第二讲机关档案工作基础
一、机关档案工作二、机关档案室工作三、机关档案综合管理
四、机关档案收集工作五、机关档案整理工作六、机关档案保管工作
七、机关档案移交工作八、机关档案鉴定工作九、机关档案统计工作
十、机关档案利用工作
一、机关档案工作
1、机关档案
是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
几关档案具有双重性：机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。
2、机关档案工作
是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
机关档案工作具有双重地位：机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。
3、机关档案工作的具体任务
机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。具体任务是：
贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作
规章制度。
对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导。
收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务：并按规定向有关档案馆移交档案．
在档案工作“统一领导、分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。4、机关档案工作基本制度
机关档案工作人员岗位责任制、机关文件材料立卷归档制度
机关档案保管制度、机关档案保密制度
机关档案鉴定工作制度、机关档案利用制度
二、机关档案室工作
1、机关档案室
是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。机关档案室的工作内容主要有：起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度。
对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导。
负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导。
组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动。
本机关档案的管理。包括机关档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工作。2、机关内设档案工作机构类型
按承担机关档案工作职能的形式划分：
完全职能型非完全职能型非职能型
按管理本单位档案的形式划分：
综合档案室文书档案室
科技档案室专门档案室
机关档案室的辅助类型：
……文件中心联合档案室
三、机关档案综合管理
1、机关档案综合管理的含义
是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理形式。简单地说，机关档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。
机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务。
在档案工作“统一领导，分级管理”的原则下，机关档案工作实行集中统一管理。
机关档案实行集中统一管理。
机关档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。
2、机关档案室档案综合管理的模式
集中存放式、分开存放式
一个机关只能选择一种模式，应尽量采用集中式的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放式的模式。
不论采取某种具体的档案综合管理模式，机关档案工作必须做到统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导，即“四个统一”。
机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。
四、机关档案收集工作
1、机关档案的收集方法
接收。是指接收归档的各种文件材料。
征集。是指对保存在社会和个人的，与本单位有关的各种历史文件材料、资料和实物等进行协商收集。
2、机关档案的收集范围
凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围。
收集与本机关档案有关的资料和实物。
五、机关档案整理工作
1、机关档案分类方案
是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称为机关档案分类大纲。
机关档案分类方案的内容：
机关档案分类的层次和划分原则
类目顺序和名称
需要说明的事项
2、案卷归类和排列
方法和步骤：
按档案的门类、载体分开排列
按档案的保管期限分开排列
按机关档案分类方案顺序归类
按机关立卷类目的顺序排列案卷
3、案卷目录编制
包括案卷目录封面、案卷目录页和案卷目录备考表三个部分组成。应横向排版书写，一式三份。编制案卷目录的原则主要有：
不同门类、不同载体的档案应分开编目。
不同保管期限的档案应分开编目。
。卷）1000卷（不含1000一本案卷目录内案卷数一般不超过
同一门类或载体、同一保管期限的案卷可混年度编入一本案卷目录内。
同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起。
填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。
六、机关档案保管工作
1、机关档案管理用房
机关档案管理用房要求坚固、实用，应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要，做到“三分开”：
机关档案库房阅档室整理室
2、机关档案库房管理
机关档案库房“八防”措施：
防盗防光防高温防火防潮防尘防鼠防虫。
七、机关档案移交工作
1、机关档案的移交
是指按照《档案法》及其实施办法的有关规定和机关档案工作的任务要求，机关档案部门定期向有关档案馆移交档案的一项重要的义务性档案业务工作。
2、机关档案部门移交档案的范围和内容：
重要的文书档案、科技档案和各种专门档案。
在机关立卷以及档案管理中形成的立卷说明、全宗指南、案卷目录、文件目录、机读目录数据库和管理软件、移交清册、交接凭证、分类方案、全宗单、组织机构沿革、大事记等有关文件材料。有关的资料和实物。
3、机关档案部门移交档案的手续
清点核对
填写档案交接文据
实体移交（接收）
签字确认
八、机关档案鉴定工作
1、机关档案的鉴定工作的内容
制定机关档案保管期限表
判定保管期限
对到期档案的鉴定
鉴定后档案的处理
2、机关档案保管期限表的内容：条款号条款名称保管期限备注
3、鉴定后的档案处理
上升保管期限、销毁
九、机关档案统计工作
1、建立机关档案统计工作制度
2、机关档案的登记
3、建立机关档案数量状况统计台帐
4、机关档案工作基本情况统计年报
十、机关档案利用工作
1、机关档案利用的方式
机关档案利用的方式包括提供利用和开发利用两大类：
机关档案提供利用的方法主要包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。
机关档案的开发利用较为常用的形式档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等。
2、全宗指南的编制
全宗指南是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，又称为全宗介绍。全宗指南的结构：
《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面：、、 、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包 括、、、 、、 六个环节。 4．信访文书的特点 是：、 、 。 二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 （1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。 （1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 （2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 （3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度 （2）文书部门立卷的制度 （3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。 （1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 （1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。 （1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。 （1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷 三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发
3．收文登记 4．组合案卷 四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则： 五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。 ２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。 ３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。 ４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 ５、文书管理，就是对文书工作的、和。 二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分） １、以下文种中不属于下行文的是。 Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定 ２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文 ３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。 Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律 ４、制定是建立岗位责任制的中心环节。 Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度 ５、拆封的任务不包括。 Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置
机关事业单位档案管理制度 第一章总则 为了加强档案管理，有效地保护和利用好档案，提高资料利用效率，使其更好的服务于我局的工作，现根据《中华人民共和国档案法》、《政府档案管理条例》，结合我局实际情况，特制定本制度。 第二章归档制度 一、归档制度 1．局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、图书资料、测绘资料等。 2．局各科科在各项工作中形成的并有保存价值的材料（含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等）必须由本部门或专人负责收集、整理，于次年6月30日前或本项工作结束后向局档案科移交归档，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。 3．归档的文件材料应齐全、完整，能系统、准确地反映本单位在各项工作管理等方面的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料要能耐久保存，严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字（只能用黑色），严禁使用复印纸复写；归档的文件材料必须纸质优良，线条、字迹图象清晰，
反差良好；文件材料和表格统一使用国际标准尺寸A4纸。 4．归档的文件材料应为原件，因故无原件的，可归具 有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。 5．归档的文书、科技、会计、各类地图，文件必须是 盖有公章的正文，其定稿必须由单位领导在发文稿纸上的签字并加盖公章。领导签批应使用碳素墨水或签字笔；计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印；各种图纸，表格做到手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅和图标按国家标准绘制。 6．会计档案应按照要求由会计人员装订成册，加盖公章。由部门保管一年，期满之后，指定专人编制移交清册, 于每年的六月底前移交档案科统一保管。 7．电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与 纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。目前我局的电子档案有与可研、规划相对应的电子版；遥感影像数据；与本局发文相对应的电子版；荒漠化沙化监测数据；各项工程数据及成果材料；我局各项日常和业务活动的影像资料等。 8．各科科归档的文件材料，交接手续要齐全，各类档 案的移交必须在档案移交单上签字。 二、预立卷制度
档案学档案馆工作基础 The Standardization Office was revised on the afternoon of December 13, 2020
试卷提交时间:2016-05-01 21:49: 试卷得分： 1、题型：判断题分值：3 档案馆档案的移出登记是以档案的收进次数为单位，对档案馆档案的收进情况进行登记的一项基础性登记工作。 正确 错误 答案正确 2、题型：判断题分值：3 档案鉴定工作是指档案馆（室）及档案管理人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限的一项具体业务工作。 正确 错误 答案正确 3、题型：判断题分值：3 档案馆辅助用房包括档案馆技术辅助用房和档案馆业务工作用房等。 正确 错误
答案正确 4、题型：判断题分值：3 档案馆档案收集工作是各级各类档案馆按照党和国家的有关法律和法规，通过接收或征集的手段，对分散在各国家机构、社会组织、个人及其它地方的档案，分别组织集中进馆的一项专门性业务工作。 正确 错误 答案正确 5、题型：判断题分值：3 新成立的并具有一定独立性机关，接受和代替了原机关的职能，或是由若干撤销机关合并而成的新机关，该立档单位应独立构成新的全宗。 正确 错误 答案正确 6、题型：判断题分值：3 直接鉴定法就是逐件逐份地对档案的保存价值进行分析和判定。这是目前档案鉴定中采用的唯一有效办法。 正确 错误
答案正确 7、题型：判断题分值：3 档案馆档案提供利用的一般程序是利用者登记提出利用档案需求、接待人员分析检索档案目录、有关领导审核审批、库房管理人员调档、利用者取档、利用者归还档案。 正确 错误 答案正确 8、题型：判断题分值：3 档案馆工作是指档案馆各项业务工作。 正确 错误 答案错误 9、题型：判断题分值：3 档案保管单位一般包括库区、库、组、节（套）、栏（箱）等。对这些保管单位进行的编号就是档号。 正确 错误 答案正确
试卷提交时间:2014-06-07 14:53:37.78 试卷得分：40.0 1、题型：判断题分值：2 档案移出登记以移入档案次数为单位编号登记的，每一次移出档案，无论数量多少，都只占有一个顺序号。 正确 错误 答案错误 2、题型：判断题分值：2 不同行业、系统的企事业单位形成不同专业内容的文件材料和档案。 正确 错误 答案正确 3、题型：判断题分值：2 档案登记就是以簿、册、表、单等形式，记载企事业单位档案的有关事项，以揭示其过程、现状和变化的档案统计调查方法。 正确 错误 答案正确 4、题型：判断题分值：2 重点保管的档案要单独排放，并采取相应的重点保护措施。 正确 错误 答案正确 5、题型：判断题分值：2 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合价值排列。 正确
错误 答案错误 6、题型：判断题分值：2 首次鉴定是归档后对文件材料进行初步的筛选，区分其不同的价值，为档案的整理、保管、利用打下了基础。 正确 错误 答案错误 7、题型：判断题分值：2 维护企事业单位档案安全的具体要求就是保证档案实体的安全。 正确 错误 答案错误 8、题型：判断题分值：2 档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。 正确 错误 答案正确 9、题型：判断题分值：2 企事业单位档案分类编号方案的主要内容包括档案分类的原则和方法。 正确 错误 答案错误 10、题型：判断题分值：2 “帐内”文件材料是指不经过收发文登记环节处理的文件材料。 正确
错误 答案错误 11、题型：判断题分值：2 档号唯一性意即一个档号只能对应一件档案。 正确 错误 答案正确 12、题型：判断题分值：2 文字式编研成果是以书面叙述为主要表达方式，详尽地叙述反映档案信息的编研成果。 正确 错误 答案错误 13、题型：判断题分值：2 组织机构分类法即按本单位内部的组织机构设置类别，对档案进行分类。 正确 错误 答案正确 14、题型：判断题分值：2 档案的作用是指企业事业单位文件材料经过归档，进入“保存阶段”后所发挥的作用。 正确 错误 答案正确 15、题型：判断题分值：2 企事业单位档案工作的管理性之一是指档案工作是企事业单位各项职能管理和基础管理工作的基础和条件。 正确
2012年8月文书档案工作心得体会范文_心 得体会 是由转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何和档案工作，实现文书档案的规范化、科学化，是新时期文书和档案管理人 员的历史责任。笔者从事文书和档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。 一、争取领导重视是做好工作的前提 1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、实施档案管理现代化是加强文档管理工作必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。 1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与造化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解铪同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的现象，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。 三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质 文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档
文/吴伟群 如何做好机关档案工作 【摘要】档案是历史和社会实践活动的真实记录，同时又是新的社会实践最可靠的凭证和依据，档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。因此做好档案工作，具有十分重要的意义。 【关键词】档案信息化；人员素质；档案保密 一、加强档案管理,推动电子政务发展 随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分。因此正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程，创新机关档案管理体制，与电子政务建设协调统一。将机关档案管理作为电子政务建设的组成部分，统一领导、统一协调，共同确定政务信息的价值取向和流向。机关档案部门就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。按电子政务的政府管理方式、行政流程原则，不断改善档案管理的运作模式，规范机关档案管理的行为，凭借“三网一库”实现政府可公开信息资源共享和动态更新，使得公众可以通过不同渠道获取政府的信息与服务，同时，也为今后国家发展、社会进步贮存更丰富的信息资源，惠及子孙后代。 二、提高档案工作人员素质 档案工作是要靠人去做的，因此档案工作人员的专业素质和政治素质是做好这项工作的保证。 （一）定期开展具有针对性的培训。通过“送出去学习，请进来指导”，开展多 层次、多角度、多方式的档案工作业务培 训，提高档案工作人员的专业技能和文 化素质，丰富业务知识；早在1971年第 十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍 狄埃强调，“如果档案人员对技术的发展 漠然置之，将会导致档案职业的衰败”。 因此，档案工作人员的现代化信息技术 的培训尤为重要。 （二）建立健全考核激励机制，营造 良好的文化氛围。考核激励机制是一种 以人为本的科学的管理方法，它的目的 在于最大限度的调动档案工作人员的自 觉性、积极性和创造能力。 （三）构建机关单位与档案工作人员的 “心理契约”，建立通畅的沟通渠道。心理 契约这一隐性契约，其核心是员工满意度。 达成与维持“心理契约”要有以人为本的文 化为氛围。了解档案工作人员的情感和自 我实现的需要，创设良好的氛围、空间，增 强员工努力工作的热情与信念，激发共同 信守“契约”所默示的各自对应的“承诺”。 （四）自我学习提高。树立全心全意 为人民服务的人生观、价值观，增强创新 意识和竞争意识，不断学习，使自身适应 工作发展的需要。 三、做好档案保密工作，处理好五方面 的关系 很多档案信息涉及国家的安全和利 益，涉及经济技术秘密等内容。要做好 档案的保密利用工作，必须把握和处理 好以下五方面的关系：保密与利用；制度 与措施；“死”与“活”的转化；软件与硬 件；纸质档案与电子档案。 （一）保密与利用工作的关系。在浩 如烟海的各类档案中，有相当一部分是 涉密档案。根据《保密法》规定，这部分 档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三 级。做好涉密档案的保密工作，是档案 工作者的神圣职责。 （二）要把握和处理好制度与措施的 关系。俗话说，没有规矩，不成方圆。既 要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套 严格的制度和与之配套的措施作为保障。 有制度无措施，执行起来就会落不到实处。 有措施而无制度，则会纲目混乱，难以长期 坚持执行。两者是相辅相成，互为补充的。 （三）要把握和处理好“死”与“活”的 转化关系。根据《保密法》对涉密档案分 为三级的规定，是为了让档案工作者根 据不同密级采取不同的管理措施，最大 限度地利用档案。同时，根据国家还规 定了涉密档案的保管期限，保密期届满， 就失去了它的保密价值，这部分档案便 死而复活。档案工作者必须对涉密档案 进行科学管理，及时区分保密期限，使死 档案复活，最大限度地开放利用。 （四）要把握和处理软件与硬件的关 系。所谓软件，是指人的思想建设。再好 的制度和措施都是要相关人员去遵守和执 行。既要重视涉密档案管理有关设施的硬 件建设，更要加强档案保密利用工作的思 想建设，必须切实加强档案工作者的政治 素质修养，提高保密意识，做到守口如瓶。 （五）要把握好纸质档案和电子档案 的关系。纸质档案作为传统档案，是做 好档案保密与利用工作的基础部分。现 在电子档案异军突起，已与纸质档案并 驾齐驱。特别是计算机网络保密知识。 要积极构建本部门信息系统主体，及其 与外界关联行为约束机制。定期进行网 上信息检查，确保涉密信息不上网。笔 者以本单位工作实际为例，在内外网密 级文件管理上，按规定做到专机专用，使 涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上 网文件不涉密，内网上的各类信息资料 不转载到外网上或其他公共网，也不在 涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移 动盘不上联网计算机，硬盘带数据的变 旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两 种不同功能的档案关系，使档案的保密 利用工作，取得较好的收效。 （作者单位：江苏省扬州市人口和计划生育委员会） 档案学研究 办公室业务? office opertions 13 办公室业务2012?3
关于加强档案管理基础工作的思考 提要：档案是从现行的各种原始记录材料有条件地转化来的，它既是单位或个人在社会活动中出于需要自然形成的产物，又是人们有目的、有意识选择和保留的结果。档案管理基础工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用、统计八个工作环节。本文主要针对档案管理基础工作存在的问题进行探讨，并提出了实行标准化、规范化的工作程序和方法，以提高档案管理基础工作水平，适应档案管理工作现代化发展进程。 关键词：档案管理；基础工作；现代化 随着社会的不断进步和发展,社会各项事业对档案的依赖性越来越强,档案在社会各项事务中的作用也显得越来越重要。这样就对档案管理工作提出了更高的要求,档案工作的现代化成为适应形势的必然结果,而档案工作的规范化、标准化也成为实现档案管理现代化的重要中间环节,实现档案工作的规范化和标准化除了搞好硬件建设的同时,做好档案管理的基础工作就尤为重要。 一、档案管理基础工作存在的问题 众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据，信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。 目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面： 1.档号不规范没有目录号一卷多册现象较多 2.案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍 3.大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用 4.许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现 5.组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的 6.案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。 从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。 二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平 从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 １.全面普查案卷，去糟取精 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许
浅谈文书工作对文书档案管理的重要性 摘要：文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要 工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此，本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。 关键词：文书工作；文书档案管理；重要性 文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的 水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理 的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。 1文书工作的含义 文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、 文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在 公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与 管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工 作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为公司领导工作服务。 2文书处理工作和档案管理之间的关系 文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理工作和档 案管理工作十分重要。 2.1文书工作是文书档案管理的基础 是在企业生产经营过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件 材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文，档 案来源于公文，公文质量的高低直接影响着档案的质量，因而，我们在实际工作 中把各种文书办理完毕之后，通过立卷、归档工作，把其中有利用价值的文件变 成档案保存起来，对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都 起着十分重要的档案依据查考作用。 2.2文书档案管理是文书工作的延续 简单的讲，文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、 鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中，首要的程序是收集，而收集工 作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高，那么档案材料的收 集完整性就有了可靠的保证。 2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进 文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整 齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要 审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文 书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否 完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。 3目前文书档案管理工作中存在的问题 3.1文书与档案衔接渠道不畅通 一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，
2017年档案基础知识问答试题 部门：姓名： 一、单选题 1. 高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、 D 、声像等不同形式、不同载体的历史记录。 A．图像B．列表C．表格D．图表 2. 《高等学校档案管理办法》简称为C A．8号令B．9号令C．27号令D．10号令 3. 档案工作“四同步”指的是，学校在开展其他各项工作的同时， A 档案工作。 A．布置、检查、总结、验收B．指导、检查、监督、验收 C．布置、指导、总结、验收D．指导、检查、总结、验收 4. 所谓预立卷是指由各部门对归档前不同门类的文件进行规范化的管理；包括实体文件预立卷和 B 。 A．网上预立卷B．电子文件预立卷C．传统预立卷D．新型预立卷 5. 关于文件材料的排列说法错误的是B A．批复在前，请示在后B．计划在前，总结在后 C．结论性的在前，依据性的在后D．正文在前，附件在后 6. 编制页码时，宜分别标注在文件正面右上角或背面 D 的空白位置。 A．右下角B．左下角C．右上角D．左上角 7. 下列关于文号的写法准确的是 B A. 党办[2017] 01号B．立信会计金融党办〔2017〕1号 C. 党办{2017年}1号D．立信会计金融党办(2017)第1号 8. 下列关于第一责任者的著录形式最恰当的是 C A．党委办公室B．上海立信会计金融学院教务处C．立信金融人事处D．档案馆9. 拟写案卷标题应该包含的基本要素 A A．责任者+内容+文种B．责任者+年度+文种 C．年度+责任者+文种D．年度+文种+责任者 10. 在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，每卷案卷的厚度原则上不超过 A 页 A．200 B．250 C．100 D．300 11. 我校“南大之星”档案管理系统登录网址是B A．210.35.100.156 B．210.35.100.230 C．230.35.100.156 D．230.35.156.230 12. 全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，上海立信会计金融学院的全宗号是D A．1 B．4 C．5 D．6 13. 下列关于文件案卷号及件号的表述恰当的是 A A．1.0001 B．1.001 C．001 D．1-001 14. 归档单位和立卷人分别是指 C A．文件形成单位；部门档案分管领导B．文件保管单位；专职档案员
试卷提交时间:2016-03-30 16:08:33.557 试卷得分：85.0 1、题型：判断题分值：2 图样材料是指按照有关制图标准或方法，用专门的线条、符号等绘制的图形文件材料。 正确 错误 答案正确 2、题型：判断题分值：2 二次加工编研成果更具有参考作用。 正确 错误 答案错误 3、题型：判断题分值：2 案卷目录编制即在案卷整理归结后，依据案卷排列顺序对文件系统登记的过程。 正确 错误 答案正确 4、题型：判断题分值：2 案卷号(件号)即最后一级分类类目的保管单位的排列顺序号。 正确 错误 答案正确 5、题型：判断题分值：2 重点保管的档案要单独排放，并采取相应的重点保护措施。
正确 错误 答案正确 6、题型：判断题分值：2 首次鉴定是归档后对文件材料进行初步的筛选，区分其不同的价值，为档案的整理、保管、利用打下了基础。 正确 错误 答案正确 7、题型：判断题分值：2 档案外借是指通过开辟阅览室，供利用者直接查阅利用档案的利用服务方式。 正确 错误 答案正确 8、题型：判断题分值：2 企事业单位档案分类编号方案的主要内容包括档案分类的原则和方法。 正确 错误 答案正确 9、题型：判断题分值：2 案卷分类目录即以大类为基本单元，依据大类内案卷排列顺序进行的流水登记。 正确 错误 答案正确
10、题型：判断题分值：2 “帐内”文件材料是指不经过收发文登记环节处理的文件材料。 正确 错误 答案正确 11、题型：判断题分值：2 档号唯一性意即一个档号只能对应一件档案。 正确 错误 答案正确 12、题型：判断题分值：2 文件材料的运转是指文件材料形成前的传递、登记、验收、更改、复制、使用和回收等整个处理过程。 正确 错误 答案正确 13、题型：判断题分值：2 积累范围是工作中应用的文件材料的条目总汇。 正确 错误 答案正确 14、题型：判断题分值：2 应当归档文件材料，必须实行集中统一管理，任何个人不得据为己有。 正确
档案管理专业基础知识 档案管理专业基础知识一: 一、立档单位 形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有： 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文; 2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划; 3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 二、国家档案全宗的含义 国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。 国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分： 1、中华人民共和国时期的档案 2、革命历史档案 3、旧政权时期的档案 中华人民共和国时期的档案，包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案，以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案，主要是从1919
年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案，包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案，以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。 三、档案工作的内容 档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法，通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释： 1、档案收集工作，就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。 2、档案整理工作，是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。 3、档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过
广东外语艺术职业学院成人高等教育 2012学年第 一 学期 三年 制2012级 初等教育专业 文书工作与档案管理课程 期末 考试试题 试卷类型：A 考试形式：闭卷 本试题共 六 大题， 3 页，满分 100 分，考试时间为 120 分钟，答案请写在答卷上，否则无效 一、填空题(每空1分，共1分×15空=15分) 1.文书，包含有私人文书和__公务文书_两大门类。 2.周朝注意文书的保管利用，重要的送__宗庙 _保存，并作为教化子弟的教材。 3.从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和__平行文__三类。 4.向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用___报告___这一文种。 5.文件名称指的是具体公文种类的名称，“文件名称的用法”实指__公文种类___的用法。 6.公文标题一般应标明机关名称、___公文主题___、文种三部分。 7.根据《发文稿纸格式》，联合行文的公文，非主要承办的各有关单位负责人应在____会签___栏内签署核准意见及姓名与日期。 8.会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和__记账凭证__两种。 9.文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_ 技术性 _ 等多重性质。 10.文书工作的具体内容有：文件的制作，___文件的处理__，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。 11.做好文书工作的意义重大：(1)是机关工作的____纽带 ___，(2)是机关领导工作的助手，(3)是保守党和国家机密的一个重要环节，(4)为档案工作打好基础。 12.公文稿在送领导人签发之前应当由办公厅(室)审核把关，其意义在于：(1)可为领导人节省时间，(2)可使本机关各部门所起草的公文稿避免矛盾、重复和脱节现象，(3)可以__提高文件质量_，有利于文件的贯彻。 13. 根据行文规则，有双重领导关系的机关单位，在下发重要文件给下级机关单位时，应当抄送给__另一个上级__机关单位。 14.拟文核稿要把“五关”，指的是：程序关、政策关、__事实关____、数字关、文字关。 15.案卷标题是对卷内文件的概括，标题的结构一般由作者、___内容__、名称(文种)组成。 … … … … … … … … … … … ………密………………………………………………封………………………………………注意：密封线内不要答 题 密 封 线 外 不 要 写 姓 名 学 号 班 级 违 者 试 卷 作零
档案工作总结 一年来，xx档案工作在xx档案局的指导下，以科学发展观为指导，不断深入加强档案 规范建设，加大档案管理工作力度，积极有效发挥档案整体功能，较好的完成了年度档案工作，现将一年来xxx开展档案工作情况总结如下： 一、强化领导，精心组织 一年来，xxx高度重视机关档案管理工作，积极将机关档案管理工作摆上重要议事日程， 着力做到认识到位、组织到位、措施到位，在工作中形成了"领导抓、专人管"的工作格局。 今年鉴于xxx机关人事变化，xxx及时调整了以xxx同志为组长的xxxxx档案管理工作领导 小组，并将档案管理工作纳入xxxx"十二五"工作规划和年度工作计划，做到与机关其他工作 同部署、同安排、同考核。为更好的强化档案管理工作，xxx还为档案室配备了具有较强责 任心的人员担任档案管理工作，在xx档案局和机关分管领导的指导下，以及xxxx各部门的 协助下抓好机关档案的管理工作。同时，xxx还积极不断抓好档案知识法律法规宣传工作， 进一步普及干部职工档案法律法规知识，提高广大干部职工的档案管理工作水平及工作意识。 二、健全机制，强化管理 为进一步加强xxx机关档案规范化管理工作，xxx积极 结合工作实际情况，不断健全和完善了档案管理工作规章制度，制定完善了档案工作人 员岗位职责，进一步明确了档案保管、查阅、移交、销毁等各项制度，使各单位对档案材料 的形成、积累、收集、整理得到了有力的提高，为xxx机关档案工作规范化管理创造了有力 条件。在日常档案管理工作中，做到严格执行档案管理工作各项规章制度，认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，确保归档档案材料完整、准确，保证了xxxx档案工 作的有序开展。同时，积极做好档案工作服务机关发展工作，认真遵循档案资料查（借）阅 制度，主动提供档案工作服务，积极开发档案信息资源，为机关领导决策提供较好依据，为 机关工作开展提供参考、借鉴、凭证依据。 三、明确任务，狠抓落实 一年来，xxx严格按照档案工作有关规定及时收集整理各类文书材料和载体的档案，所 有档案的形成均按档案工作有关标准执行。积极做到归档文件材料的书写格式、有关质量符 合有关规定，书写材料适于长期保存，应归档的文件材料齐全完善，组卷科学、合理、案卷 质量规范。档案资料完备，所有入档材料已经整理入柜，无积存、无零散文件。档案目录编 制科学规范有效，无失（泄）密事件发生。 四、存在的问题及下步打算 一年来，xxxx档案工作顺利完成了年度工作任务，但 还存在部分的不足，由于年度人员变动较大，特别是在档案法律法规教育上，还有欠缺。 在今后的工作中xxxx将进一步加强档案法律法规宣传力度，着力提高干部职工档案管理工作 意识，进一步促进档案管理工作科学化、规范化，以便档案工作更好的服务xxx建设。 xxxxxxxxxxxxxxx 2011年xx月xx日篇二：2012年档案工作情况汇报 岳阳楼区2012年度档案工作情况汇报 尊敬的市局领导： 2012年，岳阳楼区档案工作在区委、区政府的正确领导和市档案局的具体指导下，全面 贯彻科学发展观，以档案法律法规为切入点，围绕市档案局年初下达的工作目标任务，强化 措施，狠抓落实，各项工作取得了明显成效。现将2012年工作情况汇报如下： 一、领导重视 区委、区政府领导高度重视档案工作。一是将档案工作纳入区委、区政府年度目标考核， 进一步明确了档案工作的重要性。二是区委、区政府领导多次听取档案工作情况汇报,经常过
档案管理的基本日常管理 一、档案资料的整理、分类、编号、保管、利用； 一）、整理 档案的整理，档案整理工作，简单的说就是对零散的或者是需要整理的档案进行分类，排列编目，使之系统化，为了管理需要和日后查找方便，逐步条理化，这就是档案的整理工作。 档案整理工作的步骤： (1)、区分全宗 对我们来说就是区分是哪个公司或者是哪个部门所归档来的文件等 (2)、全宗内档案的分类 把全部的档案，按照来源、时间、内容等方面的联系，进行分类、排列。 (3)初步立卷 立卷就是组卷的意思 (4)卷内文件的整理编目 把卷内文件排列顺序确定下来以后，编写页号，填写卷内目录。 (5)类内案卷初步排列 同一类的案卷的排列。 (6)案卷的加工整理 主要做备考表、填写案卷封面等其他项目 (7)案卷调整与编号 确定每一盒档案排列顺序后，逐卷编上案卷号。 (8)编写案卷目录 将每一个案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成为一册。 卷内文件排列先后顺序后依次填写的序号， 2责任者 对档案内容进行或负责任的团体和个人，也就是文件的署名者 3文号 文件制发机关的发文字号 4题名 也就是文件的标题，一般照实抄录。 5日期 就是文件形成时间 6页号 一卷档案内排列好的文件，逐面依次编写。 7保管期限
根据保管期限表填写，一般短期、长期、永久，长期一般存放10-15年 短期为1-10年。 8备注 如果前面没有写到的又比较重要的特征，就可以写在备注里面。 二）、档案的分类与编号， 1、档案的分原则；是要以重庆力帆实业（集团）有限公司的全部档案为以象，结合档案内容及其形成特征，保持档的有机联系，便于科学管理与开发利用。简单地说档案的分类就是把全部的档案，按照来源、时间、内容等方面的联系，进行分类排列。、 2、档案的分类与设置 2．1 档案有一级分类与二级分类，这里主要讲一下一级分类 档案的一级分类主要分为：党群工作类、行政工作类、经营管一类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工类等10个大类。 部档案资料进行区分。 2．2分类过程中要按全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发 2．3分类方法及其分类结果应反应全部档案的客观现状，维护档案的历史本来面貌 2．4分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作。 3、档案的编号 3．1、公司档案分类编号主要采用纯编号划分，即档案分类类目代号全部采用阿拉伯数字，一、二、三级类目采用“十进位制”编号号，即各大类代号分别为0、1、2、3、4、5、6、7、8、9四级类目采用自然顺充号。 也就是说档案案卷内的编号全部使用简单明了的阿拉伯数字流水号编制， 三）、档案的保管与利用 档案的保管工作 1、档案保管的基本物质条件 档案库房的选址或存放档案地点 2、档案包装材料---卷皮 3、档案的安全检查包括对库藏档案的检查和对借阅后归还的检查。 档案的利用工作 1、利用工作的意义 (1)档案利用工作体现档案工作的根本目的 (2)档案利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志 (3)档案利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传。 2、如何才能做好利用工作 (1)明确服务方向，坚定服务思想
文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件
取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查
为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。 订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4mm 页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。 ★公文份数序号的位置在的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。 ★公文的份数序号一般是位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。 ★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。 紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。 标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。 发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。 发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜； 第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。 ☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由机关代 字、年份、序号 组成。发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。 发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。 发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2008〕”不能简写为“”。发文顺序号分年度从号起，按公文的签发时间的先后（即“1”不编为“001”），不加字。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字，签发人姓名居右空字；签发人由“签发人”字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。标注于公文