1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
2、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
3、术语和定义
3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公
关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活
动。
4、职责
4.1综合部
4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档
案管理和项目档案管理。
4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；
4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公
司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的
利用效率，促进信息传递和沟通；
4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
4.2各职能部门
4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利
用、归档；
4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部；
4.2.3向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。
4.3各部门经理
4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4.4综合部分管副总/常务副总
4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。
5、工作程序
5.1档案资料的收集
5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进
行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交
目录》每季度向档案室移交。
5.2归档范围及移交时间（见附表一）
5.3档案资料的标识
5.3.1综合部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资
料编号，编号规则见公司档案管理规定。
5.4档案资料的日常管理：
5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，
以便检索利用。
5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，
整齐排放在文件／档案柜中。
5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电
脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
5.5档案室档案借阅
5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。
a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。
b)机密类：机密档案需经综合部分管领导及常务副总批准。
c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。
5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限
在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关
领导批准；
5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交
还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、
调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方
能借阅，但不能将档案带离档案室；
5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，
对摘抄的材料要进行审查、签章。
5.6档案销毁
5.6.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目
录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
5.6.2执行销毁任务时，必须由综合部经理和行政兼档案管理员组成的监销人
员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目
录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
6、档案管理细则
6.1档案资料的归档范围
6.1.1公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
6.1.2公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命
令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
6.1.3本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
6.1.4公司领导的批示、指示等；
6.1.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、
会议简报、会议记录等；
6.1.6反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
6.1.7公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
6.1.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
6.1.9本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司
员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
6.1.10本公司发布的各类广告、宣传材料；
6.1.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、
录像等；
6.1.12公司项目建设全程档案；
6.1.13员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或
形成的档案资料；
6.1.14财务档案资料；
6.1.15各种实物档案；
6.1.16质量管理体系相关文件资料;
6.1.17其他具有利用和保存价值的文件资料。
6.2档案资料的归档要求
6.2.1归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正
式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。
6.2.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二
份原件存档。所有文件均应附底稿。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。
6.2.3声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录
者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
6.2.4电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储
设备信息的备份工作。
6.2.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须
原件归档，并保持其完好无损。
6.3档案资料的归档主体
6.3.1综合部负责公司服务器数据的备份和归档，指导公司其他部门的电子声像
的归档管理。
6.3.2各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的归档和管
理。
6.3.3运营管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的
归档。
6.3.4承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）
等会议文件的收集归档。
6.3.5承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。
6.3.6员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。
6.3.7其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附
件一）。
6.4档案资料的归档时间
6.4.1即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
6.4.2定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；
6.4.3电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保
管。
c)每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，
综合部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
d)每周备份公司OA系统和服务器的数据，每半年归档一次。
e)每周备份个人电脑文件，每年归档一次。
6.4.4归档保存期限
文件保存期限依下列规定办理：
a)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；
（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）
不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经
核定须永久保存的文书。
b)长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事
业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。
c)短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存
的文书；（3）结案后无长期保存必要者。
d)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
6.5档案交接
6.5.1部门内档案交接
a)员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负
责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。
b)部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，
由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。
6.5.2档案移交公司的流程
a)经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；
b)公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的
档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）
签字，双方各保存一份；
d)档案管理员按公司档案保管要求整理建档。
6.5.3档案交接审核要求
审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：
a)正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；
b)文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；
c)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
6.6档案保管
6.6.1建档立卷
一、档案分类
a)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、
部门分类。
b)档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在
第二级之后增设第三级“小类”。
c)同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一
个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷
次”编号，以便查考。
d)每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，
并以每一案一个“目次”编号为原则。
二、案件编号
a)档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性
质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用
视案件多少，及增长情形斟酌决定。
c)档案分类各级名称经确定后，应参照“档案分类编号表”（待编），将所
有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
d)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多
时，随时增补之用。
e)档案分类及编号的增补、修订等由综合部结合工作和部门要求，组织实
施修订。任何部门和个人不得随意修改。
三、案卷编号
a)新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目
次顺序，以此来编列档号。
b)档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
c)档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应
先确定其主要类别，再编列档号。
d)档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左
上角；左方装订者则填写于右上角。
e)建立“归档案卷目录”（附件五）存于案卷盒内，便于查阅。
6.6.2档案整理
a)归档文件，应依目次号顺序以件为单位，采用“包角法”整理，以便翻
阅。
b)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
6.6.3文件整理的原则
a)中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文件则以左方装订为原
则；
b)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐
钉牢；
c)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其
整齐划一。
6.6.4档卷清理
a)档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规
定清理一次，已到保存期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目
录表附注栏内注明销毁日期。
b)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应
将“收（发）文登记簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分销
毁的日期。
6.6.5安全措施
a)科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，
档案室须安装保险锁。
b)严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊畅通无阻，
必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时
抢修，防止短路引起火灾。
c)定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导
报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。
d)档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人
员，未经批准不得进入档案室。
e)严格执行《保密管理制度》所要求的保密措施，保证档案信息的安全。
6.7档案利用
6.7.1档案开发
a)公司档案管理员负责根据档案建档保管要求，汇总编制并每月更新公司
档案目录，同时在公司部门负责人及以上人员内共享该目录。
b)部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每月更新和汇总到公司档
案管理员处，同时在部门内部共享该目录，
6.7.2调用审批
a)各部门经办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件七）
经部门负责人核准、综合部批准后向档案员调阅。
b)档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案，
将档案交与调卷人员。
c)在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经综合部
负责人批准。
d)档案归还时，经档案员核对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上
予以核销。如发现遗失或损坏时，应立即报告公司领导。
6.7.3调卷/借阅管理
a)“调用单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情
形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。有关合同档案按合
同管理办法执行，原则上不予调阅已归档合同。
b)调卷人员不得擅自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必要调整、
变更部分内容时，须阐明原因，经总经理批准后，由档案员负责处理。
c)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案
时，应在前一调卷人归还后，再调阅。如调卷人员未按时归还，档案管
理员填写“阅档催还单”（附近六）催调卷人限期归还。
d)调阅档案须与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案卷，应经总经
理同意。
e)外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但
不能将档案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，
对摘抄的材料要进行审查、签章，严防公司商业机密外泄。
f)各部门可提前向综合部发出需借阅的文件资料清单等，按程序办理借阅
手续。
6.7.4档案的销毁
a)任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
b)保存期满或者在保存期内无需继续保存的档案，应及时予以废除或销
毁，废除或销毁程序必须经有关部门合议，报总经理批准，由总经理办
公室执行。
c)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须按《保密管理制度》规定的程序
确认无误后方可销毁。
d)经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人
监督销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁
清册永久保存。
6.8罚款
6.8.1各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，综合部给予责任人通
报批评一次。
6.8.2经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，综合部给予责任人通
报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人200元/次。
6.8.3部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并
扣罚经办人和部门负责人各500元。
6.8.4档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急程度，给予经办人及其直接领导
通报批评一次，并各扣罚300－1000元。
6.9附则
6.9.1本办法由公司综合部制定并负责解释。
7、公司图书资料管理制度
7.1行业规范、政策法规、管理与技术等工具资料的购买，由员工提出，经部
门经理汇总后报总经理审批，然后由综合部统一订购。
7.2期刊、杂志等的订阅，由综合部汇总各部门征定清单，报总经理审批后向
有关发行部门订购。
7.3购回的图书等资料由综合部专人负责登记、盖章、分类编号，统一保管。
7.4凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。
7.5期刊、杂志等图书资料由综合部安排专人管理，用完收存。
7.6工具类图书资料可长期借阅；其它类的图书资料借用期不得超过一个月，
如需续用的，应补办续借手续。
7.7员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。
8、支持性文件
无
9、相关记录
9.1《文件（合同）管理记录目录》
9.2《文件档案移交目录》
9.3《档案借阅审批单》
10、附件
10.1附件一、各部门档案归档范围
10.2附件二、建设项目报批报建文件目录
10.3附件三、档案移交清单表
10.4附件四、受控文件清单表
10.5附件五、归档案卷目录
10.6附件六、档案催还单
10.7附件七、档案调用单
10.8附件八、归档文件目录
文件（合同）管理记录目录
记录编号:
移交目录
记录编号:
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执壹份。
档案借阅审批单
记录编号: 日期：
附件三
档案移交清单表
受控文件清单
归档案卷目录
阅档催还单
同志：
您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。
档案室
年月日
文件档案管理制度流程(7篇) 文件档案管理制度流程(7篇) 在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！ 文件档案管理制度流程篇1 一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、资料的收集与整理 1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。 六、资料的分类与归档 1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。 2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅 1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 4、档案借阅者必须做到： ①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 ②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。 4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。 文件档案管理制度流程篇2 1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。 2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。
电子文件档案管理规范 （ISO9001：2015） 1主要工作依据 1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002 1.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008 1.3《公司音像档案管理办法》 2基本术语 2.1电子文件 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 2.2归档电子文件 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 2.3背景信息 指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 2.4元数据 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处
理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据 2.5电子档案 直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。 2.6真实性 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 2.7完整性 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 2.8有效性 指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3管理职责与要求 3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。 3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。 3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、
积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。 3.2管理要求 3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。 3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。 3.2.3信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储(刻录)到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。 3.2.4电子文件归档光盘的形成部门，应填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。 4归档要求 4.1归档范围 电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1综合部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部； 4.2.3向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4综合部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1综合部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资 料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经综合部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
档案工作八个流程 档案工作，有狭义解释和广义解释之分。从狭义上说，档案工作是指管理档案和提供档案信息为各项社会实践服务的一项专门业务。从广义上说，包括档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案专业教育、档案科学技术研究、档案宣传出版、档案国际交往活动等。 (1)档案的收集。是档案室和档案馆接收和征集档案的总称。包括档案室对本单位归档案卷的接收，档案馆对现行机关或撤销机关移交档案的接收、对社会人士捐赠档案的接收、对分散在社会上的珍贵档案的征集。档案收集的任务，是解决档案分散状况与保管、利用档案要求合理集中的矛盾，只有“化分散为集中”，才便于保管和利用。 (2)档案的整理。是将零散文件分门别类地组成档案有机体的一项工作。包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面的编制、案卷的排列、案卷目录的编制等一系列工作程序。档案整理的任务，是解决档案零散状态与保管、利用档案要求系统化的矛盾，只有“化零散为系统”，使档案由无序状态转化为有序状态，才便于保管和利用。 (3)档案的鉴定。指档案保存价值的鉴定，是鉴别档案价值的大小、确定档案保管期限、决定档案保存与销毁的一项工作。档案鉴定的任务，是解决档案的量大质杂与保管、利用档案要求优质化的矛盾，只有“化质杂为优质”，淘汰档案中的无用部分，存留其有用部分，才便于保管利用。
(4)档案的保管。是保护档案的安全、延长档案寿命的一项工作。包括档案保护技术工作和库房管理工作。档案保管的任务，是解决档案的易损性与社会要求长远保管和利用档案的矛盾，只有最大限度地增长档案原件的寿命，或者通过缩微复制保护档案信息，使之久传，才能保证社会长远利用。 (5)档案的编目。又称档案检索。是对档案内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排成为各种目录的工作过程。包括馆藏目录、检索性目录和介绍性目录的编制。编目工作的任务，是解决档案数量庞大、内容复杂和利用者对档案信息特定需求之间的矛盾。各种档案目录可帮助利用者了解馆藏档案的内容和成分，检索到所需要的档案信息，也用于档案馆(室)的档案管理。 (6)档案的编研。指档案馆(室)的编辑与研究工作。包括编辑档案文献汇编、编写综合参考资料以及参加编史修志等。其主要任务是：按照一定的选题，将重要的档案编辑成为文献出版物，如档案史料汇编或丛编，重要文件汇编或政策法令汇编，以及科学技术资料汇编等；或者将档案信息浓缩化、系统化、编成大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题概要等，便于不同利用对象的利用。 (7)档案的提供利用。亦称档案信息的输出。是通过多种信息传输渠道和媒介，将档案信息传递给利用者的工作过程。它是档案工作为各项社会实践服务的直接体现，它把档案的作用由可能性变成现实性，通过它可以把档案工作搞活，把档案这种“死材料”变成“活材料”，在各项社会实践中发挥作用。
档案管理的六大步骤 档案管理是一个组织内部的管理过程，涉及到对所有记录、文件和资料的收集、处理、存储和保护。档案管理的重要性越来越被人们所认识，特别是对于企业、政府机构、学校等机构来说，档案管理是其日常运转的重要组成部分。本文将介绍档案管理的六个步骤，来帮助读者更好地了解和实践档案管理。 一、收集资料 档案管理的第一步是收集所有需要分类、归档和保护的资料。这个过程需要明确需要收集的内容、来源、时间和地点等信息，同时需要对文件进行编号，以便于后续处理。需要注意的是，分类必须准确无误，以便于后期查找和利用。 二、分类归档 收集完所有需要归档的资料后，就需要进行分类和归档了。分类和归档的过程要遵照一定的规则和原则，如：文件按照内容或者类别进行分类归档，按时间先后顺序进行编号，建立档案一定要按照时间顺序进行归档等等。在这个过程中还要注意防止归档的文件遗失、误放或被盗窃等，需要加强保密措施。 三、建立索引 建立索引是档案管理的重要环节，它可以方便我们快速地查找和利用档案。建立索引的主要方式是通过分类、编号、时间等主要元素对档案内容进行描述和索引，以便于快速查找，避免耗费大量时间和精力查找特定档案。 四、保存档案
高质量的档案管理需要精心保护档案。保存档案需要制定一些标准和规定，以便于在档案保存的过程中保持档案的完整性和可读性。在保存档案时，应采取防潮、防晒、防火等措施，以确保档案不被腐烂、变形或损坏。 五、销毁档案 档案管理也考虑到了档案的生命周期和保密等问题，某些档案到了使用期之后，需要进行销毁。档案销毁需要遵循一些特定的规定和标准，以确保相关信息是得到完全摧毁的。需要注意的是，销毁档案是一项敏感的操作，需要在保密的前提下，严格遵守法规和规章制度。 六、档案利用 档案管理的最终目标是使档案得到更好的利用。在使用档案的时候，可以通过索引和查阅服务来快速地找到所需的档案，以满足机构和组织的需要。需要强调的是，档案利用必须遵守相关的法规和保密方针，同时要注意保护档案的完整性和机密性。 综上所述，档案管理涉及到多个步骤，项目繁多，因此 需要建立有序、科学的档案管理流程。通过这些步骤，我们可以更好地保护和利用组织内的档案，提高工作效率和安全性。
档 案 工 作 八 个 流 程 20 年月日A4打印/ 可编辑
第1章单位档案管理 单位档案管理是文秘日常工作的一部分。文秘档案管理工作包括文件归档整理、档案文件的收集、纸质和电子文档的归档、档案的保护技术等。单位档案是单位历史活动的证据，做好单位档案管理工作可以为日后查询单位历史活动信息提供有用的资料，有利于提高我国企事业单位的发展竞争力。 1.1文件归档整理 文件归档整理工作首先要了解档案管理工作的内容，掌握文件归档的基本原则与基本程序。明确哪些档案是需要归档的，并按照一定的文件归档整理程序对文件进行归档。 1.1.1 档案管理工作的内容 档案管理工作的内容包括七个方面：档案收集、档案鉴定、档案整理、档案保管、档案检索、档案信息开发、档案统计。 1. 档案收集 档案收集工作具体是指为了保证单位档案的完整性和积累本单位宝贵的档案财富，实现单位档案由零散的碎片化档案转向集中归类的档案的管理。档案收集是档案管理的前期准备工作，是档案资料保存和进一步查阅的基础工作。 2. 档案鉴定 在传统档案管理工作方面，档案鉴定泛指鉴定档案的真假。但现代意义上的档案鉴定更多的是关注档案相对重要和次要的价值区分，对有重要价值的档案做到妥善保管，从而恰当分配人力、物力和财力的支出。 3. 档案整理 档案整理主要指的是按照一定的归类原则，对档案进行全宗卷的区分、排列、组合以及编目等工作。档案整理工作使档案由分散凌乱的信息转化为系统有序的信息，使复杂的、数量繁多的文档变为系统条理的档案，为档案的检索和档案系统的利用打下了坚实基础。
4. 档案保管 档案保管的目的在于保证档案信息的安全与完整。档案保管的内容涉及两个方面，一是避免各种损害档案信息的现象和行为发生，二是实现档案信息存储的有序性。档案保管工作实现了档案使用的长久性与便捷性。 5. 档案检索 档案检索是指查找存储档案信息的过程。目前，档案检索已经实现电子化检索，并且提供了查找档案的多种手段和方式。通过档案检索可以实现查找档案的多途径与多形式。 6. 档案信息开发 档案信息开发的目的在于发现档案的价值和作用。档案开发是为了满足用户的特定需求，开发特定的渠道，通过特定的方式和特定的方法将客户所需要的档案传递给客户。在我国，档案信息开发过程中的重点工作是“档案编研”。“档案编研”就是在客户具体需求的基础上，按照特定的专题、方法与体例对档案文献进行编辑的过程。档案信息开发一方面能够满足档案管理的社会需求，另一方面也有利于发现档案的内在价值，延长档案的使用期限。 7. 档案统计 档案统计指的是对档案数量进行搜集、统计、整理和分析的过程。通过档案统计可以实现档案管理人员对档案整体情况的摸底，进而总结出档案管理工作中的不足与成绩，不断提高档案管理的有效性和水平。 1.1.2 档案管理的原则 档案管理要遵循以下三个原则。 1. 统一领导，分级管理 全国性质的档案管理工作应当由各级党委和政府负责，并且各级档案行政管理机关负责档案的具体归档和保管工作。企业档案必须由本单位的档案管理部门专门集中进行保管。特别值得注意的是，如果单位档案中存在具有特殊历史意义的档案，还应当转移交付给同级地方政府档案馆，不得占为己有。
档案管理工作流程 详细工作采集各部门、分企业的文书档案 流程图 详下发通知→审查→接收→存档→没有准时移交的部门向上司领导报告→上司领导督办→移交完成 细 对于此流程图的解说 工档案室每年1 月份下发通知，要求各部门、分企业移交前一年的文书类资料，各部门、分企业秘书依照要求填写移交清单，作 经部门领导署名确认。档案室秘书对移交清单进行查对，切合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。 流 如没有准时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完成。 程 详细工作对企业全部文书资料进行整理 流程图 详 采集→分类→组卷→录入卷内目录→编写模卷题名→装订 细 对于此流程图的解说 工 作采集企业及分企业全部文书资料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写模卷题名，最后装订成册。 流 程
详细工作文件借阅 借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原由、借阅人、借阅部详 门、借阅日期、送还日期—借阅部门主管领导署名—持署名齐备的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编 细 号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未送还目录中登记—已到借阅估计 工 送还日期,档案室电话通知其送还或办理续借—文件送还时检查能否完好无损，完好无缺,档案室在实质 作 送还日期中写明送还日期,注销其借阅手续—档案室将送还文件整理归档 流 程 详细工作合同接收 详到董办接收合同—档案室秘书依照合同类移交表对合同进行查对— 手续完好署名接收——档案室对合同进行存档并下发相细关部门 工 接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完好性；2、走特事特办的合同在奏效后且下发到各个部门，但经办部 作 门需后补手续。 流 程
档案保管流程 档案保管是一个组织或机构必备的重要工作，它涉及到信息的整理、归档、存储和检索等环节。在现代社会中，各个领域的档案都承载着 重要的历史、文化和信息价值，因此保管档案的流程显得尤为重要。 下面将介绍一种常见的档案保管流程。 1. 档案材料归集 档案保管流程的第一步是归集档案材料。当机构或组织产生或收集 到新的档案材料时，首先需要对这些材料进行归集。这包括收集和整 理文件、文件夹、纸质文档、电子文件等各种形式的档案材料。在归 集的过程中，可以按照一定的分类标准对档案进行初步的分类和整理。 2. 档案分类与编目 归集完档案材料之后，下一步就是对档案进行分类与编目。档案分 类是指根据档案的性质、用途、部门或业务等方面的要求，将档案材 料划分为不同的类别。比如可以按照文件类型、日期、主题等进行分类。而档案编目则是为了方便档案的检索和管理，给每个档案材料赋 予一个唯一的编号或代码，以便于进行标识和查找。 3. 档案存储与保护 档案的存储与保护是档案保管流程中非常重要的环节。首先，档案 应该放置在安全、干燥、通风良好的地方，避免受到湿气、灰尘等有 害因素的侵害。其次，档案存放的环境应该具备恒温、恒湿等保护措施，以避免档案材料因温度、湿度的变化而受到损坏。此外，还可以
采取一些物理和电子安全措施，如防火、防盗、备份等，以确保档案 的安全。 4. 档案检索与利用 档案的存储并不只是为了长期的保管，更重要的是为了方便档案的 检索和利用。在档案保管流程中，建立档案检索系统是一个关键步骤。可以采用不同的方式，如面向机构内部的档案数据库、目录索引、关 键词搜索等，使档案的查找和利用变得更加便捷。当有需要时，可以 按照指定流程、填写申请表格等方式来申请档案的使用，以保证档案 的安全和完整。 5. 档案审定与销毁 档案审定与销毁是档案保管流程的最后一步。当某些档案已经达到 了法律、政策等规定的保管期限，且不再具有利用价值时，可以按照 规定的程序进行审定和销毁。在进行销毁操作之前，需要对档案进行 严格的审查，确保没有遗漏重要信息，并采取安全防护措施，以防止 档案被泄露或滥用。 综上所述，档案保管流程是一个必不可少的环节，它确保了档案的 安全性、完整性和可使用性。通过科学的归集、分类、编目、存储、 保护、检索和销毁等步骤，可以有效地管理和利用档案，满足组织和 机构的需求，保护和传承重要的历史和文化信息。
档案管理办法及相关表格 二、档案的管理部门1、文书结案后，原稿由公司档案室归档。 2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影印件。 3、档案室主要职责： （1）制定或参与制定档案的规章制度； （2）对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； （3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； （4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； （5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、档案的种类1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或 由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、企业的重大决议。包括由公司董事会、总经理办公会及其相关行 政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、 财务计划等。 4、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和 月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。 以及企业各类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的 原始记录和凭证，如房屋销售、书、协议书等原始记录和文本。 四、档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对 独立，但又相互制约。 （2）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各 执一份。 （5）填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 （7）立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期 限和文件年限分开立卷。 （9）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地 反映问题，做到查找方便。 （10）各种档案（奖品、奖章、证书等）归档必须有原件，并保持其 完好无损。 六、档案的借阅1、档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。 3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、 翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借。 6、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最 多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须 办理续借手续。逾期不还时，档案管理员要及时催还。
档案管理业务流程档案管理工作标准
档案管理制度 1．人力资源信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。 1.3公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。 2．人事档案管理的基本要求 2.1公司行政人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2人事档案管理必须严格确保材料保密。 3．确立两级档案管理制度
3.1一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料； 3.2二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4．人事档案分类 第一类：履历材料； 第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料； 第五类：政治面貌材料； 第六类：奖励材料； 第七类：处分材料； 第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第九类：其他可供组织上参考的材料。 4.1一般文档管理 4.1.1行政人事部文件
(1)行政人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2)人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3)薪资福利类保密文件由薪酬主管自行建档保存。 4.1.2公司文件 包括百江投资及公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。 4.1.3外部文件 包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。 4.2员工人事档案管理 4.2.1行政人事部负责管理（建立、接转、保存、整理）员工的人事档案。 4.2.2行政人事部一般情况在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。
档案管理制度及流程 流程： ⑴申请借阅：部门员工需填写《档案借阅申请表》，经部门主管审核签字后，交至行政人事部进行审批。 ⑵审批借阅：行政人事部审核通过后，将档案移交至申请人手中，并在《档案借阅登记表》上登记借阅日期、借阅人、借阅目的等信息。 ⑶归还档案：借阅人在规定期限内归还档案，并在《档案借阅登记表》上登记归还日期、归还状态等信息。 2、档案资料的销毁 1）行政人事部负责定期对公司档案进行鉴定，确定需要 销毁的档案资料，并编制《档案销毁清单》。 2）行政人事部将《档案销毁清单》报请公司领导审批后，组织销毁工作，并编制《档案销毁记录》。 3）销毁方式：按照国家有关规定，采用物理销毁或数字 化处理方式进行销毁。 六、档案编号规则 档案编号规则：档案编号由部门简称、档案类别、档案年度、档案序号组成。
七、附则 1、公司档案为公司的重要资产，任何人不得擅自毁损、 弄丢、私自移动或出借。 2、公司档案应当按照保密要求进行保管，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应当采取特殊措施进行保密。 3、公司档案应当按照规定的期限进行归档和销毁，过期 未归档或销毁的档案，应当进行整理、鉴定、归档或销毁处理。 4、本制度由行政人事部负责解释和修订。 借阅公司档案时，必须填写《借阅审批单》并办理借阅手续。原件档案只限在公司内部使用，不得带出公司。如有必要带出公司查阅，必须得到相关领导的批准。一般情况下，借阅的是档案复印件，如需借阅原件，必须得到总经理的批准。归还档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。借阅档案用完后，应及时归还。如超过借阅时间，需要重新办理借阅手续。借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。