第六章网络采购
1、采购付款业务循环流程和控制
采购和付款业务循环流程：
?处理订单；
?验收商品；
?确认债务；
?处理和记录价款的支付。
采购和付款业务循环内部控制使用的基本文件：请购单、订单、验收单、卖方发票、借项通知单、付款凭单。
2、采购伦理道德法律和杜绝采购回扣现象的措施
采购人员必须关心代理权力的两个方面：明确权力范围；明确活动范围。
三分一统：市场采购权、价格控制权、验收权三权分离，结算付款统一管理。 三统一分：统一采购验收、统一审核结算、结一转账付款，费用分开控制。 三公开两必须：
采购品种、数量和质量指标公开；
参与供货的客户和价格竞争程序公开；
采购完成后的结果公开；
必须在货比三家后采购；
必须按程序、按法规要求签订采购合同。
五到位一到底：每一笔商品都必须有5个人的签字（采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人）；负责到底。
全过程、全方位的监督制度：全过程监督指采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督，9个需要进行监督的环节（计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用），重点在于制定计划、签订合同、质量验收、结账付款4个环节；全方位监督指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下。
3、采购协议的基本内容：①交货地点、②包装及运输方法、③付款方法、④采
购标准、⑤遇上不可抗力因素的处理、⑥违约责任。
4、网上采购的一般流程
采购申请主要通过Intranet进行传递。
目前，国际流行的网上采购数据传递途径主要包括人工向供应商发送电话或纸质文件、传真订购；向供应商发送电子邮件订单；向供应商的站点提交订单；门户网站招标；与供应商基于相同的ERP系统的集成；电子交易平台等几种形式。 电子交易平台为买方和卖方提供了一个快速寻找机会、快速匹配业务和快速交易的电子商务社区。
5、新商品的网络采购流程
市场营销观念认为，产品是一个整体概念，包括3个层次：“核心产品”，顾客所追求的基本效用和利益；实体产品，品质、款式、品牌、包装等；附加产品，售后的运送、安装、维修保证等服务。
只要是产品整体概念中任何一部分的创新、变革与调整，都可称之为新产品。6、供应商选择的阶段及其选择方法
供应商选择阶段：内部需求阶段、供应商选择阶段、谈判和选择阶段。
内部需求阶段：①确认业务需求、②用户需求确认、③利用网络工具进行采购信息的收集以产生潜在供应商列表。
供应商选择阶段：将内部需求和组织要求与市场院上相关供应商的能力相对照；评估供应商的回应；分析必要的需求；建立最佳候选名单；详细的供应商分析和REP分析；确认最终名单。
谈判和选择阶段：准备谈判策略；确定合同重要条款；谈判策略；合同条款的确认；选择最后供应商；合同处理；实施所选产品。
7、招标采购的流程
招标采购的流程可分为发标、开标、决标和签订合约4个阶段。
8、评价供应商
考核指标：价格、品质、交期交量、配合度（服务），以百分制形式计算得分。
品质包括批退率、平均合格率、总合格率。
交期交量：准时交货率、逾期交货率和逾期率。
(一)网络采购概述
网络采购：因特网发布采购信息、接受供应商网上投标报价、网上开标以及公布采购结果的全过程。
网络采购的主要目标：成本低、数量大或影响业务的关键产品和服务订单实现处理和完成过程自动化。
网络采购是大势所趋，无订单采购和无票据自动结算将是网上采购的最佳形式。
网络采购与传统采购的最主要区别就是网络采购采取现代计算机网络的技术，把采购项目的信息公告、发标、投标报价、定标等过程放在计算机上来进行的，采购相关的数据和信息实现了电子化方式。
网络采购的优点：
?大大减少了采购所需的书面文档材料，降低了采购成本；
?利用网络开放性的特点，保证采购质量；
?电子化评标；
?促进企业采购的信息化建设；
?更加规范采购程序的操作和监督，大大减少采购过程中的人为干扰因素。(二)互利共赢的供应商质量管理与控制
采购的商品质量与供应商的质量管理水平和质量保证能力是密切相关的。
选择合格的供应商是采购的首要工作，是进行质量管理的重要环节。
合格的供应商是就是要提供合格的产品、按时交货、满足数量的要求、价格合理、服务周到。
了解供应商是否具备合格能力：
?根据供应商的信誉对比类似产品的历史情况；
?根据供应商提供的样品进行评价来选择供应商；
?对供应商的能力进行现场调查和评价来选择供应商；
?根据是否取得有关质量认证机构的质量体系认证来选择供应商。
(三)网上采购的模型及模块功能设计
现阶段网上采购的重点应放在企业的信息流和资金流的有效集成上。
网上采购模型通常包括采购申请、采购审批、采购管理3个功能模块。(四)新商品引进的控制
新商品引进的控制管理关键是建立一系列事前、事中和事后的控制标准。(五)采购商品质量管理与控制的内容、依据及保证措施
采购商品质量管理与控制主要有3个方面的内容：供应商管理与控制；进货检验；采购物流过程中的质量管理。
供应商质量管理与控制是重点和难点。
一个企业若能将1/4的质量管理精力花在供应商管理上，商品质量通常可以提高50%左右。
采购质量管理与控制的依据主要体现在两个方面：技术标准、市场标准。 市场标准是能否满足消费者需求是采购商品质量的首要的、根本的依据和标准。
采购商品质量管理与控制的措施：
①选择合适的供应商；
②确定在处理同供应商之间的关系中有关的质量标准；
③严格按技术规程、工艺文件认真选购；
④制定保证与验证供应商的产品质量的正式程序；
⑤建立双程多线交流沟通制度；
⑥规定查明差错和采取纠正措施的办法；
⑦建立采购质量档案、进货质量记录制度；
⑧对供应商进行质量监督与评级。
在保证商品质量的同时，还要正确处理质量与成本、供应、服务等要素之间的关系。
正确处理好质量与成本的关系，最常用的方法是“性能价格比”。
正确处理好质量与供应的关系，对采购大批量商品，如提出过高的质量要求，可能会导致供应商供应周期过长，严重时会导致缺货。
正确处理质量与销售服务的关系，企业商品的质量问题导致退货频繁发生，不仅使企业在用户心目中印象较差，而且给售后服务带来麻烦，增加服务成本。
正确处理好质量与采购规格之间的关系。
为了保证采购商品符合质量要求，企业采购部门在采购商品时，要据申购部门提出的具体质量要求和规格，编制采购质量文件，向供应商提出适当、明确、具体的要求，并让供应商充分地理解这些要求。
(六)供应商调查
供应商调查：对老供应商进行调查；对新供应商进行调查；进行直接调查；
样品、小批量试用的鉴定与审核。
调查的重点应侧重于工序控制、员工培训和资历考核等方面，要善于利用社会性的数据库；最好事先编制调查表，寄发给被调查的供应商。
调查表的主要内容包括：经营管理总体情况；质量控制；人员；成果。
调查表的内容应尽量全面、具体，尽量用数据或量值进行表达。
主要审核内容包括：设计资格审核；供货质量的审核；供应商的质量管理体系以及质量控制能力的审核。
制造资格审核就是到供应商现场进调查、实地考察，对供应商的能力作出评价。
审核内容：管理能力、技术能力、运用质量控制工具和手段的能力。
供应商未通过ISO9000标准的质量认证或其他的质量认证，并不意味着其没有质量管理体系，只要企业对关键要素和过程控制良好，产品质量能达到要求，也能成为企业的供应商。
样品鉴定应符合技术规范的要求，遵循技术标准，该标准可直接采用国际标
准、国家标准或行业标准。
样品的质量符合要求，并不代表小批件的质量也符合要求。
供应商的选择除了考虑质量要求以外，还要考虑价格、信用、管理水平等因素。
同一商品的供应商数目应根据商品的重要性程度和供应商的可靠程度而定，一般可以保持2～3个。
(七)报价采购
报价采购的责任与约束力要视合约内容而定。
报价的种类：确定报价、条件式报价。
确定报价是指在某特定期限内才有效的报价。
确定报价目前是国际贸易中最普遍的一种报价。
条件式报价的形式：无承诺的报价、卖方确认的报价、可以先销售的报价、买方同意的报价。
可以先销售的报价对卖方较有利。
买方对于报价单内容一旦接受，则事后不得将它退回或毁约。
报价单所列附带条件经接受后则不得撤回。
报价单的有效期必须以报价送达对方所在地时始生效。
尽可能在采购订单上注明价格。
在确定邀请哪些公司来投标后，向它们发出一般性邀请信，在信中注明所有必要的信息：对商品或者项目的完整的说明、商品或者项目预定完成的时间以及发出投标的期限。
对投标价格信息保密与所有采购者在实践中必须面对的一个问题，即确定报价。
确定报价强调了交易中的质量和服务因素，以其代替了价格因素。
(八)招标单的特性、格式和最有利的投标确定
在整个招标采购的过程中，最重要的是标单的制定。
理想的标单必须具备三原则：具体化、标准化、合理化。
标单的格式：三用式标单、两用式标单。
三用式标单：招标单、投标单、合约3种。
在整理所有供应商的投标书及细目时，常常用到投标分析表。
习惯上往往开出最低价格的投标书。
获得投标价格的目的是为了得到最低的价格。
提供所需要的具体规格的目的是为了获得同样的商品和服务。
(九)供应商评价管理的目标
在今天，供应商的交货、商品质量、库存水平对企业的影响越来越大，并直接影响到采购的效率。
供应商评价管理的具体目标：
①获得符合企业总体质量和数量要求的商品和服务；
②确保供应商能够提供优质的服务、商品及及时的供货；
③力争以低的成本获得优良的商品和服务；
④淘汰不合格的供应商，开发有潜质的供应商；
⑤维护和发展良好的、长期稳定的供应商合作关系。
(十)供应商评价管理的主要内容：
①供应商是否遵守公司制定的供应商行为准则；
②供应商是否具备良好的售后服务意识；
③供应商是否具备良好的质量改进意识和开拓创新意识；
④供应商是否具备良好的运作流程、规范的企业行为准则和现代化企业管理制
度。
供应商行为准则是企业对供应商最基本的行为约束，也是二者保持合作关系的基本保障，这是进行供应商评价的首要内容。
供应商评价指标体系是企业对供应商进行综合评价的依据和标准。
(十一)供应商评估的控制要点：
①供应商的初选及选择条件；
②供应商的品质保证能力的调查；
③供应商的样品品质鉴定；
④供应商评估内容及步骤的确定；
⑤供应商评估结论的审核与批准；
⑥合格供应商的批准；
⑦合格供应商档案的建立；
⑧合格供应商的供货情况定期监督与考核；
⑨根据供应商定期考核情况，进行优胜劣汰或辅导；
⑩监督以及发现问题的处置。
注：供应商综合评价指标体系涉及众多影响评价供应商的因素，价格因素仅仅是其中比较重要的因素之一。