第三章外贸业务概述
一、出口业务流程
一宗完整的出口业务，要经过磋商签约、催款崔证、生产备货、租船订舱、报检报验、出口报关、装运出口、收款结汇、外汇核销和出口退税十个工作环节。
（一）交易磋商
国际贸易和国内贸易一样，第一步是磋商签约。磋商的方式主要是通过电子邮件、电话、传真，也可以通过QQ或MSN聊天软件进行即时交流，或者利用摄像头进行视频交流，但很少有机会见面。磋商内容是交易的各种条件和细节，主要包括价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式等等。谈价格时，要用到外贸术语；谈到付款方式时，也要用到T/T、D/P、D/A、L/C、O/A等专业术语和专业知识。这些内容将在后面章节中介绍。同外国人交流，不管他是哪个国家，交流的语言一般都是英语。因此，英语是必不可少的工具，尤其是书面英语，你可以不会说，但不能不会看不会写。通过磋商，双方对交易的各种条件都达成一致后，就签订合同。合同一般有两种形式，一是订单形式，二是合同形式。订单就是简化的合同，以确认书方式表现出来，通常只涉及价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式、运输方式等内容，详见附录一（订单格式）。合同则比较详细全面，既包含价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式、运输方式条款，也包含违约、不可抗力、索赔、仲裁条款等。详见附录二（合同格式）。以下是某产品的交易磋商操作细节，仅供参考：
1、业务人员收到客户的寄样要求（如提供图纸；提供样品等），首先记录下客户要求寄样的样品信息及要求，并填写寄样申请单，在经过审核后，样品负责人员根据客户的要求准备样品。
2、在准备好样品后，业务人员将样品邮寄给客户，并记录本次寄样的信息（包括寄样的日期、哪个快递公司、费用、是否收取费用等）。
3、如果客户对样品不满意，或者要求改进后再寄，则业务人员原记录下这些信息，并重复1、2步骤；
4、如果客户对样品确认合格，则业务人员草拟报价单（业务人员快速查询该产品的报价的历史记录、该产品的已成交的历史记录及厂家的报价情况）；
5、经过多次磋商，客户接受报价。业务人员根据该份报价单制作订单（合同或形式发票）传真给客户会签；
6、业务人员根据订单，填写成本测算单。
（二）催款催证
催款是指催促客户把预付款汇到你指定的账上，催证是指催促客户开立信用证并把信用证送到你手上。只有在收到付款或信用证后，你才能开始下一步的生产备货程序。是催款还是催证，取决于你在签约阶段双方约定的付款方式。如果约定买方支付一定金额的预付款，你就得催款；如果约定买方开立信用证，你就得催证；如果既约定预付款，又约定信用证，则既要催款也要催证。
1.如何催款呢？
1..把你的银行账号用传真或电子邮件（最好是传真）发送给你的客户，请他在某年某月某日前，把合同（订单）约定的预付款金额电汇（T/T）到你制定的账上。（参见附录三：催款函实例）
2.如果你的客户已经把钱汇出，请他把汇出行的银行汇款水单传真给你；收到银行的汇款水单，证明汇出行已经受理汇款申请。银行受理汇款申请完毕，会把水单交给汇款人。
3.收到汇款水单传真后，通知你的开户行，告诉他你的钱已经从某某行汇出，请银行注意查收，钱到帐后，请立即通知你。
2.如何催证？
1.把你的开户行名称、银行代码、地址，以及你公司全称、地址、电话号码、传真号码等信息，通过电子邮件或传真方式通知你的客户。
2.同时，把信用证主要条款的内容，写好写清楚，传真给你的客户，请你的客户按照你给出的条件开立信用证。这样做有个好处，就是当你收到信用证时，里面的条款都是你事先同意认可的，省去了信用证内容与合同约定不符而需要修改的麻烦。
3.上述 1.2项内容可写在同一封信里，在信的最后别忘记提醒客户及时开证，并于某年某月某日前，把信用证送达你。（参见附录四：催证函实例）
4..收到信用证后，要认真审查信用证的条款。对于与合同规定不符的条款，对于你办不到、不容易办到、对你不利的的条款，第一时间要求你的客户修改，并把修改后的条款在某年某月某日之前送达你。
5.经过审核，信用证没问题，里面的条款全部接受。然后，就按照信用的规定办理，开始生产备货等后面的工作。（注明：信用证审查的操作细节在后面章节予以介绍）
（三）生产备货
1.不管是自行生产还是向供应商采购，都要按照信用证的要求（如果没有信用证就按照合同要求）备货。
2.特别注意产品的数量、品质规格、包装（包括内保装、外包装和运输包装）工厂或供应商的交货时间。
3.在生产备货阶段，对于商品不同，所要做的工作也不同，视具体情况而定，但一定要按规定的时间交货。
（四）租船订舱
租船订舱分两种情况，一是客户指定货代，二是自己寻找货代。所谓货代，是指专门负责代办各种商品进出口运输事务的公司。进出口商品的运输一般都由货代来办理。租船订舱，是指选择某艘船舶，预定舱位，以便装上你的货物，运往目的港。
1．在备货的同时，如果货代不是由你的客户指定，而是由你指定，你就得向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。你可以登录专业的货代网站，寻找适合的货代公司。
2．在货物全部生产、包装完毕后，工厂生产部门或供应商制作装箱单，外贸业务员根据报来的装箱单，结合合同及信用证关于货物的描述，出具出仓通知单。
3．单证储运部门或外贸业务员根据出仓通知单、工厂制的装箱单和信用证
的要求，统一缮制全套的出运单据，包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。
4．单证储运部门或外贸业务员先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱。确认配船和费用后，准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于办理出口报关手续。
5．在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。
（五）出口报检
1．出口商品分为法定检验商品和非法定检验商品。如果出口商品属于法定检验的商品范围（属于《种类表》商品范畴），在商品报关时，报关单上必须有国家商检机构的检验放行章方可报关。如果属于非法定检验商品，进出口双方可以自由决定是否由国家商检机构检验。因此，对于法定检验商品，出口前必须经过检验这个环节。
2．申请出口商品检验时，公司商检负责人员必须通过九城及榕基软件进行电子报检，货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件（如果有的话）、商业发票、装箱单、纸箱证等单据，取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。
（六）出口报关
1．单证员或外贸业务员把货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出；联系并确认货代公司收到上述单据。
2．公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。
3．公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库（根据新的海关报关规定要求：货物的出口报关必须在货物进入港口仓库或集装箱整箱进入堆场后才能进行）。
4．报关前，先上网向出口口岸地海关进行核销单的口岸备案，并如实向海关申报成交方式(如CIF)，按成交方式申报成交总价、运费等，以后外汇局即根据实际成交方式及成交总价办理收汇核销手续。
5．报关时需填写中华人民共和国海关出口货物报关单(白色的报关联和黄色的出口退税联)，并随附报关委托书、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、出境货物通关单等单证向海关报关，海关依此份报关单验货，并退回已盖章的核销单和两份报关单。报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头6．注意事项：a)未进行口岸备案的核销单不能用于出口报关，对已备案成功的核销单，还可变更备案。b)报关时必须要“出口收汇核销单”，否则海关不予受理。货物出境后，海关在核销单上加盖“放行章”或“验讫章”，并随同加盖海关“验讫章”的一份带有海关编号的白色报关单、一份黄色的报关单出口退税联一同返还口岸代理货代公司（从海关退回一般需1个月左右），最后口岸代理货代公司寄给公司用于向外汇管理部门核销。
（七）装船出运
1．货代公司接到公司的订舱委托后，根据公司提供的出口货物明细单缮制集装箱货物托运单，这是外运机构向船公司订舱配载的依据。该托运单一式数联，分别用于货主留底、船代留底、运费通知、装货单、缴纳出口货物港务费申请书、场站收据、货代留底、配舱回单、场站收据副本(大副联)等。其中比较重要的单据有：装货单(Shipping Order: S/O)和场站收据副本(Mate s Receipt;;;; M/R) 2．货物离港前，货代公司传真海运提单回本公司确认。
3．如果出口方需要办理保险，则立即把提单和信用证中的保险条款传真给保险公司，要求保险公司按照信用证的要求办理保险。
4．在确定货物安全离港后，公司传真装运通知给国外客户。
5．公司将海运提单复印件、商业发票、装箱单、海关发票、普惠制产地证用DHL寄给客户供其作进口清关用，同时将DHL回执留存准备缮制议付单据。
6．注意事项：船公司签发的提单上相应栏目的填写也会参照订舱委托书的写法，因此，托运人、收货人、通知人这三栏的填写应该严格按照信用证提单条款的相应规定填写。
（八）收款结汇
收款结汇就是向客户收取货款，是外贸业务的一个关键环节，就像足球比赛的临门一脚，这一脚踢飞了，前面都等于白干。因此，收款结汇决不能掉以轻心。
向客户收款主要是通过银行来完成，外贸业务员要做的是准备单据，叫做结汇单据。如果采用信用证付款，则按照信用证的要求准备单据，信用证要什么单据就准备什么单据，常见的有：发票、汇票、装箱单、提单、保险单、原产地证书、质检证书等。单据准备好之后，必须在规定的时间内（信用证注明交单期限）交给银行。如果银行审核单据后认为单据和信用证相符，你就等着收钱了。如果银行认为单据需要修改，你应及时修改后交给银行。关于单据的制作问题，将在后面的章节介绍。
（九）外汇核销
货物出口并收取外汇货款后，应向当地外汇管理局办理出口收回核销手续，程序如下：（附录五：出口收汇核销业务流程）
1．企业出口收汇核销手册；
2．加盖海关“验讫章”的核销单正本及退税联；
3．加盖海关“验讫章”的出口货物报关单正本；
4．商业发票正本。外商投资企业应提供由税务部门统一制定的出口发票，加盖企业公章或发票专用章；其他出口企业提供的出口发票须加盖企业发票专用章。
5．银行出具的出口收汇核销专用联（应具备银行“业务公章”和“出口收汇核销专用章”、“出口收汇核销专用联”字样、相应的核销单编号等必备要素），异地收汇核销专用联的，应加盖收汇地外汇局“出口收汇核销业务监管专用章”确认的水单。
（十）出口退税
产品出口后，出口商可以向国家税务局领取一笔退税款。这是国家给予出口商的一种政策支持，也是外贸和内贸不同之处。办理出口退税时，向主管国税局
提交下列材料：（详见附录六：出口退税业务流程）
1. 报关单。报关单是货物进口或出口时进出口企业向海关办理申报手续，以便海关凭此查验和验放而填具的单据。
2. 出口销售发票。这是出口企业根据与出口购货方签订的销售合同填开的单证，是外商购货的主要凭证，也是出口企业财会部门凭此记帐做出口产品销售收入的依据。
3. 进货发票。提供进货发票主要是为了确定出口产品的供货单位、产品名称、计量单位、数量，是否是生产企业的销售价格，以便划分和计算确定其进货费用等。
4. 结汇水单或收汇通知书。
5. 属于生产企业直接出口或委托出口自制产品，凡以到岸价CIF结算的，还应附送出口货物运单和出口保险单。
6. 有进料加工复出口产品业务的企业，还应向税务机关报送进口料、件的合同编号、日期、进口料件名称、数量、复出口产品名称，进料成本金额和实纳各种税金额等。
7. 产品征税证明。
8. 出口收汇已核销证明。
9. 与出口退税有关的其他材料。
综上所述，外贸业务呈现双方互不见面、路途遥远、手续繁杂、环节多、交易量大、风险大的特点。为了规范进出口业务，几百年来，国际贸易行业先后制定了一系列规则、惯例，各国外贸人员都按这些规则、惯例办事，形成了外贸界的共同语言。为了解决跨国运输、收款和保险问题，国际货物运输业、银行业和保险业也介入外贸业务中，并提供了完善的服务。虽然出口贸易手续繁多，但并不是所有的手续都一定由外贸人员亲自办理。其中很多手续可以委托专门的公司办理，这样既提高效率也节约成本。例如，租船订舱、报检报验、出口报关、装运出口都可以委托货代公司办理，外汇核销和出口退税可以委托会计公司办理。外贸人员应把主要精力用于开发客户多拿订单和风险控制上。
二、单证交易
单证交易是指用一套单据文件来代表货物，谁拿到这套单据，谁就可以拿到货物。货物可以留在仓库，只需转手买卖单证。这样一来，货物贸易就变成了单证买卖，简化了交易手续，降低了交易成本。代表货物的单证是一套以提单为核心的单证，包括：
1．提单（即提货单Bill of loading，缩写为B/L）
2．发票（Invoice）。与普通发票的概念不同，外贸中的”发票”指的是自己制
作的列明该货物名称、数量和价格的一份署名文件。
3．装箱单（Packing List）。自己制作的列明该批货物体积重量及包装情况的一份署名文件。
4．检验证书。
5．原产地证书
6．保险单（有时需要）；
7．其他单证。
全套单证中，以提单最为重要，因为正本提单是各国法律承认的提货凭证，没有正本提单则无法提货，但在特殊情况下由银行出具保函的除外。提单是在发货人把货物交给船公司装船后，由船公司或者船公司的代理人（货代）给发货人签发的。检验证书是根据货物的特性和买家的要求，由相应的国家机构如进出口商品检验检疫局，或者由双方认可的组织机构如民间检验公司，或者有工厂签发的。原产地证书则由中国对外经济贸易促进委员会签发，该机构委托各地出入境检验检疫局代办。发票和装箱单有外贸人员自己制作，保险单有保险公司签发。
从某种意义上来说，外贸操作员经手买卖的不是一堆堆的物品，而是一系列单证文件。外贸人员完成一笔交易，从头到尾没见过货物，一点也不奇怪。外贸业务多数情况下是凭单买卖，买卖双方很少看到货物实物。因此，即使货物完美无缺，单证上出了问题，也会导致被扣钱甚至被拒付的风险。反过来，即使货物有问题，而单证齐全，仍可以使初期顺利交易。当然，这也有一定风险，比如伪造单证进行欺诈。欺诈在世界各国都是犯罪行为，由各国司法机关追究刑事责任。
总之，单证在外贸中的作用是决定性的。外贸新手从一开始就应该树立单证意识，谨慎处理外贸业务中出现的每份单证，不得掉以轻心。
三、退税制度
在国际市场上，中国商品要面对其他国家商品的竞争，中国出口商之间也存在着竞争。很多时候，竞争的焦点集中在价格上。为了赢得订单，很多外贸人的出口价格比从工厂进货价还要低，工厂直接出口所报的价格比卖给国内其他采购商的价格还要低。他们都疯了吗？不。即使以低于进货价”贱卖”，而且通常是“贱卖”，外贸仍然有利可图。要揭开这个秘密，就必须了解我国的出口退税制度。
出口退税，是我国的一项重要外贸制度，但不是中国的专利，其他国家也有退税制度，出口退税是出口利润的重要来源。我们用一个例子来说明出口退税是什么回事。
生产西装得经过以下环节：（1）农民种植棉花并把棉花卖给棉商；（2）棉商把棉花卖给纺织厂；（3）纺织厂把棉花做成布料并把布料卖给服装厂；（4）服装厂把布料做成西服；（5）服装厂做成西服后，西服有两个流向：一是出口外销，二是在国内销售。在从棉花到西服的每个环节中，商品的销售价格都有提高。棉农买棉花，除去成本后赚了钱；棉商把棉花再卖给工厂，出去成本费用后也赚了钱。同样地，棉纺厂卖布料，服装厂卖西服也都赚了钱。换句话说，从棉花到西服的每个环节中，都出现了增值。每一次增值，经营者（包括棉农、棉商、纺织厂、服装厂）都要向国家缴税，这个税叫做增值税。如果西服卖到国外，国家就把在前面几个环节中征收的增值税全部或部分退出来。退给谁呢？谁出口就退给谁。这就是出口退税的由来。如果西服在国内销售，前面已经征收的增值税就没有得退。
出口退税有个计算公式：出口退税=含税采购价格*退税率/（1+增值税）。
例如，外贸公司从工厂购买彩电转手卖给国外客户，采购价格是2000元/台，彩电的增值税是17%，出口退税率是13%。那么，每出口一台彩电，出口商
可以从国家税务局领取2000元*13%/（1+17%）=240元的退税款。因此，如果出口商卖给国外客户的价格是1900元（注：比进货价2000元低100元），出口商表面上看亏了100元，但由于退税款有240元的收入，出口商还是有140元的利润。这就是出口商“贱卖”产品的原因。
特别注意：（1）要获得出口退税，采购商品时，出口商必须要求工厂（供货商）提供增值税发票和完税证明。能提供增值税发票和完税证明，说明工厂已经缴纳了增值税。只有工厂先缴了增值税，出口时才能退税。如果无法提供增值税发票和完税证明，就没有出口退税，在计算出口利润时，就不能把出口退税算进来。（2）每种商品的增值税率和出口退税率不是一成不变的，而是随着国家宏观政策的变化有所调整。因此，在计算出口利润时，必须准确查询增值税率和出口退税率，可以上网查询，也可以向当国税局咨询。
四、信用证交易
国际贸易的买卖双方互不见面，互不认识，彼此缺乏信任。出口商担心，货发出去后，进口商违约拒绝付款，怎么办？。于是，为了货款的安全，出口商要求款到发货，即进口商先付款出口商后发货。同样地，进口担心自己付款后，出口商不发货或者短斤少两，怎么办？。于是，为了自己的资金安全，进口商要求货到付款，即出口商先发货，进口商收到货物验收合格后才付款。一方要求款到发货，另一方要求货到付款，双方争执不休，生意就做不成了，追其原因是彼此互不信任。
有一个办法可以解决信任问题，就是把银行拉进来。银行作为中间人，以自己的信用，向出口商作出付款承诺：只要出口商满足进口商规定的交易条件（包括商品的名称、质量、规格、装船时间、包装、保险等交易细节），银行就负责向出口商支付货款。银行把这个承诺写成书面文件，并交给出口商。银行的这个书面承诺就叫做信用证，只要出口商满足了信用证规定的全部条件，银行就必须付款。如果银行不付款，出口商有权向法院起诉，请求法院强制银行付款。信用证赋予出口商的权利，受到世界各国法律的保护。这样一来，原本由进口商承担的付款责任，就变成了由银行来承担。出口商还有什么不放心的呢？
换句话说，信用证就是银行向出口商作出的有条件的付款承诺书。银行作出承诺书的行为，行话叫做开立信用证。货物买卖是进出口双方的事情，与银行无关。所以，银行不会无缘无故地向出口商开立信用证，而是在进口商提出开证申请的情况下才开立的。进口商申请开立信用证时，向银行提供他和出口商之间的交易条件，银行就把这些交易条件明明白白地写在信用证里，作为信用证的条款，要求出口商一一实现。实际上，信用证里面要求出口商满足的各项条件是进口商设定的，出口商满足信用证条款，等同于满足了进口商的交易条件。出口商是否满足信用证条款（进口商的交易条件），由银行把关。这样，银行就保证了进口商能收到符合要求的货物。
出口商在信用证规定的装船时间内，把符合信用证要求的货物装船出运，从海运公司那里拿到提单，并在信用证规定的时间内，把提单和信用证规定的其他单证内交给银行。这些单证是证明出口商是否满足信用证条款的唯一证据。因此，银行收到单证后，对单证进行认真地审查。如果这些单证都没问题，说明出口商完全满足了信用证规定的条件，银行就向出口商兑现自己的付款承诺，向出口商
支付信用证的金额（货款）。
由于代表货物的一整套单证是由出口商首先交给银行的，因此银行实际上控制了货物。银行拿到整套单证后，立即告诉进口商，进口商就把信用证载明的货款交给银行，银行则把整套单证交给进口商。于是，进口商就可以凭提单在目的港提货了，银行从进口商那里也收回了已经向出口商支付的货款。
进口商向银行付款以索取整套货物单证的行为，叫做赎单。如果进口商不来赎单，即拒绝付款拒绝提货，银行岂不变成了买家？这个问题实际上是不存在的，因为信用证是在进口商提出申请的情况下，银行才同意开立的。银行在受理进口商开证申请时，对进口商的信用进行全面评估。如果进口商信用好，银行就给予开证；如果进口商信用不好，银行就向进口商收取押金。由此可见，能够让自己的银行开出信用证的进口商，在当地银行具有相当的信用度。对于初次交易，互不了解的进口商，出口商应该坚持以信用证的方式付款，即信用证交易。
信用证有四个基本当事人：（1）进口商：负责向自己的开户银行申请开立信用证，叫做信用证申请人。（2）进口商银行：即进口商的开户行，叫做信用证开证行，负责开立信用证、收取单证、审核单证、支付货款（信用证金额）。（3）出口商：负责按照信用证的要求出货，满足信用证规定的全部条件，同时享有请求开证支付信用证金额的权利，叫做信用证受益人。（4）出口商银行：即出口商的开户行或非开户行，负责替进口商银行（开证行）把信用证转交给出口商（注明：这时出口商银行叫做通知行），替开证行接收出口商提交的单证并处理开证行委托的其他事项（注明：这时出口商银行叫做指定行）。
信用证是外贸中最重要的也是最常见的付款方式。为了规范信用证业务，国际商会制定了统一的规则《UCP600》即《跟单信用证统一惯例》。所有信用证业务都按照这个《惯例》办理。关于信用证的具体操作，将在后面的章节中详述。
五、进出口关税和进口增值税
关税是指世界各国对出入本国商品征收的一种税。关税分为两种，一是进口关税，是进口国海关对进口商品征收的税。另一种是出口关税，是出口国海关对出口商品征收的税。几乎每种商品进口时都要征收进口关税，但不是所有的出口产品都征收出口关税，实际上需征收出口关税的产品很少，主要是那些出口国控制出口的不可再生资源类产品。
进口增值税，也是进口国海关对进口商品向进口商征收的税。我国的进口增值税、进口关税、出口关税，都可以通过网上查询，网址是：https://www.doczj.com/doc/793601581.html,/default.aspx?tabid=9409。例如焦炭，通过查询得知：焦炭的商品编码是2704001000，进口关税是11%，出口关税是4%，增值税是17%。这说明，从国外进口焦炭，中国进口商需要向中国海关缴纳进口关税（税率是11%），同时还要缴纳增值税（税率是17%），如果把焦炭出口到国外，中国出口商需要向中国海关缴纳4%的出口关税。
出口产品时，稳妥的办法还是先查询所出口的商品是否需要征收出口关税。如果需要征收出口关税，就得把出口关税计入出口成本，提高报价。
进口关税和进口增值税是进口国向本国的进口商征收的，不是向出口商征收的。虽然如此，由于你的进口商需要向自己的国家缴纳进口关税和进口增值税，无疑提高他的进口成本，相应地要提高你商品在进口国的销售价格，从而削弱了
你的商品在进口国的市场竞争力。一般情况下，出口商可以不理会你的出口产品在进口国需要征收的进口关税和进口增值税。因为，你的进口商在接受你的报价时，已经把进口关税和进口增值税考虑进来，你用不着操心。
就我国而言，一般进口货物，必须缴纳关税和增值税后，海关才会放行。如果进口价格是到岸价格即CIF价格，我国进口关税和进口增值税的计算公式如下：
进口关税(人民币)= 发票总额 * 当日汇率 * 进口关税率；
进口增值税(人民币)= (发票总额 * 当日汇率 + 进口关税 )* 17%。
通常情况下，报关行申报的进口货物及计价单位和原始进口发票一致，如果两者不同，报关行会将原始进口发票上的数据进行单位换算，但是必须保持换算后的总额跟原始进口发票保持一致。进口发票是出口商给进口商开出的发票，“发票总额”指进口发票的总金额，一般以美元计算。
六、电脑与英语
外贸业务中，买卖双方互不见面，电脑和互联网成为外贸交流最快捷、最经济、最常用的通讯工具。熟练掌握电脑知识和技巧，可以使你高校快捷地开展外贸业务。外贸人应该掌握Office文档和制表软件的运用，这是最基本的文字处理软件。除此之外，常用的软件还包括图片查看和修改软件ACDSee、功能更大的 Photoshop，国外贸易公司还喜欢使用PDF格式（电子书）文件浏览器。
关于网络技巧，最重要的是学会上网查找资料、信息。在网上查找信息的工作贯穿外贸业务的整个过程。网上搜索是查找信息的重要手段，目前最好用的搜索网站是百度和谷歌（google）。百度是最强大的中文搜索网站，网址是https://www.doczj.com/doc/793601581.html,/；谷歌是最强大的英文搜索网站，虽然谷歌在大陆停止了搜索业务，但可以登陆谷歌香港网站进行搜索（https://www.doczj.com/doc/793601581.html,/）。
例如，在百度的搜索引擎输入关键词“广州货代”，网页上则出现数不清的货代信息；在https://www.doczj.com/doc/793601581.html,/的搜索引擎输入“British tea importer”,就会出现许多英国茶叶进口商信息。进入互联网时代，可以毫不夸张地说，不利用互联网，外贸几乎寸步难行。
做外贸，很多人首先想到的是英语，“我不会英语怎么做外贸？”。的确，外贸人的交流语言是英语，外贸的所有单证、往来信件也都使用英语，即使是日本人和中国人做生意也不例外，这已经形成国际习惯。做外贸需要英语，但并不要求很高的英语水平，不要担心过不了四级就做不了外贸。英语只是交流工具，生意本身才是外贸的最终目的。许多边境小商小贩，满世界乱跑的温州商人，他们得英语有多好？他们凭借临时学的几十个单词，一些简单固定的句子，加上比划，生意做得一点也不小。英语可以边学边用，比在学校里啃书本进步快得多。
因此，不必担心你的英语。在口语方面，掌握常用的几句问候语，懂得数量、时间、日期、好坏怎么说，加上和出口产品相关的名词，就可以开始做外贸了。在具体业务过程中，遇到不懂的，可以查字典，使用翻译软件。字典和翻译都很方便，它就可以帮助你解决英文问题。网上的字典和翻译软件很多，如《有道网络字典》、《金山词霸》和《金山快译》等等。当然，涉及合同、单证等重要文件，需要谨慎对待。但这些重要的合同、单证文件都有现成的格式，里面的内容很全面，你不必自己撰写，你可以“拿来主义”，把商品名称、数量金额、交货时间、包装等内容填写在相应的空白处就行了。合同格式、单证格式可以到网
上下载，也可以参照本教材给出的样本。实际上，外贸同行已经总结出你可能遇到的所有外贸英语句子，在网上搜索“常用外贸英语”，就会出现很多句子，在外贸行业专门论坛（如https://www.doczj.com/doc/793601581.html,）还有更详细的分类，你拿来照用就是了。外贸业务主要靠书面往来，不懂看英语信件，可以使用翻译软件和字典，不懂得写英文信函，可套用现成的句子。所以，不要因为英语不强就不敢涉足外贸。当然，这不等于说，英语没有用，英语懂得越多，你得外贸业务就越是轻车熟路。
附录一：订单格式
附录二：合同格式
附录三：催款函格式
附录四：催证函格式
附录五：出口收汇核销业务流程
一、核销开户。出口单位申请办理“中国电子口岸”IC卡及办理出口收汇核销开户登记手续应提供以下材料：（1）单位介绍信、开户申请书，核销员身份证及复印件；（2）经贸部门批准经营进出口业务批件正本及复印件；（3）工商营业执照副本及复印件；（4）企业法人代码证书及复印件；（５）海关注册登记证明书复印件；（6）出口企业为外商投资企业的需提供《外汇登记证》。
二、申领核销单。出口单位申领出口收汇核销单应提供以下材料：（1）企业核销员证（首次申领出口收汇核销单，应提供单位介绍信，内容包括核销员姓名和领单份数及出口合同复印件）；（2）出口企业核销员本人“中国电子口岸”操作员IC卡。（3）申领专用章；（４）核销员身份证及复印件。
三、收汇核销。
1、全额收汇核销：（1）企业出口收汇核销手册；（２）加盖海关“验讫章”的核销单正本及退税联；（３）加盖海关“验讫章”的出口货物报关单正本；（４）商业发票正本。外商投资企业应提供由税务部门统一制定的出口发票，加盖企业公章或发票专用章；其他出口企业提供的出口发票须加盖企业发票专用章。（５）银行出具的出口收汇核销专用联（应具备银行“业务公章”和“出口收汇核销专用章”、“出口收汇核销专用联”字样、相应的核销单编号等必备要素），异地收汇核销专用联的，应加盖收汇地外汇局“出口收汇核销业务监管专用章”确认的水单。
2、来料加工、来件装配方式出口按照工缴费办理收汇核销：（1）企业出口收汇核销手册；（2）全额核销中２、３、４、5点的单据。（３）海关登记手册、企业合同及外经贸部门批准件（正本及复印件）。
3、进料加工抵扣出口收汇差额核销：（仅适用于外商投资企业）企业每次申请办理抵扣差额核销时，应提供以下材料：（1）外经贸主管部门签发的《加工贸易业务批准证》、海关进出口登记手册、进出口合同（须经外经贸主管部门、海关审批备案）；（2）全额收汇核销中的1、2、3、
4、5点的单据；（3）进口货物报关单正本及企业外汇核销IC卡；
4、其它特殊贸易方式出口，按照《实施细则》要求办理出口收汇核销。
5、
企业货物报关出口后发生退货办理核销：（１）出口收汇核销手册；（２）加盖海关“验讫章”的核销单正本；（３）加盖海关“验讫章”的出口货物报关单正本；（４）加盖企业公章或发票专用章的出口发票正本；（5）加盖海关“验讫章”的退运进口货物报关单正本；（６）进口发票正本（应为红字）；（7）企业外汇核销IC卡。
附录六：出口退税流程
（一）出口退税登记程序：
1. 有关证件的送验及登记表的领取企业在取得有关部门批准其经营出口产品业务的文件和工商行政管理部门核发的工商登记证明后，应于30日内办理出口企业退税登记。
2. 退税登记的申报和受理企业领到"出口企业退税登记表"后，即按登记表及有关要求填写，加盖企业公章和有关人员印章后，连同出口产品经营权批准文件、工商登记证明等证明资料一起报送税务机关，税务机关经审核无误后，即受理登记。
3. 填发出口退税登记证税务机关接到企业的正式申请，经审核无误并按规定的程序批准后，核发给企业"出口退税登记。
4. 出口退税登记的变更或注销当企业经营状况发生变化或某些退税政策发生变动时，应根据实际需要变更或注销退税登记。
（二）出口退税附送材料
1. 报关单。报关单是货物进口或出口时进出口企业向海关办理申报手续，以便海关凭此查验和验放而填具的单据。
2. 出口销售发票。这是出口企业根据与出口购货方签订的销售合同填开的单证，是外商购货的主要凭证，也是出口企业财会部门凭此记帐做出口产品销售收入的依据。
3. 进货发票。提供进货发票主要是为了确定出口产品的供货单位、产品名称、计量单位、数量，是否是生产企业的销售价格，以便划分和计算确定其进货费用等。
4. 结汇水单或收汇通知书。
5. 属于生产企业直接出口或委托出口自制产品，凡以到岸价CIF结算的，还应附送出口货物运单和出口保险单。
6. 有进料加工复出口产品业务的企业，还应向税务机关报送进口料、件的合同编号、日期、进口料件名称、数量、复出口产品名称，进料成本金额和实纳各种税金额等。
7. 产品征税证明。
8. 出口收汇已核销证明。
9. 与出口退税有关的其他材料。