设备采购审计审计报告

冯*
2010-5-30
（3）审计建议：第一、由工程部对未加盖公章或采购合同章的合同进行补盖印章；第二、由总经办法务专员起草合同评审管理制度，经总经理批准后实施；第三、对于保密协议中的保密期限与违约金金额，由法务专员根据有关规定和公司实际情况制定相关期限和比例，经总经理批准后实施；第四、对于已返还供应商的合同，可以采取发回补盖（若设备已完成验收并交付使用，可以不用补盖）；对于未签订保密协议的补签保密协议；对于保密协议金额空白或划“/”的，签订补充协议，明确保密期限和金额。
审 计 报 告
项目编号：2013—002
项目名称：设备采购审计
报告时间：2013年1月21日
主送：工程部、HR水电工程科
报送：*经理、董事长
抄送：总副总经理
目录页数
项目概述3
审计总体结论3
审计发现与建议7
后续跟踪7
【项目概述】
1、项目背景
应公司董事会要求，审计部于2010年5月4日起对工程部、HR水电工程科涉及的工程设备采购事项进行专项审计。
工程部李工解释为总经理出差，电话中口头授权生产王总代签合同。
（2）合规规范：按照公司规定有关合同必须签订技术协议和商务保密协议；2009年11月1日实施的《财务审批制度》中明确规定超过2000元的请购单、合同批准人为公司总经理。合同一般是在公司法人或授权签字人签字、盖章后方可生效，除例外情况外。
公司应建立书面的合同评审制度，并由相关专业人士对各类合同建立公司的格式合同，明确合同应当含有的附件内容。（《采购与付款控制管理制度》中2.3.2条提出要按照《采购控制程序》进行合同评审，但《采购控制程序》中并未提及合同评审相关内容，仅有采购订单审批权限设置。而且合同评审的范围不应局限于采购合同，涉及公司对外签订的合同都应由法务审核，必要时应由合同评审小组签署意见。《财务审批制度》中对涉及合同、订单的审核、审批权限有具体规定）
【审计总体结论】
工程部作为公司工程设备管理部门，对公司的技术革新和工艺改进有较大的促进和推动作用。HR水电工程科在资料管理、采购制度执行情况等方面表现良好。综合本次专项审计来看，被审计单位通过工程设备（含装修）的采购工作（其中工程部采购额为2562.26万元、HR水电工程科采购额为634.78万元）有效的满足了公司生产需求，为公司全年目标的完成做出贡献，但也存在一些问题，主要表现在询价力度不足、储备供应商信息不够、制度建设欠缺等方面。
（4）组织范围：工程部、HR水电工程科、生产部、财务部、总经办法务；
（5）流程范围：公司现有涉及到工程设备采购的流程规范、外部法规要求；
4、审计方法
本次专项审计采用了以下审计取证方法：
（1）对合同及公司制度执行情况的检查；
（2）对相关人员进行询问、访谈；
（3）对采购价格进行审查、询价；
（4）对有关数据及检查情况进行计算；
【审计发现与建议】
本次工程设备采购专项审计主要方向为制度检查、合同及价格审查、内控建设与改善。根据审计人员审计发现，并依照审计发现、合规规范、审计建议的顺序列示如下：
1、不相容职务没有分离，部门牵制无法达成
（1）审计发现：被审计部门负责供应商开发、询价、议价、签订合同、设备验收、跟进付款等采购主要流程。
（2）合规规范：对于工程设备采购必须明确技术指标和参数，同时进行供应商资质考察，避免设备技术缺陷和维修难度。
（3）审计建议：参考品管部制订的《供应商认证细则》，采购部门与工程技术部门等部门进行必要的现场考察和技术询问，并提交书面资质技术认证报告。
4、询价力度不够，没有“货比三家”，影响公司采购成本
（1）审计发现：被审计部门在比价时供应商个数一般都少于3家，有时仅有1家。审计部在随机抽取工程部3个标准设备进行价格审查，占工程部标准设备采购总数的6%，取得的抽查报价有8家，有82%低于公司采购价格，其中东莞**机报价为12万元（我司采购价格为12.4万元）。HR水电工程科刘献祥主任建议装修、辅助安装类非标工程报价供应商建议有两家或以上，通过所作工程项目的可靠性和信益度建议长期固定1-2家进行相应工程制作。
（2）合规规范：供应商的营业执照在供应商资信调查时应当提交。（《采购与付款控制管理制度》中2.3.条规定供应商评估资料应备案存档）
（3）审计建议：加强供应商档案管理，结合《供应商管理及辅导程序》，部门建立供应商信息登记和储备制度。
3、供应商或加工方资质调查（考核）执行内容缺失
（1）审计发现：工程部未能提供工程设备生产商的有关资质调查资料，可能影响工程设备质量及后续维修质保。
序号
问 题 点
反 馈 意 见
责任人
完成时间
1
审计发现与建议【1】号
由采购部制订工程设备采购程序文件
*
2010-6-15
2
审计发现与建议【2】号
加强资料档案管理
*
2010-6-10
3
审计发现与建议【5】号
工程设备立项程序文件
李*斌
2010-6-15
4
审计发现与建议【6】号
工程设备验收单改版
*群
2010-5-30
7、加工方未提供合作开发的非标设备技术图纸
（1）审计发现：非标设备加工方未提供给我司相关非标设备的机械原理图和电气线路图等相关技术图纸信息。工程部李工解释为公司已有部分设备的易损件图纸和编程源程序。
（2）合规规范：按照公司与非标设备加工方签订的技术协议明确指出双方为合作开发，公司有理由和权力取得经加工方确认的书面的非标设备的相关技术资料和图纸，否则可能影响我司申请专利或是增加维修革新成本。
（2）合规规范：采购询价原则上是“货比三家”。
（3）审计建议：原则上设备采购应当货比三家，若达不到，需提出书面意见经主管副总批准方可。同时采取多种渠道进行价格咨询，建立价格信息库。
5、工程设备采购立项尚无规范程序
（1）审计发现：工程部从2010年度启动工程设备采购立项工作，但有些工程立项与实施时间衔接较紧。经询问生产部*经理了解到，有些立项指标并未经使用部门会商，立项也未经其会签，可能造成生产线人员编制剩余。工程部李工解释为由于生产部签阅立项意见时间较久，影响工程进展计划，所以后期没有再找生产部会签。
3份合同未签技术协议，占抽查总数的7%
问题点3
34份合同未加盖公章或采购合同章（总经理已签名），占抽查总数的80.9%
问题点4
在抽查的35份已签保密协议的合同中，有28份违约金额处画“/”，有7处违约金额处为10000元，合同总额与违约金比例严重不符
问题点5
有3份合同（编号为*-GWS20091128、*2009092101和*2009111807的合同标的总额分别为29万元、39.2万元和14.1万元，总经理未签名，占抽查总数的7.1%
35份
251份
抽查比例
28.6%
16.7%
问题点1
2009年HR水电工程科的二栋一楼男厕所蹬位隔墙安装维修工程，合同签订日期早于总经理批准请购单日期
7份合同未签订保密协议，占抽查总数的17%
问题点2
法务专员在审查合同时发现HR水电工程科有关装修工程未附工程图纸，且有部分合同未经其审核，或者是法务审核后其它人员又自行添加相关条款。
由法务专员制订有关合同的标准格式，经公司高管签阅后受控并实施。（在公司OA上已有部分格式合同，但经询问法务专员*证实，部分格式合同已失效或与现行的不符，同时也存在部分格式未上传的情况。）
【后续跟踪】
根据报告中【审计发现与建议】的内容，与业务部门达成共识，制定改进计划如下,我们将在2010年11月实施后续跟踪:
5
审计发现与建议【7】号
取得全部技术资料及图纸，完成存档、保密受控
李*斌
2010-6-15
6
审计发现与建议【8】号
补签保密协议
李*斌
2010-6-15
7
审计发现与建议【8】号
由法务起草合同管理制度（含评审）
冯*
2010-5-30
8
审计发现与建议【8】号
由法务制（修）订标准格式合同（含技术协议、保密协议）
（3）审计建议：建议由工程部与非标设备加工方协商取回所有已签订技术合作开发合同的技术资料和图纸的书面资料。建议法务专员重新修订技术合同版本，明确提交方式和提供资料的内容。
8、合同未盖章、总经理未签字已实施、未签保密协议和技术协议等
（1）审计发现：
HR水电工程科
工 程 部
备 注
பைடு நூலகம்抽查份数
10份
42份
合同总数
（2）合规规范：设备或装修都应验收，且应当是使用部门与工程技术部门共同验收合格方可。
（3）审计建议：已与工程部陈*、HR水电工程科刘主任就《工程设备验收单》提出验收工作需使用部门与工程技术部门共同验收，且使用部门负责人需在验收单上签字确认达到《技术合作协议》中的某些指标（涉及保密性指标不会写在验收单上）。
（2）合规规范：立项目的是为了改善工艺，达成年度生产目标，所以立项应经各部门共同会商制订。
（3）审计建议：启动工程设备革新立项计划工作，采取由上而下与由下而上相结合的立项计划，同时由工程部牵头起草立项规范程序，明确立项流程及方法。
6、工程验收制度未完全履行
（1）审计发现：HR水电工程科存在部分工程设备尚无验收单据或验收时间与竣工时间间隔3个月以上情形。HR水电工程科经办的某些工程存在一个部门（HR水电工程科）验收的情况。工程部的设备验收虽是使用部门与工程部共同验收，但使用部门大多是班组长签字，生产部主管或经理没有签名确认，且班组长签字内容大多为“符合要求、满足生产需要”等词句，没有明确具体设计指标数据。
2、审计目的
希望通过此次工程设备采购专项审计，达到以下预定目标：
（1）了解公司有关工程设备采购现状；
（2）发现工程设备采购事项的内控缺失；
（3）改善工程设备采购流程。
3、审计范围
（1）业务范围：工程部与HR水电科涉及到工程设备采购事项；
（2）期间范围：2009年1月至2010年3月；
（3）资料范围：供应商资质清单、供应商交易统计表、采购付款统计表等；
（2）合规规范：采购流程中需求部门、供应商开发、询价议价、确定并签订合同、设备验收、跟进付款等不相容职务应分离。
（3）审计建议：按照《工程设备(标准型号)采购流程图》的思路由采购部起草工程设备（标准型号)采购程序文件，由总经理批准后实施。
2、供应商档案管理及询价资料保管不到位
（1）审计发现：工程部40家供应商，截止2010年4月30日保留营业执照的仅为32.5%。HR水电工程科也是多次整理才找齐营业执照。工程部有关工程设备采购的询价、议价资料除中标的均未保存。HR水电工程科议价资料也有遗漏。