公文管理办法
第一章总则
第一条为使xx公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，结合公司实际，特制定本办法。
第二条本办法所称的公文,是指深圳xx鞋业连锁有限公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条公司总裁办公室是公文处理的管理部门，主管本公司公文处理工作。负责统一管理本公司公文收发、传阅、审核、用印、归档和销毁等工作，并对本公司其他部门进行指导和监督；督促检查公文运转和办理情况。
第四条各一级部门以本部门名义对公司其他部门发出的通知、通报、议案等，须经总裁办公室核稿、审批；对本部门内员工发出的公文，如：工作协助函、工作申报表、会议纪要等，由部门总监审核、签批、用印。会议纪要必须抄报总裁办公室存档。
第五条总裁办公室及各部门都应配备具有一定公文知识的人员负责公文处理工作，加强对员工的教育和培训，提高公司公文处理水平。
第六条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第七条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。
第八条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和xx公司有关保密规定,确保公司商业秘密的安全。
第九条各部门负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。
第二章公文的种类
第十条公文的种类主要包括：
一、公司内部行文：指公司与公司旗下各部门、各分支机构之间为互相传达、布置、汇
报、联络工作时的行文。
（一）命令（令）、决定（决议）：公司董事会对重要事项或重大行为做出安排，奖惩一级部门负责人，变更或撤销下属部门不适当的决定时使用。
（二）议案：用于公司董事会成员或各级部门主管，向公司董事会提请审议事项。
（三）公告、通告；以公司或总裁办公室名义发出的，对外宣布重要事项或在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（四）通知：适用于公司内部上级部门对下级部门传达要求办理、周知或共同执行的事项；转发政府机关来文；发布规章制度；任免和聘用干部。
（五）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况时使用。
（六）工作申报表（即请示、报告）：用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门的询问，要求上级部门给予指示时使用。
（七）批复：用于答复下级部门提出的请示事项。
（八）函（包括工作协助函、传真函等）：用于不相隶属的平级部门之间相互商洽工作、询问和答复问题时使用。
（九）会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项，要求与会人员或部门共同遵守、执行时使用。
（十）专项表格式行文：配合公司内部正常运作常用的固定行文格式，按特定需要时套用。专项表格版式由相关部门按实际需要设计打印好经总裁签批即生效。
二、对外单位行文：指公司向没有直接隶属关系单位的行文。
（一）函/复函：公司与非隶属单位进行商洽、阐明公司立场、咨询和答复问题时使用。
（二）证明：就公司内部特定人、事、物及有关数据给非隶属单位予以具体说明时使用。
（三）申请报告：对特定事项向非隶属单位请求同意或批准时使用。
（四）声明：就公司内部特定人、事、物及有关数据对非隶属单位郑重阐示公司立场时使用。
（五）专项表格式行文：非隶属单位要求公司填写之表格式文件，依实际需要和公司有关规定给予填写。
第三章公文签发权限
第十一条所有行文必须按规定由签发人亲笔签署，或加盖已获公司授权使用的私人印鉴或签名原子章。
（一）董事长：以董事会名义对公司内部发出的命令（令）、决定（决议），或对非隶属单位特定董事长签署的行文。
（二）总裁：以公司名义签署公司规章制度、考核办法、干部任免等重要文件，以及向非隶属单位发出需要公司负责人签署的文件。
（三）副总裁：
1、分管总裁办公室：以公司或总裁办公室名义向公司内部发出的公告、通告、通知、通报、议案、批复、专项表格式行文或向非隶属单位发出函件。
2、分管运营中心：以运营中心名义向各运营区发出公告、通告、通知、通报、批复、专项表格式行文或向非隶属单位发出函件。
（四）一级部门总监：以本部门名义发出的工作协助函、工作申报表、会议纪要、专项表格式行文或总裁授权对非隶属单位发出需部门负责人签署的行文。
（五）二级、三级部门负责人：以本部门名义向上级部门发出工作协助函、工作申报表、专项表格式行文。
（六）各运营区负责人可以在自己的职权范围内发布通知、通报等，但重大事项如：商品调价、制定相关的管理制度、卖场商品的展示设计等，需经总裁或其授权人批准后，方可正式对内行文。
第四章公文格式
第十二条公文一般由版头、发文字号、密级、紧急程度、文件标题、主送单位、正文、附件、发文机关全称、签发人（印章）、成文日期、主题词、抄送单位、印刷版记等部分组成（见附件四）。
一、版头：由公司Logo加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文可用公文主办机关一家版头，也可并用几家版头，但主办机关应当排列在前。
二、发文字号：由公司代字、发文年度（年份）和发文顺序号（或序号）组成，如××发［××××］第×号。标明于版头下方居中位置。联合发文，只标明主办机关发文字号。（具体编制方式见附件一）。
三、密级：密级是公文涉密程度的标志，标注在公文首页，文件标题的右上方。版头分割线右下方位置。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，普通级文件无须标注。（具体密级设定见附件二）
四、紧急程度：紧急程度是对公文送达和办理的时间限度，标注在文件首页右上角，密
级下方位置。紧急公文分为“特急”、“急件”，一般性文件无须标注。
（一）特急：必须半个工作日内传达到位；
（二）急件：必须一个工作日内传达到位；
（三）一般公文：必须两个工作日内传达到位。
五、公文标题：应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由和文种三要素组成，位于发文字号下方。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
六、主送单位：指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称，并按期性质、级别或惯例依次排列。若主送单位较多，可统称为：各相关部门。主送单位位于正文上方，顶格排版。
七、正文：即文件的主体部分，包括事由、要求、建议和措施等。正文拟写要做到：语言精炼、逻辑清楚、层次分明、语言规范。印发、转发的文件直接附于正文之后，不作附件处理。
八、附件：是附属于正件的其他文件或材料。当公文有附件时应注明附件顺序和名称。其位置应当在正文下一行，发文机关署名之前，左空两字。序号使用阿拉伯数字，附件名称之后不加标点符号。
九、发文机关署名：俗称落款，应使用机关全称或规范化简称，两个以上一级部门联合发文，主办部门应排列在前。
十、小标题：在行文签署盖章位置应当标注主题内容。小标题位于发文机关下方，签发人（印章）的上方。
十一、签发人（印章）：对公司内部的发文只需总裁或总裁授权人签字即可。对外发文则加盖企业公章。会议纪要由会议主持人签署。
十二、成文日期：成文日期是公文形成或生效的时间标志，以文件签发或会议通过的日期为准，联合行文，以最后签发部门负责人的签发日期为准。
十三、主题词：用以揭示公文的基本内容并经过规范化处理的词语。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成。所有正式文件均应标注主题词。主题词应在《公文主题词表》中选用（见附件三1）。其标注位置在文件末页下部，抄送机关上方。
十四、抄送机关：指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属的机关。应使用全称或规范化简称，并按上级、平级和下级的次序排列。抄送机关名称标注于主题词下方、印刷版记上方。
十五、印刷版记：由打印人、校对人、打印份数组成，位于公文末页下端。
第十三条联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。
第十四条当公文排版后所剩空白处不能容下签发人的签字或印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使签字或印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第十五条文字从左至右横写、横排。行文字体和行距要求：标题用三号加黑宋体，行文内容用小四号宋体。行距为1.5倍行距，字距为标准，发文字号用五号加黑宋体。公文应标注页码，页码标注在每页正文下方居中的位置，首页无须标注页码。
第十六条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），为方便左侧装订，页边距设定为：上：2mm，下：1.5mm，左：2.5mm，右：1.5mm。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第五章行文规则
第十七条行文应当确有必要，注重效用。
第十八条公文的收、发统一由总裁办公室办理。
第十九条深圳市xx鞋业连锁有限公司的行文关系根据隶属关系和职权范围确定。部门内应遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当说明原因并抄送被越级的部门。不相隶属单位行文应当遵循对等的原则，“明来明去、密来密去、函来函复”。
第二十条部门根据其职权范围,可以相互行文和向所属分支机构行文。向下级部门或同级部门的重要行文，应当同时抄送直属上级部门。对公司内部发出的决议、公告、通知、通报，可主送多个部门。除总办外，部门原则上不得以部门名义对外单位正式行文。
第二十一条“请示”是请求上级部门予以批复的文种，应当一文一事；一般只写一个主送部门，同时需要其他部门研究处理的，应采用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。
第二十二条“报告”是向上级部门汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级部门参考而并不要求予以批复。凡在报告中夹带请示事项,未得到及时批复,造成工作延误或损失的,由行文方负责。
第二十三条除上级部门负责人直接交办的事项外,一般不得以部门名义向上级部门负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章公文办理
公文办理分为发文办理和收文办理。
第二十四条公司或部门发文，由总裁办公室统一编号、审核、签发、用印、封发。
第二十五条红头文件，适用于印发需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要，转发上级、下级、不相隶属部门来文，公司内发布人事任免，奖惩通报等。
第二十六条发文办理
发文办理指以本公司（部门）名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
一、草拟公文的基本要求。
（一）符合国家的法律、法规和本公司的有关规定。如提出新的规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文，一般不得代替中文句子成份，特殊情况使用外文代替中文字词或句子成份，应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称缩写，应当在第一次出现时注明准确的中文含义。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（十）“绝密”类公文拟稿人应自始至终全程负责送核、送签及打印校对等。
（十一）发送部门的文件，须按规定的排名顺序撰写主送和抄送单位。除有规定者外，
公文按主、抄送部门各一份的原则发送。
（十二）拟稿一律用A4纸打印。
二、核稿
文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后，再交总裁办公室统一进行核稿。
核稿的主要内容：
（一）是否确需行文；
（二）是否符合法律法规，与本公司发过的公文是否衔接。
（三）行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制的有关要求。
（四）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
（五）填写《发文审批单》（见附件十一），编写文件字号。
核稿时如发现不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性的问题，应退回原拟稿部门修改。
三、签发（会签）
（一）公司或部门制发的所有正式公文，包括对内和对外的行文，统一由总裁或总裁授权人签发。
（二）签发人应在《发文审批单》上签署发文的意见、确定公文密级、签署姓名和日期。
（三）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
（四）公文拟稿、改稿和签发，一律用碳素笔或钢笔，禁止使用铅笔、圆珠笔和红笔。
（五）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。涉及会签部门过多时，主办部门可召集协商会议集中会签，以提高办事效率，在协商取得一致意见后方可行文。如不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导裁定。凡公司内部门之间未对有关问题协商一致时,不得各自发放行文。
（六）凡印发规章制度的公文,均应由法律部门会签；凡涉及资金费用的公文，均应由计财部门会签。未经该部门负责人会签的公文,一律不准发文。
（七）会签部门要认真负责,专人承办,一般公文不超过2个工作日，急件、特急件随到随时阅研会签。
（八）拟稿部门要重视会签意见,不得不作任何协调处理，即呈送领导签发。凡有另附意见的公文，拟稿部门采纳或协调后，须重新会签。
四、打印
（一）公文正式印制前，由总裁办公室相关人员进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
（二）打印文件必须以签发的原稿为依据，要忠于原稿，不得擅自改动。如发现明显错误，应与拟稿部门联系。
（三）打印的文件应符合公文规定格式，文字清晰、排列整齐，版面安排美观大方。
（四）密级类文件打印，应指定专人负责，并注意做好保密工作。
五．校对
（一）文件打印清样，应由拟搞人校对，校对人员应在发文稿纸上签名。
（二）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后改正的，由打字员负责。
六、用印
对公司内部行文，交总裁或总裁授权人签字。对公司外的正式行文需加盖企业公章，印章盖在成文日期的中上方，上沿不压正文，下沿略压成文日期。
七、封发
（一）发送公文由总裁办公室统一负责登记（《发文登记表》详见附件十）和封发。对外部加盟客户的发文，由各品牌事业部负责发送。具体发送渠道：除绝密、特急文件外，向本地非隶属单位及其他部门发送的文件、资料等，可通过邮局快递发送；向其他单位发送的传真文件必须将原件交总办存档。(《公文印发流程》详见附件十六)
（二）公司注明“绝密” “不准翻印”字样的文件，一律不得翻印；其他密级公文，经领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、时间、份数和印发范围，并视同原密级公文管理。
（三）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。有密级的文件不得利用计算机或传真机传输。
第二十七条收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序。
一、前台或各部门收到的政府、行业协会、相关部门法律文书、信函等文件，统一交总
裁办公室由秘书在《收文登记表》上登记（详见附件十二），并附上《收文处理单》（详见附件十四》，需要办理的公文，应当及时提出拟办意见，交总裁或总裁授权人签批。
二、总裁办公室收到下级部门报批的工作申报表或报告，应详细填写《各部门送批文件审批登记表》（详见附件十三），并附上《收文处理单》，提出拟办意见，交总裁或总裁授权人签批。
三、各品牌事业部收到的加盟商、客户发来的文件，由各品牌事业部自行办理。如确需报总裁知晓或需总裁签批的文件，可交由总裁办公室办理。
四、总裁或各部门负责人在出国考察、参加重要会议等活动中收集的文件，在汇报和传达后，应将文件交总裁办公室立卷归档。
五、各部门资料管理员要做好上级部门、平级部门和不相隶属部门来文的登记工作。
六、公文办理中遇有涉及其他部门职权范围内的事项，承办部门应主动与有关部门协商，有关部门应积极配合。对有分歧意见的，承办部门负责人应出面与有关部门负责人协商；如仍不能取得一致意见，可报请总裁或其授权人裁定。
七、承办部门对需要办理的文件要抓紧落实，不得延误、推委。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应及时交回总裁办公室并说明理由。
八、批转有关部门办理的公文,总裁办公室要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。
第七章公文立卷、归档和销毁
第二十八条公文立卷
一、公文办理完毕后,承办部门应及时立卷，要求把文件的批复（批示）、正本、底稿、附件等附属材料收集齐全，保持文件、材料的完整性。
二、立卷时应按照文件的内容、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
三、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
第二十九条公文归档
一、上一工作年度形成的文件材料，要求在第二年的上半年整理结束，正式向档案室移交，清单一式两份，双方各执一份备查。
二、员工离职或调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清
退，员工个人不得保存应当归档的公文。
三、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件和公文副本。
四、机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文，经整理（立卷）后按有关规定移交公司档案室。
五、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。
六、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。用笔应使用毛笔或黑色、蓝黑色的钢笔与签字笔，严禁使用红色、蓝色笔和圆珠笔、铅笔。
第三十条公文销毁
一、公文被撤销的，自始不产生效力；公文被废止的，自废止之日起不产生效力。
二、多余、重复和不具备归档和存查价值的公文，经办文部门负责人审核批准，即可办理销毁。销毁密级公文应当到指定场所由二人以上监销，并做好登记工作，保证不丢失、不漏销。
第三十一条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章附则
第三十二条本实施细则不适用电子公文的处理。
第三十三条各部门应对上级部门和各部门发文的贯彻落实情况以及各部门请示事项的办理情况进行督促检查，并建立督查制度。
第三十四条本实施细则由总裁办公室统一解释和修订。
第三十五条本办法自2007年1月１日起施行。原公文处理办法与本实施细则内容有抵触的，一律以本细则为准。
第三十六条附件
附件一：发文字号编号原则
附件二：文件密级设定标准
附件三：公文主题词表
附件四：以公司名义向各单位行文正文格式
附件五：以公司名义向各单位行文传真件格式
附件六：规章制度行文格式
附件七：工作申报表
附件八：会议纪要格式
附件九：董事会决议
附件十：发文登记表
附件十一：发文审批单
附件十二：收文登记表
附件十三：各部门送批文件审批登记表附件十四：收文办理单
附件十五：督办事项登记表
附件十六：函件印发流程
附件十七：公文印发流程
（以下无内容）
第一章总则 第一条为使某省某投资集团有限公司（以下简称“集团公司”）的公文处理工作制度化、规范化、科学化，建立规范、严谨、高效的公文处理程序，提高公文处理的效率和公文质量，按照**省人民政府国有资产监督管理委员会《关于省属企业公文处理有关问题的通知》的有关要求，结合集团公司实际，制定本办法。 第二条集团公司的公文（包括传真、电报），是集团公司在公务来往中形成的具有约束力、体式规范的文书，是维持集团公司正常运转不可缺少的重要工具。 第三条综合事务部负责集团公司公文处理和指导所属各企业公文处理工作，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。 第四条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。 第二章公文种类 第五条集团公司的公文种类主要包括： （一）决议，适用于集团公司董事会按公司章程决定重大事项，部署集团公司全局工作；（二）决定，适用于对重要事情或重要行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属企业不适当的决定事项； （三）通告，适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项； （四）通知，适用于批转所属企业的公文，转发上级机关或不相隶属部门的公文，传达要求所属企业办理和有关单位周知或者要共同执行的事项，任免和聘用人员； （五）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况； （六）报告，适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问； （七）请示，适用于向上级机关请求指示、批准； （八）批复，适用于批准所属企业请示的重要事项（不同意用“复函”）； （九）意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文和平行文；（十）函，适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题；向无隶属关系的部门请求批准。答复所属企业一般审批事项的请示可以用“复函”； （十一）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。 第六条集团公司向上级机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。 第三章公文格式 第七条集团公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （一）涉及国家秘密和集团公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号；涉及商业秘密的文件可标明“秘密”； （二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”； （三）发文单位标识应由发文单位全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部；（四）发文字号应包括企业代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办单位发文字号；（五）上报的请示，必须在首页注明签发人姓名，最后写上联系人及联系电话；
公文管理规定 为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。 一、党政机关公文种类 根据“条例”规定，公文种类分15种： 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 二、行文规则 行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则： 1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。 2、行文权限： （1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。 （2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。 （3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。 （4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。
公文处理办法 1目的 使公司公文处理做到规范化、标准化、制度化、科学化、信息化。 2范围 公司范围内的公文管理。 3职责 3.1公司综合管理部是公文处理归口管理部门，负责公司公文处理工作。 3.2各部门负责管理范围内各种类型文件的起草，编制工作。 4管理内容与方法 4.1公文种类 ――决定？适用于对重大事项或重大行动作出安排，提出具体管理措施； ――规定、办法？适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求； ――通知？适用于发布规章、章程、条例、规则；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部； ――通报？适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况； ――报告？适用于向上级单位汇报工作，反馈情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 ――请示？适用于向上级单位请求批示、批准； ---批复？适用于答复所属单位请示事项； ——函???适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其它业务主管部门请示批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”； ――会议纪要？适用于记载和传达会议情况和一定事项； ――意见？适用于对某些工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求某项工作的意见； ――签报、工作联系单？适用于公司内部部门之间协调联系工作以及部门向公司领导汇报请示工作。 4.2公文格式 4.2.1公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、 正文、印章、附件、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。 发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应排列在前并编主办单位发文 号； ――有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”； ――紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应标明“特急”、“加急”、“平急”；
CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。
办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊
原版已签字 ...........有限公司 公文管理办法 司规字第02号 第一章总则 第一条为做好公司公文处理工作，明确公文的种类、格式、行文规则等，提高公文质量和工作效率，使公文处理规范化、制度化、科学化，特制定 本办法。 第二条本办法所称公文是指公司经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治企和进行经营、管理活动的重要工具。 第三条本办法中的公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公司综合经营管理科负责各类公文起草的组织、各项制度并指导和监督执行；督促、检查公文运转和办理情况，统一管理公文收发、审核、 用印、归档和销毁等工作。 第五条公司文员、内勤应不断提高公文专业知识、技能，专（兼）职负责公文处理工作。处理公文人员应当忠于职守，遵守职业道德，保守公司商 业秘密。 第六条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，必须做到准确、及时、安全，公文处理必须严格执行有关保密规定。 第二章公文种类 第七条公文主要包括命令、决定、决议、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 一）命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性 行政措施；嘉奖有关单位及人员。
二）决定 适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关科室及人员，变更或撤销公司的决定事项。 三）决议 适用于经过会议讨论、研究、表决通过后制定和形成的意见及要求贯彻执行的事项。 四）通知 适用于转发上级有关部门的公文；传达要求公司有关科室、公司周知或者执行的事项；发布规章；任免人员等。 五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 六）议案 适用于向股东代表大会及董事会提请审议事项。 七）报告 适用于各科室或公司汇报工作，反映情况，答复股东代表大会、董事会、监事会的询问。 八）请示 适用于向上级部门请求指示、给予答复、审核与批准，主要包括：申请开办新业务、新产品，对规章制度有疑问或执行中存在问题，以及人事需求、机构管理、固定资产购置等经营管理方面的事项。九）批复 适用于答复所属公司、部门的请示事项，“批复”与“请示”是互相对应的文体。 十）意见
党政机关公文处理工作条例 （2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发） 第一章总则 第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。 第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。 第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。 第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。 第七条各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。 第二章公文种类 第八条公文种类主要有： （一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 （四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 （五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （十）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。 （十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。 （十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。 （十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 第三章公文格式 第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 （四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。 （五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。 （六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
第一节总则 第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。 第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。第六条草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观，实事求是。 3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3. 财务部发文，用财字(××年)××号； 4. 工程部发文，用工字(××年)××号； 5. 技术部发文，用技字(××年)××号； 6. 营运部发文，用营字(××年)××号； 7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号； 第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定
（公文写作）某公司行政公 文处理办法
（一）令（命令） 适用于****公司宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项。 （四）通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 （五）通知 适用于发布行政规章，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （九）批复 适用于答复下级机关请示事项。 （十）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下
行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。 （十一）函 适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十二）会议纪要 适用于记载和传达会议情况及议定事项。 第八条****其他常用文种包括： （一）签报 机关内部各部门负责人向分管领导人书面请示工作，用“签报”。 “签报”必须由主办单位负责人亲笔签字，送分管领导人。“签报”不盖章，原件批回。 （二）简报 是反映情况，指导工作或单位间沟通消息时常用的一种简便的文字材料。 （三）工作总结 是对前一段时间内的工作进行综合、归纳、分析，从中找出经验、教训，并使之条理化、系统化，以便指导今后工作的文字材料。 （四）调查报告 是对客观事物进行实地调查研究、综合分析后形成的书面材料，是了解情况、掌握政策的基本工具。 第三章公文格式 第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机
公文处理管理办法 第一章总则 第一条为进一步做好公司公文处理工作，促进公文处理工作规范化、制度化，根据《安徽省行政机关公文处理实施细则》，结合我公司实际，制定本办法。 第二条公文处理工作坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行公司有关保密的规定。 第三条公司总经办是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。 第四条本制度由总则、公文种类、公文格式、发文流程、办文质量、收文办理、公文归档、附则八章组成。 第二章公文种类 第五条公司常用公文种类及内容 一、通知/通报：传达上级有关部门指示，发布要求下级单位办理或知道的事项，转发上级单位、同级单位或不相隶属单位的文件；聘用干部等用“通知”；表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况等用“通报”。 二、请示/批复：向上级部门、领导请求指示，需要得到上级有关部门对某一具体问题作出批示的用“请示”。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，如需同
时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。“批复”适用于答复下级的请示事项。 三、报告：向上级有关部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复询问，用“报告”。“报告”中不得夹带请示、建议事项。 四、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。答复公函所提问题用“复函”。 五、会议纪要/简报：记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项，用“会议纪要”；反映沟通财务、业务、政务情况，用“简报”。 六、决定：适用于对重要事项或者重大活动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门的决定事项。 七、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 第三章公文格式 第六条公文的构成要素 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 第七条公文的排版形式 排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。
XXX公司 公文管理制度 第一章总则 第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。 第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。 第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。 第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。 第二章公文种类 第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。 （一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、
奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。 （二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。 （四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。 （五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。 （六）批复。适用于答复下级单位请示事项。 （七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。 （八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。 第六条公文按照行文方向分为: 上行文:指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。
公文处理管理办法 为了加强对公司各类公文处理的管理，确保各类公文能切实起到作用，充分发挥各项公文在公司管理运行中的作用，提高工作效率与工作质量，结合公司自身的特点，特制定本管理办法。 1 范围 本办法适用于XXXX公司所有部门和员工。 2 术语和定义 2.1公司的公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。使用 OA 等办公软件所行使的公文同样适用本办法。 2.2公文管理 包括公文的拟发、收发、办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 3 管理职责 3.1 总经理管理职责 总经理对公司的公文处理的管理负有领导责任，负责重要文件的批示。 3.2 副总经理及总经理助职责 副总经理及总经理助负责对公司分管范围内的公文处理管理负有领导责任，负责相关文件的批示。 3.3 公司综合管理部职责 公司综合管理部是公司文件处理的统一归口管理部门，负责外来文件转办、内部各部门发文管理、公司文件的归档管理工作，并对公司公文管理的有关情况进行检查考核，并提出奖惩建议。 3.4 各部门职责 根据批示对文件内容进行处理落实、对本部门所归口的文件进行管理，按相关规定要求做好本部门文件资料的清理，并及时报综合管
理部归档。 4 管理内容与要求 4.1 外来文件管理 4.1.1 综合管理部收到外来行政公文后应立即登记、编号，分送主管领导批阅，签注意见并签字备查，急件必须当天送批。 4.1.2 按公司领导的批示做好上级公文的传阅工作，对综合性公文、急件做好催办工作，应做到传递迅速，对有承办要求的文件应及时催办。 4.1.3 按档案管理要求对上级重要的文件资料及时进行收集、归类、登记、立卷、归档。 4.1.4上级下发或公司外发来的重要传真、信件等由综合管理部及时送公司领导阅批或有关部门处理后，应及时送公司档案室归档。 4.2 公司内部文件管理 4.2.1 公司内部公文应采用统一的标准文件格式发放。 4.2.2 凡属公司正式行文（包括公司各项规定、通报文件）由各部门提出初稿，经部门领导审核，公司领导审批后，由公司综合管理部统一登记、编辑成文下发。行文时必须加盖公司印章方为有效。 4.2.3 公司各部门下发的业务性通知应经各部门领导审核后可自行下发，但部门应做好归档管理工作，年底时根据档案管理的要求，及时报综合管理部统一存档。 4.2.4 公司对外的和需要上报（存档）的文件、材料、各类报表、有关业务信函等，由各部门提出初稿，经部门领导审核，公司领导审批后，方可到综合管理部加盖公司印章方上报或外传。 4.2.5 公司重要公文或涉及公司内部秘密事项的资料、传真需外传时，须登记并经公司领导签字并加盖公司行政章后方可办理外发。 4.3 文件归档及管理 4.3.1 各级档案管理员和资料管理员对本人职责范围内主管文件的归档、损坏、丢失和失密负责。严格借阅审批手续。 4.3.2 公司档案管理员应根据档案管理的有关要求，指导各部门进行
公司文件管理办法内部编号：（YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128）
CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核
各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。 办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿
ZYHT冷轧技术 公文处理办法 第一章总则 第一条为使公司的公文处理工作规化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，以《国家行政机关公文处理办法》为指导，结合公司实际，制定本办法。 第二条企业的公文，是企业在经营和行政管理过程中形成的具有法定效力和规体式的文书，是公司依法经营和进行公务、商务活动的重要工具。 第三条公文处理指公文的办理（收文、发文）、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条公文处理必须严格执行国家法律、法规及公司的有关规定，确保企业商业、技术秘密的安全。 第六条公司各单位、各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 第七条公司综合管理部是公文处理的管理机构，主管本公司的公文处理工作并负责指导各单位、各部门的公文处理工作。
第二章公文种类 第八条本公司的公文种类主要有：决定、通知、通报、通告、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 （一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通知。适用于批转下级单位的公文，转发政府主管部门和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位周知或者执行的事项；任免人员。 （三）通报。适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （四）通告。适用在一定围公布应当遵守或者周知事项。 （五）报告。适用于向上级单位汇报，反映情况，答复上级单位的询问。 （六）请示。适用向上级请求指示批准。 （七）批复。适用答复下级单位的请求事项。 （八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （九）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 （十）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
河北庚安矿业有限公司 公文管理办法 第一章收文办理 第一条凡公司各部室、所属煤矿呈送公司或需公司领导阅知、批示的请示、报告、情况反映、工作动态等综合类公文，统一报送综合办公室，由综合办公室统一进行登记，填写“来文登记处理卡片”，由综合办公室主任根据公文内容提出分办意见，报公司领导阅示。 各部室要求所属煤矿直接报送、不需公司领导批示的具体工作方面的公文，直接报各部室阅处。 第二条各上级部门或同级部门及省安监局、煤监局、国土厅等有关部门来文，一律由综合办公室填写“来文登记处理卡片”，由办公室主任提出拟办意见，按程序报公司领导批示或转有关部室阅处。 第三条公司领导、各部室参加各种会议或通过邮寄、直接派人取回的各级各类公文，统一交综合办公室，不得私自保存或流转，由综合办公室填写“来文登记处理卡片”进行处理。 第四条经董事长或总经理批示需公司其他领导或相关单位传阅的公文，由综合办公室分送有关领导或相关单位传阅。传阅人阅后退回综合办公室继续传阅，不得直接转下一传阅人。 第五条“来文登记处理卡片”由综合办公室保管使用，其他各部室一般不得直接加笺向公司领导呈报。 第六条综合办公室负责按董事长、总经理批示意见将文件转发至相关部室，相关部室接办文件后，由负责人在文件处理单中“处理
结果”栏内签字，并注明时间。若部室主要负责人外出，由接办文件的部室工作人员签字，部室工作人员应及时请示分管副总经理并按分管副总经理意见办理；需向省委、省政府、省国资委、省国控公司、省国控矿业公司等上级或有关单位反馈办理结果，以及向所属煤矿回复批复意见的，由有关承办单位另行拟定“情况报告”（见附件）报领导批示。 领导批示文件没有特殊要求时，由相关部室单独处理时，办结时限为三日内。 第七条办结后的批示文件由综合办公室及时归档备查，对需要办理的重要文件，由综合办公室负责督办。 第二章发文办理 第八条起草文件。各部室凡以公司名义发文，必须认真填写公司统一印制的发文稿纸。文稿拟好后，首先由拟稿人签字，经本部室负责人审核签字、综合办公室审核后，报分管副总经理、总经理、董事长逐级签发。 文稿审核会签后，综合办公室负责留存领导签发发文稿纸原件并依此正式行文、用印。 第九条发文字号。发文字号是指制发公文的顺序号，目的是便于存档和备查。 凡以公司名义制发和转发的文件，按照业务范围分别由有关部室拟稿，由综合办公室统一印制、发放、存档，盖公司公章。发文文号由综合办公室统一排列，具体划分为：
公文管理办法(试行) 文件编号： 版本号： 发布日期:二○○九年七月日实施日期：二○○九年七月日
文件会签履历页
公文管理办法（试行） 1、目的 1.1为使股份公司及所属经营单位公文制订、接收、发放及文件控制管理工作程序化、制度化、规范化，特制定本标准。 1.2使员工能够通过可靠的方式和途径获得有效的文件和记录。 2、适用范围 2.1本办法适应于股份公司所有行政公文文件的管理。 2.2 股份公司所属各子公司可等效采用本管理办法,也可在保持与本办法原则性要求一致的前提下，结合自身管理需要进行修订或补充完善。 3、定义 3.1文件归口管理部门： 指负责公司层面公文、程序文件管理、编号与内容审查、文件发放与归档管理的部门，一般由各单位综合管理部门或总裁（总经理）办公室负责文件归口管理。 3.2 公文文件： 指用于企业内部行政性、临时性管理事项的文件的总称，主要包括通知、通报、决定、公告、请示、报告等类型，主要侧重于事务性、临时性、任务性事务的行政管理。具体包括： （1）外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给股份有限公司及其下属子公司、经营单位的公文； （2）请示、报告：指向主管领导、主管部门、上级公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以股份有限公司名义向股份公司以外单位的请示、报告和股份公司下属各职能部门、子公司等向股份公司领导或主管部门的请示、报告； （3）内部公文：指在股份公司及下属子公司内部使用的公文，包括股份公司下发的或下属各公司、单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 4、职责 4.1 总裁办公室为股份公司公文的归口管理部门，负责接收和处理各种外来文件以及各子公司对股份公司领导的请示、报告等文件，负责审核处理以股份公司名
公文处理管理办法(修订-)
他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级。“批复”适用于答复下级的请示事项。 三、报告：向上级有关部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复询问，用“报告”。“报告”中不得夹带请示、建议事项。 四、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。答复公函所提问题用“复函”。 五、会议纪要/简报：记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项，用“会议纪要”；反映沟通财务、业务、政务情况，用“简报”。 六、决定：适用于对重要事项或者重大活动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门的决定事项。 七、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 第三章公文格式 第六条公文的构成要素 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 第七条公文的排版形式 排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。 一、公文用纸幅面尺寸：采用国际标准A4型纸， 210MM*297MM。
二、公文书写形式：从左至右横排、横写。其标识第一层为“一、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。 三、字体字号：发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 第八条公司常用公文要素及排版形式 公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。 一、眉首,置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 (一)发文机关标识：通常称“文头”，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。 （二）发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。 以公司名义发文，代字为：“皖新宇”，字号样式为：皖新宇〔2016〕1号。
（管理制度)公司公文管理办法
·北京银河来星科技XX公司 公文管理（暂行）办法 2011-06-13 壹、原则要求 公文管理应做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。行政部是公司的公文处理和管理机构，应做好公文收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等工作，其它部门按职责要求应积极做好公文拟制、流转和预归档等工作事宜。 二、公文种类 公司常用公文的种类主要包括请示、方案、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，适用范围如下： (壹)请示：向上级机关或主管部门请求指示、批准，用“请示”。 (二)方案：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或主管部门的询问等用“方案”。 (三)决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有关单位和人员，用“决定”。 (四)决议：经过会议讨论通过，且要求贯彻执行的事项用“决议”。 (五)通知：发布行政法规和规章，转发上级机关或主管部门的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。 (六)通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。 (七)批复：答复下属单位的请示事项，用“批复”。 (八)函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。 (九)会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。 (十)规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。 (十壹)意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。 二、公文格式 文件壹般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主