编制说明补充

编制说明补充

矢于流程描述标准的补充说明

一•背景的标准1.在“业务参与部门”中，如果参与部门少于2个（包括2个），需列出具体业务部门；如果多于2个，统一表示为“相尖业务部门”，在流程图屮采取注释的方式予以说明。

2•“单位”中统一列示“中国石油**分公司”：“业务主管部门”列示“**处”或“**部” o

二.职能带的有矢标准1 •职能带上不再显示“***分公司”，统一以简称表示，例如“大港油田•甘肃销售”。

2.在职能带的描述上，不允许出现不同级别的部门，例如，不能同时出现“财务资产处”和“财务资产处资金科”，也不允许单独出现“处长”，而是需要将所有财务资产处负责的业务流程在一个职能带里面反映。但在一个职能带里面描述流程时，需要按照各业务科室负责的不同业务分列显示，以保证流程图的清晰。

3•职能带上的二级单位.下级单位.下属单位”，统一用“所属单位”表示。

4.如果某项业务流程只由一个部门负责，那么可以按相矢的不同科室添加相应的职能带。

5.职能带上的处室单位不允许用简称，必须用正规全名。

三•流程图主体标准1 •在流程图绘制中，不需要出现“开

始”，但在经过判断后结束，需要出现“结束”图形；如果业务流程有肯定的结果,则不需要出现“结束”。“结束”在流程图屮不需要标注步骤号。

2.引用的流程不必要单建一个职能栏。

3.不能出现一个步骤•判断跨职能栏的情况，尽量将多部门的工作步骤放在一个主管•牵头部门的职能栏里，然后用注释表明。

4.在引用流程时，必须同时标注此引用流程在流程目录屮的编号，也要标注在被引用流程图屮的步骤号。

5.“XXX部门审查”和“是否通过？”用一个判断表示，不需要表示成一个方框接一个判断的形式。

6.左页边距规定为

1.5厘米，便于装订。

7.如果职能部门较少，整个流程图比较窄，影响外观，规定流程图的宽度必须占整个页面的三分之二。

&在步骤编号屮，如果多个步骤是同时开始，并且内容相同或类似的，可以出现重复的步骤编号。

四•文字描述有尖标准1 •在“制度”下列示相矢文件时，每个文件在一行显示，不要出现一行显示多个文件。

2•文件显示格式为“文号+文件名称”，如果是中石油外部文件，必须在前面加上发文部门。

3.在“流程涉及部门及职责”处，如果已经有现成的岗位职责

及规定，在流程文字说明屮需要再次体现，不能建立索引。

五•文档命名及储存1 •文字描述文件命名“流程编号+流程名称”。

2.文字说明针对末级子流程进行描述，将一个VISIO文件和与此文件对应的多个文字说明文件储存在一个文件夹下。如果以二级流程作一个独立的VISIO文件，那么就设置二级文件夹，以此类推。

3.文件夹命名规则：一级流程文件夹：板块缩写（例如：

HQ,EP等）+单位名称（总部不适用）+ —级流程编号（例如：

01）+.+ —级流程名称（例如：规划计划）。举例：EP大庆油田0

1.规划计划二级流程文件夹：一级流程文件夹\二级流程最后两位编号（例如：01）+.+二级流程名称（例如：屮长期发展规划）。

举例：EP大庆油田0

1 •规划计划\ 01 •中长期发展规划以此类推。

六•业务流程的几点说明1 •以业务流程的责任主体层次来细化流程。某些业务流程的责任主体在大港油田分公司总部，但其屮涉及二级单位的，在现阶段不需要细化，只需要在二级单位下面体现一个结果步骤就可以。例如，在“预算分解”中，财务资产处为责任主体，但涉及二级单位，需要它编制预算，就不需要体现二级单位编制预算的具体过程，只需要用“所属单位编制年度预算”就可以。但如“存货”流程的责任主体分散在二级单位，则必须细化到各二级单位。

2.某些不体现控制的事务性纯工作程序不需要在业务流程屮

体现。例如“办公室加盖公章”这个程序，一般都是在公司主管领导审批后的一个必要的工作程序，不需要在业务流程屮体现。各地区公司在运用此项标准时，要仔细斟酌，不能遗漏应有的控制。例如出纳开据支票后，由会计加盖财务专用章，这里就必须体现。

3.在流程之间的接口，需要出口处人员负责核实，是否接口

流程已经有人负责描述，以防出现进•出口均进行引用而无人负责导致流程出现断档的情况。

4.为保证业务的完整性，我们将某些财务流程放入了相矢业

务流程屮5如将付款放入采购流程。在进行业务流程屮的财务流程描述时，需要描述到财务结算之前，单据审核完毕之后，就可以接到财务屮的“支付结算”流程。“支付结算”就只表示财务处内部审核和按单据付款的过程，所有验收•审核均在业务流程中体现。

此次标准均为原有标准的补充说明，请结合原有标准共同进行理解，原有标准请参见内控项目网站上有尖内容。