商务礼仪）商务会议礼仪
商务会议礼仪
知识点
掌握公司会议的工作流程了解会议准备的内容掌握会议座次安排的原则了解商务谈的礼仪规范
职业素质
组织能力
策划能力
协调能力
沟通能力
公司会议
公司会议的工作流程安排工作会议的会前工作流程工作会议的会中工作流程工作会的会后工作流程
会务工作流程图（会前）确定会议主题和议题——确定会议名称——确定会议规模和规格——确定会议时间和会期——明确会议所需设备和工具——明确会议组织机构——确定和会者名单——选择会议地点——安排会议议程和日程——制发会议通知——制作会议证件——准备会议文件材料——安排食住行——制定会议经费预算方案——布置会场——会场检查会务工作流程图（会中）报到及接待工作——组织签到——做好会议记录——会议信息工作——编写会议简报或快报——做好会议值班保卫工作——做好会议保密
工作——做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）安排和会人员离会——撰写会议纪要——会议的宣传报道——会议总结——催办和反馈工作——会议文书的立卷归档会议准备工作指导会务工作的原则：准备充分组织严密服务周到确保安全
会前准备工作
1 、确定会议主题和议题要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。2、确定会议名称
会议名称壹般由“单位+ 内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。
3 、确定会议规模和规格本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次4、确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应和会议内容紧密联系。
5 、确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议均需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2 ）特殊用品是指壹些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、
秘书组、文件组、接待组、保卫组。
7 、确定和会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。
应根据会议的性质、议题、任务来确定和会人员。
8 、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程和日程会议日程是指会议于壹定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，且冠以序号将其清晰地表达出来。
10 、制发会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、和会人员、议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式
通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
11 、制作会议证件会议证件（3 类）会议正式证件（代表证、出席证、列席证、来宾证）旁听证会议工作证件（工作证、记者证、出入证）会议证件的内容有会议名称、和会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件仍贴上本人照片，加盖印章。
12 、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、
主题方案、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
公司大小型会议中尊位及位次排序方法小型会议的俩种尊位及位次排序的方法大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排小型会议室
椭圆形
回字形
Ｔ字型
长方形
中型会议室
半圆型、课堂型。
大型会议室
礼堂型、众星拱月型。
会场的布置
①主席台主席台的布置壹是对称；二是要简化。主席台的座次壹般是职务最高的居第壹排正中，然后先左后右，由前至
后的顺序依次排列。
②场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。
③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气
味、旗帜、花卉。
主方谈判的接待准备
（1）主座谈判的接待准备主座谈判，作为东道主壹方出面安排各项谈判事宜时，壹定要于迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。
①成立接待小组
成员由后勤保障（食宿方面）、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组
成，涉外谈判仍应备有翻译。
②了解客方基本情况，收集有关信息可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及壹行人数，以作食宿安排的依据。
掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。
③拟订接待方案
根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待计划和日程安排表。日程安排仍要注意时间上紧凑。
日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，待客方无异议确定以后，即可打印。
如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可于客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放于客方成员住房的桌上。
主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的
宴会或招待会，客方谈判代表于谈判期间的费用通常均是由其自理的。
（2）主座谈判迎送工作主方应确定和客方谈判代表团的身份、职位对等。准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员均应先于客方到达指定地点迎候
主方应主动到机场、车站、码头迎接，于到达前15 分钟赶到。对于客方身份特殊或尊贵的领导，仍能够安排献花。
迎接的客人较多的时候，主方迎接人员能够按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。
如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐于其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。
（3）谈判室的布置和座次安排
①谈判室的选择和布置谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。
小规模谈判仍可于会客室，有条件的话最好安排二三个房间，壹间作为主要谈判室外，另壹间作为双方进行内部协商的密谈室，再配壹个休息室。
②谈判桌摆放及座次安排长方形或椭圆形.
横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方。竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方
双方主谈人（首席代表）各于己方壹边的中间就坐，译员安排于主谈人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别于主谈人俩侧就坐。
圆形
多边谈判壹般采用圆形谈判桌（见图9—3），国际惯例上称为“圆桌会议”。
马蹄形小型的谈判，也可不设谈判桌，直接于会客室沙发上进行，双方主谈人于中间长沙发就坐，主左客右，译员于主谈人后面，双方其余人员分坐俩边（见图9 —4）.
（4）客座谈判的礼仪“入乡随俗、客随主便”，对壹些非原则性问题采取宽容的态度，以保证谈判的顺利进行。
明确告诉主方自己代表团的来意目的、成员人数、成员组成、抵离的具体时间、航班车次、食宿标准等等，以方便主方的接待安排。