工业区开发有限公司
档案管理办法
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生效日期：版本：2013-1 发布范围：普发
体系名称：行政综合编码：GM-01-03
目录
1 目的 (1)
2 适用范围 (1)
3 编制依据 (1)
4 主要应对的风险 (1)
5 释义 (1)
6 职责分工 (2)
7 档案工作总则 (2)
8 档案工作组织 (3)
9 档案工作制度 (5)
10 档案业务工作 (7)
11 档案信息化建设 (12)
12 档案工作设施设备 (13)
13 附则 (14)
工业区开发有限公司档案管理办法
1 目的
贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其实施办法和国家有关企业档案管理的规定，规范中海油海西宁德工业区开发有限公司（下简称“公司”）档案管理工作，充分有效地保护和开发利用档案信息资源。
2 适用范围
公司及所属单位。
3 编制依据
3.1 《中华人民共和国档案法》(1987年6月5日发布，1996年7月5日修订)。
3.2 《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年11月19日国家档案局令第1号发布，1999年6月7日重新发布）。
3.3 《企业档案管理规定》，档发〔2002〕5号。
3.4 《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》，档发〔2009〕6号，2009，国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会（以下简称“国务院国资委”）。3.5 《国有企业文件材料归档办法》，档发〔2004〕4号，2009，国家档案局、国务院国资委。
3.6 《企业档案工作规范》， DA/T42-2009 行业标准，2009年国家档案局。3.7 《中海油海西宁德工业区开发有限公司行政综合管理制度》，GM-01，2011，公司。
4 主要应对的风险
4.1 档案管理体系不健全。
4.2 档案的收集、整理不规范。
4.3 档案保管安全隐患。
4.4 不能有效地利用档案。
4.5 档案人员素质与业务能力不能满足档案工作要求。
5 释义
5.1 公司档案
指公司在研发、生产、经营和管理等各项活动中形成的有保存价值的各种形
式的文件材料。
5.2 公司档案工作
公司履行档案管理职责的行为和活动。
5.3 电子档案
具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
5.4 档案信息化
运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。
6 职责分工
6.1 所有人员均负有对日常工作中形成的文件材料进行收集、整理、及时归档的义务。
6.2 办公室是公司档案工作的职能部门；主管办公室工作的领导为档案工作的分管领导。
6.3 公司办公室是公司档案工作的综合管理部门。
6.4 各部门各单位具体负责本部门本单位档案的日常收集与保管，并接受办公室对档案工作的统一管理和业务指导。
7 档案工作总则
7.1 公司档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。
7.2 档案工作要以满足各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业的持续发展提供有效服务。
7.3 切实维护档案的完整、准确、系统与安全。
7.4公司接受上级单位对档案工作的管理，并认真执行国家、地方及行业的相关管理要求及业务规范。
7.5 按国家有关规定和管理要求向国家主管部门汇交地质资料。
7.6 公司通过企业档案工作目标管理要求开展档案管理工作。
7.7 建设项目档案管理是企业档案工作的重要内容,通过开展建设项目档案登记、检查与验收实施项目档案管理工作。
8 档案工作组织
8.1 组织系统建设
8.1.1 档案机构设置
根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。
8.1.2 档案人员配备
配备与管理活动相适应的专职档案人员；各部门各单位配备专职或兼职档案人员。档案人员要保持相对稳定。
8.1.3 档案工作体系
建立以档案部门为核心,各职能或承办部门、各单位专兼职档案人员为基础的档案工作体系。
8.2 管理职责
8.2.1 贯彻执行国家和公司有关档案工作的法律、法规和方针政策、规定，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。
8.2.2 将文件形成、积累和归档要求纳入各部门各单位工作职责中，纳入有关人员岗位职责，并对相关领导和人员职责履行情况进行考核。
8.2.3 采取必要的措施,维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
8.2.4 有效承担档案提供利用的责任
8.2.5 在对外合作中按合同、协议的规定执行，任何部门和个人不得私自向外提供和出售档案资料。其他向外提供或出售档案资料，均应依照国家和公司的有关规定执行，并须报公司办公室审批。必须严格执行保密规定，不得损害国家、社会、企业和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
8.2.5.1 为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供档案信息，必须真实、准确。
8.2.6 强化应归档文件材料移交归档的管理，对未按要求移交应归档的文件材料时，不得申报成果奖和报销有关费用。
8.2.6.1 在每一次重大活动、重大工作任务、科研成果、建设项目、设备开箱或其他项目进行鉴定验收时，应明确专人对应归档的文件材料进行检查验收。未经验收或检查不合格的不能通过鉴定验收。
8.2.6.2 在技术改造和技术引进中形成的各种具有保存价值的技术资料，都应分期分批地向档案室移交，统一管理，不得散失。
8.2.6.3出国学习、考察和谈判人员回国后，应把外商或对方提交的各种资料主动向档案部门移交、归档。
8.2.6.4 员工调离时，应交回应归档的文件材料及借阅的档案资料，并应有档案管理部门签字。
8.2.7 对档案工作中做出成绩的集体和个人给予表彰和奖励；对违反相关规定造成档案损失的相关人员给予处分。
8.2.7.1 有下列行为之一者，视情节轻重给予行政处分或经济处罚：
a) 对不按规定归档造成文件材料损失的；
b) 对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销售、销毁而造成档
案丢失或损坏的；
c) 玩忽职守造成档案损失的。
8.2.8 重视对档案人员的培训与职称晋升工作。
8.3 各部门及所属单位职责
8.3.1 各部门及所属单位对本部门本单位归档文件材料的完整和系统负责。8.3.2 各部门及所属单位及项目文件形成者负责积累文件材料,并对归档文件材料的齐全、准确和形成质量负责。
8.3.3 专兼职档案人员负责收、整理应归档的文件材料，对归档文件的整理质量负责。
8.3.4 各部门及所属单位及项目文件形成者的责任,参照ISO 15489.1第七章、ISO15489.2和档发〔2002〕5号文件要求。
8.4 办公室职责
8.4.1 统筹规划公司档案工作，制定文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等相关规章制度。
8.4.2 负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
8.4.3 指导各部门各单位及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
8.5 档案人员要求
8.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识，保守国家和企业秘密。
8.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。8.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。
8.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。
9 档案工作制度
公司贯彻执行国家及相关行业对档案工作的管理规范，建立档案工作制度体系。档案工作制度主要包括：工作规章、管理制度、业务规范。
9.1 工作规章
9.1.1 明确文件形成、归档责任
在制定有关规章、制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。
9.1.2 制定档案工作规定
档案工作规定是档案工作的基本要求，主要内容包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、得用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。
9.1.3 建立档案工作责任追究制度
对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，明确责任追究和处罚措施，并应将有关要求纳入相关管理制度。
9.1.4 制定档案管理应急预案
对可能发生的突发事件和自然灾害，制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，制定应急预案。
9.2 管理制度
9.2.1 文件归档制度
明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求及归档控制措施。
9.2.2 档案保管制度
明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。
9.2.3 档案鉴定销毁制度
明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。
9.2.4 档案统计制度
明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。
9.2.5 档案利用制度
明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。
9.2.6 档案保密制度
明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。
9.2.7 电子档案管理制度
对各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。
9.2.8 档案管理系统操作制度
明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
9.3 业务规范
9.3.1 文件、档案整理规范
明确文件立卷与归档整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。
9.3.2 档案分类方案
明确分类依据、类别标识、类目范围。
9.3.3 文件归档范围和保管期限表
明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。
9.3.4 特殊载体档案管理规范
明确不同载体档案收集、整理要求和保管条件。
9.4 制定完善各单位档案工作制度
9.4.1 各部门各单位应认真遵守公司的相关制度规范，同时结合本部门本单位的实际工作需要，制定完善本部门本单位的档案工作制度体系。
9.4.2. 各部门各单位应依据档案工作要求和自身资产变动和业务范围的调整，不断更新完善相关档案管理规范。
9.4.3. 新建或重组的单位，应认真贯彻执行国家及公司的档案工作规定，并尽快建立和完善本部门本单位的档案工作制度体系。
10 档案业务工作
10.1 档案工作与业务活动
10.1.1 档案工作是各部门各单位业务和活动的有机组成部分,要纳入领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制（即：档案工作“三纳入”）。
10.1.2 档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动（即：档案工作“四参加”）, 负责检查应归档文件的完整、系统，还可将档案验收纳入财务报销核查流程。
10.1.3 公司下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接（即：项目档案工作“四同时”）。
10.2 文件的形成、积累
10.2.1 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。
10.2.2 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
10.3 文件整理与归档
10.3.1 文件整理
文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB 9705、DA/22、GB/T11822、财会字〔1998〕32号、劳力字〔1992〕33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T 11821、DA/T 15、GB/T 18894、DA/T 32等标准的要求。
10.3.2 归档范围
10.3.2.1 各部门各单位在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围。
10.3.2.2 归档文件材料的主要来源有：
a) 公司形成的文件材料；
b) 公司引进项目、外购设备等接收的文件材料；
c) 参股单位应向公司提交的文件材料；
d) 公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本部门本单位提交的文件材
料；
e) 公司执行、办理的外来文件。
10.3.3 归档时间
10.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的管理性文件一般在办理完毕后的第二年一季度归档。
10.3.3.2 科研开发、项目建设文件材料应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。
10.3.3.3 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。
10.3.3.4 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
10.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
10.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
10.3.3.7 更新、补充的文件材料，内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件材料，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
10.3.4 文件归档要求
10.3.4.1 实行部门、项目及专项工作的文件收集整理、归档责任制，其专兼职档案人员要按照规定对应归档的文件材料整理归档。
10.3.4.2 归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料要有利于长久保存，图文字迹要符合形成文件设备（打印机、复印构、扫描仪等）标称的质量要求。
10.3.4.3 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
10.3.4.4 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料
若有中文译文的，应一并归档；无译文的要译出标题和目录后归档。
10.3.4.5 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
10.3.4.6 完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
10.3.4.7 文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》（附录B表B.1）。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
10.4 档案收集工作
10.4.1 文件归档的交接
10.4.1.1 文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。
10.4.1.2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。
10.4.2 档案与资料的收集
10.4.2.3 公司可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。
10.4.2.4 公司可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。
10.4.2.5 公司可根据需要视情况向社会、离退休人员征集档案、资料。
10.5 档案整理工作
10.5.1 档案部门要区分全宗（机构代码）进行档案的分类、排列与编目。10.5.2 企业档案全宗实行机构代码方式。
10.5.2.1 机构代码的编制规则
为了便于海洋石油内部区域性非单一全宗档案馆藏保管方式的实施，遵照档案全宗原则，在公司范围内档案保管实行机构代码代替全宗号。机构代码由四位代码标识组成，其中前两位是字母，后两位是阿拉伯数字。字母为单位名称中有代表性的两个字的汉语拼音首个大写字母；后两位是同一机构中的顺序号，“00”代表机关，所属机构以01、02……顺序排列。
10.5.2.2 确定机构代码的方法
公司作为独立机构，其字母代码由总公司统一确定；所属机构编码由办公室
负责编排确定，报公司备案。
10.5.3.2 公司执行总公司发布的企业档案分类规则。
10.5.4 类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母及汉字中的一种或两种混合方法设定。
10.5.5 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列。
10.5.6 根据分类方案和排列顺序编制档号。档案号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA/T 13。
10.5.7 档号可采用“[全宗号]—分类号（或项目代号或目录号）—号（或件号或盘、盒、张号）。只保存同一全宗的档案可不标注全宗号。
10.5.8 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。“互见号”是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号。
10.5.9按全宗、类别、保管期限或年度编制档案目录。
10.5.10 档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA/T 12。
10.6 档案保管工作
10.6.1 档案实行集中统一、分类保管（人事档案可依据情况由人力资源部单独管理）。
10.6.2 档案存放应依据档案载体选档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。
10.6.3 档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。
10.6.4 库房管理
10.6.4.1 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能（参见《档案馆建筑设计规范》JGJ 25- 2000）。10.6.4.2 库房温度、湿度应符合JGJ 25、GB/T 18894和DA/T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记（附录B表B.2 ）
10.6.4.3 库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。
10.6.4.4 库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录说明。
10.7 档案鉴定工作
10.7.1 由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。
10.7.2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。
10.7.3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。
10.7.4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对总公司、公司、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。
10.7.5 定期保管档案。凡是反映本单位一般工作活动，在一定时间对本单位各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。
10.7.6 各部门各单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册（附录B表B.3 ），经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。
10.8 档案统计工作
10.8.1 档案部门要及时、准确地填报本单位档案工作年报及有关统计报表。10.8.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆（室）藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。
10.8.3 公司办公室根据总公司的统计要求，负责统计、汇总及上报海洋石油企业档案统计年报工作。
10.8.4 公司档案统计年报采取逐级汇总上报的管理方式，每年按要求负责向总公司办公厅汇总报送档案统计年报。
10.8.5 档案统计工作应保持连续性。
10.9 档案利用工作
10.9.1 加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。
10.9.2 应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。
10.9.3 利用档案要按规定进行登记（借阅登记表参见附录B表B.4 ）。利用效果突出的应进行登记（登记表参见附录B表B.5 ）
10.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。
10.9.5 宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。
10.9.6 宜对档案信息进行综合整理，形成专材料，如大事记、年鉴、组织沿革、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。
10.9.7 可根据实际需要和管理情况，对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如企业改革情况、重要决策分析、历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、公司史志等。
10.9.9 可利用档案举办档案陈列或展览。
11 档案信息化建设
11.1 档案信息化目标与原则
11.1.1 档案信息化要以促进、完善信息化和提升档案现代化水平为总目标。11.1.2 档案信息要坚持技术与管理并重、与公司信息化协调和同步的原则。各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
11.1.3 公司应充分利用企业信息网络，统筹协调海洋石油企业档案数据库建设，分步骤、分阶段逐步建设与完善企业统一的档案信息数字化系统，不断提高档案信息化程度。
11.2 电子文件归档
电子文件管理、声像档案管理执行开发公司对电子文件、声像档案的管理规定。
11.3 传统载体档案数字化
11.3.1 要根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。
11.3.2 纸质档案数字化应符合DA/T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA/T 43
的要求。
11.3.3 数字化生成的档案副本档案号应与原档案对应。
11.4 档案网络化服务
11.4.1 应建立档案馆（室）藏档案目录数据库，逐步实现档案的全文检索。11.4.2 涉密档案管理系统应独立运行，与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。
11.4.3 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
11.4.4 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。
11.4.5 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。
11.5 档案管理系统软件
11.5.1 档案管理系统软的配置应满足公司的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。
11.5.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增圹其他相应功能。
11.5.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施应符合ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。
11.5.4 建设档案管理系统一方面要保证满足实际工作需要，同时要与总公司信息化建设与发展保持一致。
12 档案工作设施设备
12.1 档案库房
12.1.1 档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。
12.1.2 档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。
12.1.3 档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。档案业务技术用房要与库房分开设置。
12.2 档案装具
12.2.1 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用，应根据非纸
质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。
12.1.2 各类档案盒规格、式样和质量应符合国家以及地方的有关规范要求。
12.3 保护设备
12.3.1 档案库房要配置温度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。
12.3.2 根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。
12.3.3 有条件的单位应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。
12.4 技术设备
12.4.1 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。
12.4.2 配备满足现行工作需要的计算机，应根据工作需要和信息化程度，配备服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。
12.4.3 根据需要可配备相关的专业技术仪器、设备。
13 附则
本办法由公司风险管理办公室组织解释。
【正文结束】
附件1：附录A-文件归档基本范围与保管期限参考表
附件2：附录B-表B.1 档案交接登记表
表B.2 温湿度登记表
表B.3 销毁清册
表B.4 借阅登记表
表B.5 档案利用效果登记表
附件1：
附录A
文件材料归档范围及保管期限表
沈阳广久企业集团综合管理类 档案管理办法 为了规范集团经营管理中所涉及的各种文件档案资料的管理工作，防范和避免由于档案资料保存不完整、资料不全、保管责任人不明确等潜在隐患，防止文件档案的缺失，使集团经营管理有序、规范、健康发展，特制定本办法： 一、档案资料归口管理范围 办公室负责管理公司经营过程中所涉及的重要的文件档案资料的归档管理工作。过去、现在和将来公司、各部门、厂在经营过程中产生的行政管理、人力资源管理、购销管理、财务管理等方面直接形成的对公司有保存价值并且应纳入档案管理的文件资料。 1、经营、行政管理类： ①公司营业执照、税务登记证、资质、安全证、组织机构代码证、生产合格证、质量认证合格证、印章、章程、对外签订的所有合同原件、房屋产权凭证、土地使用权凭证等代表公司行为所产生的所有文件档案资料。 ②公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册 ③经营管理中需要保管的相关权利凭证、司法行政机关等部门下发的裁决书/判决书等法律文书、人力资源招聘/辞退/工伤/职业病等资料 ④采购销售合同/订单/送收退货单/往来传真/样品/变更修改解除合同补充协议等交易资料 ⑤工程招投标文件/中标通知书/工程施工合同/结算书/开竣工报告/设计变更/安全目标责任书等工程资料 ⑥财务对银行/税务往来业务中发生的财务管理文件 ⑦经营管理当中所形成的其他需要纳入经营、行政管理的其他文件档案资料等。 2、党群管理类：
党群档案归档主要内容包括党务、组织、宣传、统战、工会五方面的内容材料 1 党务工作： ⑴上级机关关于党务工作的文件材料。 ⑵本企业党支部工作计划、总结、汇报。 ⑶本企业党支部决定、决议、办法、通知、通报等。 ⑷本企业党支部（扩大）会、常委会、民主生活会会议记录、纪 要。 ⑸本企业党员大会、党员代表大会文件材料。 ⑹本企业党支部召开的工作会议文件材料。 ⑺本企业党支部调查研究材料、专题总结报告等。 ⑻本企业党组织评先创优文件材料。 ⑼机要、保密、信访工作文件材料。 ⑽本企业党务工作大事记。 ⑾本企业党支部其他工作方面的文件材料。 ②组织工作： ⑴上级机关关于组织工作的指示、规定、通知等。 ⑵本企业关于组织工作的计划、总结、规章制度、请示汇报及上级的批复。 ⑶对本企业党员、党员干部的考察、任免、政审的决议、决定、通知。 ⑷本企业党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议决定、通知及党员名册。 ⑸本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面的决议、决定、通知。 ⑹本企业党员教育、学习与整党工作中形成的文件材料。 ⑺党费收据与党组织关系介绍信存根。 ③宣传工作：
城市建设工程档案预验收规定 第一条根据国务院《建设工程质量管理条例》(国务院第279号令)、建设部《房屋建筑工和市政基础设施工和竣工验收备案管理暂行办法》(建设部第78号令)及建设部《城市建设档案管理规定》(建设部第90号令)，省建设厅《转发建设部关于贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工档案管理工作的通知》(粤建字[2001]105号),制定本办法。 第二条凡在本市城市规划区内需办理备案的建设工程，工程竣工验收前的工档案预验收，适用本办法。 第三条建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工档案认可文件。 第四条建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。 第五条工程档案预验收应当具备下列条件： (一)建设工程经建设单位、监理单位、施工单位自行验收完毕； (二)全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕； 第六条工程档案预验收的主要包括： 1.工程档案是否齐全、系统、完整； 2.工程档案是否整理立卷，立卷是否符合城建档案有关规定； 3.工程档案的内容是否真实、准确的反映工程建设活动和工程实际状况； 4.工程档案签字、盖章手续是否完备，竣工图编制是否符合要求。 第七条工程档案预验收按下列程序进行： (一)工程档案预验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自行验收，报建设单位审查。 (二)建设单位汇总各监理、施工单位报送的工程档案后，档案管理人员应对各单位报送的和本单位形成的工程档案按照有关规定进行审核和自行验收，向市城建档案管理部门填报《建设工程档案预验收申请表》(附件1，以下称《申请表》)。 (三)市城建档案和理部门接到《申请表》后对申请进行核查，申请符合规定的，应自收《申请表》之日起7个工作日内进行预验收。
档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。 三、职责 3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。 3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。 3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。 四、管理内容 4.1 档案管理要求及原则 4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。 4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。 4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。 4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。 4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物
档案管理办法 目录 第一章总则 第二章归档 第一节归档范围与保管期限 第二节归档时间及程序 第三章档案整理 第四章保管利用 第一节保管 第二节利用 第五章销毁 第六章其他 第七章附则
第一章总则 第一条为了规范和加强档案管理，有效保护和利用档案，保障企业安全规范高效运行，制定本办法。 第二条本办法所称档案，是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。 第三条档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。 第四条公司档案根据管理职能，结合档案内容及其形成特点，分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。 第五条公司档案实行集中统一管理。 （一）秘书处为档案工作管理部门，内设文印档案管理科，负责管理集团公司和下属单位档案（员工档案除外），并对部门、单位档案工作实施督导。 （二）人力资源处负责管理员工档案。 （三）财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年，2年后移交秘书处文印档案管理科管理；下属单位（包括视同单位管理的部门，下同）负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。 第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员，其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员（财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任）。
（一）专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。 （二）兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。 （三）兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理，部门、单位负责行政管理，秘书处负责业务培训与工作督导等。 第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人，负责安排督促做好档案管理工作。 第八条员工为档案工作直接责任人，负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。 第九条本办法适用于集团公司各部门、单位。 第二章归档 第一节归档范围与保管期限 第十条下列具有保存价值的文件材料均须进行归档： （一）公司内部形成的文件材料； （二）公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料； （三）需要公司执行、办理的外来文件材料； （四）其他有保存利用价值的文件材料。 第十一条档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 （一）凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；
投资业务档案管理制度 第一章总则 第一条为加强投资业务档案管理，确保项目资料的完整性，促进投资业务经营的合法性和项目资产的安全性，根据《投资管理基本制度》、《投资业务操作流程》等有相关规定，特制定本制度。 第二条投资业务档案是指在办理投资业务过程中形成的用以记录和反映投资业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由融资人的基本资料、投资业务中的相关契约和投资管理资料等组成。 第三条投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各公司部门应配合综合档案人员，对投资业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。市场部门负责投资业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案人员负责投资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的投资业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。 第四条各级管理单位要制定有关投资业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保投资业务档案的完整和安全。 第五条投资业务档案涉及国家、本公司和客户的秘密，档
案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 第二章投资业务档案的归档方法 第六条投资业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。 第七条投资业务档案分为五类： 权证类：采用抵押、质押担保方式的投资业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件； 要件类：办理投资业务过程中产生的能够证明投资业务的合法性、合规性的基本要件； 管理类：融资人的基本资料； 保全类：资产风险管理的相关资料； 综合类：本公司内部管理资料等。 每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在项目档案中管理，其中有价单据必须存放于保险库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。
安庆市城市建设档案管理规定 第59号 《安庆市城市建设档案管理规定》已经2005年2月28日市人民政府常务会议通过，现予发布施行。
市长：朱读稳 二○○五年五月十一日 安庆市城市建设档案管理规定 第一章总则 第一条为了加强城市建设档案管理，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《安徽省档案条例》、《城市建设档案管理规定》 （建设部令第90号）等法律、法规、规章，结合本市实际，制定本规定。 第二条本规定所称城市建设档案（以下简称城建档案），是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、 声像等各种载体的文件材料。 第三条本规定适用于本市城市规划区内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。 第四条市和县（市）、区人民政府要加强城建档案工作的领导，将城建档案事业纳入城市建设的发展规划，保障城市建设档案机构、人员编制和经费适应城 市建设事业发展的需要。 第五条城建档案管理工作实行集中管理与分级管理相结合的原则，在维护城建档案完整与安全的基础上，便于社会各方面对城建档案的利用。 第六条市、县（市）、区建设行政主管部门负责本行政区域的城建档案管理工作。 市、县（市）、区档案行政主管部门依法加强对城建档案管理工作的监督和指导。 第七条市、县（市）、区建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责城建档案工作。建设行政主管部门也可以委托 城建档案馆(室)负责城建档案工作的日常管理工作。 第八条城建档案的形成单位和个人，应当自觉遵守档案管理法律、法规、规章，做好城建档案材料的收集、保管、整理等工作，并按有关规定向城建档案馆（室）报送城建档案。 城建档案馆（室）应当按照规定及时接收、收集、保管城建档案，做好城建档 案的开发、利用工作。 第二章城建档案的范围 第九条城建档案是指各类城市建设工程档案、业务管理与业务技术档案、城市基础资料以及建设部、国家档案局确定的其他城市建设档案。
档案管理办法 第一章总则 第一条为规范公司档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和有关工程建设管理法规、制度，结合公司实际，制定本办法。 第二条公司档案是指在党群、行政、工程监理、商务、财务审计、干部人事、科学研究、试验仪器、基本建设等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条档案工作是公司工作的组成部分，是衡量公司管理水平的一个重要尺度，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。任何人都有维护公司档案完整和安全的义务。各部门应把档案工作纳入公司规划和管理制度，配合档案工作，保证档案工作的积极开展。 第二章管理机构与职责 第四条公司档案工作由公司一名领导分管，各分公司、部室应有一名负责人分管档案管理工作。 第五条公司档案室是保存和提供利用公司档案的部门，各分公司、部室应配合档案室工作，按规定定期移交档案，任何人不得将档案材料据为己有或无故拖延归档。 第六条公司档案室的职责是：
一、贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针政策，规划公司档案工作； 二、制定公司档案工作规章制度，并负责贯彻落实； 三、负责收集、整理、鉴定、统计、保管公司的技术、文书、商务等档案资料； 四、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； 五、开展档案的开放和利用工作； 六、利用档案积极开展多种形式的企业文化教育活动； 第七条各分公司、部室档案工作的职责是： 一、学习和执行档案工作方针、政策和公司关于档案工作的各项规章制度； 二、做好分公司、部室档案的形成、积累、立卷和移交工作； 第八条档案人员要努力提高政治与业务素质，忠于职守，严守机密，钻研业务，踏实细致，热心服务，保证工作任务的完成。 第三章文件材料的形成和归档 第九条各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门应按工作程序进行文件材料的形成、积累，工作结束时，按归档要求经本部门负责人审查合格后归档。 第十条文件材料的归档范围：
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
活动档案管理细则 活动档案管理细则一 第一条为规范全市重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的齐全、完整与安全，为全市经济、政治、文化、社会和生态文明建设提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》等档案法律法规，结合本市实际，制定本办法。 第二条本办法所称重大活动档案，是指全市重大活动过程中直接形成的对国家和社会具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式和载体的历史记录。 第三条本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的活动： (一)党和国家领导人在本市的公务活动; (二)省委、省人大、省政府、省政协主要领导在本市的重要公务活动; (三)著名外国友人、国内知名人士(包括各民主党派和无党派民主人士、各领域杰出人士、宗教界知名人士等)、华侨领袖、有名望的外籍华人、港澳台同胞在本市的访问、考察、参观等活动; (四)本市副市级以上领导的重要公务活动; (五)本市重大经济、政治、社会、文化、体育、外事活动或
者公益性活动; (六)本市发生的重大自然灾害、事故灾难、突发性卫生和社会安全等事件的处置活动; (七)本市具有重大影响或者较大规模的其它活动。 第四条重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。 第五条市、县两级党委、政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导，将档案行政管理部门纳入重大活动领导小组，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制，协调解决重大活动档案管理工作中存在的重要问题，切实保障重大活动档案工作所需经费。 第六条市档案行政管理部门统筹规划全市重大活动档案管理工作，负责监督、指导市本级重大活动档案的形成、积累、整理、归档、移交工作;县级档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案的收集、整理、移交工作。 第七条组织、承办重大活动的单位(以下简称组织承办单位)负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。 组织承办单位在制订重大活动方案或计划时，应当同时制订重大活动档案工作方案或计划，明确重大活动档案管理的责任部门和具体责任人员，制订并落实相应的档案收集、整理、保管、
城市建设档案管理规定 （１９９７年１２月２３日建设部令第６１号发布，根据２００１年７月４日《建设部发布关于修改〈城市建设档案管理规定〉的决定》 修正建设部令第90号公布） 第一条为了加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》，制定本规定。 第二条本规定适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。 本规定所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。 第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，业务上受国家档案部门的监督、指导。 县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。 城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。 第四条城建档案馆的建设资金按照国家或地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。 第五条城建档案馆重点管理下列档案资料： （一）各类城市建设工程档案： １、工业、民用建筑工程； ２、市政基础设施工程； ３、公用基础设施工程； ４、交通基础设施工程； ５、园林建设、风景名胜建设工程； ６、市容环境卫生设施建设工程； ７、城市防洪、抗震、人防工程；
关于档案管理办法及实施细则【2019年第一版】为进一步完善公司的管理体系，完加强全公司档案的收集、整理、归档的效率与措施，确保档案的完整性、准确性和系统性，促进公司的持续健康发展，结合实际，制定本办法。 一、总则 1.1为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本办法。 1.2本办法所称的档案是指过去和现在的公司各部门、各项目及员工从事作业、经营、管理、宣传及行政类文件、人事类文件、各类合同、财务管理等，直接形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电子文件、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 1.3档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.4档案管理工作采用“双部门管控，共同管理”原则，由综合管理部统一管理。 1.5档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、登记、归档、装订、封存、销档等活动。 1.6档案材料收集整理归档工作应遵循真实、全面、及时、规范、系统的原则。 二、归档范围 2.1公司资料：公司章程、注册资料、验资报告、资质证书（原件、申办资料、变更记录、年检记录）、机构变革记录、公司大事记、公司年报/推文、各类固定资产资料（包括车辆）、企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、照片、录音等形式的历史记录。 2.2行政类档案：流程制度类文件、行政法规性文件、会议记录、各类公文、公司重大事件记录、政府职能部门颁发需要公司执行的各种行业标准、公司对外的正式发文与相关机构来往的函件、物资采购（物资采购、库存、保管、调派等）管理中形成的各种文件材料。 2.3人事档案：员工履历、学历及技能证书、考评、晋升、薪酬调降记录、奖惩
档案综合管理办法 第一章总则 第一条为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。 第二条本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。 第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。 第二章管理体制 第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。 档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。 本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。 档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。 第六条档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。 第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。 第八条专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。 第三章档案管理 第九条各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。 第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。 第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。 第十二条各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。 （一）归档的文件材料齐全完整。 （二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。 （三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
广州市城乡建设档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强城乡建设档案（以下简称城建档案）管理，有效地收集、保管和利用城建档案，为城乡规划、建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》等有关法律、法规规定，结合本市实际，制定本办法。 第二条本办法适用于本市行政区域内城建档案的管理。 本办法所称城建档案，是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录，根据载体的种类主要可分为纸质档案、声像档案、电子档案、实物档案等。 第三条市、区人民政府应当加强对城建档案工作的管理，将城建档案事业纳入市、区城乡规划建设发展规划，保障城建档案事业与城乡发展相适应，所需经费由相关部门分年度列入本部门预算，并由同级财政部门审核后安排。 第四条市城乡规划主管部门负责本市行政区域内城建档案管理工作，业务上受同级档案行政主管部门的监督和指导。 市城市建设档案管理机构受市城乡规划主管部门委托，具体负责本市行政区域内的城建档案日常管理工作。花都区、南沙区、广州开发区、从化区城市建设档案管理机构具体负责本辖区内的城建档案日常管理工作。 政府有关部门应当在各自职责范围内做好城建档案管理工作。 第五条市城市建设档案管理机构的职责是： （一）负责制定本市城建档案事业发展规划、计划，草拟城建档案规范性文件和标准； （二）负责本市行政区域内城建档案工作的监督、检查和指导，并对列入本市城市建设档案馆接收范围内的档案进行进馆验收； （三）接收和保管本市行政区域内的城建档案，包括地下管线档案； （四）征集和保护与城乡规划、建设和管理有关的珍贵历史档案； （五）参与重点建设工程的竣工验收； （六）对馆藏档案进行科学管理，做好档案的编纂研究、信息公开、开发利用和咨询服务； （七）法律、法规规定的其他职责。 花都区、南沙区、广州开发区、从化区城市建设档案管理机构依据相应规定承担本辖区内的城建档案日常管理职责。 第六条城建档案工作实行统一领导、统一标准、集中管理与分级管理相结合的原则。建立以市城市建设档案管理机构为统筹管理单位，各级建设系统专业主管部门档案机构及各建设单位档案机构为成员单位的城建档案管理体系，确保城建档案工作全面开展。 第二章城建档案的接收范围和质量要求
档案管理办法及实施细则（带表格） 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料
由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。
档案管理制度 第一章总则 第一条为了加强本公司档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合本公司实际情况，制定如下档案管理制度。 第二章立卷归档 第二条归档范围 凡记述反映本公司各种活动，具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围，确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定，具体归档范围按《文件材料归档与不归档范围》执行。 第三条归档时间 1、办理完毕的文件和应归档的文件，在次年六月底前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。 2、随机设备、仪器、技术文件材料，在设备、仪器开箱时及时归档，待档案室登记后，再办理借用手续，进行安装调试。 3、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。 4、会计档案隔年归档。 5、会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。 第四条收集整理要求 1、按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。 2、归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。 3、卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。 4、案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。 5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。 6、卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。 7、档案分类、组卷科学，便于保管和利用。 8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。 第三章档案库房管理
第五条档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求；设置窗帘，配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施，四周无危及库房安全的隐患。 第六条定期搞好库房卫生，检查档案破损、褪变情况，发现问题及时解决。 第七条档案库房专人管理，无关人员不得随意进入库房。 第四章档案统计 第八条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。 第九条要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。 第十条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。 第十一条对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。 第十二条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。 第五章档案保管 第十三条对接收进综合档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。 第十四条加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。 第十五条积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记 第十六条加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。 第十七条对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过鉴定小组和领导批准，造具清册后进行销毁。 第十八条对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。 第六章档案保密 第十九条不该说的机密，绝对不说。 第二十条不该问的机密，绝对不问。
省政府令第217号 《浙江省城市建设档案管理办法》已经省人民政府第68次常务会议审议通过，现予公布，自2006年9月1日起施行。 省长 二○○六年七月十三日 [编辑本段] 浙江省城市建设档案管理办法 第一条为了加强对城市建设档案的管理，有效地收集、保管和利用档案，为城市规划、建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》的规定，结合本省实际，制定本办法。 第二条本办法所称城市建设档案，是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。 第三条本办法适用于本省行政区域内城市建设档案的管理活动。 第四条城市人民政府应当加强对城市建设档案工作的领导，把城市建设档案事业的发展纳入国民经济和社会发展规划，适应城市建设的需要。 第五条建立健全以各级城市建设档案馆（室）为基础的城市建设档案工作网络，保证城市建设档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 城市建设档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。
城市建设档案馆（室）应当运用计算机和网络技术，建立和完善城市建设档案信息网络，将城市建设信息资料纳入收集范围，及时采集、接收、存储、整理。 城市建设档案馆（室）所必需的经费，由同级财政部门通过预算予以安排。 第六条县级以上建设行政主管部门负责本行政区域内的城市建设档案工作，业务上受同级档案行政主管部门的监督、指导。 有关行政主管部门应当重视本系统的城市建设档案工作，建立健全本系统城市建设档案管理制度。 第七条城市建设档案机构履行下列职责： （一）负责城市建设档案的收集、保管和利用； （二）受建设行政主管部门委托，具体负责城市建设档案管理； （三）法律、法规和本办法规定的其他职责。 第八条城市建设档案机构接收和管理下列档案： （一）各类城市建设工程档案： 1.工业、民用建筑工程； 2.市政基础设施工程； 3.公用基础设施工程； 4.交通基础设施工程； 5.园林建设、风景名胜建设工程； 6.市容环境卫生设施建设工程；
STANDARD CONTRACT SAMPLE (合同范本) 甲方：____________________ 乙方：____________________ 签订日期：____________________ 编号：YB-HT-004126 公司档案管理办法(新编版)
公司档案管理办法(新编版) 第一条设立目的 为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。 第二条工作原则 公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。 第三条档案范围 1．含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料； 2．具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。第四条档案管理人员 本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由
_____部整理，人事方面的档案由_____部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_____部整理并自行归档管理。 第五条具体管理措施 一、归档工作 1．归档原则_____原始、真实、合符规定。 （1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程； （3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。2．归档时间 （1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。 （2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。 （3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。 3．具体内容 （1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_____份，卷内目录打印_____份。 （2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及
档案管理办法 Pleasure Group Office【T985AB-B866SYT-B182C-BS682T-STT18】
1.目的 为加强集团档案管理，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、立卷、归档等各个环节工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和海尔地产（集团）有限公司的有关规定，特制订本管理办法。 2.适用范围 本制度适用于海尔地产（集团）有限公司系统内文书档案的管理。 3.术语和定义 档案系集团在实际工作和社会活动中形成的、具有保存价值的、以备查考的各类（种）文字、报表、图纸、帐簿、照片、录音、录像等不同载体的原始历史纪录。 鉴定档案管理中所指的鉴定，是对工作活动中所产生的文件材料的保存价值和保管期限进行评定。 立卷亦称“组卷”。将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。 归档总裁办公室、职能部门将工作活动中处理完毕的有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程。 4.职责 总裁办公室 4.1.1根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的方针、政策，制定或修正公司的档案规章制度。 4.1.2负责收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全、保密等档案工作的各个环节。 4.1.3配合各职能部门制订部门立卷类目，指导、督促和检查各部门文件材料的归档。 4.1.4采取各种措施，确保档案的安全和延长档案的寿命。
4.1.5指导、督促和检查各下属公司文书档案管理工作。 各职能部门 负责做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。 5.工作要求 档案的接受 集团实行档案预立卷制。各部门要指定一名兼职立卷员，会同档案管理主管部门实施文 件材料的归档。立卷员应认真负责地做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值 的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。 5.1.1归档的文件材料应齐全、完整、准确。 5.1.2热敏纸传真件和字迹易（或已严重）褪化的文件材料（用圆珠笔、铅笔书写）应 附上复印件。 5.1.3归档的文件材料应保持其有机联系，区别保存价值，分类整理、立卷；案卷标题 要简明、确切；案卷要做到整齐、美观，便于保管和利用。 5.1.4案卷卷皮及卷内目录表采用档案专用的统一规范样式。 5.1.5财务管理中心每年向总裁办公室移交前一年度的财务档案。移交档案时应编制移 交清单一式二份，一份交总裁办公室，一份本部门留存。 档案查阅、利用 5.2.1查阅利用档案必须在总裁办公室办理借阅登记,填制《查阅涉密档案和借用档案 审批表》；查阅涉密档案必须经部门领导和集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人 确认。 5.2.1查阅利用档案必须在公司内查阅，并于当日归还。
档案综合管理办法第一章总则第一条为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。第二章管理体制第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。第六条档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案含出版物等。第八条专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。第三章档案管理第九条各部门应遵
守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。第十二条各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。一归档的文件材料齐全完整。二按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。三组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。四案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称三要素。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。五卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。六案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。七编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。第十三条按照规定要求和时间，将档案编录入库。一各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。二保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。第四章档