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事业单位采购流程

XXX单位采购管理制度

为了加强对我局采购工作的管理,提高采购工作效率,有效防范采购风险和预防腐败,特制订本制度。

所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律、法规。采购人员必须忠诚于展馆,以我局利益为最高利益。不绚私情,不谋取个人利益。

一、XXX单位内部采购

(一)一万元以下工程采购

1.项目所属科室上报需采购项目、施工工程项目,并填写项目采购申请单和审批单并注明施工明细、相关要求以及勘查现场联系人电话。

2.采购申请单需经相关科室主任及分管局领导签字同

意后启动采购工作。

3.施工项目实地勘查工作由项目所属科室负责对接。

4.采购管理科和项目所属科室及其他相关人员分别对

施工项目进行多家供应商询价,以保证最终入围供应商不少于三家。所有供应商直接向采购管理科报价,由采购管理科与项目所属科室共同对供应商进行资质初步审核。

5.由采购管理科将三家以上供应商的报价报至局领导

或局务会(千元以下的项目由采购科室分管领导、采购科室、项目所属科室共同研讨,以物美价廉决定最后选择的供应商)。

6.总造价超过千元未达到政府采购标准的工程(工程造价达到政采标准的由项目所属科室提供所有相关材料,采购管理科室严格按照政采文件要求进行推进、对接)由局班子成员、采购科长和项目所属科室主任组成的采购评审小组进行会议研讨,并对所有供应商价格及相关资质进行对比。

7.第一轮研讨后将价格公开给所有供应商,并要求在规定时间内进行二次报价,最后由采购评审小组以质优价廉为前提,以无记名投票的方式(参与投票成员应为单数,如果是双数由采购科室和项目所属科室各出两人进行抽签,抽出一人参与项目评审),最后由采购管理科在会议结束后一小时内发出中标函。

8.会议结束后由项目所属科室与中标方对接,三天之内签订合同,(三天之内不能按时签订合同的甲方有权视为废标,由票数第二的顺延),合同签订后第二天乙方应立即到现场施工。

9.施工期间项目所属科室负责对工程进度、工程质量及其他相关问题把关。

10.供应商施工结束由工程现场技术人员,采购科室主任和项目所属科室主任对施工项目进行验收。

11.验收合格项目结束

(二)万元以上未达到政府采购标准的竞争性谈判。

1.项目所属科室上报需采购项目、施工工程项目,并填写项目采购申请单和审批单并注明施工明细、相关要求以及勘查现场联系人电话。

2.采购申请单和审批单需经相关科室科室主任及分管局领导签字同意后启动采购工作。

3.施工项目实地勘查工作由项目所属科室负责对接。

4.采购管理科室和项目所属科室及其他相关人员分别对施工项目进行多家供应商询价,以保证最终入围供应商不少于三家。所有供应商直接向采购管理科室报价,由采购管理科室与项目所属科室共同对供应商进行资质初步审核。

5.由采购管理科室将三家以上供应商的报价报至局领导或局务会。

6.会议由采购管理科室主持首先由所有竞标商对之前提供相关资料进行确认。

7.由局领导对工程情况进行简要阐述。

8.竞标方逐一介绍公司履历、企业规模、社会信誉及工程案例,然后进行价格调整确定最终报价。

9.由局领导班子成员、采购科长和项目所属科室主任组成的采购评审小组进行会议研讨,听取所有报价后参会人员进行投票。

10.由两名非投票工作人员进行公开唱票(参与投票成员应为单数,如果是双数由采购科室和项目所属科室各出两人进行抽签,抽出一人参与项目评审),最后由采购管理科在会议结束后一小时内发出中标函。

11.会议结束后由项目所属科室与中标方对接,三天之内签订合同,(三天之内不能按时签订合同的甲方有权视为废标,由票数第二的顺延),合同签订后第二天乙方应立即到现场施工。

12.施工期间项目所属科室负责对工程进度、工程质量及其他相关问题把关。

13.供应商施工结束由工程现场技术人员,采购科室主任和项目所属科室主任对施工项目进行验收。

14.验收合格,项目结束。

(三)物品采购制度

1.物品使用科室上报采购计划并填写采购申请单和审批单。

2.采购申请单和审批单需经相关科室科室主任及分管局领导签字同意后启动采购工作。

3.采购管理科室和项目所属科室及其他相关人员分别对施工项目进行多家供应商询价,以保证最终入围供应商不少于三家。所有供应商直接向采购管理科室报价,由采购管理科室与项目所属科室共同对供应商进行资质初步审核。

4.由采购科室把三家或(三家以上)供应商的报价报至局务会,千元以下的项目由采购科室分管领导、采购科室、项目所属科室共同研讨,以物美价廉决定最后选择的供应商。

5.价格超过千元以上由局班子成员、采购科长和项目所属科室组成的采购评审小组进行会议研讨,并对所有供应商价格及相关品牌进行对比。

6.由采购评审小组以无记名投票的方式(参与投票成员应为单数,如果是双数由采购科室和项目所属科室各出两人进行抽签,抽出一人参与项目评审)决定购买哪家物品。

7.供应商将物品送到本单位采购科室和物品使用科室进行验收。

8.验收合格入库

二、XXX单位政府采购

(一)总则

政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金采购依法制订的集中采购目录以内的或采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购业务是行政事业单位经济活动中的一项重要业务。

(二)采购范围

凡是在政府集中采购目录中的项目,年度预算内安排采购资金的,按照相关规定和限额标准组织采购。办理政府集中采购手续。

(三)政府采购流程

1.负有编制部门预算职责的部门在编制下一财政年度

部门预算时,应当将该财政年度政府采购的项目及资金预算列出,报本级财政部门汇总。部门预算的审批,按预算管理权限和程序进行。

2.货物或者服务项目采取邀请招标方式采购的,政采部门应当从符合相应资格条件的供应商中,通过随机方式选择三家以上的供应商,并向其发出投标邀请书。

3.货物和服务项目实行招标方式采购的,自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于二十日。

4.在招标采购中,出现下列情形之一的,应予废标:

(1)符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的;

(2)出现影响采购公正的违法、违规行为的;

(3)投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;

(4)因重大变故,采购任务取消的。

废标后,采购人应当将废标理由通知所有投标人。

5.废标后,除采购任务取消情形外,应当重新组织招标;需要采取其他方式采购的,应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门或者政府有关部门批准。

6.采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:

(1)成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

(2)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

(3)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

(4)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(5)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

7.采取单一来源方式采购的,采购人与供应商应当遵循本法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

8.采取询价方式采购的,应当遵循下列程序:

(1)成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。

(2)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。

(3)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

(4)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

9.采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。

10.采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

采购活动记录至少应当包括下列内容:

(1)采购项目类别、名称;

(2)采购项目预算、资金构成和合同价格;

(3)采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;

(4)邀请和选择供应商的条件及原因;

(5)评标标准及确定中标人的原因;

(6)废标的原因;

(7)采用招标以外采购方式的相应记载。

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