会议接待规则与工作程序-制度大全
会议接待规则与工作程序之相关制度和职责，一、目的:为规范酒店会议、团队接待,本着对酒店经营利益负责、广泛收集各类信息的原则,实行酒店规范管理、特制定本程序。二、会议、团队接待规则:接到相关会议、团队接待的信息后,部门经理可...
一、目的:
为规范酒店会议、团队接待,本着对酒店经营利益负责、广泛收集各类信息的原则,实行酒店规范管理、特制定本程序。
二、会议、团队接待规则:
接到相关会议、团队接待的信息后,部门经理可出面相关单位、确立合作议项,并按如下内容标准要求协议相关单位。
1、会议、团队接待优惠标准:
(1)客房房价标准:①普通标准间五折,即200元/间、100元/人?天,不含早餐;如需含早餐,普通标准间220元/间、110元/人?天;
②如遇特殊情况在普通标准间加床,加床费不得低于50元/人?天。
③确定房间数及房号,确定预留房间总数可上浮2间,入住房未满,空房按60%收取赔偿金,并确定会务组房间号。
备注:协议单位客人消费自付内容:
A.客人如需提供鲜花、水果或洗衣服务等按实际开支另行收费。
B.会议、团队入住房间不提供小酒吧及MiNi Bar服务。
C.入住客人如需开通房间长话,需到总台支付电话费押金或直接到总台通话。
(2)餐饮:确定早、中、晚餐标准、人数、酒水及其他特殊要求,并确定每日菜单内容,餐饮团体餐消费无折扣,并注意协商客人按桌数结算餐费,尽量避免以用餐人数为餐费结算标准。(3)夜总会:共6间包房,小包房150元/间,中包房280元/间,大包房380元/间,日场:14:00―18:00包价800元
夜场:19:00―24:00包价2500元
(4)健身房:团队、会议客人不提供使用。
(5)会议室:
①四楼大会议室可容纳120人左右会议,租金1500元/天、800元/半天,最低折扣5折,即750元/天、400元/半天。
②二楼小会议室可容纳30人左右会议,租金1000元/天、500元/半天,最低折扣5折,即500元/天,300元/半天。
(6)其他宣传用横幅、条幅、高空气球按有关收费标准收费。
备注:以上标准即为最低收费标准与客户协商时应注意针对不同单位协议价按先高后低再确定的原则,且同一系统或单位协议价应统一。
二、会议团队接待程序
(1)了解团队单位名称、会议名称、抵店时间、离店时间、联系人电话及会务组情况。
(2)按会议、团队接待优惠标准确定各项消费相关内容。
(3)征询团队、会议其他要求如:会标、站牌、环境布置等要求,如需代办确定相关收费。
(4) 协商客人结帐方式,并确定预付金,一般为估计总费用的30%。
(5)介绍相关酒店会议接待人姓名、部门及职务。
(6)与相关单位签定协议书。
(7)将协议汇总至酒店营销部,报财务部确认后,经总经理审核发至各相关部门执行。网络职责网页职责置业职责
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1.0 目的： 为了使会议能够正常运行，做好优质化服务工作。 2.0 适用范围： 3.0 职责： 落实会议服务流程，保证会议服务质量，在会议顺利举行后处理相关事项。 4.0 作业内容: 4.1 会前工作 4.1.1会议领班接到《培训服务需求通知单》后，根据会议通知单内要求，按人数预备好凳子、茶 杯、烟缸，必要时准备香巾及果盘等物品。 4.1.2确定会议的日期，在会前前一天检查好空调、音响及灯光设备设施的正常使用情况，确保会 议能够正常运行。 4.1.3检查好会场的盆景及桌椅是否按要求摆放。 4.1.4检查好会场排放后的整体效果及卫生情况。 4.2服务流程 4.2.1做好会前的迎梯、司梯工作。 4.2.2做到客到茶到，为每一位客人倒好茶水。 4.2.3请会议负责人签好会议使用单 4.2.4根据会议通知单的要求，确定续水的时间，按规定的时间进入会场进行续水服务，如发现会 议人员喝水较多或是喝水较少，也可适当提前或推后续水时间。 4.3 续水顺序 4.3.1从主席台开始，按顺时针方向续茶姿势，左手提壶，右手小指、无名指拿起杯盖，拇指、食 指、中指端起杯子，续七成满茶，然后从一边轻轻盖上。 4.3.2如有领导参加会议，从行领导开始，然后依次顺时针斟倒（倒水后伸手示意请用茶）。 4.8如有外宾参加会议，要先为第一外宾斟倒，再为第二主宾斟倒，然后按主宾的顺时针斟倒。 4.9进入会议室时要做到走路轻，动作轻，留意与会人员的要求，尽量让客人满意。如客人的需求 本人无法解决，要及时上报，寻求解决办法，一切工作完毕后离开会议室，关好会议室门，站在会议室门口，如会议期间有人进出，要为其开门，直到会议结束。 4.10当会议结束后，服务员打开会议室门与客人道别，如需要协助按电梯，把客人送进电梯。 4.11等与会人员离开，服务员检查会议室内是否有客人遗留物品，如有及时报部门领导，做好交接， 然后撤出杯具及小毛巾等物品，对会议室进行整理工作。 5.0 相关支持性文件及附件 6.0 质量环境记录： 6.1《培训中心服务需求通知单》
会议及接待管理（试行） 一总则 第一条为使集团公司的会议和接待管理规范、有序，提高会议的行政决策效率，特制定本制度。 第二条本制度适用于集团公司总部组织召开的各种会议及接待工作。 第三条集团综合部负责集团公司各种会议和接待的承办，其它部门主办的会议和接待，综合部应给予协助。 二会议管理 第四条会议的分类 （一）集团董事会 集团董事会是集团决策重大事项的会议，由董事长召集和主持，或由副董事长召集和主持，全体董事参加，监事可列席参加，也可邀请集团主要管理人员列席。主要内容为：集团经营计划和投资方案的确定；公司合并、分立、变更、解散方案的制定；重要人事任免；增加或减少集团或二级公司注册资本；主要管理人员薪酬以及其它有必要提请董事会研究的事项。 （二）总经理办公会 总经理办公会是集团决策重要事项的会议，由集团总经理或分管副总经理提议召开，集团主要领导参加，综合部(或与会议有关的部门)负责人列席。主要内容为年度工作重点、人事任免、年度财务计划（预算）、年度经营（生产）计划、投资决策、薪酬奖励及其他有必要提请会议研究的事项。由总经理或分管副总经理主持。 （三）工作例会
工作例会是集团综合性的业务会议，一般于每月底召开，也可根据需要由集团总经理或分管副总经理提议召开，集团主要领导、集团各部门负责人、各公司主要负责人参加。主要内容为总结汇报各部门、各公司前阶段的工作，安排部署下一阶段的工作，集中讨论、研究、解决各单位经营（生产）管理中遇到的突出问题，协调各方面工作，由公司综合部主持。 （四）各公司专题会议 各公司专题会议包括：为协调或解决各公司经营管理中出现的突出问题召开的会议；对各公司进行阶段性工作检查时召开的会议；对重要工作进行部署或听取汇报召开的会议；各公司年初工作计划会议、年终工作总结会议等。各公司专题会议不定期召开，集团相关领导、相关职能部门负责人、所属公司主要管理人员或全体员工参加，由该公司负责人主持。 （五）职能部门专题会议 职能部门专题会议分为两种形式： 1、职能部门联合专题会议。由集团总经理或分管副总经理提议召开，主要是各职能部门的工作汇报、重要工作部署、重要问题的研讨会。职能部门联合专题会议不定期召开，集团主要领导、各职能部门负责人参加，由总经理或分管副总经理主持。 2、职能部门单独召开的专题会议。由该职能部门负责人召集，主要是总结、分析、讨论、部署本部门的工作，一般每月召开一次，部门全体员工参加，由该部门负责人主持。 （六）工作专题会议 工作专题会议指针对某一专题事项进行讨论、研究、决策、部署的会议。由总经理或分管副总经理指定与专题会议有关的人员参加，
大型企业商务会议会务接待流程完全手册 一、会务工作总体思路 （一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均有专人负责。 （三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备 （一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。 备注：任务分解后形成《会务接待方案》。 （二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务） （4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）
注：日程安排形成会务指南。 （5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。 （三）下发会议通知、登记代表名单 1.责任人：文秘材料小组。 2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题 （2）参会人员 （3）会期安排 （4）会议地点与联系电话 （5）会务组联系人与联系电话 （6）报到日期 （7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等） （8）会议回执（附表2） （9）会址交通导引 3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括： （1）单位
会议接待流程 为使公司日常工作有一个规范化的管理模式，进一步提高工作质量和效率，为各部门提供正确指导，现将公司会议接待工作特制订以下流程。 一、会前准备阶段 1. 接到上级会议接待通知后，市场部应先与办公室的会议策划人取得联系，了解与会人员的相关资料，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 2. 确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 3. 草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4.合理安排相关会务工作人员，相关事宜有：①由公司办公室专员负责制作电子欢迎牌和指引牌，标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”，力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。 5.市场部应在会议召开提前，以飞秋形式通知员工，按要求着装，并保持良好的办公环境，树立良好的公司外部形象。 6.重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等设备是否能正常使用
7. 会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 8.参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明公司名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。 二、会议落实阶段 1. 检查各项准备工作的落实情况。 2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式，并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。 3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置，并安排会务工作人员迎接与会者入场。 4.会场布置具体如下： ⑴会场应庄重、整洁、舒适，合理调节温度，并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物，并应摆放适量的花卉陈设。 ⑵会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。 ⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张，铅笔一支，会议流程一份（红底纸张打印）、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当，并需准备茶水待客。 ⑷会场应设有来宾签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。
公司部门招待费管理制度范本 管理制度由具有权威的管理部门制定，在其适用范围内具有强制约束力，一旦形成， 不得随意修改和违犯。下面是小编给大家带来的各种制度范本，欢迎大家阅读参考，我们 一起来看看吧! 一、为做好来客的接待和招待工作，保证正常的业务往来，严格管理招待费用，特制 定如下招待费管理制度。 二、来局检查指导工作的上级领导或来局办事的工作人员确需在局就餐的，均应先请 示局长，得到同意后到指定饭店就餐。特殊状况下(如局长外出)须事后向局长说明状况。 三、机关招待费的管理实行一支笔审批制度。办公室对有审批手续的招待费用要及时办理报账，无特殊状况，未经审批的招待费支出，均由个人负责。 四、干部职工外出执行任务，因工作关系确需对相关领导和办事人员进行招待的，应 先请示局长，并严格掌握招待标准，杜绝大手大脚，铺张浪费问题的发生。 五、严格控制陪客人数。局机关来客均实行对口招待，一般由分管局长和科室主要负责同志陪同。大型检查、工作会议以及厅、市局、县领导来局办事，由局统一安排接待和招待，招待标准、陪客人员由局主要领导酌定。 六、来客招待要严格掌握就餐标准。要本着“够吃不剩”的原则，既保证客人吃饱吃好，又不致造成浪费。未经允许严格禁止使用名酒、名烟待客，以及以招待名义购买名烟、名酒。 为切实加强机关财务管理，促进机关党风廉政建设深入开展，根据旗委、旗政府《关 于改善工作作风密切联系群众的规定》和《新州办事处财务管理制度》，特制定本制度。 一、单位来客一般不予招待，严格控制加班工作餐。特殊状况需要招待就餐或用工作 餐的应请示主要领导。严禁娱乐招待，午后不准喝酒。 二、用餐标准。工作餐一般每人、每顿不得超过30元。来客就餐，本着节约的原则，按必须层次订餐，既让客人满意，又不浪费。 三、接待范围。实行对口接待的原则，减少陪客人员。一般状况下可由主要领导、分 管领导和业务部门负责人(站所长)陪餐。 四、来客招待审批程序。由办公室统一负责，特殊时可由主要领导指定人员订餐，但 第二天务必到办公室做好登记。
会务接待手册（1.0版） 2011年2月
目录 一、手册说明 (4) 二、有关会议的说明 (4) 三、会议程序 (8) 会前工作（按顺序）........................................................................................................................ 议题及参会人员范围的确定......................................................................................................... 会议场所的选定：........................................................................................................................ 会议通知的起草........................................................................................................................... 申报会议预算............................................................................................................................... 人员确认....................................................................................................................................... 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）........................................................... 预定.............................................................................................................................................. 车辆安排....................................................................................................................................... 会务通知起草............................................................................................................................... 起草会务组工作安排表................................................................................................................ 会务宣传品的制作 (10) 食品的采买 (10) 指导服务员工作 (10) 会议场地布置与熟悉 (10) 会中工作（按顺序） (11) 会议室保障 (11) 汇报人员的保障 (11) 用餐的保障 (11) 娱乐的保障 (11) 住宿的保障 (11) 会后工作（按顺序） (12) 离会车辆安排 (12) 退房 (12) 设备整理 (12) 结帐 (12) 设备归还 (12) 费用报销 (12) 会务总结 (12)
会议接待服务内容、流程及标准 你可以自己添点，一般来说，好的会议服务公司必须有自己的一 套工作标注。就拿行业内一流的明阳天下会议服务公司来说，它的会 议服务公司标准有以下几点。 1工装、工牌：要求着装统一，保持干净、整齐，无褶皱，无破损；工牌佩戴在左胸上方位置，保持平整。 2仪容：要求淡妆，口红、描眉、自然粉底。 盘头要求：整齐、 无碎发，露出额头，鬓角头发置于耳后，露出耳朵。1.3不得染发， 留长指甲，涂艳丽指甲油，不得佩戴配饰。、 会议受理2 接待员首先要了解会议室的使用条件和要求，在接到会议通知单或口头通知后，必须了解以下内容： A.明确会议室 B.使用会议室的单位（部门） C.开会时间及大约散会时间 D.参加会议的人数 E.会议中需要注意的事项及布置要求 F.是否还有其它服务要求、，如：是否摆放花卉、是否上湿巾、 是否摆放水果或茶歇，是否使用视频、投影、台签等。G.会议保 密程度、与会人员习惯
3会前准备 1、人员调配、分工负责。会服人员应了解整体会议安排和自己 所负责的工作、分工、协作做好准备工作。 3.1根据以上内容及相关要求，整体布置会场布局，搞好卫生。 （要求桌面及地面要整洁干净，照明灯正常开启，各种用具干净齐全， 会议使用物件摆放整齐。） 3.2调试好相关设备，如音响、投影仪、视频、麦克风等，并确 保其正常使用，根据情况提前打开空调，调整好室温，开灯。 3.3准备并摆放好会议需要物品。如（会议桌、会议椅、茶水、 茶叶、台签等）. 3.3.1茶水用具：茶具统一干净、无破损，按会议人数配放，并 准备好备用杯子：水具准备充分，加好开水；茶叶准备充足，会前水 杯放好茶叶摆放到位（要求：杯子摆放在客人右上角约50公分位置，杯柄与桌面约成45度，同排杯子成一条直线） 3.3.2根据会务组的具体要求，将水果、鲜花、台签、文具用品等摆放在指定位置，要求排放整齐划一。（除特别要求，台签摆放在客人正前方桌子中间位置，水果、湿巾、纸抽应摆放在两位客人中间，以方便两人使用；鲜花摆放在主席台、发言席或会议 桌中间位置。） 以上各项准备工作应在会前30分钟准备完毕。 4、会中服务会前10分钟，打开会议室门，服务人员在门口站 立，微笑迎接与会人员。站姿要求：目光平视前方，下巴微收，收腹
会议接待流程 一次会议的成功开始，最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。 会前工作： 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） 会中工作： 9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后工作： 20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 22、与会议主办者的费用结算工作。 23、欢送代表工作。 会议接待方案 （一）会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 （二）会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、
会务接待手册
目录 一、手册说明 (3) 二、有关会议的说明 (3) 三、会议程序 (5) 会前工作（按顺序） (5) 议题及参会人员范围的确定 (5) 会议场所的选定 (5) 会议通知的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员确认 (5) 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5) 预定 (6) 车辆安排 (6) 起草会务组工作安排表 (6) 会务宣传品的制作 (6) 食品的采买 (6) 指导服务员的工作 (6) 会中工作（按顺序） (7) 会议室保障 (7) 汇报人员的保障 (7) 用餐的保障 (7) 住宿的保障 (8) 会后工作（按顺序） (8) 离会车辆安排 (8) 退房 (8) 设备整理 (8) 结账 (8) 设备归还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、注意事项 (8) 附件： 附件一：会议通知样式 (10) 附件二：会务通知样式 (11) 附件三：会议预算/结算清单样式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议签到表 (17)
一、手册说明 《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。 二、有关会议的说明 1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。 2.会议通知应包括以下几项内容： 3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员 并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图； 6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。每项 会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名 单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪 些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与 本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、观摩 的机会。 7.会议注意事项： （1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。 （2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分 存档。会议如需保密，应做好保密工作。 （3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请假。 （4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排 与食宿安排登记。
会议接待方案及细节流程 会议接待方案： 1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。 2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。 3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 4、礼品策划、设计、样品提供和制作。 5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。 6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。（视具体情况而定） 7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。 8、提供会议所需各类信息。 9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。 10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等 11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。 12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。 13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。 会议接待细节流程： 一、会前服务 1、办方洽谈会议初步方案。 2、公司为会议主办方提供会议报价： （1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。 （2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。 （3）机场、火车站接站安排。 （4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。（5）会议流程方案。 3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。 4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。 5、会议展板、展架、横幅的制作。 6、会议各种用品的运输、托运工作。 二：会中服务 1、会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。 2、机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。 3、酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、指示牌等的摆放。 4、酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、礼品、登
会 务 接 待 手 册 2015年5月 目录 一、手册说明 (3) 二、有关会议得说明 (3) 三、会议程序 (5) 会前工作(按顺序)、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 议题及参会人员范围得确定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 会议场所得选定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 会议通知得起草、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 申报会议预算、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 人员确认、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 设备准备(常用,根据不同会议及实际情况进行调整)、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 预定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 车辆安排、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 起草会务组工作安排表、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 会务宣传品得制作、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 食品得采买、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6
接待工作管理制度 第一章总则 第一条为树立公司的良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范、有序，特制定本制度。 第二条接待工作的原则是：热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。 第三条本制度适用于公司重大活动、会议等的接待工作。 第二章管理职责 第四条办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。 第五条公司办公室分管领导，负责审核接待计划、协调有关接待事项及接待费用，报总经理审批。 第六条公司各部门负责本部门的接待工作；每月统计接待情况报办公室登记备案；同时应完成公司安排的各项接待任务。 第三章类型与标准 第七条本办法所指接待对象，按来访事由不同，主要分成以下几种类型： （一）公务来访 1、政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作； 2、项目合作项目部来公司洽谈工作事宜； 3、有合作意向的投资项目部、金融机构来公司考察； （二）参观来访 1、各级党政机关领导来公司视察工作； 2、各地机关、企事业项目部来公司参观考察； 3、购房客户参观考察。 （三）会议活动来访 应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。 （四）其他来访客人。 第八条按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同，分为重要来宾和一般来宾。 第九条招待原则和标准：
（一）参观接待根据需要安排招待用餐； （二）住宿标准： 1、一般来访客人安排公司签订协议的酒店普通标准间； 2、公司领导出面接待的外地重要来宾住宿，由办公室根据需要安排。 第十条用车标准： （一）一般公务来访，根据情况需安排用车的，由办公室统一调度； （二）列入计划的重要来宾来访用车，公司应优先予以保证，车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。 第十一条接待规格： 重要来宾可安排对口业务的分管副总经理或总经理出面接待会晤；其他来宾根据情况由相关人员接待。 第四章计划与准备 第十二条办公室在接到公司领导通知或相关项目部重要来访预约时，应做书面登记。对重要来宾接待，须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划，排出日程安排表，报总经理审定后及时通知相关部门和领导；对一般来宾酌情安排业务对口部门接待； 第十三条公司各部门在接到重要来访预约后，须填写《接待申请单》(见附件)报办公室，并协助拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待一般应提前2天告知办公室；对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电话中请示，并经总经理同意，在完成接待后补办手续。 第十四条重要来访接待计划应载明以下内容： （一）接待类别：公务来访、参观、参加会议或其他。 （二）来宾基本情况 1、来访项目部名称、领导姓名、职务等； 2、来访具体时间、人数，当地陪同来访的领导和人数； 3、来访的目的和要求； 4、在本地逗留的天数。 （三）具体接待安排 1、明确主要接待的部门，相关配合的部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员；
会议接待流程 一、前期准备工作 1、销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐 场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。 2、以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报 价，双方初步达成合作意向。 3、通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的 预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。 4、检查所涉及场地是否可用，确保场地能够达到客户预期 需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批准后将结果回复客户。 5、双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检 查，确保场地完好可用。 二、中期对接工作 1、根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。 2、对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出 的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。 3、洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派 出所/接待办盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要求（桌餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它
要求）会议要求（会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要求）安保要求（预留停车位，照相 位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人 员会期跟踪及配合等其它要求） 4、可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容 及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的 责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行 详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。 5、根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细 节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各 部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期 间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人 介绍于各个营业点认识。 6、会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字 后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。 三、会期跟踪工作 1、销售部根据会议规模安排1-2位销售经理全程跟踪会 议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪，包括报道、入住、用餐、会议及其它。 2、会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相 关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。 3、会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所
会议接待流程 一、销售部接待程序 1、及时与会务方负责人进行联络 （1）清楚了解会议性质（接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）。 （2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡. 价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协
议，并依照协议收取相应的会议押金。 5、会议接待通知单 签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案。 6、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程 7、会议结账 会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助。 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受。 9、会议结束 会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。 二、前厅部接待程序 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到： 1、会议接待的前期工作 （1）熟悉、了解会议接待通知单的内容，包括会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情况、所需房间数量等。 （2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人
关于会议管理及接待标准的制度 呼和浩特市易衡小额贷款有限公司 行政字[20XX]1号 目的：为推进公司会议高效、有序的进行，确立会议责能、保证会议质量、规范会议时间及相应接待标准，确保落实会议精神的同时加强各部门之间交流沟通与相互协作，特制定本制度。 适用范围：公司各部门内容： 一、会议接待基本流程： 1、会议主办部门在确定召开会议后，要提前协商会议场地 及召开时间。 2、至少提前12小时下发会议通知，包括书面会议通知和口 头强调通知。 3、在会议召开前3小时做好会前准备工作，包括会场布臵、 座位安排、茶水及果盘的准备、投影设备连接、会议签到及会议记录准备工作等。 4、会议召开前，主办方组织服务人员做好参会人员入场
引领工作，提示参会人员有序入场，依照事先安排好的座位次序入座，会议期间做好服务工作。 5、会议召开期间，讨论式会议主办方事先指定会议主持 第 1 页共 13 页 人，会议主持人需要控制会议时间、把握会议主题、设计发言次序、以及会议突发事件的处理等，防止因跑题、无序或突发情况等所引起会期延误。 6、根据会议重要程度，在会议最后对有必要测评的会议进 行会议测评，评选出第一名及最后一名，具体奖惩细则见本制度奖惩条例相关规定。 7、会议记录人员需要把握会议重点，记录主要内容，整理 会议纪要，会后半个工作日内需将纸版记录整理为电子版，纸版和电子版同时备案存档，并将打印版交主办方以便于会议确定事项的及时传达。 8、会议主办方需要在会后及时对会场进行复位整理，确保 会场所有电气设备停止运转后方可离开会场。二、会议通知： 在确定会议后，会议主办方在做好会议前期准备的同时，需要距会议正式召开至少12小时前发布会议通知，以
会务接待操作手册集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]
会议接待操作手册 原则 树立细节决定成败的理念，对工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，确保全面完成各项工作任务，让领导满意、让嘉宾满意。 一、会场的选定与布置 （一）会场选择标准 1、根据主办方的具体要求安排（若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视）； 2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件，会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足； 3、要有足够的坐席，具有数码投影仪与幕布，音响效果好、有白板、立式讲台等； 4、就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。 （二）会场布置 1、导引牌：从一进会场开始首先要有导引牌，会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等； 2、条幅：会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等； 3、招贴：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。
二、会务筹备 （一）会议物资的准备 1、来宾资料袋内容 嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔； 2、会务组资料 接车/机名单（飞机、火车时刻及具体车辆安排），来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，工作人员通讯录； 3、物资准备 （1）常用物资：饮用水、水果、便签纸、胶纸（宽窄均备）、白板笔、宣传资料等；工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券 （二）人员分组与协调 1、总指挥 主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； 2、会务组长 细节的安排和处理，同时注重会议议程和时间安排，熟悉各个环节的操作情况，协调各组工作及突发事件处理； 3、会场组 会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场；负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理； 4、后勤组
会场服务操作流程 1．铺台服务 1.1物品准备 1.1.1会议桌 1.1.2会议椅 1.1.3台布 1.1.4台裙 1.1.5台裙夹 1.1.6大头针 1.2操作流程 1.2.1检查会议桌是否有晃动现象，若有需及时更换 1.2.2将会议桌推行至指定位置摆放并固定 1.2.3服务人员位于会议桌后方，将台布铺于会议桌桌面 1.2.4用台裙夹按先左后右、先外后内的顺序将台布固定于会议桌面 1.2.5如若台布垂边过长，将垂边向内折叠并放置于会议桌下层物品架上 1.2.6将台裙按顺时针或逆时针方向围于会议桌四周，接口位于会议桌左侧或右侧桌沿正 中 1.2.7用大头针按顺时针或逆时针方向将台裙固定 1.2.8整理台裙台布 1.2.9将会议椅按先左后右顺序横向排开，摆放于会议桌后方 1.2.10检查台裙、台布铺置情况，若有不妥及时调整 1.3详细要求 1.3.1推会议桌时服务人员位于桌子一侧，小心推行；注意避让过往人员，并避免与其他 物体碰撞。 1.3.2铺台布时台布正面朝上，熨烫痕迹居于会议桌正中，四周垂边宽度相等 1.3.3台裙夹之间距离为每两枚相距30厘米；左右桌沿、前后桌沿所夹台裙夹相互对称1.3.4台布保持平整、无褶皱，表面无污迹 1.3.5台裙上沿与桌面保持平齐 1.3.6使用大头针固定时每两枚台裙夹之间使用两枚大头针，相互间距为10厘米；大头针 顶端不外露；针体不外露 1.3.7台布垂边不得超出台裙下沿 1.3.8台裙褶皱自然，保持平整 1.3.9摆放会议椅时服务人员位于座椅后方，双手持椅背移动至相应位置摆放并定位 1.3.10移动会议椅时座椅底部距地面5－10厘米，轻拿轻放 1.3.11座椅前端与桌沿间距约为20厘米，两座椅之间相距约为30厘米（一张会议桌放置 两张会议椅） 1.4注意事项 1.4.1推会议桌时不得阻碍过往人员，不得与其他物体发生碰撞 1.4.2台布正面必须朝上，四周垂边宽度需大致相等 1.4.3铺台完成后台布表面需平整；台裙上沿不得高低错落；台布垂边不得外露（超出台 裙下沿）；台裙自然下垂，无不平整现象 1.4.4移动会议椅不得在地面拖动，需轻拿轻放 1.4.5会议椅摆放完毕后所有座椅椅背保持一条直线，并与桌沿保持平行
公司接待管理制度 一、目的： 为进一步规范各类业务接待行为，便于各种接待活动的顺利进行，本着明确责任、厉行节约，有效控制接待费用，严格执行管理规定的宗旨，特制定本制度。 二、适用范围： 1、本制度适用于公司开展各类业务和其他各项经营活动而产生的接待事项； 2、公司各种接待费用的申请、审核、批准。 三、职责划分： 1、接待申请人、部门负责来访人员的联系、陪同、接待、讲解、洽谈、接待审批，配合其他工作人员、管理部门共同完成接待工作。 2、行政部（接待管理部门）配合申请部门，负责参观路线、展厅、报告厅、车间、会议（洽谈）场所的安排布置及食宿、接送车辆的安排，接待费用的控制、统计工作。 四、接待费用控制 接待事务实行“对口接待，统一安排”，行政部为公司接待事务的管理部门，负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录，用车按车辆管理制度规定办理，月末将各部门费用情况汇总并上报。 五、公司接待事务用车、用餐、住宿坚持分级限标的原则，由行政部统一安排在指定地点就餐、住宿（特殊须另行申请），根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。 1、公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级政府机关负责人等接待为贵宾接待；政府一般工作人员及普通客户接待为标准接待；其他供应商、外协单位、中间商及客户、派驻到 请分管领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人数的比例为1:5。 3、凡普通接待中午一律不准饮酒。标准接待、贵宾接待的用餐场合，陪酒人员必须饮酒，但不得因酒误事或损害公司形象。
4、一般情况下在公司餐厅招待用餐。如因特殊情况需在酒店、宾馆安排用餐或住宿的，须经总经理签字，由行政部安排至定点酒店，以降低接待费用。 六、接待管理 1、申请填写 公司各部门如有接待需求，提前填写《客户接待申请表》（见附件1），仔细填写表中相关如用餐、用车、住宿、陪同等基本情况（包括特殊客户的民族风俗及忌讳需注明）。 2、审批及时间 由申请部门填写《客户接待申请表》，请直属领导、总经理审批，提前一天报行政部安排接待事宜。 如遇特殊情况，电话请示总经理同意后，可通过电话形式通知行政部，在线完成接待申请表事后及时补办接待手续。 3、申请单填写注意事项 1)车辆安排：如需接送，须注明时间、地点、人数、航班号、联系人、联系电话及 是否预订往返飞机票等。 2)住宿安排：如需住宿，须注明住宿时间、费用结算方式、人数、性别、联系人、 标准、地点、需否接送。 3)用餐安排：如需用餐，须注明费用结算方式、用餐地点、人数、标准、需否接送 及烟酒的名称、数量。 4)参观路线：根据客户需要，可以安排不同的参观路线。一般路线：展厅——实验 室通道——装三通道——封装通道——装二通道——装一通道，如有其他要求或指定， 请在填写《客户接待申请表》时注明，以免贻误工作。 5)会议室：如需使用会议室，请注明地点（一层、三层或二层培训室）、白板、投 影仪、会议资料（提供内容）、桌签、鲜花、笔本、茶水饮料、瓜果及其他物品。 6)其他接待/协助人员：如需其他部门工作人员协助接待时，由申请部门负责人联 系对口部门，安排人员共同完成接待工作。 7)赠品：原则上不提供赠品，如确需赠品，需注明名称、数量，经公司总经理批准 后由行政部统一准备。（注：销售由销售内勤申领） 七、费用核算 1、所有接待产生的费用，须有相应的申请单（直属领导批准）、账单（申请人签字）、发票（加盖公章），经行政部核准后按照公司财务制度报销。 2、如有紧急情况，可以先电话请示总经理，经批准后先安排接待，随后补办手续。未经批准产生的接待费用，不予报销。 八、本制度自发布之日起施行。