 整个文件内容的选取: 把指针移到该文件中任一行首(在指针变成向右的箭头时,快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容(也可利用组合键“ Ctrl+A ”快速选定。 另外在平时使用中,还有几个特别的快捷键可以加快选取: 找工作,上东莞英才网 Shift+Home :使光标处选至该行开头处。 Shift+End :从光标处选至该行结尾处。 Ctrl+Shift+Home :从光标处选至文件开头处。 Ctrl+Shift+End :从光标处选至文件结尾处。 Shift+ 移动光标:逐字逐行地选中文本(用于一边看一边选取文本。
W o r d常用编辑技巧大全1.问：WORD里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不同？答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件――页面设置――版式――页眉和页脚――首页不同。 2.问：请问word中怎样让每一章用不同的页眉？怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了？ 答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来。 3.问：如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做？答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项。 4.问：WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同?比如：单页浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：（每章标题），这一个有什么技巧啊？ 答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同。
5.问：怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚？ 答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”――“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。 6.问：如何从第三页起设置页眉？ 答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了? ●在新建文档中，菜单―视图―页脚―插入页码―页码格式―起始页码为0，确定； ●菜单―文件―页面设置―版式―首页不同，确定；●将光标放到第一页末，菜单―文件―页面设置―版式―首页不同―应用于插入点之后，确定。第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。 7.问：WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？ 答：格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头，格式－边框和底纹－设置选无。 8.问：页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?
Word编辑长文档的方法与技巧 Word是目前应用广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能具有很高的实用价值。试想一下，在编辑一些长达几十或是几百页的文档时，如不掌握一定的方法和技巧，那你将花大量的时间在翻动滚动条上，这样的文档在结构上层次不清，在内容上难于查找，从而使编辑效率大大降低。笔者在此针对长文档的编辑，并以Word97为例，介绍一些方法和技巧，来提高组织和管理文档时的工作效率。 一．用大纲视图使文档层次结构清晰化 用大纲视图来编辑和管理文档，可使文档具有象文件菜单一样能逐层展开的清晰结构，能使阅读者很快对文档的层次和内容有一个从浅到深的了解，从而能快速查找并切换到特定的内容。 首先，新建一文档，并单击“视图”菜单中的“大纲视图”选项或按文档左下方工具条上的“大纲视图”按钮来切换到大纲视图。分别输入各级标题的名称（在每个标题前都有一个“□”记号）。 其次，分别向左或向右拖动“□”记号可使对应的标题升级或降级（也可选中某一标题后，点击大纲工具条上的“升级”或“降级”按钮）。经升/降级后，各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以“╋”标示，则表示该标题下是有内容的（即是可以展开的）；若某标题以“□”标示，则表示该标题下是没有内容的（即不可以展开）。另外，可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、
下移、展开和折叠。 最后，在某个标题按回车，将光标移至下一空行的开头，用“复制”、“粘贴”的方法将特定的内容插入到文档中。在选定这整篇文章内容的前提下，按下大纲工具条上的“降级为正文”按钮，可将其转换成正文内容（即非标题）。如此类似地插入各篇文章的内容，进行整理、编辑后存盘即可。 二.利用书签功能进行迅速查找 Word 97中可将选定的文件、图形等标识为书签，从而可以通过定位功能迅速切换到长文档中书签所在的位置。例如要将“利用书签功能进行迅速查找”这段文字标识为书签，可先将其选中，再单击“插入”菜单中的“书签”选项，在出现的对话框中输入书签的名称后按“添加”即可（在此对话框中也可对已有的书签进行删除）。此时，若“工具”-〉“选项”-〉“视图”中的“书签”项被选定，则文中“利用书签功能进行迅速查找”这些文字会被方括号括出，表示是已被标识为书签。在长文档中按自己需要将一些关键项标识为书签后，可在“编辑”-〉“定位”中的“定位”选项卡中对某一书签进行定位，从而使文档迅速切换到被标识为此书签的地方。此外，在该选项卡中还可对页、节、行、批注、图形、公式等13个项目进行定位，若灵活运用，可大大提高查找、编辑文档的效率。 三.创建超级链接，实现快速切换 上过网的朋友们都知道，超级链接是指一个计算机文档（页面）的特定区域能引入其它文档或程序。鼠标放在超级链接上会变成手
Word2007 使用技巧大全 目录 一、WOR问答 .................... 二、论文WOR技巧小结.................. 三、用WORD*论文的技巧................ 四、用WOR编辑论文的几个建议 .............. 五、快捷键 ..................... 六、功能键 ..................... 七、WORDS格处理技巧................. 错误! 未定义书签错误! 未定义书签错误! 未定义书签错误! 未定义书签错误! 未定义书签错误! 未定义书签错误! 未定义书签
第一章Word 问答 1.1问：Word 里边怎样设置每页不同的页眉如何使不同的章节显示的页眉不同 答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同。 1.2问：请问Word 中怎样让每一章用不同的页眉怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了 答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了。 1.3问：如何合并两个Word 文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做 答：页眉设置中，选择奇偶页不同/ 与前不同等选项。 1.4问：Word 编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同比如：单页 浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：（每章标题），这一个有什么技巧啊 答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同。 1.5问：怎样使Word 文档只有第一页没有页眉，页脚 答：页面设置－页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式－边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页 面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同