XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX企业标准
档案资料管理制度
1起草与发布
本标准由公司工程部提出并归口。
本标准主要起草人:
本标准审核人:
本标准批准人:
本标准于年月日首次发布。
2目的
本标准规定了公司形成的各类档案,包括:工程档案、物资采购档案、商务合同档案、会计档案、电子档案、人事档案、实物档案等的管理标准。
3适用范围
适用于公司总部及项目部档案资料的管理。
4管理职责
4.1工程部
负责组织对项目部工程档案的形成、整理、移交工作进行检查、盘点。
负责对归档的资料进行编目、录入、贮存。
负责档案室管理,做好档案的借阅和利用工作。
4.2综合部
负责行政公文、函件的收发记录、资料归档管理。
负责公司资质证照的和管理和归档。
负责办公类固定资产资料的管理、整理、移交存档。
负责人事档案的管理、整理、移交存档。
4.3商务部
负责商务资料的管理、整理、移交存档。
负责商务函件的收发记录、资料归档管理。
4.4物资部
负责物资采购资料的管理、整理、移交存档。
负责物资采购函件的收发记录、资料归档管理。
负责公司工程设备、工器具档案资料管理、整理、移交存档。
4.5财务部
负责会计档案的管理和归档。
5管理内容
5.1工程档案
4.1.1归档的工程文件宜为原件。
4.1.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程技术规范、标准和规程要求。
4.1.3工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水等,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4.1.4工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
4.1.5工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。
4.1.6所有竣工图均应加盖竣工图章。
4.1.6.1竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
4.1.6.2竣工图章示例如下图:
4.1.6.3竣工图章尺寸为:50mm×80mm。
4.1.6.4竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。
4.1.6.5利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制峻工图。
4.1.6.6不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。
4.1.7工程文件的立卷
4.1.7.1立卷可采用如下方法:
1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文
件和影像资料等;
2)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
3)竣工图可按单位工程、专业等组卷;
4)竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
4.1.7.2立卷过程中宜遵循下列要求:
1)案卷不宜过厚,一般不超过30mm.
2)案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
4.1.7.3卷内文件的排列
1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、
主体与记录不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、记录在后的顺序排列。
2)图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
3)既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
4.1.7.4案卷的编目
编制卷内文件页号应符合下列规定:
1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。
2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在
左下角。折叠后的图纸一律在下角。
3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内代替卷内目录,
不必重新编写页码。
4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
4.1.7.5卷内目录的编制应符合下列规定:
1)卷内目录式样宜符合本规范附表的要求。
2)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
3)责任者:填写文件的直接形成单位和个人。
4)文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。
5)文件题名:填写文件标题的全称。
6)日期:填写文件形成的日期。
7)页次:填写文件在卷内文件首页之前。
8)卷内目录排列在卷内文件首面之前。
4.1.7.6案卷封面的编制应符合下列规定:
1)案卷封面印刷在卷盒的正表面,同时采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附表的
要求。
2)案卷封面的内容应包括:档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、
共几卷、第几卷。
3)档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
4)案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、
卷内文件的内容。
5)编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者。
6)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
7)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
4.1.7.7案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。4.1.7.8案卷装订
1)案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的
案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。
2)装订时必须剔除金属物。
3)案卷装具一般采用卷盒形式。
4)卷盒的外表尺寸为310mm×220mm,厚度为30mm。
5)内封面采用牛皮纸板封面。
6)卷盒及内封面应采用无酸纸制作。
7)案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
4.1.8工程竣工文件的归档
4.1.8.1在工程竣工验收前,将形成的有关工程档案报建设单位归档。
4.1.8.2工程档案资料至少编制三套,两套(其中一套为正版原件)移交给业主单位,一套报送公司档案室归档。
4.1.8.3移交档案时,应编制移交清单,双方签字(盖章)后方可交接。
5.2文书档案
5.2.1归档原则
凡本公司各部门、单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料均需归档。如会议文件、工作总结、统计报表、收文、发文等。由各部门兼职档案员负责整理,并按规定向档案室移交。
5.2.2归档要求
凡属归档范围的文件材料,文件形成单位的兼职档案员均应作初步的分类整理,并保证文件材料的齐全、系统和完整。归档的文件材料必须是碳素、蓝黑墨水书写的原件或打印件。凡不符合归档要求的,档案人员有权拒收,并督促其完善后再归档。
5.2.3归档时间
办理完毕的文件材料,要求于次年二月底前移交给公司档案室。
5.2.4归档手续
归档时,移交人要填写“档案资料移交清单”,接收人详细清点,认真核对,准确无误后在移交清单上签字。
5.2.5归档范围及保管期限
5.2.5.1凡本单位形成的、具有查考利用价值的文书档案材料,均应按规定归档。详见“文书档案归档范围及保管期限表”。
5.3会计档案
5.3.1归档原则
会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映我公司经济业务的重要史料的证据,具有十分重要的经济价值的和证据作用。公司所形成的会计档案,应由财务部门负责整理、保管。
5.4电子档案
各单位、部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体(移动硬盘和光盘)上。
5.4.1归档电子文件以部门或项目为单位整理。
5.4.2电子档案编号规则
文书类电子档案:“年度—盘号(小流水)”方式进行编号;工程类电子档案;工程代码—盘号(小流水)
5.5人事档案
5.5.1收集范围
5.5.1.1在人事管理工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
5.5.1.2考核、考察、鉴定材料。
5.5.1.3学历、学位及相关材料,专业技术职称评定相关材料,创造发明科研成果相关材料。
5.5.1.4党团组织建设工作中形成的有关材料。
5.5.1.5表彰奖励材料
5.5.1.6处分材料(包括复查材料,免于处分的处理意见)。
5.5.1.7录用、聘用、转业、工资、等材料。
5.5.1.8干部任免、调动材料。
5.5.1.9录用定级、辞职辞退、退休材料。
5.5.1.10健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。
5.5.1.11个人劳动合同。
6档案借阅
6.1借阅档案时,必须填写“文件借阅登记表”,注明借阅单位及期限。
6.2外来单位借阅档案时,应持单位介绍信,写明借阅范围及用途,经公司领导批准,方可借阅。
6.3借阅的档案不得私自拆、散、涂改、转借、复制、违者严肃处理,需摘录、复印时,应经档案员同意后方可进行。
6.4重要的证件,一律不准借出档案室。若有特殊情况,则应经公司领导批准后,方可借阅。
7档案库房管理
7.1库房内严禁存放易燃易爆品及食物,严禁吸烟,做好防盗、防火、防潮、防光、防虫、防磁、防污染工作。库房内消防器材要定期检查,经常保持完好。
7.2保持库房清洁卫生和通风良好。
7.3非本室工作人员严禁进入库房和私人会客,工作人员下班前要检查门窗是否关好及电
源是否切断等。
7.4工作人员对新增加和借出的档案要进行必要的加工整理和清点核对,及时入库。
7.5工作人员工作变动时,要由档案主管负责监督、交接双方认真清点核对,及时办理交接手续。
档案归档范围及保管期限表
档案资料移交清单
案卷外、内封面格式档号
案卷题名
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
卷盒、卷夹封面(卷外封面)310×220
卷内封面297×210
案卷脊背格式
D=20、30、40、50mm
尺寸单位统一:mm
卷内目录
档号
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2017-8-23发布 2017-8-23实施