关于规范电子发票报销的通知
各位同事：
根据国家税务总局的通知，电子发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同，可以作为费用报销的依据。但是电子发票具有可重复打印的特点。为了规范电子发票报销程序，提高财务报销工作效率，减少企业因电子发票的报销不合规带来的税务、审计风险。现针对电子发票的报销事宜做如下规范：
1.员工取得电子发票时，需同时保留消费时对应的付款凭证、消费小票或其他
唯一性辅助凭证。报销时粘贴至电子发票的背面，作为发票唯一性的辅证。
2.报销用电子发票打印后需在右下角部位签名并写明报销日期。签名即表示对
“发票仅报销一次，未重复报销”的承诺。
3.所有费用报销电子发票的日期仅可以使用三个月之内的，超过三个月之外的
电子发票，原则上不予报销。
该通知自即日起开始执行，望各位同事能够理解，积极配合，认真执行报销工作规范！
财务部
2016-10-18
电子发票的出现大大方便了人们的生活，它具有方便、快捷等特点，但是在方便了人们生活的同时也给我们带来了很多困扰，今天我们就来聊聊过程中的常见问题。 1、电子发票报销方法 (1)接收开票方通过微票通电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，打印成增值税电子普通发票的版式文件作为报销附件，用传统办法黏贴报销。 (2)接收开票方通过微票通电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，将电子发票信息保存在适当的媒介中，报销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径，即以电子形式对发票进行归档保存。 2、电子发票报销流程及注意事项 电子发票报销的流程与普通发票报销流程基本没有差异，报销人员根据公司报销规定打印出来报销或者以电子形式报销均可。电子发票报销注意事项有以下几点： (1)以打印的电子发票入账，电子发票有相关明细及附件的，请随电子发票一并附上作为报销的原始凭据; (2)电子发票报销应在网报系统中准确录入电子发票的12位发票代码及8位发票号码，未录入电子发票号或错误录入电子发票号将不能正常报销;
(3)电子发票报销可以在税务局网站查验电子发票真伪信息，需避免重复报销电子发票。 (4)只要获取并保存好电子发票源文件，彩色或黑白均可入账。 3、如何避免电子发票重复报销? 目前企业避免电子发票重复报销的方法基本上只能是把报销过的每张电子发票编号记下来，每次报销时都要查询一遍这张发票是否已经报销过。当然，还可以规定凡是涉及电子发票报销，不允许以纸质发票报销，以防篡改发票信息，从根源上规避电子发票造假和重复报销。 有关电子发票报销的常见问题就介绍到这里了，有疑问的朋友可以多看看这篇文章，希望对大家有所帮助哦!
龙源期刊网 https://www.doczj.com/doc/8f2351519.html, 浅析中小企业电子发票报销风险防范 作者：管中柱 来源：《中国乡镇企业会计》2019年第01期 摘要：电子商务的发展推动了电子发票的普及，电子发票给人们带来诸多好处的同时，可以重复打印的特性也使如何防范重复报销成为企业财务人员面临的难题。本文拟就电子发票对中小企业的影响、所带来的风险进行分析，并寻求电子发票风险的防范措施。 关键词：中小企业;电子发票;风险;防范 一、电子发票对中小企业会计的影响 1.有效控制发票风险 发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取用以记录经济业务活动的收付款凭证书面证明，是会计日常工作接触最多的凭证，电子发票的应用，使企业入账的发票直接来源于税务机关电子发票平台，企业随时可登录服务平台查询、下载已加盖电子签章的发票信息。电子发票方便快捷、采取了数字签名、加密防伪等安全技术手段，有效遏制了虚假发票，而且对于受票方来说，无需财务人员人工识别，通过互联网查询、验证发票信息，避免了发票审核出错;降低了收到虚假发票的风险。 2.促使财务人员转型管理会计 电子发票的推行将对企业会计程序产生深远影响。电子发票的使用使企业财务工作由纸质化向无纸化转变，发票实现无纸化，发票作废与红字发票开具更简便易行，既避免了消费者因丢失纸质发票产生退货或者售后维修的纠纷又提升了企业财务工作效率。电子发票对接企业财务管理软件后，企业可直接从发票中提取信息自动生成记账凭证及各种总账、明细账及报表，传统会计核算中原始凭证的整理、粘贴及记账凭证的填制、记账等工作不需要再由财务人员人工操作，财务人员的工作量大大减轻，也减少了财务工作中人为失误，有利于提供企业的财务工作效率。从而使会计工作的重心从强调会计核算向服务于企业管理决策转移，为管理会计的发展带来了新的机遇。 二、电子发票的风险 1.重复报销 财务部门对单位人员报销的发票必须进行审核，发票虽然小，稍不留意就会给企业带来损失，甚至给会计带来从业风险，电子发票开具后的电子信息保存在税务云端，受票人自行调取电子发票信息并下载PDF或图片格式进行打印，可以无限复制和重复打印，并且打印时不需要额外加盖专用章，虽然电子发票有相应的防伪措施，但是对于财务人员来说，电子发票的真
电子发票报销的六大痛点和管控指南
现在很多电子商务公司如京东商城等，大型餐饮公司必胜客等，三大电信公司都推出了电子发票，而且国家税务局也在大力推广，这是大势，作为企业财务会计不能逆势而为，所以公司人员的电子发票还必须得给报销！ 痛点二、担心重复报销 目前电子发票的报销确实存在监管上的漏洞，因为目前电子发票的打印次数不受限制，可以无限次的打印。正因为可以自行打印，又不需要额外再加盖专用章，这就给手工报销带来重复报销的风险。 痛点三、修改发票基本信息报销 现在国人造假技能可谓人人皆会，在企业做会计防不胜防！现在PS功能很强大，任何只要稍微有些想法人，都可通过修改电子发票金额或者抬头，这种方法其实很聪明，有点让人始料未及的感觉，因为此时它的发票编码没有动，如果你去校验发票的话，是不会出现问题的。如果会计不仔细检查，是很难发票问题的！如果你可能反驳说了，那我仔细检查不就好了吗？一张发票你能查询10分钟，1000张发票你查询多久，你还干其他工作吗？ 支招一、电子发票如何报销？ 第一种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，打印成增值税电子普通发票的版式文件作为报销附件，用传统办法黏贴报销。 第二种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，将电子发票信息保存在适当的媒介中，报
销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径。这是最新的一个规定，所以需要你们好好斟酌一下是否采用这一种方法！2016年财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位，只要满足该办法规定的条件，电子发票的开票方或受票方，可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。 支招二、怎么保证不出现重复报销呢？ 1、财务部可以对电子发票进行统计，以发票号码作为标识，这样就能避免重复报销，还有个简易方法，在我们报销系统增加电子发票号码字段。 2、就是通过Excel表格做台账。把所有的电子发票，发票编码统一在Excel表格中，从中筛选排除相同的发票编码，可防范电子发票重复报销。也可以再增加电子发票校验和鉴伪功能，如输入发票编码，即可判断发票的真假和是否为重复发票。 3、电子发票在报销系统中应用中外，还可以结合企业内部的ERP、CRM等系统，到时发票资料全部电子化集中处理，发票的管理也将变得简单，将大大提高企业运转效率。 4、也可以一刀切！凡是涉及电子发票报销，不允许以纸质发票报销，以防篡改发票信息。这样也可以从根源上规避造假和重复！ 支招三、电子发票报销指南
关于印发《****公司电子发票报销指南》的通知 各分子公司： 根据《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(国家税务总局公告2015年第84号)和《湖北省国家税务局关于在电信业推行增值税电子普通发票的公告》（湖北国家税务局2016年第7号公告），决定在全国范围推行增值税电子发票系统。为了加强企业会计基础工作，规范电子发票报销程序，提高财务报销工作效率，防范电子发票报销中产生的违法违纪行为，减少企业因取得不合规电子发票带来的税务、审计风险，制定了《****公司电子发票报销指南》，现印发给你们，请遵照执行。
****公司电子发票报销指南 第一章总则 第一条：根据《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(国家税务总局公告2015年第84号)和《湖北省国家税务局关于在电信业推行增值税电子普通发票的公告》要求，结合《****会计基础工作规范实施细则》（**** [2015]95号）相关内容，制定本指南。 第二条：制定本指南目的是加强企业会计基础工作，规范电子发票报销程序，提高财务报销工作效率，防范发票报销中产生的违法违纪行为，减少企业因取得不合规增值税电子普通发票（以下简称电子发票）带来的税务、审计风险。 第三条：本指南适用于****公司本部、各分子公司、****公司各分、子公司。 第二章电子发票取得 第四条：电子发票，是指通过增值税发票系统升级版开具、上传，通过电子发票服务平台查询、下载的电子增值税普通发票，区别于传统纸质发票，是在原有加密防伪措施上，使用数字证书进行电子签章后供购买方下载使用，具有更强的防伪性和经济性
如何做好电子发票管控 电子发票的普及实施，对网购市场一直赖以生存的价格优势将受到严重的考验，不少商家会把电子发票的成本施加到消费者身上，而最终导致产品的价格走高。 如何做好电子发票管控 支招一、电子发票如何报销? 第一种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，打印成增值税电子普通发票的版式文件作为报销附件，用传统办法黏贴报销。 第二种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息，将电子发票信息保存在适当的媒介中，报销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径。这是最新的一个规定，所以需要你们好好斟酌一下是否采用这一种方法!2016年财政部、国家档案局联合公布的《会计档案 管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位，只要满足该办法规定的条件，电子发票的开票方或受票方，可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。 支招二、怎么保证不出现重复报销呢? 1、财务部可以对电子发票进行统计，以发票号码作为标识，这样就能避免重复报销，还有个简易方法，在我们报销系统增加电子发票号码字段。 2、就是通过Excel表格做台账。把所有的电子发票，发 票编码统一在Excel表格中，从中筛选排除相同的发票编码，可防范电子发票重复报销。也可以再增加电子发票校验和鉴伪
功能，如输入发票编码，即可判断发票的真假和是否为重复发票。 3、电子发票在报销系统中应用中外，还可以结合企业内 部的ERP、CRM等系统，到时发票资料全部电子化集中处理， 发票的管理也将变得简单，将大大提高企业运转效率。 4、也可以一刀切!凡是涉及电子发票报销，不允许以纸质发票报销，以防篡改发票信息。这样也可以从根源上规避造假和重复! 支招三、电子发票报销指南 1、请报销经手人自行打印电子发票作为报销的原始票据，电子发票有相关明细及附件的，请随电子发票一并附上作为报销的原始凭据; 2、请报销经手人在网报系统中准确录入电子发票的12位发票代码及8位发票号码，未录入电子发票号或错误录入电子发票号将不能正常报销; 3、请报销经手人自行在税务局网站查验电子发票真伪信息，并承诺没有重复报销电子发票，报销经手人及经费负责人对经济业务及电子发票的真实性负责。 4、员工每个月底递交上个月发票，最迟不能超过两个月 报销时间。 公司相关部门将对报销的电子发票进行抽查核实，并自动记录已报销过的电子发票号，对报销虚假电子发票及重复报销电子发票的情况，一经发现，将依规追究有关人员责任。 电子发票应用报销管理的实际意义 1 真正实现报销电子信息化。 一般的报销软件，在员工在线上填写、递交报销单后，还要私下的再把发生报销费用的发票交到财务人员进行发票确认，
8个问题教你如何开具和使用电子发票 国家税务总局近日发布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，决定自2015年12月1日起在全国范围推行增值税电子发票系统。公告明确，增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途和基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。 一、什么是增值税电子普通发票？ 增值税电子普通发票（以下简称电子发票），是指通过增值税发票系统升级版开具、上传，通过电子发票服务平台查询、下载的电子增值税普通发票，区别于传统纸质发票，是在原有加密防伪措施上，使用数字证书进行电子签章后供购买方下载使用。 二、推行电子发票有哪些重要意义？ 推行电子发票，对降低纳税人经营成本，节约社会资源，方便消费者保存使用发票，营造健康公平的税收环境有着重要作用。 三、使用电子发票的好处有哪些？ （一）对于开票企业 1．不需要印制纸质票，可远程领取电子发票、无需往返税务机关，不需要保险柜进行存放，开具发票后不需要打印、邮寄，从而能大幅降低纳税人在发票上的成本。 2．对于电商行业而言，还解决了货票分离的经营模式带来的发票开具、邮寄的额外负担问题。
3．电子发票系统可以与企业内部的ERP、CRM、SCS等系统相结合，发票资料全面电子化并集中处理，有助于企业本身的账务处理，大大提升了企业财务人员的工作效率。4．发票作废与红字发票开具更简便易行，避免与消费者因丢失纸质发票产生退货或者售后维修的纠纷。 5．电子发票在保管、查询、调阅时更加方便，能及时提供企业经营者决策支持。（二）对于受票企业或消费者 1．在交易的同时取得电子发票并进行查验，降低收到假发票的风险。 2．方便保存、使用发票，随时可登录服务平台查询、下载已加盖电子签章的发票信息。 3．发票随用随打印，对打印机和纸张没有限制，对打印次数没有限制，不用再担心发票丢失影响维权或报销。 4．可报销、可入账，省去了传统纸质凭证入账的环节，提升受票企业财务人员的工作效率。 四、电子发票的效力和传统纸质发票一样吗？ 电子发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。消费者可用于维权或报销；受票企业可作为正式的会计凭证入账。 五、电子发票是否需要打印？ 2016年初，财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位，只要满足该办法规定的条件，电子发票的开票方或受票方，可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。 六、电子发票适合哪些行业纳税人使用？
电子发票和纸质发票基本用途和使用规定几乎都一样，因为方便所以使用也越来越普遍，企业以后会接收更多的电子发票。但是电子发票也存在一些使用的缺点，因为电子发票可以重复打印，甚至还可以PS篡改金额等信息，这使得在电子发票入账的时候既要先查验发票的真伪，又要防止同一张发票打印多次重复报销入账的问题。 重复报销·场景一：员工甲前几个月的电子发票已经报销过了，这个月又打印了一次拿来报销。这可能是故意的、也可能是无意的。 重复报销·场景二：员工甲发生费用取得的电子发票，员工甲报销过一次，又把电子发票的PDF文件发给员工乙，员工乙把电子发票打印出来，又报销了一次。 那么，对于电子发票，怎么防伪避重呢？是需要思考的问题。 以下几种办法可以解决这个问题： 1、自建Excel表人工登记，人工把报销的电子发票逐一录入，设置公式比对查重。优点：企业无需增加任何成本，如果企业电子发票少，这也是一种可行的方法； 缺点：这种操作效率低而且工作繁琐，对于发票量大的企业，财务人员工作量非常大，而且容易出错；如果企业多名财务人员同时处理报销工作，这种方式无法多台电脑同时操作，如果建立多份Excel登记表，又无法保证防重。 2、部署OA系统（或报销系统） 优点：通过OA流程或报销流程可以防止电子发票重复报销； 缺点：成本高、周期长，增加管理成本，可能还会改变公司的报销管理流程； 3、通过手机APP或微信小程序进行报销 优点：员工报销比较灵活，支持人员同时报销； 缺点：报销数据存储在第三方，安全性值得考虑；如果APP或微信小程序的开发商因某些原因停止此产品的维护和升级，或服务器停止运行，可能造成用户端直接无法使用。 4、选择PC版的飞鱼发票查验及报销管理系统 优点：多种快捷录入方式，智能防重防伪，支持报销数据分析和数据导出，网络版支持多用户同时在线处理报销数据，网络版服务器既可以部署在企业局域网内，也可以部署在云服务器上； 缺点：如果通过扫码录入，需要增加二维码扫描抢；
尊敬的老师，您好，关于近日发布的关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知，在我们公司的解读过程中，有一些问题想要咨询一下。1/同时满足4点要求，可以采取只保留电子会计凭证的形式，请问4点要求中第3点如何理解，公司需要具备怎样的会计核算系统实力？2/我们公司目前报销入账采取的是电子会计凭证上传+打印纸质，请问在此规定下，需要保存的电子会计凭证有具体的形式或格式要求吗？比如说pdf文件？还是图片形式也可以？答：（1）财会﹝2020﹞6号第3条第3点是对单位使用的会计核算系统的要求。会计核算系统是为单位会计核算、财务管理直接采集会计信息与数据，生成会计凭证、会计账簿、财务报表等会计资料的核心会计软件，是电子会计档案归档的重要信息系统。简而言之，单位使用的会计核算系统能够接收、读取和输出符合要求的电子会计凭证，且设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，采取了风险控制手段。具体规定可查阅《会计档案管理办法》。同时，由于电子会计凭证具有易复制且难察觉的特点，会计核算系统应当设置必要的程序或功能，防止重复利用同一电子会计凭证的原件及其复制件报销入账。（2）单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件，不能仅以电子副本文件报销入账归档，仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。电子发票、电子客票、电子行程单等原件如何认定、如何获取，建议咨询税务、铁路、航空等制证部门。您好，我想请教下会计档案的实操问题。在传统只保管纸质凭证的模式下，同时保存电子发票的电子形式即可。那么对于财务云的模式下，即会计凭证报销入账归档全流程电子化模式下，存在一些疑问，还请不吝指教：一、财会〔2020〕6 号规定同时满足六条条件的，单位可以仅使
一、发票开具 电子发票出来后，通过税控服务器版本开具电子发票，实现了总部集中开票，不仅减少90%以上的开票错误和风险，还可以大大的节省各地分子公司财务人员的往返税务局购票、人工开票等工作量。使用电子发票，对于大部分只开具增值税普通发票的企业可以节省80%以上的成本。 二、税务共享 在使用税控机的时代，如果想实现财务共享的集中开票是有法律风险的。因为受相关法规规定： 1、税控机不能搬地外地：税控器到外地后,网络受干扰,传递信息会是数据有变化,所以不能准确使用,受局域控制的； 2、空白发票不能邮寄：《中华人民共和国发票管理办法》第二十六条除国务院税务主管部门规定的特殊情形外，任何单位和个人不得跨规定的使用区域携带、邮寄、运输空白发票。禁止携带、邮寄或者运输空白发票出入境。 所以在法律上来讲，将税控机搬到一个地方实现发票的集中开票，是存在难度的！现在有了电子发票，通过税控服务器版本开具电子发票，国家从法规上允许总部实现集中开票，下属分子公司的财务人员不再需要人工开具发票，人员工作量也就可以大大的节省。通过实现发票的集中开具，再配合增值税发票集中认证抵扣和集中纳税申报，可以实现真正意义上的税务共享 三、费用报销 电子发票影响首当其冲的是报销！以前的传统发票时代假发票盛行，财务人天天查发票真假忙的不可开交，现在电子发票时代了，这个报销问题会更加凸显。现在很多电商如京东商城等，大型餐饮公司必胜客，肯德基等，三大电信公司都
推出了电子发票，国家税务局也在大力推广，这是大势所趋，所以电子发票还必须得给报销！ 以前纸质发票需要贴起来后进行扫描报销，现在电子发票一般报销方式采用如下有两种方式： 1、把电子发票PDF文件直接挂接在费用报销系统中。但这有一个问题，每个 客户端需要安装PDF浏览器才能浏览电子发票，这是一个不便之处。 2、将PDF电子发票打印后再报销，这种方式也是目前主流的方式。 在电子发票报销时，存在三个问题： 一、电子发票可以随时打印随时报销 电子发票基本都是PDF文件，电子文件是可以随时打印的，每隔一段时间报销一次，查询起来相当困难。这时候需要电子发票的扫描识别，二维码识别防重复报销解决方案。 二、打印后的发票进行PS再报 中国的PS术，简直就是中国的第五大发明，你懂的！现在有的公司制作的PDF 电子发票是防止编辑和修改的，但打印出来之后，再扫描进电脑进行PS修改，把发票号码，金额等修改了，哈哈，再来报销，如何防止？这时候需要电子发票的防伪验真解决方案。 三、PDF文件多次附件上传报销 电子发票PDF在费用报销系统附件里面上传报销一次，下次再上传附件报销，无法做到重复性检查。这时候需要电子发票PDF进行解析，将发票号码、金额等解析后，防重复报销解决方案。
关于电子发票在报销管理中的应用 什么叫电子发票 电子发票是指纸质发票的电子映像和电子记录。纳税人可以在线领购、在线开具、在线传递发票，并可实现在线申报。去年，国务院发布的《关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》（国发﹝2015﹞53号）中明确电子发票允许作为报销凭证。那么电子发票究竟是如何应用于报销管理中呢？ 电子发票报销管理系统解决方案 在前端，财物无忧与对方电子发票系统进行对接，这时员工在填写报销单后，再选择相应的电子发票信息之后便可提交报销单到领导审批，无需再私下递交发票给财务确认；领导审核之后，再由财务人员进行最后的报销单财务审核和电子发票确认，确认无误后便可进行出纳支付，对于报销支付，财物无忧提供网上支付系统解决方案，即财务人员可选择网上支付（如：网银支付），并自动生成相应的会计凭证。 电子发票应用报销管理的实际意义 1 真正实现报销电子信息化。 一般的报销软件，在员工在线上填写、递交报销单后，还要私下的再把发生报销费用的发票交到财务人员进行发票确认，所以某种程度上还是要耗费一些人力。但电子发票的应用，则彻底解决这个线下递交发票的问题，从而真正实现报销自动化、信息化 2 有效控制报销费用 在有些时候，一些员工可能会利用少量的金额去买大额发票进行报销或者搞些假发票，但是电子发票是固定不能变动的，可以有效的防止员工在发票做文章，从而有效的控制报销费用。 3 有效减轻财务人员负担，财务一身轻松 电子发票的应用，使得财务人员不用再对发票进行私下校验审核，直接在网上确认即可，避免了发票审核出错；结合会计凭据自动生成，财务人员再也不用手动录入凭证，轻轻点击鼠标，即可完成所有事务。至此，财务无忧将不断升级产品为客户提供更加细致周到的软件服务，如果您对此有什么需求或者好的建议欢迎留言。 （欢迎联系我们QQ: 1265730662 微信公众号：ecaiwu)