企业档案管理信息化平台的发展方向
发表时间：2017-12-14T09:39:59.613Z 来源：《电力设备》2017年第24期作者：袁瑗
[导读] 摘要：在数字化档案信息系统建设过程中，充分应用数据库、多媒体、网络、数字化等技术与企业档案信息化建设相结合，实现企业档案业务流程化、数据采集网络化、文件整理自动化、纸质档案数字化、信息服务智能化的目标。
(大唐新能源陕西公司陕西省西安市 710065)
摘要：在数字化档案信息系统建设过程中，充分应用数据库、多媒体、网络、数字化等技术与企业档案信息化建设相结合，实现企业档案业务流程化、数据采集网络化、文件整理自动化、纸质档案数字化、信息服务智能化的目标。
主题词：档案、管理、网络、安全、数据库
一、“统一平台、集中部署、分级应用、兼顾发展”
档案管理信息化平台应采用“统一平台、集中部署、分级应用、兼顾发展”的建设思想，在数字化档案信息系统建设过程中，充分应用数据库、多媒体、网络、数字化等技术与企业档案信息化建设相结合，实现企业档案业务流程化、数据采集网络化、文件整理自动化、纸质档案数字化、信息服务智能化的目标。其主要特点如下：
1、系统在遵循OAIS参考模型基础上，通过内置国家标准代码表和强大的业务定制方式，提供了从数据结构、管理方式、整理规则、归档流程等各环节的可定制，保障系统对各类档案业务的适应性、对管理内容的扩展性、对功能需求的可变性，满足了多全宗、多层次、大集中方式的档案信息管理要求。同时，针对多全宗、多层次企业或协作单位用户，系统以简单便捷的方式，提供对用户录入、整理、归档、查询等功能的权限控制，实现了复杂多样的档案权限管理。
2、系统基于J2EE的“WEB/中间件/服务器”技术架构与基于企业应用集成、面向服务的架构（SOA\EAI）方式，通过WEB方式，实现档案业务功能；采用WEB Service的方式，提供公共服务；采用XML标准，提供数据交换，确保系统的可扩展、可维护和可升级。
3、依据电子文件归档技术规范，建立与其它应用系统标准的数据采集接口，实现真正的文档一体化；同时，提供标准的档案信息查询接口，可与用户单位信息门户、机构用户、统一认证等基础系统进行集成。
4、针对各单位机构、档案业务分类表及代码表的变化，系统提供了机构沿革及版本控制功能，保留各阶段的机构、分类及代码档案数据，使系统可以适应不断变化的机构和管理规范。另一方面，系统可通过更改标准的业务定制、对单位全宗的配置，以及对目录号分层次、分阶段的设置，适应档案业务和用户机构的各项变化需要。
系统通过了严格的功能、性能和安全方面的严格测试，并在试点应用单位取得良好效果，完全满足档案管理对业务功能和性能的要求，满足对系统安全性、扩展性和容灾备份的需求。
二、建立永久、安全的数据存储平台
建立以“数据中心”为基础的永久、安全的电子文件存储平台，为各单位业务系统中的重要数据文件，或在日常工作中产生大量的、具有价值的电子文件和纸介质文件，有了以数字化方式，长期、安全存储的归宿。其主要特征如下：
1、系统在遵循ISO15489国际标准的基础上，在电子文件管理方面，通过制定数据标准和相应的技术手段，实现了各类电子文件转换为国际标准的、适合档案存储的规范化格式，解决了数字化档案信息，长期保存、利用、交换和安全控制等一系列问题。
2、系统应用先进、成熟的技术手段，不仅支持对非结构化数据的存贮管理（如：文字、语音、视频、图形、图像、网页、邮件等），而且，在提供对电子文件属性元数据管理的同时，对电子文件本身的管理，也采用了将电子文件自动形成浏览格式（PDF）、原始格式等规范的方式，进行存储。在利用上，对不同类别电子文件的访问权限（如：正文、附件、处理单）进行控制，可实现对流媒体文件的在线播放，从而保障档案数据存储的安全、可靠。
三、档案业务管理个性化
1、系统应针对不同用户的业务特点，提供了功能强大的业务定制功能，使得用户的业务管理规范与系统低耦合，用户可以将自己的管理理念和规范，通过业务定制功能，在系统之上形成符合自身业务管理的应用系统。如：系统所管理的档案门类、分类、整理规范、标准代码、信息展示、目录表单、统计、归档流程及责任划分，都可以通过系统提供的标准业务定制实现，使得系统具有极强的扩展性和学习能力，能随着用户管理水平的提高而不断自我完善。
2、系统应具有通过开发和集成先进成熟的技术，保障各项功能可靠实现，提高用户的易用性和流程的自动化程度。目前，系统集成了：全文检索、OCR、电子文件转换处理、WEB报表、双层PDF、流媒体、图形图像处理等先进成熟的技术。同时，根据用户的需要，利用系统开放的架构，可与各类内容管理平台，如：智能搜索系统、数字印章和水印系统、数据加密技术进行替换和集成，也可以与条码系统、库房智能文件柜系统进行集成，方便实体管理，从而提供质优价廉的技术和功能性能强大的产品选择。
3、系统应提供项目档案离线收录工具、项目标准化表单、电子文件图像处理软件等配套工具，使得系统的文件数据的处理与维护更加方便快捷，适应了各种应用环境的需要。
4、创建了个人资料管理平台：创建个人资料管理平台，实现了对个人资料和电子文件的收集管理，扩大了档案收集的范畴，缩减了档案人员的工作，其“分散收集、集中管理”的思想，实现了“全民参与”档案管理工作的主旨。
四、提供档案收集整理的便捷性、高效性
1、在档案保存价值的鉴定上，吸收了“后保管模式”理论中“宏观鉴定”理念。系统针对不同档案类型，既可支持分散整理模式、也可支持集中整理模式，通过部门移交和跨全宗（单位）移交，实现数据审核和实体的移交管理，极大提高了档案收集整理的工作效率。
2、系统采用文件生命周期理论，以前端控制的方式，实现归档文件前端管理。实现项目档案档案的收集整理、流程控制，随办随归，真正实现同步建档。
3、系统中应用了大量的先进技术，实现主题词自动标引、自动组卷分盒、自动编号、自定义多样的录入方式、列表状态下编辑；通过托拽技术，实现位置调整、批量修改、批量挂接电子文件等自动化功能，大大提高了用户的易用性和便捷性。
五、电子档案应用的安全性问题
系统在符合国家安全标准基础上，借鉴和采纳国际公认的法规，从系统架构、管理和应用三个方面，建立安全先进的档案管理系统。
1、系统通过简单方便的权限管理，可实现对档案目录、正文、附件、流转记录、办文单、底稿的浏览、下载、打印的控制。
公司档案信息化建设发展规划 为了加快我公司档案信息化建设步伐，提高档案管理的现代化水平，根据山西省企业科技事业单位档案信息化建设要求，结合我公司实际情况，特制定档案信息化建设发展规划。 一、指导思想 以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应改革开放和现代化建设对档案事业发展的要求，转变工作职能，提高办事效率；以需求为导向，以档案信息资源开发利用为核心，建立档案信息网络，提高公共服务；积极推进档案资源数字化、信息化、网络化进程，促进档案事业持续、快速、健康发展，为我公司三个文明建设服务。 二、奋斗目标 积极推进电子文件的归档和电子档案管理工作，全面推进档案管理的现代化、数字化建设，建立电子档案管理标准统一、功能完善、安全可靠的模式，开展档案数字化、网络化建设，以适应社会信息化发展的需要。 1、配备和完善档案信息化建设的基础设施，使归档文件和档案管理向数字化、现代化发展。 2、电子文件归档，档案管理自动化建设取得较大的进展。 3、室藏档案数字化向档案信息网络化转化，使档案信息资源传输网络化、服务在线水平得到提高，实现信息资源共享。 4、形成档案信息安全保障体系，规范档案管理和档案信息利用行为。 三、主要建设任务 根据现有条件和工作需要，拟采取基础设施建设和资源建设三步走： 第一步：完善档案信息化基础设备。全面配备输入设备（计算机、高速扫描仪）、打印输入设备（打印机）、复印设备（复印机）、海量存储设备（硬盘、光盘设备、绘图仪器等），同时配备档案管理应用软件，使档案归档、管理现代化。 第二步：对档案室藏档案和资料条目录入计算机，并建立机读目录数据库，实现计算机编目和检索查询利用，逐步实现从文件的形成、公文管理、归档到档案的保管、管理利用的全面电子化和数字化存储，实现无纸化办公。 第三步：利用局域网，根据使用需要逐步与向公众网上开通档案信息，建立网页或网站，依托网络平台，对外发布公司档案信息或查询外界档案信息，形成档案信息资源共享。 四、主要保障措施 1、加强组织领导 为确保档案信息化建设工作的顺利开展，建立档案信息建设领导组及办公组织机构，实行工作目标责任制，分工负责，责任到人，保证档案信息化建设工作落到实处。 2、完善和规范标准 制定统一的电子文件归档，档案信息管理标准，完善电子文件的安全保障措施，以确保档案网络化给档案信息安全带来负面效应。 3、增强资金的投入 为确保档案信息化建设工作的顺利发展，公司在全力自筹资金的基础上，同时积极争取多方的重视和支持，为档案信息化建设工作提供良好的资金保障。 4、提高队伍素质 （1）、积极选派专兼职档案员参加上级组织的业务培训，进一步提高专业技术水平和分析、解决问题的能力； （2）、组织各部门兼职档案员进行信息化知识培训和计算机实际操作技能培训，切实提高有关业务人员的信息技术知识和技术技能，以不断适应档案事业发展的需要。
中国信息化发展趋势分析点击 〖报告内容〗 信息化：撬动转型的支点 10.9%与10.7%，两个不大不小的数字在最近一段时刻成为业界关注的焦点。一方面，我们为GDP10.9%的过热增幅感到担忧，专门这一数字是建立在能耗同比上升0.8%如此一个基础上实现的。另一方面，电信业务收入增长的10.7%也让我们感到担忧，如何讲电信业务收入增长低于GDP 增长在改革开发以来依旧第一次。日前信息产业部最新快报显示，1～7月份全国通信业务收入累计完成4052.9亿元，比上年同期增长11.4%。不管是上半年的增幅10.7%依旧1～7月份的增幅11.4%，都表示大幅超前已然不在了，因此我们可能会产生如此的疑咨询：电信业是不是差不多从辉煌步入了“微利时代”？通过转型是否能够走出“微利”逆境？关于转型如此一个相对“抽象”、“虚幻”的理念而言，信息化与之的关系又是如何样的？……在那个转型及信息化的时代，关于信息通信行业的思索还远不止这些。 “以后电信业务的增长将会与经济增长相习惯，成为一个稳固进展的微利服务行业。” 掘金“微利时代” 在第六届中国信息港论坛上，信息产业部通信科技委副主任、中国电信总工韦乐平指出，“以后电信业务的增长将会与经济增长相习惯，成为一个稳固进展的微利服务行业，像2002年大规模的、不计成本的、全社会的投资都投向电信的情形差不多不复存在。”一时刻关于电信业“微利讲”的争辩此起彼伏，其中反对者居多，纷纷指责电信业是暴利行业。然而在笔者看来，“微利”的提出是有一定道理的。如何讲在市场经济条件下，在我国经济步入“微利时代”的大背景下，某一个行业长期获得高利润是不可能的。而且从电信业目前的进展态势来看，技术的日新月异、业务的更
企业信息化发展趋势 当全球最具权威的it 研究与顾问谘询公司gartner 展望了未来信息技术的八大发展趋势，列出了未来信息化技术变化方向的四个核心信息。对此，企业该如何进行决策？八大发展趋势信息技术是当今全球科技发展最活跃的领域。进入新世纪以来，信息技术的内涵和外延随着技术快速发展、应用领域加深与拓展而不断变化，孕育着新的突破，呈现出以下八个发展趋势。一是创新性设计、新材料的使用依然是技术发展的驱动力。未来5～10 年创新将依然推动技术的不断发展，来自实验室的新兴产物正在逐渐成为主流，比如机器人技术、社会分析学、虚拟世界经济等。二是通信与交流的自由度的增加加快了业务的相互渗透和技术的相互吸收。信息技术促进了多媒体、通信与电脑技术的融合，涌现出一大批集合性新产品和新业务。随着互联网在语音和娱乐方面据主导地位，公共交换电话网正在被弃一边。一个大规模联接的世界将会创建大量新机会，且规模不再重要。三是社会化的交互将会重新改变我们的工作方式、我们所做的事情以及做事的方式。信息化技术将会对全球社会与经济结构方面产生比对汽车或大规模运输方面更大的影响。四是信息化管理方式的转变。业务流程、信息及关等将与技术融合到一起，运营优势将比以前更强，信息化管理将需要持续不断地对人员、熟练技能、关键点及战略等进行更新。五是各行业的革命型的改变。新的业务推动因素、技术创新、环境因素以及社会和政治格局的变迁等，都会加快根本性的和持续性的变化，成功将需要革命性的行为和结构。六是对技术部门进行商品化。信息化产业目前处于混乱当中，永久性的摩尔定律需要不断增长的规模经济，如何去驾驭这个不断变化的领域和不断下降的价格是企业需要重视的问题。七是供需全球化。随着全球化的继续，各公司将处理供应方和需求方的中断问题。企业联盟成为技术创新的主体，竞争前的联合开发成为推动技术发展的新途径。技术发展的快速性、多样性和新技术开发的复杂性，使得单一企业独立构造和推广新技术的难度越来越大，竞争前的联合成为信息产业技术体系建立的基本方式。通过建立企业间的技术联盟和产业联盟，共同推进新技术研发和标准化工作，成为全球电子信息企业的通常做法。八是企业的虚拟化管理。企业内的硬体与软体将被转变成虚拟壁上插口，将具有以下特点：可靠的、可缩放的、灵活的、自己管理的、面向服务的，可以通过多种管道进行交互。以上八种主要发展趋势，一些是以企业内部为重点的趋势，另一些是以企业间的竞争和行业发展为重点的趋势。以企业内部为重点的趋势将主要体现在企业内部，将对传统的文化信念提出挑战；企业外部的主要趋势，将会改变企业和行业方面的规则，主要表现在经济、工业与市场舞台上，且会影响到供应商市场。四大核心信息这八项趋势涵盖了大部分的信息技术领域。gartner 对这些趋势进一步提炼，从而归纳出四种明确的核心信息。虚拟化：硬体、软体和商业运作的虚拟化上述的技术发展将带来的主要商业及社会后果是虚拟化的：通过性能和硬体间更高的抽象来实现用户性能要求。虚拟化也将变得无所不在：虚拟动态提供硬体要求；以服务方式存在的软体——伴随多态互联网应用技术的出现，这一趋势变得非常有吸引力；动态提供或是外包商业运作——网路及协作技术的进步使这一切变得可行；建立虚拟化交互平台——直接让人们通过虚拟方式沟通、协作以及会谈。虚拟化将导致所有层面的信息技术产业化。由于硬体可以与虚拟无关，所以相同的硬体可以重组，这样就能消除专门化，带来规模效益。地理位置将变得透明，因为硬体、软体或商业运作的供应商以及用户都不关心对方的具体位置。随着通讯及信息日益数位化，人们工作的方式也将改变。外包及外购将变得越来越有吸引力，因为这样企业将可以利用全球人才资源和全天候地完成工作。网上虚拟交互平台将拓宽业务，甚至会消除各公司的传统界限，而且它也对现有的安全机制理念提出挑战。诸如wikipedia(维琪百科，互联网上的百科全书)发明了人们如何共用信息、如何解决问题以及如何互相学习的方式；诸如linden labs 之类的公司，通过其second life(中文译名：幸福人生)发明了人们通过虚拟方式沟通、协作与会谈的方式。以此揭示最难处理的业务和技术挑战，征求客户群的观点、回馈和新的
公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条
公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
新华书店集团的信息化规划案例 企业信息化规划以整个企业的发展战略目标为指导，结合行业对信息技术应用趋势以及行业信息化的最佳实践，提出企业的信息化建设的战略目标，制定企业未来信息化蓝图以及实施保障计划，全面系统地指导企业信息化的进程。信息化规划是信息化建设的基本纲领和总体指向，是企业进行信息化建设的依据。 企业信息化规划的关键成果是企业的信息化蓝图，信息化蓝图规定了企业未来（3－5年）将要建设的信息系统，以及各个信息系统之间的集成关系。在内容上，信息化规划围绕蓝图展开，即以蓝图为核心，阐明为什么、是什么和怎么做，即为什么要建设蓝图确定的信息系统，蓝图确定的各个信息系统内容是什么，蓝图确定的信息系统如何建设。 下面结合S新华书店集团的信息化规划介绍如何制定企业的IT 规划，以及IT规划对企业的价值所在。 S集团新华书店集团介绍 S新华书店集团公司具有4大业务板块：出版发行业务板块、旅游板块、文化产业板块以及包含其他业务的综合板块。目前集团确定了建立大型强势的文化产业集团的战略目标，力争在3－5
年内使集团的销售收入突破100亿元，经营收入做到全国前三名。 集团是出版行业较早应用信息化的单位之一，信息化应用为推动集团出版发行业务以及其他各项业务的发展起到重要作用，培养了一大批信息化人才。但是，随着中国加入WTO后出版行业对外开放、集团改制进行以及市场竞争加剧，集团的信息化建设越来越不适应集团发展的需要，迫切需要加快信息化建设，塑造集团的核心竞争优势。 S新华书店集团信息化规划的具有以下难点：1、集团的管理架构处在变化之中，未来可能根据业务板块成立事业部、异地分公司是否独立核算等诸多不定因素；2、主营业务板块具有多种业务形式，不同的业务模式之间具有关联关系；3、集团目前信息化部门的职能以及IT人力资源分布不均衡，需要重新配置集团的IT人力资源，并明确集团以及分子公司信息部门的信息化职能。 信息化规划的起点：集团战略目标、集团管理以及业务分析 信息化建设归根到底是为企业的管理和业务服务。集团发展战略是对未来业务发展和管理变革做出的总的规划，因此IT规划必须以集团的总体战略为依据，并作为集团发展战略的一部分。
论基层烟草分公司内部档案管理工作的信息化建设 最近几年是我国档案事业变化最大和变革最快的一段时期，档案管理人员综合素质有了明显的提升，但是档案的信息化管理滞后于技术的发展。本文分析了基层烟草分公司档案管理中存在的问题，并提出了有效地改进措施。 标签：基层烟草分公司档案管理信息化建设现状对策 现代信息技术的发展随着计算机和网络技术的进步而发展，在信息化时代，传统的档案管理模式已经不再符合时代发展的需要，利用先进的计算机技术实现科学和高效的档案管理是当前的新要求，也是档案管理迈上一个新台阶的有利时机。在档案管理中运用计算机技术，是档案管理工作走向办公自动化的必由之路。而且，把计算机技术运用于档案管理中，是高科技对管理现代化的重要提升，它具有传统的手工管理方式所不具备的明显优势，比如，可以快速的进行信息检索，准确的查找需要的资料，可以存储海量的信息，使用周期较长，对信息的保密性好，管理的成本较低等，这些优势提高了档案管理的工作效率，将档案工作人员从传统的繁琐的手工作业中解放出来，提升了管理的水平，减少了人力、物力、财力在档案管理中的投入，改变了我国档案管理与发达国家之间的差距，使档案部门的管理走上科学化、现代化、精细化的管理道路。 1 基层烟草分公司档案管理的现状 1.1 档案材料不够精确 因为缺乏专业的档案管理人员，再加上部分人员工作态度主观随意，由于一些单位、人员的工作经常变动，导致基层烟草分公司档案的记录时常中断，缺乏统一性，有的甚至出现信息错误，档案的不完整性使档案管理没有权威。 1.2 档案管理的硬件落后 基层烟草分公司的档案室大多设备不到位，没有实行电子联网，依然用手工操作的方式进行档案检索和利用，多样化的档案信息无法实现网上共享。 1.3 档案管理人员的素质有待提高 档案管理是一项系统性工作，具有很强的政策性和规范性，需要管理人员具有一定的政治素养和专业技能。然而，一些基层烟草分公司档案管理人员缺乏专业的工作技能，没有接受过专业培训，有的兼任多份工作，没有时间和精力对档案进行规范化管理。 2 提高基层烟草分公司档案管理工作信息化建设的对策 2.1 应用计算机技术实现档案的现代化管理
企业管理信息系统的发展趋势 企业在进行信息化规划时，要根据企业自身的特点,按照863／CIMS倡导的:总体规划，分步实施,效益驱动，重点突破的方针逐步实施。技术进步是永无止境的,企业信息化没有终点。 管理思想现代化 社会和科学技术总是不断发展的,适应知识经济的新的管理模式和管理方法不断涌现:敏捷制造、虚拟制造、精益生产、客户关系管理、供应商关系管理、大规模定制、基于约束理论的先进计划和排产ＡPＳ、电子商务、商业智能，基于平衡记分卡的企业绩效管理……不一而足。管理信息系统必须不断增加这些新思想、新方法以适应企业的管理变革和发展要求。 系统应用网络化 我们现在处在全球经济一体化的年代，网络经济的时代,由于互联网络和通信技术的高速发展，彻底改变了我们的经营管理模式、生活方式和做事的方法。企业对互联网络的依赖将像今天企业对电力和电话的依赖一样重要。离开互联网络的应用就谈不上敏捷制造、虚拟制造、精益生产、客户关系管理、供应商关系管理、电子商务。只有采用基于互联网络的系统才能方便地实现集团管理、异地管理、移动办公，实现环球供应链管理。 开发平台标准化 计算机技术发展到今天，那种封闭的专有系统已经走向消亡。基于浏览器／服务器的体系结构，支持标准网络通信协议，支持标准的数据库访问，支持XML的异构系统互联；实现应用系统独立于硬件平台、操作系统和数据库；实现系统的开放性、集成性、可扩展性、互操作性;这些已成为应用系统必须遵守的标准，反之,不符合上述标准的系统是没有前途的系统。 业务流程自动化 传统ＥRP是一个面向功能的事务处理系统。它为业务人员提供了丰富的业务处理功能，但是每个业务处理都不是孤立的,它一定与其他部门、其他人、其他事务有关,这就构成了一个业务流程。传统EＲＰ对这个业务流程缺乏有效的控制和管理。一些业务流程被写死在程序里,非此既彼，必须按其执行,否则就要修改程序。许多流程是由人工离线完成的。工作流管理技术是解决业务过程集成的重要手段，它与EＲP或其他管理信息系统的集成,将实现业务流程的管理、控制和过程的自动化,使企业领导与业务系统真正集成，实现企业业务流程的重构。所以工作流管理技术受到人们的高度重视并得到快速的发展。 应用系统集成化 企业信息化包括了很多内容：技术系统信息化包括ＣAD、CAM、CAPP、PＤＭ、PＬM；管理信息化包括ERP、CRM、SRM、ＢI、ＥC;生产制造过程自动化包括NC、FMS、自动化立体仓库AS／RS、制造执行系统ＭES。所有这些系统都是为企业经营战略服务的，它们之间存在着大量的共享信息和信息交换,在单元技术成功运行的基础上，它们之间要实现系统集成,使其应用效果最大化。 其他技术有重多的文章报道,这里不再赘述。但是对于制造执行系统MES(manufacturｉn ｇｅxeｃutioｎsyｓteｍs)国内讨论甚少。按照美国AMR研究公司对MEＳ的定义：ME Ｓ是一个常驻工厂层的信息系统，介于企业领导层的计划系统与主生产过程的直接工业控制系统之间。它以当前视角向操作人员/管理人员提供生产过程的全部资源（人员、设备、材
公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 第一章总则 第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和， 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。 第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部
门不得分散保存。 第二章档案的收集、归档 第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含的报 表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归 档；市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分
浅谈房地产信息化的建设及发展趋势 文/肖鸣随着计算机及网络通信技术与信息网络的飞速发展，企业面临着知识化、数字化、虚拟化、网络化、敏捷化、全球化变革。企业的竞争力日益与企业信息化程度密切相关。信息技术、信息系统和信息作为一种资源，已不仅仅是支撑企业战略的工具，而是演变为决定企业战略的核心系统。信息战略成为企业战略不可分割的一部分；竞争优势也不再仅限于成本、差异性和目标集聚三种形式。企业信息化形成的独特竞争优势——知识优势逐渐成为企业竞争的优先级优势，这是不可阻挡的必然趋势。随着新经济的发展，信息技术与传统产业的融合对我国房地产企业的生产经营提出了更高要求。事实表明，信息化建设不再是房地产企业的效益工程，而是生存工程。 一、房地产企业信息化的现状及特点 房地产是典型的资金密集型行业，具有投资大、周期长、风险高、项目地域性强与政策性强等特点。随着国家宏观经济的调控和住房商品化的改革，房地产企业和房地产市场向有序化、规模化、品牌化、规范运作方向转型。 房地产开发商是建设链的龙头，管理贯穿项目全生命周期：投资可研、项目立项、前期预备、招投标、项目施工、竣工验收、项目销售、物业治理等。但开发企业并不是直接生产企业，需要在开发过程中联合本行业中其他优秀的上下游企业，建立业务关系紧密、经济利益相连的资源联盟，从而实现优势互补，适应社会化大生产的竞争环境，共同增强市场竞争实力，达到多赢的目标。
所以协同建设是房地产开发的行业特征。房地产项目治理也不是狭义的企业内部业务流程，而是扩展为广义的企业间业务协作。这种经济资源联盟体是具有社会协作关系的企业群体形态，由规划、设计、施工等过程形成房地产产品，随后由社会部门再按业务关系构成经济信息和经济交易网络提供服务。 二、房地产企业信息化的解决方案 从房地产的企业的特点和应用体系结构方面来分，信息化解决方案可以规划为：协同建设管理解决方案、企业经营管理解决方案、电子商务解决方案、决策支持解决方案。面向各大中小型房地产公司主要包括：投资型房地产公司、房地产项目管理公司、集团级房地产公司、售楼公司、地产公司、物业管理公司、房地产中介公司等。 1、企业协同办公 主要包括：办公自动化、人力资源管理、档案管理、知识中心、财务管理等，是企业管理的系统组成，其中办公自动化系统主要针对企业在日常办公、协同工作等的信息化应用，在整个信息系统建设规划中既是相对独立的应用之一，同时又为其他信息系统的建立提供平台上的支持。其他信息系统的建立也有对交流、协作、协同方面的需求，可以利用办公自动化信息系统的协作平台，建立新型的、面向网络的新型应用，提高信息传递与共享，对办公和日常事务（行政、业务）信息的广泛集成和充分运用；按个人、部门、事项进行自动分类管理，对日常工作及各项事务进行详细地记录与统计，从而提高管理水平，为公司决策提出信息支持。 2、生命周期项目管理 项目管理系统基于进度计划为主线、合同为约束、成本控制为目标的项目管理思想，采用项目管理循环体系为管理控制模型，以解决
浅析企业档案信息化建设 【摘要】档案信息电子化是大势所趋，势在必行。档案工作必须增强全局观念，进一步树立服务意识，落实创新服务手段，不断拓展服务领域，积累经验完善措施，提升档案事业发展质量和水平，为社会和谐经济建设保驾护航。 【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设 目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。 １．目前档案信息电子化建设存在的问题 (1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 (2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。 (3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。 (4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。 (5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。 2.档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 3.增强档案信息电子化创新服务手段 (1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 (2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业
中小企业信息化发展 TYYGROUP system office room 【TYYUA16H-TYY-TYYYUA8Q8-
中小企业或各类学校或政府机构等信息化建设或应用现状及发展趋势的调研报告 指导教师：马永涛 龚香位 摘要：随着近年来对企业信息化知识的推广与普及，各行业的众多中小企业已经充分认识到开展信息化对节约企业成本和达到有效管理的重要性，积极增加投入加快信息化建设的速度。由于中小企业的服务范围广泛，使得信息化的程度不尽相同。然而，我国中小企业信息化建设总体仍处于起步阶段。我国中小企业数量巨大，地区分布广泛，行业分布跨度大，在IT应用方面水平相对较低，且应用层次差异比较大。我国中小企业只有10%左右实施了ERP和CRM方案，6%左右实施了SCM方案，进入了信息化的高级阶段，绝大多数企业的信息化水平仍停留在文字处理、财务管理等办公自动化及劳动人事管理阶段，局域网的应用也主要处在信息共享层面上，生产控制方面的应用较少。市场成熟度是市场主体的成熟度和市场培育。建设、发展和管理成熟度的总称。目前，我国中小企业PC普及程度不仅远低于美国、日本、韩国、德国等，也低于亚太其他一些国家，包括泰国、菲律宾。当信息化已经成为大中型企业的核心竞争力的时候，企业的信息化却才刚刚起步。 关键词：中小型企业信息化建设核心现状发展 1.中小型企业信息化建设 1.1调查对象和内容 以示范区中小企业为实践地点，展开中小型企业信息化建设的调查，从企业信息化建设核心、企业信息化建设现状、及企业信息化建设的发展前景等多个方面研究中小型企业信息化建设。中小企业在我国经济发展中具有重要地位，目前我国的中小企业数量多，地区分布广泛，行业分布跨度大，中小企业在IT应用方面水平相对较低，且应用层次差异比较大。中小企业信息化建设总体处于起步阶段。已有IT应用的中小企业数量几百多万家，其中有20万家左右的中小企业已经具备一定规模的IT应用系统，是中小企业IT市场中最活跃的一个群体。随着IT技术和市场的不断成熟，越来越多的中小企业的信息化建设从以前的被动式接受短期零散IT应用，转变为主动式规划中长期IT应用。中小企业对企业信息化目的的认识更加成熟，对其重要性的认识也逐步加深。预测：未来几年中小企业信息化市场将逐步走向成熟，这一市场将显示巨大潜
企业档案管理制度体系 1.总则 为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本制度。 2.档案归档制度 2.1.适用范围 公司档案主要包括：1.党群工作;2.行政管理;3.经营管理类;4.生产技术管理类;5.产品档案;6.科学技术研究档案;7.基建档案;8.设备仪器;9.会计档案;10.干部职工档案等十类档案管理。 2.2.文件资料的形成和归档。 2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责日常积累、和归档;各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、和归档工作。
2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行，以上资料于第二年六月底前移交到档案室进行分类、、立卷归档。 2.2.1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表(包括供应商评价表);生产部的生产计划、统计(表)报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度、组卷，于第二年六月底前移交档案室归档。 2.2.1. 3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责，于第二年六月底前移交档案室进行分类、、立卷归档。 2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类规则》11.5进行收集，以承接项目全部完工后进行，以产品入库时间为准两个月内、立卷移交档案室归档。 2.2.1.5.科学技术研究档案，由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内，按《分类规则》11.6进行、组卷，并向档案室移交归档。
2.2.1.6基建档案，在基建项目竣工验收质保期后两个月内，由基建领导小组按《档案分类规则》11.7进行、组卷、排列、编号，并移交档案室归档。 2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料，由生产设备部按《分类规则》11.8进行、组卷，并在两个月内移交档案室保管。 2.2.1.8.会计档案，由财务部按《分类规则》11.9装订成册，排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。 2.2.2.资料归档的基本要求 2.2.2.1.文件资料必须保持成套性和完整性。 2.2.2.2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。 2.2.2. 3.在一个年度或一个项目结束后，由档案员按照文件的特点，系统组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)，经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。
企业档案管理信息化建设的现状及对策 摘要所谓的档案信息化，从专业的角度来看，即通过利用信息技术、网络技术以及计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理以及处理等，充分满足社会及群众的多元化、个性化需求。档案信息化建设是同一种信息载体、管理、检索及存储变化的一系列动态过程，亦是建设信息数字化的必经之路。在当前的社会背景之下，档案管理信息化建设极为重要，不仅能够提高档案管理工作的质量及效率，同时亦具有推动经济、社会可持续发展的作用。本文通过探究档案管理信息化建设过程中存在的问题及困境，提出了有效的解决策略，期望可对相关领域有所裨益。 关键词档案管理信息化建设普遍问题对策 一、引言 众所周知，档案信息化管理不仅是提升企业服务意识的有效方式，亦是迎合市场发展趋势的必然选择。近年来，档案部门加大了档案管理信息化建设力度，试图使档案工作与社会发展同步。档案管理部门则应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革创新档案管理工作体制与运行机制，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平。 二、当前企业档案管理信息化普遍存在的问题
1、企业对档案管理信息化的意识比较淡薄 相对来说，企业档案管理信息化耗费的资本较高，且系统建设极为复杂，稍有不慎，便会出现差错。很多企业管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，更愿意将资金投入到产品销售、工程建设、制度改革以及设备引进等方面，然而，正是由于对档案管理工作的疏忽，缺乏引进数字化设备及系统的资金支持，导致文件、数据的收集、归档、整理及处理现象十分混乱，无法实现资源共享。再者，因为企业管理者缺乏先进的管理观念，并不重视专业教育及业务培训等活动，因而，很多档案管理工作者缺乏业务能力、服务意识，且管理水平较低，降低了档案管理工作的水平及效率。 2、企业档案管理信息载体形式多元化 在当前信息化的管理背景之下，纸质载体档案已经被淘汰，电子档案更利于资源共享，方便人们浏览、查阅信息。现代化网络计算机技术的有效利用，令企业在产品生产、研发以及工程规划、施工等过程当中，形成图像、声音、图形、视频以及文字等多媒体信息，更好的反映三维仿真以及二维绘图。常见的档案信息载体包括：软磁盘、磁带、照相胶片以及纸质等，应将其放置于干燥、安全的地方，以免因为发生虫害、自然老化及潮湿等原因导致内容的缺失，促使系统无法顺利、稳定运行。
本科生实验报告 院系：经济与管理学院 试验课程：物流管理 实验项目：国内物流信息技术的现状及发展趋势 指导老师： 开课时间： 》 专业： 班级： 姓名： 学号： '
研究物流信息技术在中国发展现状，并针对其存在的问题提出自己的见解和建议。实验内容： 1.《 2.我国物流信息化的现状与发展 3.物流信息技术在国内生产经营中应用现状 4.物流信息技术的发展趋势 实验结果：以小论文形式提交 国内物流信息技术的现状及发展趋势 一、我国物流信息化的现状和发展 （一）、物流信息化的需求 我国正处于全面推进信息化的进程之中，所以物流领域的信息化既带有一般信息化的共性，也有其特性。分析近年来现代物流信息化在我国得以迅速发展的原因，主要来自于三个层面的因素。第一是信息技术、网络技术的普及和发展，特别是互联网技术解决了信息共享、信息传输的标准问题和成本问题，使得信息更广泛地成为控制、决策的依据和基础。因此只要解决信息的采集、传输、加工、共享，就能提高决策水平，从而带来效益。在这个层面上可以不涉及或少涉及流程改造和优化的问题，信息系统的任务就是为决策提供及时、准确的信息。这是所有信息化的共性问题，基础问题。第二是企业在利益机制的驱动下，不断追求降低成本和加快资金周转，将系统论和优化技术用于物流的流程设计和改造，融入新的管理制度之中。此时的信息系统作用有二，其一是固化新的流程或新的管理制度，使其得以规范地贯彻执行；其二是在规定的流程中提供优化的操作方案，例如仓储存取的优化方案，运输路径的优化方案等。此时信息系统作用主要在于固化管理和优化操作。此类信息化建设涉及流程，因此带有明显的行业特点。第三个层面是供应链的形成和供应链管理的作用上升，其中物流管理是其主要组成部分。要解决的问题是提高整个供应链的效率和竞争力，主要是通过对上下游企业的信息反馈服务来提高供应链的协调性和整体效益，如生产企业与销售企业的协同、供应商与采购商的协同等，物流信息系统不仅是供应链的血液循环系统，也是中枢神经系统。供应链的基础是建立互利的利益机制，但是这种机制需要一定的技术方案来保证，信息系统在这里的主要作用是实现这种互利机制的手段。
企业信息化管理的优势与存在的问题1 调查报告提纲 企业文化建设的重要性 （杨巍巍） 在我国，“企业文化”提出已有多年，企业文化建设愈来愈受到企业家们的重视，优秀的企业文化造就了长久不衰、优秀的企业。 中国企业文化建设，作为有中国特色社会主义文化建设的一个重要组成部分，相对于经济、政治、文化的长远发展，其地位更加重要，作用更加突出，意义更加重大。 1.加强企业文化建设是推动企业转型走向现代企业的需要 企业文化紧扣企业的内部环境和外部环境，是企业员工的思想观念，思维方式，行为方式以及企业经营理念、经营管理模式的总和，从本质上讲，企业文化是一种以企业价值观为核心的意识形态。这就决定了每个企业在不同的发展阶段，企业文化蕴含的内容随之会做出相应的调整，而且每个阶段的企业文化都会在一定程度上折射出企业所处时代的特征。从这个意义上讲，打造企业文化的首要任务就是要使之适应企业所处时代内外环境变化的需要，紧扣企业的发展目标、经营战略，引领企业在转轨变型中实现跨越式发展。 2.加强企业文化建设是培育具有鲜明的时代精神和浓郁行业特色的需要 “一个民族、一个国家，如果没有自己的精神支柱，就等于没有灵魂。有没有高昂的民族精神，是衡量一个国家综合国力的一个重要尺度”。基于企业倡导、员工认同并为社会公众所理解的有特色、有个性的企业精神形成的企业
文化是企业的精神支柱，具有无限的凝聚力和竞争力，优秀的企业必然有优秀企业文化的强力支撑。因此，培育具有鲜明时代精神和浓郁行业特色的企业精神，是加强企业文化建设的首要任务。 既要确立充分体现本行业的特点和规律的发展策略，又要瞄准企业未来发展方向，具有前瞻性；既要构建符合企业生产经营规律，科学的管理制度、运行机制，又要充分发掘和调动员工的潜能，坚持以人为本；随着市场的变化、政策的调整、管理者的变动，既要适时为企业文化注入新的内容作必要的补充和微调，又要保持其相对的稳定性，以保证企业的可持续发展。 3.加强企业文化建设是提高员工素质、建设“四有”员工队伍的需要 现代化企业的生产、经营需要高素质的人才。企业文化的核心就是倡导以人为本，强化以人为中心的科学管理，不断提高员工的思想道德水平、科学技术和业务素质和敬业精神。通过不间断的思想教育，科学、严格的管理，充分运用科学、合理的激励机制、竞争机制，增强员工的向心力和凝聚力，最大限度地发掘员工的潜能，最大限度地发挥员工饱含主动性、积极性和创造性的主人翁精神，培养一支精通业务、严于管理、善于经营的管理团队和业务精、作风正、积极向上、思想过硬的员工队伍。有了这样一支有理想、有道德、有文化、有纪律的员工队伍，就必然能使企业具有强大的生命力，保证企业长盛不衰。 4.企业文化是强化企业科学管理的需要 企业文化的一项重要内容就是建立科学的管理体制、灵活有效的运行机制，不断提高企业的经验管理水平，实现企业的发展目标和经营战略。我们知道，企业文化是形成和建立管理制度、运行机制的“思想”，并且通过制度和机制得到集中体现。科学的管理制度和灵活的运行机制，直接作用于员工的思维观念和行为方式，在很大程度上起着价值导向的作用，有力地促进企业文化
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
企业档案管理发展的信息化之路 作者：张鑫梁枫 来源：《办公室业务》 2018年第3期 【摘要】随着网络技术的快速发展，企业都在积极寻找适应网络时代的管理方式，探索企 业的信息化建设，其中企业的档案管理是信息化建设的重中之重。不断提高档案管理的信息化 程度以及完善信息化档案管理的新型模式，能更好地适应企业在新时代的发展，并不断提高企 业自身的竞争力。 【关键词】企业管理；档案；信息化 时代总是在发展的，任何人无法阻止时代前进的脚步，我们面对新的时代能做的就是顺应 它的发展。在当前网络技术不断发展并日益完善的情况下，网络冲击了各行各业，可以说如果 一家企业不重视计算机网络技术的运用，那么最后的结果一定是被时代所淘汰。所以在企业档 案管理中引入信息化的管理理念，不仅顺应了时代的发展，而且能够促进企业良好运作。 一、实现信息化的重要意义 （一）体系更加完善。一家企业的发展必然有着它独特的管理体系，体系对于企业的日常 管理、财务运作、人员安排都至关重要，所以企业无论何种工作的进行，都需要一个完善的体 系去支撑。企业的档案管理长久以来依靠落后的人工管理模式，体系也是繁杂，没有形成一个 良性循环，实际操作中也是问题不断。而将信息化这一理念引入档案管理中就会很好地解决当 前面临的问题，如果一旦实现档案管理的信息化，那么整个管理体系就会非常适应当前的整体 趋势。一家企业也会愈发呈现出勃勃生机的状态，企业员工也更加勤勉工作。可见体系对企业 的发展是何等的重要，而企业的档案管理工作平常又是繁琐复杂的，发展档案管理的信息化是 必然趋势。 （二）提高效率。档案管理工作对企业的发展有着非常重要的意义，如果档案整理的非常好，那么对后续发展战略的制定都有很大的参考价值。长久以来的档案管理都单纯依靠人工去 完成，这种方法不仅效率低下，而且准确率也是无法保障。大量的工作不能及时完成，遗漏的 档案也无人问津，档案的归类与保存也是混乱不堪的。这种情况下使用信息化的管理模式是再 好不过的选择了。工作人员运用计算机网络可以准时完成巨大的工作量同时又能保证准确率， 而且操作十分便捷，节省了大量的时间。在当今生活愈发趋于快节奏的情况下，节约了时间就 意味着省去了许多不必要的开支。效率提高了，那么企业的运作就会更加流畅，企业的核心竞 争力自然就显现出来了。 （三）保证档案的真实性。档案管理追求的就是原模原样地将资料分门别类存放起来，人 工操作难免出现一些错误，这样对档案管理是非常棘手的问题。将档案管理工作交由计算机系 统来完成，肯定会减小错误发生的可能性，毕竟程序一旦设定好就不易出现错误。企业把档案 管理看作之后发展计划的参考，那必然希望这些档案能真实反映出一些问题，以供后来者参考。将档案信息化存储入计算机中，可以令这些档案以本来的面目保存起来，这大大保证了档案的 参考价值。 （四）便于存储与查阅。企业将档案整理好并存储起来，为的就是以后方便查阅，以往的 工作不仅存储起来麻烦，查阅以来也是要费些功夫的。这种形式已很难适应当前的企业需求， 终究会被淘汰，所以信息化理念必然会得到企业的认同。因为这种模式不仅能快速录入档案， 查阅起来操作也十分简便，节约了大量人力、物力、财力，势必会推动企业的进一步发展。 二、如何实现档案管理的信息化