公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动
中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘
片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。
b)档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便
检索利用。
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排
放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，
不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须
当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘
抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门
总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目
录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的
备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑶定期归档
a)部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人
事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、归档文件的等级划分及保管期限
1）需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
6、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
7、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方
各保存一份；
8、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，
并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其
代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。
任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
9、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、相关记录
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《档案管理流程》
文件（合同）管理记录目录
移交目录
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案移交清单表
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档案借阅审批单
记录编号: 日期：
档案目录
档案分类编号表TYYK+部门+类别+年份+编号文件
公司档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
密级： 编号： XXX文件归档制度 编制： 审核： 会签： 批准： 1、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 4、职责 办公室档案管理员
负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。 学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 各职能部门负责人 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员； 生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。 常务副总经理 负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。 总经理 负责公司档案管理工作的决策和考核。 5、内容 文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件 公司文件、资料归档的范围和归档分类
会计档案管理制度 模板
会计档案管理制度 主控:财务中心文件编号:QL8010 批准:实施日期:替换文件: 会计档案管理规定
1.目的 1.1.会计档案是公司一切经营活动在财务核算管理的最终归集,是一个公司档 案管理的核心。会计档案具有原始记录性，有很强的凭证依据性，是经济决策的重要依据，会计档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。会计档案的完整也是公司主要负责人最重要的经济法律责任之一。 1.2.为了进一步加强会计档案管理，保证会计档案妥善保管、预防丢失和泄 密，加强公司会计档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《公司法》、《会计档案管理办法》及《企业财务制度管理办法》结合本公司的具体情况，特制定本管理规定。 2.适用范围 在公司内部使用、取得和保管会计档案的部门和个人，必须遵守本制度。 3.定义 3.1会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、财务报告、财务分析、 财务政策及其它会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。 3.2 会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其它会计核算资料、 会计电子档案五个部分。 3.2.1会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括原始凭 证、记账凭证、记账凭证汇总表、其它会计凭证。 3.2.2会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全 面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。包括按会计科目设置的
总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账，还包括固定资产卡片、辅助记备查簿、其它会计账簿等。 3.2.3会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要包 括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。 3.2.4其它会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相 关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、会计档案移交、保管、销毁清册。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其它会计资料均应视同会计档案管理。 3.2.5会计电子档案指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录 和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括ERP财务数据中的电子凭证、电子账簿、电子报表及其它电子会计核算资料。 4. 职责 4.1 财务中心各部门：负责会计档案的整理、装订； 4.2 管理部、资金部：负责会计档案（纸质）的保管、借阅、销毁； 4.3 资讯部：负责会计电子档案（ERP财务数据）的保管； 4.4 财务中心：负责本制度实施过程中的监督执行。 5.工作要求 5.1会计档案管理 5.1.1 会计档案的整理立卷 会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用的办法有三种。 5.1.1.1分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报
人事档案管理制度和操作流程 1、人事档案管理基本要点 保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。 动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。 2、人事档案管理主要规定： （1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。 （2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。 （3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。 （4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证
明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。 （5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。 （6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。
公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 第一章总则 第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和， 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。 第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部
门不得分散保存。 第二章档案的收集、归档 第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报 表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归 档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
《工业企业统计资料档案盒管理制度》 为进一步夯实工业企业统计基础，提高源头数据质量，实现工业统计工作科学化、制度化、规范化管理，现将《###工业企业统计资料档案盒管理制度》印发给你们，请认真贯彻执行。 附：《###工业企业统计资料档案盒管理制度》 xx年七月二十三日 ###为夯实全市工业企业统计基础，提高源头数据质量，实现工业统计工作科学化、制度化、规范化管理，特制定本制度。 一、建立工业企业统计资料档案盒管理制度的目的工业统计数据是宏观经济决策的重要依据。建立工业企业统计资料档案盒管理制度的目的，就是要通过制度化，进一步规范工业企业的统计工作，做到数出有据，从而进一步提高源头数据质量，同时解决工业企业统计人员缺乏稳定性造成的企业基层报表散乱、资料不全等实际问题，确保工业统计资料的真实性和完整性。 二、工业企业统计资料档案盒管理的对象 所有纳入企业一套表统计的规模以上工业企业。 三、工业企业统计资料档案盒管理的法律依据 《统计法》第七条规定：国家机关、企业事业单位和其他组织及个体工商户和个人等统计调查对象，必须依照本法和国家有关规定，真实、准确、完整、及时地提供统计调查所需的资料，不得提供不真实或者不完整的统计资料，不得迟报、拒报统计资料。 第三章第二十一条规定，“企业事业单位和其他组织等统计对象，
应当按照国家有关规定设臵原始记录、统计台帐、建立健全统计资料的审核、签署、交接、归档等管理制度。” 第三十五条第二款规定。县级以上人民政府统计机构在调查统计违法行为或者核实统计数据时，有权要求检查单位提供有关原始记录和凭证、统计台帐、统计调查表、会计资料及其他相关证明和资料。 四、工业企业统计资料档案盒的主要内容 档案盒要有封面及简明提示内容。档案盒内存放的内容主要包括： 1、工业统计年报、季报、月报报表。报表齐全，签字盖章，装订整齐，报表数据与网上数据一致； 2、计算工业产值的原始记录依据。一般主要包括。生产记录、产品入库记录、产品价格记录、财务记录、用电记录，等等。 3、工业统计台帐。纸质和电子台帐均可，生产台帐指标设臵，至少包括：产值、用电量、分类产品产量及价格等指标，要通过生产台帐上的指标可以直接计算出工业总产值。财务台帐指标，主要包括：营业收入、营业成本、三项费用，利润总额、增值税等等。台帐数据要与原始记录、报表及网上数据相一致。 4、每个月企业资产负债表和损益表（或利润表）。 5、工业数据异常情况说明； 6、其他与工业统计相关的材料。 五、实施工业统计资料档案盒管理的工作步骤 1、5月11日，在###职业技术学院召开的“全市工业企业统计
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 1、公司内部经营形成的各种资料。 2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、 批复等资料。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管 理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形 式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利 用等活动。 四、职责 1、行政部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部
门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置； 2）负责对本部门档案管理的监督检查。 5、各公司总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并
安全文件和档案管理制度 一、目的 为加强北京市潮白河管理处安全生产文件和档案的管理，确保文件和档案的齐全、完整、准确、系统，充分发挥其在安全生产监督管理工作中的作用，特制定本制度。 本制度适用于北京市潮白河管理处各科室、各所安全生产档案的管理。 二、编制依据 1.《中华人民共和国档案法》（主席令第77 号） 2. 《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008） 3. 《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002） 4. 《安全生产监管档案管理规定》（安监总办[2007]126 号） 三、术语和定义 安全档案资料：是指在整个安全生产活动中形成的有归档保存价值的文件、记录资料。包括安全文件、记录、图纸、图表、文字材料、声像材料和其它载体的材料。 工作职责 （一）分管安全主任
分管安全主任对安全文件和档案管理工作负直接领导责任。 （二）安监科 1. 安监科组织编写安全文件和档案管理制度，并定期进行修订。 2. 按安全文件和档案管理制度要求，将所负责的文件资料进行归档。 3. 监督、检查其他科室、所按文件和档案管理制度要求将文件、记录等资料归档。 （三）行政办公室 1.负责安全文件登记编号、建立标识和编制发文目录； 2.文件发放、归档及安全档案管理。 （四）其他科室、所 1.执行安全生产档案管理制度，将各类安全生产档案按要求归档。 三、管理活动的内容和要求 （一）安全文件管理 1.发文管理 （1）文件编制 ①文件编制人员根据管理和工作需要，视行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定文件文种和内容。
②编制文件，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。 （2）文件审批 ①拟稿人完成文件拟制，发所在部门领导审核后，由行政办公室对文件标题、字体、格式、文种、版记等形式要件进行核稿，核稿的重点是：是否需要行文、有关部门是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；文件内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本制度及其他相关规定。 ②行政办公室核稿完毕后，拟稿人送管理处分管领导审批。 （3）文件标识、校对 ①文件经管理处领导审批后，由行政办公室登记编号，并应建立统一标识，编制发文目录。 ②文件标识、排版完成后返回拟稿人对文件内容进行校对。 ③文件缮印 ④文件正式印制前，缮印人员应进行核对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 （4）文件分发
二甲评审临床科室必备 档案盒目录及内容条细 按二甲复审要求，现将各临床科室必备的15个资料盒目录整理于下：请各科室按要求认真及时做好档案资料的完备工作。（时限规定：2017年9月30日内完成档案盒置备，10月15日内初步完成档案资料，10月25日内全部完善档案工作，10月26—30日进行全面检查。时间紧、任务重，辛苦大家抓紧落实。 一、总体要求 1、科室需准备文件盒，将目录所要求完成的资料进行归纳。 2、科室为了便于管理，自己可以在15个文件盒的基础上增加文件盒。 3、文件盒侧面需打印出以下15个管理条目，文件盒内第一页要有大目录，每组一卷封面要有标题，根据需要标明时间，每一卷要小目录及页码。 4、对所有纸质材料统一用A4纸，不同规格纸张用A4纸标衬。 二、具体目录 文件盒1：依法执业管理档案 1）目录 2）医疗卫生法律法规 {医疗卫生法律法规文件夹} 3）医院下发的依法执业的相关文件 4）执业医师档案登记表、执业护士档案登记表{医护人员执业证书复印件、处方权授予表、各种手术权限{科室医师具体的手术权限}、进修结业复印件、省市学术会任职复印件等} 5）特殊上岗证大型设备上岗证、母婴保健许可证等相关岗位资质证） 6）科室排班表存档 {科室2017年1月1日至今的排班表；注：无执业医生资格不能单独排班} 文件盒2：科室培训考核记录档案{所有培训资料按照课件、成绩汇总表、签到人员，考试试卷、照片等内容准备} 1）目录 2）医院下发的相关文件
3）法律法规培训记录及考核 4）三基培训记录及考核表课件/试卷，签到/成绩） 5）业务培训记录与考核表 6）职能部门的监管记录 7）科室的持续改进记录 文件盒3：医疗质量安全管理及持续改进记录档案 1）目录 2）医院下发的相关文件 3）医疗质量与安全管理小组的组成人员及分工 4）科室、质控小组及医护人员的工作制度、岗位职责，工作计划和工作总结5）科主任质控手册 6）质控小组的工作会议记录、检查与评价记录 7）职能部门的监管记录 8）科室的持续改进记录 文件盒4：医疗技术准入管理记录 1）目录 2）医院下发的相关文件 3）二类以上技术准入申请书及批准文件 4）科室的一、二、三类技术目录 5）科室新技术、新项目管理资料。 6）职能部门的监管记录 7）科室的持续改进记录 文件盒5：各类记录本管理档案{必须有2016年1月1日年至今内容} 1）目录 2）危重病人抢救记录本 3）疑难危重病例讨论记录本 4）医疗安全业务学习本 5）死亡病例讨论记录本
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序与方法,确保公司档案的完整性、准确性与系统性。提供符合公司需求与保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语与定义 1、档案:指公司过去与现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中 所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部: 1）负责公司档案的集中管理与制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2）建立健全公司档案管理制度,指导、监督与检查执行情况; 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案与其她资料; 4）负责公司档案的利用与销毁管理,监控档案利用与销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5）提高档案信息的利用效率,促进信息传递与沟通; 6）负责组织学习与培训档案管理办法、使用知识。 2、其她各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部; 2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门档案主管人员 1)负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1)负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间:每季度结束后次月25日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 c)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其她需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面 点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、 翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门总经 理批准,批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上 签字。最后,把销毁目录与批准手续文件,一并存档永久保存。 2、档案管理细则
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
20文件盒档案管理制度1 档案管理制度 第一章总则 第一条为加强公司文书档案、声像资料的管理工作，保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 第二条公司档案管理部门负责档案资料的归档督促和日常管理工作。 第三条公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定及时归档，部分资料须在安全管理部门和消防管理部门备份。 第二章文件资料的收集管理 第四条归档范围 …… 第五条……应及时将办理完毕或经批准的文件资料，收集齐全，加以整理、归档。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要文件资料，由此项工作的负责人收集，并交档案管理部门归档保管。 第七条公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动，必须将重要文件资料向档案管理部门办理归档。
第八条各部门须有一名……，认真执行定期归档制度。 第三章归档管理 第九条……应根据业务及工作现状，编制“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上明细名称。 第十条……应及时将文件资料按照“案卷类目”放入文件夹内，对号入座。 第十一条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件，归放在一起，不得分开。 第十二条对于重要的声像类资料，……应在卷首附上文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄像者）。 第四章附则 第十三条本制度由……负责解释。 第十四条本制度自颁布之日起施行。 20文件控制管理制度1 本公司编制并实施《文件控制管理制度》，对标准化管理体系所要求的文件进行控制，包括适当范围的外来文件，以确保：
（1）所有文件在发布前都得到授权审批人的批准，手册、管理制度和各种台帐、记录、表格由总经理批准，操作类文件由生产副总批准，操作规程、应急预案等则由总经理批准，以确保其内容的充分性、准确性和适宜性。 （2）当公司的组织结构、产品、活动流程及法律法规等发生改变时，由生产副总组织相关部门对所涉及的文件进行评审，确定是否需要更新。如因法律法规需要或质量改进的需要进行文件修改时，由相关部门提出更改申请，生产副总进行审核。所有文件的修改必须经过授权审批人的批准。 (3)文件发放部门对受控文件的发放进行控制，记录文件的名称、编号、版本、发放日期、回收日期等内容，以识别文件的现行修订状态。 (4)受控文件发放前由发放部门负责人对发放范围进行审批，以确保所有文件使用场所都可以获得所需文件的有效版本。 (5)文件的发放采用电子版通过网络或拷贝的形式，以节省资源，防止浪费。 (6)各部门使用的文件，均应确保完整齐全，不得随意删除和修改，以利于识别和检索。 (7)与安全生产有关的法律法规、管理标准、技术标准等外来文件在使用前均由原药行政部识别其适宜性和有效性，并进行标识、记录后发放到有关部门。同时总经理应督促原药行政部对与其相关的法律法规经常性地进行检查，确认法律法规的适宜性和有效性，检查周期至少每年进行一次。
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
安全生产文件和档案管理制度 1目的 为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据《档案法》的有关规定和《安全生产许可证条例》规定，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产文件和档案管理制度。 2 适用范围 本制度适用于公司所有安全文件、档案的管理。 3 职责 3.1技术科负责参考资料和文献的收集、保存。 3.2安全科负责上级安全部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等。 3.3车间、工段、班组负责各自安全资料的建档、保存。 4 管理内容 4.1 安全生产管理工作必须建立安全档案，由安全科统一管理，公司、车间，工段（班组）分级保管。 4.2 企业根据需要，重要文件以文件形成由企业负责人签发并加盖公章，保管员将原件存入档案。 4.3 安全生产管理所形成有关记录，按规定保存归档。 4.3.1 有关职业安全健康上报材料、文件、表格、企业各种安全证件应复印保存。 4.3.2 安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。 4.3.3 责任书、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下级签订的安全生产责任书。 4.3.4 制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。 4.3.5花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。 4.3.6 危险化学品管理台帐资料
4.3.7 安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。 4.3.8 安全事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。 5 档案管理要求 5.1对档案分类、管理由企业安全管理员负责，档案管理应本着整齐、规范、便于查阅的方针。 5.2 存于档案的所有文件、图件应编写目录或清单，以便于查阅。 5.3 建立本单位的安全档案，主要有安全文件、安全记录、安全教育、培训、责任状等，并接档案管理制度定期存档案室。 5.4 企业重要安全档案，日常由安全管理员负责编制、管理，并按档案管理制度定期将重要档案存档。 5.5 档案保存的形式有：文字书面版本、照片录像等。 5.6 档案管理必须有专门的档案柜，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮的安全措施。 5.7 根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则是： 1）对企业安全生产有长远利用价值的档案应永久保存； 2）对企业安全生产在一定时间内有利用价值的档案分别是长期和短期保存； 3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 5.8 安全档案保存期限由相应规定确定。 6 档案销毁 6.1 档案销毁必须慎重，销毁前要填写“销毁文件清单”，经企业负责人批准同意后进行。 6.2 档案销毁至少要二人进行，档案销毁采用碎裂填埋或燃烧法，燃烧时应做好防火工作。 7 档案借阅 7.1 安全档案借阅需经企业负责人批准。 7.2 档案材料原则上现场查阅，必须借出时须办理借阅手续。 7.3 外单位调阅档案时，须经企业负责人同意，并办理借阅手续。 7.4 凡属外借档案，借阅人应及时交回，如未按期交回，安管员应进行索要。索要无果或档案损坏应汇报企业负责人，按档案管理制度进行处罚或追究其责任。
成本管理部档案管理制度 （试行版） 2013年12月5
成本管理部档案管理制度 1. 目的 为规范集团成本档案管理，现结合集团成本管理的实际情况，制定本管理办法。 2. 范围 本管理办法适用于集团各项目公司成本管理部门。 3. 职责 3.1 集团总部成本管理中心负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。 3.2 集团各项目公司成本管理部门负责本管理办法的贯彻执行。 4. 方法与过程控制 4.1 总则 4.1.1 成本档案是指各项目公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。 4.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完
全一致。 4.1.3 成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。 4.1.4 成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份《工程合同文本》，必须把其《评、定标审批表》（或《直接委托审批表》）、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。 4.1.5 成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将集团、公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出集团的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。 4.1.6 成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。 4.1.7成本管理部应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识，熟
文件和档案管理制度 1目的 为加强安全生产管理，使安全生产管理工作档案与公司各活动记录标准化、规范化，公司根据安全生产法建立了安全生产档案，并制定安全生产建档制度。 2 职责 2.1各部门、各岗位人员按照公司安全管理制度的要求建立相应安全管理档案。 2.2 安全主任负责监督管理安全管理档案的建立、完善情况。 3安全档案台账的主要内容。 3.1安全会议记录本 3.1.1安全会议记录应认真填写会议名称、会议时间、会议地点、召集单位和主持人、与会单位和人数、会议内容、处理结果等。 3.1.2安全会议记录本主要填写各部门召开的安全会议内容，尤其对安全生产文件的传达、学习、贯彻情况要详细填写。 3.2安全综合管理台账 3.2.1安全综合管理台账设年度安全工作计划、年度安全工作总结、月度工作计划、月度工作总结和大事记等栏目。 3.2.2安全工作计划、总结: ①年度安全工作计划、总结：将本单位的年度工作计划、总结填写到台账内备查。 ②月度安全工作计划、小结：将上月所开展的主要安全工作，在认真总结的基础上，实事求是的填写在台账内；本月的安全工作计划认真的填写在台账内。 3.2.3大事记： 主要填写已经发生了的、并与本部门有密切关系的、安全工作上的重大事件或事故。 3.3安全教育台账 安全教育台账分三级安全教育台账、日常安全教育台账、安全培训班台账三种。安全教育台账实行分级管理，按照《安全教育管理制度》的要求执行。 3.3.1三级安全教育台账设三级安全教育记录表、三级安全教育人员登记表，分设教育时间、组织者、教育地点、受教育人数、教育内容、授课人、课时、受教育人员基本情况和三级安全教育成绩等栏目，应逐项认真填写。其主要对象为新入厂人员、转岗人员、施工人员和外来人员。 3.3.2日常安全教育台账设班组安全活动日计划、领导干部参加班组安全活动日情况、班组安全活动记录检查、日常安全教育统计等栏目。