如何做好会议的准备工作
一、会议的准备工作
（一）拟定会议工作方案。一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
（二）拟定会议议程、日程和程序。
（三）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
（四）提出与会人员名单。
（五）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。
（六）选定、布置会场。
（七）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。
（八）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。
（九）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。
（十）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。
（十一）会议文秘工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议行政部门或固定的专职、兼职会议文秘工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。
二、会议前的计划与成本预算
1、会议计划
会议计划首先应明确会议的目的与任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会议怎样布置，是否需食宿、车辆、是否安排参观、文化娱乐等其他活动。
再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时行政处或筹备委员会。
会议计划由文秘制订、提出，经领导审核批准后，再由文秘或行政处组织人员，分头按计划执行。
2、会议成本预算
有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分：
（1）会议明显的耗费
如会场租借费、文件材料费，与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。
（2）与会者因参加会议而损失的劳动价值
这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的3倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：
会议成本＝X+2J*N*T
其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3；N表示人数；T 代表时间（小时）
三、安排会议时间的技巧
会议时间尽量要短，会议时间超过一小时，由于脑力消耗过大，产生疲劳感，与会人员就会盼望会议早点结束，这势必影响会议作出有效的决定。因此，一般的部署工作、研究日常工作的办公会、情况碰头会，应尽可能在一小时左右的时间内开完，对于议题多或讨论重大问题的会议，确需较长时间，可划分为几段开，使一次会议变成若干次小会，每段各有中心，一段进行完了，有适当的休息时间，使与会人员精力得到恢复、紧张的思维得到调节后再进入下一段。
四、会议场所的选定与布置
1.选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
2.布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。
会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T 型、马蹄型，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。
排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。
排列座次的几种规则：1、凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。2、按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。4、按照姓氏笔画为序排列座次。
排列座次的几种方法：1、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。2、竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。
3、左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边
交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。
五、准备会议通知须知
会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。
书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。
书面通知以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。
电报通知写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。
传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。
墙报通知墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会），要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。
酒店会议服务员工作流程 一、会议服务员的迎送工作 会议中心承担着召开国内外重大会议的任务，需要接待来自不同地区的参加会议者，因此这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节上。迎送工作的有关事项如下： （1）认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的话)，弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，以及其他背景材料。（2）确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。（3）做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。（4）严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，不可迟到。要考虑到中途交通与天气原
因。如送行时客人需办理托运或登机手续，可由公关部派员提前前往代办。 （5）迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一般较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建议，以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动帮助客人提行李。（6）妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。如向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要(如回程机、车、船票)；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。 二、会议服务基本环节的操作细则 会议的种类很多，服务的环节要根据会议种类而确定。1．会前准备工作
会议前期准备工作 1、确定会议议题，内容 2、确定会议开始和结束时间 3、确定与会人员多少，公司有哪些，能确定重要人员名单最好 4、确定会议的方式，是演讲式、讨论式还是什么？ 5、确定会议场所，根据会议的人员多少和场合设备需求确定是在培训室还是朗讯208中厅 大会议室，确定好后抓紧预订。 6、提前开会分工各协助工作人员的职责明细，做到个其所能。 7、制发会议通知，由会议主要负责方发出会议通知，通知内容要全面的包括时间、地点、 会议形式、协助工作人员、参会客户等。 8、确定会议必需品，需要桌椅板凳多少；场地的桌椅是否足够；是否需要桌布；是否需要 纸笔等；矿泉水需要多少；宣传册需要多少；是否需要礼品，什么样的礼品；是否需要投影仪、话筒、激光笔、录音笔等电子设备；拍照的相机；是否需要桌牌，若需要名单有谁；会场布置风格要求 9、是否需要买小零食、水果、餐食 10、各协助部门提前进行培训 11、准备会议文件资料，各工作人员进行提前学习熟知 12、根据需求布置会议场所 注意事项： 1、会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失 2、是否需要设签到席，派专人负责签到 3、如果需要音响等电子设备必须事先调试，确保万无一失；如有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备（也须调试），并安排专人负责； 4、如果现场需要播放PPT，需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹， 并按次序加前缀，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等； 5、要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机，或将其调至静音状态 6、结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。 7、结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人
1.0 目的： 为了使会议能够正常运行，做好优质化服务工作。 2.0 适用范围： 3.0 职责： 落实会议服务流程，保证会议服务质量，在会议顺利举行后处理相关事项。 4.0 作业内容: 4.1 会前工作 4.1.1会议领班接到《培训服务需求通知单》后，根据会议通知单内要求，按人数预备好凳子、茶 杯、烟缸，必要时准备香巾及果盘等物品。 4.1.2确定会议的日期，在会前前一天检查好空调、音响及灯光设备设施的正常使用情况，确保会 议能够正常运行。 4.1.3检查好会场的盆景及桌椅是否按要求摆放。 4.1.4检查好会场排放后的整体效果及卫生情况。 4.2服务流程 4.2.1做好会前的迎梯、司梯工作。 4.2.2做到客到茶到，为每一位客人倒好茶水。 4.2.3请会议负责人签好会议使用单 4.2.4根据会议通知单的要求，确定续水的时间，按规定的时间进入会场进行续水服务，如发现会 议人员喝水较多或是喝水较少，也可适当提前或推后续水时间。 4.3 续水顺序 4.3.1从主席台开始，按顺时针方向续茶姿势，左手提壶，右手小指、无名指拿起杯盖，拇指、食 指、中指端起杯子，续七成满茶，然后从一边轻轻盖上。 4.3.2如有领导参加会议，从行领导开始，然后依次顺时针斟倒（倒水后伸手示意请用茶）。 4.8如有外宾参加会议，要先为第一外宾斟倒，再为第二主宾斟倒，然后按主宾的顺时针斟倒。 4.9进入会议室时要做到走路轻，动作轻，留意与会人员的要求，尽量让客人满意。如客人的需求 本人无法解决，要及时上报，寻求解决办法，一切工作完毕后离开会议室，关好会议室门，站在会议室门口，如会议期间有人进出，要为其开门，直到会议结束。 4.10当会议结束后，服务员打开会议室门与客人道别，如需要协助按电梯，把客人送进电梯。 4.11等与会人员离开，服务员检查会议室内是否有客人遗留物品，如有及时报部门领导，做好交接， 然后撤出杯具及小毛巾等物品，对会议室进行整理工作。 5.0 相关支持性文件及附件 6.0 质量环境记录： 6.1《培训中心服务需求通知单》
会议准备工作总结 会前准备工作： 一、确定会议议题、内容。 二、确定参会人员，制作参会人员名单，确定联系方式，准备会议签到表、专家 信息统计表（如需准备）。 三、联系参会人员，确定是否需提供住宿和购买往返车票，根据需要安排预定酒 店和购买车票。 四、确认会议场地是否满足会议需要，如需外订酒店会议室，提前联系酒店。 五、发出会议通知，通知内容要全面的包括时间、地点、会议主题和形式、协助 工作人员及其联系方式等。 六、准备会议所需相关材料，确定份数、分发范围和分发方式等。 七、会场布置：布置会议场地，打扫会场卫生，摆放桌签，准备纸笔（笔记本电 脑、档案袋、胶棒、胶带、订书机、回形针、剪刀等），调试设备，确定会场所需用品（水果、茶水、纸杯、抽纸、矿泉水、宣传册、礼品、投影仪、话筒、激光笔、相机等）。 八、保持与参会领导、人员的联系，及时了解行程（安排车辆接送），做好迎接 准备。 会中现场工作： 一、安排人员准备会议茶水和茶歇，做好会场内后勤服务。 二、做好录音、摄像、会议记录等工作，及时归档留存。 三、会议资料的现场收发、整理及统计工作。 会后善后工作： 一、会场卫生清理，道具设备收回（列清单）。 二、安排用餐、住宿、送行。 三、会议资料汇总。 四、如需报销，通知与会人员将往返车票或其他票务快递至XX地址。
五、计算会议开销，做好报销和劳务发放工作。 注意事项： 一、会务准备时列出物资清单为佳，以免遗忘或遗失。 二、是否需要设签到席，安排专人负责签到。 三、如有需要音响等电子设备须事先调试，确保万无一失，并安排专人负责。 四、如果现场需要播放PPT，需事先将所需播放PPT拷入笔记本电脑（注意是否 需要自带电脑），事先调试投影仪位置、分辨率等。 五、结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带物资。 六、结束后及时将照片、视频和会议记录等发送给相关负责人。
会议接待服务内容、流程及标准 你可以自己添点，一般来说，好的会议服务公司必须有自己的一 套工作标注。就拿行业内一流的明阳天下会议服务公司来说，它的会 议服务公司标准有以下几点。 1工装、工牌：要求着装统一，保持干净、整齐，无褶皱，无破损；工牌佩戴在左胸上方位置，保持平整。 2仪容：要求淡妆，口红、描眉、自然粉底。 盘头要求：整齐、 无碎发，露出额头，鬓角头发置于耳后，露出耳朵。1.3不得染发， 留长指甲，涂艳丽指甲油，不得佩戴配饰。、 会议受理2 接待员首先要了解会议室的使用条件和要求，在接到会议通知单或口头通知后，必须了解以下内容： A.明确会议室 B.使用会议室的单位（部门） C.开会时间及大约散会时间 D.参加会议的人数 E.会议中需要注意的事项及布置要求 F.是否还有其它服务要求、，如：是否摆放花卉、是否上湿巾、 是否摆放水果或茶歇，是否使用视频、投影、台签等。G.会议保 密程度、与会人员习惯
3会前准备 1、人员调配、分工负责。会服人员应了解整体会议安排和自己 所负责的工作、分工、协作做好准备工作。 3.1根据以上内容及相关要求，整体布置会场布局，搞好卫生。 （要求桌面及地面要整洁干净，照明灯正常开启，各种用具干净齐全， 会议使用物件摆放整齐。） 3.2调试好相关设备，如音响、投影仪、视频、麦克风等，并确 保其正常使用，根据情况提前打开空调，调整好室温，开灯。 3.3准备并摆放好会议需要物品。如（会议桌、会议椅、茶水、 茶叶、台签等）. 3.3.1茶水用具：茶具统一干净、无破损，按会议人数配放，并 准备好备用杯子：水具准备充分，加好开水；茶叶准备充足，会前水 杯放好茶叶摆放到位（要求：杯子摆放在客人右上角约50公分位置，杯柄与桌面约成45度，同排杯子成一条直线） 3.3.2根据会务组的具体要求，将水果、鲜花、台签、文具用品等摆放在指定位置，要求排放整齐划一。（除特别要求，台签摆放在客人正前方桌子中间位置，水果、湿巾、纸抽应摆放在两位客人中间，以方便两人使用；鲜花摆放在主席台、发言席或会议 桌中间位置。） 以上各项准备工作应在会前30分钟准备完毕。 4、会中服务会前10分钟，打开会议室门，服务人员在门口站 立，微笑迎接与会人员。站姿要求：目光平视前方，下巴微收，收腹
会议流程及服务安排 一、会前准备 1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： （一）仪容仪表 （1）着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 （2）接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化 淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。 （3）坐站姿势规范端庄，不翘腿。 （二）语言 （1）语调温和亲切，音量适中，普通话规范。
（2）语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、 “谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 （3）对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不 大声喧哗。 （三）态度 （1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。 （2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。 （3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。 （4）解释问题有礼有节。 （四）纪律 （1）会议服务前不吃异味食品。 （2）不在会议期间使用电话。 （3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 （4）严格遵守职业道德。 5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。
会议服务工作流程 一、会议服务准备工作 1、办公室秘书处 1)每天查看OA办公系统中会议室使用申请，按会议要求提前半 天摆放好桌椅，备好会议用饮水。 2)根据会议的要求，提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、 音响，调试并使其处于准工作状态。 3）会议前2小时，检查地面、桌椅是否整齐干净，室内是否有异味，及时进行通风和清洁整理。 4）检查窗台、玻璃，要明亮无尘。 5）检查窗帘，根据会议要求开启或关闭。窗帘要顺直平整。 6）检查绿植及套盆，要干净无尘，无枯枝败叶，无昆虫。 7）调整空调，使会议室内温度适宜。 8）检查所有照明，及时通知有关部门更换不亮的灯具。 9）半小时前，按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯。 10）根据领导习惯，在顺手的位置摆放烟灰缸。 11）按需要摆放好鲜花和水果。 12）摆放好旗帜和台旗。 2、组织会议的部门 1）提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐，检查有无错别字。
2）按需要准备会议所用的文件、资料等。 3）根据会议要求，需要时按参会人员人数准备会议用纸，用笔（每支笔要提前试用，以保证参会人员的正常使用）并 摆放整齐。 二、会议进行中的服务工作 1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔15分钟检查并续茶水一次。 2、过问室内温度变化，随时调整空调。 3、全程监听音响设备的工作状况，随时排除故障。 三、会议后的收尾工作 1、关闭音响设备或投影仪。收好麦克风、移动投影仪和遥控 器，收起投影幕。 2、清理瓶装水空瓶，收好没用过的瓶装水。 3、收好茶杯、盘，清洗、消毒待用。 4、清理烟灰缸，洗净待用。 5、清理桌面地面，清除垃圾和废弃物。 6、摆放好清理过的桌椅，关窗、断电、关门。 7、收好会议材料和领导名牌。 会议服务管理人员工作要求
会场服务操作流程 1．铺台服务 1.1物品准备 1.1.1会议桌 1.1.2会议椅 1.1.3台布 1.1.4台裙 1.1.5台裙夹 1.1.6大头针 1.2操作流程 1.2.1检查会议桌是否有晃动现象，若有需及时更换 1.2.2将会议桌推行至指定位置摆放并固定 1.2.3服务人员位于会议桌后方，将台布铺于会议桌桌面 1.2.4用台裙夹按先左后右、先外后内的顺序将台布固定于会议桌面 1.2.5如若台布垂边过长，将垂边向内折叠并放置于会议桌下层物品架上 1.2.6将台裙按顺时针或逆时针方向围于会议桌四周，接口位于会议桌左侧或右侧桌沿正 中 1.2.7用大头针按顺时针或逆时针方向将台裙固定 1.2.8整理台裙台布 1.2.9将会议椅按先左后右顺序横向排开，摆放于会议桌后方 1.2.10检查台裙、台布铺置情况，若有不妥及时调整 1.3详细要求 1.3.1推会议桌时服务人员位于桌子一侧，小心推行；注意避让过往人员，并避免与其他 物体碰撞。 1.3.2铺台布时台布正面朝上，熨烫痕迹居于会议桌正中，四周垂边宽度相等 1.3.3台裙夹之间距离为每两枚相距30厘米；左右桌沿、前后桌沿所夹台裙夹相互对称1.3.4台布保持平整、无褶皱，表面无污迹 1.3.5台裙上沿与桌面保持平齐 1.3.6使用大头针固定时每两枚台裙夹之间使用两枚大头针，相互间距为10厘米；大头针 顶端不外露；针体不外露 1.3.7台布垂边不得超出台裙下沿 1.3.8台裙褶皱自然，保持平整 1.3.9摆放会议椅时服务人员位于座椅后方，双手持椅背移动至相应位置摆放并定位 1.3.10移动会议椅时座椅底部距地面5－10厘米，轻拿轻放 1.3.11座椅前端与桌沿间距约为20厘米，两座椅之间相距约为30厘米（一张会议桌放置 两张会议椅） 1.4注意事项 1.4.1推会议桌时不得阻碍过往人员，不得与其他物体发生碰撞 1.4.2台布正面必须朝上，四周垂边宽度需大致相等 1.4.3铺台完成后台布表面需平整；台裙上沿不得高低错落；台布垂边不得外露（超出台 裙下沿）；台裙自然下垂，无不平整现象 1.4.4移动会议椅不得在地面拖动，需轻拿轻放 1.4.5会议椅摆放完毕后所有座椅椅背保持一条直线，并与桌沿保持平行
精心整理 会议流程及服务安排 一、会前准备 （一）办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务 工作人员准备会议前工作，了解与会 人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 （二）确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进 行认真检查。 （三）草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵 盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 （四）合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： 1.仪容仪表 (1)着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 (2)接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。 (3)坐站姿势规范端庄，不翘腿。 2.语言 (1)语调温和亲切，音量适中，普通话规范。 (2)语言文明礼貌，适时运用“您好” 、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等 礼貌用语。 精心整理
(3) 对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧 哗。 3.态度 （1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。 （2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。 （3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。 （4）解释问题有礼有节。 4.纪律 （1）会议服务前不吃异味食品。 （2）不在会议期间使用电话。 （3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 （4）严格遵守职业道德。 （五）办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 （六）重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。 （七）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确 定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 （八）参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规 精心整理
会议工作流程与服务标准 一、会议服务工作程序： 会议受理会前准备会前检查 会场服务会后清理会议注意事项 一、会议受理 1、十三楼中、西式会议室为高管来宾接待室，任何部门、子公司使用，需提前到集团办公室办理相关手续，经集团办公室同意后方可使用。如果会议时间有更改，必须重新提交至集团办公室审批。以免造成会议冲突。（注：十三楼大会议室需提前一天申请并下发通知） 2、由办公室专员下发《会议任务交办单》至会务专员，并通知准备会场： （1）会议起、止时间 （2）会议地点 （3）使用会议室部门名称及与会人数 （4）会议保密程度、与会人员习惯 （5）是否需要使用投影、话筒等，需在《会议任务交办单》中体现 （6）注意事项（禁止吸烟、大声喧哗、随地吐啖） 二、会前准备
（1）根据《会议任务交办单》会议要求对会场进行整理，保持会场干净整洁。 （2）会议开始前半小时，会务专员需将桌面纸巾、烟灰缸、投影仪的摆放，窗帘束紧，灯光、空调、排扇等设备打开。 （3）主席台话筒摆放整齐（话筒方向朝左边平行摆放。）大会议室内横幅、台签、激光笔、录音笔及与会资料等均有各部门、各子公司自行准备。 （4）茶水饮品将根据来宾需求选择饮品种类，如需配备咖啡必须在《会议任务交办单》中体现。（注：十三楼大会议室仅提供主席台领导及来宾茶水配备，主席台下人员需由各部本、各子公司自行准备。） 4、会场服务 1）会议进行中，每隔30——40分钟，根据会场情况及时增添茶水或咖啡。 2）会议进行中，会务员应留守茶水间，随时留意会场是否有新增来宾，准备茶水。 3) 会议进行中，非与会人员不能直接进入会场，或在会场外徘徊。（如是特殊情况，可在茶水间等候。） 5、会后清理 1）撤会议物品（杯具撤后清洗干净收入柜中。） 2）清理与会人员遗留物并登记。 3）清洁并整理会场，关闭门窗。 4）检查清理情况，并对损坏物品进行登记备案，并向上级汇报情况。 5）关闭动力电器设备 6）服务人员撤出，锁闭会议厅 6、会议注意事项 1）定期清点会议用品消耗并登记，如有补充需上报人事综合部。 2）每周定期交付会议任务交办单签字。 3）因大会议厅使用较少，场地较大，卫生维护在会议确定后提前一天整理清扫。 二、会议接待服务标准： 1、服务员上岗前要按规定认真整理工装、仪容仪表端庄、整洁、精神饱满； 2、会前二十分钟准时到达会场；
作者：旧在几 作品编号：2254487796631145587263GF24000022 时间：2020.12.13 公司会议准备工作总结 会前准备工作 一、确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。 1、确定会议目的及内容。 2、确认主要领导人是否有空，确定是否和重要工作有时间上的 冲突。 3、确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提 前联系酒店。 4、向财务中心申请会议经费预算。 二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和领导 名单，确认参会人员名单。 三、会议负责人安排会议议程。 1、确认会议主要流程及各发言人内容。 2、控制会议时间，安排会中休息。 四、会议材料的撰写 1、安排会议主旨材料撰写。 2、通知发言人准备讲稿。 3、准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。
4、撰写领导的发言报告。 5、准备主持词。 五、会前会场准备工作。 1、分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。 2、布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。 3、检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。 4、准备会议需用道具。 5、给参会人员准备纸和笔。 6、如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。 7、制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场 纪律），分发或通知参会人员。 六、安排会议预演。 1、在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及 时发现问题，完善会议准备工作。 2、审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。 会中现场工作 1、安排人员准备会议茶水和就餐。 2、安排摄影、摄像人员。 3、分配签到员和座位引导员，安排参会人员座位。 4、安排考核人员维持会场秩序，记录参会人员会议中不良表现。
会务组工作流程 就是会议组织方的执行组，具体负责会议的现场布置、人员报道、酒店吃饭、接待住宿、机场接送、会议安保、会议资料的整理分发、现场服务等。 会议策划组织 一、会前准备 1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决? 2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案 3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组限定每个项目的商议时间。 4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 6、根据要讨论的问题限定与会人员。 7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 二、会议期间服务 三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检查。 会议接待流程23条会前工作: 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。) 会中工作: 9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料，来客接待 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。会后工作:
会议准备工作流程集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-
公司会议准备工作总结会前准备工作 一、确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。 1、确定会议目的及内容。 2、确认主要领导人是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲 突。 3、确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前 联系酒店。 4、向财务中心申请会议经费预算。 二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和领导 名单，确认参会人员名单。 三、会议负责人安排会议议程。 1、确认会议主要流程及各发言人内容。 2、控制会议时间，安排会中休息。 四、会议材料的撰写 1、安排会议主旨材料撰写。 2、通知发言人准备讲稿。 3、准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。 4、撰写领导的发言报告。 5、准备主持词。 五、会前会场准备工作。 1、分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。
2、布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。 3、检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。 4、准备会议需用道具。 5、给参会人员准备纸和笔。 6、如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。 7、制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场 纪律），分发或通知参会人员。 六、安排会议预演。 1、在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及 时发现问题，完善会议准备工作。 2、审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。 会中现场工作 1、安排人员准备会议茶水和就餐。 2、安排摄影、摄像人员。 3、分配签到员和座位引导员，安排参会人员座位。 4、安排考核人员维持会场秩序，记录参会人员会议中不良表 现。5、安排会议记录人员。 6、主持人根据会议情况决定是否在会议中调节气氛，提高会议 人员参与度。 会后善后工作 会后工作总结及后续工作安排。 1、会场卫生清理，道具、设备收回。
会议筹备工作流程 一、会议请示 起草会议请示（如需提请市委，以市总文件形式）起草→核稿→签发→印制→上报。确认会议名称→时间→地点→出席领导及与会人员→会议议程 二、会议方案 会议方案根据会议内容由承办部室制定，会议整体筹备由牵头副主席负总责，办公室主任协调抓好落实。拟制会议方案→报会议牵头副主席→定稿→印制→分发。 会议筹备期间必须牢牢把握并做好如下事项: 1、文字材料 会议所有文字材料由牵头副主席负总责，由办公室文字副主任具体负责。 会议通知起草→核稿→签发→印制（通过办公自动化系统分发）→落实参会人员名单（记录接听电话人员姓名、职务）编排会议座次表。 文印室负责所有文字的印刷工作→文字材料核稿、校对由承办部室负责，印刷完成后，由办公室文字副主任负责指
挥装袋，并将装袋文件送至会场分发到位（包括主席台材料）。 会议可能涉及如下工作，需要落实到人：向市委请示（包括拟请主持领导、出席会议领导等协调事宜）、出席会议领导的协调、请柬送达、领导讲话、主持词、典型发言、表彰决定、光荣册、致辞、资料汇编。 2、行政方面：由办公室行政副主任具体负责。会场租赁，根据会议方案提前预定。 会场外布置：主要对拱门、横幅、竖幅、刊板、彩旗、指示牌等工作进行布置检查落实。 会场内布置：主席台及参会人员文件摆放规范、文件袋颜色及样式、笔、矿泉水摆放、茶杯、席签的打印及摆放、发言台鲜花、主席台鲜花、会场会标围标、毛巾、话筒、与播音间人员的沟通（会议议程及主持词）、通知会议开始、播音员的安排（联系、接送车辆的安排、播音稿准备及送达）、接待室的安排（席签、毛巾、议程表、音视频、茶水、铅笔、纸张 3、领导的迎送：由办公室主任负责通知市总领导提前到达会议地点，迎接引导出席会议的领导到接待室。 三、后勤保障 消防、供电、保卫、交警、接送领导车辆安排工作由办公室主任、行政副主任协调市委秘书二科及相关单位进行沟
会议会务服务工作流程 1、小型会务工作的服务流程 1）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗。 2）到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。 3）仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境，协助工作人员提前布置好会场。 4）提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。 6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）。 7）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。 8）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等。 2、中、大型及重要会议的会务工作服务流程 1）在接到会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向相关领导汇报。
2）会务人员根据会议需要，提前准备好横幅、绿摆、鲜花、果盘等。 3）提前对会议室进行检查，与会议主办方保持联系，对座位、名位牌、会标等进行核对，对影视、音响、灯光、花卉、绿摆、茶水、卫生、通道等进行检查，要求达标后，对会议室封闭管理，不准无关人员进入会场。 4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前50分钟到岗。 5）到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。 6）仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。 7）提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。 8）如需要控制电梯，则提前安排人员控制。 9）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。 10）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻），若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交代的事情。 11）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。 12）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关
精心整理 会议流程说明 1 首先由物业办公室内勤随时在网上查阅会议预订情况，收到预订后，在每天晚 间例会时将转天会议室申请审核表下发各部门部长，如遇当天紧急会议时，请按会议流程说明第7条执行，该项工作负责人为办公室内勤。 2 各部门主管根据会议室申请审核表上面的要求开展相应的工作安排： 2.1 保洁部安排晚班人员负责将转天要使用的会议室进行清洁工作，如桌椅、 2.22.32.43 3.13.2脑、投影等设备，工程部应在会议前1小时将所需要的相关设备调试准备完毕，以确保其正常使用。 3.3 会议部会前1小时，应对会议室的桌、椅、茶杯、茶叶、地毯、门、窗、 茶水间等设施和用品进行清洁。如会议订单要求提供矿泉水、小毛巾等物品，服务员也应一同将相关物品准备就绪，并重点检查所备的茶杯有无茶叶、设施设备、相关物品有无残缺。除此之外，还应协助会议主办方做好
会场的布置工作，如将会标、鲜花、桌牌等物品按指定位置摆放好。 3.4凡有局领导参加会议时，服务人员应注意为其准备好专用茶杯，并按会议 订单要求提前对坐摆放，以确保专杯专用。 3.5对重要会议或特殊保密会议，要按重要会议的特殊要求，积极配合与会单 位做好相应的准备工作。 3.6在布置翻译员、记录员、签到处所需的桌椅时，要按照主办单位的要求做 4 4.1 4.2 4.3 分钟 4.4 5 5.1 5.2客人所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦精并摆放整齐， 以备下次会议之需，地毯清理干净。 5.3通知工程部来人关闭所有电器设备，话筒、空调等，服务员关闭门窗，带 好会议订单、钥匙进行安全检查后离开会场。 6重点注意事项 6.1引导：服务员引导应提早20分钟到达地点等候客人，引导适应走在客人 右前方，在上电梯或楼道拐弯处侧身等候并给以手势道“您这边请”或“请
会议准备工作流程修订 版 IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】
会议准备工作流程 一、会前筹备工作 1、撰写工作方案，确定会议主题、内容、参会范围等。 2、撰写会议主持词、讲话稿，确定会议议程，草拟会议通知，根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局。 3、制作参会人员名单，确定联系方式，准备签到表，绘制座位图。 二、会期准备工作 （一）会前工作 4、联系会场提供单位，确定会议室（会客室）。 5、印发会议通知，准备会议所需材料（确定份数、分发范围、分发方式）。 6、制作会标、桌签（背签）、指示牌。 7、联系电视台、宣传办，做好会议的宣传工作。 8、会场布置：悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔（笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针、小刀、剪刀、封条等）、调试设备、增减桌椅、清洁卫生，准备其他会场所需用品（水果、茶水、纸杯、抽纸等）。 9、保持与参会领导、人员的联系（参会领导姓名、职务等信息），及时了解行程（安排车辆接送），做好迎接准备。
10、打印签到表，组织签到工作，维持会场内外秩序。 （二）会中工作 11、会场内后勤服务。 12、做好录音、摄像、会议记录等工作，及时归档留存。 13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。 三、会后进一步开展工作 14、整理会场。 15、安排用餐、住宿、送行。 16、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。 17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。 18、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 19、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录。 20、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
培训会议准备流程 一．确定举办会议时间，地点，大致人数，内部主要参与者以及目标客户人群，会议需要工作人员并告知明确工作事项。 二．会议主讲人和内容确定，提前确定好演讲老师或者嘉宾的时间和内容以及相关要求，给足双方准备时间。 三．确定好会议大致流程，每个环节时间，确定好主持人做现场衔接和把握 四．根据内容确定宣传方式和宣传手册进行宣传 1.网络宣传渠道确定和宣传手册制作 2.内部官网宣传渠道，微信平台，同事相关微信平台等渠道 3.内部QQ群，个人QQ，微信宣传渠道 4.横幅制作 五．提前一周再电话致电参会人员确定能否参与，如有外地客户确定抵达方式、告知交通方式以及便利住宿条件，并短信再次通知所有参与人时间、地点、参会内容、主讲人、周边交通站点、停车方便与否、参会联系人 通信方式。 六．会议开始前一周进行所需物品购置和设备查询，以防万一设备故障可以流出足够时间进行修理。常见会议必备物品：便签纸、铅笔、卷笔刀、 订书机、会议资料、签到本、手提前脑、投影仪、话筒、音箱、激光笔、电池、板擦、水性笔、名片盒、水、配套桌椅、相关宣传片或者前奏音 乐 七．会议前一天再次确认参会人员，电话或短信提醒，工作人员会场布置，横幅悬挂，投影仪器和话筒音箱设备准备和试用 八．会议当天确保工作人员电话通畅，方便客户随时电话咨询，签到人员负责签到和发放到场资料，团队工作人员做好和提前到场客户的沟通，避 免客户坐冷板凳。控制会议拖延时间，安抚到场客户情绪，确保会议顺 利进行。
九．会后中间或者结束现场沟通环节可有现场开发环节，确保开户人员足够和现场开户的有序进行。未开发客户急需保持会后跟踪联系和开发。
会议组织流程 一、会议分类 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 1．前期的筹备 1.1会前准备 确定会议名称、会议时间以及参会人员名单、安排停车位等，为后面的工作打好基础。 确定参会人员的：范围、层级、人数、分组、食宿等 1.2 会前通知 会前通知有两大工作：一是通知，二是反馈 通知方式有： 书面：一般是大型会议，时间长、参加人员多； 口头：小型、小范围的会议； 内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等） 通知必须设立记录本，及时记录、查阅。 ?注意：通知、再落实（跟踪到底） 1.3准备会议需要的资料： ①设立接待处，一般在进场入门处 ②讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）
③会议日程安排表 ④制作会议手册 ⑤笔和纸 ⑥签到表 ⑦横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） ?注意： ①准备会议材料：对议题的说明，说明会议的目的 对议案的说明等。 ②组织好发言人的文稿：事先和发言人联系，搜集；于会前发给 与会人员；工作人员自己留一份存档。 1.2会场的布置 1.2.1会（徽）标 必须要体现出本次会议的内容 1.2.2主席台的安排 ①参加人员 ②人数 ③铭牌 ④位置如何安排 ⑤准备好椅子 ⑥除主管和中层外，其他要分区坐。 ?注意：座位安排：职位高者居中，先左后右，离会场入口远，离会议主席近的位置为上，座次可编成表，贴于休息室或入口处。或于每个位置的左侧。 1.2.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。 1.2.4悬挂横幅
会务工作流程 一、会前准备： 1、了解掌握会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数，安排会议场所。 2、发布会议通知。通知内容主要包括主（议）题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校会议安排表、在校园网公布、电话通知、电子邮件通知和书面通知等，根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。 及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。 3、邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会，要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要，安排车辆接送事宜。 4、准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前，提交领导审定后付印。 5、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括：（1）主席台布置。包括主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水等。（2）会场环境。包括会标布置、盆花摆放、音响设备、灯光空调等必要时，安排就座区域分布。（3）落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务。 6、安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排，及有关纪念品赠送工作。 7、发布新闻信息。通知党委宣传部，做好新闻宣传工作安排。如有必要，安排专人做好会议记录，做好比那机会议简报的准备工作。 8、协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。 9、检查会务准备情况。会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。 二、会中服务 1、检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响等设备、主席台的布置情况。 2、检查服务人员就位情况。（1）检查签到准备工作，签到处负责人员应该提前到位，做好签到准备工作。（2）检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。（3）检查休会期间茶点服务等。 3、检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整；重要内容要记清原话；必要时要做好录音准备工作。 4、检查摄影、摄像等新闻采访人员的到位情况。 5、做好与会人员合影的各项准备工作。 6、做好会议的安全保卫和医疗保障工作。 7、编印会议简报。 8、编印会议通讯录。 9、做好与会人员返程的相关安排。 三、会后工作 1、分发与会人员照片、通讯录。 2、安排相关人员、车辆为与会人员送行。 3、做好会议记录及相关材料的整理归档工作。
会议和重大活动工作流程和要点（试行） 一、会议筹备工作要点 1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例) 会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。 2、会议筹备工作事项 （1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。 （2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构领导的请柬由
相关部门负责发送。 （3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。 （4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。 （5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。 （6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。 （7）草拟会议筹备方案。容包括： ①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。 ②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员,并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。 ③制订会议经费预算。 ④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。