浅议中小学档案信息化建设的现状与对策
【摘要】加快中小学档案信息化建设，是时代发展的必然要求。本文主要论及了中小学档案建设的必要性、现状及对策这三方面的问题。
【关键词】档案信息化；档案软件；档案规范化；档案技术；档案人员素质
学校档案数量的日益增多和利用者查找要求的提高，对中小学档案管理计算机化提出了更高的要求。做为学校档案工作者，以一流的工作业绩，一流的业务素质，一流的服务意识为学校增光添彩，是发展所需，形势所求。
1.中小学档案信息化建设的必要性
1.1中小学档案管理信息化是必然趋势
随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个学校的发展水平存在差异，所以在偏远地区仍存在着信息化不够的现象。
1.2档案管理信息化可以拓展中小学档案工作的服务领域
档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。
1.3档案管理信息化可以增加信息存储量
现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。
2.中小学档案信息化建设的现状
（1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了中小学档案信息电子化的进程。
（2）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享
《[高校档案信息化建设思考]档案信息化建 设方案》 随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案的管理与利用工作质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设也得到了较快的发展。但由于档案信息化管理标准、档案信息化管理软件开发、高校自身条件等限制，高校档案信息化建设仍处于探索完善之中，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，在较长时间内发挥作用，是档案行政管理部门、信息技术开发部门和高校共同探讨的话题。现在结合实际工作，对这一工作进行尝试性探讨。 一、做好高校档案信息化、现代化建设必须具备的基本条件 高校档案管理信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分，也是高校档案工作在新形势下确保高校档案信息资源的齐全、安全，提高服务效率和服务质量的有效途径。烟台大学、鲁东大学等单位档案信息化建设走在全市的前列，为全市数字化档案室建设开了个好头。结合他们建设与实施档案数字化工作的经验，我们认为做好这项工作必须具备以下几个条件： 1、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，领导是关键 高校档案信息化、现代化建设首先需要一定的资金投入，没有经济上的保证，档案信息化建设就如同空中楼阁。如果单位领导认识不到档案对各项工作的依据作用和参考价值，认识不到档案信息化建设将为领导决策、各项工作开展提供更快、更系统、更全面的信息，他
就不会舍得投入。这项工作也就无法开展。 2、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，高校经济实力是物质基础 从烟台大学等单位数字化档案室建设情况看，要真正实现档案管理现代化，没有几十万，甚至上百万的投入是不行的。如果单位经济上条件不允许，即使领导再重视，档案工作人员再争取，档案信息化建设也达不到应有的效果。当然，经济条件差也不能做等靠，档案信息化建设，资金只是一个方面，大量的基础工作需要我们档案工作人员去完善，只有这样，一旦经济条件许可，档案信息化建设也就有了很好的基础，从而发展也会很快。 3、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，档案管理软件是前提 高校档案信息化建设要求高校档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为高校提供档案网络化服务，并实现档案管理系统与高校信息系统的无缝链接。这必然要求档案管理软件具有较高、较全的性能。如果档案管理软件达不到要求，那么其他工作也就无从谈起。我们花费大量人力、物力、财力在档案信息化建设上，自然希望能够一次性投入，无限次产出，这就要求我们的档案管理软件具有一定的稳定性和前瞻性，不但当前的情况能处理，随着科技的快速发展，出现的新载体、新情况也能处理。这样，才有利于档案信息化建设的健康发展。
浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信
息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统
浅谈档案的信息化建设 摘要:档案是人类对各项实践活动的记录，档案管理的工作植根于人类的工作和社会生活之中，随着社会文明的提高也逐渐深入到人类社会生活的各个方面，并发挥着越来越重要的作用。而档案的信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，同时也是档案工作实现历史与未来有机链接的手段。本文首先讨论了档案信息化建设的内涵及重要性，分析现阶段档案信息化建设过程中存在的问题，并提出档案的信息化建设的具体措施。 关键词:档案管理信息化建设建设策略 1、档案信息化建设的内涵及重要性 1.1 档案信息化的定义 所谓的档案信息化是指在国家档案行政管理部门的规划和组织下,在档案管理的活动中应用现代化的信息技术,对各类档案的信息资源进行处置、管理以及提供相应的服务。也就是说,档案的信息化要以计算机技术、网络技术以及信息技术为手段,并以现代化的管理学为理念,以全力服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识的新型工作模式,档案信息化的核心和目标是发展档案业务,同时提高档案工作的现代化管理水平。 1.2 档案信息化建设的过程 档案信息化建设一般包括基础设施的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设、应用系统的建设以及人才队伍建设等几个方面。档案信息化建设则要随着信息技术水平的提高和变化来拟定档案信息化建设的阶段性目标,档案信息化建设的推动力量就是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。档案信息化建可以提高档案工作的现代化水平并确立网络环境中档案管理与服务的阶段性目标。档案信息化建设的目标是要最大限度延长档案信息的保存时间,以满足社会各界人士的需求,从而地为档案信息的社会化而服务。 1.3 档案信息化建设的重要性 档案管理的信息化可以给管理人员带来显而易现的效果和收益。首先是档案管理在实现自动化、实时化和网络化之后,档案的检索与查询通过网络就可以实现即时的查询,在时间还是空间上都更为方便简洁。此外管理人员也可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出所需要的档案信息。档案管理的信息化之后,管理人员可以更好的从事档案的收集工作以及档案的整理和编研工作,极大的提高职能部门的工作效率。只有实现档案管理工作的信息化,才能让档案管理与社会的发展相协调,并适应不断变化的外部环境。 2、现阶段档案信息化建设过程中存在的问题 2.1 急需档案信息化建设的标准和规范 很多档案部门在建设档案信息化的过程中往往只重视采用先进的通信设备和购置高档计算机系统,却忽视了档案信息资源标准规范化的建设,造成巨额资金建成的档案信息系统却无法提供有效的服务,例如计算机软件的开发缺乏整体的规划性,软件在实用性方面存在着不足之处,以及所购买的计算机和有关设备型号各异,设备的档次参差不齐,并没有形成标准的硬件环境等。 2.2 档案工作人员的信息化素质有待进一步的提高 档案工作人员的信息化素质参差不齐,有些上了年纪的档案管理人员对纸质档案的管理技术比较熟悉,但是却不懂电子档案的形成、信息的存储、传输以及
《档案管理信息化浅谈档案管理信息化》随着经济的发展、社会的进步，计算机越来越深入到我们日常的工作学习及生活中，成为我们日常生活中不可缺少的辅助工作。档案管理系统用计算机管理档案的一种计算机应用技术的创新。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图标、音像及其其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢。笔者认为，必须从增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这四个方面着手。 一、更新观念，增强档案管理现代化意识 管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化的首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 二、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化
要及时配备档案管理现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政的投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的自身优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济效益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。 三、建立规范的管理机制 在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。 创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。 统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一
现代企业档案管理工作的信息化建设探析 发表时间：2018-05-25T14:15:43.100Z 来源：《基层建设》2018年第8期作者：李红梅 [导读] 摘要：信息化时代已经到来，给档案管理信息化工作带来了机遇与挑战，信息化的档案管理方式已成为档案工作发展的必然趋势，企业必须给予高度重视。 中国能源建设集团黑龙江省火电第一工程有限公司黑龙江省 150090 摘要：信息化时代已经到来，给档案管理信息化工作带来了机遇与挑战，信息化的档案管理方式已成为档案工作发展的必然趋势，企业必须给予高度重视。鉴于此，本文对现代企业档案管理工作的信息化建设进行了分析探讨，仅供参考。 关键词：现代企业；档案管理；信息化建设 一、企业档案管理信息化建设分析 档案管理的主要工作是针对档案的收纳、整理、保管以及统计分析等，而档案管理工作的目标在于挖掘档案信息的价值。但随着信息时代的到来，信息进入大爆炸时期，信息数据的规模不断扩大，传统档案管理工作模式难以发挥应有的作用。复杂而庞大的工作量催生档案管理信息化建设的需求，同时也促进了档案管理对信息价值的挖掘。 信息化的企业档案管理工作，通过信息系统对原有档案信息进行加工和存储，并对新信息进行采集和存储，并利用网络技术进行传输和贡献。在企业的不同需求下，还可以调集特定的信息进行分析和总结，供企业进行管理决策。信息化的企业档案管理工作，有效的突破时空对信息和数据的限制，对企业经济活动的效益具有极大的推进作用。因此，企业的档案管理信息化建设不仅仅是档案部门的需求，更是企业经济管理活动及各部门的内在需求，是促进企业管理决策水平提升的重要方式。 二、企业档案管理现代化信息建设的现存漏洞 1、限额分配，导致重视度相对不足 软件与硬件建设为企业进行档案信息化建设奠定了重要基础，他们往往会在一定程度上成为档案信息化管理必不可少的因素。但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而实际上，我国企业并未发展到发达领先地位，相比之下更需要将资金投入到吸引市场以及创新研发等工作之中，且企业资金限额是一定的，造成了企业对档案信息化建设相对重视度不足，缺乏资金支持，从而效率变低，故我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。 2、档案管理工作人员专业知识掌握不够充分 根据相关数据统计，近年来，我从事档案管理的人才收入普遍低于同企业其他部门的人员，这无疑在一定程度上使得档案管理一职求职率低，因此，档案管理工作成为大部分高校毕业人才不愿意踏入的冷门。同时，随着信息时代的高速发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关技术人才的专业素养有了更高、更为严格的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机操作以及处理的技术。大部分企业都面临着档案管理人员专业素质不够优秀，知识结构单一等问题，一定程度上无法满足档案管理信息化的需要。 三、现代企业档案管理工作的信息化建设的措施 1、树立企业档案信息化观念 企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。 2、档案信息化的基础设施建设 一是网络环境建设。根据不同服务对象和范围，网络环境建设分为支持内部服务的内网、支持政府部门服务的政务网、与互联网连接，支持大众服务的网络等三个网络。协调好档案部门局域网与本单位办公一体化网络，并纳入本单位办公一体化的框架中，按照统一的技术体制和标准规范组织建设，保证与办公自动化网平滑链接。二是硬件基础设施建设。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置操作系统、数据库管理系统和其他相关系统等。基本硬件设施主要包括主机设备、浏览器、以及其它一些基础设备等。 3、创新档案管理信息化制度 在当前市场经济环境中，企业档案管理制度应当在形势的发展中给予变化。所以，为了显著顺应企业的发展所需，企业应当创建岗位责任制度与良好的奖惩制度。加快企业中岗位责任制的创建，依照档案管理工作的要求与规律，把具体责任落实到所有部门与员工方面，进一步明确权责。并且，通过良好的奖惩制度缔造企业内部良好的工作氛围，依照具体岗位责任，融合企业的发展实际，通过正确的奖惩方式与实际的考核制度规范人员的行为，以此将工作人员的使命感与责任感调动出来，加强计算机网络软件与硬件的管理，规避信息泄露的风险。 4、强化档案数据信息安全 档案数据信息安全强化的目的就是保证人员获得完整、真实、有效的档案信息。档案的数据信息安全可以通过运用访问验证、加密技术、安全通讯等技术来加以保障。首先，对档案数据信息进行加密处理。内部人员在访问档案资源时，需要提供相应的密码进行解锁，以此防范非内部人员访问档案数据信息进行恶意破坏、病毒传播等行为，从而在一定程度上保证档案数据信息的安全，保护档案数据在传输过程中的稳定性。其次，利用访问验证控制技术对档案信息进行隔离，避免外来非正常用户的非法侵入行为，即使在传输过程中出现信息丢失，他人也无法解读其中的信息。 5、培养档案管理信息化人才 加强企业内部员工的培训，培养专业的档案信息化管理人才是企业档案管理信息化发展道路的重点。在日常工作中，企业要注意引进档案信息化管理的专业人才，优化档案管理人员的结构，为档案信息化管理提供人才基础。在这一情况下，企业要定期对档案管理人员进行系统的培训，使相关员工具备档案信息化管理的必备知识和其他需要的学科知识，提高档案管理人员的档案信息化管理能力。除此之外，还要重视档案管理信息化的宣传，使档案信息化管理的重要性深入人心，从而促进相关档案管理工作人员及时转变管理理念，加快档
浅谈档案馆信息化建设 随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应档案馆发展的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作，适应新时代档案馆的发展，是档案工作者面临的重要课题。 标签：信息化;档案管理;改进;发展 信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源，信息化建设工作是档案馆重要的基础管理工作之一。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了挑战。在新时代档案馆必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。 1.转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理 传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案馆不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。 2.建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案 要实现档案信息化，就必须建立管理计算机信息系统，为此，档案馆要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下的档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要;其次，依据档案处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。 在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客
浅析企业档案信息化建设 【摘要】档案信息电子化是大势所趋，势在必行。档案工作必须增强全局观念，进一步树立服务意识，落实创新服务手段，不断拓展服务领域，积累经验完善措施，提升档案事业发展质量和水平，为社会和谐经济建设保驾护航。 【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设 目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。 １．目前档案信息电子化建设存在的问题 (1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 (2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。 (3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。 (4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。 (5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。 2.档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 3.增强档案信息电子化创新服务手段 (1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 (2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业
关于档案信息化建设的调研与思考 一、背景分析 目前全省乃至全国各地都在搞信息化建设，从各级国家档案馆的馆藏数字化到各单位的数字档案室建设；从电子文中心、电子阅览室、登记备份中心到农村档案信息共享等，可说是热火朝天。 档案局作为政府指定的信息管理与服务中心，既要保护传统载体的档案，又要管理数字化的记录。如何加快档案馆的数字化建设及电子档案的安全保管便显得尤为迫切。为贯彻落实省两办下发的《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，开展以电子文件中心各数字档案馆为基础的“电子文件和数字档案登记备份中心”建设工作，省档案局将电子文件和数字档案登记备份工作列为重点推进的创新工作。 考虑到随着社会进步和档案局的职责功能业务的完善，现在和将来各地档案局的档案相关的业务系统从数量和质量都在增长与提升，信息系统应该支撑起综合各类业务管理的“多核心”要求， 本文基于这样的背景，讨论新形势下档案部门的信息化建设的有序，高效和可持续发展的建设思路。 二、目前档案部门信息化建设方面存在的问题分析 从上文可以看到虽然这些年建设不少的信息化项目，但是由于历史和现实因素难免存在不少问题，汇总为以下5点： 1、各自为政、散乱小。 现在建设档案信息化系统往往是由业务部门发起需求，但是档案局目前的业务范围还是比较广，业务分散，内容繁多，系统之间的关联与整合不够。建设各自系统的时候受部门条条框框的影响较大，缺乏统筹安排，导致每个对应的信息系统都是“麻雀虽小，五脏俱全”，重复度大。 2、费财费力，专业技术力量簿弱。 信息系统有个特点，需要支撑起ISO标准的7层结构，比如物理层，链路层，网络层等等一直到应用层。这样每套系统建设的过程需要覆盖考虑这些层级对应的设备和软件，为了更好的保质保量的完成这些工作，除了购买各类设备之外，在建设过程和运行维护阶段我们还需要配备各个方面的专业人才，但是这些对我
人事档案管理的信息化建设探析 摘要：伴随现代化信息技术的良好发展，数字化技术被广泛应用、推广于各个 领域中。为此，需要做好人事档案管理信息化建设工作，从而加强人事档案管理 工作的质量，提高人事工作效率，满足社会经济发展的需求和要求。本文就针对 人事档案管理的信息化建设进行了分析。 关键词：人事档案管理；信息化；建设 1人事档案信息化建设的重要意义 1.1为档案提供更为安全的存储环境 传统的档案均为纸质档案，人事档案也不例外。由于客观条件所限，以前的 人事档案只能通过纸质材料保存，而保存纸质档案需要有防虫防霉防火的保管条 件和可供一定数量纸质档案保存的立体空间。人事档案管理进行信息化建设后， 这个问题得到了有效解决，电子档案具有占用空间小、存储量大、对保存条件要 求不高等优点，提高了档案的存储安全度。 1.2有助于提升人事档案的管理效率 由于人事档案具有动态性的特点，因此需要经常进行更新和维护。传统的纸 质档案在多次的查找调阅后容易造成档案的破损，不利于档案的长期保存。运用 了信息化技术手段后，避免了此类事件的发生，并且通过档案信息服务平台，人 事档案可以被快速地找到，人事档案管理人员可以在第一时间进行录入更新，从 而节约了人力物力和时间，提高了管理效率。 1.3为人民群众提供更为便捷的服务 在人事制度改革的大背景下，人事档案的利用率越来越高。人事档案管理进 行信息化建设后，只需要利用互联网技术建立电子档案信息资料库或档案信息共 享平台，在相应的输入框中输入“关键词”就可以快速进行档案查找、调阅，为需 要查阅档案的人员提供了更为便捷的服务。 2人事档案管理信息化建设的应对措施 2.1引进先进技术设备，实现人事管理信息数据化 大部分企事业单位现有人事档案管理基础设施设备都是以老旧设施设备为主，并且其数量并没有满足相应需求，这些设施设备也没有得到完善。在人事档案管 理之中，硬件设备是掌握人事档案管理信息技术的重要支撑。引进先进的信息管 理设备，代替现有信息管理设备，可以减少现有管理开支，同时先进信息管理设 备还能提高信息管理效率。以事业单位网络服务器作为数据平台，将人事管理信 息录入其中，建立专门数据库，重视网络数据库建设和人事档案管理信息化辅助 设备软件建设，从而实现人事档案管理信息数据化。之后还可扩大人事档案信息 化涵盖范围，同时以各单位相应职能和部门管理权限进行规划，分模块建立各部 门人事档案数据资源，利用计算实现网络化工管理，最终建立完善、多层次的人 事档案管理信息网络系统。 2.2创新原有管理软件，提高档案管理人员素质 企事业单位信息化档案管理的相应软件对于信息化人事档案管理有着重要作用，所以对于现有软件进行更新和创新，建立健全人事档案与现有人事档案数据 库进行结合，从而加强人事档案化普及范围。在人事档案管理人员实际操作之前，可以先安排相关人员来实践操作，之后还要学习相关的理论知识。人事档案管理 人员必须要具备设备操作能力，不能出现操作知识缺陷问题，同时，企事业单位 还应该注意人事档案信息保密性与安全性，切不可泄露人事档案信息，为了保证
浅谈档案管理信息化 信息化是现在全球经济以及社会前进的趋向。电脑技术的飞速前进让我们进入到信息化阶段。伴随着信息化的前进，以往的档案管理形式已经不能够满足数字化档案管理的需求，在档案管理作业中现已普遍使用电子档案，在新阶段档案管理所追求的宗旨是档案信息化。在信息化环境下怎样增强档案管理作业是档案管理者所面对的新科目。 标签：信息化；档案；管理 1 档案信息化定义 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。这是一个长期的发展过程，这一过程中，要不断的采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提升档案管理和使用的现代水平。 2 档案信息化应遵循的原则 2.1 规范性原则 拟定以及执行档案作业准则以及依据，是档案作业现阶段的需求，是提升作业品质以及功效的需求。经过馆内珍藏的档案数字化接管电子信息，要按照标准准则，拟定有关的标准规则，必须这样才可以把电子信息归入档案，以往载体档案数字化，其数字化档案的存放、运送、使用等作业完成顺序话、准则化以及依据化，防止存在按照各自的标准开展，相互不统一，反复建筑等情况出现。 2.2 安全性原则 伴随着电子化、信息化、网络化建筑的持续开展，网络的缺点以及不安稳性越来越明显。所以，我们一定要增强网络安全措施的探索以及研发，使用有力的安全政策，确保档案信息是安全的。 2.3 效益性原则 档案资料数字化是庞大的体系建筑项目，要使用大量的人、物、财力，所以一定要按照经济型准则、考究信息化作业的利益。要按照自己的状况、馆内收藏根本，解析顾客需要，思考到馆内珍藏档案的使用状况。选用数字化的实质要典型，宗旨要和社会使用热门相综合，把关键的，使用次数多的档案开展数字化，能够带来庞大的社会经济利益；使用次数不多的就不用数字化，要不然会花贯更多的人财物力。
医院档案信息化建设探析 文章介绍了医院档案管理的内涵，分析了医院档案信息化建设中常见的问题，阐述了医院档案信息化建设的原则，提出加强医院档案信息化建设的措施：院领导对医院档案信息化建设给予足够的重视；完善医院档案信息管理系统；强化网络平台的安全保护；提高医院档案管理人员的综合素质。医院档案是记录所有医疗活动的原始性资料，具有非常重要的使用和保存价值。随着信息技术的发展，有效的推动医院档案朝着信息化的方向发展，大大提高了医院档案的管理效率。本文针对我国医院档案信息化建设过程中存在的问题，指出要采取有效措施给予解决，以更好的推动医院档案信息化建设的进度和质量。 标签：医院档案；信息化建设；问题；措施 当前，随着医疗行业和信息技术的快速发展，有效推动了医院档案信息化建设的发展。这不仅可以有效的提高医院档案管理的效率和质量，而且还能实现信息资源共享，大大提高档案信息资源的利用率。同时，医院档案信息化建设还能够为医院的科研教学、医疗护理、论文撰写及工作质量评价等提供良好的平台，进一步推动我国医疗行业的发展。 一、医院档案信息化的内涵 随着办公无纸化、自动化的发展，对医院档案的管理工作带来了极大的挑战，因为声像档案、病人健康档案、文书档案和各种病历的书写、归档、审核、利用等都可以借助计算机和网络来完成，从而推动医院档案从纸质载体逐渐向电子文件方向发展，并逐渐步入网络信息化时代。 医院档案信息化一般是指借助现代网络信息技术来对档案信息资源进行系统化、规范化管理，便于后期對档案的管理、获取、处理、传输和利用。同时借助计算机网络的优势还能够实现档案资源的共享，不仅可以有效的提高医院档案的管理效率和水平，而且还能提高档案的利用效率。 医院档案信息化主要包括以下四个方面的内容：（1）档案信息的数字化处理。如今，我国大部分的医院已经开展了档案信息化处理技术，如HIS、OA系统的应用，其不仅可以大大节省医务人员的工作时间，提高其工作质量和工作效率，而且还能实现医院之间的有效沟通；（2）实现档案信息资源的有效共享。随着医院档案信息化建设的不断推进，我国大部分的医院档案已经实现资源共享，如门诊病历、健康体检档案住院病案等；（3）实现档案信息网络化的传递、接收、存储和利用；（4）构建档案信息化管理模式。HIS、OA系统在医院档案管理中得到了广泛的应用，并且信息化技术的发展，CIS（统一化系统）、MIS（管理信息系统）逐渐被引入到医院档案信息化建设之中，有效的提高了医院档案管理工作的效率。 二、医院档案信息化建设中常见的问题
浅谈档案的信息化建设 内容提要： 随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。本文将结合税务档案的自身规律，联系日常工作，阐述档案信息化建设的基本理论、实现信息化的必要性、如何实现以及在现实中急需解决的问题。 关键词：档案信息化 国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前由于认识不高，组织不力，缺乏资金以及更重要是掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，档案信息话建设存在很多问题。一、档案及其信息化 （一）档案概述 “ 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。 （二）档案信息化建设 开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念，即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此，在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人类记忆”就会面临丢失的危险。 档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时，需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。 二、档案信息化建设的必要性 （一）档案管理现代化、信息化是必然趋势。 随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。 （二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。 档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。 （三）档案现代化管理可以增加信息存储量。 现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。 三、如何实现档案信息化建设 档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设，应
浅谈人事档案管理信息化建设 作者：李香仙 来源：《科技创新导报》2011年第17期 摘要:人事档案的信息化管理,是人事档案工作发展的必然趋势。加强人事档案管理信息化、现代化水平,发挥人事档案作用。提出了全面加强高校人事档案管理工作。对传统人事档 案妥理模式的改革和创新。 关键词:人事档案管理人事档案管理制度信息化建设 中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(b)-0221-01 人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录,真实反映一个人的客观面貌。人事档案中的自传、履历表、登记表,是个人经历、思想演变、 家庭与社会关系的反映;历年的鉴定,记载着个人不同时期的表现和组织的评价;是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证;政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的材料,是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。借助于信息技术,不断提高档案管理工作效率,提升档案管理水平。 1 建设目标要求 运用现代信息技术,基于信息化战略规划和档案馆的信息化总体要求,面向人事档案工作的全过程规划、设计和建设一个能够实现档案馆与其他部门信息系统集成和数据共享,能够支持人事档案全过程业务工作自动化开展,支持人事档案信息的网络化(分权限)查询利用服务,并将 通过该系统的应用,实现人事档案工作的现代化管理,使档案馆能够在人事档案工作过程中不断改进服务方式,提高办事效率,提升管理水平,促进人事档案管理体制的改革。 2 系统结构要求 人事档案的收集、归档、整理、保管、利用、转出等业务工作的网络化运行。要求档案数据集中存储,应用程序采用B/S运行模式,客户端不需要安装任何插件。要求系统的运行基于档案工作的业务流程实现业务与信息的自动化处理与运行。要求与学校其他部门的信息系统实现系统集成,实现信息资源共享。系统中的人事档案信息资源包括人事档案案卷和卷内文件的目 录信息、电子全文信息;系统设备资源包括数据库管理系统及服务器、存储器等软硬件资源。要求系统用户分权限设置。要求使用系统的每个用户都拥有特定的功能权限和数据访问权限(根据岗位设定),功能权限的设置要求细化到功能组件级;数据权限的设置要求细化到目录(行与列的权限)和全文(修改、浏览、下载、打印等);同时要求做好系统备份、数据备份,确保系统的不间断运行(至少在工作时间内);档案数据要求做到物理归档,因此需要与其他业务系统的数据
浅谈档案信息化建设 发表时间：2011-08-17T08:38:53.247Z 来源：《心理医生》2011年第2期供稿作者：张焕[导读] 随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。张焕（山东省青岛市城阳区第二人民医院山东青岛 266112）【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1007-8231（2011）2-0089-02 随着计算机技术、网络技术的迅猛发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。档案信息系统是一项需运用各种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。 1 档案信息化建设的发展趋势 随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。 2 档案信息化建设存在的问题 2.1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。 2.2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 2.3标准化、规范化工作有待提高档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但是由于历史原因，馆（室）藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作的电子化。 2.4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展来考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。 2.5档案信息管理人员的素质有待提高从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。 3 档案信息化建设的措施 3.1做好归档电子文件的技术处理档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。 3.2解决好电子文件的保存问题电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。 3.3实行档案系统电子与纸质文件的“双套制”保存所谓“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的档号及存地，以便利用时参照互补，把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。“双套制”的存在，是未来档案馆馆藏结构的一大特点，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存。 3.4提高档案人员知识结构档案信息化建设是一项长期的、艰巨的战略任务，要担当起这一历史责任，必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。这一方面是由档案工作的政治性、服务性决定的；另一方面，信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案工作者应当有丰富、广博的知识，不仅熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术、缩微摄影技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。