NoteExpress参考文献管理软件教程
NoteExpress参考文献管理软件教程 (1)
版权所有：北京爱琴海软件公司 (1)
一．什么是NoteExpress参考文献管理软件? (2)
二．NoteExpress软件安装 (2)
1）软件硬件系统要求 (3)
2）安装过程 (3)
三．建立自己第一个NoteExpress数据库 (4)
1）新建自己的数据库 (4)
2）建立并维护个人题录数据库 (4)
“过滤器”的概念，安装 (10)
四．以参考文献为中心的个人知识管理 (13)
1）查重 (13)
2）检索，保存检索结果及结果自动更新 (14)
3）以附件方式管理参考文献的全文以及相关资源 (16)
4）自定义显示字段 (17)
5）文件夹统计 (17)
6）标识 (18)
7）回收站 (19)
五.研究时心得的记录---笔记功能 (19)
1）新建和添加笔记 (19)
2）将笔记链接到题录 (20)
3）将笔记链接到题录的意义 (20)
六.利用Word&NoteExpress撰写论文 (21)
七.参考文献题录的导出与交换 (24)
导出NoteExpress的题录 (24)
与其它文献管理软件交换题录 (24)
八.NoteExpress标准版本特点描述 (25)
九．开发商北京爱琴海软件简介以及NoteExpress获得的荣誉 (25)
版权所有：北京爱琴海软件公司
一．什么是NoteExpress参考文献管理软件?
参考文献的概念，源于科学研究时需要参考的各类文献资料。传统的科研参考文献，靠研究人员亲自查阅，然后手工摘录有关文献的信息，按照一定的格式加工整理而成。在当今数字化的时代,随着论文和期刊数量的激增，各学科的文献总量也随之水涨船高。SCI，Ovid，Jstor，中国期刊网，万方，维普等电子数据库的检索结果如何规范化永久保存到计算机?当搜集的文献总量积累到一定程度后,仅仅靠大脑记忆很辛苦，阅读时产生的思考如何实时记录并与文献本身联系起来?写论文时手工输入文中标引和文后参考文献列表，该过程既沉闷又容易出错，特别是不同期刊要求不同参考文献引用格式的问题,让人苦不堪言,该过程如何自动化的一键完成？当传统的手工式科研参考文献方法越来越无法满足高度竞争的科研环境的压力和需要时,科研人员迫切需要一种高效、方便、准确地管理和利用海量参考文献的工具,NoteExpress参考文献管理软件应运而生。
NoteExpress是世界上第一款多国语言版的通用参考文献管理软件，一起步便赢得了业界和科研人员的高度评价和热切期盼，清华大学，北京大学，北京师范大学，北京航空航天大学，北京理工大学，北京交通大学，中国医科大学，首都医科大学，天津大学，南开大学，山东大学，中国社会科学院等高校和研究机构的图书馆通过网站向广大读者推荐，两年时间内，超过30万国内外科研人员下载使用。与同类国外相关软件相比，NoteExpress不仅具有更高的效率，更好地兼容中文信息，更容易上手，而且具有一些
独特的创新功能以及丰富的辅助资源，具有良好的发展潜能，是您管理和使用参考文献资料和信息的首要选择。2006年底，清华大学，北京大学医学部，中国社会科学院等高校和
科研单位开始整体采用NoteExpress。
本教程比较详细地介绍了NoteExpress的主要功能和使用方法，将与您一起轻松跨入收集、整理和使用信息的新旅程。
二．NoteExpress软件安装
您可以在https://www.doczj.com/doc/7e10611942.html,下载得到最新版本的NoteExpress。安装后软件自动根据操作系统的语言显示默认界面。建议在简体中文版面下载以得到中文的帮助文件。
1）软件硬件系统要求
操作系统：NoteExpress适合于运行在Microsoft Windows的各个版本下，包括Windows 2000、Windows XP、Windows2003等平台。
MS Word：如果使用MS Word插件进行论文写作，需要安装MS Office2000或以上版本。网络：如果使用互联网在线检索文献功能，必须保证计算机已经连接了互联网。
硬件要求：64MB及以上内存，PII300或以上频率CPU，50MB或以上硬盘空间。
2）安装过程
NoteExpress安装版提供了标准的Windows应用程序安装向导。双击安装文件，根据相关向导即可完成安装。
默认的数据库文
件Sample.ned亦安
装在该目录下
提示：
i.如果之前安装有较低版本NoteExpress，请先关闭NoteExpress以及MS Word。
ii.如果之前安装有较低版本NoteExpress，并且使用默认的数据库Sample.ned，也可以在之前NoteExpress路径下重新安装，不会覆盖以前的数据库文件。
iii.如果之前安装有较低版本NoteExpress，并且使用自己新建的数据库，重新安装后请通过NoteExpress菜单【文件】-->【打开数据库】打开该数据库。
三．建立自己第一个NoteExpress数据库
1）新建自己的数据库
安装后默认的示例数据库为“sample.ned”,保存在NoteExpress安装目录下。
新建自己的数据库步骤如下图所示：
2）建立并维护个人题录数据库
参考文献的标题,作者及相关摘要,关键词等信息即通常所说的文献，在NoteExpress中称为题录，存储在数据库节点下的题录（References）文件夹。如下图所示：
建题录数据库，一方面是为了写作时，能实时插入题录作为文中标引,另一方面，多数文章看摘要，少数文章看全文是一种良好的科研习惯，可以节约科研工作者的宝贵时间。在之后的教程中，书目,手稿，软件以及图片等信息也统称为题录。NoteExpress中通过给题录添加附件的方式管理参考文献的原文。
新建题录有以下三种方式:
1：手工建立；
2：文献数据库检索结果批量导入；
3：从在线数据库检索后直接导入；
下面我们分别详细叙述。
1:手工建立题录
步骤如下：
i.在“题录”文件夹下选中某子文件夹，作为新建题录的存放位置。
ii.在右方题录列表中点击鼠标右键，选择“新建题录”。
iii.在“新建题录”窗体的“题录类型”字段鼠标单击，选择题录类型；
iv.填写其它字段的相关内容，字段内容可以为空；
v.保存并关闭新建题录。
如以下两张图片所示：
注意：作者的格式为：姓名1;姓名2;……。多个姓名之间必须用英文分号加空格(;)隔开。中文作者的姓与名之间不要留空格。这样以后在MS Word中才会按照您希望的格式输出。题录类型要尽量准确，如“期刊文章”、“书”、“学位论文”等。如果某条题录的内容不合适，可以先选中该条题录，然后点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“编辑题录”或者“删除题录”。手工录入是输入少量题录时的办法，稍后我们介绍如何批量导入大量题录。
2：文献数据库检索结果批量导入
在国内的维普，万方，CNKI,国外的PubMed，wiley,ProQuest,Elsevier等厂商的电子数据库网站检索后，可以直接导出批量题录。将题录信息输出到剪贴板或者文
件(如txt,ris格式)，这些题录数据就可以被批量导入NoteExpress的数据库，供平时阅读，研究或论文写作时引用。
下面我们以CNKI,PubMed为例介绍文献数据库检索结果批量导入的方法:
https://www.doczj.com/doc/7e10611942.html,KI题录批量导入步骤：
a)通过主站(建议)网址https://www.doczj.com/doc/7e10611942.html,/index.htm进入CNKI期刊全文数据
库；
b)输入关键词检索，打勾选中自己感兴趣的搜索结果，点击网页右上方“存盘”按
钮；
c)在显示的页面上选中“noteexpress”，然后点击“保存”按钮。
d)打开保存的文件，自动弹出NoteExpress导入页面，题录来源以及过滤器（过滤器
为NoteExpress）已经配置好，只需选择需要保存题录的路径。点击开始导入即可。
注意：如果提示没有找到匹配记录，可能是以下原因
1.各学校的CNKI镜像与CNKI主站的格式可能略有差异，请到CNKI的主站
https://www.doczj.com/doc/7e10611942.html,搜索。
2.确定正确的题录来源。
3.确定过滤器为NoteExpress。
2.PubMed数据库题录批量导入步骤：
与CNKI的题录导入过程类似。
1.PubMed访问地址:https://www.doczj.com/doc/7e10611942.html,；
2.输入检索条件；
3.Display后选择“MEDLINE”，并选择“Send To”---->TXT(或者File)；
4.如果上一步选择的是TXT,将页面显示内容全选复制到剪贴板；如果选择的是
File，则可以在所有需要的题录都导出后，逐个导入数据文件；
5.打开NoteExpress的“题录导入”窗口,点“选择”按钮,选择过滤器为“PubMed”；
6.点“导入”按钮。
其它数据库的导入教程汇集请见NoteExpress技术支持社区“一般技术支持”版块的置顶帖：《各大数据库导入NoteExpress教程汇集》
https://www.doczj.com/doc/7e10611942.html,/supportcn/cgi-bin/topic_show.cgi?id=390&h=1&bpg=1&age=0技巧：一般外文数据库保存题录时，请选择RIS格式、Endnote格式或者Tagged file
的输出方式，再选NoteExpress的Refman-(Ris)过滤器或者与数据库名字相对应的SpringerLink-（RIS），EI-（RIS），Scirus Journal-（RIS）等过滤器导入
数据，如下图所示:
如果不清楚某个数据库的导入过程，可以在该向技术支持人员求助，也欢迎大家分享导入各电子数据库的经验与心得。
“过滤器”的概念，安装
过滤器，顾名思义，用来“过滤”数据的东西。因为不同数据库检索结果有不同的显示格式，从导入到NoteExpress中却需要一样的格式，要把这些“无序”的数据按一定的规则，自动的准确无误的添加到NoteExpress的数据库中，才能更好的发挥文献管理软件的功能。而对每个来源的数据，按照它的自身格式制定的这种规则，就是过滤器。
一般常用的数据库，NoteExpress都有对应的过滤器。使用过滤器批量导入题录数据时，请严格按照过滤器中的说明进行数据操作，如果保存的数据不是按照规定的方式得到，可能造成导入失败。
安装过滤器：
下载过滤器后，请通过菜单【工具】--->【过滤器管理器】安装，如下图所示：
在批量从文件或者剪贴板导入题录前，必须先选择相应的过滤器。
3：从在线数据库检索后直接导入；
文献数据库检索结果批量导入的办法仍然略显繁琐，为了更方便地检索和保存参考文献信息，NoteExpress集成了互联网上Amazon,PubMed，中国期刊网（CNKI），北大图书馆等在线文献库，图书馆等几百个信息源，并且在逐步增加。比如Amazon检索，可以检索到关于某研究方向的最新书目（包括介绍，摘要，链接等），如果有国际信用卡，还可以在线阅读。
以Amazon为例，在线数据库检索检索步骤如下：
1)点击菜单【检索】--->【Amazon检索】，弹出Amazon检索窗体。如果选择其它
全文数据库或者在线图书馆，请点击菜单【检索】--->【在线数据库】，选择目标数据库或图书馆。
2)选择和填写检索条件，点击“增加条件”按钮，然后点击“开始检索”按钮，如
下图所示。
Amazon以及其它在线图书馆的检索结果都可以很方便地保存到本地供平时研究或在论文写作中引用。步骤如下：
如果不需要保存某条题录，可以鼠标单击该题录前的方框，去掉勾选（默认）。
NoteExpress的在线检索和下载数据，采用多线程的方式，是目前同类软件中性能最好。
四．以参考文献为中心的个人知识管理
1）查重
我们通过不同途径获取的题录，可能存在重复。重复的题录不仅占用数据库物理空间，也给数据维护带来麻烦。NoteExpress提供了查找重复题录并快速删除的功能。打开菜单【工具】--->【查找重复题录】，可以进行查重操作。如下图所示：
查找重复题录的结果如下图所示，默认选中查找到的所有重复题录：
可以按键盘的“Delete”键一次性删除所有多余题录，也可以解锁后单独选中某些题录进行删除操作。
选中某条题录后，可以通过“文件夹”按钮察看它的存放位置以免删除有用题录。如上图所示，当前选中的第一条题录的存放位置为“TEST”文件夹。
2）检索，保存检索结果及结果自动更新
检索步骤如下：
1）确定已经选中目录树的“题录”或其下级文件夹。如果在笔记中检索，请选中“笔记”或其下级文件夹；
2）在工具栏的检索栏中输入关键词，敲回车键开始检索；
3）也可以选择主菜单【检索】，选择下一级子菜单【检索】。该步骤可以通过快捷键F3代替；
4）填写搜索条件，点击搜索界面上的“增加条件”按钮，填写好检索条件后，再点击“检索”；
提示：可以连续增加多个搜索条件，并且各条件之间可通过与或等逻辑进行组合。
如下图所示：
检索后在“检索”-->“最近检索”文件夹下自动形成以关键词命名的新文件夹（如“Aegean”），可以通过鼠标拖拽该文件夹到“保存的检索”文件夹，可以永久保存检索结
果。如下图所示：
该文件夹下的内容是自动更新的，这就意味着新添加到数据库中的题录（或笔记），如果符合该搜索条件，将自动在该文件夹下出现。因为只保存了检索条件，所以即使检索结果数据量很大，也不会导致数据库增大。如下图所示：
以后研究这个专题，只需要关注这个永久保存且自动更新的文件夹，是不是很方便？:-)
3）以附件方式管理参考文献的全文以及相关资源
可以将与题录相关的文献全文，电子书或者任何格式的文件，通过添加附件的方式与题录联起来管理，这样便拥有了自己的个人电子图书馆。
添加附件步骤如下：
1.选中某条题录，然后点击“细节”旁边的“附件”按钮。
2.在附件下方空白处单击鼠标右键(注意不是在“附件”按钮上单击鼠标右键)，通
过弹出的右键菜单【添加】，选择添加附件的类型。如下图所示：
之后阅读题录时，如果需要查看附件的内容，可以通过双击的方式打开。
在使用NoteExpress之初，可以在数据库文件所在的文件夹手工建立一个附件文件夹，使用过程中把附件文件(原文文件)添加到在这里。以后如果需要转移到其它电脑上使用NoteExpress，可以直接拷贝数据库文件(*.ned)和该附件文件夹，保持附件文件夹与数据库文件相对路径不变即可。
在菜单【工具】--->【选项】的“常规”部分可以指定文件附件的存放位置，指定后请勾选“添加附件时将文件复制到指定文件夹”，以后添加的附件文件可以自动存放在该文件夹。
4）自定义显示字段
请参见NoteExpress软件帮助文件“常见问题解答（FAQ）”部分的《怎样自定义题录（笔记）的显示字段？》
5）文件夹统计
如果需要对某个文件夹内的题录信息进行统计，可以在该文件夹上点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【文件夹信息统计】。如下图所示：
可以按照“题录类型”，“年份”，“期刊”等字段的内容分别进行统计。如下图所示：
6）标识
阅读题录时，可能要对该题录的重要级别等做一些标记。NoteExpress提供了这样的支持。选中该条题录，通过鼠标右键单击，选择【标识】菜单，然后选标识符号。如下图所示：
7）回收站
回收站分为题录和笔记两部分，删除的题录、笔记，均会出现在回收站中。可以直接从回收站中进行恢复，最大限度的保护了用户的数据安全。
回收站中选中某条题录或笔记，点右键，在菜单中选择【恢复】菜单即可恢复到原位置。如果该题录或笔记原来所属的文件夹存在，就会被恢复到原始文件夹中。如果原始文件夹已经被删除，则无法直接恢复，但仍可以通过【移动到文件夹】菜单进行恢复。如下图所示：
注：从回收站中删除题录或笔记，即视为彻底删除，无法恢复。
五.研究时心得的记录---笔记功能
类似日记，科研心得，论文草稿等瞬间产生的隐性知识也可以通过NoteExpress的笔记功能进行记录，并且可以与某个参考文献的题录建立相互的链接方便管理。
1）新建和添加笔记
选中软件主界面左侧“数据库”目录下的“笔记”文件夹或它的子文件夹。
1)选择主菜单上的【笔记】，下面有【新建笔记】子菜单，点击即创建一个新的笔记。
也可以在笔记列表上点击鼠标右键，从中选择【新建笔记】菜单。
2)也可以直接在当前选中的题录上点击右键，选择【为题录新增笔记】菜单的方式增加
一条笔记。
2）将笔记链接到题录
将笔记链接到题录后，在阅读题录的时候，可以方便的查看以前对于该题录的心得体会。可以通过点击题录列表下方的“笔记”按钮查看当前题录所链接的笔记列表。
将笔记链接到题录的操作步骤如下：
1）在“笔记”或者其下级文件夹下选中一条笔记。
2）在选中的笔记上点击右键，在弹出的右键菜单上选择“链接到题录”。
3）在弹出的题录列表中选择某条题录。
4）点击“确定”按钮，完成将笔记链接到题录的操作。
注：目前一条笔记只能链接到一个题录。如果已经被链接到题录A的笔记被链接到题录B,将不再同时链接到题录A。
3）将笔记链接到题录的意义
编辑笔记窗口的工具栏上有“插入到Word”按钮，可以非常方便的将该段笔记作为论文的一部分。如下图所示：
这段笔记的来源，就是它所链接的题录。通过该笔记的链接找到并选中该题录，之
后再利用word插件做参考文献索引（见后面《利用Word&NoteExpress撰写论文》章节），整个流程非常便利。具体步骤如下图所示：