如何做好招投标工作
我在工作中,经常要做一些招投标的工作,通过一些实际工作,发现其中存在很多需要不断学习的地方,现将一些心得体会写出与大家交流。
一、招标前的准备工作
1、招标前要做好招投标工作最重要就就是搞清楚谁在招,怎么招,谁来投,投什么。要做到心里有数并做到仔细理解招投标文件,紧跟招投标流程,关注每个环节,注意信息收集,因招投标主体而异随着招投标的流程开展工作。
2、准备充分,参与招投标的人员要充分认识到个人的责任与企业的利益密切相关,自己所做选择的正确与否对公司的设备、工程质量、成本等影响极大。要充分认识到招投标工作的严肃性,严格按照规定与流程、手续进行。各级参与人员特别就是非专业人员要充分发挥应有作用。对投标厂家的资质、能力、产品质量、信誉等要了解细致、全面,确保所选择厂家的代表性。提前明确招投标的内容与要求,做好各方面的准备,并做到厂家与招标单位的相互信任。需与其她单位、分公司沟通的要及时联系。
3、沟通顺畅,在内部要提前通知,使招投标小组的成员能及时了解招投标的要求、内容、标准等;投标方的资料要保证小组成员能及时瞧到与熟悉,并在每次评标前做到评标人员合理分工,进行相关内容的汇总、把关。
4、标书完善,规范招投标文本,标书内容要详尽,关键性的内容要明确列出,如工程总量、设备需求总量、设备要达到的国际与国内标准、质量保证措施、付款要求、评标标准等,做到内容标准统一,使投标方具有操作性,并便于招标人员开展工作。
5、项目招标委员会的组成及招投标小组的能力要提高,招标委员会应由聘请工程、商务、外汇、法律等各有关方面的专家组成,负责解决项目招标中所遇到的各种问题, 并具体指导招标工作。专业人员要对非专业人员进行通信专业知识的培训,以使其了解必要的专业知识;法律人员要对专业人员进行法律、规定、流程方面的培训,财务、审计人员要对专业人员进行财务规定等方面的培训,做到专业人员与非专业人员相互补充,共同提高能力与水平。
二、招标阶段
1、招标公告的刊登,在进行招标前,应在国内外有影响的报刊上发布招标公告。它包括招标通知与招标广告两个部分。招标通知就是指分别送给与项目有关的与所在国建立了外交与商务关系的各国有关部门的书面通知。招标广告就是指在国内外有影响的报刊上所刊登的招标广告。通知与广告的内容应包括:项目名称、项目地点、项目内容概况、工程范围、索取招标文件的日期、地址及截止日期、招标条件、价格以及有关事项的咨询单位等。
2、资格预审,资格预审就是指对愿意承担招标项目的投标人进行的财务状况、技术能力、资信等方面的预先审查。目的就是选择确有承包能力的投标人。以免一些不符合要求的厂家也前来投标,造成不必要的工作量与工作难度。
3、制定标底,招标委员会刊登招标广告后,即应准备合同价格,通过项目概算,确定合同的价格水平,亦称为"标底",就是招标委员会掌握的底牌,就是绝对保密的。
4、公开招标,公开招标就是指招标委员会通知取得投标资格的投标人或刊登广告知悉投标人索取或购买招标文件,邀请其前来投标的招标环节。
5、开标,开标就是指招标委员会在规定的日期、时间与地点,将截止日期前收到的全部投标文件,在所有投标人或其代表在场的情况下,当场拆封投标文件,并公开宣读各投标人的投标条件,以使全体投标人了解各家的标价,这种程序即为开标。开标环节做到“三开”、“三不开”,即准备工作好了开,做不好不开;招标人员到齐了开,到不齐不开;监督人员在场开,不在场不开。
6.评标与决标,开标以后即转入评标阶段。招标委员会将投标文件的标价,及其它条件一一汇集列表,选取其中报价最低的四、五份投标文件,进行审查、鉴别、比较,直至决定中标单位,这一阶段,就是在秘密条件下进行的。在评标环节做到“四多”、“一少”,即多瞧、多听、多问、多记,少议。多瞧,就就是对招投标文件、资料认真瞧,更加深入地了解投标单位的情况;多听,就就是多听其她成员的发言与询问,做到心中有数;多问,就就是对不清楚的地方多询问,以掌握更多的信息;多记,就就是将关键的内容记录,以便投票时有根有据;少议,就就是少发表议论,以免影响其她人的意见。在开标评标时要做到询问问题的一致性,打分时做到公正、合理。评标时,要按照评标标准逐项进行,填写选择或不选择的理由要充分。另外,招标人员在评标时要进行必要的表格汇总,具体人员的意见要有相关记录并存档。
决标就是根据评标报告及其推荐意见为依据,由招标委员会决定中标人,同时向中标人发出中标通知书的环节,对未中标的人一般可不通知,或只简单通知××承包人中标即可。
三、招投标后期
1、签订合同,中标人在接到正式的"中标通知书"后,即应在规定的时间内与工程业主签订工程承包合同。合同先由一方起草,并在该草稿基础上进行磋商,达成一致谅解后签订。
2、处理好质量、价格及与以往合作厂家的关系
处理好质量、价格、服务、工期的关系,以使所选择厂家能够最大限度地满足招标方的要求。还要处理好与原合作厂家的关系。以往合作过的厂家,招标方对其质量、服务水平等比较熟悉,这就是其竞争的优势。但这些厂家不能因此而提高价格,价高而再次入选会助长其优势意识,对以后的招投标不利。所以,对于新的厂家,价格略低而服务、质量又有保证的,为引入竞争可以分批量逐步引入。
3、做好以往招投标的统计分析,应通过对以往招投标结果的汇总与统计,做好价格、质量的预测,必要时做好标底。不能越招标,服务与价格越高,成本越大、要通过统计与分析,积累经验,在以后的招投标中做到什么样的厂家可以投什么样的标,什么样的产品在什么价格区间合理,做到心中有数。
四、关于招投标工作中的检查与保密
1、强化招投标工作的监督检查机制,充分发挥非专业人员的作用,法律、财务、审计人员要层层把关;招投标的各个环节,纪检监察人员要全程参与监督;投票统计中,要做到一人统计一人核查。另外,招投标人员要签订履行廉洁勤政责任书,防患于未然。
2、做好招标投标保密工作,在招标采购过程中有很多信息就是需要在一定时段内甚至要长期保密的,包括潜在投标供应商的名单、评标委员会成员名单、标底、供应商的商业秘密等。如果保密工作做得不到位,势必影响招标采购结果的公平。因此,招投标的保密工作需要处处设防,不仅要防备评标过程的泄密,许多细节的
地方都需要保密。从业人员应强化保密意识,首先要加强招标采购从业人员的廉政教育与职业道德教育,不断提高从业人员的思想觉悟与政治素质,构筑牢不可破的反腐倡廉心理防线,使广大政府采购从业人员自觉抵制各种不正之风的侵蚀,积极地预防职务犯罪行为的发生。其次要在最合适的时间段内组成评标委员会。无论就是采用随机原则抽取评审专家,还就是通过选择性办法确定评审专家,总的一条原则就是“宜迟不宜早”。实践证明,专家确定的时间距开标的时间间隔越长,就越容易走漏风声,投机者就越有机可趁。一般采购项目,可在接收供应商投标文件的同时,在监督人员与公证员监督下,进行现场随机抽取或选择,确保在开标前确定并通知到位,知情者不得随意进出,尤其就是专家不得携带通讯工具进入评标场所。第三要建立防止泄密的机制与泄密后的应急补救机制。着力在建立评审纪律约束、泄密责任追究制方面下功夫。从业人员要以实际行动堵住政府采购信息泄露的“暗流”。招标采购单位在活动中应建立防止泄密的机制与泄密后的应急补救机制,一方面要尽可能堵塞信息泄露的渠道,防止招投标信息的“跑、冒、滴、漏”,另一方面要有周全的补救措施与应急预案,信息一旦泄露后要迅速地防止再扩散,以消除消极影响。如果所泄露的信息已影响公开竞争与招标结果,必须当机立断,停止招标活动。招标采购单位还应加大对相关工作人员的考核,可通过签订“责任状”的方式,交代任务,明确职责。
招投标工作在我们国家日益规范,我们工作中也要不断的学习改进,只有这样才能使我们的工作做得更好,才能使企业成本达到更合理化,才能找出更适合的合作厂家配合,才能更有效地避免一些违规行为。只有我们的工作越规范程序越严密顺畅,我们的工作就会月顺利。
二0一二年三月十九日