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编制人审核人批准人签名
日期
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日期页次修订内容摘要修订人
状态
文件控制程序页码：第 2 页共 4 页1.0目的
控制与质量有关的文件和资料，确保质量管理体系运作所依据的文件和资料处于受控状态。
2.0适用范围
与本公司质量管理体系有关的所有文件和资料，包括外来文件的管理。
3.0职责
3.1品质部负责公司质量管理体系文件的发放、归档与检查的控制管理。
3.2文件使用部门负责按照要求使用和管理本部门所接收的受控文件。
4.0作业程序
4.1文件分类及编号、版号
4.1.1内部文件分类、编号：
a.质量与环境管理手册：Q-EMS **
序号
质量管理手册
b.程序文件： QE **
序号
程序文件
c.作业指导书： WI ##-**
序号（必要时可再分类）
部门代码
作业文件
d.记录表格： QR ##-**
序号
部门代码
记录
注：部门代码以部门前两个字拼音的第一个大写字母：RS—人事部 CG—采购部SC—生产部 QC—品质部 CK－仓库 GC－工程部 JH－计划部
4.1.2质量管理体系文件的版号用A、B、C、D…Z共26个字母表示，作业指导书的修改
状态用0、1、2、3表示，其余文件用0、1、2…9表示，以控制最新有效版本文件。
4.1.3外来文件，按其原编号及版号。
4.2文件的编写和审批
4.2.1公司根据ISO9001等标准、规范等外来文件及公司的实际情况，编制质量管理体系
文件。
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4.2.2质量管理体系文件的编制、审批权限如下：
文件类别
质量管理手册程序文件作业文件、记录表格
职权分配
编制管理者代表主要职能部门负责人部门负责人
审核经理管理者代表品质部责任人
批准总经理总经理经理
4.3文件发放和领用
4.3.1文件分为受控文件和非受控文件。受控文件需加盖红色的“受控”章。非受控文件
不需盖章，经管理者代表批准后，可提交给外部。公司内部不允许使用非受控文件。
4.3.2品质部根据需要将文件（不包含表格）原件复印相应份数，加盖“受控”章后统一
发放，并由领用者在《文件发放登记表》上签收。
4.3.3各部门需使用表格时，可根据需要自行复印表格使用。
4.3.4外来文件发放时,由品质部根据需要将文件原件复印相应的份数,并由领用者在《文
件发放登记表》上签收。
4.4文件更改
4.4.1公司员工均可提出对质量管理体系文件的修改意见，由其上级及原文件编制部门对
修改意见的适用性进行确认。若采纳则交由原文件编制部门填写《文件更改申请
表》，报原批准部门负责人批准，交相应的文件管理部门备案。
4.4.2修改作业指导书时由原文件编制部门在所有发放的原文件上修改，并在修订栏中注
明，当修改次数超过修改栏规定时，应换版。其它文件的更改采用换页修改的方式，
如发生重大修改，则应进行文件评审，评估该修改对于全局的影响，当修改次数达
到9次或需要修改的篇幅内容太大时，应考虑采用整份换版的方式。换页或换版后
的新文件应按4.3条的规定发放。同时收回相应的作废文件，在《文件发放登记表》
上作好记录。
4.4.3公司内部组织结构发生重大调整，生产过程和质量管理体系发生重大变化，或外部
要求重大变更时，应进行换版。
4.4.4品质管理部每年对引用的国家、行业标准进行检查，如有修改，按4.7.2和4.7.3
的规定执行。
4.5文件的使用、作废、回收和销毁
德信诚培训网 更多免费资料下载请进：https://www.doczj.com/doc/9a9570140.html, 好好学习社区 Document Control Procedure 文件管理程序 1.0 Purpose 目的 Define the requirements and responsibilities for Document control. 定义出文件控制的要求和权责。 2.0 Scope 范围 This procedure applies to all QMS documentation, including: quality manual, procedure, WI, external document and form. 适用于与质量管理体系有关的所有文件。包括:手册、程序文件、操作指导书、外来文件及表单。 3.0 Definitions 定义 3.1 Quality Manual: According to the requirements of International and national standard (such as ISO9001), describe quality management system documentation in Co-active. 3.1质量手册：根据相关国际或国家标准(如ISO9001)要求，阐述本公司质量管理体系的文件。 3.2 Procedure: Define the function of QMS requirement allocation by department. Such as document control, management review, internal audit procedure. 3.2程序文件：描述为实施质量管理体系要求所涉及的各职能部门的活动的文件。如文件控制程序、 管理评审控制程序、内部审核控制程序。 3.3 Working Instruction: Operation procedures, inspection standards, design drawing and etc. 3.3操作指导书：操作规程、检验标准、加工图纸等。 3.4 Form: Records of operation results. 3.4表单：用于记录作业结果所用的文件。 4.0 Procedure 程序 4.1 Responsible for the formulation of documents to file the proper approval, and timely send the electronic document and the paper version to DCC, ensure that the relevant departments to understand the change. Once the document released, the relevant departments must follow procedures. When the file changes do not affect the contents of the file (such as correcting typos,
目录 0修改记录 1目的 2范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录
1目的 通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理，确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本，防止作废文件的非预期使用，制定本程序。 2范围 适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核，负责程序文件的批准和发布。 3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核，分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。 3.4 设备部 3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。 3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。 3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。 3.4.4 建立受控文件清单，以便识别文件的有效性和适宜性。 3.5 集团办公室 3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。 3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。 3.5.3 负责档案的管理。 3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。 3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。 3.6 各有关部门 3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。
3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。 3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。 3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求，获取并更新。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类 4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等，外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改，各部门负责人审核，必要时相关部门会签，分管公司领导审核，管理者代表批准发布。 4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改，本部门负责人审核，必要时相关部门负责人会签，分管公司领导批准发布。 4.3 文件的标识 4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。 4.3.2 作废或过期文件需保留时，应标明“作废”或“过期”字样。 4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》，并注明文件编码和版本。 4.4 文件的发放和管理控制 4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围，进行发放登记。 4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管，不得涂改、复印、转借。 4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件，原编号不变。损坏的要
文件和资料控制程序
1. 目的：此程序文件范围了本公司内部制订社论手外部接受国际标准资料的管 理，以确保公司文件的使用爱到严密的控制，避免误用旧版文件。 2. 范围：此程序文件适用于控制质量手册，程序文件，指导书表格，外部提供 公司之国际或国家的标准，政府相关法规等。（客户、供应商提供之相 关技术资料，不在本范围，参阅：技术资料控制程序）。 3. 权责： 质量中心主管： 负责监察文控中心的工作。 质量中心文控中心的工作。 负责保管四阶内部文件的原稿。 安排文件的编号。 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。 文件之制订、审核与核准： 文件种类核准人审核制订
文件的修订若由原制订部门提出，则按程序执行，若由非原制订部门提出，则填写文件修订/废止申请表经原制订部门同意后，按之要求审核和核准。 表单格式之制订和修改，可采用：随同文件的制订和修订，或部门主管于表单背面核准。 外部文件： 国际标准（女口QS9OO0，国家标准统一由质量中心接收，质量中心主管于圭寸面签核后，列管于质量中心。 法律相关政府规定统一由行政部收集，主管签核、列管。 4. 名词定义：（无） 5. 相关文件： 【技术资料控制程序】（TST-QC-P-05-02） 1.作业程序： 二阶文件标准格式，参照本程序，其同一类型文件昼采用同样样式。 文件编号系统： 第一、二、三阶文件依下列系统方式编
□ □口一DEL 版本 要素号/要素流水编号 文件类别 部门代号 公司代号 版本管理：文件新制订以A为版本或以A0为版次，而后修订则以A1、A2 A5 BO B2依此类推直到Z5 文件类别：M---质量手册S----- 作业指导书 P--- -程序文件 空白表格编号原则参见《质量体系文件记录的管理作业指导书》生产资料与文件的编号依产品编号，版本编号同参见《生产资料管理作业指导书》部门代表： 总经理室：GM 行政部：AM 生产部：PD IPQC : QCC 工程部:EN 油压：PDS 品管部：QC 备料：PDR 客户服务部：CS 会计部：AC 印刷：PDP QA : QCA 加工：PDF 质量中心：QQC 附加组：PDA
These rules are supplemented to the QC Manual for material control. 1.Purchasing 1.1 The material requisition prepared by Design Dept. is the basis of material purchasing, and is supplemented with the purchase specification or drawings or other specific procedures which specifies requirements not covered by the material requisition. 1.2 The Purchase Department shall maintain a close contact with vendors and ask for information on procurement status and necessary documents from the vendor such as their procedures, the mill test reports or certificate of compliance etc, for reviewing by the Material QC Engineer. If necessary the Purchase Department will apply for source examination at vendor’s shop. 1.3 The Purchase Department Supervisor shall be responsible for purchasing materials. 1.4 The Purchase Engineer shall prepare the purchase order in accordance with the material requisition accompanying with its supplementary documents. The completed purchase order shall be approved by the Purchase Dept. Supervisor. The Purchase Engineer shall send the purchase order, accompanying with purchase specification as required, to the contracted vendor and also a copy to the Examination Section. 1.5 When any part of the specifications or contract conditions is amended, the revised Purchase Order shall be prepared in the same manner as the original. If the amendment is limited to condition which does not affect the quality or the technical matter, such as delivery date, the amended condition may be informed to the vendor by telephone or telex, and shall be noted on a copy of the Purchase Order retained by the Purchase Dept.. 1.6 All of the purchase orders shall be filed for reference. 2. Receiving Inspection and Storage 2.1 When materials are received, the Material Warehouse Keeper shall place the in-coming material and parts in designated area and request the Material QC Engineer for receiving inspection. 2.2 The receiving inspection/。n shall be made in accordance with the “Rules for Receiving Inspection”(QC P 02) 2.3 Acceptable materials for Code items shall be segregated from those materials for
QEM-Ⅱ-01 文件控制程序 1目的 对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。 2适用范围 适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。3职责 3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。 3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。 3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。 3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。 3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。 3.6技术部负责技术性文件的管理工作。 3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。 3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。 4工作流程 见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-096 5 控制程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1本公司管理体系文件分以下几类： 1）管理手册； 2）程序文件； 3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书； 4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）； 5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）； 6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。 5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。本公司规定编号的统一结构如下图所示：
文件顺序代码 文件分类代码 公司名称代码 1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。 2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。 3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。 4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。 5.2 文件受控、非受控的界定 5.2.1 受控文件指需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行，并在《文件发放/回收记录表》中登记。5.2.2 应在受控文件封面或首页加盖“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受控文件一律需重新加盖“受控”印章，否则视其不在受控状态内，但对于大量使用的记录表单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。 5.2.3 非受控文件是指只具有暂时作用，不需作更新管理的文件，也无其他控制要求。如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。5.3 文件的审批 5.3.1 QEM管理手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准； 5.3.2 各部门制定的受控文件由各部门经理审批。但属公司级的工作文件应由总经理或管理者代表批准。 5.3.3 外来文件由使用部门的主管人员审批其适用性。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件发放前确认是否进行有效的批准；确定发放范围并保证相关场所均能得到相应文件的有效版本。 5.4.2 文控中心应根据《文件发放基准》规定的范围填写《文件发放/回收记录表》，在发放的文件上加盖“受控”章，注明分发编号，文件领用人应签收。5.4.3 受控文件不得随意复印、复印使用仍应重新加盖“受控”印章并登记《文件发放/回收记录表》；文件若用电子版本发布时，由文控中心通过内部网络发放
01#-文件控制程序
Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/7 1 目的 为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。 3 术语和定义（无） 4 职责 4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。 4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。 4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。 4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围 内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。 4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。 5工作程序 文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页） 5.1 文件的分类 5.1.1 内部文件 内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的 文件，主要包括： a）管理手册——一级文件； b）程序文件——二级文件； c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编； 操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的 各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。 5.1.2 外来文件
Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次： 3/7 外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范； c ）其他与QHSE 管理有关的文件。 文件和资料控制工作程序流程图
文件管理与控制程序 Documents management and control procedure 1.目的Purpose 确保环境管理体系文件、适用的外来文件（有关的法律、法规、标准、相关方提供的文 件或规范）使用的有效性。To assure the 2.适用范围 scope 适用于对环境管理体系相关文件及适用的外来文件的控制。It is apply to the environment management system relation documents and usable external documents’ control. 3.职责Responsibility 3.1 环工组：负责环境管理体系文件及适用的外来文件的归口管理；负责监控文件的执行。 The environment team: to manage and be in charge of environment management documents and external documents. 3.2 各部门individual department：确保各相关场所均使用现行文件的有效版本。To ensure The relative workplace is using the current effective documents. 4.工作程序Work procedure 4.1文件控制范围包括：documents control’s scope a）环境管理手册；environment management manual; b）环境管理体系程序文件；environment management system procedure documents; c）环境管理体系作业指导文件；the work instruction documents for environment management system; d）环境记录表格；environment record form; e）外来文件。External documents. 4.2 文件的编写writing the documents 4．2．1环境管理手册和环境管理体系程序文件由环境管理者代表组织各部门人员编写。 Environment management manual and the environment management system procedure documents, which will be written by each department’s people that
1 目的 文件和资料是指导检测和管理活动的依据。为使文件受控，确保本站所有场所使用的文件资料为最新有效版本，特制定本程序。 2 适用范围 适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制及维护。 3 职责 3.1 质量主管负责本站质量管理体系文件的控制和管理，包括质量手册、程序文件、作业文件、外来文件等； 3.2技术管理者负责技术性文件的控制和管理； 3.3 各职能部门使用的文件和资料由各职能部门自行控制和保管； 3.4资料管理员负责所有文件的存档、保管和发放。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1内部制定的文件 （1）管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）； （2）一般性技术文件（如请示、报告、总结等）。 4.1.2外来文件； （1）外来质量文件（如国家和上级部门颁发的有关法规、规章、政策及技术标准、规范等） （2）外来技术性文件（委托方提供的资料、企业标准、书籍、信件、电话记录等）4.2 文件的编制、审批和发布 4.2.1质量方针、质量目标由站长主持制订，经管理层集体讨论后由站长发布。 4.2.2管理体系文件由质量主管组织编写，站长审批和发布； 4.2.3技术文件和作业文件由技术管理者组织编写，并会同各检验室的负责人审核后
4.3 文件的编号 所有管理体系文件和技术文件均按《编号管理规定》由资料管理员统一进行编号。 4.4 文件的受控 4.4.1 文件和资料分为受控与非受控。受控文件加盖“受控”印章。管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）和国家法律、法规、技术标准、规范等，属于受控文件。 4.4.2 非受控文件不加盖“受控”印章，只进行编号。内部编制的和外来的一般性技术文件（如请示、报告、总结、委托方提供的资料、企业标准、书籍等）属于非受控文件。 4.5 文件的发放 4.5.1资料管理员负责建立所有文件、资料的帐目及明细表。文件的收发、复制、归档均应统一编号，并有责任人签字。 4.5.2资料管理员应建立、保存有效的文件发放清单及唯一性标识，防止使用失效的文件，使下发的文件始终处于受控状态。 4.6 文件的替换和更改 4.6.1资料管理员负责文件资料有效性的确认，跟踪标准的最新出版信息。 4.6.2需要替换的技术文件，应由使用人通过检验室负责人提出申请, 经技术主管批准后, 由资料员登记编号发放使用。 4.6.3质量文件的更改，应由该文件原审批部门或负责人组织进行。提出更改申请的人员应同时说明更改的理由，必要时应提出书面依据及背景材料。文件修订与更改应有相应记录或更改清单。保存在计算机系统中的文件更改和控制应执行计算机管理规定。 4.7文件的换版和作废 4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次文件相应作废。
文件控制程序表格格式 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
受控章 1.目的 规定适当的程序，对质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废、回收进行控制，以确保公司各场所使用的文件均为有效版本。 2.范围 适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3.定义：无 4.流程 5.要求 总则 质量方针、质量目标的控制按质量手册的控制执行。 质量记录的控制按《质量记录控制程序》的要求执行。 质量手册、质量程序文件、工作文件、外来文件的控制按本程序的以下要求执行。 文件的编制 总工程师负责遵照ISO 9001：2000质量管理体系国际标准的要求，结合公司实际情况编制质量手册。
行政部负责各相关部门遵照ISO 9001：2000质量管理体系国际标准的要求，结合公司行业特点编制相应的质量程序文件。 各责任部门依照公司质量手册及质量程序文件的有关要求，根据相关过程开展的要求编制该过程所需的工作文件。 文件的编号按的要求统一进行，以易于识别和检索。 文件编制人员应在所编制的文件上签名表示确认。 文件的批准 文件审核人负责确定以下事项： A.文件内容正确并符合要求； B.文件编有正确的文件名、文件号及版本号； C.签名表示确认。 文件批准人负责： A.批准文件及文件分发范围； B.文件以批准人签名后生效。 管理者代表负责文件的审核；总经理负责文件的批准。 文件的发放 行政部负责文件的发放和文件原稿的存档。 文件发放人负责： A.确认要发行的文件的原稿有各权责人原笔迹签名； B.按文件首页的“分发范围”确定文件分发数量并用原稿复印相应数 量的文件； C.在文件首页上盖上红色[受控]章，注意文件原稿首页不应盖章；
XX有限公司 文件编号： 版本版次： 制定部门： 制定日期： 修定日期： 总页次： 会签：
1.0 目的Purpose 建立公司采购过程的管理程序，对产品采购的过程及价格进行有效控制，以确保所采购的物品/服务质量能符合和满足公司的各项生产需求。 To establish a management procedure for purchasing process control, ensure to control the product purchasing process and price effectively, in order to ensure the products/service purchased can satisfy the company’s requirements and needs. 2.0 范围Scope 本文件适用于公司内部所有采购过程(指满足公司最终产品所需要的各种原材料、辅助材料、设备及维修材料、外协加工服务、工具以及其它物品的采购)。 This procedure apply to all purchase process happen in our company (all kinds of raw material, auxiliary material, equipments and maintain material, outside machining service, tooling and all other goods needed by the company’s production or work.) 3.0 适用文件Applicable documents 以下文件的最新版本有效 The latest issue of the following documents are effect. COP037 《供应商管理程序》
公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录
ABC用品有限公司 质量管理体系程序文件 编制: 日期: 审核: 日期: 批准: 日期: 发放范围：公司各部门2013年10月01日生效
目录 序号章节名页码 1 目的Objective (2) 2 适用范围Applicable Scope (2) 3 职责Responsibility (2) 4 工作程序Work Procedures (3) 文件更改履历表 (7)
1 目的Objective 最高管理者按规定的时间间隔对质量体系现状进行评审，对所选定的质量体系的适宜性、有效性和充分性做出综合评价，保证满足标准的要求和实现质量方针及质量目标。 The top management shall review the present status of the quality s ystem at a specified time interval and make comprehensive assessment of its suitability, effectiveness and sufficienc y, e nsuring to meet the standards, quality policies and quality objectives. 2适用范围Applicable Scope 适用于最高管理者对现行的QS-9000:1998/ISO9001:1994质量体系的评审。 This is applicable to the review of QS-9000:1998 / ISO9001:1994 Quality System by the top management. 3职责Responsibility 3.1 公司总经理负责主持管理评审会议，审批管理评审报告，并对管理评审的全过程进行监督。 The General Manager is responsible to preside over the management review meeting, examine and approve the management review reports, and supervise the whole process of management review. 3.2 管理者代表负责向总经理汇报质量体系运行情况，提出改进建议，组织编写管理评审报告。负责组织 对管理评审中的持续改进、纠正预防措施的实施跟踪和验证 The management representative is responsible to report the status of quality system to the General Manager, submit improvement recommendations and formulate management review reports. It shall also responsible to follow and verify the continuous improvement and corrective & preventative actions as defined in management review. 3.3 各职能部门负责提供与本部门工作有关的评审资料，负责评审报告中所涉及的与本部门相关联的决定 的落实。 Each functional department is responsible to provide relevant information for review and implement the applicable decisions as in the review reports. 3.4 质量部负责编制管理评审计划，收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审的纠正预防措施和持续 改进计划进行跟踪和验证，对管理评审资料整理归档。 The Quality Department is responsible to formulate management review plans, collect and provide necessary information for management review, follow and verify the corrective & preventative
有限公司 文件和资料控制程序 HJ- 0P -001文件编号 受控副本章 受控印章 文件版次 A0
1.0 目的 确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制，所使用的文件和资料是最新有效版本。 2.0 范围 指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。 3.0 3.1 3.1.1 3.1.2 定义 文件 文件：由信息和承载媒体构成； 文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。 受控文件：分为正本和副本两种文件。正本为手签本，盖“受控正本”印章，由文控中心统一管理，副本盖 3.2 “受控副本”印章，由使用部门管理。 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 非受控文件： 盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件； 分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。 质量手册：是公司建立符合 IS09001: 2000要求的质量管理体系的，是落实质量方针、目标的指导性纲领及 基本的文件。 3.5 程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件，是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主要 件，用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。 3.6 作业指导书：程序文件中作业内容所延伸引用的下一阶文件，是质量管理体系的重要补充性运作文件。这一 的作业通常都针对单一部门性质或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。 3.7 3.8 法令、 3.9 表单：包括各类记录格式、表格、图表、或经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。 外来文件：来自公司外部的文件，如来自客户图表、资料、供应商的产品规格说明书、国家标准、国际标准 法规等。 外发文件：发放给供应商、客户或第三方机构的公司内部资料文件。 4.0 职责 文件的编制、修订、审核和审批。 质量手册 4.1 4.1.1 A ） 人事行政部组织编制修订; B ） 副管理者代表审核； C ） 总经理批准。
文件管理与控制程序 Docume nts man ageme nt and con trol procedure 1. 目的Purpose 确保环境管理体系文件、适用的外来文件(有关的法律、法规、标准、相关方提供的文 件或规范)使用的有效性。To assure the 2. 适用范围scope 适用于对环境管理体系相关文件及适用的外来文件的控制。It is apply to the en vir onment man ageme nt system relati on docume nts and usable exter nal docume nts ' con trol. 3. 职责Responsibility 3.1环工组：负责环境管理体系文件及适用的外来文件的归口管理；负责监控文件的执行。 The environment team: to man age and be in charge of en vir onment man ageme nt docume nts and exter nal docume nts. 3.2各部门in dividual departme nt :确保各相关场所均使用现行文件的有效版本。To en sure The relative workplace is using the curre nt effective docume nts. 4. 工作程序Work procedure 4.1 文件控制范围包括：documents control ' s scope a) 环境管理手册；en vir onment man ageme nt manu al; b) 环境管理体系程序文件；en vir onment man ageme nt system procedure docume nts; c) 环境管理体系作业指导文件；the work in structio n docume nts for en vir onment man ageme nt system; d) 环境记录表格；en vir onment record form; e) 夕卜来文件。External docume nts. 4.2 文件的编写writing the documents 4. 2. 1环境管理手册和环境管理体系程序文件由环境管理者代表组织各部门人员编写。 En vir onment man ageme nt manual and the en vir onment man ageme nt system procedure documents, which will be written by each department ' s people that orga ni
ISO文件控制程序 Document Control Procedure 1.0目的Purpose: 此文件的目的是按照ISO或其他适用的文件的要求建立一个控制所有文件的程序, 并且保证所有适用的文件的现行版本在使用中。 The purpose of this document is to have an established procedure to control all documents that are required as per ISO and other applicable systems. This procedure will also ensure that current versions of the applicable documents are available at the point of use. 2.0范围Scope: 适用于所有质量、环境健康与安全管理体系文件和技术文件以及有关的外来文件的控制。 This procedure is applicable to the control of documents and data related to QMS/EHS and external documents relating to products and environment. 3.0定义Definition: 3.1内部文件和资料：本公司ISO系统文件、资料、表格，它可以是以硬拷贝（指以纸 张形式存在）和软拷贝(指以电子文档或各种光盘、软盘、录像带）形式存在。 Internal document and data: documents , data and forms of ISO managing system of our company. This could be in the form of hard copy (viz. paper) or in soft copy form (viz. electronic doc. floppy disk or video tape). 3.2外来文件和资料：非本公司编制的文件，包括：国家标准、企业行业标准、与公司 环境因素有关的法律法规及其他要求、与公司产品有关的法律法规及客户提供检验 标准、产品图纸等。它可以是硬拷贝和软拷贝形式存在。 External documents and data : not compiled by our company including national standard, enterprise standard , law and regulation and other